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需要提供： 1、《會議通知》，證明這個會議的存在
2、單位領導簽字批準參加會議的批示，表示是單位同意參會的
3、會務費發票，表示這些錢的確是因參加會議而實際產生并提供報銷依據的
4、參會人員名單及簽名
擴展資料：
一、《企業所得稅稅前扣除辦法》對企業的會議費列支規定為：納稅人發生的與其經營活動有關的合理的會議費，主管稅務機關要求提供證明資料的，應能夠提供證明其真實的合法憑證，否則不得在稅前扣除。會議費證明材料應包括：會議時間、地點、出席人員、內容、目的、費用標準、支付憑證等。
二、會務費包括會議室預定、住宿、用餐、接送服務、秘書服務、廣告服務、會后旅游等主要事項的費用。
1、會議室的預定，會議室的費用分別受會議室規格、使用時間的影響；
2、住宿、用餐，一般來說主辦方都會安排參會人員在會議酒店里面用餐，如果不是特別舉行的盛大晚宴的話，用餐的費用就已經包括在住宿費里面，否則就要根據預算來安排餐宴；
3、接送費用，主要根據接送車輛的數目、車輛的租賃價格來考慮接送費用；
4、秘書服務，秘書服務費用因需而定，主要有禮儀服務費、表演服務費、外語接待員費用、保安雇傭費、攝像服務等等；
5、廣告服務，這一部分的費用包括了背景板的制作、橫幅制作、充氣拱門、空飄的配置等；
6、會后旅游，這部分的費用主要受會議旅游線路、人數、景點、旅游時是否需要拓展要求而決定的。
三、會議費的賬務處理
項目部的會議費和住宿費應計入開發間接費。
1）有的企業租用綜合性酒店，即住宿、就餐、會議均在一個酒店，會議結束由酒店統一開具會議費發票；
會計處理：管理費用——會議費“或”銷售費用——會議費“核算。
稅務處理：一般可以全額扣除。
2）有的企業有自己的會議廳，開會在本企業進行，與會人員的住宿與餐費由賓館承擔，會議結束，賓館開具住宿費發票，飯店開具餐費發票；
會計處理：
住宿費：管理費用——差旅費“或”銷售費用——差旅費“核算。
餐費：管理費用—業務招待費
稅務處理：分別按差旅費和業務招待費規定扣除。
3）有的企業的會議室、職工住宿、職工就餐分不同地點，分別取得會議費、住宿費、餐費發票。
會計處理：
會議費：管理費用——會議費“或”銷售費用——會議費“核算
住宿費：管理費用——差旅費“或”銷售費用——差旅費“核算。
餐費：管理費用—業務招待費
稅務處理：分別按會議費、差旅費和業務招待費規定扣除。
1.關于會議室管理的通知
為確保公司會議室資源的合理使用，提高工作效率，現就會議室管理相關規定通知如下：
一、會議室位置和名稱
1.嘉華辦公區第一會議室
2.嘉華辦公區第二會議室
3.嘉華辦公區第三會議室
4.嘉華辦公區第四會議室
二、使用原則
1.第一會議室確保晨會、總經辦會、月度會等公司層級會議優先使用。
2.會客室專門接待重要客戶及重要領導。
3.遵循“先申請、先使用”原則，預定部門和人員有優先使用權。
三、使用程序
1.會議室統一由行政管理部歸口管理。
2.申請使用會議室時，需查詢會議室空閑情況并辦理登記手續。
3.會議室管理人員負責會議環境、儀器設備、會議服務的安排。
4.預訂者按預定時間、地點使用會議室。超過10分鐘未到達，行政管理部有權調整使用權。
四、使用規定
1.根據會議規模和情況合理申請會議室，不得私自占用。
2.預定后因故會議變動，應在預定前30分鐘通知管理人員。
3.遇會議沖撞，經協商后可調整順序。公司層級緊急重要會議優先。
4.會議室超時使用須在20分鐘內結束。
5.保持會議室內衛生，正確使用和維護設備，未經審批不得改變、損害、挪用。
請各部門遵照執行。
行政管理部
20xx年x月x日
2.關于召開會議的通知
為了實現會議目的，根據相關規定，主辦單位將于年月日在地點召開會議。現將有關事項通知如下：
一、會議內容：詳細說明會議主題和目的。
二、參會人員：列出所有需要參加或被邀請的人員名單。
三、會議時間、地點：明確會議開始和結束時間，以及具體召開地點。
四、其他事項：
1.請與會人員持會議通知報到，明確食宿費用安排。
2.請將會議回執于年月日前傳真至單位。
3.列出其他需提示事項，如會議材料的準備等。
4.提供聯系人及電話信息。
附件：1.參會名額分配表
2.會議回執
（印章）
年月日
3.關于舉辦迎新年聯歡會的通知
為了迎接新年的到來，增進員工間的交流，學院工會將舉辦迎新年聯歡會。現將有關事項通知如下：
一、活動時間：20xx年12月28日（星期三）下午14:30——XX:30。
二、活動地點：唐島灣三樓多功能廳。
三、節目組織：每個工會小組至少演出一個節目，最多兩個。
四、節目報送時間：20xx年12月19日前各單位將節目單和節目伴奏報孫治謙老師處。
五、本次活動以聯歡為主，節目要歡樂祥和、積極向上，可請大學生、研究生參演節目。
六、各小組要組織好本單位的節目，確保活動成功。
xxx
時間
4.關于年終總結工作的通知
為了更好地規劃明年的工作，人力行政中心將組織公司所有部門開展年終總結工作。具體流程和要求如下：
1.述職時間：20xx年12月29日9：30---17：00。
2.述職地點：福星國際商會大廈11樓會議室。
3.參會人員：公司人力行政中心、財務管理中心、業務中心、網絡中心、銷售中心經理級別以上人員。
4.撰寫報告及述職要求：
4.1撰寫報告要求
4.1.1報告上交時間：請各部門經理完成書面的總結報告并提交至人力行政中心，提交報告時間20xx年12月25日17：00之前。
4.1.2工作報告內容要求：總結報告包括以下內容：
1) 20xx年工作總結
2)年終工作目標完成情況
3)部門開展的特色及創新工作
4)部門(個人)工作量統計
5)部門工作中存在的問題與不足
6)如何解決20xx年工作中存在的問題
7)下一年度工作思路、工作目標。
4.1.3總結報告字數要求：管理員工年終總結述職報告字數不低于3000字。
4.1.4總結報告格式及打印要求：明確報告的格式和打印要求。
請各級經理充分重視此次年終述職總結。本次總結將作為20xx年度優秀員工評選的重要依據。
4.2述職要求：所有管理員工述職時間不超過5分鐘。
特此通知！
人力行政中心
20xx年12月10日
5.關于召開學生會主席聯席會的通知
為了推進學聯學生會組織改革，加強校院班三級聯動工作格局建設，根據規定，將召開河北大學學生會20xx年秋學期主席聯席會。現就有關事宜通知如下：
一、會議任務：聽取并審議河北大學學生會工作報告，進行本學期各學院學生會工作述職。
二、會議時間：20xx年12月24日下午2：30。
三、會議地點：校本部主樓302會議室。
四、參會人員：河北大學學生會主席團成員團體代表。
五、有關事宜：
1.河北大學學生會主席團成員團體單位（見附件1），均須派出2名代表參加此次會議，所派出的代表原則上應是學生會主席及副主席各一名。請及時確定參會人員，并于12月22日晚18:00前將參會回執（見附件2）發往河北大學學生會郵箱。
2.會議要求著正裝出席，請各與會人員提前準備本學期學生會工作述職報告，發言時間6分鐘。
聯系人：張雨石
共青團河北大學委員會
河北大學學生會
20xx年12月20日
第一章總則
第一條為進一步加強和規范中央和國家機關會議費管理,精簡會議,改進會風,提高會議效率和質量,節約會議經費開支,制定本辦法。
第二條中央和國家機關會議的分類、審批和會議費管理等,適用本辦法。
本辦法所稱中央和國家機關,是指黨中央各部門,國務院各部委、各直屬機構,全國人大常委會辦公廳,全國政協辦公廳,最高人民法院,最高人民檢察院,各人民團體、各民主黨派中央和全國工商聯(以下簡稱各單位)。
第三條各單位召開會議應當堅持厲行節約、反對浪費、規范簡樸、務實高效的原則,嚴格控制會議數量和規模,規范會議費管理。
第四條各單位召開的會議實行分類管理、分級審批。
第五條各單位應當嚴格會議費預算管理,控制會議費預算規模。會議費預算應當細化到具體會議項目,執行中不得突破。會議費應當納入部門預算,并單獨列示。
第二章會議分類和審批
第六條中央和國家機關會議分類如下:
一類會議。是以黨中央和國務院名義召開的,要求省、自治區、直轄市、計劃單列市或中央部門負責同志參加的會議。
二類會議。是黨中央和國務院各部委、各直屬機構,最高人民法院,最高人民檢察院,各人民團體召開的,要求省、自治區、直轄市、計劃單列市有關廳(局)或本系統、直屬機構負責同志參加的會議。
三類會議。是黨中央和國務院各部委、各直屬機構,最高人民法院,最高人民檢察院,各人民團體及其所屬內設機構召開的,要求省、自治區、直轄市、計劃單列市有關廳(局)或本系統機構有關人員參加的會議。
四類會議。是指除上述一、二、三類會議以外的其他業務性會議,包括小型研討會、座談會、評審會等。
第七條中央和國家機關會議按以下程序和要求進行審批:
一類會議。應當由主辦單位報經黨中央和國務院批準。會議總務、經費預算及費用結算等工作分別由中共中央直屬機關事務管理局(以下簡稱中直管理局)和國家機關事務管理局(以下簡稱國管局)負責。
二類會議。黨中央和國務院各部委、各直屬機構,各人民團體應當于每年12月底前,將下一年度會議計劃(包括會議名稱、召開的理由、主要內容、時間地點、代表人數、工作人員數、所需經費及列支渠道等)送財政部審核會簽,按程序經中央辦公廳、國務院辦公廳審核后報批。各單位召開二類會議原則上每年不超過1次。
三類會議。各單位應當建立會議計劃編報和審批制度,年度會議計劃(包括會議數量、會議名稱、召開的理由、主要內容、時間地點、代表人數、工作人員數、所需經費及列支渠道等)經單位領導辦公會或黨組(黨委)會審批后執行。
四類會議。由單位分管領導審核后列入單位年度會議計劃。
年度會議計劃一經批準,原則上不得調整。對黨中央、國務院交辦等確需臨時增加的會議,按規定程序報批。
第八條一類會議會期按照批準文件,根據工作需要從嚴控制;二、三、四類會議會期均不得超過2天;傳達、布置類會議會期不得超過1天。
會議報到和離開時間,一、二、三類會議合計不得超過2天,四類會議合計不得超過1天。
第九條各單位應當嚴格控制會議規模。
一類會議參會人員按照批準文件,根據會議性質和主要內容確定,嚴格限定會議代表和工作人員數量。
二類會議參會人員不得超過300人,其中,工作人員控制在會議代表人數的15%以內;不請省、自治區、直轄市和中央部門主要負責同志、分管負責同志出席。
三類會議參會人員不得超過150人,其中,工作人員控制在會議代表人數的10%以內。
四類會議參會人員視內容而定,一般不得超過50人。
第十條全國人大常委會辦公廳、全國政協辦公廳、各民主黨派中央和全國工商聯的會議分類、審批事項、會期及參會人員等,由上述部門依據法律法規、章程規定,參照第六條至第九條作出規定,并報財政部備案。
第十一條各單位召開會議應當改進會議形式,充分運用電視電話、網絡視頻等現代信息技術手段,降低會議成本,提高會議效率。
傳達、布置類會議優先采取電視電話、網絡視頻會議方式召開。電視電話、網絡視頻會議的主會場和分會場應當控制規模,節約費用支出。
第十二條不能夠采用電視電話、網絡視頻召開的會議實行定點管理。各單位會議應當到定點會議場所召開,按照協議價格結算費用。未納入定點范圍,價格低于會議綜合定額標準的單位內部會議室、禮堂、賓館、招待所、培訓中心,可優先作為本單位或本系統會議場所。
無外地代表且會議規模能夠在單位內部會議室安排的會議,原則上在單位內部會議室召開,不安排住宿。
第十三條參會人員以在京單位為主的會議不得到京外召開。各單位不得到黨中央、國務院明令禁止的風景名勝區召開會議。
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