本文目錄

1. 接待工作的流程
2. 如何做好接待工作
3. 會議服務員崗位職責

接待工作的流程

接待工作的流程，接待工作其實就是看起來簡單，但卻是直接關系到他人對我們的一個印象，這是至關重要的，也是我們不可忽視的部分，接待工作一定要規范，以下了解接待工作的流程。

1、了解情況。當受領接待任務后，首先弄清對方的人數、職務、乘坐車種（車次）、航班到達時間、來的意圖、可能停留的時間及我方領導在接待方面的意圖和要求。

2、安排食宿。根據了解到的情況，及時與管理部門一起相應地安排房間，并督促服務人員搞好室內衛生，準備好冷熱水等；根據已確定的伙食標準，預先通知管理部門和招待所，安排好就餐。

3、接站（機）。根據客人乘座的車次（航班）時間，提前到車站（機場）迎接，幫助客人拿好行禮，引導客人出站乘車。

4、迎接。事先在來人預定到達的位置等候，客人到達后，要熱情相迎，主動作自我介紹，引導客人到宿舍洗漱和休息。

5、引見。客人安排就緒后，及時向單位有關首長報告，雙方領導接觸時，必要的情況下，接待人員要向對方介紹我方領導的身份。

6、掌握活動情況。了解和征求上級領導來到后活動的方式和工作安排，做到心中有數。

7、準備好活動場所。事先通知雙方有關人員，督促我方服務人員搞好保障。

8、就餐。計算好就餐人數，并事先通知我方陪餐人員，必要時要安排好就餐桌次和坐次。

9、安排好課余活動。根據客人的興趣愛好，提前考慮安排好課余時間的文娛活動。

10、預定返程票。提前了解客人離去的日期，預定好車票。

11、送行。預先準備好車輛，通知我方領導送行。

12、通知接站單位。及時通知客人去往單位迎接。

13、做好收尾工作。及時與有關部門結清賬目，做到客人送走，事情辦完。

擴展資料

做好接待工作應注意的問題

1、工作一定要很細。做好接待工作要腦勤、嘴勤、腿勤，要想得很細，做得很實。接待中許多問題往往都出在一個“粗”字上，所以，搞接待一定要細之又細，切不可粗枝大葉。

2、態度一定要熱情。不管來訪者身份高低、“牌子”大小，一定要笑臉相迎，歡顏相送，使來訪者有入門三分暖，好似“賓至如家”之感。

3、接待要有針對性。接待工作是一門科學，有很多學問，被接待的人員興趣不同、愛好各異，要有的放矢，區別情況，有針對性地搞接待。

如何做好接待工作？

確定接待的人數，做接待的準備工作時，先確定對方的人數，再來準備招待的茶水、席坐等方面的物資

確定到達時間，確定好對方到達的時間，以及迎接的人員、指引的人員，務必做到禮貌熱情周到

對方的職務，了解對方的職務，對接待的規格、席坐的安排、陪同人員等方面，都要根據對方的職務做相應的安排

客戶抵達之前，單位的環境要徹底打掃，做到窗明幾凈，如果客戶很重要，最好添加一些鮮花、綠植等，美化一下

員工形象，如果單位有工作服，最好同一整齊，沒有工作服的也要先交代，穿著符合接待標準，前臺客服等人員最好統一服裝

路線，提前開會，各部門員工知悉，接待的行程中最好不要有外部干擾，有事情可以提前或推后處理，接待的路線也要規劃好，車輛安排、秩序等方面協調好

會場布置，一般接待后面都會有會議，領導的席位安排，開會的資料物品提前準備好，投影儀、電腦等先調試好確保無誤，茶水、服務人員等，以及接待的注意事項，事先做好培訓

如果對方的行程是一天以上，餐飲住宿方面的安排提前訂好，招待的方案及預算提前匯報領導

注意事項

接待工作是跟隨對方的'身份、人數、工作性質、行程還有雙方的從屬關系等方面而有相應的變化和調整

辦公室接待工作流程的規范

一、目的

“外交無小事”，“接待無小事”，接待作為辦公室工作的重要組成部分，是展示公司形象，反映企業精神、企業文化的一項重要內容，為樹立公司良好形象，擴大公司對外聯系和交流，更好的展示企業文化，為進一步規范接待工作，特針對辦公室接待工作流程作出規范。

二、原則

本著“熱情禮貌，服務周到，厲行節約，對口接待”的原則。

三、管理

辦公室為公司接待工作的對口管理部門，負責接待工作的安排和管理，協調相關部門落實接待任務，提供后勤服務和保障。

四、接待流程

1、總體工作安排

接到客人到訪通知后，根據公司領導安排及到訪客人單位、職務及到訪目的等具體情況，確定接待級別，級別可暫分為A、B、C三種級別的接待，根據接待級別，擬定接待方案，具體安排相關接待人員，做好接待前的準備工作。

A級為一級接待標準，一般為總經理陪同重要客人到訪；

B級為二級接待標準，一般為副總經理、等公司領導陪同到訪客人；

C級為三級接待標準，一般為相關對口部門領導或人員到訪，按照領導要求做好接待工作。

2、接站安排

接到客人來訪通知后，辦公室應在客人來訪前一天提前做好車輛接站安排，確定接站時間、地點、客人的聯系方式，做好出車前的車輛清潔、安全檢查工作，并配備礦泉水、濕巾等所需用品。負責接站司機必須提前半小時到接車地點，如客人首次到訪，必要時打印接站牌。

3、住宿安排

根據接待級別，安排合適的入住地點，提前做好房間預定，必要時需提前前往酒店落實入住房間情況，包括要求酒店前臺人員做好房卡，開通電話外線業務，擺放洗漱包、茶葉、干果、香煙等接待用品，并提前做好客人房間分配工作。

4、宣傳工作安排

接到客人來訪通知后，根據客人情況與接待級別，收集相關資料，設計并制作公司宣傳欄及廣告機歡迎字幕；客人到訪后，做好跟隨參觀、會議拍照攝影等相關工作。

5、參觀安排

接到客人來訪通知后，提前通知公司相關各部門根據接待級別開展參觀接待的準備工作。

客人到訪公司前，需提前通知相關領導及接待人員前往迎接，參觀過程中接待人員做好服務，拍照及攝影，并及時調配好接送車輛。

6、會議安排

辦公室在客人到訪的前一天做好相關資料、鮮花、水果、茶葉、筆記本、紙、簽字筆等準備工作，打印好會議列席人員的坐席牌，準備好筆記本電腦，做好歡迎字幕的投影，檢查會議室及周邊衛生環境等一切會議準備工作。

會議開始時，辦公室人員應及時為客人添加茶水，間隔10-15分鐘加水；若同一批客人有幾天會議，則需更換水果品種，并做好會議室茶杯、煙灰缸等的清洗工作。

備注：主席臺及會議座位安排圖示。

7、就餐安排

根據接待客人級別提前安排酒店用餐，通知參加就餐人員，確定就餐人數，根據客人飲食口味、是否有忌口等提前點菜，并備好酒水、香煙等，安排車輛，及時接送。

備注：宴請客人坐席安排圖示

8、活動安排

客人在公司期間，按照公司領導安排如需陪同客人到周邊游玩，接待人員須提前確定游玩路線，安排景區導游，就餐地點，出行車輛等，并準備好相機、濕巾、礦泉水、雨傘等，游玩過程中根據客人需要服務到位，安排好整個出行游玩活動。

9、返程安排

根據客人行程和需要，幫客人預定好返程機票或火車票，準備饋贈禮品，安排車輛安全送至出發點，接待人員做好酒店的退房等后續工作

五、接待禮儀

1、儀表：面容清潔，衣著得體。

2、舉止：穩重端莊，從容大方。

3、言語：語氣溫和，禮貌文雅。

4、態度：誠懇熱情，不卑不亢。

5、接收名片：以恭敬態度雙手接收，看后鄭重收入口袋。

6、引領：通常走在客人右前方，不時左側回身，配合客人腳步，轉彎處伸手示意。

7、進電梯時：引領客人先進、先出，及時按電梯。

六、注意事項

接待過程中涉及機要事物、重要會議等特殊情況下，要特別注意保密，接待中既要得當介紹公司情況，又要內外有別，對不宜拍照攝影的場合，應持委婉態度向參觀人員說明。

七、總結

接待工作完成之后，應及時總結工作中存在的問題，善于發現工作中存在的不足，敢于建議工作中需要改進的地方，力求做到精益求精，為公司發展貢獻我們的力量

如何做好接待工作

接待工作是企業辦公室工作系統的重要環節，接待工作水平高低能夠集中反映一個企業的整體形象，能夠展示出接待人員的素質和能力，同時對于推動工作開展也具有十分重要的作用。在新形勢下，為適應企業發展要求，辦公室接待工作必須做到熱情周到、耐心細致、規范有序、客人滿意，從而更好地發揮職能部門作用，以實際行動樹立現代企業機關的新形象。

一、認真細致地做好接待前準備接待前做好充分的準備是保證接待工作質量的前提。首先，溝通情況，了解意圖。在接到上級部門或對方的通知或電話后，應立即向有關領導匯報，并主動與對方取得聯系，了解清楚上級或對方來訪的人數、身份、民族、性別、日程安排等，還應掌握上級領導來檢查指導哪些工作或來訪客人的主要目的、有什么要求、活動的方式等等，以便安排好餐飲、車輛，確定參觀或會務類型及地點等各項工作。

其次，超前考慮，周密安排。在了解掌握以上情況后，對接下來的接待工作進行充分考慮，主要包括所需材料的準備、會務地點的確定、餐飲的安排、結束送行的禮節及其他有關注意事項等。考慮中的每項任務、每一個環節都要細化任務，做到分工合理，責任明確，使每項工作都有人負責、有人承擔、有人落實。在考慮接待工作時要注意對待上級機關與兄弟單位的區別，因人而異，根據需要妥帖安排。接待工作考慮成熟之后，及時向主管領導匯報，征求領導意見，并按照領導要求進一步完善接待工作。接下來，就進入了具體實施階段：一是迅速召集辦公室有關人員對接待工作進行詳細安排，讓每個參與人員都明確自己的職責和任務。二是對開會時所需材料的撰寫、打印進行督促辦理，必須在會前整理出來，同時對開會時所需的水果、茶水等接待物品進行準備，發現不足，及時采購，以防會議期間不夠用。三是通知餐飲部門做好桌次的安排、飯菜的準備工作。各項細節都必須考慮到、安排到，確保萬無一失。

接待工作比較繁雜，每一個環節都直接或間接地影響到單位的整體形象，接待人員一定要細心、小心，不能粗心大意、寧可備而不用，不可用而不備，否則就會在變化了的情況面前束手無策，易出漏洞。這方面的體會是很深的，偶然的情況，往往會使我們措手不及。如有時召開會議按通知要求有這么多人參加，準備了這么多的會場和桌椅，結果有些單位多派一些人參加，臨時找人擺座椅弄得手忙腳亂，使與會人員不能按時就座。有時出席會議領導有變化，本來了解到一位領導出差未回，座牌就沒有放，結果在臨開會的幾分鐘這位領導突然來了，弄得措手不及。不管怎么說這都是由于工作考慮不細造成的。所以說辦會要經得起檢驗，辦事要經得起核查。計劃要周詳，行動要謹慎。接待人員必須使自己養成細心再細心的工作習慣。

二、熱情周到地做好接待中服務

在具體接待工作中，要安排好迎接、會務、餐飲、送行等工作，并注意搞好協調配合，使各個環節銜接妥當。首先是迎接上級領導或兄弟單位。作為負責接待工作的責任人，在上級領導或兄弟單位領導確定的出發時間前，與其隨行負責人員取得聯系，以便得知領導何時出發，以防領導有什么重要事務推遲出發時間而作為接待單位不知道。如果通過聯系確定領導已出發，作為接待負責人就要及時通知領導，讓領導做好下樓接待準備。迎接領導時還要注意自身行走的位置、問候握手時的動作、介紹領導的順序及會議座次的`安排等。其二，要注意會務過程中服務的細節，服務人員在倒水時，定點定時，每隔15分鐘或半個小時到會議室倒水一次，作為接待負責人在會務期間，如發現那位領導水已喝完，要及時通知服務人員來倒水。

其三，餐飲要提前征求意見，及早安排。作為接待負責人要與來查、來訪領導的隨身人員及早進行溝通，了解他們一行中有無少數民族或其他注意事項，在安排餐飲時，更得心應手，更容易使到來人員感覺考慮的周到、服務的到位。最后，注意送行時的禮節。各項活動、議程結束后，應安排好送行，提前通知司機到餐廳門口，等候領導。在領導上車前，握手送行，上車后，揮手告別，祝來查、來訪人員一路順風。還要注意必須等來查、來訪人員乘坐的車輛啟動后再離開。

三、及時全面地做好接待后總結

整個接待活動結束后，接待人員要對本次活動進行認真全面的總結，看看哪些方面是領導最滿意的，哪些方面還存在一些問題或不足，好的方面要繼續發揚，不足之處注意彌補改進。要通過總結不斷提高接待質量和效率，使今后的接待工作責任分工明確，頭緒層次清楚，既讓客人滿意，又能降低接待成本。一個單位能不能給來訪領導留下良好的印象，除了這個單位的硬件設施之外，接待人員的素質也是一個重要因素。這就要求接待人員要十分注意接待禮儀，在接待時要衣著整潔得體，言談熱情文雅，舉止莊重大方，注意把握分寸，掌握尺度，做到樸實、真誠、熱情，使來訪領導有“賓至如歸”的感覺。同時，工作人員要注意平時的學習積累，了解掌握各方面的知識，特別是對本單位的情況要了如指掌，以便更好地做好接待工作。;

會議服務員崗位職責(一)

1、在會議中心主管的領導下，負責各類會議的接待、服務工作;

2、遵守酒店各項規章制度，用《員工手冊》的規定規范自己的行為;

3、根據會議接待單相關內容，配合會議主辦方做好會場布置及會議前期各項準備工作;

4、遵守服務程序和服務規范，熱情、主動、有禮貌地接待客人，提供令客人滿意的服務;

5、工作中儀容整潔，按會議要求認真做好各類會議的接待、服務和協助結賬工作;

6、負責會議中心的清潔衛生工作，保持環境整潔，空氣清新;

7、負責會議中心的設備、設施正常使用，定期維護保養;

8、參加酒店和部門組織的專業培訓;

9、服從管理，隨時聽從上級的工作安排。

會議服務員崗位職責(二)

1、會議服務員每天提前15分鐘上班到崗，上崗時應統一著裝，配戴工號牌。并做好會議接待準備(包括會議音響設備檢查)。

2、負責相關會議室的保潔，包括地面、門窗、桌椅、植物及部分室內設施。

3、負責會議開始前的茶水、果點、會議用品、桌椅、照明、空調設施的準備。

4、負責會議期間的茶水、果點服務，保證賓客的隨時服務需求。

5、負責會議結束后的清場工作。

6、負責各會議室之間的工作協調配合。

7、負責會議室照明、空調、飲水設施是否完好，有問題及時向站長匯報。

8、負責局領導辦公室服務。

9、完成領導交辦的其它任務。

會議服務員崗位職責(三)

1、打掃會議室衛生(包括門，窗，地面，地角線，柜子，衣架，臺面，綠植，衣帽間，備餐間等)使門，窗，地面，柜子，臺面無雜物;地角線干凈，綠植無雜物。保持良好的衛生環境。

2、若有客人看會場要盡量陪同，記錄好客人要求及標準并向領導反應情況。

3、有會時按照會議通知單擺好臺形，檢查設施設備是否完好，檢查臺面衛生，會場衛生;檢查貴賓室，衛生間衛生，為會議做充分準備。

4、會中按照會議服務流程做好接待工作。

5、會后先要檢查是否有客人遺留物品并上交。

6、關閉設施設備，將會場收拾到無會標準。

【溫馨提示】關于辦公會議室接待員要求，辦公會議室接待員要求有哪些的介紹，部分內容來自網絡，僅供參考，請以實時信息為準或撥打服務熱線詳詢。青島會議公司提供：青島會議設備，青島會議接送，青島會議住宿，青島會議場地，青島會議模特，青島會議公司策劃，青島會議接待服務等。