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隨著信息技術應用的不斷發展，多媒體智能化會議室得到了普遍應用，越來越多的企業和政府單位選擇升級成為無紙化會議室，無紙化會議室是互聯網技術，軟件技術，通過智能終端設備，各種音視頻傳輸設備，顯示設備，擴音設備來實現的智能控制系統。
它滿足了傳統會議的所有需求，又解決了傳統會議過程所產生的所有痛點，進行全方位的改善：
在排位上：傳統會議室需要專門找專門的服務人員進行指引入座，不然就需要打印大量的名牌號提前入場進行排座。使用智能會議系統，則在電腦端提前安排好位置，無需組織者額外多考慮。
在會議服務上：智能會議系統，我們對接服務功能，開會累了，渴了，都能隨時一鍵相應服務，區別于傳統會議，與會期間如若有其他需求，尋求幫助必將影響到其他人。
在會議過程中：傳統會議往往只是在主席臺上進行資料投屏，然后部分紙質資料分享到手中，從與會的視覺角度上，注意力多少會受到影響，紙質資料閱讀不變，存在跟不上會議節奏的情況。智能會議系統從參會人員出發，每臺液晶升降機與你面對面，會議內容在屏幕上同步跟進，并且所有資料都能瞬時送達到你的電腦，方便你隨時翻閱。
從會議效率上：與會人員可以在會議資料上面進行批注修改，可以在白板上面做方案，設想，也可以將自己的想法第一時間分享給別的成員，更加方便快捷。從組織者而言，使用智能會議系統，從會議簽到統計出勤率，到投票結果的產出等各個方面，都能在最短時間內統計達成。
從環保角度上：傳統會議需要打印大量的紙質資料，會后還需要進行會議資料的銷毀，是一個費時費力不環保的方式。智能會議系統通過平臺實現各種文檔資料的一鍵下發，完全不需要資料打印，銷毀的環節，順應當今國際主流的綠色環保節能，也達到進一步降低會議成本，提高會議效率，保障會議安全的目的。
500平的會議室做無紙化會議系統具體需要多少錢要看你們的功能需求，功能不一樣設備的價格不一樣，建議把具體的詳細要求告訴專業人士然后自己進行判斷。
那么無紙化會議系統其特征是什么呢?來源：無紙化會議系統
文件傳輸網絡化，文件顯示電子化，文件編輯智能化，文件輸入輸出可控化。
無紙化會議系統的一個基本特征是：會議室設有公共視頻顯示的大屏幕和每個席位單獨控制和使用的席位顯示器，選擇席位顯示或稱異步顯示時，由與會者自行操作該智能終端，此時，該智能終端如同一臺獨立使用的標準計算機，每個參會者可以自主地在顯示公共信號的同步顯示或異步顯示之間一鍵切換。
系統連接圖
連接說明：系統拓撲結構簡單，所有同步數據、文稿、視頻統一走局域網，實現了純數字純網線的組網連接，極大降低了施工復雜度，提高了系統穩定性和可維護性?？刂浦鳈C可以輸出一路VGA到大屏幕或投影儀，用于輸出同步文稿、同步電子白板、同步視頻。控制主機還可以輸出一路RS232用于控制所有升降器的統一升降。
無紙化會議系統核心功能主要是?
實現會議簽到、文件分發、文件上傳、文件同步演示、投票表決等功能。
無紙化會議系統特殊功能
管理與設置：無紙化會議系統管理端擁有豐富的管理與設置功能，包括設備管理、座位編輯、考勤管理與背景設置等功能。分別對會議室座位、終端設備及會議考勤等進行管理與設置。
設備管理：可以添加或刪除參會平板電腦的Mac地址，編輯席位編號、添加或刪除席位等。
座位編輯：用于管理會議室參會者的席位排布，與會者名稱等信息。
考勤管理：可以實時查看全體參會者出席情況，能夠看到具體席位的出勤人姓名與簽到時間。同時可以將此次會議的出勤情況全部導出。
資料管理：會議資料可以進行分級管理，會議助理使用管理端上傳資料時可以設置資料使用權限。參會者可自由查看、標注有權限的文檔資料。
背景設置：會議助理可以選擇會議室背景，也可以自定義新的模板，設置后，統一將背景發送給全體參會者。
資料閱讀：參會者可以對現有文檔進行查閱，查閱過程中可以做同步的手寫批注。主講人將本地操作同步全體人員時，全體參會者可以選擇同步觀看會議文件演示，也可以在觀看的同時，自主查看其他會議資料。(主要包括常用的word、PPT等文檔)
會議議程：會議助理可以在管理端編輯會議議程，并發布會議議程，發布會議議程后，全體參會者都可以在本地Pad查看會議議程的具體內容;會議助理也可以將會議議程切換到大屏幕，全體參會者無需自己動手操作，即可看到大屏幕的會議議程全部內容。
會議投票：需要全體參會者參與意見表決時，會議助理在管理端可以直接發起投票，投票內容均為選擇題，由會議助理統一編輯投票內容和選項，參會者選擇具體選項即可，無需輸入漢字。會議助理編輯好后可以發送至參會者終端，大家各自使用終端投票;也可以將投票內容和選項顯示至大屏，進行現場投票。投票結束后，會議助理可以將投票結果進行保存，也可以將投票結果顯示至大屏幕，讓全體人員查看投票結果。
便捷的信息傳送：會議過程中會議助理可以通過“發送消息”功能，向全體人員或者某位參會者發送消息，參會者收到消息后，可以選擇回復消息。比如開會時，有緊急事件需要領導馬上處理，此時，會議助理可以單獨向領導發送消息，既不影響會議正常進行，領導又可以及時處理緊急事件。
會議存檔：支持會議內容存檔，包括會議中使用的會議文件存檔、會議結論存檔、文件標注存檔等，同時，會議助理可在會議結束后對保存的存檔內容進行管理。
會議服務：會議服務功能，可以在會議過程中，為參會者提供會議所需的各種服務。例如：參會者需要紙、筆、茶水或者其他的幫助，通過會議服務選項，直接發送消息到管理端，會議助理接收到消息后，可以根據需求為參會者提供幫助。
無紙化會議系統部署方式：
移動式部署：
對于會議較少，并發量不大的地方，可采用此種方式部署，如出差情況下出差人員內部會議。即只部署一臺會議系統服務器即可，此服務器可為筆記本電腦，功能包括前端應用服務、數據服務和后臺管理服務。
集中式部署：
對于會議較多、并發量較大的地方，采用此種方式部署，如會議室較多的公司內部場所的日常辦公會議。即部署2臺服務器，一臺安裝前端應用服務，另一臺安裝數據服務和后臺管理服務?？赏瑫r支持多個會議召開、每個會議多個會議終端同時使用。
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