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本文目錄
會議的一般過程：
以大型會議為例，一個會議應該包括：
（此類會議有時有多主持人，即一個主持人，一個報幕員）
首先引起與會人員的注意，維持現場秩序，根據會議類型提出參會要求（如不得隨意交談、手機改為振動、不得擅自出入等等，有些政府或國有單位的會議為保密還會要求手機不得帶入會場，有些發布會不得拍照）。
1.開場白，說明會議的名稱，主題，有時也可簡要介紹會議要達到的目的。
2.介紹來賓（單位內部會議可省略此項）。
3.簡要介紹會議議程（時長超過半天的會議或半天以內但有多項內容的會議，應提前制作會議手冊）；
4.第一類議程（根據會議不同可能有順序上的變化）主辦單位領導致辭、參會上級領導講話、傳達上級單位指示等。
5.第二類議程（根據會議不同可能有順序上的變化）報告、發布、總結等。
6.第三類議程（根據會議不同可能有順序上的變化）頒獎、揭幕、簽字等。
7.第四類議程（根據會議不同可能有順序上的變化）獲獎感言、儀式后的領導寄語等。
8.會議總結。
9.宣布會議結束。
10.簡要說明會后活動（可由報幕員完成）；在過程中，如有領導講話，串講類主持人應簡要總結前一領導講話，并邀請下一領導。
擴展資料：
會議：
是指有組織，有領導，有目的的議事活動，它是在限定的時間和地點，按照一定的程序進行的。會議一般包括議論，決定，行動個要素。因此，必須做到會而有議，議而有決，決而有行，否則就是閑談或議論，不能成為會議。會議是一種普遍的社會現象，會議的主要功能包括決策，控制，協調和教育等功能。
所謂會議，是指人們懷著各自相同或不同的目的，圍繞一個共同的主題，進行信息交流或聚會，商討的活動。一次會議的利益主體主要有主辦者、承辦者和與會者（許多時候還有演講人），其主要內容是與會者之間進行思想或信息的交流。
會議是人們為了解決某個共同的問題或出于不同的目的聚集在一起進行討論，交流的活動，它往往伴隨著一定規模的人員流動和消費。作為會展業的重要組成部分，大型會議特別是國際性會議在提升城市形象、促進市政建設、創造經濟效益等方面具有特殊的作用。
現代會議早已超出了單一的政府會議的格局，正朝著多元化方向發展，很多都是直接帶有商業目的并能產生巨大經濟效益的，如各種高峰論壇、專家培訓會議等。
會議的一般操作原理為：會議的主辦者制訂舉辦會議的計劃并委托給承辦者，承辦者將圍繞既定的主題進行精心設計，并在市場上聯系會議的買家（即目標與會者），相關人員及舉辦場所，最后自己接待會議，或將業務分包給會務公司。
國際會議是最重要、最有影響力的會議。國際上對國際會議認定的權威組織主要有ICCA和UIA等，由于每個組織所規定的標準有所不同，會造成認定或統計上的偏差，因此，對這些組織標準的明確劃分是研究國際會議發展趨勢的前提。
會議形式包括室內會議和室外會議，也包括正式會議和非正式會議。
為強化會議效果，許多會議將會標美化，渲染為會議背景板。特別是一些特殊的如黨代會等，采用噴繪背景板，可將黨徽，旗幟等噴繪在畫面上，從而節約會議成本和準備時間。
但采用噴繪寫真畫面時，一定要注意采用環保材料，否則噴繪寫真畫面散發的刺鼻氣味不僅影響會議分為，對與會者，尤其是主席臺就坐人員身體健康不利。
簽到簿的作用是幫助了解到會人員的多少，分別是誰，一方面使會議組織者能夠查明是否有人缺席，另一方面能夠使會議組織者根據簽到簿安排下一步的工作，比如就餐，住宿等。印刷名冊可以方便會議的主席和與會人員盡快地掌握各位參加會議的人員的相關資料，加深了解，彼此熟悉。
在準備會議的過程中，有關會議的各個事項，如時間，地點，會議議程等等都應該用文字記錄下來，便于在后續工作中察看。有關會議的決定、通知等要打印出來發給相關人員，不能只進行口頭通知。
參考資料：
百度百科：會議
禮儀主題活動主持詞模板（一）
男:尊敬的各位領導，各位來賓
女1:親愛的同學們
男:大家
合:晚上好
男:這里是江蘇信息職業技術學院商學院“禮儀形象大使”決賽的比賽現場。我是主持人xxx
女1:我是主持人xxx
女2:我是主持人xxx
男:中華民族自古以來就非常崇尚禮儀，是偉大古老的禮儀之邦。
女1:古人云“不學禮，無以立”，就是說一個人要有所成就，就必須從學禮開始。
女2：孔老夫子也曾說過“君子敬而無失，與人恭而有禮，四海之內皆兄弟也”。
男：走過往昔，奮斗的汗水剛剛拭去
女1：回首旅途，勝利的笑容正在蔓延
女2：攜手今宵，高歌這一路榮耀感動
合：同學們，讓我們與禮儀攜手同行，展望明朝
女2：首先我來介紹一下今天的比賽規則：比賽將分為三部分來進行，分別為：晚禮服展示、模擬主持、才華展示。每部分評委老師都會根據參賽者的表現作出相應評分，最后三項總分前三的為冠亞季軍。
男：下面由我向大家介紹出席決賽的評委老師，他們分別是......嘉賓......老師......以及來自各個院系的學生干部代表們。本次活動由商學院分團委主辦，商學院社團聯合會承辦，團學辦公室以及各社團聯合贊助。讓我們用熱烈的掌聲歡迎他們的到來。
男：下面我宣布，江蘇信息職業技術學院商學院“禮儀形象大使”決賽
合：現在開始
女1：下面就讓我們以熱烈的掌聲歡迎第一位上臺的選手
..................................
男：謝謝xx號選手給我們帶來的精彩表演。現在，最激動人心的時刻到了，所有選手的分數都已經在我手中，讓我們一起來看一下。
一號選手得分為.......
這次比賽的前三名就是........
讓我們以熱烈的掌聲來祝賀她們(掌聲)讓我們以熱烈的掌聲歡迎xxxxx為她們頒獎(掌聲)讓我們再次用熱烈的掌聲祝賀她們。
男：優雅的舞姿，展現出友好禮貌，誠摯自信
女1：燦爛的笑容，傳達著幸福溫暖，美好和諧
女2：文明禮儀養成讓我們的文化內涵修養得以增長
女1：這次活動旨在進一步普及禮儀文化，加強基礎文明禮儀禮貌教育，本著注重禮儀養成，打造良好生活習慣的宗旨，以“學禮、懂禮、講禮、用禮”為目標。加強學生基礎文明禮儀養成教育;提高學生綜合素質。
女2：希望通過“禮儀形象大使”等活動的開展能增強大學生的禮儀文化內涵修養，全面推動學生基礎文明養成。女1:同學們，讓我們一起攜手“弘揚禮儀文化，打造美麗蘇信”。
男：下面，我宣布江蘇信息職業技術學院商學院“禮儀形象大使”比賽到此結束
合：再見
禮儀主題活動主持詞模板（二）
尊敬的各位領導、各位評委老師，親愛的同學們，大家下午好!
春雨霏霏，鳥語花香，沐浴著春風春雨、享受著陽光風情，我們在這里真誠相約。為傳承中華民族“講文明、重禮儀”的傳統美德，全面提高我校學生的道德素質和文明禮儀修養，特舉辦本次“講文明懂禮儀”演講比賽。
今天到場的學校領導有：評委老師有：
現在，我宣布，演講比賽正式開始!
1、我們知道，和諧校園是構建和諧社會的基礎。沒有和諧的校園，就不會有和諧的社會;沒有和諧的社會，就沒有和諧的生活。首先，掌聲有請初一組1號選手登臺演講，他演講的題目是《綠色校園，文明舉止》。
2、一撇一捺，“人”字好寫，做起來很難。做什么樣的人?一百個人會有一百個答案。
但有一個答案大家都不會反對，那就是要做一個堂堂正正的人，一個文明的人。下面，有請2號選手同學為我們演講《講文明，懂禮儀》。
3、感謝兩位參賽選手給我們帶來的精彩演說。同學們，如果說我們很幸福，那是因為
我們擁有一個文明、和諧的大家庭;如果說我們感覺到溫暖，那是因為我們生活在一個團結、友愛的美麗校園。請欣賞3號選手的演講《做文明人，共建和諧校園》。
4、親愛的同學們，當我們看到校園里被踐踏的草地、一扇扇殘破的門窗、一張張飛舞的紙片，以及墻壁上污跡斑斑的腳印的時候，我們禁不住要問，是誰將我們的校園糟蹋成了這個樣子?請把美麗還給她，還給校園我們的家。有請4號選手《讓我們一起創造美麗》。
5、經過評委老師緊張的打分和磋商，前三位參賽選手演講最終得分已經揭曉。現在，我宣布，1號參賽選手得分：2號參賽選手得分：3號參賽選手得分：讓我們再次以熱烈的掌聲向他們表示感謝和祝賀!
大家都知道，新加坡是一個通用英語的國家，各種標語大多是用英語書寫，但其中的一些文明禮貌用語卻使用中文，這是為什么呢?那是因為，我們太多時候沒有約束自己的行為，忽視了身邊的文明，給自己，也給國人帶來了極為惡劣的負面形象。注重我們的一言一行吧，因為《禮儀就在我們身邊》。下面，有請5號參賽選手。
6、感謝5號選手同學給我們帶來的精彩演說。現在，我宣布4號參賽選手演講得分，他的得分是：
文明是什么?文明是路上相遇時的微笑，是同學有難時的熱情相助，是見到師長、同學、朋友時的問好，是與人相處的和諧。請聽6號選手的演講《做文明人，與文明同行》
7、謝謝6號參賽選手!剛結束不久的5號參賽選手的得分已經評出，他的最終得分是：
有一種美，令人驚艷、令人回味。這是一種可以吸引目光的美，飄逸在浮云上、深埋在古壘下;這是一種可以吸引靈魂的美，給生命帶來激情、帶來溫馨。這種美，叫文明。接下來有請7號選手為我們演講：《我們擁有一個名字叫文明》。
8、謝謝7號選手的精彩演說!謝謝!現在我公布6號選手得分，他的最終得分是：
文明是風，它可以吹拂每一顆心靈，禮儀是花，它能將人裝扮得更加美麗。讓禮儀常駐你們心中，有請8號選手為我們《唱響文明之歌》。
至此，初一組別參賽的八位選手的演講均已結束，評委們正在緊張地評定八位參賽選手的最后名次。結果是次要的，能站上這個舞臺就是成功者!所以，讓我們再次以最熱烈的掌聲向八位小選手的精彩表現表示祝賀!
下面，我們即將進行的是初二組別演講比賽，我們堅信：接下來的精彩，更值得我們期待。
9、現實生活中，我們不無遺憾地發現，作為一個古老文明的中國，有些國民的行為卻為我們所不齒。荀子云：“不學禮無以立，人無禮則不生。”親愛的同學們，讓我們一起呼喚禮儀，呼喚文明吧。首先有請初二組1號參賽選手上臺，他演講的題目是《與文明同行》。
10、讓文明與我同行，讓禮儀與我同在!感謝1號選手的精彩演講!
現在，初一組八位參賽選手名次最終確定，現在，我宣讀評委們對八位選手評定的獲獎情況。獲得初一組別三等獎的選手分別是：獲得初一組別二等獎的選手分別是：獲得初一組別一等獎的冠軍選手是——
爭奇斗妍，異彩紛呈，一方講臺，盡展個人風采。精彩繼續，讓我們繼續關注初二組別各名選手的優秀表現。下面出場的是初二組2號參賽選手，他的演講題目是《講文明，懂禮儀》。掌聲有請。
11、掌聲送給我們的2號選手同學。現在，我公布初二組1號選手演講得分，他的得分是：
文明是什么?文明是藍藍的天、綠綠的草，文明是綻放在你唇邊一朵微笑，文明是相遇時的一聲問好……接下來，有請3號選手給我們帶來《文明是朵美麗的花》。
12、掌聲送給我們的3號參賽選手。現在，2號參賽選手的得分已送到我的手上，他演講的最終得分是：
禮儀無處不在，它可以表現出一個人的道德修養，增進人與人之間的友誼。同學們，身為中學生，我們更應當深深體會文明禮儀對于個人成長的重要性。下面，請4號選手為什么講述，中學生應該如何《講文明，懂禮儀》
13、謝謝!謝謝4號選手給我帶來的視聽盛宴!現在，我公布3號選手得分情況，他的演講得分是：
“我們的整個一生，都有賴于從一些人群中獲得友愛、賞識、尊重、道義支持和幫助”。學會和諧共處也是青少年人格與心靈成長、成熟的重要標志。接下來請欣賞5號選手的演講，他演講的題目是《恰同學少年，風華正茂》。
14、恰同學少年，風華正茂!感謝5號選手激情洋溢的演說!現在，我公布4號選手得分，他的最終得分是：
同學們，你喜歡“明月松間照，清泉石上流”的清幽嗎?你愿意感受“大漠孤煙直，長河落日圓”的壯麗嗎?“春水碧如天，畫船聽雨眠”的悠閑，你會更加向往吧?讓我們攜手，共建設這樣一個美好家園吧!請聽6號選手的演講《文明禮儀，從我做起》。
15、掌聲送給我們的6號選手同學!現在我公布5號選手得分，她的最終得分是：
周恩來總理是舉世公認的偉人，是中國乃至全世界少有的杰出人物。他超凡氣度、才華和人格魅力，令“高山仰止，景行行止”，人們“雖不能至，心向往之”。接下來請欣賞7號選手給我帶來的演講，他演講的題目是《傳播文明正能量》。
16、同樣，掌聲送給我們的7號選手同學，感謝他的付出和努力!現在，我宣布6號選手最終得分，他的得分是：
文明禮儀演講主持詞晚會主持詞-文藝演出主持詞-活動主持詞-會議主持詞-班會主持詞
老師們，同學們，一所學校如果沒有與之相適應的精神狀態、環境氛圍和文明行為，就不會有校園的文明，文明校園既包含物質的校園，更包括精神的校園，精神的校園需要我們全體師生共同長期的努力。最后，請欣賞8號選手的演說，他演講的題目是《講文明，懂禮儀》。
結束語
隨著8號選手演講結束，至此，我們今天的演講比賽劃上了圓滿的句號。然而，文明禮儀永遠沒有句號，也沒有休止符!恰同學少年，風華正茂，讓我們乘“禮樂五中”的扁舟，泛中華文明的大海!讓我們唱響文明之歌，讓禮儀與我同在!讓我們共同努力，將我們五中建設成為一個和諧文明的校園，展示我們五中學子團結友愛的迷人風采!
現在，我們的評委團正在做最后的成績核算，讓我們靜心等待。
好，結果已經出來，現在，我宣讀初二組別八位參賽選手獲獎情況。獲得初二組三等獎的同學分別是：獲得二等獎的同學分別是：獲得一等獎的同學是——
讓我們以掌聲向他們表示最熱烈的祝賀!
尊敬的領導、各位評委老師，親愛的同學們，本次比賽至此結束，感謝各位領導的熱情關心，感謝評委老師以及工作人員的辛勤努力，同時感謝到場的各位同學的大力支持。再次謝謝大家。再見!
禮儀主題活動主持詞模板（三）
開場：
A：尊敬的各位領導、各位來賓
B：敬愛的老師、親愛的同學們
A：大家
合：晚上好
A：歡迎大家來到“禮行天下，儀美人生”20xx棗莊學院第x屆禮儀風采大賽的比賽現場。
A：眾所周知，中國自古就是禮儀之邦。荀子云：“不學禮無以立，人無禮則不生，事無禮則不成。國無禮則不寧。”而對文化禮儀的重視，在現代社會中仍然具有風非常重要的意義。
B：作為新時期的大學生，要想在激烈的競爭中脫穎而出，除了在文化道德修養、專業知識等方面努力學習，還必須知禮、守禮、行禮。做個尊敬別人又被別人尊敬的高素質人才。
A：因此，為了鞏固我校文明建設，普及禮儀知識，以達到“以賽促學”的目的，我校開展了此次“禮行天下，儀美人生”20##棗莊學院第xx屆禮儀風采大賽。
B：禮儀，是溝通情感的橋梁；禮儀，是璀璨明珠的輝煌。讓我們在這場洋溢著青春的舞臺去感受青春的節拍，去暢想美好的未來。
A：下面請允許我為大家介紹出席本次比賽的嘉賓，他們是外國語學院黨總支書記晁永國老師，外國語學院院長韓建俠老師，外國語學院副院長宋明峰老師。
B：讓我們再次以熱烈的掌聲歡迎各位嘉賓的到來。接下來由我介紹本次比賽的評委，他們是：#####
歡迎他們！
A：本次比賽共12個院系參加，祝愿他們在今晚的比賽中能夠賽出風格、賽出成績、賽出水平。
B：文明之花，禮儀之樹，乃我中華之魂。作為新時代的大學生，我們有責任使文明之花開得更加燦爛，那就讓我們用行動來澆灌他們吧。
A：下面我宣布：20xx年棗莊學院第x屆禮儀風采大賽合：現在開始！
B：那么在比賽之前，由我宣布一下本次比賽的規則：
1、服裝、化妝造型按規定著裝，大方得體，如不符合規定者酌情扣分；氣質高雅的妝容和端莊的發型設計10分
2、禮儀舉止有至少6個以上的標準禮儀動作，動作規范得體，體現大學生風采30分
3、精神風貌眼神認真專注，微笑真誠自然，自信有內涵，團隊整體具有協調性，配合默契10分A
4、解說、背景音樂協調委婉的背景音樂，運用恰當；標準自信的普通話，解說流暢達意，符合主題10分
5、PPT放映PPT應符合大賽要求，具有一定的感染力，能反映演員之間的團結友愛及刻苦訓練10分
6、藝術創意及劇情劇情編排新穎，人物個性鮮明，突出主題10分
7、表演動作、情感及面部表情要符合情節的發展，充分展現該情景劇的特點和寓意，表演動作自然、連貫，言談舉止符合禮儀規范20分
B：好，那我們閑話不多說，馬上開始今晚的比賽。首先有請生命科學學院的國韻禮儀代表隊為我們帶來面試禮儀的場景表演。
A：掌聲有請。
B：感謝生命科學學院代表隊的精彩展示。下面掌聲有請機電工程學院的六朵禮儀代表隊為我們展示電話禮儀。
A：謝謝機電工程學院代表隊為我們帶來的精彩展示，下面讓我們掌聲有請外國語學院的優雅禮儀代表隊為我們帶來涉外商務禮儀情景表演。
B：感謝外國語學院代表隊的精彩表演。那么接下來的四號團隊將有怎樣的精彩表現呢？讓我們掌聲有請信息科學與工程學院的禮樂尚美禮儀代表隊為我們帶來旅游禮儀的情景展示。
A：感謝信息科學與工程學院代表隊的精彩表演。接下來請大家欣賞由光電工程學院的雅風致尚禮儀代表隊帶來的辦公室禮儀情景表演，掌聲有請。
B：感謝光電工程學院代表隊的精彩表演。下面文學院代表隊早已經迫不及待了，接下來就讓我們掌聲有請文學院的破曉禮儀代表隊為我們帶來的宴會禮儀情景展示。
A：感謝文學院代表隊的精彩表演。接下來有請化學化工與材料科學學院的追夢少年禮儀代表隊為我們帶來的會面禮儀情景展示。
B：掌聲有請
B：謝謝。謝謝化學化工與材料科學學院代表隊的精彩展示。下面宣布一下本環節以上六個團隊的得分情況：
################
B：掌聲有請
B：感謝他們的精彩表演，接下來讓我們繼續我們的比賽，掌聲有請政治與社會發展學院的夢之翼禮儀代表隊為我們帶來的舞會交際禮儀情景展示。
A：謝謝政治與社會發展學院代表隊的精彩表演。我們的比賽已經愈發的精彩起來。那么接下來有請經濟與管理學院的楓雅禮儀代表隊為我們帶來拜訪禮儀的情景展示。
B：掌聲有請
B：感謝經濟與管理學院代表隊的精彩表演。接下來數學與統計學院的薏荷禮儀代表隊為我們帶來的是商場購物禮儀精彩展示。掌聲有請
A：謝謝，謝謝數學與統計學院代表隊的精彩表演。接下來掌聲有請體育學院的飛翔禮儀代表隊為我們帶來面試禮儀的情景表演。
B：感謝體育學院代表隊的精彩展示。接下來讓我們請出本場比賽最后一支參賽隊伍美術與藝術設計學院的重彩禮儀服務代表隊為我們帶來同樣是辦公室禮儀的情景表演，掌聲有請。
A：好，今晚參加比賽的12支代表隊已經全部展示完畢，感謝以上12支團隊為我們帶來真實而又實用的禮儀場景表演。接下來進入我們本次大賽的點評環節，讓我們掌聲有請棗莊學院校團委副書記王博文老師為本次比賽做點評。
A：讓我們再次以熱烈的掌聲感謝王書記的精彩點評。
B：好，那么接下來我來宣讀一下其他六個代表隊的得分情況：#########
A：好了，知道了所有代表隊的成績，那就到了最激動人心的時刻了。
B：現在我宣布今晚比賽的獲獎名單，獲得本次比賽優秀獎的團隊有，恭喜他們。下面有請旅游與資源環境管理學院的楊坤老師和孫中青老師為他們頒獎。
A：獲得本次比賽三等獎的團隊有，恭喜他們。下面有請體育學院的鮑娟老師為他們頒獎。
B：獲得本次比賽二等獎的團隊有，恭喜他們，下面有請校團委副書記王博文老師為他們頒獎。
A：獲得本次比賽一等獎的團隊是，恭喜他們，下面有請外國語學院黨總支書記晁永國老師為他們頒獎。
結束語：
A：讓我們再次以熱烈的掌聲祝賀以上獲獎團隊。
B：歡聲笑語，追逐夢想，蒙恬神韻在這里激情飛揚。
A：喜悅盛開，歡聚一堂，時代風采在這里熠熠生光。
B：音樂已然停止，可我們心中的音樂仍然跳動。
A：比賽雖已結束，但我們燃燒的激情仍然昂揚。
B：尊敬的各位領導，老師，親愛的同學們，讓我們銘記今晚的美好，共同期待明天的輝煌。
A：感謝各位來賓，你們的到來是我們的動力。
B：感謝各位觀眾，你們的觀看是我們的驕傲。
A：下面我宣布“禮行天下，儀美人生”20xx棗莊學院第x屆禮儀風采大賽
合：圓滿結束！
A：感謝各位的到來，祝各位領導老師身體健康，工作順利，祝同學們學業進步，心想事成。
B：請各位領導老師評委上臺與演員工作人員合影留念。
首先確定會議主題，形式、與會人員等再做相應準備。
注意事項
1.考慮周全要成功地舉辦一次會議，尤其是大型會議，須要考慮很多方面的問題，比如開會的時間是否能保證大家都能參加，會不會遇到外賓來訪或者公司出貨；不能出席的人是否有替代人選，怎樣聯絡；會議的主席、主持、記錄人員、現場服務人員等相關人員的安排是否妥當；會議需要什么輔助器材，由誰負責；會議進行的時間預計有多久等等。只有事先做好準備工作，才能保證會議地順利進行與圓滿結束。
選擇合適的會議場所
2.會議場所的選擇有很多種，最常用的是公司的會議室；有時公司會在周末安排員工到一個山清水秀的度假勝地，一邊開會，一邊度假；至于大型的、重要的會議則可以專門租用飯店的會場。不管采用哪種方式，對會場的基本要求是一致的，即：會場應該舒適寬敞，隔音效果好，采光通風良好，沒有其他干擾，最好有窗簾，便于在放投影資料時看得清楚，安靜不嘈雜，空調良好，插座、電源、白板、麥克風等設備齊全。
3.用文字記錄會議的相關事項
在準備會議的過程中，有關會議的各個事項，如時間、地點、會議議程等等都應該用文字記錄下來，便于在后續工作中察看。有關會議的決定、通知等要打印出來發給相關人員，不能只進行口頭通知，俗話說“口說無憑”，有時候秘書已經通知了各個部門主管，可是有的人忙起來就忘記了，所以必須把工作做細致。
會場的器材準備
現代化的會議離不開各種輔助器材，在召開會議之前，就應該把各種輔助器材準備妥當。
1.桌椅、名牌（現代高檔會議室用桌面智能終端取代傳統名牌）、茶水
桌椅是最基本的設備，可以根據會議的需要擺成圓桌型或報告型，如果參加會議的人數較多，一般應采用報告型，不需要準備座位牌，如果參加會議的人比較少，一般采用圓桌型，并且要制作座位牌，即名牌，讓與會人員方便就座。但是為了提高會議的檔次及滿足現代會議的需要，一般采用能重復使用的桌面智能終端，推進無紙化的進程，真正體現綠色會議，智能會議的需要。
會議上的茶水飲料最好準備礦泉水，因為每個人的口味不一樣，有的人喜歡喝茶，有的人喜歡喝飲料，還有的人喜歡喝咖啡，所以如果沒有特別的要求，礦泉水是最能讓每個人都接受的選擇。
2.簽到簿、名冊、會議議程
簽到簿的作用是幫助了解到會人員的多少，分別是誰，一方面使會議組織者能夠查明是否有人缺席，另一方面能夠使會議組織者根據簽到簿安排下一步的工作，比如就餐、住宿等。印刷名冊可以方便會議的主席和與會人員盡快地掌握各位參加會議的人員的相關資料，加深了解，彼此熟悉。
3.黑板、白板、筆
在有的場合，與會人員需要在黑板或者白板上寫字或畫圖，從而說明問題，雖然視聽設備發展得很快，但是傳統的表達方式依然受到很多人的喜愛，而且在黑板或白板上表述具有即興、方便的特點。此外，粉筆、萬能筆、板擦等配套的工具也必不可少。
4.各種視聽器材
現代科技的發展帶來了投影儀、幻燈機、錄像機、鐳射指示筆或指示棒等視聽設備，給人們提供了極大的方便。在召開會議前，必須先檢查各種設備是否能正常使用，如果要用幻燈機，則需要提前做好幻燈片。錄音機和攝像機能夠把會議的過程和內容完整記錄下來，有時需要立即把會議的結論或建議打印出來，這時就需要準備一臺小型的影印機或打印機。
5.資料、樣品
如果會議屬于業務匯報或者產品介紹，那么有關的資料和樣品是必不可少的。比如在介紹一種新產品時，單憑口頭泛泛而談是不能給人留下深刻印象的，如果給大家展示一個具體的樣品，結合樣品一一介紹它的特點和優點，那么給大家留下的印象就會深刻得多。
6.會標、背景板、展板
會標一般指會議名稱和會議標語橫幅。
為強化會議效果，許多會議將會標美化、渲染為會議背景板（采用噴繪畫面），特別是一些特殊的如黨代會等，采用噴繪背景板，可將黨徽、旗幟等噴繪在畫面上，從而節約會議成本和準備時間。但采用噴繪寫真畫面時，一定要注意采用環保材料，否則噴繪寫真畫面散發的刺鼻氣味不僅影響會議分為，對與會者，尤其是主席臺就坐人員身體健康不利。
為渲染會議或活動，會場內外放置展板是有效方法。
會議禮儀--會議前
請你回顧一下自己的工作狀態，除了在自己工位上的時間、電話溝通的時間會多一些，還有哪種溝通方式多一些？這就是會議溝通。下面我們就來談在會議當中應該注意哪些禮儀。
按參會人員來分類，會議基本上可以簡單地分成公司外部會議和公司內部會議。公司外部會議，可以分成產品發布會、研討會、座談會等。
內部會議包括定期的工作周例會、月例會、年終的總結會、表彰會，以及計劃會等等。
我們以外部會議為例，講一講商務禮儀中需要關注的一些細節。我們將會議分成會議前、會議中、會議后。
會議前
在會議前的準備工作中，我們需要注意以下這幾方面：
·WHEN－會議開始時間、持續時間
·WHERE－會議地點確認
·WHO－會議出席人
·WHAT－會議議題
·OTHERS－接送服務、會議設備及資料、公司紀念品等
WHEN－時間，你要告訴所有的參會人員，會議開始的時間和要進行多長時間。這樣能夠讓參加會議的人員很好地安排自己的工作。
WHERE－地點，是指會議在什么地點進行，要注意會議室的布局是不是適合這個會議的進行。
WHO－人物，以外部客戶參加的公司外部會議為例，會議有哪些人物來參加，公司這邊誰來出席，是不是已經請到了適合外部的嘉賓來出席這個會議。
WHAT－會議的議題，就是要討論哪些問題。
OTHERS－會議物品的準備，就是根據這次會議的類型、目的，需要哪些物品。比如紙、筆、筆記本、投影儀等等是不是需要用咖啡、小點心等。
會議禮儀--會議中
在會議進行當中，我們需要注意以下這幾方面：
（1）會議主持人
主持會議要注意·介紹參會人員·控制會議進程·避免跑題或議而不決·控制會議時間
（2）會議座次的安排
一般情況下，會議座次的安排分成兩類：方桌會議和圓桌會議。
一般情況下會議室中是長方形的桌子，包括橢圓形，就是所謂的方桌會議，方桌可以體現主次。
在方桌會議中，特別要注意座次的安排。如果只有一位領導，那么他一般坐在這個長方形的短邊的這邊，或者是比較靠里的位置。就是說以會議室的門為基準點，在里側是主賓的位置。如果是由主客雙方來參加的會議，一般分兩側來就坐，主人坐在會議桌的右邊，而客人坐在會議桌的左邊。
還有一種是為了盡量避免這種主次的安排，而以圓形桌為布局，就是圓桌會議。在圓桌會議中，則可以不用拘泥這么多的禮節，主要記住以門作為基準點，比較靠里面的位置是比較主要的座位，就可以了。
會議禮儀--會議后
在會議完畢之后，我們應該注意以下細節，才能夠體現出良好的商務禮儀。主要包括：
·會談要形成文字結果，哪怕沒有文字結果，也要形成階段性的決議，落實到紙面上，還應該有專人負責相關事物的跟進；
·贈送公司的紀念品；
·參觀，如參觀公司，或廠房等。
·如果必要，合影留念。
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