本文目錄

1. 大型會議接待流程是怎樣的
2. 業務招待可以買些什么
3. 行政辦公室的接待工作內容和特點

公司準備舉辦大型會議，而作為會議接待工作人員的你是否對開會議的流程接待清楚呢?下面是我為你整理的大型會議接待流程，希望對你有幫助。

大型會議接待流程

一、會議報道之前的工作

1、與會議主辦單位確認會議的報到日期、會議名稱、會議用水牌和布標、到會的大致人數、使用會議室的日期和會議室擺設方式、會務組老師(或工作人員)到達日期(確認航班或車次)、會務組的會議要求(會議主辦單位內容，到會講課老師的安排和待遇、接送問題、酒店住宿安排、講課的時間、有關會議安排的細節問題、會后考察的具體行程安排);同時提供所掌握的酒店情況給會議的老師以供其參考，在推薦酒店的過程中需要注意選擇的酒店的價格在符合會議要求的范圍內。

2、在上述情況落實后盡快將所選酒店訂妥(房間、餐標、會議室價格按天計算、酒店位置)，落實在會議報到日期接站所用車輛和聯系方式(需根據報到人數安排相應接站用車);落實會后考察行程的用車、導游、火車票、飛機票、地接社(只是提前進行大致預訂)。

▲會議場地要求：9個多媒體教室;容納2-300人左右

3、在酒店預訂完畢后，將酒店的大致情況以書面的形式將傳真件發送至主辦方，尤其是將酒店的具體準確的所在地理位置和從機場或火車站出發到達酒店的乘車(公交車)方式告知會議主辦方;同時可再次與對方確認會議報到人數和日程安排有無變化或是更改。

4、第三項(3、)工作完畢后可向行程用車單位或個人、導游、機車票、地接社作出相對準確的答復，以便對方作出相應的安排和接會準備。

5、準備會議所用相關用具(會議在酒店或團隊車輛使用的各類標識、簽到登記的表格、文具用品、學習資料袋包括：筆記本、筆、文件袋】、預訂返程交通所用表格和車次時刻表、相應的返程交通價格表、會后考察的紀念品【禮品】、座簽牌)同時通知會議用酒店此次會議的名稱和對于提前到達的學員如何安排住宿。

6、通知酒店，會務工作人員需要提前一天也可根據到會人員的情況而定進駐酒店并準備會務組用房;同時通知接站的用車和確認司機的聯系電話、車型及接站人員會議所在酒店和會務組房間號;同時與會議主辦方聯系告知會務工作人員已經入住酒店。在入住酒店后須將會議的名稱和報到地點、乘車方式、酒店聯系電話、會務組所在房間通知辦公室職守人員

二、會議報到前準備工作

1、入住酒店的工作人員須將會務組房間布置好以便會議報到時使用;同時與酒店各個相關部門協調好會議細節問題(如：會議用布標、水牌、會議室、餐廳的情況);將會務組標識張貼好在容易看到的地方。

2、詳細了解本會議所用場所的位置。如:餐廳、會議室、會務組老師和講課老師所用的房間。

3、相關會議使用設備的準備情況。如：會場布置情況、多媒體投影儀。

三、會議期間的工作

1、會議在報到期間最重要的是收費。在收費過程中必須細致、準確、書面登記。

收費過程中必須嚴格按程序操作，及：

(1)確定學員情況

(2)根據情況計算應交費用

(3)填寫收費據不撕!

(4)收款

(5)將收據撕下交于學員

(6)填寫報到表。

2、在出現收費后，收據已開出的情況下;學員行程出現變化必須在原收據的基礎上進行加注或更改，更改后的內容必須有客人簽字和日期。

四、會議期間需要注意注意問題

1、會務組必須始終保持整潔、干凈和安靜的環境。

2、會務組所用的書面文件需保存完好。

3、會務費的支出或相互來往必須以書面形式體現;及相互出據憑證。

4、各人會務款必須保管好，做到每天進行清點，保險安全的寄存。

大型會議預定籌備的流程

一、會議預訂

1.如果公司沒有單獨的大型會議室，我們就需要先從各酒店預訂會場，最好是離公司最近，也方便吃住的商圈開始尋找會場，并做好預訂。

2.會議預訂確定內容事項

1)會議時間、會議地點、公司名稱、會務組聯系人、會議人數、場地租金、免費項目、收費項目、結帳方式、其他要求。

2)會場布置形式：課桌式、劇院式、U字形、T字形、回字形、雞尾酒字形、口字型等。

3)會議用品基礎配置：大便簽紙、鉛筆(刀筆)、話筒、移動白板套裝、投影儀、幕布、會議臺，會場指示牌。(如無特殊說明，不得使用KTV系統)

4)會議收費項目：茶歇(紅茶、咖啡、綠茶、礦泉水)，橫幅制作。

3.完成會議預定流程后，一般需要提前兩天下會議通知書給各參會人員，抄送給公司上級。

二、會場布置

1.會場布置一般由承接會議的酒店負責安排按會議通知單要求布置會場工作，會議籌備組協助酒店布置。

2.會議期間的茶水服務由酒店方負責，會務組可以根據需求選擇茶水的品種。

3.會議擺放標準：會議桌椅橫豎一條線，便簽橫豎一條線，鉛筆統一斜45度朝左擺放在便簽紙中心并橫邊對齊。

4.橫幅放置最好是會場最前方或者最后方的上邊緣，方便拍照時的整體效果提現。鮮花布置可以放在講臺的最中央，最好是重要領導的前方。

三、會議開始前檢查

1.會前檢查一般由承辦酒店帶領會務組組成檢查小組負責

2.會前檢查要求：桌椅是否符合標準、紙筆水擺放是否符合標準、整體無垃圾、無污漬，臺面干凈、整潔。

3.會議設備檢查要求：提前半個小時確保會議區域照明全部正常使用;夏季空調保證在25度、冬季保證在28度;會議室音響、話筒、投影等設備確保運行正常。

4.復審會議通知單上的內容，會務組及時與酒店方跟進。

四、會議清場

1.會場清理一般由承辦酒店負責，但作為會務組要清點下自己帶的物品和工具，整理好，以免落下。

2.使用后的多媒體設備內的U盤或資料盡量妥善保管好，如使用酒店電腦，切記不要把重要資料留在電腦里，以免泄漏。

五、賬務結算

1、一般會務組都會有一個財務人員負責會議籌備組織的財務支出和收入。

2、結算時記得根據公司的要求開具發票(增值稅普票和專票)。

3、賬務結清后回到公司要整理下這次會議成功召開的報告以備向上級匯報。

業務招待可以購買以下物品：

一、食品與飲品

1.茶點與飲料：根據招待對象的口味偏好，購買不同種類的咖啡、茶、飲料等。如綠茶、紅茶、果汁、礦泉水等。

2.水果與零食：一些新鮮的水果和精致的零食也是業務招待中常見的選擇，如蘋果、橙子、堅果等。

3.特色小吃：根據當地特色，準備一些有地方特色的美食或小吃，能夠體現招待的誠意。

二、辦公用品與禮品

1.商務禮品：一些精致的商務禮品，如商務筆記本、高檔文具套裝等，既體現了公司的形象，也體現了對客戶的尊重。

2.電子產品配件：一些便攜式電子設備，如移動電源、USB集線器等，既實用又體現了公司的關懷。

三、會議用品與設施

在商務會議中，往往需要一些會議用品和設施來提高會議的效率和氛圍。如：

1.會議資料與文具：包括會議議程、筆記本、筆等，確保會議的順利進行。

2.場地布置用品：如桌布、座椅墊等，提高會議環境的舒適度。如果條件允許，還可以購買一些綠植或裝飾品，營造輕松的氛圍。

業務招待是指企業在正常經營過程中，為開展業務活動而發生的接待與招待事項。購買的物品應以實用、體面、符合企業文化為原則。同時，要注意遵守相關規定，避免違規行為的發生。通過合理的業務招待，可以加強與合作伙伴的關系，促進企業的業務發展。

行政辦公室的接待工作是一件細心的工作，那內容和特點具體有哪些呢?下面是我給大家搜集整理的行政辦公室的接待工作內容和特點文章內容。歡迎閱讀!

行政辦公室接待工作的主要內容包括以下幾方面：第一，迎接來訪人員。迎接來訪人員是接待工作的第一個環節，這一環節需要提前與對方接洽，知曉來訪時間、人員，并根據來訪人員的目的、規模安排相關行政工作人員做好歡迎活動的準備。第二，安排好來訪人員的行程。在于對方充分溝通的前提下，為來訪人員制定訪問期間的行程安排，并在征求對方同意后，制定相應的接待方案。第三，做好食宿接待工作。根據來訪人員數量、級別，安排相應的食宿接待項目，為來訪人員在訪問期間提供舒適的居住和飲食服務。第四，協調辦理訪問事項。就來訪人員的訪問目的，做好訪問期間的具體事務協調工作，按照事先的接待方案，做好交通服務、意見傳遞工作，確保來訪人員能夠準時抵達訪問地或及時轉場，并及時解決來訪人員提出的要求和問題。第五，做好歡送工作。結束來訪形成后，接待人員需要按照事先制定的方案，做好歡送活動，讓來訪人員滿意而歸。

行政辦公室接待工作具有以下特點：第一，時效性。來訪人員一般都有一定的訪問期限，在不同訪問事項間，也需要系統的時間安排，并做到事項間的緊密銜接。第二，突然性。有些來訪人員是突然抵達的，這時的接待工作就存在立即啟動的問題，這種突然性的接待對組織行政接待能力是一次巨大的考驗。第三，接待方案的可變性。由于來訪人員有臨時的訪問需求或是組織接待工作因特殊情況需要作出調整，接待工作中時常會出現對接待方案的變動和調整，這也就需要接待人員能夠根據方案的改變而做好相關的溝通、協調和服務工作。

細節管理

行政辦公室接待工作的細節管理決定了接待工作質量的好壞。接待工作的細節管理主要體現在服務的細節上，如：準時迎接來賓，為來賓安排舒適的客房，針對來賓的需求和個人習慣提供可口的飲食服務。如有會議或集體活動安排，還需做好現場的服務和協調工作，例如文件資料的準備和送達，會議現場的布置，設備的調試，現場茶水服務等。

(一)計劃安排不到位

由于接待工作具有一定的突然性，很有可能會導致接待方的措手不及。這一問題尤其表現在計劃工作不到位。接待方沒有及時制定出周密的接待計劃，對來賓的訪問行程安排、時間控制、接待人員的安排等沒有細致考量，導致了接待過程中手忙腳亂、頻頻出錯。

(二)溝通協調機制不完善

接待工作并不是僅僅依靠行政辦公室的人員就能完成的，這項工作還需要與其他部門的緊密協調和配合。例如，接待人員需要與酒店聯系住宿和餐飲服務，需要預定會議活動的場館，需要與來賓接洽了解來賓的具體需求，并及時將來賓需求反饋給借貸方等等。這些溝通協調工作是確保接待工作順利進行的重要保證。然而，目前有很多單位在接待過程中沒能做好溝通協調工作，使得來賓的意見得不到及時的傳達，需要辦理的接待事項沒有及時辦妥，影響了接待的質量。

(三)接待人員的素質有待提高

接待工作的主體組織行政辦公室的工作人員，這部分人員的素質決定了接待工作的質量和效率。目前有些組織的接待人員的專業素質不高，表現為時間觀念不強、服務技能缺乏、組織協調能力差、工作責任心不強等。

記敘文寫作有六要素，即：時間、地點、人物、起因、經過、結果。類似的，在接待工作中也相應存在六要素:時間、地點、來賓、事前、事中、事后。分別與記敘文的六要素對應，但卻有自己不同的內涵和功用。在實際工作中，接待不僅僅是各項具體接待禮儀的熟練掌握，也是一種具有普遍意義認識規律的總結。只有抓住這六要素，將之正確地運用于日常接待，才能最大限度地避免失誤。

(一)時間是我們日常生產生活的重要尺度和依據。每遇到一項接待任務，第一反應應該是立即理清此項接待任務所包含的所有時間要素。如來賓出發、到達、參觀和交流座談時間等，并借此確定我方人員的準備、迎接和陪同時間。需要注意的是，由于時間的單向流動性，在涉及與時間有關的具體安排時，一定要留足充分的緩沖回旋余地，防止因為突發事件引起時間上的沖突和誤差。同時，在確定的時間范圍內，要根據來賓行程的變動和己方實際的接待條件，靈活調整不同活動的時間順序，例如考慮乘坐不同的交通工具，選擇不同參觀路線對具體時間的影響，一成不變只會造成接待工作的被動。

(二)地點與時間存在一種不可分割的辯證關系。在清楚接待任務中的相關時間信息后，下步應將來賓當前的位置、沿途經過的地點、迎接的地點以及座談、參觀、宴請、住宿等有關地點的情況了然于胸。將各時間點與不同地點一一對應，通過合理的路線設計，將這些地點連接起來，形成一幅條理清晰、脈絡分明的接待路線圖。在具體接待中，時間和地點往往是相互影響的，地點選擇的恰當，可以為工作爭取時間，時間控制得合適，也可以為地點的變化提供更多的選擇，因此，應充分考慮各個地點的周邊環境以及地點變換中可能出現的情況，保證接待服務順暢有序。

(三)來賓是接待工作直接面對的對象。來賓滿意與否是接待水平最直接的體現和反映，決定了接待的成敗。因此，不能簡單地停留在了解來賓的人數、姓名、年齡、性別、民族和職務等客觀信息，停留在關注這些客觀信息的變化上，更重要的是在接待中，能綜合分析這些信息中所蘊涵的內在特性，根據不同的環境背景，隨時把握人物的心理需求和情緒動態。知己知彼，再利用各種禮儀規范，以熱心、耐心和細心服務來賓，就可避免接待成為流水線上冷冰冰的作業流程，雖然正確但是缺乏必要的感情和打動人心的力量。簡言之，賓至如歸是接待的服務理念，只有讓來賓體會到一種自然、溫馨和美好的感受，才能給來賓留下難以忘懷的印象，才能使接待工作在眾多的工作中脫穎而出，創造并打響自己的服務品牌。

(四)接待前的重點是做好各項工作的計劃安排。事前考慮周全，盡可能將所有可能出現的情況和應對方式準備充分。在此基礎上，制定詳細周密的接待方案。按照來訪目的和己方領導的要求指示，整體考慮接待行程，合理安排吃、住、行、觀、談等各個方面。計劃的優點，一是可以盡量避免接待中出現未知事項，使整個接待流程處在可控的范圍內。二是即使接待中出現事先未預料到的變化，也可以做到臨事不慌、有條不紊，避免因時間緊迫、頭緒諸多而出現手足無措或遺漏事項的情況。

(五)接待中的重點是充分把握接待工作的靈活性特點。因地制宜，因時制宜，以接待方案和計劃為依托，以具體的接待禮儀規范為框架，但又不拘泥于接待方案和具體禮儀，靈活機動地處理接待中遇到的問題。這就好比下象棋，開局通常有一定的章法和套路，每個棋子也都有自己的移動規則，但是棋入中盤，更多就是在遵守規則前提下的隨機應變、出奇制勝。因此，要根據來賓的需求變化及時調整自己的接待行為，使自己的服務緊跟來賓的步伐，同時，不斷增強主動服務的意識，某些情況下要實現超前服務，讓來賓能不時體驗到一種驚喜和滿足，從而更好地提升自身接待工作的滿意度。

(六)接待后的重點是做好收尾工作和接待經驗的總結提煉。某些接待在來賓離去之后，仍會有一些后續工作，比如相關材料的整理發送和照片、紀念品的發放。這些工作一般較為瑣細且處理周期長，在缺少接待氛圍的情況下處理，很容易因為放松和懈怠而出現拖延或遺忘的情況，因此，要特別注意后續工作的檢查銷項，防止“行百里者半九十”的情形發生。做好接待經驗的總結提煉工作是接待工作不可或缺的環節，不能因為一次接待任務的完成而心滿意足。但凡經驗都具有連續性和繼承性，要從每次接待中找出具有普遍性、規律性的經驗，將之上升為理論方法固化下來，并在今后的接待中不斷檢驗補充完善。對于能體現接待特色的獨有做法，要將之歸納整理，形成不斷完善的接待案例，以備日后工作查漏補缺、借鑒使用，使接待工作既符合一般的禮儀程序，又具有自己獨特的風格。

以上所說的六要素，共同構成接待工作的有機整體。不同要素之間的關系是相輔相成、不可分割的。在整體把握六要素的基礎上，抓住不同要素的特點，就能基本保證接待任務不出差錯。當然，不出差錯不是我們接待的目的，也不等于工作出色，要成為一個接待有心人，還要注意在日常工作中保持積極負責的心態和旺盛的工作熱情，多留心，多學習，養成敏銳的洞察力，耐心細致的工作作風，同時，不斷提升自身的道德素養，培養深厚的文化底蘊，只有這樣，才能在在接待工作中由循規蹈矩走向收放自如。

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