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會務工作是為會議服務的各種具體事務工作。它包括如下幾個方面。第一，會議預案制定。會議預案即會議籌備方案，預案制定的好壞直接影響會議的質(zhì)量。
會議預案包括：會名、會期、會場、與會者的資格(選舉、指定、特邀、列席)與名單、會議票證、籌備處內(nèi)部的職責分工及工作人員的調(diào)配、會場布置、會議議程，如有選舉、發(fā)獎、攝影、錄像等項，也應列入預案。
第二，準備會議文件。會議審議的文件材料的擬議、起草、審閱、印制、分發(fā)(會前分發(fā)或會上分發(fā))。
第三，會議通知。會議通知的擬議與分發(fā)必須及時。重要會議在發(fā)出通知后還要跟蹤落實，以了解對方能否如期出席會議。
第四，會前檢查。這包括對預案執(zhí)行情況的匯報檢查和現(xiàn)場檢查的兩種方式。匯報檢查主要由籌備工作負責人向會議主持人或主要領導匯報全面的準備情況及存在的問題，重點是會議文件材料。現(xiàn)場檢查重點在于會場的布置和安全保衛(wèi)工作。
第五，會議進行時的具體服務。包括會間制度，如簽到制度、候會制度、會議的記錄、簡報的編寫與印發(fā)等。大型集會的現(xiàn)場指揮和特殊情況下的應急措施等不僅要在預案中作為專項列出，還要確定好指揮人員及其指揮標志。
第六，會議結束時的會務工作，包括對會議內(nèi)容的總結，會議紀要的撰寫與分發(fā)，會議新聞報道或舉行新聞發(fā)布會、記者招待會等，會務工作總結。此外如代表離會、財務結算、物資清退等各項善后工作。
會議有規(guī)模大小和時間長短之分。會議的規(guī)模可以從幾人到幾萬人不等，時間也是可長可短，類型也是各種各樣，性質(zhì)也是有所差別，但是會議工作的內(nèi)容與流程卻基本相似。一般的會議工作內(nèi)容和流程分成三個階段：會前準備階段，會議實施階段和評估總結階段。
會前準備：
會前準備就是對會議的事前計劃，他是為達到會議的目標而對各種工作任務所做出的系統(tǒng)安排，會前計劃一般包括以下內(nèi)容：會議策劃，會議選址，制定營銷方案和預算制定。
會議策劃：
（1）策劃委員會：策劃委員會是一個對會議負有某些責任的團隊，通常由主辦組織內(nèi)部成員構成。
制定目標：一個具體的目標并且文字形式落實在書面上。
確定人選：確定成員，內(nèi)部還是外部指派。
具體運作：實地場景考察，設計評估，工作記錄記錄下來以備后期參考。
（2）策劃方案：會議策劃的內(nèi)容主要包括：
邀請誰？實際有多少人出席？
有效的會議需要充分的時間，必須考慮節(jié)假日等。
會議在哪里舉行。
會議的明確的目標。
會議的具體形式，包括會議的開幕式閉幕式等，具體的會議內(nèi)容。
2.會議選址：
（1）會議地點類型：
酒店：一些中小型會議多選擇酒店進行。
會議中心：會議中心是為大型會議而專門設計的，一般不設置客房和娛樂區(qū)。
大學：大多數(shù)學校都擁有專門的學術報告廳，有些也是對社會開放的。
輪船：輪船，特別是一些游輪，也設置會議設施。
療養(yǎng)院：療養(yǎng)地也配備會議設施，可以療養(yǎng)，也可以開會。
（2）會議的地點選擇
會議的地點選擇一般要從以下的幾個方面考慮。
1.距離和交通情況
2.舉辦會議的歷史
3.住宿的條件
4.地點的收費狀況
5.地點的安全因素
5.地點的服務設施是否全面
6.附近的景點，是否能互惠合作等。
（3）制定營銷方案等
市場的宣傳對于一個會議的成敗至關
1.受眾，希望從受眾哪里得到什么；明白受眾的預期。
2.宣傳材料，宣傳材料要什么風格。
3.郵寄，參展商需要什么材料，郵寄的成本和反饋率等。
4.廣告，在那些刊物上做廣告，印刷怎樣的廣告？
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（4）預算制定
控制會議的預算就相當于掌握了整個會議，預算的第一步就是確認此次會議是盈利還是保證收支平衡。然后是清理費用。費用包括兩類，暨固定費用和可變化費用，無論預算多么準確，都會有意料之外的狀況發(fā)生，總預算應有10%的額外費用。
會議實施
實施會議方案時，其工作內(nèi)容包括：參會人員的登記注冊，收集相關信息，尋求演講者，聯(lián)絡場地，必要時解決糾紛等。
會議實施一般包括以下幾點步驟
1.編制會場手冊。
2.設置信息中心（提供實時服務）
3.建立指導委員會（負責現(xiàn)場的指導工作進行）
三、總結和評估
會議的總結與評估（會議一旦結束，應該立即對其進行評估工作），一般分為3個部分
1.從籌備到會議結束的各項工作總結
2.效益分析和核算成本
3.本項目市場調(diào)查
4.客戶的互訪工作（與客戶回訪，加深與客戶之間的關系）
5.召開表彰會，感謝相關人員（做好感謝工作，致謝會議相關的工作人員以及合作單位等，并將數(shù)據(jù)提供給媒體等，擴大影響力）。
籌備大型會議掌握3個環(huán)節(jié)20個細節(jié)。
流程:會前、會中、會后。
會前準備。
1、會議大項:類別、時間、地點會議議程:幾個議題、匯報人級別、時長、分管領導是否發(fā)言，是否涉mi。參會范圍:開到哪一層，是否需要設置分會場、是否需要開設電視電話會議、是否需要報備外來車輛。
2、會議通知:要堅持復雜程序簡單表述，簡單問題慎重對待的原則，擬定好交給領導審閱。下發(fā)通知可先發(fā)預通知，比如綠色軟件工作群告知，正式通知通過內(nèi)網(wǎng)、郵件下發(fā)。
3、會場準備:與綜合部門對接好，會議室地點、桌牌、會議資料、通信設備調(diào)試等。流程:會前、會中、會后
【會中服務】。
1、簽到、未到會人員電話提醒。
2、茶水服務。
3、發(fā)放資料、切換會議大屏內(nèi)容。
4、會議照片影像資料留存。
【會后總結】。
1、會議文件是否需要收回。
2、會議記錄、會議紀要。
3、是否需要新聞報道。
4、事項督辦。
5、總結經(jīng)驗。
值得提醒!!辦會在體制內(nèi)不能算優(yōu)點，可以當"跳板"。不要讓自己滯于辦公"工具人"的角色，但也要至少確保周全、不出錯。
辦會要點大全。
1、確認會議類別、時間、地點、參會范圍、議程。
2、按照具體任務，劃分職責，落實到小組個人。
3、申請會議室，對接桌牌、話筒、茶水等事宜。
4、擬定并發(fā)送預備會議通知。
5、制定簽到表。
6、報備外來車輛，協(xié)調(diào)停車場。
7、準備會議方案。
8、確定會議是否有保密內(nèi)容，做保密工作。
9、聯(lián)系宣傳報道部門。
10、撰寫各級領導發(fā)言稿、主持詞。
11、打印會議資料、座位示意圖。
12、跟領導匯報會議準備情況。
13、會議前檢查座次、桌牌、話筒、大屏等。
14、張貼座位示意圖。
15、會場簽到、引導秩序。
16、及時聯(lián)系未到人員、確認宣傳人員是否到位。
17、人員到齊后通知入會領導。
18、會議服務、會議記錄、回收會議資料。
19、宣傳稿、會議紀要、領導簽字。
20、事項督導檢查、分析復盤。
答：
開會前關鍵要點
根據(jù)會議的目的，議程，與會人員的角色分工及會務組織來準備。
一.會議的目的；1信息傳達與共享 2員工的指導與培訓 3員工的激勵與動員 4矛盾協(xié)調(diào)與解決 5決策改進與創(chuàng)新 6聯(lián)系構建與維持
二.會議的議程;1何時開會 2在何地開會 3具體討論什么議題 4每項議題的商討持續(xù)多長時間 5具體的參加者有誰
三.與會人員的角色分工;1那些必須貫徹或執(zhí)行會議決策的人 2那些可以提供有價值的信息或好主意的人 3那些能夠贊成會議結果的人 4那些能夠支持小組意見的高層管理者 5那些持分歧意見或者與傳統(tǒng)意見相悖的人 6那些對決策的成功而言不可或缺的人。
四.會務組織;會務清單有助于有序并準確無誤的做好組織工作。最重要的事開會地點的確定，影響因素包括地理位置，氣候，安全性，標識，費用，房間大小，座位質(zhì)量和舒適度，會議桌以及開會設備。
開會時關鍵要點
一.確定會議的基本程序有助于更好地保證會議順利開展，有效控制會議中可能出現(xiàn)的障礙; 1闡述會議的主題及其目的，使與會者明確對會議具有高相關性和潛在價值的信息。 2介紹與會者，使與會者之間有基本的了解 3解釋會議議程，使與會者清楚討論的規(guī)則和時間限制。 4確保每一位與會者具有平等的發(fā)言機會，展開充分的討論 5及時處理會議的干擾（如打瞌睡等）激發(fā)與會者的興趣和參與性 6隨時控制會議進程，提醒發(fā)言時間，避免討論偏離主題 7在每個議題討論結束后，對意見統(tǒng)一和有分歧的觀點加以總結或評論，引出下一個議題 8在每場會議結束后總結會議達成的共識或取得的成果。
二.合理控制會議預算;會議的預算包括下列四個方面：交通費用，會議設施費用，餐飲費用，雜費。
三.成熟的危機管理;
1預測可能碰到的危機，針對具體的危機情境制定詳細的危機處理預案。 2重視溝通的作用，獲取負責人的聯(lián)系方式，注意與各設備和服務供應商保持密切聯(lián)系，要求各供應商出現(xiàn)特殊情況時提前給出通知。 3了解酒店突發(fā)事件的應急部門及其工作程序，如酒店附近的醫(yī)療服務等。 4密切追蹤酒店人住情況。 5在會議議程中標明緊急情況的聯(lián)絡號碼和聯(lián)絡人。 6在登記表中詢問與會者是否具有“特殊需要”，如輪椅服務等。 7在與各供應商的合同條款中詳細提出服務要求，標明特殊情況下的讓步條款。
開會后關鍵要點
一.會議備忘錄
1會議的主題是什么 2會議的時間，地點和與會者的具體信息是什么 3會議的主要發(fā)言內(nèi)容是什么 4會議達成了那些共識？存在那些意見分歧 5未來有那些行動？每項行動各由誰負責？具體的時間安排如何？ 6下次會議討論的議題可能是什么？
二.會議評估
會議評估表立足于以下因素：1會議目標的清晰度 2解決問題的系統(tǒng)性 3與會者的出席率 4干擾的有效處理程度 5會議形式的恰當性 6會前細節(jié)的安排 7時間安排 8不開會是否能夠達成確定目標 9會議目標的實現(xiàn)程度
【溫馨提示】關于籌備會議的細節(jié)工作，籌備會議的細節(jié)工作內(nèi)容的介紹，部分內(nèi)容來自網(wǎng)絡，僅供參考，請以實時信息為準或撥打服務熱線詳詢。青島會議公司提供：青島會議設備，青島會議接送，青島會議住宿，青島會議場地，青島會議模特，青島會議公司策劃，青島會議接待服務等。