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會務(wù)工作千頭萬緒、環(huán)節(jié)眾多，稍有不慎就可能發(fā)生疏漏和失誤。在工作中摸索出會務(wù)工作流程，可使繁雜的會務(wù)工作簡潔、明了、高效。
一、謀劃會前準(zhǔn)備
會前準(zhǔn)備是做好會務(wù)工作的基礎(chǔ)和前提，應(yīng)精細(xì)地統(tǒng)籌好會議的整個進(jìn)程和每一個環(huán)節(jié)，對可能發(fā)生的問題超前謀劃。
（一）制訂方案
會議方案是組織會議的總安排，主要包括會議名稱、目的、時間、地點(diǎn)、參會人員、主要議程、會務(wù)工作任務(wù)及職責(zé)分工等內(nèi)容。會議方案要簡潔明了、具體清晰、可操作性強(qiáng)，并須報經(jīng)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審定。會議方案確定后，主辦部門要召集各有關(guān)部門召開會務(wù)工作協(xié)調(diào)會，協(xié)調(diào)各部門按照方案要求落實(shí)各自職責(zé)。
（二）明確任務(wù)
在會議籌備階段，主要有以下任務(wù)：
1．起草會議通知。會議通知的要素主要包括會議名稱、主要內(nèi)容、報到時間和地點(diǎn)、參會單位、報名要求、聯(lián)系人姓名和電話等。會議通知要求表達(dá)準(zhǔn)確、條理清楚、言簡意賅，尤其是時間、地點(diǎn)要明確，時間一般要注明年月日，不能用“明天”“后天”等容易產(chǎn)生混淆的詞匯：會議地點(diǎn)要準(zhǔn)確到具體樓層、門牌號，如：××辦公樓六樓第三會議室。
2．下發(fā)會議通知。會議通知有電話、短（微）信、書面及內(nèi)網(wǎng)郵件等多種方式，可視情況選用一種或同時使用多種。下發(fā)通知一定要注意：一是保密，涉密會議不能通過短信、微信發(fā)布。二是負(fù)責(zé)，必須確保會議通知及時送達(dá)參會者。對于書面通知，要制作簽收登記表，對每一份通知的發(fā)出都要簽字確認(rèn)。通過電子郵件發(fā)送，要采取保留回執(zhí)發(fā)送方式。采用短信、微信方式發(fā)送，應(yīng)要求接收者及時回復(fù)。
3．落實(shí)參會人員。統(tǒng)計匯總會議請假人員名單，必要時對請假情況進(jìn)行核實(shí)。對參會人員名單要仔細(xì)核對，確保沒有出入，并打印紙質(zhì)請假人員名單及時向參會領(lǐng)導(dǎo)或會議主持人報告。
4．協(xié)調(diào)出席領(lǐng)導(dǎo)。根據(jù)會議要求，以當(dāng)面報告、電話、短信、微信等多種方式，提請領(lǐng)導(dǎo)出席會議。著重向領(lǐng)導(dǎo)提醒會議時間、地點(diǎn)、主要參加（部門）人員及議程等。在會前約1小時再以適當(dāng)方式提醒領(lǐng)導(dǎo)會議時間。
5．預(yù)訂會議室。會議時間確定之后，要立即與后勤、物業(yè)等會議室管理服務(wù)部門聯(lián)系，預(yù)訂會議室，并請物業(yè)服務(wù)人員協(xié)助做好保潔、桌椅擺放等先期準(zhǔn)備工作。若有外單位人員參加，要提前制作好引導(dǎo)牌。
6．編印會議須知。對于全省業(yè)務(wù)工作會議、全行干部職工大會、年中工作會等較大型會議要編印會議須知，須知編排要用詞準(zhǔn)確、表達(dá)清晰、周到簡潔。主要內(nèi)容包括：會議紀(jì)律要求、日程安排、作息時間、參會人員名單、分組名單、食宿或乘車安排、值班電話、會議工作人員名單及聯(lián)系方式、注意事項(xiàng)等。
7．制作會議證件。根據(jù)會議需要制作代表證、出（列）席證、出入證、工作證、車輛通行證等各類證件。證件制作要結(jié)合會議主題和內(nèi)容，遵循美觀大方、經(jīng)濟(jì)適用原則，要易于識別、方便管理、利于安全。
8．會場布置。主要指主席臺及附屬設(shè)施的布置。總體要求是規(guī)范和諧、莊重大方，并與會議主題和內(nèi)容相一致。一是合理布置主席臺。主席臺是會場的重點(diǎn)和中心，集中體現(xiàn)了整個會議的格調(diào)和氛圍，是會場布置的重點(diǎn)。要綜合考慮會議性質(zhì)、臺上就座人數(shù)、方便領(lǐng)導(dǎo)出入以及主席臺大小等多方面因素。二是附屬設(shè)施調(diào)試。主要有音響、燈光、投影設(shè)備。根據(jù)會議需要安排適量話筒并在合適位置擺放，逐一提前試音，確保每只話筒都能正常使用。需要播放樂曲的要提前試播一次，最好進(jìn)行備份，確保萬無一失。檢查會場內(nèi)照明燈具有無損壞，如有損壞，需要提前修理更換；要提前準(zhǔn)備好攝像、話筒電源。有投影演示時要提前預(yù)演一次，并視需要及時調(diào)節(jié)燈光。
會務(wù)指南包括
會場安排、會議議程、用餐、會場所需的設(shè)備這些非常重要，除此以外會場現(xiàn)場會發(fā)生的突發(fā)事件是要先預(yù)先準(zhǔn)備如何應(yīng)對的。比如臨時更改會議議程、更改會議地點(diǎn)等。用31會議網(wǎng)的移動會議工具就可以解決以上突發(fā)事件，智能通知可以第一時間通過短信、郵件、微信等方式通知到參會者，確保第一時間的聯(lián)系。還可以為會議專屬制作會議app，制作只需兩天就能完成。會議議程、參會者資料便可以一目了然。
會務(wù)指南包括如下幾個方面：
會議須知
會議日程
會議議程
會議晚宴及頒獎典禮議程
參觀學(xué)習(xí)安排
會議工作人員通訊錄
為保證會議期間與會代表的會議次序，行政人員都要撰寫一份會議須知，那么應(yīng)該怎么寫會議須知呢?下面我給大家介紹關(guān)于會議須知范文的相關(guān)資料，希望對您有所幫助。
會議須知范文篇一
各市委宣傳部，__委宣傳部：
定于9日9-10日召開全區(qū)宣傳部長座談會，現(xiàn)將有關(guān)事項(xiàng)通知如下：
一、會議議題
傳達(dá)學(xué)習(xí)中宣部召開的部分省區(qū)市宣傳部長座談會精神;總結(jié)交流我區(qū)前八個月宣傳思想工作;研究部署下一步工作。
二、參加人員
各市委宣傳部長、__委宣傳部長。
三、會議時間
9日9-10日(會期一天半，9日8日下午報到)。
四、會議地點(diǎn)
報到及住宿地點(diǎn)：__市__路__宣傳干部培訓(xùn)中心。
會場：____公樓三樓會議室。
五、有關(guān)事項(xiàng)
(一)請參加會議人員準(zhǔn)備約15分鐘的發(fā)言。請將發(fā)言材料打印50份，在報到時交會務(wù)組(打印要求：16開幅面，在左上角用四號楷體注明“全區(qū)宣傳部長座談會發(fā)言材料”)。
(二)請各市委宣傳部長、柳鐵黨委宣傳部長安排好會議期間的各項(xiàng)工作，準(zhǔn)時出席會議。在外出差、學(xué)習(xí)的，加無特殊情況，務(wù)請回邕參加會議。
(三)請各市委宣傳部、柳鐵黨委宣傳部于9月5日下午下班前將參加會議人員名單報到自治區(qū)黨委宣傳部辦公室。
聯(lián)系人：___，電話：____，傳真：______。
會議須知范文篇二
一、各項(xiàng)活動安排詳見會議議程及大會相關(guān)信息(會議指南及會議代表證背面提示)，請各位代表依此參加相關(guān)的會議和活動。
二、報到入住安排
代表住宿安排在豐頤大酒店，會議原則上安排接站，請各位代表乘公共汽車、出租車等交通工具到相應(yīng)地點(diǎn)報到。代表報到安排如下：
時間：20__年10月22日(周五)全天
地點(diǎn)：____大酒店一樓大廳
地址：__市__八一路____號
酒店總機(jī)：027-6781____
三、就餐安排
1、10月22日(周五)
全天自助餐(地點(diǎn)：豐頤大酒店一樓自助餐廳)。
2、10月23日(周六)
早餐07：00-7：40豐頤大酒店一樓餐廳
中餐12：00-14：00武漢大學(xué)珞珈山莊二樓宴會廳;
晚餐18：00-19：30豐頤大酒店一樓餐廳
3、10月24日(周日)
早餐 07：00-7：30豐頤大酒店一樓餐廳
中餐13：00-14：30豐頤大酒店一樓餐廳
晚餐18：00-19：30豐頤大酒店一樓餐廳
4、10月25日(周一)
早餐07：30-8：30豐頤大酒店一樓餐廳
四、乘車安排
會議提供交通巴士四輛(按順序編號)，用于接送參會代表往返酒店與會議地點(diǎn)，請各位代表務(wù)必記住您乘坐車輛的編號，會議期間，您將始終乘坐該編號車輛。
上車時間安排為：
10月23日(周六)、24日(周日)早上8：00，在豐頤大酒店門口上車;
10月23日(周六)上午12：00，在經(jīng)濟(jì)與管理學(xué)院一門廳門口上車;
10月23日(周六)下午1：40，在武漢大學(xué)珞珈山莊門口上車;
10月23日(周六)下午5：30，在經(jīng)濟(jì)與管理學(xué)院一門廳門口上車;
10月24日(周日)上午11：30，在經(jīng)濟(jì)與管理學(xué)院一門廳門口上車。
10月24日下午及25日全天，代表離漢。
五、票務(wù)工作
請各位代表自行訂票。武漢大學(xué)旅行社票務(wù)中心將在下榻酒店設(shè)立訂票處，各位代表也可在酒店商務(wù)中心自行訂票。武漢大學(xué)旅行社票務(wù)中心電話：027-6876____，1334995____。
六、請各位代表參會時佩帶代表證，用餐時憑餐票到指定酒店用餐(時間和地點(diǎn)詳見餐券)。
七、開會時，請各位參會代表關(guān)閉手機(jī)，盡量不要在場內(nèi)走動。
會議須知范文篇三
會議組織工作是會議召開的重要環(huán)節(jié)，很多小細(xì)節(jié)都體現(xiàn)在會議組織上邊，因此在做會議組織工作時應(yīng)注意的事項(xiàng)有以下幾點(diǎn)：
一、開會之前要深入考慮召開會議的目的，準(zhǔn)備好會議上報告、提問、調(diào)查或討論的綱目。
二、要根據(jù)會議內(nèi)容、性質(zhì)與需要物選定參加會議的人員名單。參加會議人數(shù)的多少，應(yīng)根據(jù)會議內(nèi)容和會議預(yù)期效果、場地條件而定。為深入探討一些問題而開的會議，人數(shù)可少些。調(diào)查情況、紀(jì)念及宣傳性的會議，人數(shù)可多些。
三、為使會議開得有成效，根據(jù)會議內(nèi)容，會前應(yīng)考慮一些人重點(diǎn)發(fā)言，并在發(fā)言上做一些重點(diǎn)分工。
四、盡可能了解與會人員情況，在會議休會期間，組織一些聯(lián)誼活動，增進(jìn)了解，加深感情。會議結(jié)束后，應(yīng)繼續(xù)與會議人員保持一定的聯(lián)系，以備需要時，可以進(jìn)行合作。
五、根據(jù)會議的安排，確定會議的地址，安排好主會場和分組討論的地點(diǎn)。住宿會議還應(yīng)安排好房間，落實(shí)食宿各項(xiàng)問題。
六、根據(jù)會議的時間安排，發(fā)出會議通知，會議通知應(yīng)及早，內(nèi)容要明確、具體，如報到日期、地點(diǎn)、會議期限、日程、會議議題，需帶的票證和物品等。
七、會議開始后，及時掌握會議的動態(tài)，對會議的進(jìn)展情況進(jìn)行搜集整理，還要注意安排好會議期間的記錄人員。
八、會議結(jié)束之前，聯(lián)系好會議人員返回的車票、機(jī)票，力爭將食宿費(fèi)等盡早結(jié)算清楚。
九、會議結(jié)束后，要對會議的各類文件材料做好善后工作，需發(fā)簡報或文件的應(yīng)從速擬發(fā)。各類記錄、發(fā)言稿、原始材料等，應(yīng)立案存檔。
十、注意合理安排會議日程，適當(dāng)安排一些娛樂體育活動，以減輕與會者疲勞，活躍會議氣氛。
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