本文目錄

1. 會議管理規(guī)定
2. 會議室使用管理制度
3. 會議管理制度

會議是人類社會的一種社交、公關(guān)、政治、意見交流、訊息傳播及溝通的活動，下面是我為你整理的會議管理規(guī)定，希望對你有用!

會議管理規(guī)定

1.目的

為了合理安排工作時間，提高會議效率及質(zhì)量。

2.適用范圍

2.1適用于我學(xué)院整體及各部門內(nèi)部例行、臨時的正式會議。

2.2例會包括：

2.2.1行政工作會議：院長辦公會議、中層干部會議等定期召開的會議。

2.2.2黨的工作會議：黨委會議、黨組織生活會、三會一課。

2.3臨時會議包括：董事會會議、學(xué)院大會、系統(tǒng)會議(系、部、中心、處、室等)綜合會議、組織動員會和其他臨時會議。

3.管理職責(zé)

3.1學(xué)院辦公室(以下簡稱院辦)負(fù)責(zé)本規(guī)定的起草、修改和執(zhí)行;

3.2各系、部、中心、處、室等部門(以下簡稱各部)負(fù)責(zé)按本規(guī)定召開本部門例會。

3.3臨時會議由會議召集人負(fù)責(zé)組織和管理。

4.管理規(guī)程

4.1會議要求

4.1.1臨時會議，組織者需確定會議時間、地點、會議主題、主要內(nèi)容、注意事項及要求、參會人員、必備材料，準(zhǔn)備會場(包括標(biāo)牌、臺簽、音響、話筒、花籃、飲用水等)，并提前24小時下達(dá)會議通知或者會議邀請函。

4.1.2應(yīng)參會人員不得遲到、早退、缺席，特殊情況不能參加，需向會議負(fù)責(zé)人請假。

4.1.3會議內(nèi)容除應(yīng)傳達(dá)和公布事項外，與會者不能泄露會議發(fā)言討論情況和涉及學(xué)院經(jīng)營管理教學(xué)等機(jī)密的內(nèi)容，違者以違反學(xué)院《保密規(guī)定》處理。

4.1.4黨的工作會議堅持民主集中制原則。通常情況下按少數(shù)服從多數(shù)、個人服從組織、下級服從上級執(zhí)行。原則問題有重大分歧，緩做決定，請示上級，充分討論再做決定。

4.1.5行政工作會議及其他需公告會議決議的，由院辦制作會議紀(jì)要，院長審核后發(fā)各部。系統(tǒng)會議(直屬各部綜合會議)是否需要制作會議紀(jì)要由系統(tǒng)負(fù)責(zé)人決定并指派專人制作，在系統(tǒng)、部門內(nèi)部下發(fā)，如需在學(xué)院范圍內(nèi)下發(fā)，須經(jīng)院長審核同意，由院辦下發(fā)。學(xué)院會議紀(jì)要必須存檔。

4.2董事會會議

4.2.1董事會會議研討、制定學(xué)院發(fā)展戰(zhàn)略，以及對學(xué)院經(jīng)營活動中重大事項進(jìn)行決策。會議內(nèi)容包括：

①決定學(xué)院的經(jīng)營計劃及投資方案;

②制定學(xué)院的年度財務(wù)預(yù)決算方案;

③制定學(xué)院利潤分配方案和彌補(bǔ)虧損方案;

④擬訂學(xué)院的合并、分立、變更學(xué)院形式、解散方案;

⑤聘任或解聘學(xué)院高層管理人員，并決定其報酬;

⑥其他事項。

4.2.2參加會議人員：全體董事，列席人員由董事長確定。由董事長召集及主持會議。

4.2.3院辦主管負(fù)責(zé)會議記錄，由出席會議董事在會議紀(jì)要上簽字。會議形成的決議交學(xué)院院長依學(xué)院制度或工作程序安排實施。

4.3例會

行政工作會議——院長辦公會議

4.3.1院長辦公會議是研究處理行政日常工作的會議，主要任務(wù)是對全院教學(xué)、行政工作中的重大問題進(jìn)行研究、決策。處室、部門有需要提請院長辦公會議研究的問題，要寫出書面報告或意見，提前送交院辦，院辦匯總報告院長同意后，列入會議議題。

4.3.2參會人員：相關(guān)部門負(fù)責(zé)人(由院長指定)。

4.3.3會議召開時間：原則上一周召開一次

4.3.4會議議題范圍：

①研究學(xué)院發(fā)展規(guī)劃，研究重要規(guī)章制度的建立、修訂和廢止。

②匯報總結(jié)近期工作，督促、檢查會議決議和規(guī)章制度貫徹落實情況，研究下階段工作計劃安排。

③研究決定教學(xué)、行政、后勤、學(xué)生管理等工作中存在的問題及改革的重大措施。

④研究經(jīng)費支出等事項。

⑤決定機(jī)構(gòu)、人員變動、教職工獎懲和學(xué)生紀(jì)律處分。

⑥研究解決學(xué)院其它交重要的日常工作。

4.3.5會議由院長主持，若院長因公外出可委托一名副院長代理主持會議。

4.3.6會議由院辦提前通知，并由院辦負(fù)責(zé)組織、記錄。重大問題應(yīng)編發(fā)會議記要。

4.4行政工作會議——中層干部會議

4.4.1中層干部會議的主要任務(wù)是：傳達(dá)貫徹上級及學(xué)院黨委有關(guān)文件、會議精神，總結(jié)、匯報、交流、部署學(xué)院階段性工作，布臵臨時性工作任務(wù)。

4.4.2參會人員：各部負(fù)責(zé)人(全體中層以上干部)。

4.4.3會議召開時間：一般每月召開一次，如工作需要可臨時確定召開。

4.4.4中層干部會議由書記或院長主持

4.4.5會議由院辦負(fù)責(zé)組織、記錄。

4.4.6會議由院辦提前通知，重大問題應(yīng)編發(fā)會議記要。

4.5行政工作會議——群團(tuán)工作

4.5.1學(xué)院團(tuán)委、學(xué)生會等群團(tuán)組織，按照各自的章程和上級組織的有關(guān)規(guī)定，結(jié)合學(xué)院工作實際，制定會議制度。其中，召開代表大會，須經(jīng)學(xué)院黨委和上級組織批準(zhǔn)。

4.6行政工作會議——系、部、中心、處、室等各部門例會

4.6.1基本內(nèi)容為貫徹學(xué)院決議、及時處理本部門工作問題。具體包括：①傳達(dá)上級會議精神及對本部門工作的要求。

②本部門人員匯報上周工作完成情況，部門負(fù)責(zé)人對上周工作進(jìn)行總結(jié)

點評。

③部門負(fù)責(zé)人安排本周工作，部門人員提出本周工作計劃。

④其它需通報、布臵的事項。

4.6.2參會人員：各部本部全體人員。

4.6.3會議召開時間：每周定期召開一次。

4.6.4會議由各部門負(fù)責(zé)人召集和主持。

4.6.5會議記錄由部門負(fù)責(zé)人或指定專人負(fù)責(zé)。

4.7.學(xué)校黨政聯(lián)席會議

4.7.1會議的主要任務(wù)和研究內(nèi)容

(一)、貫徹中央、國家教育部及省、市的重要決定和領(lǐng)導(dǎo)同志的重要指示。研究討論學(xué)院貫徹黨的路線、方針、政策的重大措施和實施步驟。

(二)、黨、政溝通工作情況，協(xié)調(diào)工作，交流重要信息，匯報近期重要工作完成情況。

(三)、討論研究需要黨委和行政共同決定的日常工作中的重要事項。

(四)、研究處理院長辦公會等其它會議所不便進(jìn)行或不能充分討論的問題，以及黨政日常工作中不宜由領(lǐng)導(dǎo)成員個人決定的問題。

(五)、討論決定需要黨政共同商議報上級審批的有關(guān)重要請示、報告。

(六)、討論決定關(guān)系到學(xué)院建設(shè)和發(fā)展的重大事項。

(七)、聽取有關(guān)部門重要工作的匯報和請示。

(八)、研究安排近期黨政重要工作。

(九)、討論決定內(nèi)部組織機(jī)構(gòu)的設(shè)臵和內(nèi)部組織機(jī)構(gòu)的負(fù)責(zé)人的人選。

(十)、審定財務(wù)、基建計劃、重大項目的經(jīng)費開支，自籌資金的使用和分配辦法。

(十一)、研究討論需要由黨政聯(lián)席會議決定的其他重要事項。

4.7.2議題的確定、會議的組成和召開

(一)、黨政聯(lián)席會議由院長、黨委書記、黨委副書記、副院長組成。辦公室(黨委辦公室和院長辦公室)主任列席會議，根據(jù)需要也可吸收與討論議題相關(guān)的部門負(fù)責(zé)人列席。

(二)、黨政聯(lián)席會議由黨委書記或院長召集并主持。每月召開一次黨政聯(lián)席會，遇有重要情況可隨時召開。

(三)、需要黨政聯(lián)席會議討論決定的問題，由黨政主管領(lǐng)導(dǎo)向主持人提出，經(jīng)黨委書記、院長商議確定后，列為正式議題;各部門擬提交學(xué)院黨政聯(lián)席會議討論的有關(guān)事宜，應(yīng)提前以書面形式送到辦公室統(tǒng)一協(xié)調(diào)安排，辦公室應(yīng)及時將處理結(jié)果通知有關(guān)部門。

(四)、辦公室負(fù)責(zé)會務(wù)工作并作會議記錄。根據(jù)需要制發(fā)會議紀(jì)要。經(jīng)辦公室主任審定后，交領(lǐng)導(dǎo)班子會簽，由主持會議的黨委書記或校長簽發(fā)。

4.7.3議事規(guī)則和要求

(一)學(xué)校黨委和行政堅持以民主集中制為根本原則的集體領(lǐng)導(dǎo)制度。黨政工作中的重大問題由集體討論;緊急情況來不及召開黨政聯(lián)席會議時，黨政領(lǐng)導(dǎo)班子成員可臨機(jī)處臵，事后及時向聯(lián)席會議報告。

(二)要正確處理集體領(lǐng)導(dǎo)與個人分工負(fù)責(zé)的關(guān)系，既要堅持重大問題由集體討論決定，又要認(rèn)真實行個人分工負(fù)責(zé)制。黨政領(lǐng)導(dǎo)成員對自己分管的工作要敢于負(fù)責(zé)，積極、主動、創(chuàng)造性地工作。一般工作由主管領(lǐng)導(dǎo)負(fù)責(zé)處理，重要事項聽取黨政主要領(lǐng)導(dǎo)意見后再處理，如有必要即提交黨政聯(lián)席會議或相應(yīng)會議討論決定。

(三)對于需要黨政聯(lián)席會議討論決定的問題，主管領(lǐng)導(dǎo)要在充分調(diào)查研究的基礎(chǔ)上提出明確、具體的方案，有的問題應(yīng)提出兩個以上可供比較的方案。涉及教職工切身利益的重要事項，應(yīng)在會前征求教職工代表大會等方面的意見;業(yè)務(wù)性強(qiáng)的重要事項，應(yīng)事前組織專家進(jìn)行分析論證，做出評估。

(四)決定學(xué)院黨政工作中的重大問題，黨政主要領(lǐng)導(dǎo)要在認(rèn)真調(diào)研聽取各方面意見的基礎(chǔ)上，經(jīng)過充分醞釀，努力在認(rèn)識上達(dá)到一致，再由集體討論決定。

(五)黨政聯(lián)席會議決定重要問題，應(yīng)該經(jīng)過認(rèn)真討論，充分發(fā)表意見，對復(fù)雜情況和問題要反復(fù)比較鑒別。要注意聽取分管領(lǐng)導(dǎo)的意見。在此基礎(chǔ)上，決策時一般應(yīng)以黨政主要領(lǐng)導(dǎo)的意見為準(zhǔn)。如發(fā)生重大分歧，可暫緩做出決議，但在緊急情況下必須按黨政主要領(lǐng)導(dǎo)的意見執(zhí)行。

4.7.4決策實施的要求

(一)學(xué)院黨政領(lǐng)導(dǎo)必須維護(hù)和執(zhí)行黨政聯(lián)席會議的決策，不得在言論和行動上

與之相悖。黨政聯(lián)席會議決定重大事項，要明確責(zé)任人和責(zé)任單位，有關(guān)負(fù)責(zé)同志和部門應(yīng)積極配合，通力協(xié)作，確保落到實處。

(二)學(xué)院黨政聯(lián)席會議的重大決策一經(jīng)做出，要保持相對的連續(xù)性和穩(wěn)定性，不能隨意做出變更。確需對決策進(jìn)行重大調(diào)整或變更時，經(jīng)黨政主要領(lǐng)導(dǎo)同意，由黨政聯(lián)席會議決定。

(三)對學(xué)院黨政聯(lián)席會議決策的實施，辦公室要跟蹤調(diào)查，反饋信息，加強(qiáng)督促檢查。各部處(系)必須結(jié)合實際，采取切實有效的措施，堅決貫徹執(zhí)行，確保落到實處。

4.8黨的工作會議——黨委會議

4.8.1黨委會議的主要任務(wù)是：傳達(dá)貫徹落實上級有關(guān)文件、會議精神;研究學(xué)院黨的建設(shè)、辦學(xué)指導(dǎo)思想方針和重大改革方案以及思想政治工作、精神文明建設(shè)和德育建設(shè);研究制定黨委工作計劃和總結(jié);研究學(xué)院教學(xué)和行政管理工作中的重大問題提出意見和建議;研究黨員干部的教育、管理、監(jiān)督和發(fā)展黨員以及黨員隊伍建設(shè)工作;紀(jì)檢、工會、共青團(tuán)、婦女、學(xué)生會等黨群工作;需要黨委會討論決定的其他事項。

4.8.2參會人員：黨委全體成員

4.8.3會議召開時間：黨委會議原則上每月召開一次

4.8.4會議形式：①重大問題決策會

②常規(guī)工作安排會

③上級文件及會議精神傳達(dá)貫徹會

④專題分析研究會和形勢動態(tài)分析會

⑤中心組學(xué)習(xí)會

⑥民主生活會

⑦組織生活會

4.8.5會議由黨委書記召集并主持，特殊情況也可由黨委書記委托其他負(fù)責(zé)人主持。

4.8.6會議由學(xué)院黨委辦公室負(fù)責(zé)組織、記錄。

4.9黨的工作會議——黨組織生活會

4.9.1每個黨員不論職務(wù)高低都要認(rèn)真參加黨組織的生活會，自覺接受黨內(nèi)外群眾的監(jiān)督，黨組織不允許有特殊黨員的存在。

4.9.2黨員活動時間——一般為每周一下午，活動的主要內(nèi)容是組織學(xué)習(xí)政治理論和時事政策，傳達(dá)上級會議的文件精神。

4.9.3黨組織生活會——每月召開一次，由黨支部書記或黨小組長主持。主要內(nèi)容：聽取黨員思想工作匯報;檢查黨員學(xué)習(xí)、貫徹、執(zhí)行黨的路線、方針、

政策情況;檢查黨員完成工作、學(xué)習(xí)任務(wù)情況;督促黨員在各項工作中充分發(fā)揮模范作用，積極開展批評與自我批評，增強(qiáng)黨性。

4.9.4黨員領(lǐng)導(dǎo)干部民主生活會——每年召開一次，由黨委書記主持。主要內(nèi)容：檢查黨的路線、方針、政策和黨委決定、決議在各部門貫徹落實情況;檢查領(lǐng)導(dǎo)班子堅持民主集中制情況;檢查領(lǐng)導(dǎo)干部艱苦奮斗、清正廉潔、遵紀(jì)守法情況;檢查領(lǐng)導(dǎo)干部堅持群眾路線，密切聯(lián)系群眾的情況;通過開展批評和和自我批評;解決領(lǐng)導(dǎo)班子成員在思想作風(fēng)和工作作風(fēng)中出現(xiàn)的問題。

4.10黨的工作會議——三會一課

4.10.1“三會一課”指支部黨員大會、支部委員會、黨小組會和黨課。

4.10.2支部黨員大會——一般每季度召開一次，全體黨員參加。支部召開黨員大會要提前做好充分準(zhǔn)備。會議要充分發(fā)揚(yáng)黨內(nèi)民主，對所要做出決定的議題開展充分討論，按照少數(shù)服從多數(shù)的原則作出決議。

4.10.3支部委員會——黨支部的領(lǐng)導(dǎo)班子，負(fù)責(zé)領(lǐng)導(dǎo)和處理黨支部的日常工作。支部委員要堅持參加黨小組的組織生活會，還要參加支部委員會單獨召開的民主生活會，開展批評與自我批評，從嚴(yán)要求，以身作則，做黨員的表率。

4.10.4黨小組會——一般每月召開兩次或每周召開一次，黨小組是黨支部的組成部分，是黨支部領(lǐng)導(dǎo)下對黨員進(jìn)行管理的一種組織形式。黨小組要圍繞當(dāng)前形勢任務(wù)的要求和黨員隊伍的實際狀況開展活動并及時將活動情況向黨支部匯報。

4.10.5黨課——黨支部一般情況下每月至少組織一次黨課。黨課是黨組織生活的重要形式，是黨支部進(jìn)行黨員教育的最經(jīng)常、最基本的形式。黨支部要根據(jù)上級黨組織的要求和學(xué)院黨校培訓(xùn)的內(nèi)容，聯(lián)系本支部黨員的思想實際，制定切合實際的教育計劃、突出黨課特點、嚴(yán)格組織考核，確保黨課能高質(zhì)量、高水平、高效率地落實。

4.11督察現(xiàn)場管理例會

4.11.1基本內(nèi)容為對本月現(xiàn)場(教學(xué)、行政、經(jīng)營管理等)工作進(jìn)行總結(jié)，對檢查中出現(xiàn)的問題進(jìn)行分析、討論并得出解決辦法;對教職員工、學(xué)生管理問題等違紀(jì)率、服務(wù)質(zhì)量、教學(xué)質(zhì)量、職容風(fēng)紀(jì)等方面的問題進(jìn)行統(tǒng)計、對比和分析;對本月服務(wù)、教學(xué)、管理等投訴情況學(xué)生違紀(jì)情況進(jìn)行總結(jié)，尤其教學(xué)及服務(wù)質(zhì)量的投訴;對后勤各部反饋意見進(jìn)行匯總并提出改善措施。

4.11.2參會人員：各教學(xué)、行政、各職能部門代表。

4.11.3會議召開時間：每月定期召開一次。

4.11.4會議由督察部門提前通知，并由督察部門負(fù)責(zé)組織、記錄。重大問題應(yīng)編發(fā)會議記要。

5.臨時會議

5.1系統(tǒng)會議

由相關(guān)系統(tǒng)負(fù)責(zé)人召集召開，就專業(yè)問題研究解決。包括財務(wù)系統(tǒng)會議、行政系統(tǒng)會議、教學(xué)系統(tǒng)會議等相關(guān)專業(yè)綜合會議。

5.2各部部門會議

由部門負(fù)責(zé)人臨時召集本部門人員召開，解決部門問題，安排部門工作。

5.3其他臨時會議

其他臨時會議應(yīng)為由必要工作具體事項召開，由該事項的具體負(fù)責(zé)人在得到召集范圍內(nèi)最高領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后負(fù)責(zé)召集。凡跨部門會議，根據(jù)會議內(nèi)容定義為系統(tǒng)會議或相關(guān)專業(yè)會議等綜合會議。

6.會議室管理

6.1學(xué)院會議室統(tǒng)一由學(xué)院辦公室負(fù)責(zé)管理，為防止部門臨時會議與學(xué)院會議發(fā)生沖突，各部門要使用須提前申請，由各部門負(fù)責(zé)會議工作的人員或者內(nèi)勤人員經(jīng)部門負(fù)責(zé)人核準(zhǔn)，報學(xué)院辦公室主任批準(zhǔn)，方可使用。

6.1.1會議人數(shù)在20人以下的(不包括20人)，需提前一天向?qū)W院辦公室提出申請;20人以上不滿50人的(不包括50人)，需提前二天向?qū)W院辦公室提出申請;50人以上的，需提前三天向?qū)W院辦公室提出申請;提出申請需使用專用的會議室申請表。(見附表)

6.1.2前條中規(guī)定的提前一天、提前二天、提前三天等，不包括公休日和節(jié)假日。

6.2使用學(xué)院會議室的申請批準(zhǔn)后，會議組織者應(yīng)在學(xué)院辦公室對會議室的使用情況進(jìn)行登記包括：日期時間、具體會議室、部門等情況并簽字。

6.4使用會議室應(yīng)當(dāng)愛護(hù)和保護(hù)，造成損害的應(yīng)當(dāng)照價賠償。

6.5學(xué)院各部門處室的會議室的使用和管理由本部門負(fù)責(zé)人指派專人負(fù)責(zé)。

7.會議紀(jì)律

7.1安全保密紀(jì)律

7.1.1提高警惕，嚴(yán)守機(jī)密。會議文件要妥善保管，不得轉(zhuǎn)借、遺失。需收回的文件應(yīng)按規(guī)定及時交回。

7.1.2開會時間一概不許會客

7.2簽到、請假紀(jì)律

7.2.1所有會議均實行簽到制度。全體會議采用集體簽到辦法，由各處(室)、系(部)負(fù)責(zé)人在參會人員進(jìn)入會場前分別統(tǒng)計好實到人數(shù)和因病、因事請假的人數(shù)，進(jìn)會場時將填寫好的簽到表交大會簽到處;

7.2.2中小型會議實行個人簽到。

7.2.3會議期間參會人員一般不得外出。如確需外出，須向主持人請假。

8.會場紀(jì)律

8.1準(zhǔn)時入場，按指定位臵入座。大會開始后，不隨意走動，不喧嘩，保持會場良好秩序。

8.2愛護(hù)場內(nèi)設(shè)施，注意清潔衛(wèi)生。場內(nèi)不準(zhǔn)吸煙，吃各種食品、不要隨地吐痰和亂扔臟物。

8.3遇有特殊情況，要保持秩序，聽從大會統(tǒng)一指揮。

8.4與會人員應(yīng)做到不遲到，不早退，有事不能參加會議應(yīng)提前請假;有事離開會場需向會議組織者請假。違反者，按照人事考勤制度進(jìn)行處罰。

8.5如因特殊情況遲入會場，應(yīng)到遲到席入座，保持會場秩序。

8.6參會人員應(yīng)將手機(jī)調(diào)至振動檔，在會議室內(nèi)勿接聽電話。或者在會議期間應(yīng)關(guān)閉各種通訊工具，保持會場安靜，不做與會議主題不相關(guān)的事。

9.會議文件及會議檔案

9.1全院性正式會議的會議文件由主辦單位準(zhǔn)備。會議結(jié)束后，應(yīng)及時將完整的會議文件一套移交檔案室歸檔。

9.2一般工作會議應(yīng)由主要職能部門負(fù)責(zé)會議記錄和紀(jì)要整理，會議紀(jì)要經(jīng)主管院長簽發(fā)后公布執(zhí)行或發(fā)至相關(guān)部門備忘存查。

9.3會議文件形成秘密文件的，按照秘密文件規(guī)定處理。

10.檢查監(jiān)督

10.1學(xué)院辦公室、人事處等相關(guān)部門將對會議紀(jì)律執(zhí)行情況，包括會議出勤、請假制度履行情況、會議的氣氛和效果及會風(fēng)會紀(jì)情況定期在全院范圍內(nèi)通報。

10.2各單位領(lǐng)導(dǎo)要重視會議紀(jì)律的執(zhí)行情況，率先垂范，促進(jìn)良好會風(fēng)的形成和良好作風(fēng)的培養(yǎng)。

10.3各部門召開會議的情況和落實會議內(nèi)容的情況與各部門及個人年終評比考核掛鉤。并最終影響工資的發(fā)放。

公司SOP會議管理規(guī)定

第一條為更快地發(fā)現(xiàn)經(jīng)營中存在的各種問題，通過建立和衷共濟(jì)的議事規(guī)則程序以及信息對稱民主決策機(jī)制，旨在實現(xiàn)快速響應(yīng)、高效解決各種問題的管理局面。制定本管理規(guī)定。

第二條 SOP會議的定義，包含以下三個層次的內(nèi)容：

(一) Symposium Operating Problem:即討論運營中各種問題的會議，這些問題是指：公司的戰(zhàn)略目標(biāo)、產(chǎn)品資源目標(biāo)、經(jīng)營目標(biāo)、信息化目標(biāo)、人力資源目標(biāo)、項目目標(biāo)、制度化目標(biāo)、企業(yè)文化目標(biāo)等與現(xiàn)狀之間的差異，通過會議進(jìn)行分析和決策。

(二) Sales and Operations Plan:即銷售和運營計劃，該項內(nèi)容即經(jīng)營分析會，重點是：檢查各項銷售和運營目標(biāo)的達(dá)成情況，并分析原因，布置和安排下一步重點工作。

(三) Standard Operation Procedure:即標(biāo)準(zhǔn)運營程序，該項內(nèi)容在制造企業(yè)普遍運用，其核心是檢查公司各項流程的執(zhí)行情況，而我公司以物流為載體，提供客戶較多的附加產(chǎn)品(拉回送檢胎、返回不予理賠的送檢胎、返利辦理、三包換胎、承運禮品、贈胎/鋼圈等)，為保證這些廣義的產(chǎn)品及時到位，所涉及的流程至關(guān)重要，因此，也應(yīng)定期召開會議，檢查流程本身及流程執(zhí)行情況，并分析原因，布置和安排下一步重點工作。

第三條參會人員，包括以下三個層面：

(一)決策層成員(共4人)：總裁、總裁助理、常務(wù)副總、副總;

(二)會成員(共8人)：總裁、總裁助理、常務(wù)副總、副總、內(nèi)行行長、財務(wù)部負(fù)責(zé)人、市場部負(fù)責(zé)人、物流公司董事長;

(三)擴(kuò)大會成員：包括，決策層成員、會成員、事業(yè)部總經(jīng)理(含子公司負(fù)責(zé)人);

(四)部門/模塊負(fù)責(zé)人：包括，客服主管、訂單主管、產(chǎn)品資源部經(jīng)理、質(zhì)檢科長、物流公司經(jīng)理、人力資源主管、資金主管、客戶往來主管、廠家往來主管、內(nèi)部往來主管。

第四條經(jīng)營分析會(M-SOP)，(市場層面)，定于每月1日(遇星期日推遲1天)下午2:30~6:30，具體時間，以通知為準(zhǔn)，在總公司大會議室，由擴(kuò)大會成員全部參加，

第五條周例會(I-SOP)，(內(nèi)部運營層面)，定于每周6下午4:30~6:00(若時間與經(jīng)營分析會重疊，則取消此會議)，在公司大會議室召開，由會成員+部門/模塊負(fù)責(zé)人參加，會議流程見下表：

第六條總裁決策會(H-SOP)，(高層決策層面)，不定期舉辦，會議地點具體通知，由決策層成員參加，根據(jù)會議內(nèi)容，通知會中的其他成員參加會議。涉及內(nèi)容及參會流程，

第七條 M-SOP會議和I-SOP會議的一般紀(jì)律要求：

(一)在會前一天，由管理部發(fā)布通知;

(二)管理部應(yīng)負(fù)責(zé)做好會場的準(zhǔn)備工作;

(三)各參會人員，應(yīng)提前5分鐘到達(dá)會場，遲到者，現(xiàn)場樂捐20元/次;

(四)參加會議前，各模塊負(fù)責(zé)人應(yīng)充分準(zhǔn)備相關(guān)資料，提交管理部備案;

(五)會場中不允許接聽電話(手機(jī)應(yīng)置于震動)，不允許中途退場;

(六)如需討論，不能偏離主題，講求效率。

第八條 H-SOP會議的議事程序

(一)各模塊負(fù)責(zé)人，應(yīng)提前制訂相關(guān)方案，會同副總協(xié)商確定會議時間，在沒有具體方案的情況下，在會議上不做深入討論;

(二)一人一票進(jìn)行表決，少數(shù)服從多數(shù)，總裁享有否決權(quán)，涉及當(dāng)事人的，采用當(dāng)事人回避制度。

會議及會議紀(jì)要管理規(guī)定

一、目的：

為規(guī)范公司的會議管理，為會議的后續(xù)工作的執(zhí)行、追蹤提供依據(jù)。特制定本規(guī)定。

二、適用范圍：

部門內(nèi)部會議(包括部門例會)跨部門會議(兩個或兩個以上部門參加)公司會議(公司全體參加)

三、會議紀(jì)要的定義：

對工作會議中的主要內(nèi)容尤其是重大事項、會議結(jié)果、相關(guān)的解決辦法和行動計劃進(jìn)行概括記錄。

四、會議編號：

內(nèi)部會議(包含部門例會)：部門簡寫加日期，如采購部為PU20110426-----(各部門編號：人力HR,采購PU,財務(wù)FI,業(yè)務(wù)SA,質(zhì)量QA,物流LI)

跨部門會議：TEAM加日期，如TEAM20110425公司會議：JB加日期，如JB20110427

五、具體管理規(guī)定

1.會議紀(jì)要記錄要求：

1)所有會議均需做會議紀(jì)要，以方便相關(guān)信息的查詢和后續(xù)工作的追蹤、落實。

2)會議紀(jì)要需如實記錄，對內(nèi)容進(jìn)行概括、總結(jié)，分類別或分項目記錄

3)會議紀(jì)要中包含(但不僅限于)如下內(nèi)容：會議的主要內(nèi)容及議題，

會議討論或決定的重大事項、會議決定的行動計劃或改進(jìn)措施。

2.會議紀(jì)要整理：

1)公司會議紀(jì)要由人力資源部指定專人進(jìn)行整理

2)其他會議紀(jì)要由會議發(fā)起人指定專人進(jìn)行整理。

3.會議紀(jì)要的發(fā)放及工作追蹤：

1)會議紀(jì)要整理人在會后第一時間將整理后的紀(jì)要內(nèi)容與部門負(fù)責(zé)人進(jìn)行確認(rèn)后，根據(jù)工作需要發(fā)給所有會議相關(guān)人員。

2)原則上，會議紀(jì)要中涉及的行動計劃及重要工作的追蹤由會議發(fā)起人安排專人進(jìn)行追蹤、落實，公司會議由人力資源部負(fù)責(zé)追蹤、落實。

4.存檔、保管：

1)公司會議、跨部門會議由人力資源部統(tǒng)一存檔保管;

2)部門內(nèi)部會議本部門負(fù)責(zé)人制定專人進(jìn)行存檔保管;

六、會議紀(jì)律及注意事項：

1.會議出席人需嚴(yán)格遵守會議時間，禁止無故遲到、早退、中途離開。

2.因事不能到會者，應(yīng)提前半小時向會議發(fā)起人請假。

3.會議期間如需緊急離席，需獲得會議發(fā)起人的同意后方可離開。

4.會議期間，請將手機(jī)關(guān)機(jī)或者設(shè)置為靜音、震動狀態(tài)，禁止會議期間在會議室內(nèi)接聽電話。

5.會議期間，未經(jīng)允許，不得交頭接耳、私下討論或竊竊私語。

會議室使用管理制度

一、制度目的

為規(guī)范會議室的使用和管理，提高工作效率，確保會議室的正常運行和會議順利召開，特制定本會議室使用管理制度。

二、管理細(xì)則

1.會議預(yù)定：使用會議室需提前預(yù)約，確保會議時間與會議室資源合理分配。會議組織者需明確會議時間、地點、參會人員等信息，并通知相關(guān)部門或人員。

2.設(shè)施使用：會議室內(nèi)的設(shè)備應(yīng)妥善使用，不得擅自移動或損壞。使用前需檢查設(shè)備狀況，如有損壞應(yīng)及時報告管理人員。

3.環(huán)境維護(hù)：保持會議室整潔、衛(wèi)生，嚴(yán)禁吸煙、吃東西等。會議結(jié)束后，會議組織者需負(fù)責(zé)清理會場，恢復(fù)原狀。

4.安全責(zé)任：會議室的使用應(yīng)遵守安全規(guī)定，注意用電安全，禁止私自接線、使用大功率電器等。會議期間，應(yīng)安排專人負(fù)責(zé)安全管理。

三、執(zhí)行與監(jiān)督

1.各部門應(yīng)嚴(yán)格遵守本制度，確保會議室的合理使用。

2.會議室管理人員需認(rèn)真履行職責(zé)，確保會議室的正常運行和會議順利召開。

3.對違反本制度的行為，將視情況給予警告、通報批評等處理措施。

四、其他事項

1.如有特殊需求或大型活動需要使用會議室，需提前與管理部門協(xié)商，以確保滿足需求。

2.本制度自發(fā)布之日起執(zhí)行，如有未盡事宜，另行通知。

解釋：該制度旨在確保會議室的合理、高效使用。通過明確會議預(yù)定、設(shè)施使用、環(huán)境維護(hù)和安全責(zé)任等方面的規(guī)定，規(guī)范了會議室的使用行為。同時，制度的執(zhí)行與監(jiān)督確保了各項規(guī)定的落實。這一制度的實施有助于提高會議室的使用效率，保證會議的順利進(jìn)行，并維護(hù)了會議室的整潔和安全。

會議管理制度

1、目的：為規(guī)范公司會議管理，提高會議質(zhì)量，降低會議成本，特制定本制度。

2、適用范圍：本制度適用于XXX公司廣州總部會議管理。

3、管理權(quán)責(zé)：

3.1總經(jīng)辦負(fù)責(zé)公司會議的統(tǒng)籌協(xié)調(diào)及本制度的執(zhí)行監(jiān)督。

3.2會議提擬人或主辦部門（含各中心/部門）負(fù)責(zé)會議的組織工作，并有權(quán)對違反本制度的行為提出處罰。

3.3會議的審批權(quán)限詳見“5.1會議提擬與審批”。

4、會議分類及要求：

如：例會、研討會、鑒定會、總結(jié)會。。。。

5、管理內(nèi)容：

5.1會議提擬與審批。

5.1.1公司月度例會無須提擬和審批。

5.1.2公司臨時行政會議、公司年度例會由集團(tuán)總經(jīng)理直接提擬或由議題涉及業(yè)務(wù)的主辦部門負(fù)責(zé)人提擬、集團(tuán)總經(jīng)理批準(zhǔn)。

5.1.3部門會議由各部門自行安排，但會議時間、參加人等，不得與公司會議沖突。其中，中心/部門會議屬非例會性質(zhì)且需另行核給專項費用的，應(yīng)向上一級主管部門報批同意；屬例會性質(zhì)的，由本中心另行提擬方案呈報集團(tuán)總經(jīng)理批準(zhǔn)后執(zhí)行。

5.2會議計劃與統(tǒng)籌。

5.2.1每月28日前，總經(jīng)辦應(yīng)與各部門協(xié)調(diào)確定下月計劃召開的臨時行政會議，統(tǒng)一報集團(tuán)總經(jīng)理審批后，匯同公司月例會編制《月度會議計劃》，于月底前發(fā)放至各部門負(fù)責(zé)人。

5.2.2凡總經(jīng)辦已列入計劃的會議，如需改期，或遇特殊情況需安排新的臨時行政會議時，會議召集部門應(yīng)提前2天完成會議提擬和報批手續(xù)，并報請總經(jīng)辦調(diào)整會議計劃。未經(jīng)總經(jīng)辦同意，任何人不得隨意打亂正常會議計劃。

5.2.3會議安排的原則為：小會服從大會，局部服從整體，臨時會議服從例會。各類會議的優(yōu)先順序為：公司例會、公司臨時行政會議、部門會議。因處置突發(fā)事件而召集的緊急會議不受此限。

5. 3會議準(zhǔn)備。

5.3.1會議通知遵照以下規(guī)定：

1、已列入月度會議計劃表的會議，月中無調(diào)整的，不再另行通知，由中心/部門按計劃表直接通知與會人；

2、屬下列情況之一者，按“誰提擬，誰通知”的原則進(jìn)行會議通知：

（1）未列入月度會議計劃而臨時提擬的會議；

（2）雖然已列入月度會議計劃，但需對會議議題、需準(zhǔn)備的會議資料、會務(wù)安排等作特別說明；

（3）其它提擬人認(rèn)為應(yīng)另行通知的情況。

3、會議通知期一般應(yīng)提前一天以上，通知對象為與會人、會務(wù)服務(wù)提供部門；

4、會議通知形式一般為電話通知。但需對會議議題、需準(zhǔn)備的會議資料、會務(wù)安排等作特別說明的會議，應(yīng)以會議通知單進(jìn)行書面通知；涉及多個部門和參加人數(shù)眾多的大型會議，主辦部門還應(yīng)編制詳細(xì)的會議計劃通知相關(guān)部門。

5.3.2會議的其它準(zhǔn)備工作遵照以下規(guī)定：

1、會議提擬部門應(yīng)提前做好會議資料（如會議議程議題、提案、匯報材料、計劃草案、決議決定草案、與會人應(yīng)提交資料等）準(zhǔn)備的組織工作；

2、會務(wù)服務(wù)提供部門應(yīng)提前做好會務(wù)準(zhǔn)備工作，如落實會場，布置會場，備好座位、會議器材、茶具茶水等會議所需的各種設(shè)施、用品等；

3、公司總部召開的公司級會議會務(wù)服務(wù)統(tǒng)一歸口總經(jīng)辦負(fù)責(zé)。

4、部門在總部召開的會議需用公共會場的，應(yīng)向會議室管理部門（人力資源部）書面提出，由會議室管理部門（人力資源部）統(tǒng)籌安排。

5.4會議組織。

5.4.1會議組織遵照“誰提擬，誰組織”的原則。

5.4.2會議主持人須遵守以下規(guī)定：

1、主持人應(yīng)不遲于會前5分鐘到達(dá)會場，檢查會務(wù)落實情況，做好會前準(zhǔn)備。

2、主持人一般應(yīng)于會議開始后，將會議的議題、議程、須解決問題及達(dá)成目標(biāo)、議程推進(jìn)中應(yīng)注意的問題等，進(jìn)行必要的說明。

3、會議進(jìn)行中，主持人應(yīng)根據(jù)會議進(jìn)行中的實際情況，對議程進(jìn)行適時、必要的控制，并有權(quán)限定發(fā)言時間和中止與議題無關(guān)的發(fā)言，以確保議程順利推進(jìn)及會議效率。

4、屬討論、決策性議題的會議，主持人應(yīng)引導(dǎo)會議作出結(jié)論。對須集體議決的事項應(yīng)加以歸納和復(fù)述，適時提交與會人表明意見；對未議決事項亦應(yīng)加以歸納并引導(dǎo)會議就其后續(xù)安排統(tǒng)一意見。

5、主持人應(yīng)將會議決議事項付諸實施的程序、實施人（部門）、達(dá)成標(biāo)準(zhǔn)和時間等會后跟進(jìn)安排向與會人明確。

5.4.3與會人須遵守以下規(guī)定：

1、應(yīng)準(zhǔn)時到會，并在《會議簽到表》（詳見附件3）上簽到。

2、會議發(fā)言應(yīng)言簡意賅，緊扣議題。

3、遵循會議主持人對議程控制的要求。

4、屬工作部署性質(zhì)的會議，原則上不在會上進(jìn)行討論性發(fā)言。

5、遵守會議紀(jì)律，與會期間應(yīng)將手機(jī)調(diào)到振動或?qū)⑹謾C(jī)呼叫轉(zhuǎn)移至部門另一未與會人處，原則上不允許接聽電話，如須接聽，請離開會場。

6、做好本人的會議紀(jì)錄。

5.4.4多個部門參加的臨時行政會議原則上由集團(tuán)總經(jīng)理主持，集團(tuán)總經(jīng)理另有授權(quán)的，從集團(tuán)總經(jīng)理授權(quán)。

5.4.5公司月度例會、臨時行政會議一般應(yīng)控制在2小時以內(nèi)，根據(jù)會議進(jìn)行情況確需延時的，主持人須征得與會人員同意。

5.4.6主持人為會議考勤的核準(zhǔn)人，考勤記錄由會議記錄員負(fù)責(zé)。

5.5會議記錄。

5.5.1公司各類會議均應(yīng)以專用記錄本進(jìn)行會議記錄。

5.5.2公司各類會議原則上應(yīng)確定專人負(fù)責(zé)記錄。會議記錄員的確定應(yīng)遵守以下規(guī)定：

1、各部門應(yīng)常設(shè)一名會議記錄員（一般為本部門的內(nèi)務(wù)文員，名單報總經(jīng)辦備案），負(fù)責(zé)本部門會議及本部門負(fù)責(zé)組織的會議的記錄工作。

2、會議記錄遵照“誰組織，誰記錄”的原則，如有必要，主持人可根據(jù)本原則及考慮會議議題所涉及業(yè)務(wù)的需要，臨時指定會議記錄員。

3、集團(tuán)總經(jīng)理主持的公司例會、臨時行政會議原則上由集團(tuán)總經(jīng)理秘書負(fù)責(zé)會議記錄工作，集團(tuán)總經(jīng)理另有指定的，從集團(tuán)總經(jīng)理指定。

5.5.3會議記錄員應(yīng)遵守以下規(guī)定：

1、以專用會議記錄本做好會議的原始記錄及會議考勤記錄，根據(jù)需要整理會議紀(jì)要。

2、會議記錄應(yīng)盡量采用實錄風(fēng)格，確保記錄的原始性。

3、對會議已議決事項，應(yīng)在原始記錄中括號注明“議決”字樣。

4、會議原始記錄應(yīng)于會議當(dāng)日、會議紀(jì)要最遲不遲于次日呈報會議主持人審核簽名。

5、做好會議原始記錄的日常歸檔、保管工作，及時將經(jīng)主持人核準(zhǔn)的《會議簽到表》的考勤記錄報考勤人員。

5.5.4下列情況下，應(yīng)整理會議紀(jì)要：

1、公司各類臨時行政會議；

2、須會后對會議精神貫徹落實進(jìn)行跟進(jìn)的會議；

3、其它主持人要求整理會議紀(jì)要的會議。

5.5.5會議紀(jì)要的發(fā)放或傳閱范圍由主持人確定。公司各類臨時行政會議的會議紀(jì)要須報總經(jīng)辦一份存檔備查。

5.5.6會議原始記錄的備檔按以下規(guī)定：

1、本部門負(fù)責(zé)組織的公司各類行政會議的會議記錄，由本部門常設(shè)會議記錄員負(fù)責(zé)日常歸檔、保管，但用完后的記錄本應(yīng)作為機(jī)要檔案及時轉(zhuǎn)總經(jīng)辦統(tǒng)一歸檔備查。

2、本部門會議記錄由本部門常設(shè)會議記錄員統(tǒng)一歸檔備查。

5.5.7會議記錄為公司的機(jī)要檔案，保管人員不得擅自外泄。其調(diào)閱應(yīng)嚴(yán)格按公司文檔管理制度和保密制度的有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。

5.6會議跟進(jìn)。

5.6.1會議決議、決策事項須會后跟進(jìn)落實的，遵照“誰組織，誰跟進(jìn)”的原則；會議主持人另有指定的，從主持人指定。

5.6.2集團(tuán)總經(jīng)理主持的會議的會后跟進(jìn)工作原則上由總經(jīng)辦負(fù)責(zé)落實，集團(tuán)總經(jīng)理另有指定的，從集團(tuán)總經(jīng)理指定。

5.6.3會議跟進(jìn)的依據(jù)以會議原始記錄及會議紀(jì)要為準(zhǔn)。

5.7獎懲。

5.7.1獎勵。按《獎懲管理制度》執(zhí)行。

5.7.2遲到、早退、缺席。

1、遲到。所有參加會議的人員在會議規(guī)定召開時間后5分鐘內(nèi)未到的，計為遲到。

2、早退。凡參加會議人員，如未經(jīng)主持人同意在會議召開結(jié)束前5分鐘提前離開

會場的，計為早退。

3、缺席。凡必須參加會議人員未經(jīng)請假擅自不參加會議或請假未批準(zhǔn)而不參加會議的，計為缺席。

5.7.3處罰。

1、無正當(dāng)理由遲到、早退每次處10元的罰款。

2、無正當(dāng)理由缺席每次處以20元的罰款。

3、凡因通知原因造成應(yīng)參加會議人員遲到或缺席的，以上處罰由傳達(dá)人承擔(dān)。

6、附則。

6.1本制度由集團(tuán)總經(jīng)辦負(fù)責(zé)解釋。

6.2凡本制度未明確規(guī)定的獎懲，按《獎懲管理制度》有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。

6.3本制度由集團(tuán)總經(jīng)理批準(zhǔn)后生效，自頒布之日起執(zhí)行。

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