本文目錄

1. 會議服務(wù)茶杯如何擺放
2. 會議接待方案范本
3. 文秘必備日常工作會議流程

原則：

①左手端托，右手將茶杯均勻的放在桌面上，杯柄朝右，杯內(nèi)茶葉統(tǒng)一放置、適量。

②無墊碟改放杯墊或根據(jù)主辦單位要求放礦泉水。

標(biāo)準(zhǔn)要求：

①擺放整齊、統(tǒng)一，茶碟右邊緣與椅子右邊緣在一條直線上。

②課桌式，茶杯擺放橫看、豎看、側(cè)看都呈一條直線。

③回字式，茶杯擺放側(cè)看平行、整齊、美觀。

④茶杯與桌邊距3—3.5cm。

拓展資料：

會議服務(wù)是指會場有一些從事現(xiàn)場服務(wù)的工作人員，通常被稱為“會議官員”這些人員要通曉外語，熟悉國際會議的程序，一般都經(jīng)過培訓(xùn)。他（她）們似乎做的都是一些具體服務(wù)工作，但卻是保證會議順利進(jìn)行不可缺少的環(huán)節(jié)。國際機(jī)構(gòu)的常設(shè)秘書處還設(shè)有專門負(fù)責(zé)會議服務(wù)（conference service）的部門，對會議官員有一整套嚴(yán)格的要求。

工作的程序

1、領(lǐng)受任務(wù)：會議名稱→會議性質(zhì)→與會人數(shù)→會議期限→會議休息時(shí)間表→會議活動范圍→準(zhǔn)備內(nèi)容→注意事項(xiàng)。

2、會前準(zhǔn)備：會標(biāo)→音響→主席臺→茶具飲品→登記臺→簽到薄→休息安排→服務(wù)員配備→會場清潔→接手紀(jì)念品、禮品（發(fā)放）→會場指示牌→禮儀演習(xí)彩排

3、會前檢查根據(jù)表格列項(xiàng)檢查、設(shè)備設(shè)施、會議物品

4、引領(lǐng)登記：準(zhǔn)備大廳指示牌→引領(lǐng)員→電梯引領(lǐng)員→會場引領(lǐng)員→指示牌→登記根據(jù)請柬、門票等發(fā)放紀(jì)念品

5、會場服務(wù)：主席臺香巾、飲品服務(wù)、果盤、會場貴賓飲品、香檳服務(wù)→會場秩序維持服務(wù)（清理閑雜人員）→清潔服務(wù)→委托代辦服務(wù)→出會場的引領(lǐng)服務(wù)（先生，請問需要幫助嗎）→應(yīng)急情況處理（火災(zāi)疏散、禁坐電梯、失竊、當(dāng)事人詢問筆錄、相關(guān)人詢問筆錄、停電、溢水、電梯停機(jī)、急癥救護(hù)）

6、會后清理：撤會議物品→桌椅→餐具→清理與會人員遺留物并登記→清潔會場→撤出帶入會場物品→查對清理紀(jì)念品、禮品→檢查清理情況→關(guān)閉動力電器設(shè)備→服務(wù)人員撤出，鎖閉會議廳

7、匯報(bào)總結(jié)：向主辦方主辦人員匯報(bào)會議情況，遺留物品，剩余禮品，征求意見，說明情況→會后總結(jié)專題會（部門經(jīng)理，會議服務(wù)人員參加）

會議接待有一個(gè)方案的話會很不錯(cuò)的，有規(guī)劃的進(jìn)行會議，這樣才會做的更加好。下面是由我為大家整理的“會議接待方案范本”，僅供參考，歡迎大家閱讀。

一、會前準(zhǔn)備工作

1、組織會務(wù)班子、明確工作職責(zé)。大型會議還要制定詳細(xì)的會務(wù)工作方案。

2、發(fā)出會議通知。包括會議名稱、內(nèi)容、會期、時(shí)間、地點(diǎn)、與會人員范圍。

3、印刷會議日程，編排好會議程序，制定注意事項(xiàng)。

4、大型會議要編組并提出小組召集人、討論地點(diǎn)。

5、大型會議要印制會議憑證。如出席證、列席證、工作證、請柬等。

6、會場布置、會場布置要充分體現(xiàn)會議氣氛。

（1）懸掛會標(biāo)、徽記、旗幟登。

（2）設(shè)置主席臺，落實(shí)主席臺領(lǐng)導(dǎo)，安排座次，設(shè)置發(fā)言席，拜訪席簽、話筒，并保證音響效果。

（3）確定會議桌擺放形式，明確劃分分會場區(qū)域，并使與會者明確。

（4）保證照明、通風(fēng)、錄音、錄像、空調(diào)設(shè)備齊全、有效。

（5）擺放適宜花卉。

7、后期服務(wù)工作。大型會議要對與會人員的食宿、用車、醫(yī)療保健、文化娛樂、安全保衛(wèi)等做出細(xì)致安排。

8、做好會議發(fā)言、投票、發(fā)獎(jiǎng)、集體照相等方面的準(zhǔn)備工作。

9、進(jìn)行會前檢查或向領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)準(zhǔn)備工作情況。

二、會務(wù)組織與服務(wù)工作

1、會務(wù)人員提前1小時(shí)到達(dá)會場，反復(fù)檢查會場準(zhǔn)備情況。

2、搞好會議簽到、材料分發(fā)。

3、落實(shí)主席臺領(lǐng)導(dǎo)、發(fā)言人是否到齊。

4、按預(yù)訂方案組織與會人員由前向后以此就座。

5、維持好會場秩序。會議開始前5分鐘，關(guān)閉會場大門，與會人員入座就緒，無關(guān)人員離開會場；開會期間關(guān)閉手機(jī)，一般不允許找人，無關(guān)人員不準(zhǔn)進(jìn)入會場。

6、做好會議紀(jì)錄，寫好會議簡報(bào)。

7、組織照相。

8、為與會人員預(yù)訂車、船、機(jī)票等。

三、會議善后工作

1、會議結(jié)束后，要檢查會場，帶回剩余材料、席簽等。

2、組織送站。根據(jù)與會人員離會時(shí)間，提前安排車輛、送站人員等。

3、做好會議文件的清退、收集、歸檔工作。

4、做好會議報(bào)道工作。

一、接待時(shí)間

20xx年x月x日—x月x日

二、接待地點(diǎn)

接送機(jī)地點(diǎn)：xx

下榻酒店：xxx

會議地點(diǎn)：xx大酒店會議廳

三、接待對象

嘉賓等一行人及其陪同人員

四、接待負(fù)責(zé)人員

總負(fù)責(zé)：接待辦

跨部門接待小組：相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)，秘書組，行政組，宣傳組，保衛(wèi)組

五、接待前期準(zhǔn)備工作

1.制發(fā)邀請函，邀請嘉賓，協(xié)調(diào)時(shí)間 2.食宿安排，提前預(yù)定 3.迎接車輛安排

4.迎賓（嘉賓到達(dá)前20分鐘，相關(guān)人員需做好迎賓工作） 5.相關(guān)接待人員，負(fù)責(zé)相關(guān)接待工作

六、機(jī)場接待

1.機(jī)場一層到達(dá)廳內(nèi)設(shè)接待處人員，根據(jù)來客乘坐的航班到達(dá)情況持“熱烈歡迎XX貴賓”牌，在一層到達(dá)電梯口等候，接到嘉賓后負(fù)責(zé)引導(dǎo)至接待處（簽到臺桌子規(guī)格1.8×0.5×0.75）。接待組由此將客人集中帶出乘車。

2.在廊橋出口、候機(jī)廳二層到達(dá)電梯口及接待處放置簡易歡迎標(biāo)語牌（80×180cm以下易拉寶）。

3.由服務(wù)科按照按正常要客接待程序接待。

4.對于重要領(lǐng)導(dǎo)等特殊客人，由團(tuán)省委提出要求，機(jī)場團(tuán)委負(fù)責(zé)申請辦理有關(guān)接待人員通行證，安排相關(guān)人員協(xié)助在廊橋出口處迎接。

硬件附注：易拉寶2個(gè)（其中1個(gè)2米），接待處牌子和桌子，筆若干支，迎賓牌，授帶10條„„

七、酒店入住

1.確定嘉賓入住時(shí)間，通知酒店接待人員提前做好相關(guān)準(zhǔn)備，確定房間住宿安排。

2.嘉賓到達(dá)酒店，大廳接待組全員在酒店大廳恭候，攝像記錄組安排攝像拍照。

3.進(jìn)入酒店后，由接待人員的引領(lǐng)下入住提前安排好的房間。

4.如飯后休息需要安排人員將嘉賓帶領(lǐng)回房間。餐后安排客房服務(wù)人員帶入房間休息，并問詢是否需要叫醒服務(wù)。

八、用餐（早餐、中餐、晚餐）

1.由接待人員引領(lǐng)嘉賓在入住酒店進(jìn)行用餐。由客房服務(wù)人員進(jìn)行相關(guān)服務(wù)。

2.餐后安排客房服務(wù)人員帶入房間休息，并問詢是否需要叫醒服務(wù)。

九、會議前的籌備工作

1.選擇會議廳。根據(jù)會議參加人員的人數(shù)確定會議廳規(guī)模。

2.會場布置。根據(jù)會議內(nèi)容，在場內(nèi)懸掛橫幅。門口張貼歡迎和慶祝標(biāo)語。可在會場內(nèi)擺放適當(dāng)?shù)妮p松盆景、盆花；為使會場更加莊嚴(yán)，主席臺上可懸掛國旗、黨旗或懸掛國徽、會徽。桌面上需擺放紙筆、水果、飲料，擦洗干凈，擺放美觀、統(tǒng)一

3.會議前的接待禮儀。提前準(zhǔn)備禮儀人員做好相關(guān)接待工作。

4.會前檢查。提前檢查音像、文件、錦旗等是否準(zhǔn)備齊全。

十、會議接待

1.歡迎詞（電子屏幕）提前15分鐘播放“熱烈歡迎各位XX貴賓蒞臨我公司考察指導(dǎo)”

2.會場整理及布置

1）提前30分鐘清潔并布置會場，保持會場整齊有序，空氣清新

2）擺放會場物品，桌面上如需擺放水果、飲料，擦洗干凈，擺放美觀、統(tǒng)一，香煙可交于陪同人員級別最高者代為分發(fā)，調(diào)試投影儀，音響等設(shè)備，放映相關(guān)資料。

3.聯(lián)系陪同人員，講解員。根據(jù)客戶考察目的及需要，確定陪同人員并及時(shí)告知其準(zhǔn)備事宜，以便順利溝通：會談開始前1小時(shí)，再次提醒相關(guān)人員 4.領(lǐng)導(dǎo)嘉賓到達(dá)會議廳，由禮儀引入會場就座。

十一、座談

1.企業(yè)宣講（集團(tuán)，產(chǎn)業(yè)宣傳片，企業(yè)介紹PPT） 2.技術(shù)交流（技術(shù)人員PPT講解，互動）

3.會場服務(wù)（每20-30分鐘添加茶水或視情況而定） 4.拍照（依重要程度，進(jìn)行拍照留檔） 5.攝像（依重要程度，進(jìn)行攝像留檔）

十二、會后服務(wù)準(zhǔn)備

做好會后服務(wù)的準(zhǔn)備。提前將場地、椅子等布置好，攝影師做好攝影準(zhǔn)備。會后用車在會議結(jié)束前妥善安排。

十三、會后服務(wù)

會議結(jié)束，攝影師做完攝影工作后，由接待人員負(fù)責(zé)將領(lǐng)導(dǎo)嘉賓送回入住酒店

一、會前

1.與會議主辦方洽談，了解會議要求及所需服務(wù)項(xiàng)目。

2.提供會議所需要的機(jī)票、車票、住宿酒店、會議場所、交通等信息，并制定完備的會議預(yù)案書給會議方。

3.派專人協(xié)助客戶實(shí)地考察會議舉辦地的吃、住、會議場地、游、娛樂等相關(guān)方面的情況。

4.確定方案，簽訂合同，預(yù)付定金。

二、會中

1.會議接待：專人負(fù)責(zé)機(jī)場，車站的禮儀、接站、公關(guān)等服務(wù)。提前在酒店、會議室擺放好歡迎調(diào)幅、歡迎牌、簽到臺、指示牌等。

2.會前準(zhǔn)備：準(zhǔn)備好會議所需要的會議資料，會議用品，會議演講稿等會議相關(guān)物品。

3.會議場所：專人到會議室檢查會議室條幅、燈光、音響、茶飲等。

4.會議住宿：房間樓層及房間號確認(rèn)，詢問是否有特殊要求。

5.會議餐飲：用餐時(shí)間、用餐標(biāo)準(zhǔn)及特殊客人（回民）的確認(rèn)。

6.會議旅游：旅游線路行程、用車、導(dǎo)游是否增加景點(diǎn)等確認(rèn)。

7.會議娛樂：娛樂消費(fèi)形式、消費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)、娛樂地點(diǎn)的確認(rèn)。

8.會議服務(wù)：會議代表合影留念、為代表提供文秘服務(wù)及相關(guān)服務(wù)。

三、會后

1、結(jié)帳：提供會議過程中的詳細(xì)費(fèi)用發(fā)生明細(xì)及說明，專人與客戶進(jìn)行核對并結(jié)帳。

2、資料：會議后的資料收集，根據(jù)客戶要求制作會議通訊錄或花名冊。

3、合影：會議期間參會人員集體合影，會議結(jié)束前沖印出來分發(fā)給每位與會人員以做留念。

為確保各項(xiàng)會議接待工作的順利進(jìn)行，特制定會議方案如下：

一、會議主題

待定

二、會議時(shí)間

20xx年x月x日至20xx年x月x日

三、會議地點(diǎn)

Xxx-xxx-x酒店。

四、環(huán)境布置

（一）會場外區(qū)域布置

酒店外圍環(huán)境：燈桿棋畫面、LED屏宣傳、燈箱畫面、空飄。

（二）會場內(nèi)主要區(qū)域布置

1、機(jī)場、火車站相關(guān)內(nèi)容橫幅、接機(jī)牌及鮮花。

2、下榻酒店（酒店大堂、入住房間、會議室、用餐餐廳）布置主題噴繪、水牌、導(dǎo)示牌、桌簽、插花及橫幅。

五、會議內(nèi)容

第一板塊會議

（一）會議時(shí)間：20xx年x月x日、x日、x日

（二）會議地點(diǎn)：待定（200人會議廳）

（三）會議內(nèi)容：待定

（四）會議布置：1）課桌擺放：圍桌式或者課桌式擺放

2）會議鮮花：講臺花、胸花、桌花

3）會議用品：白紙、簽字筆、茶杯、紙巾

4）會場氛圍：水牌制作、背景噴繪畫面（x日、x日）無線麥若干、背景音樂、X展架

（五）會后合影：時(shí)間：在會議結(jié)束前，告知大家不要急于離場，按序下樓，在指定地點(diǎn)合影留念。

地點(diǎn)：xx酒店外的階梯上（階梯取代椅子）

可以給領(lǐng)導(dǎo)安排座椅，座椅上有貼領(lǐng)導(dǎo)的名字，可以對號入座。

第二板塊晚宴

（一）晚宴時(shí)間：20xx年x月x日晚（具體時(shí)間待定）

（二）晚宴地點(diǎn)：餐廳待定

（三）晚宴方式：圍桌形式或者自助餐形式

（四）晚宴布置：室外：空飄（8個(gè)）（空飄內(nèi)容：）、懸掛彩旗、燈籠若干、大型噴繪展板（酒店外及圓形大廳內(nèi)）。

室內(nèi)：舞臺搭建、舞臺背景噴繪畫面、舞臺裝飾、冷焰安裝、燈光音響、特效。

餐桌布置：餐桌桌花、臺簽（晚宴安排內(nèi)容介紹）

第三板塊會議接待

（一）工作內(nèi)容

1、會議流程策劃；

2、編撰、印刷會議接待手冊；

3、機(jī)場、火車站等埠提供窗口接送機(jī)服務(wù)；

4、會議前期報(bào)名的接待、物品分發(fā)等；

6、協(xié)助酒店住宿、餐食服務(wù)等工作；

7、提供會議期間車輛的調(diào)配、服務(wù)工作；

8、提供機(jī)（車）票的訂購服務(wù)工作；

9、提供專業(yè)接待人員服務(wù)工作；

10、根據(jù)需要，提供其他公務(wù)活動服務(wù)工作； 11、提供物流、土特產(chǎn)品代購等其他服務(wù)工作；（二）、組織機(jī)構(gòu)及職責(zé) 1、綜合協(xié)調(diào)組工作職責(zé)：

（1）負(fù)責(zé)總體接待方案的制定等文件編制工作；（2）負(fù)責(zé)與會代表團(tuán)信息收集、整理等對外聯(lián)系工作；（3）負(fù)責(zé)與組委會內(nèi)部的全面對接工作；

（4）負(fù)責(zé)落實(shí)省市、組委會領(lǐng)導(dǎo)的接機(jī)（車）安排；

（5）負(fù)責(zé)組織、牽頭一切有關(guān)接待工作的參與人員溝通、協(xié)調(diào)工作；

（6）負(fù)責(zé)接待服務(wù)手冊的編制工作； 2、接待服務(wù)組

工作職責(zé)：

（1）負(fù)責(zé)嘉賓的接機(jī)工作，配有專業(yè)的大唐禮賓隊(duì)員手捧鮮花接機(jī)。

（2）負(fù)責(zé)對外具體聯(lián)系落實(shí)與會代表的初步行程、人數(shù)、往返時(shí)間、與會具體意向；

（3）負(fù)責(zé)為與會代表提供接待服務(wù)人員、住宿、餐飲、交通、內(nèi)部會議組織、考察游覽、物流等其他會議服務(wù)；

（4）根據(jù)嘉賓的實(shí)際情況，具體提供接送機(jī)、車站安排；酒店房間安排；參加會議活動的詳盡日程安排；嘉賓的其他公務(wù)活動和三餐的具體安排；會議期間車輛的調(diào)配、機(jī)（車）票的訂購；接待服務(wù)人

員的組織領(lǐng)導(dǎo)；

（5）負(fù)責(zé)協(xié)助嘉賓入住酒店之前的登記。（在接到嘉賓后，將事先準(zhǔn)備好的房間鑰匙登記名稱后，交給入住嘉賓，并送嘉賓進(jìn)入房間，房間內(nèi)布置鮮花、茶歇、會議流程等）

（6）負(fù)責(zé)會同綜合協(xié)調(diào)組完成接待服務(wù)手冊的編制工作； 3、服務(wù)保障組

工作職責(zé)：

（1）負(fù)責(zé)接待服務(wù)組的有關(guān)活動安排，如：會議現(xiàn)場拍照、會前投影儀調(diào)試、檢查對方資料（PPT）是否統(tǒng)一拷貝、播放是否正常、速記安排、會議位置安排

（2）負(fù)責(zé)本組工作人員的一切后勤保障工作。

第四板塊會后考察

一、會后考察：

1、如果會議結(jié)束后，該會組委會有安排會議考察，請?zhí)崆按_認(rèn)人數(shù)和線路。我們會將出發(fā)時(shí)間、乘車地點(diǎn)及線路安排發(fā)放到每位嘉賓手里。

2、如果會后考察屬于自愿報(bào)名，酒店大廳將設(shè)有會后考察線路報(bào)名咨詢點(diǎn)。（費(fèi)用自理）

二、當(dāng)?shù)赜斡[服務(wù)（20人或以上/車）（淡季報(bào)價(jià)）

xx

以上報(bào)價(jià)包含門票、車費(fèi)、導(dǎo)游服務(wù)費(fèi)及三星級酒店住宿一晚30元標(biāo)準(zhǔn)正餐三次，20元標(biāo)準(zhǔn)早餐一次。

二、其他服務(wù)：

如果您還有其他服務(wù)需要幫忙，我們將為您提供更好的服務(wù)。

1、專業(yè)禮儀接待：按照規(guī)格提供專業(yè)禮儀或者大唐禮賓衛(wèi)隊(duì)員。

2、可提供代訂餐飲

3、訂票服務(wù)：將提前收集各位參會嘉賓的返程信息，做以記錄后，將機(jī)票定好后，通知各位訂票嘉賓，告知可持身份證直接隨送機(jī)人員前往機(jī)場。接送機(jī)收費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)。

備注：會根據(jù)客戶航班到達(dá)時(shí)間進(jìn)行統(tǒng)籌接機(jī)安排。

附：會議要求調(diào)查表。

組織日常工作會議也是文秘的主要工作之一，日常工作會議也是一門大學(xué)問，下面一起來學(xué)習(xí)日常工作會議主要流程吧。

日常工作會議主要流程：

會后工作。提到了會中工作所要注意的幾個(gè)事項(xiàng)，詳情請閱讀本文。

1.會議文件資料的立卷歸檔

1)會議文件的收集整理工作

(1)確定會議文件的收集范圍。

(2)選擇收集會議文件的渠道。

(3)運(yùn)用收集文件的不同方法。

2)會議文件的立卷歸檔

把會議過程中的一整套材料，包括通知、領(lǐng)導(dǎo)報(bào)告和講話、會議記錄或紀(jì)要、會議簡報(bào)、會議報(bào)道等，進(jìn)行分類立卷歸檔。

2.會議經(jīng)費(fèi)結(jié)算工作

(1)收款的方法和時(shí)機(jī)。有些會議要由與會代表向主辦方支付一些必要的費(fèi)用(如資料費(fèi)、培訓(xùn)費(fèi)、住宿費(fèi)、餐飲費(fèi)等)。

①應(yīng)在會議通知或預(yù)訂表格中詳細(xì)注明收費(fèi)的標(biāo)準(zhǔn)和方法。

②應(yīng)注明與會人員可采用的支付方式(如現(xiàn)金、支票、信用卡等)。

③如用信用卡收費(fèi)，應(yīng)問清姓名、卡號、有效期等。

④開具發(fā)票的工作人員事先要與財(cái)務(wù)部門確定正確的收費(fèi)開票程序，不能出任何差錯(cuò)。如果有些項(xiàng)目無法開具正式發(fā)票時(shí)，應(yīng)與會議代表協(xié)商，開具收據(jù)或證明。

(2)在訂購各種設(shè)備和享受服務(wù)時(shí)，應(yīng)掌握付款的方法和時(shí)間。

3.安排與會人員返程

案例

天地公司邀請全國的客戶到新疆烏魯木齊參加風(fēng)韻公司新開發(fā)的系列化妝品的洽談訂貨會。秘書初萌負(fù)責(zé)安排與會人員的返程工作，初萌想先解決容易預(yù)訂的近處與會者的車票問題，再慢慢解決北京等遠(yuǎn)地難以解決的車票預(yù)訂問題，而且她想當(dāng)然地認(rèn)為，只要為大家盡可能預(yù)訂火車硬臥票就行了。結(jié)果，部分代表因不能及時(shí)拿到返程的車、機(jī)票而對主辦方十分不滿。有些代表拿到票后，又要求更換車票或退票，結(jié)果鬧得大家不歡而散，使洽談訂貨會的工作成果大打折扣。

分析

會議結(jié)束并不意味著會議工作就結(jié)束了，有外部人員參加的會議應(yīng)根據(jù)會議的長短、外部與會人數(shù)多少等情況及早安排好與會人員的返程事宜。做好與會人員的返程工作，主要包括以下兩點(diǎn)

1.提早做好與會者的票務(wù)登記預(yù)訂工作

(1)應(yīng)根據(jù)會期長短、外地與會人數(shù)多少等實(shí)際情況和人員的返程事宜，及早安排好外地與會者的行程。

(2)要事先了解外地與會人員對時(shí)間安排、交通工具的要求，尊重他們的意愿。

(3)一般情況下，要按先遠(yuǎn)后近的次序安排返程機(jī)票、車票的預(yù)訂事宜，要掌握交通工具的航班、車次等情況，盡早與民航、鐵路、公路、港口等部門溝通聯(lián)系，提前預(yù)訂好飛機(jī)、火車、汽車、輪船票。

(4)屆時(shí)應(yīng)編制與會者離開的時(shí)間表，安排好送行車輛，派人將外地與會人員送到機(jī)場、車站、港口，待他們乘坐的交通工具起程后再返回，如有必要，還應(yīng)安排有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)同志為與會人員送行。

2.幫助與會者提前做好返程準(zhǔn)備

(1)提醒與會者及時(shí)歸還向主辦方或會議駐地單位借用的各種物品。

(2)提醒與會者及時(shí)與會務(wù)組結(jié)清各種賬目，開好發(fā)票收據(jù)。

(3)幫助與會者檢查、清退房間，避免遺忘各種物品。

(4)準(zhǔn)備一些裝資料的塑料袋和捆東西的繩子等物品，以備急需。

(5)幫助部分與會者托運(yùn)大件物品。

4.會議總結(jié)

總結(jié)工作要以科學(xué)的績效考評標(biāo)準(zhǔn)為指導(dǎo)。績效考評標(biāo)準(zhǔn)是指對會議工作人員績效的數(shù)量和質(zhì)量進(jìn)行評價(jià)的準(zhǔn)則，它應(yīng)具有完整性、協(xié)調(diào)性和比例性。

(1)會議工作總結(jié)要根據(jù)崗位責(zé)任制和工作任務(wù)書的內(nèi)容逐條對照檢查。總結(jié)工作的方法如下。

①檢查會議目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)情況。

②檢查各個(gè)小組的分工執(zhí)行情況。

③將員工自我總結(jié)和集體總結(jié)相結(jié)合。

④以總結(jié)經(jīng)驗(yàn)、激勵(lì)下屬、提高工作水平為目的。

(2)決定會議效果的主要因素有以下幾個(gè)。

①是否具有召開會議的必要。

②會議準(zhǔn)備得是否充分。

③議程是否科學(xué)合理。

④主持人的能力水平。

⑤是否嚴(yán)格控制了會議人數(shù)。

⑥與會人數(shù)是否達(dá)到了有效交流信息并形成有效決議的最低限度。

會議流程及服務(wù)安排

一、會前準(zhǔn)備

1、辦公室人員收到會議通知，首先需問清楚會議服務(wù)要求，然后將具體安排轉(zhuǎn)告會務(wù)工作人員，由會務(wù)工作人員準(zhǔn)備會議前工作，了解與會人員的相關(guān)資料，并做好會務(wù)登記，保持良好的信息溝通，促進(jìn)會議的順利進(jìn)行。

2、確定會議的出席人數(shù)，根據(jù)與會人員情況及會議規(guī)格適時(shí)調(diào)整會議場地，并對會場的各項(xiàng)設(shè)施進(jìn)行認(rèn)真檢查。

3、草擬會議議程，經(jīng)上級領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后分發(fā)所有與會人員。會議議程是會議內(nèi)容的概略安排，議程中應(yīng)涵蓋主題、時(shí)間、地點(diǎn)，參加人員及議題安排等具體事項(xiàng)，開會之前要將會議議程傳達(dá)給與會人員。

4、合理安排相關(guān)會務(wù)工作人員，其工作人員要做到以下幾點(diǎn)：

(一)儀容儀表

(1)著裝統(tǒng)一整潔，不穿拖鞋、響釘鞋。

(2)接待人員短發(fā)不遮眼，長發(fā)后梳成馬尾或盤髻。要求化淡妝，不濃妝艷抹，不佩戴首飾。

(3)坐站姿勢規(guī)范端莊，不翹腿。

(二)語言

(1)語調(diào)溫和親切，音量適中，普通話規(guī)范。

(2)語言文明禮貌，適時(shí)運(yùn)用“您好”、“您請用”、“請”、“謝謝”、“對不起”、“沒關(guān)系”等禮貌用語。

(3)對服務(wù)對象主動打招呼，不漫不經(jīng)心，不粗言粗語，不大聲喧嘩。

(三)態(tài)度

(1)敬業(yè)、勤業(yè)、樂業(yè)，精神飽滿，彬彬有禮。

(2)微笑服務(wù)，態(tài)度誠懇、熱情、周到。

(3)工作差錯(cuò)失誤及時(shí)糾正并當(dāng)面賠禮道歉。

(4)解釋問題有禮有節(jié)。

(四)紀(jì)律

(1)會議服務(wù)前不吃異味食品。

(2)不在會議期間使用電話。

(3)服務(wù)過程中不打哈欠、噴嚏、挖耳鼻。

(4)嚴(yán)格遵守職業(yè)道德。

5、辦公室應(yīng)在會議召開前一天，以文件、郵件、電話等形式通知與會人員會議的時(shí)間、地點(diǎn)及其他具體注意事項(xiàng)。

6、重要會議的召開，應(yīng)提前做好必要的彩排工作，會議期間的演講稿件和電子演示文檔需要統(tǒng)一規(guī)范，并測試投影儀等電子設(shè)備是否能正常使用。

7、會場招待的水果及飲品采購要在前一天準(zhǔn)備好，并按照與會人員的數(shù)量及會議規(guī)格進(jìn)行合理購買;如會議結(jié)束后有安排宴會的要求，應(yīng)確定宴會時(shí)間，選好宴請場所，并根據(jù)公司接待預(yù)算的金額確定菜單;宴會中所需飲用的酒水也應(yīng)提早預(yù)訂。

8、參照與會人員的名單制作名牌，名牌以紅底紙張打印，上面分別注明單位名稱，名字及職位，注意文字大小適當(dāng)，清楚易識。紙張裁剪規(guī)格為8.5*15.11cm,并使用兩面三角名牌架擺放。

9、會場的座次安排要分清主次，特別是有貴賓參加會議的情況下，更要安排妥當(dāng)。座椅的數(shù)量應(yīng)按出席人數(shù)擺放，并多預(yù)留兩到四位。

10、會務(wù)工作人員進(jìn)行會場布置：

(1)檢查會議室衛(wèi)生情況(桌面、桌洞、椅子、地面、地毯、杯具、水壺等)，確保會議室整潔及會議用品的清潔。根據(jù)與會人員的人數(shù)擺放好演講臺、桌椅、橫幅(會標(biāo))、桌牌、花草、簽到桌、指示牌、果盤、筆、本、會議議程及其他會議所需要的文件。

(2)采用拉線的方式，確保桌椅、杯具等會議用品的整齊擺放。擺放花卉時(shí)，如橢圓長桌中間空地、會議室角落，另外會議桌上也可訂做鮮花花束，但要把握好尺寸，不可過大過高，花卉顏色可視會議主題而定。

(3)根據(jù)會議議程，合理安排與會人員的座位、座牌、發(fā)言人、領(lǐng)導(dǎo)人講話順序、其它會議物品以及是否需要音樂、是否需要投影儀等，及時(shí)檢查確保所需物品的齊全，做好會議前的準(zhǔn)備工作。

(4)根據(jù)發(fā)言人位置擺放話筒，并調(diào)試(話筒位置的高低、效果及接口等)，確保話筒及音量正常，如需要音樂，要提前試播，確保正常播放;如需要投影儀，則根據(jù)會議實(shí)際需要確定投影儀、幕布的擺放位置，由工作人員進(jìn)行調(diào)試。準(zhǔn)備并調(diào)試好備用話筒，以備會議過程中話筒突發(fā)情況，及時(shí)更換。

(5)會議所需的備品要按以下要求擺放：

座位的正前方擺放座次牌，右手正前方杯墊及水杯(杯把向右側(cè)轉(zhuǎn)45度)，靠近水杯位置擺放消毒濕巾(也可不備)，左手前方可放置水果或瓶裝純凈水(以防領(lǐng)導(dǎo)不喝茶水)，正中放置筆記本、會議議程、會議資料及其他與會議相關(guān)的紙質(zhì)文件，文件右側(cè)則擺放簽字筆。其他物品，如激光筆、抽取式紙巾等可隨機(jī)擺放，注意桌面整齊劃一，不可過于擁擠、雜亂。

具體細(xì)節(jié)：

①茶杯：茶杯定位。拇指和食指拿杯把，杯把要求對齊椅子的右側(cè)扶手，擺放成一條直線，茶杯蓋上的花豎與杯把垂直，茶杯上的標(biāo)記一致對準(zhǔn)客人，擺放統(tǒng)一。

②杯墊、玻璃杯：拇指與食指拿起杯墊放在茶杯的左側(cè)，杯墊上兩個(gè)花瓣的夾角對準(zhǔn)客人，與茶杯的距離約為1CM，手指握住玻璃杯的底部擺放在杯墊上，切勿用手指碰杯壁，杯底的花紋要以豎條紋對準(zhǔn)客人。

③礦泉水：擺放時(shí)，拇指與食指握住礦泉水的兩個(gè)紅標(biāo)擺在杯具的左側(cè)，與其旁邊的玻璃杯一指之隔，漢字標(biāo)志一面對準(zhǔn)客人。

④毛巾托：毛巾托豎著放在杯與玻璃杯中間的正前方約2CM處。⑤筆記本、會議資料等文件：對齊桌子外沿，對準(zhǔn)椅子正中。⑥筆：放在筆記本、會議資料的右側(cè)，注意筆的標(biāo)志朝上方放置。

11、會議開始前一個(gè)小時(shí)要準(zhǔn)備好充足熱水，會議進(jìn)行中注意始終保持倒水的壺滿，以備及時(shí)的加水。

12、準(zhǔn)備工作的檢查

會務(wù)工作人員應(yīng)提前一個(gè)小時(shí)進(jìn)入會場，檢查會場整體效果，確保各項(xiàng)準(zhǔn)備工作到位，在所有物品擺放完畢后分別檢查桌子兩側(cè)的茶杯、玻璃杯、礦泉水是否在一條直線上(如不在一條直線上做適當(dāng)?shù)恼{(diào)整)，同時(shí)檢查所有物品是否符合擺放要求(如不符合的按照擺放標(biāo)準(zhǔn)擺好)。打開電子設(shè)備，打開照明燈及通道門，做好引導(dǎo)工作。如需使用空調(diào)，應(yīng)提前半小時(shí)開啟。

13、準(zhǔn)備工作完成后

會場外應(yīng)設(shè)有與會人員簽到處，簽到處最好設(shè)在入口通道較明顯的地方。如與會者涉及公司外部人員，可視具體需求擺設(shè)“請賜名片”名牌于簽到處。然后，會前15分鐘站在會議室門口兩側(cè)，雙手自然交疊在腹前，面帶微笑恭候與會人員的光臨。在與會人員距會議室門2米處主動拉門讓其進(jìn)入，同時(shí)根據(jù)不同的身份和年齡使用敬語問候(如早上好、下午好等文明用語)。

二、會議過程中

1、會議開始后工作人員迅速斟倒茶水，如果需要毛巾，工作人員應(yīng)先備毛巾(上毛巾的時(shí)候注意用夾子，不能用手直接拿)，再斟倒茶水。

首次倒茶后應(yīng)在15分鐘左右再次續(xù)水，以后每隔15分鐘或20分鐘續(xù)一次水，如客人杯中有茶水應(yīng)征詢客人意見，并禮貌地小聲對客人說：“對不起，請問需要加水嗎?”或做個(gè)手勢，待客人同意時(shí)方可進(jìn)行。可根據(jù)實(shí)際情況(領(lǐng)導(dǎo)杯中水的水量)來靈活掌握倒水時(shí)間。倒水時(shí)，右手拿暖瓶，左手的小拇指和無名指夾起杯蓋，用大拇指、食指和中指握住杯把，將茶杯端起，側(cè)身，在領(lǐng)導(dǎo)的身后緩緩倒水后放回茶杯，一切行為應(yīng)在客人右手方完成。

通常會議室內(nèi)不許吸煙，如特殊情況需擺放煙缸，煙缸內(nèi)煙頭不得超過三支應(yīng)及時(shí)更換，會場中均使用托盤服務(wù)。

2、工作人員在音控室時(shí)隨時(shí)注意音響監(jiān)聽，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)查找問題所在，并迅速解決。(及時(shí)檢查話筒、調(diào)音臺、功放機(jī)、協(xié)調(diào)器、音響等設(shè)備的連接情況)。

3、根據(jù)會議議程，及時(shí)關(guān)注下一位發(fā)言人的話筒開關(guān)及位置，如遇到話筒突然失常，應(yīng)迅速更換備用話筒。

4、會議中要注意觀察主席臺，察覺領(lǐng)導(dǎo)如有需要幫助時(shí)，及時(shí)上前詢問。

5、如果會議過程中使用國歌、國際歌，播放過程中所有工作人員要站立行注目禮，不準(zhǔn)隨意走動。

6、在會議過程中，遇到參會人員有特殊的要求，應(yīng)盡量給予解決，如不能及時(shí)解決，請其稍等，然后立即向上一級報(bào)告，并盡快給予答復(fù)。

7、會議中間休息時(shí)，工作人員要盡快整理會場，補(bǔ)充和更換各種用品。

8、在會議進(jìn)行中，工作人員不允許隨便進(jìn)出會場，要保持并維持會場秩序，使會議能夠在安靜的環(huán)境中順利進(jìn)行。

三、會議結(jié)束階段

1、會議結(jié)束時(shí)，工作人員應(yīng)及時(shí)打開通道門，站立兩側(cè)，禮貌相送，微笑點(diǎn)頭，并說“慢走、再見”。

2、會后及時(shí)做好會場清理工作。檢查會場內(nèi)有無與會人員遺留的物品，若發(fā)現(xiàn)有遺留物品應(yīng)迅速做好記錄并及時(shí)歸還。

3、會后嚴(yán)格做好__，工作人員應(yīng)不詢問、議論、外傳會議內(nèi)容，不帶無關(guān)人員進(jìn)入會議室。

4、如單位外部與會人員有參觀單位環(huán)境的意愿，在不影響單位正常辦公的情況下，工作人員應(yīng)做好指引和陪同工作。

5、配合拍攝人員工作，并組織與會人員在指定地點(diǎn)進(jìn)行合影留念。如會議結(jié)束后有安排宴會，應(yīng)提前與飯店工作人員確定到場時(shí)間，并通知與會人員及做好陪同和接待工作。

6、組織會場的后期整理和清潔工作。與會人員所用茶杯、毛巾等物品洗刷干凈，分別消毒，桌椅擦凈并擺放整齊，以備下次會議時(shí)使用，地板、地毯清理干凈。(如會議室超過兩天沒有使用，需及時(shí)的檢查會議用品的清潔、桌椅的整潔，確保會議室隨時(shí)可以使用。)

7.關(guān)閉所有電器設(shè)備，話筒、空調(diào)等，帶好會議室鑰匙進(jìn)行安全檢查后離開會場。(會議室注意隨手鎖門，杜絕無人門開著的現(xiàn)象)。

四、會后服務(wù)總結(jié)

每次會議服務(wù)結(jié)束后，辦公室工作人員要對會議全程的講話內(nèi)容、照片、影像等資料進(jìn)行搜集和整理，以備單位以后紀(jì)念或是宣傳時(shí)用。同時(shí)，針對每次會議出現(xiàn)的問題及情況撰寫書面材料，以例會的形式進(jìn)行內(nèi)部討論，總結(jié)每次會議服務(wù)過程中的優(yōu)點(diǎn)及不足，不斷進(jìn)行修正和改進(jìn)。

早班工作安排(工作時(shí)間為：08：00~17：00)

一﹑班前:(07：50~08：00)

1.開啟各個(gè)會議室大門，并檢查各個(gè)會議室的設(shè)施設(shè)備是否可正常運(yùn)作。如：燈光、空調(diào)。

班前例會：1.檢查該班員工的儀容儀表，符合酒店的標(biāo)準(zhǔn)。

講述當(dāng)天會議室預(yù)定的情況及基本要求。

2.安排早班工作任務(wù)，員工清楚自己的工作后，

進(jìn)入其負(fù)責(zé)的工作崗位。

檢查備餐間物品(08：00~08：15)

1.熱水，熱毛巾準(zhǔn)備是否足夠供應(yīng)。

2.檢查托盤，茶壺、工作車等所需物品是否住夠用。

3.檢查工作間電梯是否正常運(yùn)作。大堂檢查(08：00~08：15)

1.檢查電梯、燈光、空調(diào)、等設(shè)備是否運(yùn)作，如有損壞，立即通知關(guān)部門進(jìn)行維修。

2.檢查地面衛(wèi)生是否干凈，無積水。

3.檢查指示牌、電視機(jī)、休息室茶幾、沙發(fā)、等環(huán)境衛(wèi)生是否干凈、擺放規(guī)范。

4.檢查綠化是否有枯葉，是否鮮艷。

5.會議中心大門外的衛(wèi)生情況，橫幅是否正確懸掛

會場內(nèi)檢查(08：00~08:15)

1.確保場內(nèi)整體清潔并符合衛(wèi)生標(biāo)準(zhǔn)，無污垢，無雜物，無異味，臺布，用具整潔，無破損，規(guī)范統(tǒng)一。

2.根據(jù)EO單的要求逐一檢查會場的布置需求：橫幅懸掛是否規(guī)范，字體，字距，高度是否鮮明，無錯(cuò)字。

3.確認(rèn)臺型是否正確，是否有更變，臺布顏色，鋪設(shè)是否規(guī)范。

4.椅子要擺放整齊，數(shù)量與要求的人數(shù)相符

5.主席臺，名牌卡，講臺，講臺花等等都要逐一檢查，無一遺漏的檢查。

6.桌面物品擺放規(guī)范，統(tǒng)一。

7.植物、簽到臺、音響設(shè)備、空調(diào)、投影、燈光等設(shè)備確保會議期間完好使用。

營業(yè)時(shí)間(08：30~11:30)

1.站會場門口迎接客人

2.幫客人存衣

3.指引客人入場，如客人攜帶資料物品較多時(shí)，應(yīng)主動上前幫助提拿、協(xié)助擺放。

4.為客人沏茶(茶水七成滿)上毛巾。

5.會場服務(wù)、茶點(diǎn)服務(wù)、會休服務(wù)、等工作。

11：30~13：30

1.晚班交接，頂替用膳。

2.會議結(jié)束后的復(fù)原工作

3.結(jié)賬服務(wù)，擺會等工作

(會場內(nèi)檢查)

14:00~17:00

1.下午會議進(jìn)行。

2.會場服務(wù)。

17：30~下班

1.班后小結(jié)會。

2.倒掉垃圾筒的垃圾

2.工作交接。

晚班班工作安排(工作時(shí)間為：11：00~19：30)(11：00~17：30)

1.班前例會

2.交接工作，頂替早班用膳

3.檢查日常消耗品是否夠用。

4.整理會議室的擺放、衛(wèi)生情況

5.送洗及領(lǐng)回布草

6.了解明天的會議情況，根據(jù)訂單布置場地。

7.根據(jù)易耗品的使用情況，領(lǐng)取貨品。

8.看會服務(wù)

8.接手早班工作并完成。

(17：30~19：30)

1.互相頂替用餐。

2.會場結(jié)束后，引領(lǐng)客人退場。

3.收拾并布置會場。

4.收拾并整理備餐間。

5.檢查所有會場的安全隱患。

6.關(guān)掉燈光、空調(diào)、等電源及門窗并鎖好。

7.班后總結(jié)會議，寫下交接。

8.再次巡檢會議中心所以位置。

9.向上級匯報(bào)所有工作檢查完畢。

10.較移鑰匙前臺。

【溫馨提示】本次分享的會議桌紙巾茶水?dāng)[放和會議桌紙巾茶水?dāng)[放要求的問題是否解決了您的問題，部分內(nèi)容來自網(wǎng)絡(luò)，僅供參考，請以實(shí)時(shí)信息為準(zhǔn)或撥打服務(wù)熱線詳詢。青島會議公司提供：青島會議收費(fèi)，青島會議旅游，青島會議酒店，青島會議主持人，青島會議場地，青島會議公司策劃，青島會議接待服務(wù)等。