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如何寫好會議紀(jì)要
會議紀(jì)如果依據(jù)會議記錄和會議文件以及其他有關(guān)材料加工整理而成的，會議紀(jì)要是反映會議基本狀況和精神的紀(jì)實性公文，是會議議定事項和重要精神，并要求有關(guān)單位執(zhí)行的一種文體。有的需要下發(fā)執(zhí)行的會議紀(jì)要，可以“通知”形式發(fā)出。
一、會議紀(jì)要格式
會議紀(jì)要通常由標(biāo)題、正文、主送、抄送單位構(gòu)成。
標(biāo)題有兩種情況，一是會議名稱加紀(jì)要，如《全國農(nóng)村工作會議紀(jì)要》。二是召開會議的機(jī)關(guān)加內(nèi)容加紀(jì)要，如《省經(jīng)貿(mào)委關(guān)于企業(yè)扭虧會議紀(jì)要》。
會議紀(jì)要正文一般由兩部分組成。
（一）會議概況。主要包括會議時間、地點、名稱、主持人，與會人員，基本議程。
（二）會議的精神和議定事項。常務(wù)會、辦公會、日常工作例會的紀(jì)要，一般包括會議內(nèi)容、議定事項，有的還可概述議定事項的意義。工作會議、專業(yè)會議和座談會的紀(jì)要，往往還要寫出經(jīng)驗、做法、今后工作的意見、措施和要求。
二、會議紀(jì)要的三種寫法
依據(jù)會議性質(zhì)、規(guī)模、議題等不同，大致可以有以下幾種寫法：
（一）集中概述法。這種寫法是把會議的基本狀況，討論研究的主要問題，與會人員的認(rèn)識、議定的有關(guān)事項（包括解決問題的措施、辦法和要求等），用概括敘述的方法，進(jìn)行整體的闡述和說明。這種寫法多用于召開小型會議，而且討論的問題比較集中單一，意見比較統(tǒng)一，容易貫徹操作，寫的篇幅相對短小。如果會議的議題較多，可分條列述。
（二）分項敘述法。召開大中型會議或議題較多的會議，一般要采取分項敘述的辦法，即把會議的主要內(nèi)容分成幾個大的問題，然后另上標(biāo)號或小標(biāo)題，分項來寫。這種寫法側(cè)重于橫向分析闡述，內(nèi)容相對全面，問題也說得比較細(xì)，經(jīng)常包括對目標(biāo)、意義、現(xiàn)狀的剖析，以及目的、任務(wù)、政策措施等的闡述。這種紀(jì)要一般用于須要基層全面領(lǐng)悟、深入貫徹的會議。
（三）發(fā)言提要法。這種寫法是把會上具有典型性、代表性的發(fā)言加以整理，提煉出內(nèi)容要點和精神本質(zhì)，然后按照發(fā)言順序或不同內(nèi)容，分別加以闡述說明。這種寫法能比較如實地反應(yīng)與會人員的意見。某些根據(jù)上級機(jī)關(guān)布署，須要了解與會人員不同意見的會議紀(jì)要，可采取這種寫法。
三、會議紀(jì)要的特點
1．內(nèi)容的紀(jì)實性。會議紀(jì)要如實地反應(yīng)會議內(nèi)容，它不能離開會議實際搞再創(chuàng)作，不能搞人為的拔高、深化和填平補(bǔ)齊。否則，就會失去其內(nèi)容的客觀真實性，違反紀(jì)實的要求。
2．表達(dá)的要點性。會議紀(jì)如果依據(jù)會議狀況綜合而成的。撰寫會議紀(jì)要應(yīng)圍繞會議主旨及主要成果來整理、提煉和概括。重點應(yīng)放在介紹會議成果，而不是敘述會議的過程，切忌記流水帳。
3．稱謂的特別性。會議紀(jì)要一般采用第三人稱寫法。由于會議紀(jì)要反映的是與會人員的集體意志和意向，常以“會議”作為表述主體，“會議認(rèn)為”、“會議指出”、“會議決定”、“會議要求”、“會議號召”等就是稱謂特別性的表現(xiàn)。
“會議認(rèn)為”——寫工作的基本情況分析、重要意義、主要原則等等。
“會議決定”——寫會議對要做什么事，怎么做等等重要的總體上的決定。
“會議要求”——寫各單位要承擔(dān)的工作任務(wù)。依次寫來就可以。
“會議強(qiáng)調(diào)”——寫加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)、加強(qiáng)宣傳、加強(qiáng)督查等等內(nèi)容。
“會議明確”——寫全面的工作。
四、會議紀(jì)要與會議記錄的差異
會議紀(jì)要有別于會議記錄。二者的主要區(qū)別是：第一，性質(zhì)不同：會議記錄是討論發(fā)言的實錄，屬事務(wù)文書。會議紀(jì)要只記要點，是法定行政公文。第二，功能不同：會議記錄一般不公開，無須傳達(dá)或傳閱，只作資料存檔；會議紀(jì)要通常要在一定范圍內(nèi)傳達(dá)或傳閱，要求貫徹執(zhí)行。
使用指南
01關(guān)鍵信息提前標(biāo)注
開會前，完成①會議主題、②參加人員、③會議時間和④會議地點，這些信息作用是：方便查找，會議過程中不至于出現(xiàn)慌亂。
02巧用記錄欄
開會時，會議信息都是在【記錄】欄里記錄過程內(nèi)容的，要注意信息分級，建議旁邊留白，以便增加備注信息。
03會后摘錄重點
會議結(jié)束后，趁著記憶還比較清晰的時候，在【重點】欄里記錄本次會議的摘要。比較匆忙的時候，寫下提綱也行，這也是為了后期快速找到重點。
04會后跟進(jìn)
會議結(jié)束后，寫下【接下來我要做什么】，并且給出一個截止日期。寫下【接下來他人要做什么】，同樣備注截止日期。這樣，就能方便跟蹤自己和他人會后的進(jìn)度。
05備注補(bǔ)充
如果有一些零星的想法，可以寫在先【備注】里，會后在整理思路的時候，將想法補(bǔ)充進(jìn)整體記錄中。
會議紀(jì)要的撰寫是組織內(nèi)部溝通與決策執(zhí)行的關(guān)鍵環(huán)節(jié)。以下為會議紀(jì)要撰寫的關(guān)鍵要素與建議：
1、明確會議目標(biāo)與主旨。確保每場會議都有明確的目標(biāo)和議題，紀(jì)要應(yīng)準(zhǔn)確反映會議的主旨與方向，增強(qiáng)決策的透明度和執(zhí)行力。
2、突出領(lǐng)導(dǎo)指示。領(lǐng)導(dǎo)的指示與要求是會議紀(jì)要的核心內(nèi)容，應(yīng)清晰、準(zhǔn)確地記錄下來，為后續(xù)行動提供指導(dǎo)。
3、強(qiáng)調(diào)溝通與協(xié)調(diào)。會議紀(jì)要應(yīng)體現(xiàn)各部門間的溝通與協(xié)作，構(gòu)建有效信息共享機(jī)制，防止信息孤島，確保信息流暢傳遞。
4、區(qū)分輕重緩急。明確主次，優(yōu)先解決關(guān)鍵、緊迫與突出的問題，確保工作有序進(jìn)行。
5、把握工作節(jié)奏。避免急躁冒進(jìn)或拖延磨蹭，根據(jù)實際情況調(diào)整工作節(jié)奏，提高工作效率。
6、關(guān)注項目進(jìn)度。加強(qiáng)項目管理，落實責(zé)任與任務(wù)分配，確保項目按時完成，達(dá)成預(yù)期目標(biāo)。
7、加強(qiáng)信息安全。提高員工信息安全意識與技能，落實保護(hù)措施，確保公司信息安全。
8、規(guī)范加班管理。加強(qiáng)加班后的安全管理，確保加班過程中的安全，避免事故發(fā)生。
9、重視不文明現(xiàn)象。加強(qiáng)員工行為規(guī)范管理，維護(hù)公司良好形象。
10、及時上報財務(wù)情況。確保財務(wù)收支信息的及時上報，以支持后續(xù)工作的順利開展。
11、加強(qiáng)考勤管理。規(guī)范員工出勤時間與行為，提高員工責(zé)任心與工作效率。
12、注重方案實效。確保會議部署的各項工作落到實處，避免只說不做，注重工作成效。
13、保持冷靜應(yīng)對。面對突發(fā)情況時，保持冷靜，有序應(yīng)對，避免慌亂。
14、尋求專業(yè)指導(dǎo)。對于經(jīng)驗不足的領(lǐng)域，積極尋求專家指導(dǎo)，以補(bǔ)充自身短板。
15、多角度考慮方案。對方案進(jìn)行全面評估，從多個角度與方面深入考量，避免局限眼前利益。
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