本文目錄

1. 活動計劃書格式范文(集錦)
2. 會議籌備方案范文_會議籌備流程
3. 會議議程格式

開展了各種活動，在活動開展前是不是需要做活動計劃呢?那么活動計劃應該怎么寫呢?下面是由我為大家整理的“活動計劃書格式范文(集錦)”，僅供參考，歡迎大家閱讀本文。

一、活動主題

xx活動

二、活動背景

三、活動目的

通過本次xx活動，讓大家領會革命先輩們的“勇往直前、不屈不撓、精誠團結、熱愛祖國、積極樂觀”的革命精神。

四、活動地點

xx學院xxX教室

五、活動時間

xx年x月

六、參與人員

面向整個xx學院學生。

七、活動主辦方

xx學院組織部

八、活動流程

第一階段：準備工作

宣傳準備：通過海報宣傳、xx學院學生會群、通知每個班級的團支書等多元形式來向外界宣傳我們的活動。

會場準備：以紅色基調為主。(活動開始前盡量請到我院領導蒞臨活動現場進行指導)

第二階段：思想提升

個人、班級的心得體會、活動總結，各x字左右

九、活動的具體內容

活動形式多樣化：活動的開頭以紅歌接龍的形式熱場，以便于增加活動現場的熱烈氣氛、激發活動參與者的熱情。等場上氣氛濃到一定程度的時候就開始正式的活動;活動形式主要有：紅歌演唱(可獨唱、也可以合唱)、紅色電影片段配音、以及紅色小品。這些活動能夠生動形象的使大家對這段歷史有一定的了解。

十、活動準備工作

提前邀請評委及借用多媒體教室、印制活動方案、制定活動

十一、活動要求

1、活動參與者要遵循活動規則，比如：時間限制，內容積極向上，不過若有意外情況，我們將堅持原則的堅定性，政策的靈活性，盡量使活動順利進行。

2、保持活動現場整潔，禁止大聲喧嘩

十二、活動結束

1、由評委對本次活動進行評價總結。

2、現場評選出獲獎人員(團、組)。

為加強區青企協團隊建設，提升協會凝聚力，促進企業交流，增強會員友誼，擬定于20xx年4月中旬舉辦會員戶外拓展活動，方案如下：

一、活動時間

xx年x月x日

二、活動地點

xx戶外拓展基地

三、參與人員

協會全體會員

四、組織方式

以分會為單位，由各分會長牽頭，各分會秘書處負責發動、報名和組織工作

五、活動日程及內容

x月x日(周x)

下午2：00集中出發

下午5：30到達xx山并入住

下午6：30就餐、交流

x月x日(周x)

上午08：30早餐

上午09：00進行拓展

中午12：00午餐，稍作休息

下午2：00關于協會發展交流會

下午6：30晚餐、交流

x月x日(周x)

08：00早餐

09：00分享會(每個會員自備企業PPT進行介紹)

12：00午餐

14：00返深

六、活動費用

x元/人+會議室等(按實際報名情況再定)(協會承擔所有相關費用)

七、其他事項：

1、參加活動人員原則上集中乘坐大巴車，統一前往;有特殊情況需自駕車前往的，請于當天下午6點鐘前到達目的地;

2、若需要請假的會員，務必派一名公司高管代表參加活動，并做好企業介紹、分享的準備。

3、本次活動為協會集體活動，請各分會高度重視，精心組織，認真做好報名發動組織工作。

一、活動主題：與新生班級聯誼(新生班級待定，以大一為主)

二、活動時間：xx年x月份

三、活動地點：新校區教室(具體另行通知)

四、活動目的：促進班級里內部團隊，幫助大一新生了解學校，了解我們專業與未來我們專業走向，促進大一大三學生友誼，增加大家交友面。

五、活動流程：

1、主持人發言，活動開始。

2、為大一學弟介紹學校，我們學院以及我們的專業。

3、知識競賽(內容可以包括科普，生活常識，還有我們專業方向性知識以此幫助大一新生了解我們專業)

4、小游戲環節(可以借此讓與大一新生和我們互相交流娛樂，給與大家一個共同了解彼此促進友誼的機會，小游戲內容盡量包涵娛樂性質游戲，不帶有強迫表演性質，具體游戲內容由班級組織委員協調)

5、嘉賓致辭

六、嘉賓：班主任，輔導員(，其他班級班委

七、獎品準備：班委準備

八、預期活動效果：

通過和新生班級的聯誼，真正做到為學風建設樹立一個榜樣。活動過程中達到氣氛融洽的，臺上臺下得到互動的效果。同時能夠讓新生班級同學更加了解本專業，在大一就為專業知識達到扎實的基礎。

九、活動注意事項

1、班會按時進行

2、班會成員按時出席

3、有較完整的班會記錄和同學們的發言稿

4、教室與黑板布置合理

5、班會秩序維持較好紀律

6、保持教室清潔和活動氣氛

一、活動目的

為隆重熱烈地慶祝中華人民共和國成立x周年，進一步加強公司員工的思想道德建設，弘揚和培育民族精神。使員工了解建國x年來建設及經濟發展偉大成就，激發愛國主義情感，樹立為構建社會主義和諧社會和中華民族偉大復興做貢獻的志向，并努力把遠大志向化作每一天的具體行動，學會做人、學會學習、學會創造。進一步推動公司文化建設工作，增強員工的集體榮譽感，我公司將開展“我們愛祖國”慶國慶系列活動。

二、活動主題

我們愛祖國

三、組織機構

組長：x

副組長：x

組員：x、x、x

四、活動時間

xx年x月為“我們愛祖國“愛國主義教育活動月，xx年x月x日開展具體慶國慶系列活動。

五、活動內容

1、十月份為“我們愛祖國”愛國主義教育主題活動日，以各部門為單位開展弘揚民族精神活動。各部門負責人召開“我們愛祖國”“勿忘國恥，興中華”紀念九一八“民族精神代代傳”等主題部門會，借助廣播、電視讓員工深入了解祖國建設x年所發生的天翻地覆的變化，了解全國各族人民為給祖國母親x華誕獻禮所展開的活動等等，對員工開展愛國主義教育。將愛國情懷轉化為具體的愛國行動，從做好每一件小事做起，從愛家、愛公司起，教育員工以小見大，真情愛祖國。

2、向員工推薦反映我國燦爛歷史，光榮革命傳統，錦繡壯美河山的書籍，記寫讀書筆記，部門內召開讀書交流會，書友會。讓員工從書籍中了解祖國，感受發展。

3、以畫祖國、唱祖國、頌祖國、看祖國、寫祖國為系列，開展慶國慶慶祝活動。

畫祖國：發動員工及員工家屬拿起畫筆，把對祖國的熱愛之情繪成一幅幅表現祖國變化，美麗的圖畫，公司將在酒店布置畫展。

唱祖國：要求員工選唱內容健康向上，反映建國x年來發展變化的紅歌曲目。

頌祖國：朗誦篇目自選，內容要健康向上，體現愛國熱情。

看祖國：觀看國慶獻禮片，了解建國歷史、x年的偉大建設成就，也可舉行“我們愛祖國”攝影展，讓員工們以自己的視角看祖國的進步、家鄉的發展，激發員工愛祖國、愛家鄉的感情。

寫祖國：布置員工看愛國電影以后寫觀后感，舉行“我們愛祖國”征文展。讓員工們深刻感受祖國x年來巨大變化，展現出來的中國風貌，為自己是一名中國人而感到由衷的驕傲和自豪。

六、活動要求

(1)請各部門按要求認真開展活動，x月x日前上報參賽歌謠、朗誦題目。

(2)各部門負責人必須參加朗誦或歌曲選唱活動。

(3)公司辦公室人員全部參加、項目部至少兩人參加、酒店至少五人參加朗誦或歌曲選唱活動。

(4)未參加朗誦或歌曲選唱的員工在其他的活動中任選一項。

七、活動準備

本次活動由公司統一安排，各部門負責人具體負責組織，員工協調運作。做好評分工作，以備案存檔?！拔覀儛圩鎳钡闹餍梢呀涀囗?，舉辦好這次國慶慶祝活動，為祖國母親x華誕獻禮，表達我們最真誠的敬意和祝福。

一.活動背景

為了提高廣大學生心理素質，使我們重視自身潛在的心理危機，樹立心理健康意識，普及心理認識。為此，人文學院心理素質發展部將舉行第一期心理座談，為同學們提供一個平臺，面對面與領導、輔導員、心理學老師交流、談心，將自己的困惑、迷茫、郁悶大膽講出來，我們會全力幫助你。通過現代豐富互動形式，提高廣大學生學習心理健康知識的興趣，加深對心理知識的理解，提高他們解決現實生活中學習、生活、交際中產生困惑的能力，達到自助和助人的目的。

二.活動的目的和意義

(1)主要解決大一新生學習、生活、交際方面存在的心理困惑

(2)宣傳和普及心理知識，提高大學生的心理素質。

(3)接近老師和學生、學生和學生的距離，共創快樂生活。

(4)宣傳心理素質發展部，使廣大師生了解、熟悉本部的職能、宗旨，使同學們有問題能夠尋求我們的幫助

三.活動時間

x月x日

四.活動地點

圖書館202報告廳

五.特殊嘉賓

校團委書記：xx

心理學老師：xx

學院院長xx

輔導員：xx

六.特邀主持

__(音樂系)

七.活動內容

1.嘉賓發言

2.趣味心理測試

3.師生互動(主題：人際關系、專業、生活)

4.主持結束語

一、體育文化節背景簡介

xx學院體育文化節承載了一系列精品本次活動味運動會、“3+2”排球賽，以及“四對四”為廣大喜好體育運動的同學開辟了一方展示青春活力，show出自我的空間和舞臺。

xx學院體育文化節在全校范圍內產生了廣泛積極的影響，得到同學們的熱切回應?，F在體育文化節已成為湖南科技學院校園文化中不可或缺的一部分，她從不缺少關注，從來就不缺少令人激動和向往的元素，因此，有很多的企業與大家學校合作。今年，究竟花落誰家?讓大家共同期待吧!

二、本次活動基本情況介紹

“四對四”足球賽是伴隨著武漢大學體育文化節一起誕生的一個項目，同時也是體育文化節的一款精品強檔。在汲取了當今風靡世界的五人制足球賽的精彩、趣味、時尚、靈活的優點之外，又融入了自己的特色，改制為四人制。這樣就更加方便了同學組隊，同時對球隊的整體攻防水平要求更高，使比賽更富觀賞性。

誰是綠茵場上的豪門?!誰是桑巴裙上的舞者?!激情燃燒的x月，讓大家來共同期待各路英雄豪杰為大家上演最炫彩奪目的畫卷吧!

三、本次活動理念

自由我舞臺，青春更精彩!

四、本次活動目的

豐富活躍校園文化生活，倡導時尚健康生活方式，促進xx大學足球運動水平的提高，為廣大同學搭建一個(更多精彩文章來自“秘書不求人”)相互交流與學習的平臺。

五、本次活動時間

xx年x月—x月

六、大賽籌備及宣傳

前期：這是組委會為主的的全面而細致的準備時期，大家將以天為單位進行海報告知性宣傳，并接受報名;對各隊的實力按照歷史記錄等資料進行科學而公正的評估，選出種子隊，再進行抽簽分組，安排賽程。對裁判和工作人員做好培訓、分工，并召開賽前隊長會議，賽前裁判工作會議。為比賽的一切事宜做好準備。做到有備無患，防范突然事件。

中期：這是本次活動進行得如火如荼的時期，每一場，每一輪都會有更多的精彩。大家將認真地做好賽事進行時的各項組織工作，認真的布置賽場，維護比賽秩序，做好每輪比賽的賽果宣傳，在每輪比賽后，做詳細的工作總結。密切配合商家最大限度地為商家做宣傳本次活動。

后期：本次活動的收尾階段，以決賽和頒獎儀式為重頭戲，做到最大的宣傳力度和影響力，使比賽綻放最絢麗的色彩。繼續宣傳攻勢，做好攻堅的宣傳工作，并為商家進行商業本次活動宣傳。賽程結束，做本次活動的總結，給比賽畫上個圓滿的句號。

宣傳方式：

1以大海報進行比賽本次活動的宣傳。

2.在比賽各種用表和獎狀上都醒目注明贊助商家名稱。

3.對比賽場地精心布置，懸掛大塊橫幅和彩旗、廣告牌等，渲染本次活動氣氛。在比賽工作桌，工作點貼商家海報，如有需要，可以進行商家產品促銷本次活動。

4.在校廣播臺、網站和報紙上進行本次活動的宣傳報道，校學生會網站將放置贊助商廣告，并對球賽全場進行跟蹤報道。

5.邀請本地報紙，電視臺等媒體進行報道。

6.每輪賽果，賽況都將伴隨商家商業本次活動一起進行現場宣傳。

七、賽事流程

八、賽事規則

九、人員安排

十、資金預算

一、宣傳費用

1.海報及傳單：x元(商家可以自制)

2.印制報名表：x元

二、場地布置

1.條幅x元(商家可以自制)

三、比賽過程中的工作用品

1.哨子：x元

2.圓珠筆：x元

3.記錄本：x元

四：獎品

冠軍x元

亞軍x元

季軍x元

獎杯、獎狀、證書x元

五：其他費用

復印費(比賽規則、賽程表、成績單等)x元

六、工作人員的工作餐

無論是什麼行業的企業或單位舉辦會議，單純站在舉辦方的立場與角度上看問題，都會面臨各種問題。下面我來告訴大家關于會議籌備的方案，歡迎參閱。

一、會議時間：20XX年7月15日10:00-11:00

二、會議地點：二樓辦公室

三、參會人員：張經理、王經理、朱適、段玉紅、張帥、李

琴、邱偉恒、劉珍娣、譚玲。

四、會議主持：張經理、王經理

五、會前準備工作：

1、根據領導的會議要求，確定出會議議題。

2、利用電話、郵件等通訊工具通知參會人員參會時間，地會議流程策劃方案點，同時告知參會人員會議的名稱及內容，以便參會人員整理好相關資料，做好充足的準備工作。

3、組織各參會人員按時到場，明確自己所在職位的工作職責范圍。

4、制作出會議的各項日程，編排好會議的相關程序，制定出一系列的注意事項，根據這些注意事項作出相對應的應急方案。

5、會場的布置要充分反映會議主旨，簡明扼要，突出重點。

(1)會場要懸掛橫幅，橫幅上的字要直擊中心議題。

(2)會場要安放一臺投影儀，以便更好的反映出會議的核心問題，同時用數據的形式更能直觀展現出該問題的實質，有針對性的想出一整套的解決方案來解決目前存在的問題。

(3)確定好明確的會場區域后，再對會議桌的擺放形式進行調整。

(4)會場還要對主席臺位置做一個明確的設定，在設定好位置后，落實主席臺的領導人，再進行一一安排座次，并告知參會人員所在座次的編號，根據編號設置發言席，再設定的發言席上擺放席簽、話筒，在開會前期要對話筒進行試音，確保話筒的音質。

(5)還要注意的是會場的環境對會議的開展也起著至關重要的作用。會場的燈光照明設施，通風效果，錄音、錄像的好壞直接決定了本次會議的成功與否，因此要對這些設施設備進行細致的檢查。

(6)為了讓會議的氣氛不會顯得那么緊張，可以在會場內擺放少量的花，既緩減壓力，又烘托氣氛。

6、后勤部門要對參會人員提供一些輔助性的幫助。比如：水、食宿、用車、醫療保健、安全保衛等。

7、開展此次會議還要考慮對會議做好會議發言、投票、發獎、集體照相等一系列的準備工作，以確保會議不會因為某些環節而影響會議的正常舉行。

8、把所有會前準備工作做好后再對其進行重新檢查一遍，最后向領導匯報工作。

六、會中的服務與組織

1、工作人員要提前1小時到會場，仔細檢查會場前期的準備情況，確保沒有遺漏的環節。

2、完善簽到工作，準確了解參會人員的到場情況，尤其是主席臺領導人及發言人是否到齊，對還沒有到的參會人員進行二次通知，詢問原因，對已到場的參會人員發礦泉水，并進行材料的分發工作。

3、按照原計劃的編排方式讓參會人員從前往后依次就座。

4、后勤部門維持好會場秩序，參會人員提前5分鐘進會場就座，與會議無關的人員及時離開會場，并關閉會場大門，在開會期間手機調成震動或靜音，不準擅自離開會場，不準接電話，保持會場的安靜。

5、行政人員在開會期間要做好會議記錄，寫好會議簡報。

6、為了弘揚公司文化，在開會過程中安排專門人員進行現場拍照，會后可將這些圖片放至網上，做后期公司文化的宣傳，同時為了加深參會人員之間的友誼，對參會人員組織照相。

7、行政接待人員為參會人員提前預定返程車票、火車票、飛機票等。

七、會后會場的收尾工作

1、會議結束后，檢查所帶工作資料和物品(包括會簽)是否全部帶齊。

2、根據參會人員離開的時間，安排工作人員對參會人員進行護送。

3、回公司后及時對此次會議做好文件的清退、收集和歸檔等工作。

4、為了讓此次會議開展的更有意義，可以安排新聞媒體對此次會議進行全方位的報道。

一，明確會議主題

會議主題要明確，經銷商會議的目的就是為了訂貨，因此，會議的主題沒有必要取名為假意的“某某經銷商交流會，某某廠商聯誼會”等，而應該直奔主題，作“某某區域某某品牌訂貨會”讓所有經銷商明白廠商召開此次會議的目的就是為了訂貨，避免讓經銷商沒有訂貨的心理準備，從而使雙方均不滿意。

二，充實會議內容

1，會議內容要有教育性

現今很多品牌的訂貨會已經流于俗套，找些客戶過來聽廠商人員進行宣讀公司的那些基本情況，然后就吃飯喝酒，讓公司業務人員和經銷商在酒桌上“酒量即銷量”然后就是再進行其它活動，以此來拉攏經銷商訂貨。會后，公司算帳，利潤不能支撐費用，代理商愁眉苦臉，以后說到經銷商會議就是害怕，經銷商對代理商的經銷商會議也不再感興趣，因為召開一個訂貨會除了拿錢去吃喝去訂貨外，沒有其它實際的意義，并且也和代理商一樣，看不到利益，學不到東西。因此我認為，在召開訂貨會的會議內容除了向經銷商宣傳品牌后，可以更多去選擇提高經銷商經營管理水平，幫助分析行業發展趨勢，指導經銷商做出更好的促銷方案，言傳身教如何向消費推廣本品牌產品，并幫助分析竟品的優缺點等等會議題材作為會議的主題。相信，經銷商會對以上題材更有興趣。

2，會議主持人要專業。

專業的會議主持人會讓會場的氣氛輕松，明快，同時也可以讓經銷商加強公司的專業形象和隆重態度。

3，會議時間經銷商會議策劃方案經銷商會議的時間段：產品銷售旺季前和產品銷售旺季后。

會議的時間不能太長也不能太短，應堅持以四個小時為基本原則。第一個小時重點突出宣傳公司品牌和產品的賣點。第二個小時應該請公司經理級人物做會議主題的報告發言，同時公布當次會議的突發性政策。第三個小時應該以文藝性的節目或者以活躍現場氣氛為主。第四個小時，以參觀會場展覽產品并現場訂貨。

三，增強會議效果

會前工作主要為：

(1)確定訂貨會的邀請對象，細節之處是尤其要抓住在訂貨會中起決定作用的人員。

(2)確定訂貨會的主推品項：做為企業產品品項往往不是單一的，因而采取哪款產品作為主推品種，就要對市場進行充分摸底，找出機會點最大的產品，如針對德賽目前的產品中，就要突出差異化產品DS-001學習DVD，充分突出它的賣點。細節之處是要避免主推的品項過全或促銷推廣產品無重點。

(3)制訂主推品項的訂貨政策：即對主推品項產品采取什么樣的促銷政策才能合適，才能起到擴大訂貨量的目的，促銷政策不到位也會影響訂貨會效果，細節在于訂貨政策的制定。

(4)確定訂貨會的主題：銷售產品需要一個理由，開訂貨會同樣也需要一個由頭，確定一個主題。否則平白無的搞促銷開訂貨會會讓客戶產生防范心理。

(5)做好訂貨會前造勢和客戶摸底，一方面事前造勢讓客戶有正確認識和心理和準備，同時通過市場情況摸底圈定核心客戶，是訂貨會有的放矢。

(6)做好場地的選擇：主要根據邀請的人數，規模，選定訂貨會會址，對場地的選擇要求，要做到交通便利，易于尋找這一點。

(7)做好時間安排和訂貨資料的準備，根據邀請對象發邀請函，注明訂貨會時間地點，同時也可將產品資料，價格表和促銷活動通知送達知客戶手中。

(8布置好會場。定貨會會場布置要突出訂貨會主題

會中的工作主要為：

通過在訂貨會會中制造輕松寬松的氣氛，一方面可以讓客戶積極參與其中，調動客戶訂貨的積極性，同時可以消除客戶的防范心理，感染其它客戶

會后的工作主要為：

訂貨會開完后，只是訂貨會成功的一半，如何落實是訂貨會最終成功與否的重中之重，因而訂貨會后一方面要將貨及時送達訂貨客戶的手中，另一方面要做好電話的及時跟蹤與走訪追蹤，收取保證金，確保真正達成意向

訂貨會開完要善于總結

現在很多企業，談到訂貨會基本上不談“訂貨后”，訂完了，似乎已經結束了，資金也來了。訂貨會還有很多工作要做。今年的訂貨會要跟去年的訂貨會比較，數字是否有增加，生產能力是否能跟上，貼牌加工的廠家是否進一步去落實，這些都是亟待解決的。

四，召開訂貨會的細節問題

1，精心設計定貨會的政策

2，會前開票和會中開票相結合

3，找一個好的會議主持人

4，專車接送鄉鎮大戶經銷商

5，一定要設置抽獎和禮品環節

6，設置餐桌就餐人員姓名

一、會議前準備工作

1、會前所需準備的文件：、、、、會議議程、桌簽、座次表、餐卷、代表證、會議橫幅(一般由會議承辦賓館制作)、會議背景PPT、房間號碼表、會務資料領取表、會議資料、報到處。各文件具體形式如附件。

2、會前準備工作流程

2.1、會議的計劃：

(1)確定會議的目的，試圖達到的效果，會議預期取得的成果等。

(2)確定會議的名稱，初步擬訂出席對象、主持人、規模、規格、召開時間、需用時間、地點、議程等。

(3)決定會議的工作人員和服務人員，必要時成立籌備組、臨時秘書處或籌備委員會。

2.2、確定會議日程。編排會議日程表，并與會前發給各參會人員。會議流程策劃方案(1)議程表。

將會議議題按照內在聯系、主次和先后排列次序，編排議程，印成文字，即議程表，會前發給與會人員。

(2)日程表與作息時間表。

會期超過一天的會議，還應訂出日程表和作息時間表。

2.3、會議成本預算。

會議的成本=場地租借費+文件資料費+交通費+食宿費+活動費+服務人員的工資+咨詢勞務費。

2.4、準備會議資料。

(1)開幕詞、工作報告、發言稿等

(2)會議所用的技術性、程序性文書材料，如：會議通知、會議議程表、日程表、作息時間表、與會人員名單、通訊錄、分組名單、住房安排表、工作人員名單、車輛調度表等。

2.5、發送會議通知及接受回執。

(1)會議通知：本單位的小型會議，可采用口頭、電話、書面通知等方式通知。外單位或跨地區的會議必須寄送書面通知，邀請性會議則可寄送請柬或邀請信。

會議通知可采用郵寄(包括電子郵件)、傳真、專人送達等方式，對重要的邀請對象可用發送書面通知或邀請柬，再加電話征詢、確定的雙重方式。

(2)回執：為準確統計與會人數，做好相應準備，通知時應提前7天以上并附回執。

回執的通知應計算郵途的來回時間，受邀請者考慮和準備時間，相應提前發送，但又不可提前過多，以免對方遺忘。

2.6、會場布置，會場根據與會人數選擇適當場所，具體要求如下：

(1)會場要整潔、安靜、明亮、通風、安全，大小應與人數相適應。按地區、系統、單位等分組，事先劃分席位，擺放好桌簽。

(2)主席臺席位。

第一排的正中為首席.其次是左位，再次為右位-先左后右，左高右低.前排為主。后排為次，其他的依次類推。在席位前放置姓名桌簽，便于按位入座。

(3)會場設施。

會場的所有設施必須在開會前準備齊全，如擴音、錄音、放音、唱片，錄像、攝影、投影儀、放映機、燈光照明、風扇或空調、記錄紙、文具、茶具，等等。儀器、設備等應事先反復檢查、調試(如擴音器的音量大小)，以免臨時發生故障或出現差錯。

2.7、其他準備

會期較長的會議應準備與會人員的就餐、住宿。會場外應有醫護人員值班。同時應準備接送車輛。會議要通過新聞媒介傳播的應準備宣傳提綱。重要會議應有安全保衛人員和保密措施。會議計劃中如安排參觀、考察、游覽等活動，或贈送資料、紀念品等，必須提前做好準備。

二、會議期間工作

1、會議期間需準備的文件：、、。

2、會議期間的工作流程

2.1、在機場、碼頭、車站等處，派專人、專車分批分時段按要求接站。

2.2、做好來客接待工作，確認和分發房間，確認重要與會人員用房及整理記錄有關信息。協助分發會議禮品及房間派送水果等會務工作。確認用餐時間、菜單、標準、形式、酒水及主次桌和其他相關安排等工作。

2.3、會場桌椅擺設確認：燈光/音響/麥克風/銀幕/講臺/幻燈機/投影機一一檢視無誤。檢查會議所需資料是否完備。

2.4、會議現場：專人負責參會人員的引領，簽到，分發會議資料。

2.5、專人負責會場的協調事務工作(包括投影儀的準備、飲水的準備、禮金的發放以及會場溫度控制等)。

2.6、確認并保障會議期間會場防盜、消防等安全工作、參會代表的人、財、物等安全工作。

2.7、協調會議期間的交通工具的安排。

2.8、會議接待人員應全程跟蹤會議，以便及時和與會者保持聯系，出現突發事件能以最短的時間解決。

三、會議后續工作

1、會議后需準備的文件：參會人員通訊錄、簡報、會議總結、會議證明、會議紀要、新聞稿、返程票登記表。

2、會議后的工作流程

2.1、在與會和未與會的人中間傳閱會議記錄。會議記錄應準確。會議中所形成的決策要突出承擔行動的責任人姓名、時間及標準。表明下次會議的日期和時間。

2.2、會議的總結、評估、會議代表的意見反饋及處理工作。

2.3、會議資料、領導講話稿、代表發言稿、新聞報道資料的匯總，總結工作及印刷發放代表通訊錄。

2.4、代辦與會人員返程及他程的交通票務及其他委托代辦服務。

2.5、歡送代表工作。

2.6、會議費用的結算工作。

四、人員職責

1、會務負責人

1)聯絡協調

—對內負責與所領導及各科室負責人的溝通，制定會議計劃書及工作進度表，確保會議順利完成;

—對外負責與各參會領導及參會人員之間的聯絡，確認人員名單及行程安排;

—協調會務工作人員的活動。

2)制定會議方案并實施

—負責擬定和調整會議方案，會議組織程序，并上報相關領導審核;—負責協調各職能組分工，并確認工作安排和進程。

3)會場及住宿安排

—負責會議酒店(場地)接洽、預訂及協議簽訂;

—負責會議期間與會人員的食宿等問題的安排。

4)負責審核會議對外的文本資料內容及相關合作協議

—各類資料內容的確認審核;

—確定印刷地點;

—會場布置的審核。

5)制定可行性預算

6)同會議發言人及各位貴賓聯系

2、會務助理

1)各類文本的起草、修改，資料的編排、制作

—根據會議的要求，負責會議通知書的設計、制作及印刷;

—負責會場背景效果圖的設計與制作;

—代表證、餐券的設計與制作。

2)負責重要人員的聯絡事宜

—負責重要人員的行程安排的聯系、確認;

—負責重要人員的機(車)票的預訂;

—負責重要人員的專人接、送及陪同安排;

—負責重要人員在會議期間的用車安排。

3)負責與會代表聯絡事宜

—負責會議通知書的寄發及確認回執工作;

—負責會務資料的收集、確認并輸入數據庫;

—如會議信息有變，負責與與會代表聯系，及時告知。

4)負責會場的管理工作

—負責會場及儀器設備的管理;

—提前做好儀器設備的調試工作;

—負責會場影像/通訊的管理(計算機、PPT資料收集匯總、同傳設備等);—確保會議期間演講嘉賓PPT的收集、正常播放及__。

5)負責交通管理及安全措施

—負責用車計劃;

—負責確定車輛行走路線和確保路線的暢通及用車安全。

6)負責會場安全保障工作

—負責對可能存在和未知的安全隱患進行檢查并制定解決方案

7)會務帳務管理

—會前負責制定收入、支出預算表

—會后負責制作收入、支出明細表

—負責會務費用分配方案的制定、上報及落實

3、應急人員

1)負責資料袋或者禮品袋物品的裝放與分發。

2)負責參會人員的引領、接待。

3)負責就餐秩序的控制。

4)負責會中其他應急工作。

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會議議程安排

一、會議時間：2011年2月23日13:30至18:00

二、會議地點：xx大街路口南xx酒店3樓會議室

三、會議議程：

序號時間項目報告人

1 13:30-14:00與會人員陸續入席

2 14:00-14:15會議開幕致詞并通報公司發展概況 xxx

3 14:15-14:25部門劃分及崗位職責 xxx

4 14:25-14:55銷售部管理規定 xxx

5 14:55-15:20公司財務綜合管理和流程 xxx

6 15:20-17:20平臺開發進展通報（提問討論） xxx

7 17:20-17:35客服流程和試題庫發展 xxx

8 17:35-18:00通報視頻產品現狀 xxx

9 18:00-18:30市場部工作計劃 xxx

10 18:30-18:50會議總結及致詞 xxx

四、參加人員：

1、公司全體員工

2、其他人員

五、有關要求：

1、參加人員要事先安排好，務必準時參加，如無特殊原因不得請假；

2、鑒于會議的重要性，請自己做好必要的記錄。

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