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會務工作是為會議服務的各種具體事務工作。它包括如下幾個方面。第一，會議預案制定。會議預案即會議籌備方案，預案制定的好壞直接影響會議的質量。
會議預案包括：會名、會期、會場、與會者的資格(選舉、指定、特邀、列席)與名單、會議票證、籌備處內部的職責分工及工作人員的調配、會場布置、會議議程，如有選舉、發獎、攝影、錄像等項，也應列入預案。
第二，準備會議文件。會議審議的文件材料的擬議、起草、審閱、印制、分發(會前分發或會上分發)。
第三，會議通知。會議通知的擬議與分發必須及時。重要會議在發出通知后還要跟蹤落實，以了解對方能否如期出席會議。
第四，會前檢查。這包括對預案執行情況的匯報檢查和現場檢查的兩種方式。匯報檢查主要由籌備工作負責人向會議主持人或主要領導匯報全面的準備情況及存在的問題，重點是會議文件材料?，F場檢查重點在于會場的布置和安全保衛工作。
第五，會議進行時的具體服務。包括會間制度，如簽到制度、候會制度、會議的記錄、簡報的編寫與印發等。大型集會的現場指揮和特殊情況下的應急措施等不僅要在預案中作為專項列出，還要確定好指揮人員及其指揮標志。
第六，會議結束時的會務工作，包括對會議內容的總結，會議紀要的撰寫與分發，會議新聞報道或舉行新聞發布會、記者招待會等，會務工作總結。此外如代表離會、財務結算、物資清退等各項善后工作。
會議有規模大小和時間長短之分。會議的規?？梢詮膸兹说綆兹f人不等，時間也是可長可短，類型也是各種各樣，性質也是有所差別，但是會議工作的內容與流程卻基本相似。一般的會議工作內容和流程分成三個階段：會前準備階段，會議實施階段和評估總結階段。
會前準備：
會前準備就是對會議的事前計劃，他是為達到會議的目標而對各種工作任務所做出的系統安排，會前計劃一般包括以下內容：會議策劃，會議選址，制定營銷方案和預算制定。
會議策劃：
（1）策劃委員會：策劃委員會是一個對會議負有某些責任的團隊，通常由主辦組織內部成員構成。
制定目標：一個具體的目標并且文字形式落實在書面上。
確定人選：確定成員，內部還是外部指派。
具體運作：實地場景考察，設計評估，工作記錄記錄下來以備后期參考。
（2）策劃方案：會議策劃的內容主要包括：
邀請誰？實際有多少人出席？
有效的會議需要充分的時間，必須考慮節假日等。
會議在哪里舉行。
會議的明確的目標。
會議的具體形式，包括會議的開幕式閉幕式等，具體的會議內容。
2.會議選址：
（1）會議地點類型：
酒店：一些中小型會議多選擇酒店進行。
會議中心：會議中心是為大型會議而專門設計的，一般不設置客房和娛樂區。
大學：大多數學校都擁有專門的學術報告廳，有些也是對社會開放的。
輪船：輪船，特別是一些游輪，也設置會議設施。
療養院：療養地也配備會議設施，可以療養，也可以開會。
（2）會議的地點選擇
會議的地點選擇一般要從以下的幾個方面考慮。
1.距離和交通情況
2.舉辦會議的歷史
3.住宿的條件
4.地點的收費狀況
5.地點的安全因素
5.地點的服務設施是否全面
6.附近的景點，是否能互惠合作等。
（3）制定營銷方案等
市場的宣傳對于一個會議的成敗至關
1.受眾，希望從受眾哪里得到什么；明白受眾的預期。
2.宣傳材料，宣傳材料要什么風格。
3.郵寄，參展商需要什么材料，郵寄的成本和反饋率等。
4.廣告，在那些刊物上做廣告，印刷怎樣的廣告？
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（4）預算制定
控制會議的預算就相當于掌握了整個會議，預算的第一步就是確認此次會議是盈利還是保證收支平衡。然后是清理費用。費用包括兩類，暨固定費用和可變化費用，無論預算多么準確，都會有意料之外的狀況發生，總預算應有10%的額外費用。
會議實施
實施會議方案時，其工作內容包括：參會人員的登記注冊，收集相關信息，尋求演講者，聯絡場地，必要時解決糾紛等。
會議實施一般包括以下幾點步驟
1.編制會場手冊。
2.設置信息中心（提供實時服務）
3.建立指導委員會（負責現場的指導工作進行）
三、總結和評估
會議的總結與評估（會議一旦結束，應該立即對其進行評估工作），一般分為3個部分
1.從籌備到會議結束的各項工作總結
2.效益分析和核算成本
3.本項目市場調查
4.客戶的互訪工作（與客戶回訪，加深與客戶之間的關系）
5.召開表彰會，感謝相關人員（做好感謝工作，致謝會議相關的工作人員以及合作單位等，并將數據提供給媒體等，擴大影響力）。
籌辦學術會議需綜合考慮規模、內容及資源等因素，確保流程順暢，提升參會體驗。以下為籌備學術會議的一般步驟。
一、會前準備
1、擬定會議計劃：確定主題、地點、規模、主講人、嘉賓，制定經費預算及籌資方案。建議提前八個月開始籌備，對于大型會議應預留更多時間。會議計劃需包括日程安排、細節及注意事項，并成立會務組明確分工。
2、建立會議官網：官網需包含會議內容信息，若需征稿，應明確征稿范圍、周期、出版渠道及審稿人。發布征稿信息，邀請技術委員會及重要嘉賓。
3、會議推廣及通知：通過多種渠道邀請參會者，詳細告知會議時間、地點、演講者及主題、征稿方式等。跟進注冊與投稿，提前確認嘉賓參會情況，發送正式通知，包括會址、交通、報道、住宿及是否參與發言等。
4、臨近會議準備：準備會議資料、會場標識及設備，布置會場，包括座次安排、環境布置及設備檢查。
二、會議進行中
1、會議報到：提供接送服務，安排現場簽到、發放會議材料及住宿安排，通知重要事項。
2、會場組織：接待嘉賓，引導至正確位置，巡視會場，調動討論，協助講者，進行會議記錄。
三、會后安排
1、整理會議文件：整理記錄，形成簡報或紀要，撰寫總結向上級匯報或發布。分類歸檔會議材料。
2、送別嘉賓：根據返程時間安排送行，發放會議照片、資料及講稿，結清費用。
3、后續工作：結算開支，歸還租賃物品，清理會場。論文出版，向作者提供電子或紙質刊物。
4、相關提示：選擇MeetConf一站式學術會議管理平臺，可實現在線會議籌備，包括搭建微網、論文管理、通知、收款、簽到及證書下載等，省時省力，提高辦會效率。
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最近在找國際會議策劃方面的實習，發帖攢人品。
承辦方：
一．會前：
1．與會議主辦方洽談
2．提供會議所需要的機票、車票、住宿酒店、會議場所、交通等信息。并制定完備的會議預案書給會議方
3．派專人協助客戶實地考察會議舉辦地的吃、住、會議場地、游、娛樂等相關方面的情況。
4．確定方案，簽訂合同，預付定金。
二．會中
1．會議接待：專人負責機場，車站的禮儀、接站、攻關等服務。提前在酒店、會議室擺放好歡迎調幅、歡迎牌、簽到臺、指示牌等。
2．會前準備：準備好會議所需要的會議資料，會議用品，會議演講稿等會議相關物品。
3．會議場所：專人到會議室檢查會議室條幅、燈光、音響、茶飲等。
4．會議住宿：房間樓層及房間號確認，詢問是否有特殊要求。
5．會議餐飲：用餐時間、用餐標準及特殊客人（回民）的確認。
6．會議旅游：旅游線路行程、用車、導游是否增加景點等確認。
7．會議娛樂：娛樂消費形式、消費標準、娛樂地點的確認。
8．會議服務：會議代表合影留念、為代表提供文秘服務及相關服務。
三．會后
1．結帳：提供會議過程中的詳細費用發生明細及說明，專人與客戶進行核對并結帳
2、資料：會議后的資料收集，根據客戶要求制作會議通訊錄或花名冊。
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主辦方：跟進細節
1、在會議開始之前做全局性的總體策劃，做出會議進程“時間進度表”；
2、一般情況下以電話通知各單位在何時、何地舉行會議，并確認各單位與會代表人數。
3、如果會議形式比較鄭重，除電話聯系外，需要以書面文件或通知單、邀請函的形式與各單位聯系，并取得明確答復（如書面文件或通知單、邀請函需特殊制作，與印刷廠商協商處理）。
4、取得會議承辦方開出的可提供的服務項目表，針對所需的服務與會議承辦方簽署相關協議、合同，以法律手段保護自己的合法權益。
5、制定出會議日程表和會議演講稿及相關報告內容，如果會議內容并不涉及內部機密，也可將情況告之會議承辦方，請他們協助制定。
6、在有了會議承辦方幫助聯系酒店、機場、餐廳、廣告公司、印刷廠商、車隊等單位的同時，根據“時間進度表”進行及時的詢問，落實計劃的進度。
7、會議開始時參與報到工作，作好協調工作，分發資料，同時可以認識新朋友，加深與老朋友的關系。如果與會代表是要交會務費的，收取會務費。
8、報到結束后，及時通知會議承辦方最準確的人數、房間數，多出或少出的房間及時與酒店協商解決，避免不必要的麻煩。
9、正式會議開始之前，檢查會場的布置工作（燈光、音響、場形、綠化和特殊設備），確保萬無一失。
10、與會議承辦方協商制定出合理的用餐、叫醒、開會時間。
11、作好會議期間的協調工作。
12、制定與公司和此會議的總目標相一致財務預算，定金一般是先預交總費用的50%，其余費用會議結束時一并解清。
13、會議結束后，根據實際情況做出此次會議的總結報告，備檔。
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需要注意的原則
一、確立明確的目標
對任何一個商業公司而言，要想讓會議開得有價值，必須要有一個明確的目的。通過會議獲取所需，提供給與會者相應的價值，并且能回報投資。
二、完善信息的采集與分析
信息的收集極為重要，這其中包括了解客戶的需求（細節請看流程中附錄-客戶需求分析單）、了解會議的出席者、了解媒體、了解預算、分析自己的不足等。
三、追求不斷的創新
每一次會議都是對創新能力的挑戰，無論在內容或形式上，不斷的創新能使每一次會議都充滿激情與樂趣。
四、制定周密的計劃
無論是甘特圖還是進度表，一個周密的計劃必須包括會議里所有的細節，另外，保證定期的追蹤可以避免一個周密的計劃成為項目經理墻壁上的裝飾。
五、實施嚴格的現場管理
在進行現場管理時，一定要嚴格地對照計劃表上的事項進行操作，任何疏漏都會導致會議的失敗。此外，現場負責人需要有隨機應變的能力（參見14條）
六、結束與細致的總結
成功的會議需要有創造性的規劃；積極的談判和交流的技巧；規范的操作和財務管理；優秀的包裝和系統的反饋。在會議結束后總結一下你提供了多少價值？什么是你公司的投資收益？與會者明年還會參加你的會議嗎？將這些答案匯總起來，應用于下一次的會議計劃。
七、爭取優秀，而不是完美
無論會議大小與否，再好的會議計劃都不可能達到完美，最重要的事情是建議、設計和修正。
八、了解會議涉及的行業
為了提供成功的會議管理，組織者必須了解會議所涉及的行業，專業術語和行業整體趨勢等方面的內容。
九、不要為了省小錢而在大事情上糊涂
保證合作的供應商提供高品質的服務，千萬不要為了省點小錢而犧牲了會議的品質，到最后損失最大的還是你自己。
十、記住、顧客永遠是第一
你的聽眾是你的顧客，他們會付帳給你，因此他們必須要感受和接受到價值，他們必須要體會到此次會議的重要性。如果你覺得有什么事比顧客更重要，請記?。侯櫩陀肋h是第一重要的！
十一、合理控制預算
要學會分析并合理地使用預算。額外花費的錢應該首先使與會者收益。
十二、最大限度地使用技術
技術能給你很多幫助，自始至終地盡可能多使用技術，使得顧客和工作人員都能很輕松地運用技術，但是，必須記住不可用技術代替人與人之間的交流。（技術的運用參看“多媒體會議包裝”）
十三、清晰而明確的溝通
清晰而明確的交流是整個項目成功的關鍵。想象你是一個與會者，不了解內部的計劃、程序或是后備工作，如何在最短的時間內了解這一切呢？
十四、成熟的危機管理
針對不可預見的問題與可能的場景危機，必須準備好解決方案，將最壞的結果羅列出來，然后逐一提出解決方案。
十五、提供足夠的價值
為了滿足與會者的需求，一個會議項目應該能提供給聽眾有用的價值，無論是教育還是培訓抑或是新產品發布會或經銷商會議---內容是關鍵，充實的內容將使價值在會議中得以體現。
馬邦出行
排名第一的回答非常好了！
不過就接待這塊我想我可以提到一些
第一：確定嘉賓的交通方式！
飛機：拿到出發日期，航班號，幾個人，聯系方式，聯系人
高鐵：和飛機確定的信息一樣，只是高鐵車次號！
機場和高鐵站需要安排專人舉牌接待！可以用你們的會議主題打個牌子！工作人員提前收悉機場環境！
第二：第一條的信息拿到以后就要找當地的汽租了！
把這些信息發給租賃公司車隊負責人！注意哪些是需要英文司機哪些中文即可！他們會重新整理梳理這些信息并且會安排哪個車牌哪個司機聯系方式一個表出來！給到你們！
這樣你們心里也就有底了！
另外，如果有重要嘉賓需要在當地用車，那么最好是和車隊隊長溝通好來給客戶訂哪個車就聽這個嘉賓調用即可！
我們公司曾經接過用車達到300輛車的需求！
車型小到雙R、BBA、別商，大到53座大巴車！
【溫馨提示】學術會議準備事項包括和學術會議準備事項包括什么的問題，以上的文章解決了您的問題嗎？部分內容來自網絡，僅供參考，請以實時信息為準或撥打服務熱線詳詢。青島會議公司提供：青島會議會場，青島會議酒店，青島會議接送，青島會議服務，青島會議用車，青島會議公司策劃，青島會議接待服務等。