本文目錄

1. 行政秘書如何組織會議
2. 辦公室主任如何安排會議
3. 根據會議安排還是按照會議安排

會務工作流程

一、會前準備：

1、了解掌握會議主（議）題、召開的時間、出席范圍和人數，安排會議場所。

2、發布會議通知。通知內容主要包括主（議）題、時間、地點、出席范圍和其它需要提醒的事項。通知的方式主要包括列入學校會議安排表、在校園網公布、電話通知、電子郵件通知和書面通知等，根據會議的需要采取一種或多種方式的通知。

及時向辦公室負責人報告通知送達的情況和擬出席情況。

3、邀請領導嘉賓。如邀請上級領導及來賓與會，要提前制發邀請函并在會前匯總反饋情況報有關領導。根據需要，安排車輛接送事宜。

4、準備會議材料。會議材料主要指會議文件、與會人員胸卡、文件袋等涉會材料與物品。在會議召開之前，提交領導審定后付印。

5、落實會場布置。根據會議要求做好會場布置。主要包括：（1）主席臺布置。包括主席臺座次和席位牌、會議材料、話筒、花卉、茶水等。（2）會場環境。包括會標布置、盆花擺放、音響設備、燈光空調等必要時，安排就座區域分布。（3）落實服務人員。包括簽到服務、材料分發服務、茶水服務和其它應急服務。

6、安排會議接待。根據會議需要，做好接站、住宿和返程票務安排等。大型會議要制作接送安排一覽表、住宿安排一覽表。根據會議安排，落實參觀游覽安排，及有關紀念品贈送工作。

7、發布新聞信息。通知黨委宣傳部，做好新聞宣傳工作安排。如有必要，安排專人做好會議記錄，做好比那機會議簡報的準備工作。

8、協調會務工作。重大會議或會務準備工作涉及多個單位和部門的，需要召開協調會，落實有關工作。會務協調一般要求明確工作目標、任務、期限；明確責任部門、責任人。協調會前，一般應提出工作分工預案。

9、檢查會務準備情況。會務準備工作布置后，要重視動態的檢查監督，對沒有及時完成規定任務的，要及時采取措施加以彌補。

二、會中服務

1、檢查會場布置情況。提前開啟空調設備。重點檢查音響等設備、主席臺的布置情況。

2、檢查服務人員就位情況。（1）檢查簽到準備工作，簽到處負責人員應該提前到位，做好簽到準備工作。（2）檢查迎領、禮儀等其他服務人員就位情況。（3）檢查休會期間茶點服務等。

3、檢查會議記錄人員到位情況。記錄要準確、完整；重要內容要記清原話；必要時要做好錄音準備工作。

4、檢查攝影、攝像等新聞采訪人員的到位情況。

5、做好與會人員合影的各項準備工作。

6、做好會議的安全保衛和醫療保障工作。

7、編印會議簡報。

8、編印會議通訊錄。

9、做好與會人員返程的相關安排。

三、會后工作

1、分發與會人員照片、通訊錄。

2、安排相關人員、車輛為與會人員送行。

3、做好會議記錄及相關材料的整理歸檔工作。

4、落實會議形成的決議，明確專人協調落實，必要時予以督查督辦。

5、根據工作需要，對與會人員進行必要的問候和工作聯系。

1、選好場地，布置會場，擺坐簽。（特別要注意坐簽的擺放，會標的規范）。

2、寫好會議流程，下發會議邀請或會議通知（會議流程里包含會議時間、地點、參會人員、發言次序及會上安排的其他活動等。）

3、安排會務人員，如需寫材料或有電子文檔演示之類要先準備好材料。（注：會務人員包括簽到、接待、倒茶、發材料等人員）

1、明確會議目的

每一次開會都應該有明確的會議目的，在發出會議邀請函并安排的時候，首先應該詢問自己，為什么應該舉辦這次會議，我想從這次會議中得到什么樣的結果。比如會議的目的是要討論產品的定價方案，目的就是要討論不同的定價方案，最終通過會議確定最終的定價方案；如果會議的目的是分析競爭對手，那么最終就要得到如何和競爭對手展開競爭的方案。

2、設置會議時間

開會前，應提前確定好會議持續的時間，結合第一個原則[Purpose]，給出會議應該持續的時間，其目的是為了在確定的時間內達到會議的目的。雖然對每一次會議都沒有固定的時間限制，但會議的時間，通常是越短越好。但很多時候，會議通常會超出我們的安排，使得會議變得低效。設置會議時間的目的是為了讓會議變得更加精確，使每一個會議的參加者都能夠貢獻自己的意見和建議。

3、安排會議日程

第三個原則是按照會議的目的和時間，安排好會議的日程，會議日程可以幫助會議有目的的進行，如果會議沒有明確的日程做保障，很可能出現的問題就是，會議超出了原有的時間，或者會議沒有達到既定的目的。會議日程也可以保證會議的參加者都可以在會議上發生。我們常接觸到的一些國際大會都是有明確的日常的，日程保障了會議有效的進行，而辦公室日常的會議也有日程的安排，則會收到更好的效果。

4、積極準備會議

要保證在確定的時間內達到會議的目的，就要求參會者積極的準備會議，每一個會議的參會者都應該為會議準備一些問題，或者帶著問題去參會，這便可以更好的提高會議的效率。試想一下，如果在會前，沒有積極的準備會議，那么在會議過程中，我們便會在聽會的時候，抽出時間來去準備會議，三心二意，既浪費了時間，會議的目的也許沒有達到。

5、專注會議過程

參會人員在會議過程中應當專注，應集中精力在會議上，避免處理其他工作。我在工作中參加會議時，常常有同事去處理其他的事情，他在會議上只是一個擺設，參會只是例行公事，不參與討論，不提供意見，如果有問題問到時，甚至還需要多次重復問題，如此分心參加會議，很難達到會議目的。

6、確定會議領導

最后，會議應該有明確的負責人，負責人目的保證會議的前五個原則高效進行。

會議有目標，就容易實現目的，的目的，時間，日程，準備，專注，領導六個原則，可保證會議的

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