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您好！
要讓會議順利進行，前期的會議簽到是至關(guān)重要的，如果是小型商務(wù)會議，人數(shù)較少，那么簽到相對簡單，僅僅是名錄登記。但如果是大型會議或者展覽，那么簽到就是一項相對復(fù)雜的工作，既要讓簽到有序進行。
通常情況下，會議的簽到與住宿安排連在一起。大型會議如果想要簽到過程不出現(xiàn)混亂，必要的流程及準備是必須的。
1.回執(zhí)統(tǒng)計表、簽到表格、引導(dǎo)及協(xié)助人員、
2、住宿賓館準確的房間數(shù)量及房間號、房間分配表、鑰匙及早餐券、標(biāo)明入住者姓名及房號的小信封
(內(nèi)裝客房鑰匙，通常酒店可以提供)、入住酒店相對明顯的路徑指示、酒店功能開閉說明及付費標(biāo)準。
3.會議(展覽)須知、會議(展覽)詳細日程。
4.會后會間考察線路及參與方式。
5.返程預(yù)定及確認、會務(wù)交通使用方式及付費標(biāo)準等等。
盡量使用電腦簽到。一般情況下，簽到服務(wù)人員應(yīng)該不少于6人——工作時間應(yīng)該根據(jù)會展參與人員抵達時間合理分配。
如果事先將回執(zhí)的項目設(shè)計得很周全，對于簽到及入住安排有很大幫助。
湖南省會議接待服務(wù)中心,是湖南會議接待第一品牌，湖南長沙會議公司中最有影響力的一家。我們專注于會議服務(wù)、會議接待、會議策劃、會議培訓(xùn)、旅游考察、租車服務(wù)、酒店代訂。公司旗下有湖南省會義國際旅行社有限公司、湖南新泰線汽車租賃有限公司，為我中心的長沙會議接待、張家界會議接待及湖南各地區(qū)的會議接待提供了很好支持與保障。
望采納，謝謝
公司準備舉辦大型會議，而作為會議接待工作人員的你是否對開會議的流程接待清楚呢?下面是我為你整理的大型會議接待流程，希望對你有幫助。
大型會議接待流程
一、會議報道之前的工作
1、與會議主辦單位確認會議的報到日期、會議名稱、會議用水牌和布標(biāo)、到會的大致人數(shù)、使用會議室的日期和會議室擺設(shè)方式、會務(wù)組老師(或工作人員)到達日期(確認航班或車次)、會務(wù)組的會議要求(會議主辦單位內(nèi)容，到會講課老師的安排和待遇、接送問題、酒店住宿安排、講課的時間、有關(guān)會議安排的細節(jié)問題、會后考察的具體行程安排);同時提供所掌握的酒店情況給會議的老師以供其參考，在推薦酒店的過程中需要注意選擇的酒店的價格在符合會議要求的范圍內(nèi)。
2、在上述情況落實后盡快將所選酒店訂妥(房間、餐標(biāo)、會議室價格按天計算、酒店位置)，落實在會議報到日期接站所用車輛和聯(lián)系方式(需根據(jù)報到人數(shù)安排相應(yīng)接站用車);落實會后考察行程的用車、導(dǎo)游、火車票、飛機票、地接社(只是提前進行大致預(yù)訂)。
▲會議場地要求：9個多媒體教室;容納2-300人左右
3、在酒店預(yù)訂完畢后，將酒店的大致情況以書面的形式將傳真件發(fā)送至主辦方，尤其是將酒店的具體準確的所在地理位置和從機場或火車站出發(fā)到達酒店的乘車(公交車)方式告知會議主辦方;同時可再次與對方確認會議報到人數(shù)和日程安排有無變化或是更改。
4、第三項(3、)工作完畢后可向行程用車單位或個人、導(dǎo)游、機車票、地接社作出相對準確的答復(fù)，以便對方作出相應(yīng)的安排和接會準備。
5、準備會議所用相關(guān)用具(會議在酒店或團隊車輛使用的各類標(biāo)識、簽到登記的表格、文具用品、學(xué)習(xí)資料袋包括：筆記本、筆、文件袋】、預(yù)訂返程交通所用表格和車次時刻表、相應(yīng)的返程交通價格表、會后考察的紀念品【禮品】、座簽牌)同時通知會議用酒店此次會議的名稱和對于提前到達的學(xué)員如何安排住宿。
6、通知酒店，會務(wù)工作人員需要提前一天也可根據(jù)到會人員的情況而定進駐酒店并準備會務(wù)組用房;同時通知接站的用車和確認司機的聯(lián)系電話、車型及接站人員會議所在酒店和會務(wù)組房間號;同時與會議主辦方聯(lián)系告知會務(wù)工作人員已經(jīng)入住酒店。在入住酒店后須將會議的名稱和報到地點、乘車方式、酒店聯(lián)系電話、會務(wù)組所在房間通知辦公室職守人員
二、會議報到前準備工作
1、入住酒店的工作人員須將會務(wù)組房間布置好以便會議報到時使用;同時與酒店各個相關(guān)部門協(xié)調(diào)好會議細節(jié)問題(如：會議用布標(biāo)、水牌、會議室、餐廳的情況);將會務(wù)組標(biāo)識張貼好在容易看到的地方。
2、詳細了解本會議所用場所的位置。如:餐廳、會議室、會務(wù)組老師和講課老師所用的房間。
3、相關(guān)會議使用設(shè)備的準備情況。如：會場布置情況、多媒體投影儀。
三、會議期間的工作
1、會議在報到期間最重要的是收費。在收費過程中必須細致、準確、書面登記。
收費過程中必須嚴格按程序操作，及：
(1)確定學(xué)員情況
(2)根據(jù)情況計算應(yīng)交費用
(3)填寫收費據(jù)不撕!
(4)收款
(5)將收據(jù)撕下交于學(xué)員
(6)填寫報到表。
2、在出現(xiàn)收費后，收據(jù)已開出的情況下;學(xué)員行程出現(xiàn)變化必須在原收據(jù)的基礎(chǔ)上進行加注或更改，更改后的內(nèi)容必須有客人簽字和日期。
四、會議期間需要注意注意問題
1、會務(wù)組必須始終保持整潔、干凈和安靜的環(huán)境。
2、會務(wù)組所用的書面文件需保存完好。
3、會務(wù)費的支出或相互來往必須以書面形式體現(xiàn);及相互出據(jù)憑證。
4、各人會務(wù)款必須保管好，做到每天進行清點，保險安全的寄存。
大型會議預(yù)定籌備的流程
一、會議預(yù)訂
1.如果公司沒有單獨的大型會議室，我們就需要先從各酒店預(yù)訂會場，最好是離公司最近，也方便吃住的商圈開始尋找會場，并做好預(yù)訂。
2.會議預(yù)訂確定內(nèi)容事項
1)會議時間、會議地點、公司名稱、會務(wù)組聯(lián)系人、會議人數(shù)、場地租金、免費項目、收費項目、結(jié)帳方式、其他要求。
2)會場布置形式：課桌式、劇院式、U字形、T字形、回字形、雞尾酒字形、口字型等。
3)會議用品基礎(chǔ)配置：大便簽紙、鉛筆(刀筆)、話筒、移動白板套裝、投影儀、幕布、會議臺，會場指示牌。(如無特殊說明，不得使用KTV系統(tǒng))
4)會議收費項目：茶歇(紅茶、咖啡、綠茶、礦泉水)，橫幅制作。
3.完成會議預(yù)定流程后，一般需要提前兩天下會議通知書給各參會人員，抄送給公司上級。
二、會場布置
1.會場布置一般由承接會議的酒店負責(zé)安排按會議通知單要求布置會場工作，會議籌備組協(xié)助酒店布置。
2.會議期間的茶水服務(wù)由酒店方負責(zé)，會務(wù)組可以根據(jù)需求選擇茶水的品種。
3.會議擺放標(biāo)準：會議桌椅橫豎一條線，便簽橫豎一條線，鉛筆統(tǒng)一斜45度朝左擺放在便簽紙中心并橫邊對齊。
4.橫幅放置最好是會場最前方或者最后方的上邊緣，方便拍照時的整體效果提現(xiàn)。鮮花布置可以放在講臺的最中央，最好是重要領(lǐng)導(dǎo)的前方。
三、會議開始前檢查
1.會前檢查一般由承辦酒店帶領(lǐng)會務(wù)組組成檢查小組負責(zé)
2.會前檢查要求：桌椅是否符合標(biāo)準、紙筆水?dāng)[放是否符合標(biāo)準、整體無垃圾、無污漬，臺面干凈、整潔。
3.會議設(shè)備檢查要求：提前半個小時確保會議區(qū)域照明全部正常使用;夏季空調(diào)保證在25度、冬季保證在28度;會議室音響、話筒、投影等設(shè)備確保運行正常。
4.復(fù)審會議通知單上的內(nèi)容，會務(wù)組及時與酒店方跟進。
四、會議清場
1.會場清理一般由承辦酒店負責(zé)，但作為會務(wù)組要清點下自己帶的物品和工具，整理好，以免落下。
2.使用后的多媒體設(shè)備內(nèi)的U盤或資料盡量妥善保管好，如使用酒店電腦，切記不要把重要資料留在電腦里，以免泄漏。
五、賬務(wù)結(jié)算
1、一般會務(wù)組都會有一個財務(wù)人員負責(zé)會議籌備組織的財務(wù)支出和收入。
2、結(jié)算時記得根據(jù)公司的要求開具發(fā)票(增值稅普票和專票)。
3、賬務(wù)結(jié)清后回到公司要整理下這次會議成功召開的報告以備向上級匯報。
大型會議接待方案（一）
一、會前準備工作
1、組織會務(wù)班子、明確工作職責(zé)。大型會議還要制定詳細的會務(wù)工作方案。
2、發(fā)出會議通知。包括會議名稱、內(nèi)容、會期、時間、地點、與會人員范圍。
3、印刷會議日程，編排好會議程序，制定注意事項。
4、大型會議要編組并提出小組召集人、討論地點。
5、大型會議要印制會議憑證。如出席證、列席證、工作證、請柬等。
6、會場布置、會場布置要充分體現(xiàn)會議氣氛。
（1）懸掛會標(biāo)、徽記、旗幟登。
（2）設(shè)置主席臺，落實主席臺領(lǐng)導(dǎo)，安排座次，設(shè)置發(fā)言席，拜訪席簽、話筒，并保證音響效果。
（3）確定會議桌擺放形式，明確劃分分會場區(qū)域，并使與會者明確。
（4）保證照明、通風(fēng)、錄音、錄像、空調(diào)設(shè)備齊全、有效。
（5）擺放適宜花卉。
7、后期服務(wù)工作。大型會議要對與會人員的食宿、用車、醫(yī)療保健、文化娛樂、安全保衛(wèi)等做出細致安排。
8、做好會議發(fā)言、投票、發(fā)獎、集體照相等方面的準備工作。
9、進行會前檢查或向領(lǐng)導(dǎo)匯報準備工作情況。
二、會務(wù)組織與服務(wù)工作
1、會務(wù)人員提前1小時到達會場，反復(fù)檢查會場準備情況。
2、搞好會議簽到、材料分發(fā)。
3、落實主席臺領(lǐng)導(dǎo)、發(fā)言人是否到齊。
4、按預(yù)訂方案組織與會人員由前向后以此就座。
5、維持好會場秩序。會議開始前5分鐘，關(guān)閉會場大門，與會人員入座就緒，無關(guān)人員離開會場；開會期間關(guān)閉手機，一般不允許找人，無關(guān)人員不準進入會場。
6、做好會議紀錄，寫好會議簡報。
7、組織照相。
8、為與會人員預(yù)訂車、船、機票等。
三、會議善后工作
1、會議結(jié)束后，要檢查會場，帶回剩余材料、席簽等。
2、組織送站。根據(jù)與會人員離會時間，提前安排車輛、送站人員等。
3、做好會議文件的清退、收集、歸檔工作。
4、做好會議報道工作。
大型會議接待方案（二）
根據(jù)參加會議的人數(shù)不同、會議接待的準備工作的內(nèi)容不同以及會議接待的方式不同，對會議的組織方法，禮儀要求也不同。
首先是會議的籌備工作。
根據(jù)會議規(guī)模，確定接待規(guī)格。
發(fā)放會議通知和會議日程。
會議通知必須寫明召集人的姓名或組織、單位名稱，會議的時間、地點、會議主題以及會議參加者、會務(wù)費、應(yīng)帶的材料、聯(lián)系方式等內(nèi)容。通知后面要注意附回執(zhí)，這樣可以確定受邀請的人是否參加會議，準備參加會議的是否有其他要求等。對于外地的會議參加者還要附上到達會議地點和住宿賓館的路線圖。這個路線圖避免了外地人問路的許多麻煩。
會議日程是會議活動在會期以內(nèi)每一天的具體安排，它是人們了解會議情況的重要依據(jù)。它的形式既可以是文字的也可以是表格的。它可以隨會議通知一起發(fā)放。
選擇會場。
選擇會場，要根據(jù)參加會議的人數(shù)和會議的內(nèi)容來綜合考慮。最好是達到一下標(biāo)準：
第一：大小要適中。會場太大，人數(shù)太少，空下的座位太多，松松散散，給與會者一種不景氣的感覺；會場太小，人數(shù)過多，擠在一起，像鄉(xiāng)下人趕集，不僅顯得小氣，而且也根本無法把會開好。所以，英國的首相丘吉爾曾說：“絕對不用太大的房間，而只要一個大小正好的房間。”
第二：地點要合理。歷史召集的會議，一兩個小時就散的，可以把會場定在與會人員較集中的地方。超過一天的會議，應(yīng)盡量把地點定的離與會者住所較近一些，免得與會者來回奔波。
第三：附屬設(shè)施要齊全。會務(wù)人員一定要對會場的照明、通風(fēng)、衛(wèi)生、服務(wù)、電話、擴音、錄音等進行檢查，不能夠因為“上次會議是從這里開的，沒出什么問題，”就草率地認為“這回也會同樣順利”。否則，可能會造成損失。
第四：要有停車場。現(xiàn)代社會召集會議，“一雙草鞋一把傘”趕來開會的人已經(jīng)不多了。轎車、摩托車都要有停放處，會才能開得成。
會場的布置。
會場的布置包括會場四周的裝飾和坐席的配置。
一般大型的會議，根據(jù)會議內(nèi)容，在場內(nèi)懸掛橫幅。門口張貼歡迎和慶祝標(biāo)語。可在會場內(nèi)擺放適當(dāng)?shù)妮p松盆景、盆花；為使會場更加莊嚴，主席臺上可懸掛國旗、黨旗或懸掛國徽、會徽。桌面上如需擺放茶杯、飲料，應(yīng)擦洗干凈，擺放美觀、統(tǒng)一。
坐席的配置要是和會議的'風(fēng)格和氣氛，講究禮賓次序，主要有以下幾種配置方法：
①圓桌型。如果是使用圓桌或橢圓形桌子。這種布置使與會者同領(lǐng)導(dǎo)一起圍桌而坐，從而消除不平等的感覺。另外，與會者能清楚地看到其他人的面容，因而有利于互相交換意見。這種形式適于10—20人左右的會議。座次安排應(yīng)注意來賓或上級領(lǐng)導(dǎo)與企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)及陪同面對面做，來賓的最高領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)坐在朝南或朝門的正中位置，企業(yè)最高領(lǐng)導(dǎo)與上級領(lǐng)導(dǎo)相對而坐。同級別的對角線相對而坐。
②口字型。如果使用長形方桌。這種形式比圓桌型更適用于較多人數(shù)的會議。
③教室型。這是采用得最多的一種形式，它適用于以傳達情況、指示為目的的會議，這時與會者人數(shù)比較多、而且與會者之間不需要討論、交流意見。這種形式主席臺與聽眾席相對而坐。主席臺的座次按人員的職務(wù)、社會的地位排列。主席的座位以第一排正中間的席位為上，其余按左為下右為上的原則依次排列。
準備會議資料。
會務(wù)組應(yīng)該準備有關(guān)會議議題的必要資料，這些資料在整理后放在文件夾中發(fā)放給與會者，方便于與會者的閱讀和做好發(fā)言準備。
會議前的接待禮儀。
會前檢查。
這是對在準備工作階段考慮不周或不落實的地方進行的補救。比如檢查音像、文件、錦旗等是否準備齊全。
提前進入接待崗位。
接待人員應(yīng)該在與會者到來之前提前進入各自的崗位、并進入工作狀態(tài)。一般的接待工作分以下幾個崗位。
①簽到。設(shè)一張簽字臺，配上1-2名工作人員，如果是要求接待檔次比較高，可以派禮儀小姐承擔(dān)。簽字臺北有毛筆、鋼筆和簽到本。向客人遞鋼筆時，應(yīng)脫下筆套，筆尖對自己，將筆雙手遞上。如果是毛筆，則應(yīng)蘸好墨汁后再遞上。簽到本應(yīng)精致些，以便保存。如需要發(fā)放資料，應(yīng)禮貌地雙手遞上。接待人員應(yīng)經(jīng)常向會議組織者匯報到會人數(shù)。
②引座。簽到后。會議接待人員應(yīng)有禮貌地將與會者引入會場就座。對重要領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)先引入休息室，由企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)親自作陪，會議開始前幾分鐘再到主席臺就座。
③接待。與會者坐下后，接待人員應(yīng)遞茶，或遞上毛巾、水果，熱情向與會者解答各種問題，滿足各種要求，提供盡可能周到的服務(wù)。
會議中的服務(wù)禮儀
會議進行中的服務(wù)要做到穩(wěn)重、大方、敏捷、及時。
倒茶服務(wù)人員注意觀察每一位與會者，以便及時為期天茶水。到誰是動作輕盈、快捷、規(guī)范。杯蓋的內(nèi)口不能接觸桌面，手指不能因在北口上，不能發(fā)生杯蓋碰撞的聲音。一般是左手拿開背蓋，右手吃水戶，將熱開水準確倒入杯里，不能讓茶水見到桌面上或與會者身上。杯子放在與會者桌上的右上面。如果操作不慎，出了差錯，應(yīng)不動聲色地盡快處理，不能驚動其他人，不能慌慌張張，來回奔跑，將與會者的注意力引到自己身上，否則，這將是極大的工作失誤。
其他服務(wù)會議按擬定的程序進行，應(yīng)緊湊，不要出現(xiàn)冷場的局面。這就要求各個工作人員“嚴陣以待”，做好各項準備工作。如，會議進行第一項：全體起立、奏國歌。這是音響應(yīng)立即播放出國歌。又如，大會宣布辦法榮譽證書，組織人員應(yīng)迅速將受獎人員排好隊，禮儀小姐把領(lǐng)導(dǎo)從主席坐席上引出來，另有禮儀小姐將證書一一遞上，由領(lǐng)導(dǎo)頒發(fā)給受獎?wù)摺槭箷錾系幕顒佑袟l不紊，必要時應(yīng)將有關(guān)人員組織起來進行模擬訓(xùn)練，避免會場上出現(xiàn)混亂。
如果與會者有電話或有人要相告特別重要的事，服務(wù)人員應(yīng)走到他身邊，輕聲轉(zhuǎn)告他。如果要通知主席臺上的領(lǐng)導(dǎo)，最好用字條傳遞通知，避免無關(guān)人員在臺上頻繁走動和耳語，分散與會者注意力。
做好會后服務(wù)的準備。會議進行之中，就應(yīng)為會后服務(wù)做好準備。如，會后要照相，就應(yīng)提前將場地、椅子等布置好，攝影師做好攝影的準備。另外，會后的用車也應(yīng)在會議結(jié)束前妥善安排。
會后服務(wù)
會議結(jié)束后，全部接待人員應(yīng)分工明確地做好善后處理工作。
組織活動會議結(jié)束后，有時還會安排一些活動。如聯(lián)歡會、會餐、參觀、照相等，這些工作很繁瑣，應(yīng)有一位領(lǐng)導(dǎo)統(tǒng)一指揮和協(xié)調(diào)，而且這位領(lǐng)導(dǎo)要有很強的組織能力才能勝任，同時其他接待人員要積極配合，各負其責(zé)，做好自己分擔(dān)的工作，以保證活動計劃的順利實施。
送別根據(jù)情況安排好與會者的交通工具，使其愉快、及時地踏上歸程。
清理會議文件①根據(jù)保密原則，回收有關(guān)文件資料。②整理會議紀要。③新聞報道。④主卷歸檔。⑤會議總結(jié)
大型會議接待方案（三）
一、會前
1、與會議主辦方洽談，了解會議要求及所需服務(wù)項目。
2、提供會議所需要的航班、車票、住宿酒店、會議場所、交通等信息，并制定完備的會議預(yù)案書給會議方。
3、派專人協(xié)助客戶實地考察會議舉辦地的吃、住、會議場地、游、娛樂等相關(guān)方面的情況。
4、確定方案，簽訂合同，預(yù)付定金。
二、會中
1、會議接待：專人負責(zé)機場，車站的禮儀、接站、公關(guān)等服務(wù)。提前在酒店、會議室擺放好歡迎調(diào)幅、歡迎牌、簽到臺、指示牌等。
2、會前準備：準備好會議所需要的會議資料，會議用品，會議演講稿等會議相關(guān)物品。
3、會議場所：專人到會議室檢查會議室條幅、燈光、音響、茶飲等。
4、會議住宿：房間樓層及房間號確認，詢問是否有特殊要求。
5、會議餐飲：用餐時間、用餐標(biāo)準及特殊客人（回民）的確認。
6、會議旅游：旅游線路行程、用車、導(dǎo)游是否增加景點等確認。
7、會議娛樂：娛樂消費形式、消費標(biāo)準、娛樂地點的確認。
8、會議服務(wù)：會議代表合影留念、為代表提供文秘服務(wù)及相關(guān)服務(wù)。
三、會后
1、結(jié)帳：提供會議過程中的詳細費用發(fā)生明細及說明，專人與客戶進行核對并結(jié)帳。
2、資料：會議后的資料收集，根據(jù)客戶要求制作會議通訊錄或花名冊。
3、合影：會議期間參會人員集體合影，會議結(jié)束前沖印出來分發(fā)給每位與會人員以做留念。
【溫馨提示】關(guān)于大型會議酒店接待安排，酒店大型會議接待流程的介紹，部分內(nèi)容來自網(wǎng)絡(luò)，僅供參考，請以實時信息為準或撥打服務(wù)熱線詳詢。青島會議公司提供：青島會議設(shè)備，青島會議接送，青島會議住宿，青島會議場地，青島會議模特，青島會議公司策劃，青島會議接待服務(wù)等。