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行政會議接待，Rukia's Manual
一、接待準備階段工作流程
接收接待信息：
1.確保相關責任人知曉嘉賓來訪事項。
2.及時落實來訪對接聯絡人及聯系方式。
3.確定來訪時間。
4.了解來訪目的（eg：考察交流）可以詢問對方聯絡人是否有會議資料需要提前拷貝。
注意：a.編寫會議議程時，涉及保密內容需要回避。
b.注意措辭：一般上級單位為“指導”，平級單位為“交流”。
5.了解來訪人員信息（包含單位/部門、職務、人數等)。確定來訪人員的職位，邀請本公司相應職位的領導參與接待。（只多不少）
6.確認是否安排住宿、接送機/站、用餐，至少提前一天確認。
二、確定接待責任部門，明確責任人：
責任人需要全程負責接待任務，一般情況下，來訪嘉賓沒有離開前，接待人員不宜隨意更改。確定訪客的各項需求后，向領導（接待責任人）進行請示，并請示領導是否安排會議室、公司參觀講解、歡迎大屏、攝影口、禮品、以及餐敘環節。
三、確定接待方案，根據來訪人員級別不同，安排不同標準的接待安排。原則上提前一天落實所有接待事項。
1.住宿、餐飲、接待陪同人員、接待車輛、會場布置、禮品門等都可視具體情況來定。
2.請示領導是否安排歡迎大屏、席卡、公司宣傳冊、會議簽到牌、海報展架等宣傳物料。
3.如果我方有會議材料需要提前收集，并在會前提前調試媒體設備!
四、制定接待WBS及日程安排，發送至各責任人。
1.制定WBS將整個接待流程做簡單描述，以及涉及相關責任人的工作職責均分配到個人，并交由負責此次接待級別最高的參會人員審批。審批通過后，將該WBS及日程安排發送給相關接待人員及相關部門責任人，以及參與會議的宣傳人員及其他工作人員。
2.涉及黨政機關接待，WBS中不得出現“宴請”、“晚宴”等字眼，可使用“餐敘”、“工作餐”等話術，用餐地點使用另行短信通知代替，用餐信息可使用短信發送給相關領導。
3.WBS中要明確接待及陪同參觀人員攝影人員、陪同就餐人員等相關責任人。其中攝影人員需全程參加，并提神確定合影位置及時間。（涉及團體合影需提前確認站位，根據人數提前擺放站架或椅子。）
4.提醒陪同人員注意著裝，佩戴工作牌等。
接待進行階段工作流程：
五、門廳迎接來訪人員：
1.提前預留車位，或者電梯控梯等。在來訪嘉賓抵達10分鐘前，接待人員在門廳準備迎接。
2.接待人員在陪同高層領導見嘉賓之前，提前告知高層領導來訪人員的級別及相關工作性質。
3.在嘉賓抵達時，接待人員主動引導我方高層領導與重要嘉賓寒暄。
六、座談交流：
1.如安排公司參觀，則先進行講解參觀。
2.涉及黨政重要機關來訪，利用重要嘉賓參觀期間，可請對方聯絡人（如辦公室主任、秘書長等）到會議室再次確認會場、就餐包間布置（特別注意席卡坐次），涉及臨時增加人員，利用此時間加席卡。
3.根據參觀時間做預判，提前5分鐘確認是否備好茶水，不建議提前太久（茶水冷掉）或嘉賓就座后倒水（注意開水不要濺到嘉賓）。
4.根據會議接待性質安排會務服務人員，會務秘書需要做好會議記錄，錄音等事項。涉及機密內容，會務服務人員由內部安排。
5.會議結束前10分鐘，安排引導人員就位。如需合影則根據需要提前安排好站架或椅子。接待結束階段工作流程
七、會后工作：
1.及時整理相關材料，包括會議紀要、接待總結、合影及宣傳物料，發送給相關領導。
2.做好會議督辦工作，跟蹤落實事項。
3.對接宣傳人員做好會后報道。
4.如有回函和費用結算等事項也需要盡快完成。
培訓會會務工作主要包括以下內容：
一、會議籌備
會議籌備是培訓會會務工作的首要任務，它涉及到確認會議主題、目的，并據此確定會議的時間、地點和參會人員名單。同時，還需準備會議議程，包括會議的安排、主題演講、分組討論等環節。此外，準備會議材料也是必不可少的，如會議背景資料、相關文件等。
二、現場組織與管理
在會議進行期間，現場組織與管理也是會務工作的重要一環。這包括確保會議場地布置得當，比如設置主席臺、座位安排等，同時還要管理參會人員的簽到和接待工作。在會議過程中，會務組要確保會議的順利進行，解決突發情況，維持會議秩序。
三結與后勤保障工作
會議結束后，后續的結束與后勤保障工作同樣重要。這包括整理會議記錄、會議紀要以及會議總結。同時，對于參會人員的離開安排，如交通安排、住宿安排等也需要進行妥善的處理。此外，對于會議產生的廢棄物處理也要符合環保要求，確保會議的綠色舉辦。
四、宣傳與反饋收集
為了確保培訓會的效果最大化，宣傳與反饋收集也是會務工作的一部分。宣傳包括會前宣傳以吸引更多人參加，以及會后的宣傳以擴大會議的影響力。反饋收集則包括向參會人員收集對會議的意見和建議，以此作為改進未來會議的依據。
培訓會的會務工作涉及多個方面，從會議的籌備到結束，每個環節都需精心組織和安排，以確保會議的順利進行和達成預期目標。
由于酒店企業是人力資源密集型企業，所以酒店的內部管理工作在很大程度上就是對人的管理。為了更好的貫徹落實酒店制訂的各項方針、政策，保持酒店上下一致，齊心協力的完成酒店預期的各項經營、管理目標，提高酒店整體的執行力，召開不同層級的會議進行布置動員尤為重要。
一次成功的酒店會議，不但起到布置酒店工作，下情上達、上情下達作用，而且起到統一思想、端正認識、培訓提高等作用。酒店組織會議質量的高低,能顯示出一家酒店管理質量上的高低。
因此，酒店高層應充分認識到酒店各層級例會在酒店管理中所起到的作用，制訂、完善酒店各層級相應的例會制度，幫助不同層級的管理者開好相應層級的會議，從而起到酒店管理工作的事半功倍作用。
那么，在酒店管理工作中都通常召開那些層級的會議呢？一般而言，酒店通常召開的例會主要有：店務會（全體員工大會）、總經理辦公會議、部門經理會議、中層干部會議、部門管理例會、班組會、協調會、培訓會、晨會等等。對于酒店各層級的管理者來說，究竟應如何才能組織、開好這些會議呢？下面，讓我們具體進行分析、探討：
一．酒店召開的主要例會及其內容：
1．店務會（全體員工會議）
店務會又稱酒店全體員工會議，它的組織召開者是酒店總經理，會議參加人員為酒店全體員工。店務會(員工大會)的召開時間一般是淡季每月一次，旺季每季度一次。由于酒店各層級管理者的綜合素質、管理水平和演講水平不一致，常常導致酒店各種必要的工作信息在傳遞的過程中失真，從而出現員工隊伍思想上的混亂，酒店各項工作指標達不到酒店預期經營、管理目標的結果。因而，召開酒店全體員工大會，統一思想，端正認識，尤為必要。通過向員工通報酒店近期工作計劃和近期酒店工作成果情況，既能滿足員工的知情權，又能提高員工參政議政的積極性，充分激發員工工作中的創造熱情。因為店務會的參與成員是全體員工，所以，會議組織者要認真準備材料，搜集酒店員工關心的問題，將酒店近期的經營情況，近期的工作總結、預期的工作計劃，員工們關注的問題等等，通過會議傳遞相關信息給酒店全體員工。同時，借酒店員工大會之機，可請酒店月度、季度先進員工登臺發言，以激勵先進，帶動一般，促進后進。酒店員工大會也可不拘泥具體時間安排，每逢酒店重大活動的開始或結束，一定要及時召開全體員工大會進行動員或總結。
2．總經理辦公會議
總經理辦公會議是酒店召開的最高級別的管理會議。總經理辦公會議的組織召開者為酒店總經理，參加者為酒店總經理、副總經理、總經理助理等總經理辦公會議成員，根據會議需要也可以臨時安排相關部門經理參加。總辦會議除了在年頭、年尾因討論有關酒店發展戰略方針、對酒店當年工作進行總結、來年工作計劃進行商定等原因召開的較為頻繁外，一般是每月召開一次或總經理根據工作需要臨時通知召開，會議內容一般是就近期酒店總體工作進行總結，檢查酒店預算工作完成情況，安排部署下月工作計劃,酒店高層互通信息,協調一致等等。酒店總辦會議主要是討論有關酒店發展戰略層面以及重大人事任免等方面的問題。
3．部門經理會
酒店部門經理會一般每周召開一次，時間一般放在周一進行，會議由酒店運行副總經理主持。會議議程主要是酒店各部門經理向總經理匯報部門上周工作完成情況、本周工作打算、工作中存在的問題以及需要協調、請示的各項工作。然后，酒店總經理對各部工作進行講評以及傳達相關的各項信息。總經理進行工作講評時切忌沒有具體態度，對該表揚的應大力弘揚，該批評的予以嚴厲申斥、直至按照酒店的各項工作制度進行相應的獎懲。會議還要由運行副總經理就本周工作進行具體部署。最后，會議內容由總經理辦公室相關工作人員進行記錄、存檔，根據需要由總經理決定是否下發會議紀要，并由總經理辦公室相關人員和人力資源部質檢人員負責對各部任務完成情況進行監督檢查，并及時反饋給酒店高層。
4．中層干部會
中層干部會一般放在周五下午進行，會議參加的對象可擴大到領班級。同酒店其它層級會議相比，中層干部會的培訓職能大于管理職能。會議除了各部對本周工作進行例行總結和通報外，更重要的是利用這個時間對酒店全體中、基層管理人員進行管理知識培訓，鼓舞中，基層管理人員的士氣，起到為酒店培養后備管理干部作用。培訓授課人可由酒店總辦成員以及部門經理輪流擔任，根據需要也可以從院校或行業專家中聘請人員到酒店講課。
5．部門管理例會
部門管理例會的主持人是部門經理，參加對象是所轄部門的主管、領班級別管理人員。會議議程主要是將酒店下達的各項工作以及部門工作計劃進行分解，任務到各班組，并提出明確的完成時間與質量要求。并對所轄各區域的工作開展、完成情況進行講評。為了鼓勵先進員工以及培養后備基層管理人員，可邀請先進員工參加會議，起到激勵作用。
6．班組會
班組會由領班主持召開，會議議程主要是對本班組工作進行講評，并將班組具體工作任務分解到人。班組會的時間安排較為靈活，既可采取晨會形式,也可采取在員工交接班時進行。由于基層管理人員綜合素質所限，部門經理要對領班級的管理人員進行必要的會議知識培訓，并參加班組會予以指導。越是基層會，條理越要清晰，工作安排越要具體，任務越要細化到人。
7．協調會
酒店工作紛繁復雜，一項接待任務往往要牽涉到酒店各部門，因而專門的協調會議是必不可少的。酒店的協調會可分為兩種，一是酒店各部門經理必須參加的協調晨會。會議由運行副總主持，對當天的客情進行通報，需要協調的問題進行協調解決。二是部門專項工作協調會，一般根據需要每月進行一次，如沒有協調工作需要，則予以取消。協調議題由各部門搜集準備，交由運轉副總審議后，由總辦安排時間進行。需要指出的是，有關的協調問題，相關部門經理能私下協調解決的盡可能私下協調解決，私下協調解決不了的再提交會議協調解決。協調會議一定要達到協調問題、解決問題的目的，千萬不能開成扯皮會。會議的主持人（運行副總經理）一定要對需要協調的問題進行事先調研，經過會議研討后當場拍板，達到協調解決問題的目的。
8．培訓會
培訓會由人力資源部根據酒店整體培訓計劃組織實施。一般來講，酒店整體培訓（如安全消防培訓、管理層培訓）等，由人力資源部組織實施；各部培訓會，由酒店各部自行制訂培訓計劃，報人力資源部核準后，各部自行組織實施，人力資源部負責對各部培訓效果進行監督、檢查。
二．召開會議的紀律要求、組織程序和會議進行程序
酒店會風反映一家酒店員工的工作作風和酒店的管理水平，所以酒店高層管理者一定要對酒店各層級會議的組織召開過程實行標準化管理。
1．會議紀律要求
酒店對各種會議的一般性紀律要求：1）要求參會人員提前到達會場，準時簽到。對未及時履行請假手續的遲到、沒有參加會議的人員予以相應的處罰。2）參會人員必須攜帶筆記本和筆，以做好會議記錄。3）參加會議的人員必須按照酒店規定著工作裝。4）參會人員必須遵守會場秩序，不得交頭接耳說話。5）參加會議的人員必須在會議開始時關閉通訊工具，如有緊急工作情況，可由會議服務人員進行轉達。6）全體員工大會各部門必須遵守指定的入場時間和順序，在指定位置落座，會議結束后按順序離場。酒店質檢人員在會議最后一排就座，對會場紀律進行監督檢查。7）會議的發言要按指定的發言順序在規定時間內完成，未事先指定發言的人員如有發言要求，可以用紙條形式請求會議主持人批準。8）對會議主持人、主要組織者所講的問題存有異議的，可會后單獨反映，不得打斷會議議程，當場申辯。
2．會議組織程序
酒店一級的會議應由總經理辦公室簽發會議通知單通知酒店前廳、客房，前廳部負責會議室控制，客房部負責會議室的布置準備、服務工作。酒店一級的例會也應由總經理辦公室事先下發參加會議的人員名單、地點、時間等，如有變動，另行通知。同時，酒店辦公室還負責會議會場布置的指導與驗收、會議內容的記錄存檔和通報、會議的跟辦落實與檢查等工作，人力資源部負責會場紀律的檢查等等。需要進行拍照、錄像等對外宣傳工作的，則由酒店公關銷售部負責協調新聞媒體予以進行。酒店各部門會議需要使用會議室的可由各部門填寫會議通知單后由分管副總批準后按規定程序進行。部門會議組織程序參照酒店程序進行。
3．會議進行程序
酒店級別的會議，一般由總經理的直接下級（運行副總經理）擔任會議主持人，負責會議進程的控制。在參加會議人員到齊后，會議主持人向總經理請示會議是否開始，然后，按事先指定會議發言順序進行發言，發言時間一般控制在5分鐘內，超時的由主持人予以提醒。部門經理的匯報內容主要是：上周部門工作完成情況，本周工作打算，本部門存在的問題、需要協調的問題以及需要予以弘揚的先進員工等等。部門經理匯報后，主持人請總經理進行工作講評。然后，會議主持人（運行副總）布置本周工作。會議議程完成后，主持人請示總經理是否結束會議，最后，按次序退場。
三．會議結果的落實
酒店任何會議的召開，都是為了解決問題，酒店會議是酒店領導集體解決問題的一種工作形式。會議形成的任何決議，最終都要落到實處。所以，酒店各級領導者一定要抓好會議的落實工作。酒店一級會議所形成的決議，可由酒店總經理辦公室和人力資源部（負責酒店質檢）負責跟蹤落實。各部門會議所形成的決議的落實工作，由各部門管理人員負責跟蹤落實。
最后,需要指出的是,會議作為酒店進行管理工作的一種必要手段,必須進行科學計劃,精心安排，認真準備。會議的設置、程序和規則要不斷地根據情況進行調整和改革，目的就是為了提高解決問題的效率。不必要的會議一定要進行壓縮，不要為開會而開會。同時，管理人員切忌不要把會議當作展示自己權威的場所，獨斷專行，聽不得半點不同聲音；也不要把會議開成民主談心會，凡事沒有結論，空談一氣。會議結束后，一定要抓好會議內容的落實工作，這才是酒店通過開會進行管理的關鍵所在。
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