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以下內容為新榜市場總監李鐵男在活動行線下沙龍「千人峰會的品牌與運營」的現場分享內容整理，其中有部分口語化表達，請知悉。
分享人介紹：
李鐵男，新榜市場總監，2014年加入新榜，目前負責新榜市場、新榜學院、新榜大會、新榜全國行等項目，對新媒體有深入研究，擅長新媒體運營、短視頻、直播電商等領域。
內容整理：活動行
-以下為正文-
做一個長期主義者，每一場活動都想辦法把整個觀眾體驗、嘉賓的體驗，以及合作伙伴的體驗，做到極致。在不斷做的過程當中去積累口碑，然后整個行業內會形成一定的認知，再經過不斷輸出活動，不斷的和這群人通過活動產生鏈接，慢慢地積累勢能，勢能積累起來之后，口碑、品牌就會慢慢起來。長期主義+價值輸出+時間復利，你將解鎖一份刺激與歡喜。
活動流程主要分為六個步驟！市場調研-活動立項—活動籌備—推廣&招募—活動執行—活動復盤。
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一、活動框架
1、活動目的
這是做活動前最重要的一個問題，我為什么要做這個活動？
1）提升影響力，強化品牌。
2）政策發布，比如今日頭條的生機大會，快手的光合大會等。
3）會銷，會銷類的公司，有一個標準化的會議流程，對會議的信息密度沒有嚴格要求，但強調氛圍的調動，有KPI指標。
2、市場調研
這一塊相對來說比較簡單，既然做這個行業的活動，肯定本來就能觸達到這個行業的一些人群，那么通過面對面也好，或者通過線上聊也好，或者通過問卷調查也好，或者通過請教公司一些老的員工也好，或者看同行業的競爭、競品的活動也好，基本上就能得出來結論，在這個結論上可以去驗證一下，就會明白用戶的需求，知道活動的方向在哪里。
3、確定邊界
想明白為什么要做這個活動，基本上心里邊大致的版圖就有了。
從現在的時間起，去倒推，大概這個活動準備周期需要多久，比如說需要30天，從現在情況往后推30天，看是放在周中還是周末，是做半天還是全天，活動類型，誰來講？誰來聽？這個活動目的是怎樣的？基本上有一個大體的模糊的畫像，在這個時間沒有精準的對接到個人，但是知道它大概有怎樣一個標簽、知道大致通過什么樣的渠道能夠去觸達。
同時邊界很重要！它畫了一些方向，知道哪些東西可以用，哪些東西不能用。
1）預算不一樣，整個的邊界完全是不一樣的。可能因為預算有限，有些場地就不會考慮，有些老師也不會考慮。
2）人數和預算也是緊密相關的，做500人的活動、1000人活動、100人的活動，完全是不同的概念。
3）時長基本上就決定了嘉賓的數量。大家都比較熱衷于做下午場的活動，相對來說比較簡單，從下午2點開始到5點結束，大概3小時，180分鐘，基本上是6位嘉賓，一個嘉賓25分鐘，總共150分鐘，剩下30分鐘，中間可以加一些圓桌論壇等環節。中間控場不用那么嚴格，但是整個嘉賓的數量和分享時長是一個反相關的。另外還要考慮場地，吃飯，交通是否方便。
4）場地，2019年比較特殊，7月到10月的很多大型的活動不能舉辦，再加上今年過年比較早，1月25日初一，很多大型的活動全部壓到年底，加上很多年會也在這個時間，就會把整個酒店的費用拉高，往年可能提前兩個月去找酒店，今年必須要提前兩個月三個月甚至更長時間！北京能容納千人的且交通比較方便的其實不多，可能是西邊便宜，南邊便宜，北邊和東邊貴。
通過上面的分析，要做一個什么樣的活動，那么大致的框架就出來了，先把整個邊界定好，接著再細化，內部還有一個溝通磨合的過程，不可能一開始把這些非常精準化。
二、活動ing
1、確認主題
第一不要引起歧義。
第二要讓大家明白活動的價值，用戶能知道你要給他傳遞什么。
針對行業內的活動，一般都只寫嘉賓的title，因為這個行業大家都知道他是誰，所以說不用在活動的板塊上再去說這個嘉賓怎樣，做過什么。但是注意，跨行業的活動，需要寫嘉賓的介紹，因為觀眾來自于不同行業，也可能來自于五面八方，通過嘉賓的介紹來判斷活動是否是適合自己。
2、時間場地
一般場地是一個大場地，一個小場地，在這里大場地指的是哪個城市，小場地是具體地點，比如確定12月底要在北京做一個活動，北京就是一個大場地，大場地可以滯后到什么時間？假如有很多外地的嘉賓來參與，會提前預訂機票，要提前半個月或者20天要把這個場地給確定死；假如活動本身是在北京的人來參與的，活動開始之前一周會給大家群發消息就OK了。
一般來講雙休日好過工作日，周六好過周日。但是也要考慮活動的規模與影響力，不要放在周一，周一往往會議比較多，很難走開。
下午好于上午：盡量活動不要上午辦，下午的活動通過開場時間稍微往前延一點，把結束的時間稍微往后延一點，比如1點半開始一直到下午6點，能容納的嘉賓和信息含量比較多，這樣效率更高，也節省費用。
另外場地動線在大型的活動中是非常重要的，要從“小白”的用戶視野出發，不要想當然，要考慮到人流行進方向、路線、擁堵節點以及展位間距、方向，要避免“冷清展位”（人流無法流動過去的展位）。
會場最好是“后進式”，屏幕和入場口不在同一側，不要從前門進，避免觀眾橫穿遮擋視線，提前設置隔離欄，避免分散注意力。一般做的活動比較多了之后，基本上看一眼這個場地，整個搭建方案就有了，就知道什么地方放簽到臺、什么地方放入場、什么地方放屏幕、什么地方放上下臺、什么地方放控臺，基本上就相當清楚。
3、確定關鍵傳播節點
假如1月份舉辦一場500人的活動，往前倒推，首先要確認活動是免費還是收費，因為免費和收費的到場率不一樣，要根據到場率去算，需要報名多少人，現場到多少人。根據目前手頭的資源，去倒推，比如說活動推一次能報60人，需要推五次，推5次的節點可能一周推兩次，可能一周推一次。一周推兩次，可能用不同的渠道，用公眾號推一次，用海報推一次，這樣傳播的節點基本上就出來了。
再根據整個行業的一些大事件，比如說雙11或者說其他的能預測到一些節點，不跟他們搶流量，把這些節點給錯開，根據行業內人的一些特殊習慣。在這邊給大家舉個例子，比如說像直播行業，直播行業要去發海報的話，可能在半夜兩三點或者凌晨四五點發，效果特別好，因為做直播這個行業，播到凌晨一兩點，播完之后還要和團隊復盤，之后才能睡覺，要根據這些，把具體的傳播時間點再進行微調。
物料是活動對外宣傳物料，像海報、主視覺或者說像嘉賓的背景，類似于傳播方面的一些物料。這些物料有利于去招募或者對外去做宣傳。
4、信息入口的問題
作為活動負責人，剛開始要定主題、定框架、定基調、定邊界，在對外合作的時候，最怕遇到一件事同時好幾個人來對接。一般我們辦活動首先會在群里邊立一個規矩：公司里邊指定一個總的負責人，他既是內部信息匯總的節點，也是外部信息的出口，保證所有的信息的入口和流出在公司內部都有一個人，同時同步到群里和協同工具中，避免信息差。一場活動需要團隊協同，每個人具體來負責哪一塊，一般要形成文字，同步給各個合作方。總之兵分幾路，各司其職。
5、信息的協同和傳遞
這塊特別重要，特別是合作類的活動，比如多方主辦，并有政府的指導參與，這種活動難度很高，建議一般一個活動，它的聯合主辦方不要超過三家，超過三家的話就是說會特別麻煩，因為每個人對活動的認知與需求都不一樣。
合作類的活動，盡量簡化，在活動開始的時間，要明確劃分好雙方的職責，哪些東西，你有決定權，哪些東西，我只是通知你，其它事我全權處理，不然到后邊肯定會撕逼的，會牽涉大量的時間精力來處理這個事，這是外部。內部的話也是同樣的一個邏輯，比如嘉賓，特別是大會，嘉賓總計超過三十幾位，嘉賓對接這塊可能是5到6個人，嘉賓是按照板塊來劃分，每個人對接幾個嘉賓。
有些嘉賓不可能親自來對接，一般會由品牌負責人或者助理來對接，這里邊就會牽涉到一個信息的傳遞與協同。要借助一些工具來防止信息在傳遞過程中的衰減，比如石墨文檔、有道云筆記等，具體用哪個可以根據公司內部情況選擇。
三、嘉賓相關
1、邀請清單
活動主題定完之后，大家在一塊開個腦爆會議，然后就說你認為的嘉賓是誰誰，每個人在黑板上寫，寫完之后用排除法，先做加法，后做減法，然后把不合適嘉賓全部排除掉，比如說我來推薦這個嘉賓，我為什么推薦這個嘉賓？這個嘉賓好在哪一塊？今年做了哪些東西，哪一塊應該講的特別好。
嘉賓模式就兩塊，一個是做得好，一個是講得好。
做得好的話，要有實際經驗，因為在實際的過程當中做過和沒做過是不一樣的。做過的話，能講出來有一些比較重要的細節，但是可能會被別人忽視，那這樣的話對行業內的人是有收獲感，也就是所謂的干貨。
有些嘉賓，雖然沒做過，但是一直在行業內深度觀察，表達能力特別好、氣場和節奏感特別好，在臺上講的特別好，但是這樣的人是少的。
還有一些人做的特別好，但是一到臺上就緊張，講不全或者講不好，根本表達不出來，這種嘉賓的話，建議大家就不要邀請了，因為他可能做的再好，但是在臺上講不出來的話，實際上對臺下的觀眾是沒有收獲，現場的感覺也會比較尷尬。
2、嘉賓邀約
要說清楚這幾件事：在什么地方做一個多少規模的活動，這個活動的時長是多久？有哪些嘉賓來參與？同臺嘉賓是哪些？站在嘉賓的角度來看這個活動對他或者所在公司的價值是什么？在邀請的過程中，一定要把這些東西表達清楚，做成PPT也好，做文字也好，傳遞給對方。
一些活動在前期邀約嘉賓中，會寫一大堆特別大咖位的嘉賓，最后卻來不了，對于觀眾來說體驗特別不好，特別是賣票活動，可能觀眾來買票，就是沖著1到2個嘉賓，想聽他講，最后會發現想聽的兩個人壓根就沒來，現場特別尷尬，后續還會因為這些會產生退票，或者其他不必要的麻煩，所以請務必在顯著位置注明擬邀。
3、嘉賓信息收集
邀請嘉賓一般會要嘉賓的簡介，title、照片、成功案例、Demo。
關于嘉賓的Demo。Demo這塊很多嘉賓不一定能提供，但如果是一些干貨類收費活動，特別是異地嘉賓，一般會讓他提供一個demo，提前商量一個選題，錄一個10分鐘視頻。通過視頻可以看到這個嘉賓形象、氣場、表達習慣、邏輯框架、語言節奏等，有一些整體了解并有助于后期判斷。
4、嘉賓PPT
1）時間：嘉賓的PPT，截止時間一定要敲死。一定要把截止時間往前趕一趕，按照行業經驗來說，總有1-2個嘉賓的PPT姍姍來遲，要為后邊調整留下空間。
2）版本：記住一定要編號，養成好習慣，避免弄錯版本。過渡版本一定要刪掉，因為有些控臺會把原來老的版本放上去，一般到這個時間節點嘉賓改的東西不多，但是有個別的嘉賓的心理素質不好，一旦發現ppt不對，會直接在臺上發懵，或者將問題公開化，“PPT放錯了，主辦方能不能給我換一下”，這時候會極度尷尬。
3）體積：把PPT盡量體積小一點防止死機，如果里面有視頻的，記得把視頻摘出來，單獨再存一份，在活動進行中，注意和嘉賓提前約定信號，萬一發生操作失誤，在臺上直接發信號“麻煩工作人員幫我播放下視頻”，這樣完全不影響整個會議的流程，整個對觀眾來說，體驗是無損的。
4）內容：一定要有干貨，有方法論，特別是可以反復使用，可以遷移的，比如一些數據，對行業前沿的分析和展望，個人固有的成功經驗總結和升華，過去走過的一些彎路和坑是非常重要的，但會被別人所忽略的一些細節。
5）金句：這些既叫金句又叫拍照點，就是大家為什么有些人講到某一個程度的情況下，大家都情不自禁拿出手機拍照，可能是情感上的共鳴，可能是信息含量大，短時間內難以消化，或者是一句很有哲理的人生格言非常適合發朋友圈，也或者是一個思維模型，很多人會拍照留存，從而形成二次傳播。
5、演講時長
有的嘉賓參加大會經驗比較少，之前明明約定了20分鐘演講時間，也敲定了演講主題和大綱，但是他扔過來一個60頁PPT，此時需要和對方溝通下，問題在哪里，把PPT的邏輯框架整理出來，大幅刪減，在這一步就控制時長，另外在現場執行中，也有倒計時屏幕、倒計時牌、背景音樂等信號來提示嘉賓注意時間，控制好活動的節奏。
6、嘉賓接待
嘉賓的機票酒店、接送機、住宿、用餐、短信通知、參與通知、迎來送往、嘉賓禮品，實際上這些東西都很細的，不要一個一個細節去通知，要學會“湊整”，我們一般會給嘉賓兩個文檔，第一個文檔主要前期對接的時候使用，需要嘉賓提交什么資料以及deadline，需要嘉賓做的事情等，確認演講主題、大綱，以及提交PPT等。第二個文檔主要就是后期嘉賓的機酒、接送機、酒店入住、用餐、彩排、就坐的位置、上場次序、PPT是否對外等細節。
7、嘉賓彩排
彩排很重要的，即使嘉賓到了之后沒有特別長的時間，哪怕有五分鐘，都非常管用。
1）熟悉場地：位置大致在哪里？知道上臺口從哪上，然后需要要站在哪個地方，定位點、拍照點在哪里？是手持麥克還是頭戴？
2）提示器的位置與倒計時：告知有提示器，然后防止嘉賓回頭看屏幕，并告訴在哪個地方，明天會有一個志愿者舉牌子，提示倒計時，注意信號提示。
3）上場通知：一般采用原則是上一個候一個，通知一個，可以就近在控臺的位置，安排沙發，讓嘉賓提前候場，提前配置好頭戴，并告知一些注意事項，并加油鼓氣等。
四、場地搭建
1、搭建商的選擇：專業、靠譜。和專業人做事能省去很多的精力和心血，專業靠譜，怎么評估，第一看過去，要看案例，第二在溝通的過程中看對方的專業程度和態度。雙方有一個磨合的過程，最好能和一個公司長期的合作，知道你的訴求，做事風格。
2、搭建方案：這個涉及因素較多，在這里不再展開，主要就是大屏、舞臺、燈光、展位、外場簽到、互動空間、采訪間等等。
五、活動招商
1、招商原則
一句話，廣撒網，重點捕魚。一般承諾80%，后續給到30%驚喜，前期稍稍收一點，不要為了招商而做出不切實際的承諾，不然事后容易起糾紛。
客戶的核心訴求必須想辦法滿足，然后滿足不了的話提前說清楚，客戶能接受的話繼續往下談，客戶接受不了可以就此打住，或平衡各方利益，各退一步。
2、客戶來源
1）把握熱點、新的機會。比如今年短視頻直播電商比較火，如果舉辦一個關于短視頻直播的大會，這些公司肯定有訴求，想要在行業大量的曝光，這樣的話這個活動中能提供的價值和他們的需求就是一個契合點，形成了一個鏈接，那么這就有可能成為你的客戶。
2）每年做的一些活動，那么留下來一些客戶，實際上這些客戶是有可能產生復購的。這些客戶要重點維持維護。
3）行業競品類公司，都有哪些贊助商，對方說不定可能會有同樣的需求，因為整個的用戶人群是比較一致的，等于對方為你指明了一條道路。
3、整合資源
要去整合資源，活動贊助分兩塊，一個是本身活動資源，比如一些線下的展位、現場的視頻輪播、上臺演講、參與圓桌、頒獎、主持人口播，等等一些和現場相關的信息。另外一塊是公司資源，很多公司把廣告位推廣、信息流等全部打包賣給客戶，總之，挖掘客戶需求，在能力范圍之內去滿足。
六、活動傳播
1、用戶畫像
你想要吸引的用戶他是誰？他在哪個地方？通過什么樣的渠道去觸達，又如何才能吸引他？
2、媒體合作
傳播的方案要形成一個文件。A套餐、B套餐、C套餐，明確我能夠提供哪些？然后對方會根據你的資源去匹配。明確自己的資源、能鏈接的資源，找別人之前，想一想別人憑什么會幫我，我能提供給別人什么權益，最終雙方要達到共贏才行，不然偶發性幫忙是暫時的，不長久。
3、它山之石可以攻玉
已報名觀眾，可以使用一些工具批量生成個性化的朋友圈海報，方便對方曬朋友圈，這樣也可以匯聚來零散的個人朋友圈流量，雖然量不大，但是轉化率相對較高。
4、微信群：紅包炸群、群冠名，活絡群主
這點比較簡單，不再贅述，重點：引起注意，否則白搭。
5、活動平臺——活動行
七、門票及簽到
1、門票免費or收費
收費門票，增加一個收入的同時，也可以提高報名門檻。觀眾的的質量更高一點，但是考慮主辦方影響力、嘉賓咖位、所在地消費能力、話題熱度等，免費的活動很容易招募，但是到場率也沒辦法控制，另外免費的活動容易受到外界環境的一些影響，一般來說大概在50—70%左右，如果辦500人活動，全部免費的，如果到場率按照50%來算，至少要一千人才能保證這個活動到場500人。
2、簽到時間與簽到工具
簽到時間如果放在上午，比如9點開始，8點半之前簽到的人很少，高峰期是9點到9點半這個時間。活動臨近開場的時間，才是簽到高峰期，短時間內巨大人流量涌來，會產生很多問題，需要提前預防。要思考：簽到的空間是否開闊，簽到通道設置、簽到的流程是否合理，簽到的效率如何，簽到的人員有無經過培訓，簽到工具測試，簽到的物料準備是否到位等這些因素都會影響簽到的進程，處理不好都會導致后面的人怨聲載道，會影響活動開場和用戶體驗。現場一定要有個人敢于拍板，敢于承擔責任，當機立斷，不要優柔寡斷，快速處理問題。
八、執行關鍵
1、抓大放小
所有流程彩排三遍以上，讓相關負責人對這個活動的流程非常熟悉，如搭建方、主持人、控臺方、兼職負責人、禮儀負責人等環節的參與者，如果不能實現，也要讓對方知道自己負責的環節大概的時間節點，以及有問題找誰處理。
所有的錦上添花，是來自于平常的準備，現場進行中不要臨場發揮。活動現場能把準備好的東西做出來就可以了，現場會有各種各樣難以預料的各種意外的情況出現，要抓大放小，穩定優先，解決關鍵問題，次要問題如果有精力再處理，否則先擱置。
2、風險管理
從開始的報備到場地、嘉賓、觀眾、設備，實際上很多意外，剛才大家說有一個“放”的過程，一個“收”的過程，在“放”和“收”的過程中，多條線都有各種各樣的風險，比如說某個嘉賓同意來，但是臨時又來不了；比如說一千人的場子，報名量不夠怎么辦？然后怎么去算？現場設備突然出現問題怎么辦？
要應對這些潛在的風險，在活動的前期，肯定要拆解各個環節，分析關鍵要素，做預備方案，不斷演練，將問題重現，場景化，然后設計解決方案，把風險降到最低。風險不可以杜絕，但是可以降低。
九、活動復盤
所有活動每次都要復盤，查漏補缺，也是“擇其善者而從之，擇其不善者而改之”，借鑒的看，好的繼續發揚，不好就摒棄，這也是內部之間相互激勵，，相互學習，不斷完美化的一個過程。這里有個原則“PDCA”，又稱“戴明環”，是一個質量控制流程，P是計劃，C是檢查，D是執行，A是復盤，做之前先思考計劃，做的過程中不斷優化迭代，最后不斷改進反思并繼續下一個循環。
所有東西，開會一定要有人專人記錄，形成白紙黑字，不斷的留存，不斷的積累，逐漸形成SOP手冊，也可以作為內部的培訓教材。
這可能是史上最全的大型活動操盤指南，每個成功活動的背后都是事無巨細，但是“紙上得來終覺淺，絕知此事要躬行”，這些經驗，還是要在實踐中運用出來，愿你也能做出成功的大活動！
籌備會的意思是：
籌備會是一個為某個活動、事件或項目的準備階段而設立的會議。它的主要任務是進行前期的規劃、組織、協調和準備工作，確保活動或項目能夠順利進行。
詳細解釋如下：
1.定義與基本含義：
籌備會是一個為了特定目的而設立的會議，通常出現在大型活動、項目或會議之前。它的主要任務是組織和協調相關的資源和人員，確保活動的順利進行。籌備會通常會涉及到活動的整體策劃、預算編制、人員分工、時間規劃以及場地安排等各個方面的工作。
2.工作內容：
在籌備會中，會議成員會討論并確定活動的具體流程、細節安排以及可能出現的風險。他們會對活動進行整體規劃和布局，確保每個環節都有專人負責。此外，籌備會還會涉及到與各方面的溝通和協調，如供應商、合作伙伴、志愿者等，確保資源的充足和合理利用。
3.重要性：
籌備會的成功與否直接關系到活動或項目的最終效果。一個成功的籌備會能夠確保活動的順利進行，減少不必要的麻煩和損失。因此，籌備會的組織和策劃是非常重要的，需要經驗豐富的人員來主導和協調。
4.實際應用場景：
籌備會在許多場合都有應用，如體育賽事、學術會議、商業展覽等。在這些活動中，籌備會都是必不可少的環節，它確保了活動的順利進行，提高了活動的成功率。同時，籌備會也是團隊建設的重要組成部分，通過共同的目標和任務，增強團隊的凝聚力和協作能力。
總的來說，籌備會是一個為活動或項目準備階段設立的會議，它的重要性不言而喻，是確保活動順利進行的關鍵環節。
無論是什麼行業的企業或單位舉辦會議，單純站在舉辦方的立場與角度上看問題，都會面臨各種問題。下面我來告訴大家關于會議籌備的方案，歡迎參閱。
會議籌備方案范文 1一、會議時間：20XX年7月15日10:00-11:00
二、會議地點：二樓辦公室
三、參會人員：張經理、王經理、朱適、段玉紅、張帥、李
琴、邱偉恒、劉珍娣、譚玲。
四、會議主持：張經理、王經理
五、會前準備工作：
1、根據領導的會議要求，確定出會議議題。
2、利用電話、郵件等通訊工具通知參會人員參會時間，地會議流程策劃方案點，同時告知參會人員會議的名稱及內容，以便參會人員整理好相關資料，做好充足的準備工作。
3、組織各參會人員按時到場，明確自己所在職位的工作職責范圍。
4、制作出會議的各項日程，編排好會議的相關程序，制定出一系列的注意事項，根據這些注意事項作出相對應的應急方案。
5、會場的布置要充分反映會議主旨，簡明扼要，突出重點。
(1)會場要懸掛橫幅，橫幅上的字要直擊中心議題。
(2)會場要安放一臺投影儀，以便更好的反映出會議的核心問題，同時用數據的形式更能直觀展現出該問題的實質，有針對性的想出一整套的解決方案來解決目前存在的問題。
(3)確定好明確的會場區域后，再對會議桌的擺放形式進行調整。
(4)會場還要對主席臺位置做一個明確的設定，在設定好位置后，落實主席臺的領導人，再進行一一安排座次，并告知參會人員所在座次的編號，根據編號設置發言席，再設定的發言席上擺放席簽、話筒，在開會前期要對話筒進行試音，確保話筒的音質。
(5)還要注意的是會場的環境對會議的開展也起著至關重要的作用。會場的燈光照明設施，通風效果，錄音、錄像的好壞直接決定了本次會議的成功與否，因此要對這些設施設備進行細致的檢查。
(6)為了讓會議的氣氛不會顯得那么緊張，可以在會場內擺放少量的花，既緩減壓力，又烘托氣氛。
6、后勤部門要對參會人員提供一些輔助性的幫助。比如：水、食宿、用車、醫療保健、安全保衛等。
7、開展此次會議還要考慮對會議做好會議發言、投票、發獎、集體照相等一系列的準備工作，以確保會議不會因為某些環節而影響會議的正常舉行。
8、把所有會前準備工作做好后再對其進行重新檢查一遍，最后向領導匯報工作。
六、會中的服務與組織
1、工作人員要提前1小時到會場，仔細檢查會場前期的準備情況，確保沒有遺漏的環節。
2、完善簽到工作，準確了解參會人員的到場情況，尤其是主席臺領導人及發言人是否到齊，對還沒有到的參會人員進行二次通知，詢問原因，對已到場的參會人員發礦泉水，并進行材料的分發工作。
3、按照原計劃的編排方式讓參會人員從前往后依次就座。
4、后勤部門維持好會場秩序，參會人員提前5分鐘進會場就座，與會議無關的人員及時離開會場，并關閉會場大門，在開會期間手機調成震動或靜音，不準擅自離開會場，不準接電話，保持會場的安靜。
5、行政人員在開會期間要做好會議記錄，寫好會議簡報。
6、為了弘揚公司文化，在開會過程中安排專門人員進行現場拍照，會后可將這些圖片放至網上，做后期公司文化的宣傳，同時為了加深參會人員之間的友誼，對參會人員組織照相。
7、行政接待人員為參會人員提前預定返程車票、火車票、飛機票等。
七、會后會場的收尾工作
1、會議結束后，檢查所帶工作資料和物品(包括會簽)是否全部帶齊。
2、根據參會人員離開的時間，安排工作人員對參會人員進行護送。
3、回公司后及時對此次會議做好文件的清退、收集和歸檔等工作。
4、為了讓此次會議開展的更有意義，可以安排新聞媒體對此次會議進行全方位的報道。
會議籌備方案范文2一，明確會議主題
會議主題要明確，經銷商會議的目的就是為了訂貨，因此，會議的主題沒有必要取名為假意的“某某經銷商交流會，某某廠商聯誼會”等，而應該直奔主題，作“某某區域某某品牌訂貨會”讓所有經銷商明白廠商召開此次會議的目的就是為了訂貨，避免讓經銷商沒有訂貨的心理準備，從而使雙方均不滿意。
二，充實會議內容
1，會議內容要有教育性
現今很多品牌的訂貨會已經流于俗套，找些客戶過來聽廠商人員進行宣讀公司的那些基本情況，然后就吃飯喝酒，讓公司業務人員和經銷商在酒桌上“酒量即銷量”然后就是再進行其它活動，以此來拉攏經銷商訂貨。會后，公司算帳，利潤不能支撐費用，代理商愁眉苦臉，以后說到經銷商會議就是害怕，經銷商對代理商的經銷商會議也不再感興趣，因為召開一個訂貨會除了拿錢去吃喝去訂貨外，沒有其它實際的意義，并且也和代理商一樣，看不到利益，學不到東西。因此我認為，在召開訂貨會的會議內容除了向經銷商宣傳品牌后，可以更多去選擇提高經銷商經營管理水平，幫助分析行業發展趨勢，指導經銷商做出更好的促銷方案，言傳身教如何向消費推廣本品牌產品，并幫助分析竟品的優缺點等等會議題材作為會議的主題。相信，經銷商會對以上題材更有興趣。
2，會議主持人要專業。
專業的會議主持人會讓會場的氣氛輕松，明快，同時也可以讓經銷商加強公司的專業形象和隆重態度。
3，會議時間經銷商會議策劃方案經銷商會議的時間段：產品銷售旺季前和產品銷售旺季后。
會議的時間不能太長也不能太短，應堅持以四個小時為基本原則。第一個小時重點突出宣傳公司品牌和產品的賣點。第二個小時應該請公司經理級人物做會議主題的報告發言，同時公布當次會議的突發性政策。第三個小時應該以文藝性的節目或者以活躍現場氣氛為主。第四個小時，以參觀會場展覽產品并現場訂貨。
三，增強會議效果
會前工作主要為：
(1)確定訂貨會的邀請對象，細節之處是尤其要抓住在訂貨會中起決定作用的人員。
(2)確定訂貨會的主推品項：做為企業產品品項往往不是單一的，因而采取哪款產品作為主推品種，就要對市場進行充分摸底，找出機會點最大的產品，如針對德賽目前的產品中，就要突出差異化產品DS-001學習DVD，充分突出它的賣點。細節之處是要避免主推的品項過全或促銷推廣產品無重點。
(3)制訂主推品項的訂貨政策：即對主推品項產品采取什么樣的促銷政策才能合適，才能起到擴大訂貨量的目的，促銷政策不到位也會影響訂貨會效果，細節在于訂貨政策的制定。
(4)確定訂貨會的主題：銷售產品需要一個理由，開訂貨會同樣也需要一個由頭，確定一個主題。否則平白無的搞促銷開訂貨會會讓客戶產生防范心理。
(5)做好訂貨會前造勢和客戶摸底，一方面事前造勢讓客戶有正確認識和心理和準備，同時通過市場情況摸底圈定核心客戶，是訂貨會有的放矢。
(6)做好場地的選擇：主要根據邀請的人數，規模，選定訂貨會會址，對場地的選擇要求，要做到交通便利，易于尋找這一點。
(7)做好時間安排和訂貨資料的準備，根據邀請對象發邀請函，注明訂貨會時間地點，同時也可將產品資料，價格表和促銷活動通知送達知客戶手中。
(8布置好會場。定貨會會場布置要突出訂貨會主題
會中的工作主要為：
通過在訂貨會會中制造輕松寬松的氣氛，一方面可以讓客戶積極參與其中，調動客戶訂貨的積極性，同時可以消除客戶的防范心理，感染其它客戶
會后的工作主要為：
訂貨會開完后，只是訂貨會成功的一半，如何落實是訂貨會最終成功與否的重中之重，因而訂貨會后一方面要將貨及時送達訂貨客戶的手中，另一方面要做好電話的及時跟蹤與走訪追蹤，收取保證金，確保真正達成意向
訂貨會開完要善于總結
現在很多企業，談到訂貨會基本上不談“訂貨后”，訂完了，似乎已經結束了，資金也來了。訂貨會還有很多工作要做。今年的訂貨會要跟去年的訂貨會比較，數字是否有增加，生產能力是否能跟上，貼牌加工的廠家是否進一步去落實，這些都是亟待解決的。
四，召開訂貨會的細節問題
1，精心設計定貨會的政策
2，會前開票和會中開票相結合
3，找一個好的會議主持人
4，專車接送鄉鎮大戶經銷商
5，一定要設置抽獎和禮品環節
6，設置餐桌就餐人員姓名
會議籌備方案范文3一、會議前準備工作
1、會前所需準備的文件：、、、、會議議程、桌簽、座次表、餐卷、代表證、會議橫幅(一般由會議承辦賓館制作)、會議背景PPT、房間號碼表、會務資料領取表、會議資料、報到處。各文件具體形式如附件。
2、會前準備工作流程
2.1、會議的計劃：
(1)確定會議的目的，試圖達到的效果，會議預期取得的成果等。
(2)確定會議的名稱，初步擬訂出席對象、主持人、規模、規格、召開時間、需用時間、地點、議程等。
(3)決定會議的工作人員和服務人員，必要時成立籌備組、臨時秘書處或籌備委員會。
2.2、確定會議日程。編排會議日程表，并與會前發給各參會人員。會議流程策劃方案(1)議程表。
將會議議題按照內在聯系、主次和先后排列次序，編排議程，印成文字，即議程表，會前發給與會人員。
(2)日程表與作息時間表。
會期超過一天的會議，還應訂出日程表和作息時間表。
2.3、會議成本預算。
會議的成本=場地租借費+文件資料費+交通費+食宿費+活動費+服務人員的工資+咨詢勞務費。
2.4、準備會議資料。
(1)開幕詞、工作報告、發言稿等
(2)會議所用的技術性、程序性文書材料，如：會議通知、會議議程表、日程表、作息時間表、與會人員名單、通訊錄、分組名單、住房安排表、工作人員名單、車輛調度表等。
2.5、發送會議通知及接受回執。
(1)會議通知：本單位的小型會議，可采用口頭、電話、書面通知等方式通知。外單位或跨地區的會議必須寄送書面通知，邀請性會議則可寄送請柬或邀請信。
會議通知可采用郵寄(包括電子郵件)、傳真、專人送達等方式，對重要的邀請對象可用發送書面通知或邀請柬，再加電話征詢、確定的雙重方式。
(2)回執：為準確統計與會人數，做好相應準備，通知時應提前7天以上并附回執。
回執的通知應計算郵途的來回時間，受邀請者考慮和準備時間，相應提前發送，但又不可提前過多，以免對方遺忘。
2.6、會場布置，會場根據與會人數選擇適當場所，具體要求如下：
(1)會場要整潔、安靜、明亮、通風、安全，大小應與人數相適應。按地區、系統、單位等分組，事先劃分席位，擺放好桌簽。
(2)主席臺席位。
第一排的正中為首席.其次是左位，再次為右位-先左后右，左高右低.前排為主。后排為次，其他的依次類推。在席位前放置姓名桌簽，便于按位入座。
(3)會場設施。
會場的所有設施必須在開會前準備齊全，如擴音、錄音、放音、唱片，錄像、攝影、投影儀、放映機、燈光照明、風扇或空調、記錄紙、文具、茶具，等等。儀器、設備等應事先反復檢查、調試(如擴音器的音量大小)，以免臨時發生故障或出現差錯。
2.7、其他準備
會期較長的會議應準備與會人員的就餐、住宿。會場外應有醫護人員值班。同時應準備接送車輛。會議要通過新聞媒介傳播的應準備宣傳提綱。重要會議應有安全保衛人員和保密措施。會議計劃中如安排參觀、考察、游覽等活動，或贈送資料、紀念品等，必須提前做好準備。
二、會議期間工作
1、會議期間需準備的文件：、、。
2、會議期間的工作流程
2.1、在機場、碼頭、車站等處，派專人、專車分批分時段按要求接站。
2.2、做好來客接待工作，確認和分發房間，確認重要與會人員用房及整理記錄有關信息。協助分發會議禮品及房間派送水果等會務工作。確認用餐時間、菜單、標準、形式、酒水及主次桌和其他相關安排等工作。
2.3、會場桌椅擺設確認：燈光/音響/麥克風/銀幕/講臺/幻燈機/投影機一一檢視無誤。檢查會議所需資料是否完備。
2.4、會議現場：專人負責參會人員的引領，簽到，分發會議資料。
2.5、專人負責會場的協調事務工作(包括投影儀的準備、飲水的準備、禮金的發放以及會場溫度控制等)。
2.6、確認并保障會議期間會場防盜、消防等安全工作、參會代表的人、財、物等安全工作。
2.7、協調會議期間的交通工具的安排。
2.8、會議接待人員應全程跟蹤會議，以便及時和與會者保持聯系，出現突發事件能以最短的時間解決。
三、會議后續工作
1、會議后需準備的文件：參會人員通訊錄、簡報、會議總結、會議證明、會議紀要、新聞稿、返程票登記表。
2、會議后的工作流程
2.1、在與會和未與會的人中間傳閱會議記錄。會議記錄應準確。會議中所形成的決策要突出承擔行動的責任人姓名、時間及標準。表明下次會議的日期和時間。
2.2、會議的總結、評估、會議代表的意見反饋及處理工作。
2.3、會議資料、領導講話稿、代表發言稿、新聞報道資料的匯總，總結工作及印刷發放代表通訊錄。
2.4、代辦與會人員返程及他程的交通票務及其他委托代辦服務。
2.5、歡送代表工作。
2.6、會議費用的結算工作。
四、人員職責
1、會務負責人
1)聯絡協調
—對內負責與所領導及各科室負責人的溝通，制定會議計劃書及工作進度表，確保會議順利完成;
—對外負責與各參會領導及參會人員之間的聯絡，確認人員名單及行程安排;
—協調會務工作人員的活動。
2)制定會議方案并實施
—負責擬定和調整會議方案，會議組織程序，并上報相關領導審核;—負責協調各職能組分工，并確認工作安排和進程。
3)會場及住宿安排
—負責會議酒店(場地)接洽、預訂及協議簽訂;
—負責會議期間與會人員的食宿等問題的安排。
4)負責審核會議對外的文本資料內容及相關合作協議
—各類資料內容的確認審核;
—確定印刷地點;
—會場布置的審核。
5)制定可行性預算
6)同會議發言人及各位貴賓聯系
2、會務助理
1)各類文本的起草、修改，資料的編排、制作
—根據會議的要求，負責會議通知書的設計、制作及印刷;
—負責會場背景效果圖的設計與制作;
—代表證、餐券的設計與制作。
2)負責重要人員的聯絡事宜
—負責重要人員的行程安排的聯系、確認;
—負責重要人員的機(車)票的預訂;
—負責重要人員的專人接、送及陪同安排;
—負責重要人員在會議期間的用車安排。
3)負責與會代表聯絡事宜
—負責會議通知書的寄發及確認回執工作;
—負責會務資料的收集、確認并輸入數據庫;
—如會議信息有變，負責與與會代表聯系，及時告知。
4)負責會場的管理工作
—負責會場及儀器設備的管理;
—提前做好儀器設備的調試工作;
—負責會場影像/通訊的管理(計算機、PPT資料收集匯總、同傳設備等);—確保會議期間演講嘉賓PPT的收集、正常播放及__。
5)負責交通管理及安全措施
—負責用車計劃;
—負責確定車輛行走路線和確保路線的暢通及用車安全。
6)負責會場安全保障工作
—負責對可能存在和未知的安全隱患進行檢查并制定解決方案
7)會務帳務管理
—會前負責制定收入、支出預算表
—會后負責制作收入、支出明細表
—負責會務費用分配方案的制定、上報及落實
3、應急人員
1)負責資料袋或者禮品袋物品的裝放與分發。
2)負責參會人員的引領、接待。
3)負責就餐秩序的控制。
4)負責會中其他應急工作。
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