本文目錄

1. 會(huì)議接待流程及標(biāo)準(zhǔn)
2. 會(huì)務(wù)服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)及流程
3. 行政接待之會(huì)議接待

會(huì)議接待流程及標(biāo)準(zhǔn)如下：

一、會(huì)前。

1．與會(huì)議主辦方洽談。

2．提供會(huì)議所需要的.機(jī)票、車(chē)票、住宿酒店、會(huì)議場(chǎng)所、交通等信息。并制定完備的會(huì)議預(yù)案書(shū)給會(huì)議方。

3．派專(zhuān)人協(xié)助客戶(hù)實(shí)地考察會(huì)議舉辦地的吃、住、會(huì)議場(chǎng)地、游、娛樂(lè)等相關(guān)方面的情況。

4．確定方案，簽訂合同，預(yù)付定金。

二．會(huì)中。

1．會(huì)議接待：專(zhuān)人負(fù)責(zé)機(jī)場(chǎng)，車(chē)站的禮儀、接站、攻關(guān)等服務(wù)。提前在酒店、會(huì)議室擺放好歡迎調(diào)幅、歡迎牌、簽到臺(tái)、指示牌等。

2．會(huì)前準(zhǔn)備：準(zhǔn)備好會(huì)議所需要的會(huì)議資料，會(huì)議用品，會(huì)議演講稿等會(huì)議相關(guān)物品。

3．會(huì)議場(chǎng)所：專(zhuān)人到會(huì)議室檢查會(huì)議室條幅、燈光、音響、茶飲等。

4．會(huì)議住宿：房間樓層及房間號(hào)確認(rèn)，詢(xún)問(wèn)是否有特殊要求。

5．會(huì)議餐飲：用餐時(shí)間、用餐標(biāo)準(zhǔn)及特殊客人（回民）的確認(rèn)。

6．會(huì)議旅游：旅游線(xiàn)路行程、用車(chē)、導(dǎo)游是否增加景點(diǎn)等確認(rèn)。

7．會(huì)議娛樂(lè)：娛樂(lè)消費(fèi)形式、消費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)、娛樂(lè)地點(diǎn)的確認(rèn)。

8．會(huì)議服務(wù)：會(huì)議代表合影留念、為代表提供文秘服務(wù)及相關(guān)服務(wù)。

三．會(huì)后。

1．結(jié)帳：提供會(huì)議過(guò)程中的詳細(xì)費(fèi)用發(fā)生明細(xì)及說(shuō)明，專(zhuān)人與客戶(hù)進(jìn)行核對(duì)并結(jié)帳。

會(huì)務(wù)服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)及流程如下：

會(huì)務(wù)服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)：

1、會(huì)議桌、椅擺放要整齊，在一條直線(xiàn)上。蓋杯要放在杯墊上，擺在座位的右上方，杯把朝右側(cè)，擺放位置要求在一條直線(xiàn)上。煙缸三位共用一個(gè)，擺放時(shí)與杯子成一條直線(xiàn)。

2、會(huì)議開(kāi)始前半小時(shí)，備好充足開(kāi)水、調(diào)試音響，開(kāi)啟照明、調(diào)節(jié)空調(diào)溫度（靈活控制）。

3、檢查臺(tái)形是否符合要求，臺(tái)面要整潔，各種用具干凈、齊全，擺放符合標(biāo)準(zhǔn)。

4、根據(jù)客人要求，將指示牌放在特定位置。

5、服務(wù)員于開(kāi)會(huì)前30分鐘，精神飽滿(mǎn)地在門(mén)口等候。VIP會(huì)議于會(huì)前1小時(shí)到崗，精神飽滿(mǎn)地在門(mén)口迎候。

6、水牌引導(dǎo)，迎送服務(wù)。

7、當(dāng)客人來(lái)到會(huì)議室時(shí)，會(huì)服人員應(yīng)禮貌熱情地向客人問(wèn)好：“您好，請(qǐng)進(jìn)！”，并以手勢(shì)示意，請(qǐng)客人進(jìn)入會(huì)議室入座。

會(huì)務(wù)服務(wù)流程包括會(huì)前服務(wù)準(zhǔn)備、會(huì)議期間服務(wù)、會(huì)后服務(wù)和重大會(huì)議接待。

會(huì)務(wù)服務(wù)的重要性

第一、可以協(xié)助大會(huì)順利開(kāi)展

會(huì)務(wù)包含許多層面，在其中就會(huì)有可以協(xié)助大會(huì)順利開(kāi)展的許多層面，因此假如可以搞好會(huì)務(wù)得話(huà)，就可以讓大會(huì)圓滿(mǎn)的開(kāi)展，這針對(duì)大會(huì)而言是十分關(guān)鍵的，因此會(huì)務(wù)的必要性就可以在這個(gè)地方反映出去，要是沒(méi)有搞好會(huì)務(wù)工作中得話(huà)，這一大會(huì)的要想順利開(kāi)展得話(huà)是不易的，因而會(huì)務(wù)是很重要的。

第二、可以提升大會(huì)的總體品質(zhì)和水準(zhǔn)

假如一個(gè)大會(huì)搞好了會(huì)務(wù)，那麼這一大會(huì)的總體水準(zhǔn)便會(huì)獲得提升，由于出示會(huì)務(wù)的人全是技術(shù)專(zhuān)業(yè)的，因此她們可以從技術(shù)專(zhuān)業(yè)的視角考慮，對(duì)于大會(huì)的特性和顧客的必須來(lái)制訂相對(duì)的大會(huì)方案，那樣能夠讓大會(huì)更為技術(shù)專(zhuān)業(yè)，因此大會(huì)的總體水準(zhǔn)也就獲得了提升。

行政會(huì)議接待，Rukia's Manual

一、接待準(zhǔn)備階段工作流程

接收接待信息：

1.確保相關(guān)責(zé)任人知曉嘉賓來(lái)訪(fǎng)事項(xiàng)。

2.及時(shí)落實(shí)來(lái)訪(fǎng)對(duì)接聯(lián)絡(luò)人及聯(lián)系方式。

3.確定來(lái)訪(fǎng)時(shí)間。

4.了解來(lái)訪(fǎng)目的（eg：考察交流）可以詢(xún)問(wèn)對(duì)方聯(lián)絡(luò)人是否有會(huì)議資料需要提前拷貝。

注意：a.編寫(xiě)會(huì)議議程時(shí)，涉及保密內(nèi)容需要回避。

b.注意措辭：一般上級(jí)單位為“指導(dǎo)”，平級(jí)單位為“交流”。

5.了解來(lái)訪(fǎng)人員信息（包含單位/部門(mén)、職務(wù)、人數(shù)等)。確定來(lái)訪(fǎng)人員的職位，邀請(qǐng)本公司相應(yīng)職位的領(lǐng)導(dǎo)參與接待。（只多不少）

6.確認(rèn)是否安排住宿、接送機(jī)/站、用餐，至少提前一天確認(rèn)。

二、確定接待責(zé)任部門(mén)，明確責(zé)任人：

責(zé)任人需要全程負(fù)責(zé)接待任務(wù)，一般情況下，來(lái)訪(fǎng)嘉賓沒(méi)有離開(kāi)前，接待人員不宜隨意更改。確定訪(fǎng)客的各項(xiàng)需求后，向領(lǐng)導(dǎo)（接待責(zé)任人）進(jìn)行請(qǐng)示，并請(qǐng)示領(lǐng)導(dǎo)是否安排會(huì)議室、公司參觀講解、歡迎大屏、攝影口、禮品、以及餐敘環(huán)節(jié)。

三、確定接待方案，根據(jù)來(lái)訪(fǎng)人員級(jí)別不同，安排不同標(biāo)準(zhǔn)的接待安排。原則上提前一天落實(shí)所有接待事項(xiàng)。

1.住宿、餐飲、接待陪同人員、接待車(chē)輛、會(huì)場(chǎng)布置、禮品門(mén)等都可視具體情況來(lái)定。

2.請(qǐng)示領(lǐng)導(dǎo)是否安排歡迎大屏、席卡、公司宣傳冊(cè)、會(huì)議簽到牌、海報(bào)展架等宣傳物料。

3.如果我方有會(huì)議材料需要提前收集，并在會(huì)前提前調(diào)試媒體設(shè)備!

四、制定接待WBS及日程安排，發(fā)送至各責(zé)任人。

1.制定WBS將整個(gè)接待流程做簡(jiǎn)單描述，以及涉及相關(guān)責(zé)任人的工作職責(zé)均分配到個(gè)人，并交由負(fù)責(zé)此次接待級(jí)別最高的參會(huì)人員審批。審批通過(guò)后，將該WBS及日程安排發(fā)送給相關(guān)接待人員及相關(guān)部門(mén)責(zé)任人，以及參與會(huì)議的宣傳人員及其他工作人員。

2.涉及黨政機(jī)關(guān)接待，WBS中不得出現(xiàn)“宴請(qǐng)”、“晚宴”等字眼，可使用“餐敘”、“工作餐”等話(huà)術(shù)，用餐地點(diǎn)使用另行短信通知代替，用餐信息可使用短信發(fā)送給相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)。

3.WBS中要明確接待及陪同參觀人員攝影人員、陪同就餐人員等相關(guān)責(zé)任人。其中攝影人員需全程參加，并提神確定合影位置及時(shí)間。（涉及團(tuán)體合影需提前確認(rèn)站位，根據(jù)人數(shù)提前擺放站架或椅子。）

4.提醒陪同人員注意著裝，佩戴工作牌等。

接待進(jìn)行階段工作流程：

五、門(mén)廳迎接來(lái)訪(fǎng)人員：

1.提前預(yù)留車(chē)位，或者電梯控梯等。在來(lái)訪(fǎng)嘉賓抵達(dá)10分鐘前，接待人員在門(mén)廳準(zhǔn)備迎接。

2.接待人員在陪同高層領(lǐng)導(dǎo)見(jiàn)嘉賓之前，提前告知高層領(lǐng)導(dǎo)來(lái)訪(fǎng)人員的級(jí)別及相關(guān)工作性質(zhì)。

3.在嘉賓抵達(dá)時(shí)，接待人員主動(dòng)引導(dǎo)我方高層領(lǐng)導(dǎo)與重要嘉賓寒暄。

六、座談交流：

1.如安排公司參觀，則先進(jìn)行講解參觀。

2.涉及黨政重要機(jī)關(guān)來(lái)訪(fǎng)，利用重要嘉賓參觀期間，可請(qǐng)對(duì)方聯(lián)絡(luò)人（如辦公室主任、秘書(shū)長(zhǎng)等）到會(huì)議室再次確認(rèn)會(huì)場(chǎng)、就餐包間布置（特別注意席卡坐次），涉及臨時(shí)增加人員，利用此時(shí)間加席卡。

3.根據(jù)參觀時(shí)間做預(yù)判，提前5分鐘確認(rèn)是否備好茶水，不建議提前太久（茶水冷掉）或嘉賓就座后倒水（注意開(kāi)水不要濺到嘉賓）。

4.根據(jù)會(huì)議接待性質(zhì)安排會(huì)務(wù)服務(wù)人員，會(huì)務(wù)秘書(shū)需要做好會(huì)議記錄，錄音等事項(xiàng)。涉及機(jī)密內(nèi)容，會(huì)務(wù)服務(wù)人員由內(nèi)部安排。

5.會(huì)議結(jié)束前10分鐘，安排引導(dǎo)人員就位。如需合影則根據(jù)需要提前安排好站架或椅子。接待結(jié)束階段工作流程

七、會(huì)后工作：

1.及時(shí)整理相關(guān)材料，包括會(huì)議紀(jì)要、接待總結(jié)、合影及宣傳物料，發(fā)送給相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)。

2.做好會(huì)議督辦工作，跟蹤落實(shí)事項(xiàng)。

3.對(duì)接宣傳人員做好會(huì)后報(bào)道。

4.如有回函和費(fèi)用結(jié)算等事項(xiàng)也需要盡快完成。

【溫馨提示】本次分享的會(huì)議室接待標(biāo)準(zhǔn)和會(huì)議室接待標(biāo)準(zhǔn)流程的問(wèn)題是否解決了您的問(wèn)題，部分內(nèi)容來(lái)自網(wǎng)絡(luò)，僅供參考，請(qǐng)以實(shí)時(shí)信息為準(zhǔn)或撥打服務(wù)熱線(xiàn)詳詢(xún)。青島會(huì)議公司提供：青島會(huì)議收費(fèi)，青島會(huì)議旅游，青島會(huì)議酒店，青島會(huì)議主持人，青島會(huì)議場(chǎng)地，青島會(huì)議公司策劃，青島會(huì)議接待服務(wù)等。