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公司的文件管理規定旨在提高辦文速度和發文質量，充分發揮文件在各項工作中的指導作用。下面是公司文件管理細則，歡迎參閱。
公司文件管理規定范文 1
1.總則
為減少發文數量，提高辦文速度和發文質量，充分發揮文件在各項工作中的指導作用，特制訂本制度。
2.文件管理內容主要包括：上級函、電、來文，同級函、電、來文，本公司上報下發的各種文件、資料。按照分工的原則，全公司各類文件由辦公室歸口管理。
3.收文的管理
3.1公文的簽收
3.1.1凡來公司公啟文件(除公司領導訂啟的外)均由收發員登記簽收(由上級或郵電局機要通訊員直送機要室的機要文件除外)后分別交辦公室機要秘書拆封。在簽收和拆封時，收發員和機要秘書均要注意檢查封口和郵戳。對于口和郵票撕毀函件應查明原因，對密件開口和國外信函郵票被撕應拒絕簽收。
3.1.2對上級機要部門發來的文件，要進行信封、文件、文號、機要編號的“四對口”核定，如果其中一項不對口，應立即報告上級機要部門，并登記差錯文件的文號。
3.2公文的編號保管
3.2.1辦公室文書對上級來文拆封后應及時附上“文件處理傳閱單”，并分類登記編號、保管。須由公司承辦或歸檔的公司領導親啟文件，公司領導啟封后，也應交辦公室辦理正常手續。
3.2.2本公司外出人員開會帶回的文件及資料應及時分別送交辦公室文書進行登記編號保管，不得個人保存。
3.3公文的閱批與分轉
3.3.1凡正式文件均需分別由辦公室主任(或副主任)根據文件內容和性質閱簽后，由機要秘書分送承辦部門閱辦，重要文件應呈送公司領導(或分管領導)親自閱批后分送承辦部門閱辦。為避免文件積壓誤事，一般應在當天閱簽完，緊急文件要月即辦。
3.3.2一般函、電、單據等，分別由辦公室機要秘書直接分轉處理。如涉
及幾個單位會辦的文件，應同主辦單位聯系后再分轉處理。
3.3.3為加速文件運轉，機要秘書應在當天或第二天將文件送到公司領導和承辦部門，如關系到兩個以上業務部門，應按批示次序依次傳閱，最遲不得超過2天(特殊情況例外)。
3.4文件的傳閱與催辦
3.4.1傳閱文件應嚴格遵守傳閱范圍和保密規定，不得將有密級的文件帶回家、宿舍或公共場所，也不得將文件轉借其他人閱看。對尚未傳達的文件不得向外泄露內容。
3.4.2閱讀文件應抓緊時間，當天閱完后應在下班前將文件交機要室，閱批文件一般不得超過2天，閱后應簽名以示負責。如有領導“批示”、“擬辦意見”，辦公室應責成有關部門和人員按文件所提要求和領導批示辦理有關事宜。
3.4.3閱文時不得抄錄全文，不得任意取走文件夾內任何文件及附件，如確系工作需要，要辦理借閱手續，以防止丟失泄密。
3.4.4文件閱完后，應送交辦公室機要秘書，切忌橫傳。
3.4.5辦公室機要秘書對文件負有催辦檢查督促的責任，承辦部門接到文件、函電應立即指定專人辦理。不得將文件壓放分散，如需備查，應按照有關保密規定，并征得辦公室同意后，予以復印或摘抄，原件應及時歸檔周轉。
3.4.6按照閱文范圍，離、退休干部，一般由有關部門定期組織學習有關文件，或由辦公室機要室通知到機要室閱文。
4.發文的管理
4.1發文的規定
4.1.1全公司上報下發正式文件的權力集中于公司，各群眾團體和部門一律不得自行向上、向下發送正式文件。
4.1.2各群眾團體、部門需要向上反映匯報重要情況或向下安排布置重要工作要求發文應向公司提出發文申請，并將文件底稿交廠辦審核。公司同意發文，則由公司按機構設置與業務分工統一歸口以公司×字發文。
4.1.3對全公司影響較大，涉及兩個以上公司領導分管范圍的文件，須由經理批準簽發。其余文件均由分管公司領導批準簽發。
4.2發文的范圍
4.2.1凡是以公司名義發出的文件、通知、決定、決議、請示、報告、編寫的會議紀要和會議簡報，均屬發文范圍。
4.2.2公司下發文件主要用于：①公布公司規章制度;
②轉發上級文件或根據上級文件精神制訂的公司文件;③公布公司體制機構變動或干部任免事項;
④公布公司性的重大開發、項目、經營管理、政治工作、生活福利等工作的決定;
⑤發布有關獎懲決定和通報;⑥其他有關公司的重大事項。
4.2.3公司上行文、外發文主要用于：
①對上級機關呈報工作計劃、請示報告、處理決定;
②同兄弟單位聯系有關公司重大開發項目、人事勞資、物資供應、科研、基建、經營管理等事宜。
4.2.4在公司日常項目開發和經營管理中，有關圖紙、技術文件、工藝修改、審批工作、安排部署、傳達上級指示等事項，應按有關制度辦理，經分管公司領導批準后，由主管業務部門書面或口頭通知執行，一般不用公司文件發布。
4.2.5凡各業務部門如開專題會議所作的決定，一般都不應發文，不備查考，可以簡寫名義用《工作簡訊》發會議紀要。
4.2.6各業務部門與外單位發生的一般業務聯系，可用各簡寫的名義對外發函(應各自編號備查)，不用公司名義發文。
5.文件的立卷與歸檔 5.1文件的歸檔范圍
5.1.1凡下列文件統一分別由兩辦負責歸檔：①上級機關來文，包括上級對公司報告、申請的批復;
②公司發出的報告、指示、決定、決議、通報、紀要、重要通知、工作總結、領導發言和生產經營工作的種類計劃統計、季度、年度報表等;
③經理辦公室、總務會、公司管理委員會、中層干部會以及各種專業例會記錄;
④公司一級組織召開的代表大會所形成的報告、總結、決議、發言、簡報、會議記錄等;
⑤有保存價值的人民來信，來訪記錄及處理結果;
⑥參加上級召開的各種會議帶回的文件、資料及本公司在會上匯報發言材
料等;
⑦上級機關領導同志來公司檢查視察工作的報告、指示記錄，以及公司向上級進行匯報的提綱和材料;
⑧反映公司生產、經營活動、先進人物事跡及公司領導工作等的音像攝制品;
⑨公司日志和大事記;
⑩公司向上級請求批復的文件及上報的有關材料。
5.1.2業務部門、各群眾團體日常工作中形成的活動資料，由各業務科室、群眾團體負責立卷歸檔。
5.2立卷要求
5.2.1文件立卷應按照內容、名稱、作者、時間順序，分門別類地進行整理歸檔。
5.2.2立卷時，要求把文件的批復、正本、底稿、主件、附件收集齊全，保持文件、材料的完整性。
5.2.3要堅持平時立卷與年終立卷歸檔相結合的原則。重要工作、重要會議形成的文件材料，要及時立卷歸檔。
5.2.4上年度形成的文件材料，要求在下年度5月份以前整理完。6月份正式向檔案館(室)移交，清單一式兩份(接交單位各留存一份備查)。
6.文件的銷毀
6.1對于多余、重復、過時和無保存價值的文件，公司機要室應定期清理造冊，并按上級有關規定，辦理申請銷毀手續。
6.2經審核同意銷毀的文件，應派專車分別由公司機要秘書和正(副)主任護送到上級機關指定的紙廠監視銷毀。
公司文件管理規定范文2
為了規范公司公文處理程序，保證公文高效、安全、流暢運行，特制定本條例，本條例適用于公司所屬各部門。公司辦公室是公司公文和外來公文的歸口管理部門，負責收、發文處理和文檔管理工作。
第一條公文的種類
一、決定、決議類
1、對重要事項或重大活動作出安排，用“決定”。
2、對會議討論通過，要求貫徹執行的事項，用“決議”。
二、通知、通報類
1、適用于批轉或轉發有關公文、發布規章、傳達要求下屬單位辦理和通知有關單位了解或共同執行的事項，用“通知”。
2、表揚批評、處分獎勵、傳達重要情況，用“通報”。
三、報告、請示類
凡上行文均使用呈批呈閱件。其中，向上級主管和部門匯報工作、反映情況、提出建議，用“報告”;向上級主管和部門請求批示、批準，用“請示”。
四、公函類
對外商洽工作、詢問和答復，用“函”。
五、會議紀要
記錄和傳達會議議定事項和主要精神，以便在一定范圍內貫徹與執行，用“會議紀要”。
第二條公文的格式
一般由標題、發文字號、簽發人、主題詞、密級、緊急程度、主送機關、正文、附件、印章、發文時間、抄送機關、附注、發送范圍等部分組成。
一、公文標題應當準確簡要地概括公文的主要內容，并應標明發文機關和公文種類。如：公司××部關于××××的通知。
二、發文字號。
(一)發文字號包括公司、部門字號、年號、順序號。
(二)公司級文件。
1、使用“上發”字的，僅限于由總經理起草和公司辦公會確定的文件。
2、使用“上(*)發”字的，特指由某一部門主辦的、涉及公司全局的或需要多個部門配合的文件可以以公司名義下發，但須由部門經理對文件內容進行審核后在“審簽人”處簽字確認。
3、使用“上(*)發”字的，若為幾個部門聯合發文，則只標明主辦部門發文字號，并由主辦部門經理對內容進行審核后在“審簽人”出簽字。如財務部和服務部聯合發文，主辦單位為服務部的公司級文件發文字號為：
(三)部門文件不使用公司字號，直接由部門字號、年號、順序號組成。部門文件主要用于部門內部管理事務，以下情況不得以部門文件下發：涉及規章制度類文件;涉及公司財務制度或財務規定的制定、修改的文件，需見股份公司批文，并以公司級文件形式由總經理本人直接簽發;涉及獎懲的文件;涉及其他部門的文件。
三、主題詞是公文標題的簡縮詞，用于電腦文件的檢索。如《關于春節放假的通知》主題詞簡寫為“春節放假通知”。
四、公文一律加蓋印章，并應注明簽發人。
五、加蓋印章的頁面如無正文時，應在頁面左上方括符說明(此頁無正文)。
六、公文應注明發送范圍和印數。上行文用“報送、并報、抄報”字樣，下行文用“發送”;平行文用“主送、抄送”字樣。輪流傳看一份文件，應注明“傳閱”字樣。上行文一般只標識一個報送領導，如需同時報送幾個上級機關或領導，可以用并報、抄報形式。有時為了使領導之間、部門之間相互了解各自對某一文件的看法、意見、態度可采用傳閱方式。
七、密級公文應分別標明“秘密”字樣，是否屬于秘密應由發文主管單位領導根據文件內容確定。
八、緊急公文應分別標明“特急”、“急”。
九、文件頁面標準格式(附件1-1、1-2、1-3)。
第三條行文規則
一、公司各部門之間未對有關問題協商一致時，一律不得各自向下行文。
二、公司各部門可以聯合行文。
三、公司所屬各部門不得越級請示。
四、請示的公文一般應一文一事。
第五條起草公文要求。
一、起草必須使用辦公室統一的文件格式。
二、公文簽發涉及公司全局性重要文件由總經理簽批，辦公室下發。涉及某一方面工作的部門文件由主管領導簽發。如涉及其他部門，以公司級文件下發。
三、凡以“上(*)發”字號發出的公文，必須報辦公室審核。審核的重點：是否需要行文，公文內容、文字表達、文種使用、格式等是否符合本條例的有關規定。各部門發出的公文由部門經理審核，報辦公室備案存檔。
四、公文用印應填寫用印登記，經相關領導簽批后，辦公室方可辦理。部門自行用印，應建立登記制度，辦公室將隨時不定期進行檢查。
五、傳遞秘密公文時，必須采取相應的保密措施，確保文件安全。
第六條收文處理程序。
一、公文的收發、傳閱登記制度由辦公室統一制定，并隨時抽查各部門執行情況(收文登記、文件編號、傳閱追蹤記錄等)。
二、對需要催辦的文件，要建立嚴格的登記制度。承辦部門必須在規定的時間內將承辦處理情況，填妥收文處理箋向發文部門復命。
三、公文辦理完畢，主辦部門應將公文處理情況和結果書面向主管領導回復。
四、各部門凡需由總經理以上領導簽批的公文，一律由辦公室呈報，其處理程序見“第六條收文處理程序”。
第七條公文立卷、銷毀。
一、與公司經營活動有關的上級機關來文，重要會議文件資料，經濟活動中的合同、協議、公司文件、部門文件等一切重要文件均應歸檔。
二、公司各相關單位應在當年三月三十日前，將上年度應當立卷歸檔的材料收集整理后，向辦公室集中移交。
三、辦公室收到各單位交來的歸檔文件、資料后，采取年度—組織機構—檔案內容的分類編目方法，進行整理立卷。
四、沒有存檔價值和存查必要的公文，應由辦公室列出清單，征求業務部門意見后，經辦公室主任批準即可銷毀。對于批準銷毀的文件，要指定專人(兩人以上)監銷，監銷人應在銷毀文件清冊上簽名。
公司文件管理規定范文3
1.目的：為適應公司全方位規范化管理，做好公司文件管理工作，確保使用文件的統一性和有效性，使之規范化和制度化，特制定本制度。
2.適用范圍：本制度適用于公司所有文件的管理。
3.定義：公司文件是傳達方針政策，發布公司行政規章制度、指示、請示和答復問題、指導商洽工作、報告情況、交流信息的重要工具。
4.文件處理程序：公司各部門都應堅持實事求是、尊重客觀、理論聯系實際、認真負責的工作作風，努力提高文件質量和處理效率。文件處理必須做到準確、及時、安全，嚴格按照規定的時限和要求完成。
4.1總裁辦負責公司行政文件的編制、發放、登記、存檔、更改、回收、作廢等管理工作。
4.2公司各職能部門負責本部門的文件編制、編號、登記、存檔、更改和專用文件的管理，發放文件必須在總裁辦備份存檔，并接受總裁辦的檢查與監督。
5.文件分類：公司的公文主要可分為以下類：
5.1管理制度：適用于公司各部門的規范性程序的明確，包括條例、制度、規定、管理辦法。“條例”一般應用于系統性制度匯編;“制度”一般應用于某一方面職能的明確;“規定”應用于一項具體工作的明確;“管理辦法”一般是對條例、制度或規定的細化性操作程序明確。
5.2工作通知：適用于轉發上級文件，批轉下級文件，要求下級辦理和需要共同執行的事項;
5.3人事通知適用于公司人員錄用、晉升、調動、降職、獎懲等事項的公布。
5.4工作報告適用于下級因為某項工作對上級進行匯報請示的行文。
5.5會議紀要適用于公司各級會議進行的記錄的文件。
5.6對外發函適用于公司因某項事情對外部機構或個人發送的文件。
5.7決定、決議：對重要事項或重大行動做出安排，用“決定”;經會議討論通過并要求貫徹的事項，用“決議”。
5.8通報：表彰先進，批評錯誤，傳達重要信息。
5.9請示：向上級請求批示與批準，用“請示”。
5.10批復：答復請示事項用“批復”。
6.文件格式：
6.1公司所有文件采用A4豎版模式，四周頁邊距設置為2.5CM，頁腳設置為1.5CM，采用數字形式; 6.2文件首頁頂部添加公司徽標和中英文名稱。
6.3文件一般由標題、發文字號、簽發人、密級、緊急程度、正文、附件、發文時間、印章、主題詞、主送單位(部門)、抄報(送)單位(部門)等部分組成;
6.4文件標題使用華文中宋體小二號，其他均使用宋體五號，1.5倍行距。標題與公司徽標間空一行;標題下方靠右為發文編號;發文編號與正文之間可空一行;正文中小標題可使用粗體;章節段落之間可空一行;文件落款位置偏右，正文與落款之間空二行;有附件的文件，附件在文本正文后落款前列出，與正文間隔一行、與落款間隔二行。
6.5發文字號包括代號、年號、順序號;公司各類文件須統一編制發文編號，編號數字不分按年度時間順序排序。
6.5.1公司級發文瑞普總字【XXXX】XXX號，一般適用公司級重大決定、戰略、管理制度等方面發文，其他各部門發文為該部門為主要責任的相關工作文件，一般不具有全局性。 6.5.2人事任免類發文瑞普人字【XXXX】XXX號
6.5.3總裁辦發文瑞普辦字【XXXX】XXX號
6.5.4財務部發文瑞普財字【XXXX】XXX號
6.5.5研發部發文瑞普研字【XXXX】XXX號
6.5.6質管部發文瑞普質字【XXXX】XXX號
6.5.7營銷中心發文瑞普銷字【XXXX】XXX號
6.6簽發人：制度類和通知類文件在落款處上方應加“簽發人”項目，由相關負責人手寫簽名。文件底部應添加與文字頁面等寬兩橫線，兩橫線間下添加“報送、發送、抄送、印制份數”等項目，1.5倍行距。“報送”為需要了解此文件的總監級以上領導，“主送”對象為該文件直接關系到的部門或人員，“抄送”對象為該文件不直接相關卻應該了解的部門或人員。對于版面一頁稍多的文件，文檔正文部分可以適當縮小行距，使該文件保持在一頁內，但是如果不能保證蓋章生效和相關領導簽字，在文件的第二頁開頭可寫明此頁無正文的字樣。
6.7密級：公司文件密級分為“絕密”、“機密”、“秘密”、“內部文件”四級，注在文件的右上角。
6.8緊急程度：最緊急、最重要、權重最大的工作或事項，標注“緊急”或“急”字樣，經理、主管以上人員閱辦此類文件要求引起高度關注，以最快的速度，組織最有力的資源，統籌安排、科學組織、協調配合、逐項落實，確保工作在規定的時間內按期完成。
6.9具體要求：
6.9.1文件標題應準確簡要概括文件的主要內容;
6.9.2文件中包括項目符號、文件編號、統計表、計劃表、序號、專用術語和百分比必須用阿拉伯數字書寫，分層標識。年月日、人名、地名、文件名稱、事物名稱等，一般不要簡稱，文件必須加蓋公司公章。
例：一.
(一) 1、(1) 2、(1)„„
或：1. 1.1 1.1.1 2. 2.1 2.1.1,„„
6.9.3文件最后一頁的頁腳橫線上方有主題詞;
6.9.4公司兩頁以上頁數文件都必須添加頁碼，位置為頁面底端，對齊方式為居中，首頁顯示頁碼，格式為默認格式;
6.9.5文件內容要求按章按條款依次排列，結構完整、層次清楚;實事求是、觀點鮮明、條理清晰、文字精煉、標點正確、用字準確、格式規范;
6.9.6本規定中其他未規定事宜，應按照應用文標準格式編輯。
7.收文：
7.1收文一律使用《天津瑞普生物技術股份有限公司收文簿》;
7.2外單位來文均由總裁辦指定專人收文，由總裁辦統一拆封、登記，由行政總監填寫《文件閱辦單》提出處理意見后，簽收人應于接件當日即按文件的要求報送給有關部門或領導，不得積壓遲誤，屬急件的，應在接件后即時報送。
7.3文書處理工作：
7.3.1文書處理包括文件的分送、傳遞、承辦、催辦、簽收、保管、立卷歸檔等程序;
7.3.2部門文件平時的管理，要求實行分類管理，文件夾側面標題設置為4個字，添加公司徽標和英文簡稱。如：行政管理、公司制度、公司證件、數據統計。文件夾內設目錄便于查找。標題格式詳見附表;
8.發文：
8.1發文執行天津瑞普生物技術股份有限公司發文流程，發文程序如下：公司內部發文：
擬稿人→核稿人：部門主管領導(經理、總監)審核→公司主管領導(總監、副總裁)核準→編號→打印→蓋章(簽字)→發文→備案對外發文：
擬稿人→部門經理或總監、副總裁審核→總裁核準→編號→打印→蓋章(簽字)→發文→備案
9.附則：
9.1本制度的最終解釋權及修改權歸天津瑞普生物技術股份有限公司總裁辦;
9.2本制度的制定、解釋、修改等工作由公司總裁辦負責，經公司總裁批準后下發;
9.3本制度自下發之日起生效。
9.4附相關支持性文件。
9.4.1文件頁面格式
9.4.2文件閱辦單
9.4.3公文擬稿紙
9.4.4標題格式
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(豫國土資發〔2010〕95號)
廳機關各處室,廳屬各單位:
現將《河南省國土資源廳保密規定》予以印發,請遵照執行。
二○一○年十一月十六日
河南省國土資源廳保密規定
根據《中華人民共和國保守國家秘密法》、《河南省實施細則》和國土資源部等上級部門有關保密規定,結合本廳實際,制定本規定。
第一章總則
第一條本廳保密工作,必須貫徹黨的基本路線和新形勢下保密工作的指導思想,堅持積極防范、突出重點,既確保國家秘密又便利各項工作的方針。
第二條本廳保密工作實行統一領導、分級負責和保密工作與業務部門相結合的原則,實行保密工作領導責任制。廳長負全面領導責任;分管保密工作的副廳長負具體組織領導責任;分管其他方面工作的廳領導負責做好職責范圍內的保密工作;各處室負責同志為本處室保密工作的第一責任人,要經常對工作人員進行保密教育,定期檢查保密工作。
第三條本廳工作人員,要增強保密意識,強化保密觀念,自覺遵守國家保密法規和本廳各項保密制度。
第四條廳保密委員會負責本廳保密管理,廳保密辦與主管處室負責其日常工作。要按照上級規定,重點做好保密要害部門和要害部位的保密工作。
第二章國家秘密與保密守則
第五條國家秘密是關系國家的安全和利益,依照法定程序確定,在一定時間內只限一定范圍的人員知悉的事項。
國家秘密的密級分為“絕密”、“機密”、“秘密”三級。
第六條廳領導干部保密守則
一、不泄露黨和國家秘密。
二、不在無保密保障的場所閱辦、存放秘密文件、資料。
三、不擅自或指使他人復制、摘抄、銷毀或私自留存帶有密級的文件、資料。確因工作需要復印的,復印件應按同等密級文件管理。
四、不在非保密筆記本或未采取保密措施的電子信息設備中記錄、傳輸和儲存黨和國家秘密事項。
五、不攜帶秘密文件、資料進入公共場所或進行社交活動。特殊情況確需攜帶時,須經本單位保密部門或主管領導批準,并由本人或指定專人嚴格保管。
六、不準用無保密措施的通信設施和普通郵政傳遞黨和國家秘密。
七、不準與親友和無關人員談論黨和國家秘密,管好身邊工作人員和配偶、子女。
八、不在私人通信及公開發表的文章、著作、講演中涉及黨和國家秘密。
九、不在涉外活動或接受記者采訪中涉及黨和國家秘密。確因工作需要涉及或提供黨和國家秘密的,應事先報經有相應權限的機關批準。
十、不在出國訪問、考察等外事活動中攜帶涉及黨和國家秘密的文件、資料或物品;確因工作需要攜帶的,須按有關規定辦理審批手續,并采取嚴格的保密措施。
第七條工作人員保密守則
一、不該說的國家秘密絕對不說,不該知道的絕對不問,不該看的絕對不看。
二、不準私自或者在無保密保障的情況下,制作、收發、傳遞、使用、存放、銷毀國家秘密文件、資料和物品。
三、不準攜帶國家秘密文件、資料和其他秘密載體參觀、游覽、探親訪友或者進入其他公共場所。
四、不準通過普通郵政傳遞屬于國家秘密的文件、資料和其他物品。
五、不準在私人交往和通信中涉及國家秘密。
六、不準向家屬、子女、親友及其他不應知悉者談論國家秘密。
七、不準在公共場所談論國家秘密。
八、不準用無線電話及無保密措施的電話、電報、傳真、計算機網絡等傳輸國家秘密。
九、不準向國內外公開發行的報刊及電臺、電視臺投寄涉及國家秘密的文件、資料及圖文、聲像制品,或者在接受記者采訪、接待外賓時隨意涉及國家秘密。
十、不準擅自攜帶國家秘密文件、資料和其他秘密載體出境或參加外事活動。
十一、不準擅自引帶境外人員到軍事禁區、國家規定不對外開放的區域或者要害部位活動。
十二、不準向主管機關隱瞞自己或者他人的泄密行為。
第八條涉密人員對外交流保密守則
一、公開的對外交流活動不得涉及國家秘密。
二、在對外交流合作中,確需對外提供國家秘密的,要按照國家有關規定辦理審批手續,并要求對方承擔保密義務。
三、參加對外交流活動不得攜帶國家秘密載體(包括載有國家秘密信息的便攜式計算機),因工作確需攜帶或向境外傳遞機密級、秘密級秘密載體的,應按照有關保密規定辦理審批手續,并采取切實可靠的保密措施;任何情況下,不得攜帶或向境外傳遞絕密級秘密載體。
四、談論涉及國家秘密的事項要注意場合,防止被竊聽;不得在涉外公共場所及外方提供的場所談論涉及國家秘密的事項。
五、不得在沒有保密措施的通訊工具中傳遞國家秘密;不得使用明碼或者未經中央有關機關審查批準的密碼傳遞國家秘密。
六、在境外遇到危及所攜帶的國家秘密載體安全的緊急情況時,要立即銷毀所攜帶的秘密載體,并及時向本單位的保密工作部門報告。
第九條發生泄密問題要及時采取補救措施,并立即向本單位保密工作部門報告。
發生泄密事件后,對有關責任人的追究按國家有關規定執行。
第三章保密管理
第十條收發秘密公文、機要信件和涉密資料、刊物、音像制品等國家秘密載體,應認真登記、編號,內部運轉時應嚴格履行交換手續。本廳機關秘密載體的日常管理由廳機要室負責。廳屬各單位應設立機要室或專職人員負責本單位秘密載體的管理工作。
第十一條本廳機關國家秘密文件、資料由廳機要室統一收發,并與非涉密文件分開,單獨保存。確因工作需要必須由處室或個人存放的,應存入保險柜并采取必要的保密措施。
第十二條機要人員領取保密文件,有關部門應提供車輛保障。領取絕密文件和密碼電報應實行二人護送制。
因工作需要借閱秘密公文(不含絕密級),應履行手續,妥善保管,及時退還,不經批準不得外借。
絕密級的國家秘密,符合上級部門批準范圍內的人員才能接觸。
第十三條涉密公文的翻印和復印須經廳保密辦批準。
絕密公文未經發文機關批準,不得翻印、復印,不得自行擴大閱讀、使用范圍,不得對外泄露。密碼電報不得翻印、復制。領導在絕密文件和密碼電報上的批示,需要下級部門貫徹落實的,應由工作人員另紙謄寫批示原文。為說明問題,可以概括標注原件標題。
屬于國家秘密的復制件,應采取與原件相同的登記、保管措施。復制件應當加蓋復制單位的戳記。不準擅自翻印、復印、錄制和摘記秘密公文。
復制屬于國家秘密的文件、資料和其他物品,或者摘錄、引用、匯編其屬于國家秘密的內容,不得擅自改變原件的密級。匯編涉及國家秘密的資料,應經廳保密辦審查,并按其中的最高密級確定匯編資料的密級。
第十四條秘密公文應在辦公室或機要室閱讀。離退休領導因身體情況確需要在家閱讀的,應有專人送閱、收回等保密措施,不得讓家屬和其他人員閱讀。
閱讀絕密級的秘密公文、資料必須在指定的符合保密要求的辦公場所進行。
第十五條草擬公文時,起草人應依照國家有關部委和中央機關會同國家保密局制定的《國家秘密及其密級具體范圍的規定》(以下簡稱《保密范圍》),認定是否屬于國家秘密。若屬于國家秘密,則要在擬文稿紙上提出秘密等級、保密期限等初步意見,并注明定密依據,而后按程序批準確定。定密依據要注明《保密范圍》的文號和條款。對《保密范圍》未明確但又需要認定密級的事項,由廳保密辦依照規定,逐級申報有權確定該事項密級的上級保密工作部門確定。
涉及國家秘密的科技成果、地質資料、測繪圖件等專業資料的定密工作,按照國家有關部門規定的《保密范圍》執行。不能確定密級但又不宜公開的我廳有關文件或專業資料,按內部文件和資料管理。
國家秘密的保密期限,除有特殊規定外,絕密級事項不超過三十年,機密級事項不超過二十年,秘密級事項不超過十年。保密期限一般按最高期限確定。
秘密載體應正確做出標志(即密級★保密期限),并限定接觸范圍。
第十六條印制秘密公文應在機關文印室,指定專人按規定份數印制,廢紙應及時銷毀。
郵寄涉密文件、資料,應按規定通過機要通信部門傳遞,或由專人領取,不準托人代收、代轉。
第十七條加強傳真機管理,秘密公文不得通過普通傳真機傳輸。
做好利用計算機及網絡進行信息處理的保密工作。采用計算機或其他電子技術存儲、處理國家秘密的,必須采取保密技術措施。計算機及應用系統的用戶密鑰及口令應嚴格管理,不得向無關人員泄露,并切實做到口令定期更換。廳機關辦公室局域網應與國際互聯網和其他公共信息網絡物理隔斷。在網上發布信息應經過保密審查,嚴禁在公共信息網站上發布、傳遞涉密信息及未經批準公布的內部資料。
第十八條加強廳網站信息管理,網站發布的信息必須符合國家有關保密規定,不得發布涉密信息。
下列信息不得在網站上發布:
一、尚未議定的信息。
二、廳機關內部事務。
三、對外業務辦理的中間過程數據。
四、依據法律、法規或有關規定不得公開的其他信息。
第十九條召開具有屬于國家秘密內容的會議和其他活動,經辦部門應當采取保密措施,并對參加人員進行保密教育,規定具體要求。嚴禁擅自印發具有涉密內容的會議文件,要求會后收回的文件應全部收回。與會人員不得泄露會議內容。需要向下級傳達的文件,應按規定的范圍和內容傳達。
第二十條各種秘密公文、資料、刊物應定期清理、歸檔和清退、銷毀。銷毀的秘密公文、資料、刊物必須造冊登記,經領導批準后送指定地點銷毀。嚴禁向廢品收購部門出售資料、刊物及內部公文等。作廢的公文草稿應予銷毀,不準作為垃圾處理。
第二十一條本廳工作人員上班時間外出時應鎖門,下班時清理桌面,公文入柜,關窗鎖門,不準把外來辦事的人員單獨留在辦公室,不準帶與工作無關的人員到辦公室,不準在辦公室留客住宿。
第二十二條本廳工作人員調動工作和離崗、離職前,應當將所保管的秘密載體全部清退,并辦理移交手續。
第二十三條需要歸檔的秘密載體,按照國家有關檔案法律法規歸檔。涉密檔案的查閱,須經廳保密辦批準。
第二十四條本廳各級領導及工作人員發現國家秘密已經泄露或者可能泄露時,應當立即采取補救措施并及時報告廳保密辦。
第二十五條對泄露國家秘密的本廳工作人員,除視情節輕重按照《保密法》及有關法律法規規定進行處理外,當年不能評先和記功授獎。
第四章保密制度
第二十六條機要文件管理制度
一、廳辦公室主任為機要文件管理第一責任人。
二、機要員要認真履行職責,嚴格遵守各項保密規定,確保文件閱讀規范、管理嚴格。
三、從交換員處接收到的機要文件要有交接手續。對收到的機要文件要及時分類登記,加簽后送辦公室主任或受委托的副主任閱批,并按照閱批要求專卷送各位廳領導傳閱;當日送閱的機要文件必須當日收回,存放在保險柜內,不得在機要室外過夜。
四、嚴格按照文件的發布層次和有關規定閱讀傳達機要文件,任何單位和個人不得擅自擴大或縮小閱讀傳達范圍。
五、需要機關處室、直屬單位閱知、辦理的機要文件,須通知處室、單位主要負責人到機要室閱文。處室、單位需要借閱的機要文件,必須由正式職工登記簽字后方可借取,并要求其及時歸還。
六、嚴禁復制、匯編絕密級機要文件。從嚴控制復制、匯編機密、秘密級機要文件,確有需要的必須嚴格履行報批手續。復制、匯編發至市地師級以下的中央、省委文件,須報省委辦公廳批準。
七、標有密級的中央文件按年度進行清退和銷毀。其他標有密級的機要文件,按省委辦公廳通知要求進行清退和銷毀。在每年完成上年度機要文件的清退、銷毀工作后,要將有關清退和銷毀情況寫出書面報告,經第一負責人簽字后報省委辦公廳。
八、銷毀機要文件必須嚴格履行審批登記手續,由兩名以上機要人員到保密管理部門指定的單位監督銷毀,確保文件不丟失、不漏銷。
九、任何個人不得私自銷毀、留存機要文件,未經批準不得擅自攜帶外出。
十、存儲機要文件的磁盤、光盤等介質按所存文件的最高密級管理。未經批準,任何單位和個人不得將文件在計算機系統中存儲、傳輸。
第二十七條機要閱文室管理制度
一、凡閱文者須辦理閱文手續。
二、閱文者必須遵守保密紀律,確保黨和國家機密的安全。
三、愛護文件,不隨意亂劃、抽頁等,閱前當面清點,閱后要經機要人員點收,并簽字。
四、不讓看的機要文件絕對不看,不該問的機密絕對不問,不該說的機密絕對不說,不在非保密本上記錄機密內容。
五、保持室內衛生,為了確保安全,嚴禁在室內抽煙。
六、嚴禁在室內大聲喧嘩。
第二十八條機要文件辦理程序及要求
一、簽收:簽收機要文件時應認真核對機要編號,啟封后按發文通知單逐件清點,重要文件逐頁清點,若發現問題,應及時向發文機關查詢并采取相應的處理措施。
二、登記:文件簽收后,按中央、國務院、省委、省政府分類在收文登記簿和發文登記簿上登記,注明來文單位、發往單位、發文字號、文件標題密級、緩急時限、份數、份號、收發時間等。
三、呈批:文件附上處理箋后,及時呈辦公室主任批示。
四、分發:文件經主管領導或辦公室主任批示后應及時分發,一般當天分發完畢,并在收文登記簿上注明處理情況。對各單位機要文件的領取實行監簽,以免錯領和漏簽,每周還應進行一次檢查,每季度對發文情況進行一次核對。
五、傳閱:嚴格按《機要文件傳閱制度》辦理。
六、回收:機要文件傳閱完畢后應及時回收,核對后入柜,以備存檔;發往各單位的機要件,于次年3月底前回收完畢,并嚴格履行核對、簽字手續。
七、歸檔:機要文件的歸檔要齊全,分類要準確,并于次年4月底前完成。
八、銷毀:機要文件的銷毀要嚴格登記手續,注明所銷文件的發文字號、份數及銷毀時間,由廳機要室集中銷毀。
九、清退機要文件,應按照發文登記簿逐單位、逐份清點,嚴格履行簽字手續。對超過清退期限的單位,及時督促,限期交回,省軍級文件按省委辦公廳要求,及時上交,并履行手續。
十、傳真電報和本廳秘密級以上文件,視同機要文件進行管理。
第二十九條機要文件交接制度
一、機要交換員要在規定時間到省直機關交換站交換機要文件,按規定履行簽收手續。
二、交換文件工作人員不得遲到、缺席,如需請假要在交換前一天向主管領導請示,并安排好接替人員。
三、對交換回來的文件優先處理機要文件,對機要文件的發文單位、編號、日期逐項逐份進行登記后送至機要室,由機要員負責簽收。
四、機要文件不得在收發室停留,不得隨意拆封。
五、機要員外出,應指定接收人員并通知機要交換員。機要交換員要將機要文件交指定人員簽收,不得隨意交其他人轉交。
第三十條機要文件收發登記制度
一、按發文通知單逐件核對包內文件,重要文件逐頁查看。
二、嚴格收發登記,收文登記要注明來文單位、文件字號、標題、密級、份數、收到時間;發文登記要注明文件字號、編號、發文時間;嚴格實行監簽,杜絕漏簽現象,注意檢查郵封是否有破損。
三、中央、省委大范圍文件,按各單位固定文件順序號分發;小范圍文件,應視文件內容提出分發意見,然后報主管領導批準后加印記、編號分發。
四、外發郵寄的機要件嚴格登記、編號,并與外收發履行簽字手續。
五、嚴格遵守季度核文制度,防止出現問題。
第三十一條機要文件傳閱制度
一、所有機要文件均應先呈辦公室主任閱批,然后按批辦的范圍進行傳閱,不得漏傳或自行擴大范圍。
二、文件傳閱應做到迅速、及時。急件(含傳真電報)單件辦理,隨到隨辦,一辦到底。一般件在半月內處理完畢。對需要具體落實的文件,應先送主管領導提出落實意見,再呈主要領導審閱。
三、若傳閱過程中黨組書記有批示意見,應及時按指示意見辦理。需要反饋結果的文件,應及時催辦和反饋,并在文件上注明。
四、及時掌握文件走向,嚴禁文件在傳閱過程中失控,文件不得橫傳,文件收回后應認真清點,傳閱、辦理情況的記錄要完整清楚。
五、文件傳閱、辦理完后,應分類存入保險柜,以備歸檔和利用。
第三十二條機要文件借閱制度
一、凡借閱文件者,持借閱證方可借閱,借閱時要嚴格履行登記手續。
二、查閱省軍級文件、絕密級文件,須經辦公室主任批準,并在機要閱文室內閱讀,一般不外借。
三、借閱人員不得私自復印、翻印文件或隨意摘錄文件內容,不得在文件上涂改、勾畫。
四、借閱人員要愛護文件,妥善保密,確保安全。凡造成文件損壞、丟失者,按有關規定處理。
五、借閱文件應按時歸還,并在《文件借閱登記簿》上注銷借閱手續,注明歸還日期。
第三十三條機要文件清退、銷毀制度
一、當年的機要文件應在次年四月底前清退、銷毀完畢。
二、清退機要文件,應按照發文登記簿逐單位、逐份清點,嚴格履行簽字手續。省軍級文件按省委辦公廳要求,及時上交,并履行手續。
三、對超過清退期限的單位,及時督促,限期交回。
四、對丟失機要文件的單位,嚴格按照《保密法》規定,進行嚴肅處理。
五、文件銷毀要嚴格清點、登記,經有關領導批準后,實行二人監銷,定點銷毀,做到不漏銷、不誤銷。
第三十四條秘密載體銷毀程序
一、廳機關各處室每年3月底前將上年度擬銷毀的各類秘密載體(包括以文字、數據、符號、圖形、圖像、聲音等方式記載秘密信息的紙介質、磁介質、光盤等)整理送廳機要室。
二、廳機要室對擬銷毀的秘密載體審核、登記并填報《秘密載體清理登記表》。
三、廳辦公室主任對擬銷毀的各類秘密載體審批并簽署意見。
四、廳辦公室機要人員將擬銷毀的各類秘密載體送交省國家保密局銷毀中心,同時報送《秘密載體清理登記表》。
五、所有登記、送交、銷毀的各種手續及時存檔備查。
第三十五條保密要害部門、部位保密管理制度
一、保密要害部門、部位要嚴格按照標準和程序確定,實行“誰主管、誰負責”的原則,做到嚴格管理、責任到人、嚴密防范、確保安全。
二、保密要害部門應是機關使用和管理國家秘密的最基層的內設機構。保密要害部位應是集中制作、存儲、保管國家秘密載體的最直接的專用、獨立、固定場所。
三、廳保密委員會應根據情況變化適時對保密要害部門、部位做出調整,并按要求報相應保密工作部門確認或備案。
四、定期檢查保密要害部門、部位的保密管理和保密技術防范情況;定期對保密環境和涉密載體進行檢查,解決存在問題,及時消除泄密隱患。
五、保密要害部門、部位工作人員上崗前,應由單位進行涉密資格審查;新錄用、調入的工作人員,應在上崗前接受保密教育和培訓。
六、保密要害部門、部位使用涉密計算機、涉密電磁介質應符合國家有關保密規定;保密要害部門、部位秘密載體應在安全可靠的設備中保存,并明確管理責任人,采取嚴格的管理措施。
第三十六條保密要害部門、部位主要負責人職責
一、確保國家秘密的絕對安全。
二、結合本部門、部位的實際,制定具體的保密管理制度和防范措施。
三、與所屬工作人員簽訂保密責任書,建立崗位責任制,把保密責任落實到人。
四、定期進行保密教育,使所屬工作人員增強保密意識,掌握必備的保密知識和技能。
五、對所屬工作人員辭職、調動、因私出國(境)申請提出意見。
六、對所屬工作人員執行保密制度、遵守保密紀律的情況進行監督、考核。
七、定期對保密環境和涉密載體進行檢查,及時消除泄密隱患。
第五章附則
第三十七條本規定由廳保密辦負責解釋。
第三十八條本規定自印發之日起施行。
紀要。紀要主要是記載會議主要精神和議定事項的公文。會議紀要的特點。
一是具有特定的記載對象、記載內容，可以反映取得一致意見的內容，也可以反映未取得一致意見的內容。
二是具有較強的提煉和擇要功能，會議紀要不同于會議記錄，不是對會議的所有內容的機械記錄，而是對會議內容加以整理和提煉，擇其精華和主要精神予以紀之，以突出“要”字。
三是具有慣用的稱呼用語，通常采用第三人稱，段首慣用“會議認為”“會議提出”“會議決定”“會議強調”“會議號召”等。
寫會議紀要須注意的問題。
一是善于正確集中會議討論的意見，多方了解各種意見，既要反映多數人的意見，也要反映少數人的正確的意見，并須經過與會人員的反復討論修改，取得與會人員的同意后，方可發出。
二是突出會議中心和要點，做到重點突出、主題明確。
三是條理化，對會議討論的問題和意見分類別、分層次、分順序地加以歸納，使人們看后能夠把握要領，便于記憶和落實。
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