本文目錄

1. 大型會議接待流程是怎樣的
2. 會務服務員崗位職責
3. 會議方案

公司準備舉辦大型會議，而作為會議接待工作人員的你是否對開會議的流程接待清楚呢?下面是我為你整理的大型會議接待流程，希望對你有幫助。

大型會議接待流程

一、會議報道之前的工作

1、與會議主辦單位確認會議的報到日期、會議名稱、會議用水牌和布標、到會的大致人數、使用會議室的日期和會議室擺設方式、會務組老師(或工作人員)到達日期(確認航班或車次)、會務組的會議要求(會議主辦單位內容，到會講課老師的安排和待遇、接送問題、酒店住宿安排、講課的時間、有關會議安排的細節問題、會后考察的具體行程安排);同時提供所掌握的酒店情況給會議的老師以供其參考，在推薦酒店的過程中需要注意選擇的酒店的價格在符合會議要求的范圍內。

2、在上述情況落實后盡快將所選酒店訂妥(房間、餐標、會議室價格按天計算、酒店位置)，落實在會議報到日期接站所用車輛和聯系方式(需根據報到人數安排相應接站用車);落實會后考察行程的用車、導游、火車票、飛機票、地接社(只是提前進行大致預訂)。

▲會議場地要求：9個多媒體教室;容納2-300人左右

3、在酒店預訂完畢后，將酒店的大致情況以書面的形式將傳真件發送至主辦方，尤其是將酒店的具體準確的所在地理位置和從機場或火車站出發到達酒店的乘車(公交車)方式告知會議主辦方;同時可再次與對方確認會議報到人數和日程安排有無變化或是更改。

4、第三項(3、)工作完畢后可向行程用車單位或個人、導游、機車票、地接社作出相對準確的答復，以便對方作出相應的安排和接會準備。

5、準備會議所用相關用具(會議在酒店或團隊車輛使用的各類標識、簽到登記的表格、文具用品、學習資料袋包括：筆記本、筆、文件袋】、預訂返程交通所用表格和車次時刻表、相應的返程交通價格表、會后考察的紀念品【禮品】、座簽牌)同時通知會議用酒店此次會議的名稱和對于提前到達的學員如何安排住宿。

6、通知酒店，會務工作人員需要提前一天也可根據到會人員的情況而定進駐酒店并準備會務組用房;同時通知接站的用車和確認司機的聯系電話、車型及接站人員會議所在酒店和會務組房間號;同時與會議主辦方聯系告知會務工作人員已經入住酒店。在入住酒店后須將會議的名稱和報到地點、乘車方式、酒店聯系電話、會務組所在房間通知辦公室職守人員

二、會議報到前準備工作

1、入住酒店的工作人員須將會務組房間布置好以便會議報到時使用;同時與酒店各個相關部門協調好會議細節問題(如：會議用布標、水牌、會議室、餐廳的情況);將會務組標識張貼好在容易看到的地方。

2、詳細了解本會議所用場所的位置。如:餐廳、會議室、會務組老師和講課老師所用的房間。

3、相關會議使用設備的準備情況。如：會場布置情況、多媒體投影儀。

三、會議期間的工作

1、會議在報到期間最重要的是收費。在收費過程中必須細致、準確、書面登記。

收費過程中必須嚴格按程序操作，及：

(1)確定學員情況

(2)根據情況計算應交費用

(3)填寫收費據不撕!

(4)收款

(5)將收據撕下交于學員

(6)填寫報到表。

2、在出現收費后，收據已開出的情況下;學員行程出現變化必須在原收據的基礎上進行加注或更改，更改后的內容必須有客人簽字和日期。

四、會議期間需要注意注意問題

1、會務組必須始終保持整潔、干凈和安靜的環境。

2、會務組所用的書面文件需保存完好。

3、會務費的支出或相互來往必須以書面形式體現;及相互出據憑證。

4、各人會務款必須保管好，做到每天進行清點，保險安全的寄存。

大型會議預定籌備的流程

一、會議預訂

1.如果公司沒有單獨的大型會議室，我們就需要先從各酒店預訂會場，最好是離公司最近，也方便吃住的商圈開始尋找會場，并做好預訂。

2.會議預訂確定內容事項

1)會議時間、會議地點、公司名稱、會務組聯系人、會議人數、場地租金、免費項目、收費項目、結帳方式、其他要求。

2)會場布置形式：課桌式、劇院式、U字形、T字形、回字形、雞尾酒字形、口字型等。

3)會議用品基礎配置：大便簽紙、鉛筆(刀筆)、話筒、移動白板套裝、投影儀、幕布、會議臺，會場指示牌。(如無特殊說明，不得使用KTV系統)

4)會議收費項目：茶歇(紅茶、咖啡、綠茶、礦泉水)，橫幅制作。

3.完成會議預定流程后，一般需要提前兩天下會議通知書給各參會人員，抄送給公司上級。

二、會場布置

1.會場布置一般由承接會議的酒店負責安排按會議通知單要求布置會場工作，會議籌備組協助酒店布置。

2.會議期間的茶水服務由酒店方負責，會務組可以根據需求選擇茶水的品種。

3.會議擺放標準：會議桌椅橫豎一條線，便簽橫豎一條線，鉛筆統一斜45度朝左擺放在便簽紙中心并橫邊對齊。

4.橫幅放置最好是會場最前方或者最后方的上邊緣，方便拍照時的整體效果提現。鮮花布置可以放在講臺的最中央，最好是重要領導的前方。

三、會議開始前檢查

1.會前檢查一般由承辦酒店帶領會務組組成檢查小組負責

2.會前檢查要求：桌椅是否符合標準、紙筆水擺放是否符合標準、整體無垃圾、無污漬，臺面干凈、整潔。

3.會議設備檢查要求：提前半個小時確保會議區域照明全部正常使用;夏季空調保證在25度、冬季保證在28度;會議室音響、話筒、投影等設備確保運行正常。

4.復審會議通知單上的內容，會務組及時與酒店方跟進。

四、會議清場

1.會場清理一般由承辦酒店負責，但作為會務組要清點下自己帶的物品和工具，整理好，以免落下。

2.使用后的多媒體設備內的U盤或資料盡量妥善保管好，如使用酒店電腦，切記不要把重要資料留在電腦里，以免泄漏。

五、賬務結算

1、一般會務組都會有一個財務人員負責會議籌備組織的財務支出和收入。

2、結算時記得根據公司的要求開具發票(增值稅普票和專票)。

3、賬務結清后回到公司要整理下這次會議成功召開的報告以備向上級匯報。

會務服務員崗位職責（通用14篇）

在日新月異的現代社會中，需要使用崗位職責的場合越來越多，明確崗位職責能讓員工知曉和掌握崗位職責，能夠最大化的進行勞動用工管理，科學的進行人力配置，做到人盡其才、人崗匹配。你所接觸過的崗位職責都是什么樣子的呢？以下是我精心整理的會務服務員崗位職責，僅供參考，歡迎大家閱讀。

1、負責會議前的準備茶水、會議用品等工作。

2、負責會議室設備及服務用品的檢查及報修。

3、負責保持會議室與服務區的干凈整潔。

4、負責會后的會場整理。

5、負責會議室條幅，指示牌的擺放及懸掛。

6、負責杯具的清理及消毒。

7、負責本崗位綠色植物的養護工作。

8、負責家具的定期保養工作。

9、負責客人遺留物品的收集整理并及時上報。

10、負責使用清潔工具的保養及維護。

11、負責會議臨時更改信息的通知及發放。

12、完成上級交待的其它工作。

1、在會議中心主管的領導下，負責各類會議的接待、服務工作；

2、遵守酒店各項規章制度，用《員工手冊》的規定規范自己的行為；

3、根據會議接待單相關內容，配合會議主辦方做好會場布置及會議前期各項準備工作；

4、遵守服務程序和服務規范，熱情、主動、有禮貌地接待客人，提供令客人滿意的`服務；

5、工作中儀容整潔，按會議要求認真做好各類會議的接待、服務和協助結賬工作；

6、負責會議中心的清潔衛生工作，保持環境整潔，空氣清新；

7、負責會議中心的設備、設施正常使用，定期維護保養；

8、參加酒店和部門組織的專業培訓；

9、服從管理，隨時聽從上級的工作安排。

1、打掃會議室衛生（包括門，窗，地面，地角線，柜子，衣架，臺面，綠植，衣帽間，備餐間等）使門，窗，地面，柜子，臺面無雜物；地角線干凈，綠植無雜物。保持良好的衛生環境。

2、若有客人看會場要盡量陪同，記錄好客人要求及標準并向領導反應情況。

3、有會時按照會議通知單擺好臺形，檢查設施設備是否完好，檢查臺面衛生，會場衛生；檢查貴賓室，衛生間衛生，為會議做充分準備。

4、會中按照會議服務流程做好接待工作。

5、會后先要檢查是否有客人遺留物品并上交。

6、關閉設施設備，將會場收拾到無會標準。

1、協助上司搞好本店的經營管理工作。

2、執行上司下達的任務，督促任務的完成、落實程度。

3、負責對部門的物品、設備儀器的管理和保養工作。

4、負責對本部門工作人員的工作安排，巡視檢查部門區域環境衛生，來客前的準備情況和工作質量及人員的儀容儀表。

5、負責組織、協調、指揮本部門人員日常工作，嚴格按具體規定和規范進行操作,發現違反服務工作規定要求的要及時進行批評和糾正。

6、負責部門人員的技術操作培訓，技術等級的考核鑒定工作。

7、樹立標準榜樣形象，以身作則。

8、掌握本部門工作人員的出勤情況，監督上下班簽到和平時工作表現，定期向上司匯報。

9、對部門所需物品的領用，定期清點設備、裝飾品和產品，注意本部門消防安全的管理工作。

10、接受顧客的投訴并及時向上司匯報和妥善處理。

11、負責交接班的工作安排，員工輪休安排。

12、協助上司組織定期會議如學習。

13、負責與其他部門的工作協作和業務聯系。

14、每日做好工作記錄和工作總結。

職責描述:

1.負責公司及品牌的視覺形象設計、產品的包裝設計、產品宣傳推廣應用的物料設計、企業及部門大型活動等的對外宣傳設計等對接工作;

2.負責企業網站、微信公眾號等整體美工設計對接(或把關);

3.全面負責市場部日常行政、物資采購及管理工作;

4.協助市場部經理制定并執行總體市場活動規劃與統計預算;

5.負責部門內部全年各項活動等的籌辦、組織及執行,保障活動全程的順利進行;

6.負責會議前期酒店預訂等工作;參會人員的聯系與通知;相關事宜溝通管理工作;

7.負責會議期間現場會務工作,會議后期會議總結及相關信息整理工作。

任職要求:

1、可以獨立思考項目的設計和策劃,有豐富品牌設計、市場推廣、會務工作等經驗者優先;

2、熟練操作日常辦公軟件,通曉業務內容;

3、豐富的視覺表達經驗,良好的審美能力,思路開闊,善于學習分析,有創新精神;

4、具有良好的人際溝通和表達能力,以及組織策劃能力,理解并重視團隊合作,對工作認真負責。

崗位職責:

1、統籌制定劇院年度會務工作計劃;

2、細化制定年度會務營銷工作方向與目標,一崗雙責,在確保安全的前提下達成公司下達的目標任務;

3、強化與各部門間的溝通協調,能夠快速圓滿的解決各類突發事件;

4、完成領導交辦的其他工作。

任職要求:

1、45周歲以下,本科及以上學歷;

2、5年以上會務營銷工作經驗;

3、普通話標準,有會務方面資源的人員優先考慮;

4、條件特別優秀者,要求可適當放寬。

崗位要求：

1、曾在廣告公司或培訓公司參與過會務策劃、活動執行方面工作經驗；

2、曾擔任晚會或培訓活動主持；

3、具有較強的溝通談判能力和資源協調能力；

4、文案功底扎實；

5、性格開朗，大方熱情，待人親切有禮，做事認真細致，責任心強。

崗位職責：

1、跟據課程需求，匹配合適的課程場地及資源儲備；

2、統籌課程會務工作，包括事前、事中、事后的管理工作；

3、擔任課程主持，跟據活動要求調配內部資源和人員；

4、課程宣傳資料、課程文案的撰寫；

5、及時完成上級交代的臨時任務。

1.普通話標準，聲音甜美，大方得體，有親和力；

2.具有良好的職業素養，有一定的親和力，性格開朗熱情，溝通能力強，并能承受一定的工作壓力；

3.負責日常的接待及會議服務工作；

4.根據會議的主題，配合會議主辦部門做好會場布置及會議前期各項準備工作；

5.負責會議中心的清潔衛生工作，保持環境整潔，空氣清新。

職位描述:

1、配置與管理視頻會議網絡終端設備和音效調試設備;

2、負責會議前期準備工作和會議后期相關工作;

3、負責會議室設備的連接,簡單設備操作及故障處理工作;

4、監督會議室清潔衛生情況,對照明及會議室設備進行檢查,發現問題及時報修與跟進;

5、完成領導交辦的其他工作;

6、家私及辦公設備的日常管理。

任職要求:

1、中專及以上學歷,一年以上相關工作經驗;

2、較強語言表達及溝通協調能力;思想品行端正,工作認真,有較強的服務意識;

3、熟悉音頻、視頻設備的控制優先;

4、勤奮踏實,責任心強。

崗位職責:

1、操作集團客戶國內國際會議、境內外獎勵旅游、商務考察等團組;

2、為企業客戶提供專業化獎勵旅游、會議、商務考察、活動等相關服務,維護客戶關系,準確把握客戶需求,執行、落實客戶需求,提高客戶滿意度;

3、執行公司戰略決策,根據客戶需求提供專業化個性化的出行方案,拓展會展客戶業務,具有很強的服務意識與溝通能力,善于處理人際關系;

4、有操作商務團組、大客戶或集團客戶工作經驗,具備獨立操作中小型團組、會議的工作能力,協助大型會議現場服務工作以及活動現場執行工作;

任職要求:

1、大學本科以上學歷;

2、2年及以上旅游同業相關工作經驗;有會獎、會展工作經驗者優先考慮;

3、具備優秀的旅游從業知識和操作技能,具備優秀的職業道德和素養,能承擔較大的工作壓力;

4、良好的語言溝通能力,普通話標準,英文聽、說、讀、寫流利;

5、熟練使用word、excel、powerpoint等辦公軟件,具備視頻制作、平面設計能力優勢者優先,醫藥、政府、汽車、金融行業從業經驗者優先考慮。

崗位職責:

1、組織不同類型的渠道、客戶沙龍活動;

2、接待來訪的渠道與客戶;

3、對活動效果進行評估與分析;

4、領導交辦的其他事宜。

任職資格:

1、國內外重點院校畢業,本科及以上學歷;

2、兩年以上會務籌辦經驗,有大型會務主辦和高端客戶活動主辦經歷的優先;

3、具有良好溝通協調能力和學習能力,執行力強;

4、工作具有主觀能動性,抗壓能力強。

職位描述:

1、協助部門領導進行各項行政會務管理;

2、協助部門領導進行集團公司后勤服務工作;

3、牽頭組織公司各項重大儀式、活動,使其能順利開展,達到活動目的;

4、組織安排總裁辦召集的各項辦公會議,準備會議資料,組織編寫會議紀要及決議,并跟進、反饋會議決議的執行情況,確保會議精神得到貫徹落實;

5、協助部門領導,與集團行政中心對接,做好公司重要來賓的接待、差旅、住宿安排等各項事宜;

6、執行部門領導的指令,完成各項臨時交辦的工作。

崗位要求:

1、大專及以上學歷;有大型會務經驗的優先;

2、工作認真,有較強的服務意識及禮儀規范;

3、有較強語言表達及溝通協調能力、思想品行端正;

4、能快速協調處理會議室服務操作中的應急事件。

1、協助培訓課程會務的籌備、組織、策劃及交付等工作

2、協助會議前期場地、酒店住宿、餐飲等信息的收集整理。

3、根據會議需要，會議現場場地布置執行、會議現場物資、音響、燈光的協助執行。

4、負責物資的準備與清點。

5、協助處理會議運作過程中出現的各類問題，保證會議如期正常舉行。

職位描述:

1.負責公司原有會議會展客戶的日常維護;

2.負責會展會議前期工作的組織、管理及協調安排.;

3.負責會議會展現場整體落實情況的監管與督導,全程跟進;

4.負責活動方案的策劃制定與文案撰寫,協調客戶與策劃部的溝通。

職位要求:

1.大專以上學歷,有會務接待工作經驗者優先;

2.熟悉會務、展覽、執行流程;

3.溝通能力強,邏輯思維能力強;

4.穩重,細心,具備良好的團隊協作精神;

5.有駕照熟練駕駛車輛者優先。

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為了確保事情或工作安全順利進行，常常需要提前準備一份具體、詳細、針對性強的方案，一份好的方案一定會注重受眾的參與性及互動性。那么制定方案需要注意哪些問題呢？下面是我整理的會議方案7篇，供大家參考借鑒，希望可以幫助到有需要的朋友。

1.時間：20xx年1月25日左右下午16：20－22：00；

2.地點：莎娜賓館三樓錦繡廳

3.活動流程：

主題一：年度總結

地點：共好會議室

（1）時間：13：30——15：00

人員：吳總

內容：總結20xx年公司的發展及20xx年公司的目標

（2）時間：15：00——15：50

人員：戴工、劉工、陳工、紀工、華主管

內容：匯報各部門的總結與展望

（3）時間：15：50——16：00

人員：陳明燕、來工、蔣斌、王西軍、王福祥、姜水金

內容：給當月的生日人員過生日

主題二：布置會場

地點：蕭山賓館三樓錦繡廳

時間：16：20：——17：0 0

人員：人力資源部全體

內容：充分利用資源，把會場布置的有節日氛圍

主題三：簽到

時間：17：00——17：30

人員：全體人員

引導人員：崔甜甜（發放簽到筆）

內容：全體人員在畫卷簽到墻上寫上對公司的祝愿及簽下自己的姓名

主題四：用餐

時間：17：30-----19：00

主題五：晚會正式開始

時間：19：30——22：00

4.附晚會流程

致開場詞（3分鐘）

歌曲開場（5分鐘）

3個節目（20分鐘）

游戲+抽獎

（1）報紙時裝秀（15分鐘）

（2）抽取三等獎（約35人）（約10分鐘）

5、5個節目（40分鐘）

6、游戲+抽獎

（1）我是pose王（10分鐘）

（2）抽取二等獎（10個）（約5分鐘）

7、5個節目（40分鐘）

8、游戲+抽獎

（1）一個蘿卜一個坑（15分鐘）

（2）抽取一等獎（5個）（約5分鐘）

備選游戲

（1）心有靈犀一點通

（2）大串聯

9、頒獎（15分鐘）

（1）最佳員工獎（1名）入圍名單。

入圍條件：月考核成績在良好以上的

（2）最佳設計師（1名）入圍名單。

入圍條件：月產值在50萬以上的，或者年產值在200萬以上的

（3）最佳項目經理（1名）

入圍條件：客戶滿意度在90分以上的，工程質量在90分以上的，沒有未收尾款的

（4）最佳新人獎（1個）

入圍條件：工作半年以上的，未到一年，各項成績表現突出的

10、結束，拍全家福

一、活動主題：聽見你的聲音

二、活動目的：為了加強各班宣傳委員與宣傳部、廣播站、記者站各部門之間的交流，使彼此之間的工作開展地更加順利;同時也為了加強各班宣傳委員之間的溝通，使相互之間更加熟悉友好。特開展此次氣氛活躍的交流會使宣傳委員與干部放松自己，快樂工作。

三、活動對象：各班宣傳委員及宣傳部、廣播站、記者站全體干部

特邀嘉賓：學生科領導老師及團委會各部門負責人

四、活動時間：第十一周周五晚(11月15號)

五、活動地點：多媒體教室

六、活動流程：第九周：進行前期宣傳并展出海報，宣傳委員與干部進行節目報備

第十周：節目初選

第十一周：節目復選

七、活動注意事項： 1.活動期間任何人都不得無故遲到、缺席或者提前離場，如有特殊情況需向干部說明;

2.各班僅限宣傳委員參與此次活動;

3.活動期間應注意保持場地衛生、愛護公共財物

八、獎品設置：游戲獲勝者將獲得精美禮品一份。

會議方案

金融最早呈現的方式（最早出現的貨幣形式）+現場解說以及整場活動以不同的呈現方式暗示客戶，**集團主要企業文化以及企業服務內容。公司旗下的醫療美容。

會議主題

中國元素

會議理念

增值(核心)金融貨幣醫療美容

會議目的

1，了解高端客戶群體的愛好，觀點及心理。針對金融以及醫美觀點及接受心理。

2，了解客戶簡易的情況，生活方式，及家庭情況，最好了解資產情況等。

3，預測高端會議的發展方向和方式。

4，為以后的會議進行和公司的介入做鋪墊。

5，通過活動，將**集團的品牌推廣到成都本土高端圈層。

6，通過活動，增強老客戶的凝聚力，同時開發新客戶。

會議內容及流程

活動安排大致分為三個階段（詳細見PPT資料）。

1.活動準備階段

材料：總公司集團的VCR PPT董事長的資料等、制作公司CCF金卡（黑卡）邀請函布置：婚慶公司布置現場、禮儀、主持人、以及車輛的安排。

2.活動舉辦階段

本公司員工的分組以及安排，場地分工等。

3.活動后期階段

活動結束現場人員安排預留當天所有嘉賓的資料情況，后期對接人員分工跟蹤服務以及后期的整理拜訪。

會議環境

要求停車方便，場面寬敞。

客戶的定位

資產在500萬以上的高端客戶群體主要以中小企業，醫療機構為核心的客戶群體以及成都本土高端醫療美容整形機構負責人或代表。

會議方式的利弊

利：接觸的全是高端客戶群體，為高端客戶組織其感興趣的主題活動（圍繞資產、健康、事業、家庭、品質生活，如個性化旅游、子女教育、奢飾品、收藏品、紅酒，雪茄，高爾夫等）慢慢的再介入公司形象、性息等，更有利于公司產品的銷售！

弊：公司開支較大，會議的連續性，能否讓會議舉辦成功并且能有下一場會議的連接。

價格的敏感性

對價格以及資產或者企業是否上市等敏感詞匯可以預測客戶的簡單情況（有助于后面的銷售）

公司信息

怎樣的切入公司而不敏感

客戶消費行為特征

了解客戶的消費行為，特征以及方式，可以更好的對后面的銷售工作。

客戶反饋的信息

客戶對這次金融會議的滿意度和**集團的品牌以及服務內容的認可度。

數據處理、統計

對這次會議中，每個客戶的分析等。

形成以數據支撐的客戶需求及消費特點

了解客戶的消費需求后，對后續的高端會議做出更好的模式。更能有利于后期的銷售。阿斯頓做出對應此次活動的微信平臺，這將是公司以后的掌握高端客戶的一大人脈手段。

禮品贈送

準備好禮品、在會議結束之后向來賓發放，用于紀念。

禮品暫定：公司整理手冊配搭的收藏貨幣，以及免費資產管理計劃書。

活動預期效果

由于活動時間較長，需要注意各個方面讓活動達到最好效果，我們希望達到如下成效：

①通過本次活動的前期宣傳，讓成都本土高端圈層來參加本次活動。

②活動過程進行順利而且成功。來場的嘉賓首先信任**，其次愿意接受**。不僅僅是資產管理或者企業服務這一塊，更多的人相信選擇**，不僅僅是一個月到一輩子的服務，還能享受到**醫美的服務。

③營銷整場活動的高端氛圍，為來賓創造一個優質的環境，提高本次嘉賓的自我感覺。其次讓嘉賓覺得來參加此次活動受益匪淺。不僅僅擴充了對金融以及如何金融對接實體經濟的知識面，還豐富了來場嘉賓之間的資源平臺，從而促進活動達到的交流氛圍以及圈層之間的高端圈層結合。

一、總體方案

（一）會議總體方案的含義會議總體方案是對所要舉辦的會議進行總體安排的策劃文案，是會議預案的一種。

（二）會議總體方案的基本內容

1．會議的名稱。會議名稱的確定一般采用揭示會議主題、主辦者、功能、與會者、范圍、時間和屆次、地點、方式等特征的方法。

2．會議的目標和指導思想。

3．會議的主題、議題和議程。

4．會議的對象、規格和規模。會議對象要分清正式成員、列席成員、特邀成員、旁聽成員。

5．會議的時間。包括會議時機的選擇，會議的起訖時間，會期和日程安排。

6．會議的地點。一是選擇合適的舉辦地，如國際性會議要考慮選擇在什么國家或地區以及什么城市舉行；二是選擇合適的場館（包括會場、賓館的規格及布置要求等）。

7．主辦、協辦單位以及擬設立的會議組織機構，如主席團、組織委員會、指導委員會、執行委員會、學術委員會、秘書處、籌備組的構成等。

8．會議的舉行方式、配套活動以及輔助活動的日程安排，如參觀、游覽、娛樂、聚餐等。

9．會議的接待、后勤保障措施和技術手段。

10．會議的宣傳方式，如召開新聞發布會、編寫會議簡報、邀請記者采訪、發送新聞稿件等。

11．會議經費的預算以及籌集經費的渠道和方式。

12．其他應當說明的事項。

（三）會議總體方案的結構與寫法

1．標題。寫明會議的全稱和策劃書或方案（預案），如“xx國際學術會議籌備（總體）方案”。“總體”二字也可以不寫。

2．主送機關。直接上報上級機關，應當寫明上級機關的名稱。以請示的附件上報的，可不寫主送機關。

3．正文。正文部分應當逐項載明總體方案的具體內容，結構安排上一般采用序號加小標題的結構體例。開頭部分可用一段文字寫明制定方案的目的和依據，然后用序號編排各個層次。表述有兩種方法：一種是詳述法，詳細表述各項具體安排。另一種是簡述法，對所涉及的各方面的計劃作原則性的安排，具體實施的要求通過各個專題策劃文案來表述。直接上報請求批準的方案，結尾處要寫“以上方案請審批”等字樣。

正文寫作要做到總攬全局、目標清楚、思路清晰、分工明確、綜合協調。

4．附件。如有附件，在正文下方寫明附件的名稱和序號。

5．落款。署制定機構名稱。經審批下發執行的總體方案也可署審批機關的名稱。

6．成文時間。寫正式提交的日期。

二、會議開幕式方案

（一）會議開幕式方案的含義

開幕式是宣布各種會議活動正式開始的具有象征性和標志性的儀式。會議開幕式方案是對開幕式的各項安排進行策劃的文案。

（二）會議開幕式方案的基本內容

1．開幕式的名稱、時間、地點。

2．主辦單位。

3．參加范圍。包括上級機關的領導人，會議活動的承辦單位、協辦單位、贊助單位的領導或代表，東道主以及與會議活動有關的機關、企事業單位的領導或代表，有關國家、地區、組織的代表（如有關國家的使節、領事、參贊等），群眾代表，有關新聞單位?！緦ｎ}會議方案】

4．主持人、致辭人和剪彩人的身份和姓名。開幕式通常由主辦方主持。主持人應當有一定的身份。聯合主辦的會議可采取共同主持的形式，各方主持人身份應大體相當。致開幕詞人的身份一般應當高于主持人。儀式較為簡單的，可由主持人直接致開幕詞；也可以先由主辦單位的領導發表主旨講話或歡迎詞，然后由來賓代表先后致辭。來賓代表致辭的順序按身份高低安排。最后請在場身份最高的人士宣布：“我宣布，xx活動開幕”。聯合主辦的活動，也可用共同剪彩的形式代替致開幕詞。

剪彩人應當是主辦單位出席開幕式身份最高的人士，也可安排上級領

導、協辦單位領導與主辦單位領導共同剪彩。

5．開幕式的形式。開幕式的形式主要有兩類，一類是以致辭為主的形式；另一類是文藝晚會的形式。

6．邀請方式。凡外單位的領導和代表應當書面邀請。書面邀請分為請柬、邀請信。請柬用于邀請重要來賓，邀請信用于一般的列席對象或較為特殊的對象。

7．現場布置和物品準備。如主席臺、會標、國旗、花卉、彩旗、標語、剪彩工具、擴音設備等，有的還安排文藝表演。

8．接待。如簽到、為來賓佩帶胸花、贈送禮品、留言題詞等。

9．開幕式、閉幕式程序。如介紹出席開幕式的領導人和主要來賓、致開幕詞、升國旗和會旗、奏國歌或會歌、代表致詞、剪彩、參觀、植樹紀念、頒獎、文藝體育表演等活動。

10．接待任務分工。必要時可設立專門的接待工作機構。

11．經費安排。

（三）開幕式方案的結構和寫法

1．標題。寫明開幕式的名稱和文種（策劃書、方案）

2．主送機關。直接上報上級審批的開幕式方案，應當寫明主送機關。以請示的附件上報的，不必寫主送機關。

3．正文。開頭先闡明舉行開幕式的目的意義，指導思想，然后用列小標題的方式逐項說明方案的各項內容。全篇要突出主題，層次分明，每個創意點要說明意義和效果。直接上報請求批準的方案，結尾處要寫“以上方案妥否，請審批”等字樣。

4．落款。寫提交方案的機構名稱。

5．成文時間。寫正式提交的日期。

三、會議閉幕式方案

（一）會議閉幕式方案的含義

會議閉幕式是宣布各種會議活動結束的具有象征性和標志性的儀式。會議閉幕式方案是對開幕式的各項安排進行策劃的文案。

（二）會議閉幕式方案的基本內容

1．閉幕式的名稱、時間、地點。

2．主辦單位。

3．參加范圍。

4．主持人、致辭人的身份和姓名。閉幕式通常由主辦方主持。主持人應當有一定的身份。致閉幕詞人的身份一般應當高于主持人。

5．閉幕式的形式。

6．邀請方式。書面邀請分為請柬、邀請信。請柬用于邀請重要來賓，邀請信用于一般的列席對象或較為特殊的對象。【專題會議方案】

7．現場布置和物品準備。如主席臺、會標、國旗、花卉、彩旗、標語、剪彩工具、擴音設備等，有的還安排文藝表演。

8．接待。如簽到、為來賓佩帶胸花、贈送禮品、留言題詞等。

9．閉幕式程序。如介紹出席閉幕式的領導人和主要來賓、致閉幕詞、降會旗、會旗交接、黨的代表大會唱國際歌等。有的閉幕式還安排文藝體育表演等活動。

一、會議主題

全面貫徹落實中央和省、市、區委黨的群眾路線教育實踐活動總結大會精神，對全區教育系統黨的群眾路線教育實踐活動進行總結，對鞏固和拓展教育實踐活動成果、加強黨的作風建設、全面推進從嚴治黨進行部署。

二、參會對象

1、區委督導組成員；

2、局領導班子；

3、教校區管領導干部；

4、近3年退休的區管領導干部；

5、教育局機關各科室及二級單位全體人員；

6、各學校校長、書記；

7、公辦幼兒園園長（書記）；

8、不在上述范圍內的在教育系統工作的市、區“兩代表一委員”。

三、會議時間

20xx年10月23日（周四）下午2：30。

四、會議地點

區教師進修學校一樓階梯教室。

五、會議主持

教育局黨委書記張銘玉。

六、會議議程

1、教育局黨委書記張銘玉同志做總結講話。

2、區委第六督導組領導講話。

3、民主評議教育局區管領導班子和區管黨員領導干部。

七、相關要求

1、參會人員不得無故缺席。確因特殊情況不能到會的，須提前書面履行請假手續。

2、請參會人員于10月23日下午2：15前入場就座，會議期間關閉移動電話，嚴格遵守會風會紀，注意保持會場秩序。

區教育局辦公室

20xx年10月17日

(一)會議目標

專業會議的籌備方案

(二)方案的制定

1.確定會議主題

無論組織什么樣的會議，都有會議主題，個性是組織大型會議，務必明確會議要研究解決什么問題，到達什么目的。

會議主題的確定的主要方法主要實際一是要有切實的依據;二是務必要結合本單位的實際;三是要有明確的目的。

2.確定會議的時間和地點

會議時間包括會議實際進行時光和會議過程中的休會時光。會議地點選取的重點是會場大小適中，會場地點適中，環境適合，交通方便，會場附屬設施齊全。

3.確定會議的規模

會議的規模主要指，會議出席人員(正式代表)、特邀代表、列席人員、工作人員(包括服務人員)的總體數量，會議規模由會議的組織者根據實際狀況掌握，以嚴格控制規模為原則。

4.確定會議議程

會議議程包括會議主持，會議典型發言(或重點發言)、會議討論、會議講話、會議總結。確定會議議程的'方法主要一是根據到會主要領導的狀況，確定會議主持人;二是根據會議的主題，確定會議發言人;三是圍繞會議主題，確定會議討論題目，并根據會議規模，確定討論方式;四是根據會議擬到達的目的，安排主要領導做好會議的總結。

5.確定會議文件和材料的準備

包括大會的主報告;大會發言單位的材料;會議日程表、參加會議人員名單、住宿安排、主席臺座次、分組名單、討論題目和分組討論地點、作息時光表、會議的參閱文件和相關資料。

6.確定會議組織和分工

那里所指的會議組織主要指會議組織部門和人員落實。包括與會議有關的每項組織工作，每一個工作環節都務必有專人負責，職責到人，并明確任務和要求。會議組織分工包括文件起草和準備、會務組織、會場布置、會議接待，生活服務(含娛樂活動安排)、安全保衛、交通疏導、醫療救護等。

(三)注意事項

1。明確領導意圖，弄清籌備方案的目的、要求和好處，以便制定。

2。反復多次與領導和有關方面商定、必要時透過開聯席會征求制定的意見或方案。

在信息技術高度發展的今天，會議室內的設備也日新月異，今天的會議室是一個集音頻技術、視頻技術、會議網絡、集中控制于一體的高科技含量的系統的集成，一個好的會議系統是多種技術和產品的完善組合。

會議系統的主要功能是完成各種類型會議的各項議程及會務工作的實施，同時兼顧廳堂的專業擴音音質，使其能滿足各種演出要求。在設計系統時，我們精心挑選系統設備，使完成后的系統具有先進性、實用性、高可靠性及方便擴展等特點，同時，考慮系統的性能價格比，力爭在滿足使用要求的基礎上保證系統的經濟性。本方案是根據業主對擴聲系統、投影系統的要求，并結合我公司多年從事會議系統的經驗進行設計和選型的。

1.1設計依據和指導思想

1.1.1設計依據

GYJ—25—86廳堂擴聲系統設計及測量規范

GB4959—95廳堂擴聲系統測量方法

WH0301—93擴聲系統聲學特性指標及測量方法

GBJ76—84廳堂混響時間測量規范

GB/T14197—93擴聲系統設備互連用連接器的應用

GB/T14197—94擴聲系統設備互連的優選配接值

GB/T15644—95視聽系統設備互連用連接器的應用

1.1.2設計指導思想

本次多功能會議系統應結合福州海關業務技術用房的建筑功能及特點，保證系統的可靠運行，系統設計應遵循以下原則：

先進型原則——采用的系統結構應該是先進的、開放的體系結構，和系統使用當中的科學性。

實用性原則——能夠最大限度的滿足實際工作的要求，把滿足用戶的業務管理作為第一要素進行考慮，采用集中管理控制的模式。

可擴充性、可維護性原則——要為系統以后的升級預留空間，系統維護是整個系統生命周期中所占比例最大的，要充分考慮結構設計的合理、規范對系統的維護可以在很短時間內完成。

經濟型原則——在保證系統先進、可靠和高性能價格比的前提下，通過優化設計達到最經濟的目標。

1.2系統需求分析

多媒體會議系統從功能上分為：

音響擴聲系統

投影顯示系統

中控系統

1.3系統功能分析

投影顯示系統：該會議室設置1套投影系統，用于播放視頻圖像、計算機信號等。

音響擴聲系統：設置一套擴聲系統，功放、音箱均為進口產品。

中控系統：設置一套中控系統，集中控制會議室設備。

數字會議系統：設備采集音源和圖像

1.4系統設計說明

1.4.1投影顯示系統

隨著電子會議的發展，投影系統不僅為多功能會議廳的必備系統，而且為最重要的系統，因為它為全套系統的終端顯示設備，所有的信息都必須由投影系統來展示。鑒于其重要性，因此對投影設備不僅須考慮其對各種信號的廣泛兼容性，還須考慮設備運行的穩定和可靠性。此方案正是基于此點進行設備的選型和配置，力求做到完美。

系統組成

電動投影幕

投影機

投影吊架

系統功能

小型影劇院：播放DVD、VCD及錄像機信息

顯示計算機多媒體信息

系統設計思路

在會議室的安置一面投影屏幕，并根據屏幕的大小再配適合的分辨率、亮度的投影機，作為主顯示器。

系統性能描述

該套顯示系統的主要功能是，在該會議室舉行的不同功能的會議室時，用與顯示不同的多媒體內容。

1.4.2音響擴聲系統

設計中綜合考慮了各方面的因素，包括擴聲系統的有關國家規定、可行性報告提供的資料等，力求達到高實用性、高標準、高性價比。系統主設備采用了高品質進口產品，以保證本系統的良好可靠性。

系統設計思路

本著會議廳的功能設定，及系統設計需要先進、可靠、實用，能確保使用時系統穩定、操作方便的原則。無論是室內還是室外的擴聲系統設計其根本問題是聲學問題，而不是簡單的設備選型與組合。只有充分理解并認真、仔細地研究了使用擴聲系統場所的聲學環境與使用要求之后，才能最終給出所需的系統配置。這樣才能保證預期的使用效果和最經濟的資金投入。

系統組成

音箱

功率放大器

音效處理周邊設備

音源設備

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