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無(wú)論是什麼行業(yè)的企業(yè)或單位舉辦會(huì)議，單純站在舉辦方的立場(chǎng)與角度上看問(wèn)題，都會(huì)面臨各種問(wèn)題。下面我來(lái)告訴大家關(guān)于會(huì)議籌備的方案，歡迎參閱。
會(huì)議籌備方案范文 1一、會(huì)議時(shí)間：20XX年7月15日10:00-11:00
二、會(huì)議地點(diǎn)：二樓辦公室
三、參會(huì)人員：張經(jīng)理、王經(jīng)理、朱適、段玉紅、張帥、李
琴、邱偉恒、劉珍娣、譚玲。
四、會(huì)議主持：張經(jīng)理、王經(jīng)理
五、會(huì)前準(zhǔn)備工作：
1、根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)的會(huì)議要求，確定出會(huì)議議題。
2、利用電話、郵件等通訊工具通知參會(huì)人員參會(huì)時(shí)間，地會(huì)議流程策劃方案點(diǎn)，同時(shí)告知參會(huì)人員會(huì)議的名稱(chēng)及內(nèi)容，以便參會(huì)人員整理好相關(guān)資料，做好充足的準(zhǔn)備工作。
3、組織各參會(huì)人員按時(shí)到場(chǎng)，明確自己所在職位的工作職責(zé)范圍。
4、制作出會(huì)議的各項(xiàng)日程，編排好會(huì)議的相關(guān)程序，制定出一系列的注意事項(xiàng)，根據(jù)這些注意事項(xiàng)作出相對(duì)應(yīng)的應(yīng)急方案。
5、會(huì)場(chǎng)的布置要充分反映會(huì)議主旨，簡(jiǎn)明扼要，突出重點(diǎn)。
(1)會(huì)場(chǎng)要懸掛橫幅，橫幅上的字要直擊中心議題。
(2)會(huì)場(chǎng)要安放一臺(tái)投影儀，以便更好的反映出會(huì)議的核心問(wèn)題，同時(shí)用數(shù)據(jù)的形式更能直觀展現(xiàn)出該問(wèn)題的實(shí)質(zhì)，有針對(duì)性的想出一整套的解決方案來(lái)解決目前存在的問(wèn)題。
(3)確定好明確的會(huì)場(chǎng)區(qū)域后，再對(duì)會(huì)議桌的擺放形式進(jìn)行調(diào)整。
(4)會(huì)場(chǎng)還要對(duì)主席臺(tái)位置做一個(gè)明確的設(shè)定，在設(shè)定好位置后，落實(shí)主席臺(tái)的領(lǐng)導(dǎo)人，再進(jìn)行一一安排座次，并告知參會(huì)人員所在座次的編號(hào)，根據(jù)編號(hào)設(shè)置發(fā)言席，再設(shè)定的發(fā)言席上擺放席簽、話筒，在開(kāi)會(huì)前期要對(duì)話筒進(jìn)行試音，確保話筒的音質(zhì)。
(5)還要注意的是會(huì)場(chǎng)的環(huán)境對(duì)會(huì)議的開(kāi)展也起著至關(guān)重要的作用。會(huì)場(chǎng)的燈光照明設(shè)施，通風(fēng)效果，錄音、錄像的好壞直接決定了本次會(huì)議的成功與否，因此要對(duì)這些設(shè)施設(shè)備進(jìn)行細(xì)致的檢查。
(6)為了讓會(huì)議的氣氛不會(huì)顯得那么緊張，可以在會(huì)場(chǎng)內(nèi)擺放少量的花，既緩減壓力，又烘托氣氛。
6、后勤部門(mén)要對(duì)參會(huì)人員提供一些輔助性的幫助。比如：水、食宿、用車(chē)、醫(yī)療保健、安全保衛(wèi)等。
7、開(kāi)展此次會(huì)議還要考慮對(duì)會(huì)議做好會(huì)議發(fā)言、投票、發(fā)獎(jiǎng)、集體照相等一系列的準(zhǔn)備工作，以確保會(huì)議不會(huì)因?yàn)槟承┉h(huán)節(jié)而影響會(huì)議的正常舉行。
8、把所有會(huì)前準(zhǔn)備工作做好后再對(duì)其進(jìn)行重新檢查一遍，最后向領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)工作。
六、會(huì)中的服務(wù)與組織
1、工作人員要提前1小時(shí)到會(huì)場(chǎng)，仔細(xì)檢查會(huì)場(chǎng)前期的準(zhǔn)備情況，確保沒(méi)有遺漏的環(huán)節(jié)。
2、完善簽到工作，準(zhǔn)確了解參會(huì)人員的到場(chǎng)情況，尤其是主席臺(tái)領(lǐng)導(dǎo)人及發(fā)言人是否到齊，對(duì)還沒(méi)有到的參會(huì)人員進(jìn)行二次通知，詢(xún)問(wèn)原因，對(duì)已到場(chǎng)的參會(huì)人員發(fā)礦泉水，并進(jìn)行材料的分發(fā)工作。
3、按照原計(jì)劃的編排方式讓參會(huì)人員從前往后依次就座。
4、后勤部門(mén)維持好會(huì)場(chǎng)秩序，參會(huì)人員提前5分鐘進(jìn)會(huì)場(chǎng)就座，與會(huì)議無(wú)關(guān)的人員及時(shí)離開(kāi)會(huì)場(chǎng)，并關(guān)閉會(huì)場(chǎng)大門(mén)，在開(kāi)會(huì)期間手機(jī)調(diào)成震動(dòng)或靜音，不準(zhǔn)擅自離開(kāi)會(huì)場(chǎng)，不準(zhǔn)接電話，保持會(huì)場(chǎng)的安靜。
5、行政人員在開(kāi)會(huì)期間要做好會(huì)議記錄，寫(xiě)好會(huì)議簡(jiǎn)報(bào)。
6、為了弘揚(yáng)公司文化，在開(kāi)會(huì)過(guò)程中安排專(zhuān)門(mén)人員進(jìn)行現(xiàn)場(chǎng)拍照，會(huì)后可將這些圖片放至網(wǎng)上，做后期公司文化的宣傳，同時(shí)為了加深參會(huì)人員之間的友誼，對(duì)參會(huì)人員組織照相。
7、行政接待人員為參會(huì)人員提前預(yù)定返程車(chē)票、火車(chē)票、飛機(jī)票等。
七、會(huì)后會(huì)場(chǎng)的收尾工作
1、會(huì)議結(jié)束后，檢查所帶工作資料和物品(包括會(huì)簽)是否全部帶齊。
2、根據(jù)參會(huì)人員離開(kāi)的時(shí)間，安排工作人員對(duì)參會(huì)人員進(jìn)行護(hù)送。
3、回公司后及時(shí)對(duì)此次會(huì)議做好文件的清退、收集和歸檔等工作。
4、為了讓此次會(huì)議開(kāi)展的更有意義，可以安排新聞媒體對(duì)此次會(huì)議進(jìn)行全方位的報(bào)道。
會(huì)議籌備方案范文2一，明確會(huì)議主題
會(huì)議主題要明確，經(jīng)銷(xiāo)商會(huì)議的目的就是為了訂貨，因此，會(huì)議的主題沒(méi)有必要取名為假意的“某某經(jīng)銷(xiāo)商交流會(huì)，某某廠商聯(lián)誼會(huì)”等，而應(yīng)該直奔主題，作“某某區(qū)域某某品牌訂貨會(huì)”讓所有經(jīng)銷(xiāo)商明白廠商召開(kāi)此次會(huì)議的目的就是為了訂貨，避免讓經(jīng)銷(xiāo)商沒(méi)有訂貨的心理準(zhǔn)備，從而使雙方均不滿(mǎn)意。
二，充實(shí)會(huì)議內(nèi)容
1，會(huì)議內(nèi)容要有教育性
現(xiàn)今很多品牌的訂貨會(huì)已經(jīng)流于俗套，找些客戶(hù)過(guò)來(lái)聽(tīng)廠商人員進(jìn)行宣讀公司的那些基本情況，然后就吃飯喝酒，讓公司業(yè)務(wù)人員和經(jīng)銷(xiāo)商在酒桌上“酒量即銷(xiāo)量”然后就是再進(jìn)行其它活動(dòng)，以此來(lái)拉攏經(jīng)銷(xiāo)商訂貨。會(huì)后，公司算帳，利潤(rùn)不能支撐費(fèi)用，代理商愁眉苦臉，以后說(shuō)到經(jīng)銷(xiāo)商會(huì)議就是害怕，經(jīng)銷(xiāo)商對(duì)代理商的經(jīng)銷(xiāo)商會(huì)議也不再感興趣，因?yàn)檎匍_(kāi)一個(gè)訂貨會(huì)除了拿錢(qián)去吃喝去訂貨外，沒(méi)有其它實(shí)際的意義，并且也和代理商一樣，看不到利益，學(xué)不到東西。因此我認(rèn)為，在召開(kāi)訂貨會(huì)的會(huì)議內(nèi)容除了向經(jīng)銷(xiāo)商宣傳品牌后，可以更多去選擇提高經(jīng)銷(xiāo)商經(jīng)營(yíng)管理水平，幫助分析行業(yè)發(fā)展趨勢(shì)，指導(dǎo)經(jīng)銷(xiāo)商做出更好的促銷(xiāo)方案，言傳身教如何向消費(fèi)推廣本品牌產(chǎn)品，并幫助分析竟品的優(yōu)缺點(diǎn)等等會(huì)議題材作為會(huì)議的主題。相信，經(jīng)銷(xiāo)商會(huì)對(duì)以上題材更有興趣。
2，會(huì)議主持人要專(zhuān)業(yè)。
專(zhuān)業(yè)的會(huì)議主持人會(huì)讓會(huì)場(chǎng)的氣氛輕松，明快，同時(shí)也可以讓經(jīng)銷(xiāo)商加強(qiáng)公司的專(zhuān)業(yè)形象和隆重態(tài)度。
3，會(huì)議時(shí)間經(jīng)銷(xiāo)商會(huì)議策劃方案經(jīng)銷(xiāo)商會(huì)議的時(shí)間段：產(chǎn)品銷(xiāo)售旺季前和產(chǎn)品銷(xiāo)售旺季后。
會(huì)議的時(shí)間不能太長(zhǎng)也不能太短，應(yīng)堅(jiān)持以四個(gè)小時(shí)為基本原則。第一個(gè)小時(shí)重點(diǎn)突出宣傳公司品牌和產(chǎn)品的賣(mài)點(diǎn)。第二個(gè)小時(shí)應(yīng)該請(qǐng)公司經(jīng)理級(jí)人物做會(huì)議主題的報(bào)告發(fā)言，同時(shí)公布當(dāng)次會(huì)議的突發(fā)性政策。第三個(gè)小時(shí)應(yīng)該以文藝性的節(jié)目或者以活躍現(xiàn)場(chǎng)氣氛為主。第四個(gè)小時(shí)，以參觀會(huì)場(chǎng)展覽產(chǎn)品并現(xiàn)場(chǎng)訂貨。
三，增強(qiáng)會(huì)議效果
會(huì)前工作主要為：
(1)確定訂貨會(huì)的邀請(qǐng)對(duì)象，細(xì)節(jié)之處是尤其要抓住在訂貨會(huì)中起決定作用的人員。
(2)確定訂貨會(huì)的主推品項(xiàng)：做為企業(yè)產(chǎn)品品項(xiàng)往往不是單一的，因而采取哪款產(chǎn)品作為主推品種，就要對(duì)市場(chǎng)進(jìn)行充分摸底，找出機(jī)會(huì)點(diǎn)最大的產(chǎn)品，如針對(duì)德賽目前的產(chǎn)品中，就要突出差異化產(chǎn)品DS-001學(xué)習(xí)DVD，充分突出它的賣(mài)點(diǎn)。細(xì)節(jié)之處是要避免主推的品項(xiàng)過(guò)全或促銷(xiāo)推廣產(chǎn)品無(wú)重點(diǎn)。
(3)制訂主推品項(xiàng)的訂貨政策：即對(duì)主推品項(xiàng)產(chǎn)品采取什么樣的促銷(xiāo)政策才能合適，才能起到擴(kuò)大訂貨量的目的，促銷(xiāo)政策不到位也會(huì)影響訂貨會(huì)效果，細(xì)節(jié)在于訂貨政策的制定。
(4)確定訂貨會(huì)的主題：銷(xiāo)售產(chǎn)品需要一個(gè)理由，開(kāi)訂貨會(huì)同樣也需要一個(gè)由頭，確定一個(gè)主題。否則平白無(wú)的搞促銷(xiāo)開(kāi)訂貨會(huì)會(huì)讓客戶(hù)產(chǎn)生防范心理。
(5)做好訂貨會(huì)前造勢(shì)和客戶(hù)摸底，一方面事前造勢(shì)讓客戶(hù)有正確認(rèn)識(shí)和心理和準(zhǔn)備，同時(shí)通過(guò)市場(chǎng)情況摸底圈定核心客戶(hù)，是訂貨會(huì)有的放矢。
(6)做好場(chǎng)地的選擇：主要根據(jù)邀請(qǐng)的人數(shù)，規(guī)模，選定訂貨會(huì)會(huì)址，對(duì)場(chǎng)地的選擇要求，要做到交通便利，易于尋找這一點(diǎn)。
(7)做好時(shí)間安排和訂貨資料的準(zhǔn)備，根據(jù)邀請(qǐng)對(duì)象發(fā)邀請(qǐng)函，注明訂貨會(huì)時(shí)間地點(diǎn)，同時(shí)也可將產(chǎn)品資料，價(jià)格表和促銷(xiāo)活動(dòng)通知送達(dá)知客戶(hù)手中。
(8布置好會(huì)場(chǎng)。定貨會(huì)會(huì)場(chǎng)布置要突出訂貨會(huì)主題
會(huì)中的工作主要為：
通過(guò)在訂貨會(huì)會(huì)中制造輕松寬松的氣氛，一方面可以讓客戶(hù)積極參與其中，調(diào)動(dòng)客戶(hù)訂貨的積極性，同時(shí)可以消除客戶(hù)的防范心理，感染其它客戶(hù)
會(huì)后的工作主要為：
訂貨會(huì)開(kāi)完后，只是訂貨會(huì)成功的一半，如何落實(shí)是訂貨會(huì)最終成功與否的重中之重，因而訂貨會(huì)后一方面要將貨及時(shí)送達(dá)訂貨客戶(hù)的手中，另一方面要做好電話的及時(shí)跟蹤與走訪追蹤，收取保證金，確保真正達(dá)成意向
訂貨會(huì)開(kāi)完要善于總結(jié)
現(xiàn)在很多企業(yè)，談到訂貨會(huì)基本上不談“訂貨后”，訂完了，似乎已經(jīng)結(jié)束了，資金也來(lái)了。訂貨會(huì)還有很多工作要做。今年的訂貨會(huì)要跟去年的訂貨會(huì)比較，數(shù)字是否有增加，生產(chǎn)能力是否能跟上，貼牌加工的廠家是否進(jìn)一步去落實(shí)，這些都是亟待解決的。
四，召開(kāi)訂貨會(huì)的細(xì)節(jié)問(wèn)題
1，精心設(shè)計(jì)定貨會(huì)的政策
2，會(huì)前開(kāi)票和會(huì)中開(kāi)票相結(jié)合
3，找一個(gè)好的會(huì)議主持人
4，專(zhuān)車(chē)接送鄉(xiāng)鎮(zhèn)大戶(hù)經(jīng)銷(xiāo)商
5，一定要設(shè)置抽獎(jiǎng)和禮品環(huán)節(jié)
6，設(shè)置餐桌就餐人員姓名
會(huì)議籌備方案范文3一、會(huì)議前準(zhǔn)備工作
1、會(huì)前所需準(zhǔn)備的文件：、、、、會(huì)議議程、桌簽、座次表、餐卷、代表證、會(huì)議橫幅(一般由會(huì)議承辦賓館制作)、會(huì)議背景PPT、房間號(hào)碼表、會(huì)務(wù)資料領(lǐng)取表、會(huì)議資料、報(bào)到處。各文件具體形式如附件。
2、會(huì)前準(zhǔn)備工作流程
2.1、會(huì)議的計(jì)劃：
(1)確定會(huì)議的目的，試圖達(dá)到的效果，會(huì)議預(yù)期取得的成果等。
(2)確定會(huì)議的名稱(chēng)，初步擬訂出席對(duì)象、主持人、規(guī)模、規(guī)格、召開(kāi)時(shí)間、需用時(shí)間、地點(diǎn)、議程等。
(3)決定會(huì)議的工作人員和服務(wù)人員，必要時(shí)成立籌備組、臨時(shí)秘書(shū)處或籌備委員會(huì)。
2.2、確定會(huì)議日程。編排會(huì)議日程表，并與會(huì)前發(fā)給各參會(huì)人員。會(huì)議流程策劃方案(1)議程表。
將會(huì)議議題按照內(nèi)在聯(lián)系、主次和先后排列次序，編排議程，印成文字，即議程表，會(huì)前發(fā)給與會(huì)人員。
(2)日程表與作息時(shí)間表。
會(huì)期超過(guò)一天的會(huì)議，還應(yīng)訂出日程表和作息時(shí)間表。
2.3、會(huì)議成本預(yù)算。
會(huì)議的成本=場(chǎng)地租借費(fèi)+文件資料費(fèi)+交通費(fèi)+食宿費(fèi)+活動(dòng)費(fèi)+服務(wù)人員的工資+咨詢(xún)勞務(wù)費(fèi)。
2.4、準(zhǔn)備會(huì)議資料。
(1)開(kāi)幕詞、工作報(bào)告、發(fā)言稿等
(2)會(huì)議所用的技術(shù)性、程序性文書(shū)材料，如：會(huì)議通知、會(huì)議議程表、日程表、作息時(shí)間表、與會(huì)人員名單、通訊錄、分組名單、住房安排表、工作人員名單、車(chē)輛調(diào)度表等。
2.5、發(fā)送會(huì)議通知及接受回執(zhí)。
(1)會(huì)議通知：本單位的小型會(huì)議，可采用口頭、電話、書(shū)面通知等方式通知。外單位或跨地區(qū)的會(huì)議必須寄送書(shū)面通知，邀請(qǐng)性會(huì)議則可寄送請(qǐng)柬或邀請(qǐng)信。
會(huì)議通知可采用郵寄(包括電子郵件)、傳真、專(zhuān)人送達(dá)等方式，對(duì)重要的邀請(qǐng)對(duì)象可用發(fā)送書(shū)面通知或邀請(qǐng)柬，再加電話征詢(xún)、確定的雙重方式。
(2)回執(zhí)：為準(zhǔn)確統(tǒng)計(jì)與會(huì)人數(shù)，做好相應(yīng)準(zhǔn)備，通知時(shí)應(yīng)提前7天以上并附回執(zhí)。
回執(zhí)的通知應(yīng)計(jì)算郵途的來(lái)回時(shí)間，受邀請(qǐng)者考慮和準(zhǔn)備時(shí)間，相應(yīng)提前發(fā)送，但又不可提前過(guò)多，以免對(duì)方遺忘。
2.6、會(huì)場(chǎng)布置，會(huì)場(chǎng)根據(jù)與會(huì)人數(shù)選擇適當(dāng)場(chǎng)所，具體要求如下：
(1)會(huì)場(chǎng)要整潔、安靜、明亮、通風(fēng)、安全，大小應(yīng)與人數(shù)相適應(yīng)。按地區(qū)、系統(tǒng)、單位等分組，事先劃分席位，擺放好桌簽。
(2)主席臺(tái)席位。
第一排的正中為首席.其次是左位，再次為右位-先左后右，左高右低.前排為主。后排為次，其他的依次類(lèi)推。在席位前放置姓名桌簽，便于按位入座。
(3)會(huì)場(chǎng)設(shè)施。
會(huì)場(chǎng)的所有設(shè)施必須在開(kāi)會(huì)前準(zhǔn)備齊全，如擴(kuò)音、錄音、放音、唱片，錄像、攝影、投影儀、放映機(jī)、燈光照明、風(fēng)扇或空調(diào)、記錄紙、文具、茶具，等等。儀器、設(shè)備等應(yīng)事先反復(fù)檢查、調(diào)試(如擴(kuò)音器的音量大小)，以免臨時(shí)發(fā)生故障或出現(xiàn)差錯(cuò)。
2.7、其他準(zhǔn)備
會(huì)期較長(zhǎng)的會(huì)議應(yīng)準(zhǔn)備與會(huì)人員的就餐、住宿。會(huì)場(chǎng)外應(yīng)有醫(yī)護(hù)人員值班。同時(shí)應(yīng)準(zhǔn)備接送車(chē)輛。會(huì)議要通過(guò)新聞媒介傳播的應(yīng)準(zhǔn)備宣傳提綱。重要會(huì)議應(yīng)有安全保衛(wèi)人員和保密措施。會(huì)議計(jì)劃中如安排參觀、考察、游覽等活動(dòng)，或贈(zèng)送資料、紀(jì)念品等，必須提前做好準(zhǔn)備。
二、會(huì)議期間工作
1、會(huì)議期間需準(zhǔn)備的文件：、、。
2、會(huì)議期間的工作流程
2.1、在機(jī)場(chǎng)、碼頭、車(chē)站等處，派專(zhuān)人、專(zhuān)車(chē)分批分時(shí)段按要求接站。
2.2、做好來(lái)客接待工作，確認(rèn)和分發(fā)房間，確認(rèn)重要與會(huì)人員用房及整理記錄有關(guān)信息。協(xié)助分發(fā)會(huì)議禮品及房間派送水果等會(huì)務(wù)工作。確認(rèn)用餐時(shí)間、菜單、標(biāo)準(zhǔn)、形式、酒水及主次桌和其他相關(guān)安排等工作。
2.3、會(huì)場(chǎng)桌椅擺設(shè)確認(rèn)：燈光/音響/麥克風(fēng)/銀幕/講臺(tái)/幻燈機(jī)/投影機(jī)一一檢視無(wú)誤。檢查會(huì)議所需資料是否完備。
2.4、會(huì)議現(xiàn)場(chǎng)：專(zhuān)人負(fù)責(zé)參會(huì)人員的引領(lǐng)，簽到，分發(fā)會(huì)議資料。
2.5、專(zhuān)人負(fù)責(zé)會(huì)場(chǎng)的協(xié)調(diào)事務(wù)工作(包括投影儀的準(zhǔn)備、飲水的準(zhǔn)備、禮金的發(fā)放以及會(huì)場(chǎng)溫度控制等)。
2.6、確認(rèn)并保障會(huì)議期間會(huì)場(chǎng)防盜、消防等安全工作、參會(huì)代表的人、財(cái)、物等安全工作。
2.7、協(xié)調(diào)會(huì)議期間的交通工具的安排。
2.8、會(huì)議接待人員應(yīng)全程跟蹤會(huì)議，以便及時(shí)和與會(huì)者保持聯(lián)系，出現(xiàn)突發(fā)事件能以最短的時(shí)間解決。
三、會(huì)議后續(xù)工作
1、會(huì)議后需準(zhǔn)備的文件：參會(huì)人員通訊錄、簡(jiǎn)報(bào)、會(huì)議總結(jié)、會(huì)議證明、會(huì)議紀(jì)要、新聞稿、返程票登記表。
2、會(huì)議后的工作流程
2.1、在與會(huì)和未與會(huì)的人中間傳閱會(huì)議記錄。會(huì)議記錄應(yīng)準(zhǔn)確。會(huì)議中所形成的決策要突出承擔(dān)行動(dòng)的責(zé)任人姓名、時(shí)間及標(biāo)準(zhǔn)。表明下次會(huì)議的日期和時(shí)間。
2.2、會(huì)議的總結(jié)、評(píng)估、會(huì)議代表的意見(jiàn)反饋及處理工作。
2.3、會(huì)議資料、領(lǐng)導(dǎo)講話稿、代表發(fā)言稿、新聞報(bào)道資料的匯總，總結(jié)工作及印刷發(fā)放代表通訊錄。
2.4、代辦與會(huì)人員返程及他程的交通票務(wù)及其他委托代辦服務(wù)。
2.5、歡送代表工作。
2.6、會(huì)議費(fèi)用的結(jié)算工作。
四、人員職責(zé)
1、會(huì)務(wù)負(fù)責(zé)人
1)聯(lián)絡(luò)協(xié)調(diào)
—對(duì)內(nèi)負(fù)責(zé)與所領(lǐng)導(dǎo)及各科室負(fù)責(zé)人的溝通，制定會(huì)議計(jì)劃書(shū)及工作進(jìn)度表，確保會(huì)議順利完成;
—對(duì)外負(fù)責(zé)與各參會(huì)領(lǐng)導(dǎo)及參會(huì)人員之間的聯(lián)絡(luò)，確認(rèn)人員名單及行程安排;
—協(xié)調(diào)會(huì)務(wù)工作人員的活動(dòng)。
2)制定會(huì)議方案并實(shí)施
—負(fù)責(zé)擬定和調(diào)整會(huì)議方案，會(huì)議組織程序，并上報(bào)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審核;—負(fù)責(zé)協(xié)調(diào)各職能組分工，并確認(rèn)工作安排和進(jìn)程。
3)會(huì)場(chǎng)及住宿安排
—負(fù)責(zé)會(huì)議酒店(場(chǎng)地)接洽、預(yù)訂及協(xié)議簽訂;
—負(fù)責(zé)會(huì)議期間與會(huì)人員的食宿等問(wèn)題的安排。
4)負(fù)責(zé)審核會(huì)議對(duì)外的文本資料內(nèi)容及相關(guān)合作協(xié)議
—各類(lèi)資料內(nèi)容的確認(rèn)審核;
—確定印刷地點(diǎn);
—會(huì)場(chǎng)布置的審核。
5)制定可行性預(yù)算
6)同會(huì)議發(fā)言人及各位貴賓聯(lián)系
2、會(huì)務(wù)助理
1)各類(lèi)文本的起草、修改，資料的編排、制作
—根據(jù)會(huì)議的要求，負(fù)責(zé)會(huì)議通知書(shū)的設(shè)計(jì)、制作及印刷;
—負(fù)責(zé)會(huì)場(chǎng)背景效果圖的設(shè)計(jì)與制作;
—代表證、餐券的設(shè)計(jì)與制作。
2)負(fù)責(zé)重要人員的聯(lián)絡(luò)事宜
—負(fù)責(zé)重要人員的行程安排的聯(lián)系、確認(rèn);
—負(fù)責(zé)重要人員的機(jī)(車(chē))票的預(yù)訂;
—負(fù)責(zé)重要人員的專(zhuān)人接、送及陪同安排;
—負(fù)責(zé)重要人員在會(huì)議期間的用車(chē)安排。
3)負(fù)責(zé)與會(huì)代表聯(lián)絡(luò)事宜
—負(fù)責(zé)會(huì)議通知書(shū)的寄發(fā)及確認(rèn)回執(zhí)工作;
—負(fù)責(zé)會(huì)務(wù)資料的收集、確認(rèn)并輸入數(shù)據(jù)庫(kù);
—如會(huì)議信息有變，負(fù)責(zé)與與會(huì)代表聯(lián)系，及時(shí)告知。
4)負(fù)責(zé)會(huì)場(chǎng)的管理工作
—負(fù)責(zé)會(huì)場(chǎng)及儀器設(shè)備的管理;
—提前做好儀器設(shè)備的調(diào)試工作;
—負(fù)責(zé)會(huì)場(chǎng)影像/通訊的管理(計(jì)算機(jī)、PPT資料收集匯總、同傳設(shè)備等);—確保會(huì)議期間演講嘉賓PPT的收集、正常播放及__。
5)負(fù)責(zé)交通管理及安全措施
—負(fù)責(zé)用車(chē)計(jì)劃;
—負(fù)責(zé)確定車(chē)輛行走路線和確保路線的暢通及用車(chē)安全。
6)負(fù)責(zé)會(huì)場(chǎng)安全保障工作
—負(fù)責(zé)對(duì)可能存在和未知的安全隱患進(jìn)行檢查并制定解決方案
7)會(huì)務(wù)帳務(wù)管理
—會(huì)前負(fù)責(zé)制定收入、支出預(yù)算表
—會(huì)后負(fù)責(zé)制作收入、支出明細(xì)表
—負(fù)責(zé)會(huì)務(wù)費(fèi)用分配方案的制定、上報(bào)及落實(shí)
3、應(yīng)急人員
1)負(fù)責(zé)資料袋或者禮品袋物品的裝放與分發(fā)。
2)負(fù)責(zé)參會(huì)人員的引領(lǐng)、接待。
3)負(fù)責(zé)就餐秩序的控制。
4)負(fù)責(zé)會(huì)中其他應(yīng)急工作。
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以下內(nèi)容為新榜市場(chǎng)總監(jiān)李鐵男在活動(dòng)行線下沙龍「千人峰會(huì)的品牌與運(yùn)營(yíng)」的現(xiàn)場(chǎng)分享內(nèi)容整理，其中有部分口語(yǔ)化表達(dá)，請(qǐng)知悉。
分享人介紹：
李鐵男，新榜市場(chǎng)總監(jiān)，2014年加入新榜，目前負(fù)責(zé)新榜市場(chǎng)、新榜學(xué)院、新榜大會(huì)、新榜全國(guó)行等項(xiàng)目，對(duì)新媒體有深入研究，擅長(zhǎng)新媒體運(yùn)營(yíng)、短視頻、直播電商等領(lǐng)域。
內(nèi)容整理：活動(dòng)行
-以下為正文-
做一個(gè)長(zhǎng)期主義者，每一場(chǎng)活動(dòng)都想辦法把整個(gè)觀眾體驗(yàn)、嘉賓的體驗(yàn)，以及合作伙伴的體驗(yàn)，做到極致。在不斷做的過(guò)程當(dāng)中去積累口碑，然后整個(gè)行業(yè)內(nèi)會(huì)形成一定的認(rèn)知，再經(jīng)過(guò)不斷輸出活動(dòng)，不斷的和這群人通過(guò)活動(dòng)產(chǎn)生鏈接，慢慢地積累勢(shì)能，勢(shì)能積累起來(lái)之后，口碑、品牌就會(huì)慢慢起來(lái)。長(zhǎng)期主義+價(jià)值輸出+時(shí)間復(fù)利，你將解鎖一份刺激與歡喜。
活動(dòng)流程主要分為六個(gè)步驟！市場(chǎng)調(diào)研-活動(dòng)立項(xiàng)—活動(dòng)籌備—推廣&招募—活動(dòng)執(zhí)行—活動(dòng)復(fù)盤(pán)。
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一、活動(dòng)框架
1、活動(dòng)目的
這是做活動(dòng)前最重要的一個(gè)問(wèn)題，我為什么要做這個(gè)活動(dòng)？
1）提升影響力，強(qiáng)化品牌。
2）政策發(fā)布，比如今日頭條的生機(jī)大會(huì)，快手的光合大會(huì)等。
3）會(huì)銷(xiāo)，會(huì)銷(xiāo)類(lèi)的公司，有一個(gè)標(biāo)準(zhǔn)化的會(huì)議流程，對(duì)會(huì)議的信息密度沒(méi)有嚴(yán)格要求，但強(qiáng)調(diào)氛圍的調(diào)動(dòng)，有KPI指標(biāo)。
2、市場(chǎng)調(diào)研
這一塊相對(duì)來(lái)說(shuō)比較簡(jiǎn)單，既然做這個(gè)行業(yè)的活動(dòng)，肯定本來(lái)就能觸達(dá)到這個(gè)行業(yè)的一些人群，那么通過(guò)面對(duì)面也好，或者通過(guò)線上聊也好，或者通過(guò)問(wèn)卷調(diào)查也好，或者通過(guò)請(qǐng)教公司一些老的員工也好，或者看同行業(yè)的競(jìng)爭(zhēng)、競(jìng)品的活動(dòng)也好，基本上就能得出來(lái)結(jié)論，在這個(gè)結(jié)論上可以去驗(yàn)證一下，就會(huì)明白用戶(hù)的需求，知道活動(dòng)的方向在哪里。
3、確定邊界
想明白為什么要做這個(gè)活動(dòng)，基本上心里邊大致的版圖就有了。
從現(xiàn)在的時(shí)間起，去倒推，大概這個(gè)活動(dòng)準(zhǔn)備周期需要多久，比如說(shuō)需要30天，從現(xiàn)在情況往后推30天，看是放在周中還是周末，是做半天還是全天，活動(dòng)類(lèi)型，誰(shuí)來(lái)講？誰(shuí)來(lái)聽(tīng)？這個(gè)活動(dòng)目的是怎樣的？基本上有一個(gè)大體的模糊的畫(huà)像，在這個(gè)時(shí)間沒(méi)有精準(zhǔn)的對(duì)接到個(gè)人，但是知道它大概有怎樣一個(gè)標(biāo)簽、知道大致通過(guò)什么樣的渠道能夠去觸達(dá)。
同時(shí)邊界很重要！它畫(huà)了一些方向，知道哪些東西可以用，哪些東西不能用。
1）預(yù)算不一樣，整個(gè)的邊界完全是不一樣的。可能因?yàn)轭A(yù)算有限，有些場(chǎng)地就不會(huì)考慮，有些老師也不會(huì)考慮。
2）人數(shù)和預(yù)算也是緊密相關(guān)的，做500人的活動(dòng)、1000人活動(dòng)、100人的活動(dòng)，完全是不同的概念。
3）時(shí)長(zhǎng)基本上就決定了嘉賓的數(shù)量。大家都比較熱衷于做下午場(chǎng)的活動(dòng)，相對(duì)來(lái)說(shuō)比較簡(jiǎn)單，從下午2點(diǎn)開(kāi)始到5點(diǎn)結(jié)束，大概3小時(shí)，180分鐘，基本上是6位嘉賓，一個(gè)嘉賓25分鐘，總共150分鐘，剩下30分鐘，中間可以加一些圓桌論壇等環(huán)節(jié)。中間控場(chǎng)不用那么嚴(yán)格，但是整個(gè)嘉賓的數(shù)量和分享時(shí)長(zhǎng)是一個(gè)反相關(guān)的。另外還要考慮場(chǎng)地，吃飯，交通是否方便。
4）場(chǎng)地，2019年比較特殊，7月到10月的很多大型的活動(dòng)不能舉辦，再加上今年過(guò)年比較早，1月25日初一，很多大型的活動(dòng)全部壓到年底，加上很多年會(huì)也在這個(gè)時(shí)間，就會(huì)把整個(gè)酒店的費(fèi)用拉高，往年可能提前兩個(gè)月去找酒店，今年必須要提前兩個(gè)月三個(gè)月甚至更長(zhǎng)時(shí)間！北京能容納千人的且交通比較方便的其實(shí)不多，可能是西邊便宜，南邊便宜，北邊和東邊貴。
通過(guò)上面的分析，要做一個(gè)什么樣的活動(dòng)，那么大致的框架就出來(lái)了，先把整個(gè)邊界定好，接著再細(xì)化，內(nèi)部還有一個(gè)溝通磨合的過(guò)程，不可能一開(kāi)始把這些非常精準(zhǔn)化。
二、活動(dòng)ing
1、確認(rèn)主題
第一不要引起歧義。
第二要讓大家明白活動(dòng)的價(jià)值，用戶(hù)能知道你要給他傳遞什么。
針對(duì)行業(yè)內(nèi)的活動(dòng)，一般都只寫(xiě)嘉賓的title，因?yàn)檫@個(gè)行業(yè)大家都知道他是誰(shuí)，所以說(shuō)不用在活動(dòng)的板塊上再去說(shuō)這個(gè)嘉賓怎樣，做過(guò)什么。但是注意，跨行業(yè)的活動(dòng)，需要寫(xiě)嘉賓的介紹，因?yàn)橛^眾來(lái)自于不同行業(yè)，也可能來(lái)自于五面八方，通過(guò)嘉賓的介紹來(lái)判斷活動(dòng)是否是適合自己。
2、時(shí)間場(chǎng)地
一般場(chǎng)地是一個(gè)大場(chǎng)地，一個(gè)小場(chǎng)地，在這里大場(chǎng)地指的是哪個(gè)城市，小場(chǎng)地是具體地點(diǎn)，比如確定12月底要在北京做一個(gè)活動(dòng)，北京就是一個(gè)大場(chǎng)地，大場(chǎng)地可以滯后到什么時(shí)間？假如有很多外地的嘉賓來(lái)參與，會(huì)提前預(yù)訂機(jī)票，要提前半個(gè)月或者20天要把這個(gè)場(chǎng)地給確定死；假如活動(dòng)本身是在北京的人來(lái)參與的，活動(dòng)開(kāi)始之前一周會(huì)給大家群發(fā)消息就OK了。
一般來(lái)講雙休日好過(guò)工作日，周六好過(guò)周日。但是也要考慮活動(dòng)的規(guī)模與影響力，不要放在周一，周一往往會(huì)議比較多，很難走開(kāi)。
下午好于上午：盡量活動(dòng)不要上午辦，下午的活動(dòng)通過(guò)開(kāi)場(chǎng)時(shí)間稍微往前延一點(diǎn)，把結(jié)束的時(shí)間稍微往后延一點(diǎn)，比如1點(diǎn)半開(kāi)始一直到下午6點(diǎn)，能容納的嘉賓和信息含量比較多，這樣效率更高，也節(jié)省費(fèi)用。
另外場(chǎng)地動(dòng)線在大型的活動(dòng)中是非常重要的，要從“小白”的用戶(hù)視野出發(fā)，不要想當(dāng)然，要考慮到人流行進(jìn)方向、路線、擁堵節(jié)點(diǎn)以及展位間距、方向，要避免“冷清展位”（人流無(wú)法流動(dòng)過(guò)去的展位）。
會(huì)場(chǎng)最好是“后進(jìn)式”，屏幕和入場(chǎng)口不在同一側(cè)，不要從前門(mén)進(jìn)，避免觀眾橫穿遮擋視線，提前設(shè)置隔離欄，避免分散注意力。一般做的活動(dòng)比較多了之后，基本上看一眼這個(gè)場(chǎng)地，整個(gè)搭建方案就有了，就知道什么地方放簽到臺(tái)、什么地方放入場(chǎng)、什么地方放屏幕、什么地方放上下臺(tái)、什么地方放控臺(tái)，基本上就相當(dāng)清楚。
3、確定關(guān)鍵傳播節(jié)點(diǎn)
假如1月份舉辦一場(chǎng)500人的活動(dòng)，往前倒推，首先要確認(rèn)活動(dòng)是免費(fèi)還是收費(fèi)，因?yàn)槊赓M(fèi)和收費(fèi)的到場(chǎng)率不一樣，要根據(jù)到場(chǎng)率去算，需要報(bào)名多少人，現(xiàn)場(chǎng)到多少人。根據(jù)目前手頭的資源，去倒推，比如說(shuō)活動(dòng)推一次能報(bào)60人，需要推五次，推5次的節(jié)點(diǎn)可能一周推兩次，可能一周推一次。一周推兩次，可能用不同的渠道，用公眾號(hào)推一次，用海報(bào)推一次，這樣傳播的節(jié)點(diǎn)基本上就出來(lái)了。
再根據(jù)整個(gè)行業(yè)的一些大事件，比如說(shuō)雙11或者說(shuō)其他的能預(yù)測(cè)到一些節(jié)點(diǎn)，不跟他們搶流量，把這些節(jié)點(diǎn)給錯(cuò)開(kāi)，根據(jù)行業(yè)內(nèi)人的一些特殊習(xí)慣。在這邊給大家舉個(gè)例子，比如說(shuō)像直播行業(yè)，直播行業(yè)要去發(fā)海報(bào)的話，可能在半夜兩三點(diǎn)或者凌晨四五點(diǎn)發(fā)，效果特別好，因?yàn)樽鲋辈ミ@個(gè)行業(yè)，播到凌晨一兩點(diǎn)，播完之后還要和團(tuán)隊(duì)復(fù)盤(pán)，之后才能睡覺(jué)，要根據(jù)這些，把具體的傳播時(shí)間點(diǎn)再進(jìn)行微調(diào)。
物料是活動(dòng)對(duì)外宣傳物料，像海報(bào)、主視覺(jué)或者說(shuō)像嘉賓的背景，類(lèi)似于傳播方面的一些物料。這些物料有利于去招募或者對(duì)外去做宣傳。
4、信息入口的問(wèn)題
作為活動(dòng)負(fù)責(zé)人，剛開(kāi)始要定主題、定框架、定基調(diào)、定邊界，在對(duì)外合作的時(shí)候，最怕遇到一件事同時(shí)好幾個(gè)人來(lái)對(duì)接。一般我們辦活動(dòng)首先會(huì)在群里邊立一個(gè)規(guī)矩：公司里邊指定一個(gè)總的負(fù)責(zé)人，他既是內(nèi)部信息匯總的節(jié)點(diǎn)，也是外部信息的出口，保證所有的信息的入口和流出在公司內(nèi)部都有一個(gè)人，同時(shí)同步到群里和協(xié)同工具中，避免信息差。一場(chǎng)活動(dòng)需要團(tuán)隊(duì)協(xié)同，每個(gè)人具體來(lái)負(fù)責(zé)哪一塊，一般要形成文字，同步給各個(gè)合作方?？傊謳茁?，各司其職。
5、信息的協(xié)同和傳遞
這塊特別重要，特別是合作類(lèi)的活動(dòng)，比如多方主辦，并有政府的指導(dǎo)參與，這種活動(dòng)難度很高，建議一般一個(gè)活動(dòng)，它的聯(lián)合主辦方不要超過(guò)三家，超過(guò)三家的話就是說(shuō)會(huì)特別麻煩，因?yàn)槊總€(gè)人對(duì)活動(dòng)的認(rèn)知與需求都不一樣。
合作類(lèi)的活動(dòng)，盡量簡(jiǎn)化，在活動(dòng)開(kāi)始的時(shí)間，要明確劃分好雙方的職責(zé)，哪些東西，你有決定權(quán)，哪些東西，我只是通知你，其它事我全權(quán)處理，不然到后邊肯定會(huì)撕逼的，會(huì)牽涉大量的時(shí)間精力來(lái)處理這個(gè)事，這是外部。內(nèi)部的話也是同樣的一個(gè)邏輯，比如嘉賓，特別是大會(huì)，嘉賓總計(jì)超過(guò)三十幾位，嘉賓對(duì)接這塊可能是5到6個(gè)人，嘉賓是按照板塊來(lái)劃分，每個(gè)人對(duì)接幾個(gè)嘉賓。
有些嘉賓不可能親自來(lái)對(duì)接，一般會(huì)由品牌負(fù)責(zé)人或者助理來(lái)對(duì)接，這里邊就會(huì)牽涉到一個(gè)信息的傳遞與協(xié)同。要借助一些工具來(lái)防止信息在傳遞過(guò)程中的衰減，比如石墨文檔、有道云筆記等，具體用哪個(gè)可以根據(jù)公司內(nèi)部情況選擇。
三、嘉賓相關(guān)
1、邀請(qǐng)清單
活動(dòng)主題定完之后，大家在一塊開(kāi)個(gè)腦爆會(huì)議，然后就說(shuō)你認(rèn)為的嘉賓是誰(shuí)誰(shuí)，每個(gè)人在黑板上寫(xiě)，寫(xiě)完之后用排除法，先做加法，后做減法，然后把不合適嘉賓全部排除掉，比如說(shuō)我來(lái)推薦這個(gè)嘉賓，我為什么推薦這個(gè)嘉賓？這個(gè)嘉賓好在哪一塊？今年做了哪些東西，哪一塊應(yīng)該講的特別好。
嘉賓模式就兩塊，一個(gè)是做得好，一個(gè)是講得好。
做得好的話，要有實(shí)際經(jīng)驗(yàn)，因?yàn)樵趯?shí)際的過(guò)程當(dāng)中做過(guò)和沒(méi)做過(guò)是不一樣的。做過(guò)的話，能講出來(lái)有一些比較重要的細(xì)節(jié)，但是可能會(huì)被別人忽視，那這樣的話對(duì)行業(yè)內(nèi)的人是有收獲感，也就是所謂的干貨。
有些嘉賓，雖然沒(méi)做過(guò)，但是一直在行業(yè)內(nèi)深度觀察，表達(dá)能力特別好、氣場(chǎng)和節(jié)奏感特別好，在臺(tái)上講的特別好，但是這樣的人是少的。
還有一些人做的特別好，但是一到臺(tái)上就緊張，講不全或者講不好，根本表達(dá)不出來(lái)，這種嘉賓的話，建議大家就不要邀請(qǐng)了，因?yàn)樗赡茏龅脑俸?，但是在臺(tái)上講不出來(lái)的話，實(shí)際上對(duì)臺(tái)下的觀眾是沒(méi)有收獲，現(xiàn)場(chǎng)的感覺(jué)也會(huì)比較尷尬。
2、嘉賓邀約
要說(shuō)清楚這幾件事：在什么地方做一個(gè)多少規(guī)模的活動(dòng)，這個(gè)活動(dòng)的時(shí)長(zhǎng)是多久？有哪些嘉賓來(lái)參與？同臺(tái)嘉賓是哪些？站在嘉賓的角度來(lái)看這個(gè)活動(dòng)對(duì)他或者所在公司的價(jià)值是什么？在邀請(qǐng)的過(guò)程中，一定要把這些東西表達(dá)清楚，做成PPT也好，做文字也好，傳遞給對(duì)方。
一些活動(dòng)在前期邀約嘉賓中，會(huì)寫(xiě)一大堆特別大咖位的嘉賓，最后卻來(lái)不了，對(duì)于觀眾來(lái)說(shuō)體驗(yàn)特別不好，特別是賣(mài)票活動(dòng)，可能觀眾來(lái)買(mǎi)票，就是沖著1到2個(gè)嘉賓，想聽(tīng)他講，最后會(huì)發(fā)現(xiàn)想聽(tīng)的兩個(gè)人壓根就沒(méi)來(lái)，現(xiàn)場(chǎng)特別尷尬，后續(xù)還會(huì)因?yàn)檫@些會(huì)產(chǎn)生退票，或者其他不必要的麻煩，所以請(qǐng)務(wù)必在顯著位置注明擬邀。
3、嘉賓信息收集
邀請(qǐng)嘉賓一般會(huì)要嘉賓的簡(jiǎn)介，title、照片、成功案例、Demo。
關(guān)于嘉賓的Demo。Demo這塊很多嘉賓不一定能提供，但如果是一些干貨類(lèi)收費(fèi)活動(dòng)，特別是異地嘉賓，一般會(huì)讓他提供一個(gè)demo，提前商量一個(gè)選題，錄一個(gè)10分鐘視頻。通過(guò)視頻可以看到這個(gè)嘉賓形象、氣場(chǎng)、表達(dá)習(xí)慣、邏輯框架、語(yǔ)言節(jié)奏等，有一些整體了解并有助于后期判斷。
4、嘉賓PPT
1）時(shí)間：嘉賓的PPT，截止時(shí)間一定要敲死。一定要把截止時(shí)間往前趕一趕，按照行業(yè)經(jīng)驗(yàn)來(lái)說(shuō)，總有1-2個(gè)嘉賓的PPT姍姍來(lái)遲，要為后邊調(diào)整留下空間。
2）版本：記住一定要編號(hào)，養(yǎng)成好習(xí)慣，避免弄錯(cuò)版本。過(guò)渡版本一定要?jiǎng)h掉，因?yàn)橛行┛嘏_(tái)會(huì)把原來(lái)老的版本放上去，一般到這個(gè)時(shí)間節(jié)點(diǎn)嘉賓改的東西不多，但是有個(gè)別的嘉賓的心理素質(zhì)不好，一旦發(fā)現(xiàn)ppt不對(duì)，會(huì)直接在臺(tái)上發(fā)懵，或者將問(wèn)題公開(kāi)化，“PPT放錯(cuò)了，主辦方能不能給我換一下”，這時(shí)候會(huì)極度尷尬。
3）體積：把PPT盡量體積小一點(diǎn)防止死機(jī)，如果里面有視頻的，記得把視頻摘出來(lái)，單獨(dú)再存一份，在活動(dòng)進(jìn)行中，注意和嘉賓提前約定信號(hào)，萬(wàn)一發(fā)生操作失誤，在臺(tái)上直接發(fā)信號(hào)“麻煩工作人員幫我播放下視頻”，這樣完全不影響整個(gè)會(huì)議的流程，整個(gè)對(duì)觀眾來(lái)說(shuō)，體驗(yàn)是無(wú)損的。
4）內(nèi)容：一定要有干貨，有方法論，特別是可以反復(fù)使用，可以遷移的，比如一些數(shù)據(jù)，對(duì)行業(yè)前沿的分析和展望，個(gè)人固有的成功經(jīng)驗(yàn)總結(jié)和升華，過(guò)去走過(guò)的一些彎路和坑是非常重要的，但會(huì)被別人所忽略的一些細(xì)節(jié)。
5）金句：這些既叫金句又叫拍照點(diǎn)，就是大家為什么有些人講到某一個(gè)程度的情況下，大家都情不自禁拿出手機(jī)拍照，可能是情感上的共鳴，可能是信息含量大，短時(shí)間內(nèi)難以消化，或者是一句很有哲理的人生格言非常適合發(fā)朋友圈，也或者是一個(gè)思維模型，很多人會(huì)拍照留存，從而形成二次傳播。
5、演講時(shí)長(zhǎng)
有的嘉賓參加大會(huì)經(jīng)驗(yàn)比較少，之前明明約定了20分鐘演講時(shí)間，也敲定了演講主題和大綱，但是他扔過(guò)來(lái)一個(gè)60頁(yè)P(yáng)PT，此時(shí)需要和對(duì)方溝通下，問(wèn)題在哪里，把PPT的邏輯框架整理出來(lái)，大幅刪減，在這一步就控制時(shí)長(zhǎng)，另外在現(xiàn)場(chǎng)執(zhí)行中，也有倒計(jì)時(shí)屏幕、倒計(jì)時(shí)牌、背景音樂(lè)等信號(hào)來(lái)提示嘉賓注意時(shí)間，控制好活動(dòng)的節(jié)奏。
6、嘉賓接待
嘉賓的機(jī)票酒店、接送機(jī)、住宿、用餐、短信通知、參與通知、迎來(lái)送往、嘉賓禮品，實(shí)際上這些東西都很細(xì)的，不要一個(gè)一個(gè)細(xì)節(jié)去通知，要學(xué)會(huì)“湊整”，我們一般會(huì)給嘉賓兩個(gè)文檔，第一個(gè)文檔主要前期對(duì)接的時(shí)候使用，需要嘉賓提交什么資料以及deadline，需要嘉賓做的事情等，確認(rèn)演講主題、大綱，以及提交PPT等。第二個(gè)文檔主要就是后期嘉賓的機(jī)酒、接送機(jī)、酒店入住、用餐、彩排、就坐的位置、上場(chǎng)次序、PPT是否對(duì)外等細(xì)節(jié)。
7、嘉賓彩排
彩排很重要的，即使嘉賓到了之后沒(méi)有特別長(zhǎng)的時(shí)間，哪怕有五分鐘，都非常管用。
1）熟悉場(chǎng)地：位置大致在哪里？知道上臺(tái)口從哪上，然后需要要站在哪個(gè)地方，定位點(diǎn)、拍照點(diǎn)在哪里？是手持麥克還是頭戴？
2）提示器的位置與倒計(jì)時(shí)：告知有提示器，然后防止嘉賓回頭看屏幕，并告訴在哪個(gè)地方，明天會(huì)有一個(gè)志愿者舉牌子，提示倒計(jì)時(shí)，注意信號(hào)提示。
3）上場(chǎng)通知：一般采用原則是上一個(gè)候一個(gè)，通知一個(gè)，可以就近在控臺(tái)的位置，安排沙發(fā)，讓嘉賓提前候場(chǎng)，提前配置好頭戴，并告知一些注意事項(xiàng)，并加油鼓氣等。
四、場(chǎng)地搭建
1、搭建商的選擇：專(zhuān)業(yè)、靠譜。和專(zhuān)業(yè)人做事能省去很多的精力和心血，專(zhuān)業(yè)靠譜，怎么評(píng)估，第一看過(guò)去，要看案例，第二在溝通的過(guò)程中看對(duì)方的專(zhuān)業(yè)程度和態(tài)度。雙方有一個(gè)磨合的過(guò)程，最好能和一個(gè)公司長(zhǎng)期的合作，知道你的訴求，做事風(fēng)格。
2、搭建方案：這個(gè)涉及因素較多，在這里不再展開(kāi)，主要就是大屏、舞臺(tái)、燈光、展位、外場(chǎng)簽到、互動(dòng)空間、采訪間等等。
五、活動(dòng)招商
1、招商原則
一句話，廣撒網(wǎng)，重點(diǎn)捕魚(yú)。一般承諾80%，后續(xù)給到30%驚喜，前期稍稍收一點(diǎn)，不要為了招商而做出不切實(shí)際的承諾，不然事后容易起糾紛。
客戶(hù)的核心訴求必須想辦法滿(mǎn)足，然后滿(mǎn)足不了的話提前說(shuō)清楚，客戶(hù)能接受的話繼續(xù)往下談，客戶(hù)接受不了可以就此打住，或平衡各方利益，各退一步。
2、客戶(hù)來(lái)源
1）把握熱點(diǎn)、新的機(jī)會(huì)。比如今年短視頻直播電商比較火，如果舉辦一個(gè)關(guān)于短視頻直播的大會(huì)，這些公司肯定有訴求，想要在行業(yè)大量的曝光，這樣的話這個(gè)活動(dòng)中能提供的價(jià)值和他們的需求就是一個(gè)契合點(diǎn)，形成了一個(gè)鏈接，那么這就有可能成為你的客戶(hù)。
2）每年做的一些活動(dòng)，那么留下來(lái)一些客戶(hù)，實(shí)際上這些客戶(hù)是有可能產(chǎn)生復(fù)購(gòu)的。這些客戶(hù)要重點(diǎn)維持維護(hù)。
3）行業(yè)競(jìng)品類(lèi)公司，都有哪些贊助商，對(duì)方說(shuō)不定可能會(huì)有同樣的需求，因?yàn)檎麄€(gè)的用戶(hù)人群是比較一致的，等于對(duì)方為你指明了一條道路。
3、整合資源
要去整合資源，活動(dòng)贊助分兩塊，一個(gè)是本身活動(dòng)資源，比如一些線下的展位、現(xiàn)場(chǎng)的視頻輪播、上臺(tái)演講、參與圓桌、頒獎(jiǎng)、主持人口播，等等一些和現(xiàn)場(chǎng)相關(guān)的信息。另外一塊是公司資源，很多公司把廣告位推廣、信息流等全部打包賣(mài)給客戶(hù)，總之，挖掘客戶(hù)需求，在能力范圍之內(nèi)去滿(mǎn)足。
六、活動(dòng)傳播
1、用戶(hù)畫(huà)像
你想要吸引的用戶(hù)他是誰(shuí)？他在哪個(gè)地方？通過(guò)什么樣的渠道去觸達(dá)，又如何才能吸引他？
2、媒體合作
傳播的方案要形成一個(gè)文件。A套餐、B套餐、C套餐，明確我能夠提供哪些？然后對(duì)方會(huì)根據(jù)你的資源去匹配。明確自己的資源、能鏈接的資源，找別人之前，想一想別人憑什么會(huì)幫我，我能提供給別人什么權(quán)益，最終雙方要達(dá)到共贏才行，不然偶發(fā)性幫忙是暫時(shí)的，不長(zhǎng)久。
3、它山之石可以攻玉
已報(bào)名觀眾，可以使用一些工具批量生成個(gè)性化的朋友圈海報(bào)，方便對(duì)方曬朋友圈，這樣也可以匯聚來(lái)零散的個(gè)人朋友圈流量，雖然量不大，但是轉(zhuǎn)化率相對(duì)較高。
4、微信群：紅包炸群、群冠名，活絡(luò)群主
這點(diǎn)比較簡(jiǎn)單，不再贅述，重點(diǎn)：引起注意，否則白搭。
5、活動(dòng)平臺(tái)——活動(dòng)行
七、門(mén)票及簽到
1、門(mén)票免費(fèi)or收費(fèi)
收費(fèi)門(mén)票，增加一個(gè)收入的同時(shí)，也可以提高報(bào)名門(mén)檻。觀眾的的質(zhì)量更高一點(diǎn)，但是考慮主辦方影響力、嘉賓咖位、所在地消費(fèi)能力、話題熱度等，免費(fèi)的活動(dòng)很容易招募，但是到場(chǎng)率也沒(méi)辦法控制，另外免費(fèi)的活動(dòng)容易受到外界環(huán)境的一些影響，一般來(lái)說(shuō)大概在50—70%左右，如果辦500人活動(dòng)，全部免費(fèi)的，如果到場(chǎng)率按照50%來(lái)算，至少要一千人才能保證這個(gè)活動(dòng)到場(chǎng)500人。
2、簽到時(shí)間與簽到工具
簽到時(shí)間如果放在上午，比如9點(diǎn)開(kāi)始，8點(diǎn)半之前簽到的人很少，高峰期是9點(diǎn)到9點(diǎn)半這個(gè)時(shí)間?；顒?dòng)臨近開(kāi)場(chǎng)的時(shí)間，才是簽到高峰期，短時(shí)間內(nèi)巨大人流量涌來(lái)，會(huì)產(chǎn)生很多問(wèn)題，需要提前預(yù)防。要思考：簽到的空間是否開(kāi)闊，簽到通道設(shè)置、簽到的流程是否合理，簽到的效率如何，簽到的人員有無(wú)經(jīng)過(guò)培訓(xùn)，簽到工具測(cè)試，簽到的物料準(zhǔn)備是否到位等這些因素都會(huì)影響簽到的進(jìn)程，處理不好都會(huì)導(dǎo)致后面的人怨聲載道，會(huì)影響活動(dòng)開(kāi)場(chǎng)和用戶(hù)體驗(yàn)?，F(xiàn)場(chǎng)一定要有個(gè)人敢于拍板，敢于承擔(dān)責(zé)任，當(dāng)機(jī)立斷，不要優(yōu)柔寡斷，快速處理問(wèn)題。
八、執(zhí)行關(guān)鍵
1、抓大放小
所有流程彩排三遍以上，讓相關(guān)負(fù)責(zé)人對(duì)這個(gè)活動(dòng)的流程非常熟悉，如搭建方、主持人、控臺(tái)方、兼職負(fù)責(zé)人、禮儀負(fù)責(zé)人等環(huán)節(jié)的參與者，如果不能實(shí)現(xiàn)，也要讓對(duì)方知道自己負(fù)責(zé)的環(huán)節(jié)大概的時(shí)間節(jié)點(diǎn)，以及有問(wèn)題找誰(shuí)處理。
所有的錦上添花，是來(lái)自于平常的準(zhǔn)備，現(xiàn)場(chǎng)進(jìn)行中不要臨場(chǎng)發(fā)揮?；顒?dòng)現(xiàn)場(chǎng)能把準(zhǔn)備好的東西做出來(lái)就可以了，現(xiàn)場(chǎng)會(huì)有各種各樣難以預(yù)料的各種意外的情況出現(xiàn)，要抓大放小，穩(wěn)定優(yōu)先，解決關(guān)鍵問(wèn)題，次要問(wèn)題如果有精力再處理，否則先擱置。
2、風(fēng)險(xiǎn)管理
從開(kāi)始的報(bào)備到場(chǎng)地、嘉賓、觀眾、設(shè)備，實(shí)際上很多意外，剛才大家說(shuō)有一個(gè)“放”的過(guò)程，一個(gè)“收”的過(guò)程，在“放”和“收”的過(guò)程中，多條線都有各種各樣的風(fēng)險(xiǎn)，比如說(shuō)某個(gè)嘉賓同意來(lái)，但是臨時(shí)又來(lái)不了；比如說(shuō)一千人的場(chǎng)子，報(bào)名量不夠怎么辦？然后怎么去算？現(xiàn)場(chǎng)設(shè)備突然出現(xiàn)問(wèn)題怎么辦？
要應(yīng)對(duì)這些潛在的風(fēng)險(xiǎn)，在活動(dòng)的前期，肯定要拆解各個(gè)環(huán)節(jié)，分析關(guān)鍵要素，做預(yù)備方案，不斷演練，將問(wèn)題重現(xiàn)，場(chǎng)景化，然后設(shè)計(jì)解決方案，把風(fēng)險(xiǎn)降到最低。風(fēng)險(xiǎn)不可以杜絕，但是可以降低。
九、活動(dòng)復(fù)盤(pán)
所有活動(dòng)每次都要復(fù)盤(pán)，查漏補(bǔ)缺，也是“擇其善者而從之，擇其不善者而改之”，借鑒的看，好的繼續(xù)發(fā)揚(yáng)，不好就摒棄，這也是內(nèi)部之間相互激勵(lì)，，相互學(xué)習(xí)，不斷完美化的一個(gè)過(guò)程。這里有個(gè)原則“PDCA”，又稱(chēng)“戴明環(huán)”，是一個(gè)質(zhì)量控制流程，P是計(jì)劃，C是檢查，D是執(zhí)行，A是復(fù)盤(pán)，做之前先思考計(jì)劃，做的過(guò)程中不斷優(yōu)化迭代，最后不斷改進(jìn)反思并繼續(xù)下一個(gè)循環(huán)。
所有東西，開(kāi)會(huì)一定要有人專(zhuān)人記錄，形成白紙黑字，不斷的留存，不斷的積累，逐漸形成SOP手冊(cè)，也可以作為內(nèi)部的培訓(xùn)教材。
這可能是史上最全的大型活動(dòng)操盤(pán)指南，每個(gè)成功活動(dòng)的背后都是事無(wú)巨細(xì)，但是“紙上得來(lái)終覺(jué)淺，絕知此事要躬行”，這些經(jīng)驗(yàn)，還是要在實(shí)踐中運(yùn)用出來(lái)，愿你也能做出成功的大活動(dòng)！
會(huì)議策劃方案一般包括會(huì)議籌備方案與會(huì)議預(yù)算方案。而會(huì)議籌備方案一般是在策劃方案的基礎(chǔ)上側(cè)重于會(huì)議準(zhǔn)備工作的組織與實(shí)施。
它通常不包括會(huì)議前期的宣傳、營(yíng)銷(xiāo)等方面的內(nèi)容，但是對(duì)會(huì)議的時(shí)間、地點(diǎn)、議程和經(jīng)費(fèi)等方面的內(nèi)容設(shè)計(jì)具體。會(huì)議策劃是對(duì)會(huì)議做整體的計(jì)劃，涉及到參與舉辦會(huì)議的各個(gè)部門(mén)和各種關(guān)系，由策劃人將各種關(guān)系和矛盾調(diào)整統(tǒng)一，最后形成一套合理可行的方案和流程。
會(huì)議預(yù)算是將策劃方案數(shù)字化的過(guò)程。策劃為預(yù)算提供了方向，預(yù)算為策劃方案提供資金的保證。會(huì)議策劃方案比較務(wù)虛，會(huì)議籌備方案比較務(wù)實(shí)，一般是先進(jìn)行策劃和制定預(yù)算，再設(shè)計(jì)具體的籌備方案。
【溫馨提示】關(guān)于會(huì)議籌備方案，會(huì)議籌備方案模板的介紹，部分內(nèi)容來(lái)自網(wǎng)絡(luò)，僅供參考，請(qǐng)以實(shí)時(shí)信息為準(zhǔn)或撥打服務(wù)熱線詳詢(xún)。青島會(huì)議公司提供：青島會(huì)議設(shè)備，青島會(huì)議接送，青島會(huì)議住宿，青島會(huì)議場(chǎng)地，青島會(huì)議模特，青島會(huì)議公司策劃，青島會(huì)議接待服務(wù)等。