本文目錄

1. 如何組織大型會議
2. 商務會議邀請函
3. 商務會議策劃方案

1、確立會議的主題

每一個會議都需要提前定好整個的主題，比如，西瓜樹元引擎峰會這種，主題就很明確，這也是為了定位好聽眾和參與人員，確定參會的人員是哪些，這些信息都能幫助你做好這場會議的目標準備。

2、選擇場地

根據你的規模選擇好你的場地，并且多準備幾家，都去體驗之后，再做決定

3、市場營銷

大多數情況下，活動組織者都會有一大筆預算用于活動的推廣，比如在各個渠道商來宣傳活動，那么廣告這塊需要格外注意，這也是最有挑戰的部分

4、與贊助商合作

邀請一些贊助商參與活動可以幫助會議更好的啟動并且削減你的成本，贊助商同樣也會幫助你做一些市場推廣。

5、聯絡嘉賓

邀請一些有名望且有實力的演講者是非常重要的

6、會議日準備，簽到，接待，反饋

在會議開始前一天，你需要檢查一切環節以確保會議能正常進行

邀請信是邀請親朋好友或知名人士、專家等參加某項活動時所發的請約性書信。它是現實生活中常用的一種日常應用寫作文種。下面是我整理的關于商務會議邀請函范文，歡迎大家分享。

尊敬的xx先生/女士：

您好！

我們很榮幸地邀請您參加將于xxxx年xxxx月xxxx日在xxxxxx舉辦的xxxxxx會議。

本次會議的主題是：xxxxxxxxxx。此次xxxxxx主辦。屆時，來自xxxxxxxx將參加會議。

本次會議的主要議題包括：

1.xxxxxxxxxxxx。

2.xxxxxxxxxxxx。

3.xxxxxxxxxxxx。

4.xxxxxxxxxxxx。

真誠地期待著您的積極支持與參與！

xxxxxxxx主辦方

20xx年xx月xx日

xx_企業xx先生/女士：

您好！

本企業是設在中國廣州和xx首爾的一家專門從事中韓商務聯絡的中韓合資企業。主要業務有：為中國人在xx投資進行商業法指導；為中國客商推薦韓方合作人；為在韓的中國企業推薦人才；代理中國企業查詢xx商品信息；代理在xx宣傳中國商品。是中國商品走向xx的一個橋梁。同時，為xx人在中國投資進行商業法指導；為xx客商推薦中方合作人；為在華的xx企業推薦人才；代理xx企業查詢中國商品信息；代理在中國宣傳xx商品。是xx商品走向中國的一個橋梁。

如果貴企業需要在xx或上海增加商務渠道，并希望與我企業合作的話，我們首先免費為貴企業在xx或上海對貴企業的商品或服務進行宣傳。經過我企業將貴企業的商品或服務宣傳后，如果有了相應的商業利潤的話，請合理合法地將部分收益分配給本企業。具體分配事宜等有了利潤后友好協商決定。

如有合作意向，請填寫下頁表格后返回給本企業。

祝生意興隆！

聯系人：

時間：

尊敬的客戶：

你們好!

公司在各位的真誠努力和鼎力支持下，取得了令人矚目的成績，銷售水平逐年提高。而為了更好地為您提供優質服務，達到共同發展、共同進步的目的，我們將于20xx年xx月xx日召開首次會議，誠意邀請各位參與!

我們衷心希望通過此次會議，能夠為各位xxxx精英創造一個相互交流、相互學習、共同探討的機會，共同為發展而努力，“攜手合作、共創雙贏”!

謹此會議之際，衷心祝愿您和家人團圓美滿，幸福安康!

xxx公司

20xx年xx月xx日

尊敬的xxx:

您好

20xx年xx月xx日，第十三屆中國國際電子商務研討會將盛大召開!中國電子商務行業的風云人物、貢獻卓著的弄潮精英，將在中國北京又一次聚首，群賢畢至，同觴共詠。作為中國電子商務行業一年一度的盛會，此次大會將延續往屆大會的盛況和成果，盤點過去、梳理現在、共話未來。中國電子商務行業的優秀企業和貢獻突出個人將在大會中得到表彰和嘉獎，同時，中國電子商務服務產業聯盟和中國電子商務協會數字服務中心將在大會上成立，為中國乃至全球電子商務企業的同步發展搭建良好的支持平臺。屆時，海內外媒體亦將聚集北京，共同見證大會盛況。

大會時間：20xx年xx月xx日(周一)上午9點

聯系電話：xxxx

傳真號碼：xxxx

E-MAIL:xx@xx

大會地址：xx大會堂

大會官方網址：www.XXXXX.com

指導單位：xx

主辦單位：xx協會

承辦單位：xx公司

支持單位：xx經濟聯合會

尊敬的客戶：

你們好！

公司在各位的真誠努力和鼎力支持下，取得了令人矚目的成績，銷售水平逐年提高。為了更好地為您提供優質服務，達到共同發展、共同進步的目的，我們將于20xx年xx月xx日召開首次會議，誠意邀請各位參與！

我們衷心希望通過此次會議，能為各位xxxx精英創造一個相互交流、相互學習、共同探討的機會，共同為發展而努力，“攜手合作、共創雙贏”！

謹此會議之際，衷心祝愿您和家人團圓美滿，幸福安康！

xxx公司

20xx年xx月xx日

尊敬的xx先生/女士：

xx有限公司是一家集設計、開發、生產、銷售于一體的大型綜合性家具企業。公司占地面積100余畝，布局合理，環境優美，具有濃郁的現代氣息。

xx有限公司自創建之初，堅持以質量求生存，以信譽贏市場的經營宗旨，將打造百年民族品牌作為企業長期發展戰略目標。公司通過IS09001：20xx質量管理體系認證，所生產的xx品牌家具系列產品，先后榮獲中國著名品牌、中國馳名品牌、全國質量穩定合格產品，榮獲全國消費者用戶滿意企業。

公司先后引進先進木工機械生產設備和設計理念，運用全新的管理模式，結合高素質的員工隊伍，為你提供高檔次、高品位的板式臥房系列、客廳系列、餐廳系列、書房系列、高中檔沙發、視聽柜等系列產品。

公司本著誠信務實、需求至上，競爭雙贏、熱情服務的經營理念，對內團結協作，努力進取，對外真誠合作，熱情服務，產品深受顧客青睞。公司旗下現擁有xx等行業知名品牌。幾大品牌專賣店連鎖全國、遍布大江南北。產品遠銷xx等海外國家。

一直以來，我們堅定不移，從不放棄對高品質產品的追求。這一切皆體現于產品的每一個細節，我們始終堅持更好。正因為有了多年對品質的堅持，才有千萬家庭對我們的一貫認可和信賴！

xx愿與你攜手共進共創家具行業輝煌明天！xx做中國家具主角！xx家具誠邀您參加xx家具商務年會！

參會時間：20xx年x月x日x時。

地址：xxx。

邀請人：xxx。

xx公司

20xx年x月x日

尊敬的會員及各相關企業：

為幫助深圳企業開拓國際市場，了解國外各行業的生產及市場前沿信息，加強國際間的經貿交流合作，深圳市寶安區創意產業聯合會受斯里蘭卡國家商務部的邀請，將于20xx年12月組織企業赴斯里蘭卡進行商務考察及經貿洽談活動。

本次考察將安排大家聽取斯里蘭卡國家商務部官員介紹斯里蘭卡情況，利用外資政策和招商合作項目，全面了解斯里蘭卡投資環境，同時還將參觀斯里蘭卡的工廠、企業和綜合貿易市場，實地了解斯里蘭卡的變化和經濟運行情況。考察活動期間還將參觀斯里蘭卡文化景點，更加豐富這次商務考察的內容和行程。

我們誠邀各行業協會、企業及相關單位積極參與。由于本次活動人數有限，請大家抓緊報名!報名截止時間為：20xx年11月20日。

xxx公司

20xx年xx月xx日

尊敬的xx，您好：

首先在此祝您新年行大運，生意興隆。

非常感謝您長期以來對昌遂的支持與協助!昌遂科技自創辦至今，承蒙諸位的大力支持與協助，昌遂科技才能慢慢的成長與茁壯。

在智能PDU的市場里，客戶需要的不再只是單一品牌、單一的產品，而是需要更細化、更專業的產品組合與服務。昌遂科技，專業的智能PDU廠商，為了能讓客戶擁有更好及更專業的服務，一直致力于擴大運營規模，擴大品牌影響力，成為中國第一的智能PDU解決方案提供商，服務全國智能PDU客戶。希望在未來的日子里與各位經銷商更加緊密地合作來開拓中國智能PDU市場。因此，本公司定于20xx年x月xx、xx、xx日舉行昌遂科技20xx“拓土開疆馳騁未來”主題經銷商大會，真誠邀請各位經銷商的蒞臨指導，您的參與是敝司無上之光榮。

未來的市場，一定是品牌的市場。只有擁有強有力的品牌，才能有長足的利潤支持企業長遠發展;只有強有力的品牌，才能獲得廣大智能PDU客戶的認同，在眾多廠商脫穎而出;只有強有力的品牌才能給各位經銷商朋友帶來更多的利益。而昌遂，正擁有著成為智能PDU領域強力品牌的潛質。昌遂的事業正處于強勢上揚期，昌遂的企業文化有愛更包容，昌遂的產品品質優良更專業。在此次經銷商會議上，我們將進一步闡述昌遂公司企業文化，分析的市場優勢及發展歷程和前景、目前市場面臨的新形勢，昌遂竟爭力及昌遂的商業模式，同時舉辦新產品發表會。

昌遂的目標是智能PDU領域的領頭羊，懇請尊敬的經銷商提供您寶貴的專業建議，希望您能與昌遂共同成長，合作雙贏!

會議期間，集合眾多經銷商的寶貴經驗交流，區域市場的信息共享。未來昌遂的營銷版圖的布建工程，您是最重要的一份子!請您撥冗蒞臨參與!

本次經銷商大會將為尊敬的各位提供VIP待遇：

1、住宿安排：免費提供14日、15日、16、17日4晚，四星級酒店;

2、用餐安排：免費提供15日、16日兩日的會議用餐;

3、晚宴安排：15日、16日舉辦與聚餐晚宴;

4、游玩安排：17日全天世界之窗一日游。真誠邀請您的共襄盛舉。

xx科技總經理：

xx敬上

xxx

20xx年x月x日

尊敬的xx先生/女士：

經與貴公司就xx項目互助事宜進行開端洽商后，我公司對互助事宜進行了鉆研，以為：

1、該項目合適國度的財產政策，存在較好的市場前景戰成幼空間。

2、該項目不只將極大的推進兩邊成幼，并且還將極大的推進兩地互助，存在較大的.經濟效益戰社會效益。

3、該項目所正在我地域有很好的資本劣勢，具備互助的根基前提。

我公司以為，本項目合適互助的根基前提，具備進行商務互助洽商的根本。具體的互助事宜必需經兩邊更進一步細致洽商。請貴公司法人代表收到本邀請函后，派代表赴我公司作商務調查并就本色性框架互助進行洽商，我公司將負擔本次商務調查的全數用度。

敬請奉告精確時間，以利放置，我公司法人將親身與貴公司面議互助事宜。

xxx公司

20xx年x月x日

xxx有限公司：

首先，感謝貴司多年來對我司的關心與支持。

由于和貴司長期保持著良好的合作關系，并始終得到貴司的巨大支持，我司的鋼鐵業務得到了長足發展，創造了良好業績。這一切離不開貴我之間的互相支持，互相理解，團結一致，密切合作。

同時，也希望在今后的發展中，我們能繼續保持這種良好的關系，并誠請貴司給予更大的支持與幫助，實現貴我雙方事業的共同發展。20xx年，集團投資x億多元，對我公司的配套流程進行了全面的升級改造，通過能力提高了20%，進一步增強了為集團等廣大客戶服務的能力。

為進一步做好深化雙方合作，保證貴司的生產需求，我公司擬于20xx年x月x日到x月x日，召開鋼鐵運輸會議，屆時邀請貴司主要領導參加。

報到時間：20xx年x月x日x時。

會期：x天。

聯系人：xxx。

xxx公司

20xx年x月x日

尊敬的先生/女士：

中國企業迎來一場大規模的轉型風暴！

身處全球化浪潮之中，中國企業的CEO們凝神靜氣感受著經濟全球化的脈搏。美國次貸危機引發了世界經濟的動蕩。國際石油價格居高不下，美元匯率持續下跌，全球經濟放緩……

由此產生的“蝴蝶效應”更進而引發中國企業的戰略性危機，伴隨著令人眩目的高速增長，企業經營遭遇多種生產要素的“價格拐點”，人民幣持續增值，能源，材料、勞動力成本不斷上漲，新勞動合同法、環保減排措施出臺……國內外一片驚恐：中國已經處于高成本時代！

面對不斷加大的競爭壓力、不斷抬高的市場準入門檻，越來越苛刻的商業游戲規則，中國企業正走上轉型不歸路！不確定時代的全球經濟環境考驗著企業應變接軌能力與速度，也考驗著CEO群體的商業智慧與創新精神。

“轉型”關乎生死！“轉型”勢在必行！

20xx，中國企業的轉型路在何方？

中國企業如何打造轉型力，有效抵御風險、化解危機？

產業環境、戰略發展、組織變革、核心技術、管理文化，不同企業轉型的解決方案在哪里？

20xx中國 CEO年會將于20xx年9月19日在北京開幕，屆時，將有國際大師、未來學家約翰·奈斯比特、佩斯領導力研究院創始人和首席執行官泰德·普林斯、國家相關部委領導人、國內行業頂尖管理專家及知名企業頂級CEO、媒體記者約500人蒞會，圍繞“開放創新驅動力————企業轉型生死之戰”大會主題，共同探討如何建立面向未來競爭的全球化戰略，如何升級管理平臺，推動企業存續發展。

熱切期待您的參與！

一、大會主題：開放創新驅動力————企業轉型生死之戰。

二、大會時間：20xx年9月19—20日

三、年會地點：北京

四、年會主辦：《經理人》雜志社博思會

五、年會協辦：北京中管企聯企業管理服務中心

六、智慧支持：哈佛大學商學院、清華大學經管學院、中歐國際工商學

院、長江商學院、中國人民大學商學院、經理人商學院

七、媒體支持：《財富時報》、《公司金融》、《理財周報》、《環球企業家》、《財富生活》、《名牌》、《新財經》、《新世紀周刊》、《taste&enjoy》、《銷售與市場》、《財智領袖》、《世界高爾夫》、《財經文摘》、《中國經營報》、《第一財經日報》、《中國計算機報》、《計算機世界》

八、網絡支持：新浪、金融界、FT中文網、經理人網、鳳凰網、PCHOME、中國人力資源開發網

九、出席對象：全國各知名企業CEO、高層管理人員300人

十、參會費用：

1、普通代表：6880元/人（含茶點、午餐）

2、VIP代表：12880元/人（含VIP客戶合影、茶點、午餐、晚宴、私密溝通）

3、食宿統一安排，費用自理。

十一、聯系方式：

地址：北京市xxx區xxxx路11號C2606室（xxxxx）

電話：xxxxx傳真：xxxxxx聯系人：xxx

xxxx

20xx年六月十七日

各位來賓：

20xx年伴隨著經濟增速下滑，消費支出增速呈現下降走勢。在金融危機的影響下，企業只有建立屬于自己的品牌、開辟全新的渠道才是生存發展。在這樣的環境下，網上零售便成為傳統企業的一個絕佳選擇，憑借中國制造的質優價廉，一方面，可以把產品直接銷售到國外最終消費者，另一方面，利用電子商務積極開展網上零售，將產品通過互聯網銷售給國內消費者，減少了中間環節，減少了線下大量的租金消耗，大幅提升企業利潤。

根據易觀國際發布的《20xx年第一季度中國 B2C網上零售市場揪度監測》，今年第一季度達到34.96億元，環比增長24.1%。業內人士表示，國際金融危機使消費者的消費行為更加謹慎，網購的低價和便利優勢更加凸顯，再加上企業對于網上銷售渠道的空前重視，網上零售市場在雙重影響下實現快速增長。

20xx年11月21日由杭州市人民政府、億邦動力網聯合主辦“20xx（第四屆）中國網上零售年會”將在杭州浙江省人民大會堂召開，屆時將匯集大量傳統企業與B2C同臺交流，共同探討兩者的合作模式與未來網上零售業創新，此次大會規模將達到1000人，深入電子商務活躍區域，推動企業更有效地學習和應用電子商務，開拓自身網上零售業務的發展。此次大會，主辦方還將邀請到著名經濟學家朗咸平教授進行主題演講，共同聆聽奧運跳水冠軍高敏的網上生意經。

基于貴單位在網上零售領域的成功探索和實踐，特邀嘉賓代表請出席本次論壇，參與交流合作。

敬請撥冗出席。

20xx（第四屆）中國網上零售年會組委會

20xx年八月八日

XX：

刻育部高等學校電子信息科學與工程類專業教學協作委員會20xx年會議，定于4月5日—10日在貴陽市美麗的花溪景區召開，屆時電子信息科學與工程類專業教學指導分委員會工作會議也將在貴陽花溪舉行。本次會議由貴州大學承辦。會議的主題是：圍繞國家的"xx"計劃和國家的中長期發展規劃，以科學發展觀統領高等教育發展，進一步深化電子信息科學與工程類專業教育教學改革，為國家建設輸送合格的高素質人才。有關會議詳情請查詢本次會議將是全國電子信息科學與工程類專業的一次空前盛會。屆時將有全國100余所高校的領導，專家，學者及實驗室負責人約300余人參會。我們特邀請您參加本次會議宣傳您的企業和產品。

為了加強各學校與各設備供應商，教學實驗系統提供商之間的交流，本次會議特設展臺展位，提供 10—15分鐘大會發言推介產品，可根據需要設產品專題講座，為貴方提供一次交流，宣傳展示產品機會。

邀請人：XXX

XXXX年XX月XX日

XX：

您好！由中國信息經濟學會電子商務專業委員會、阿里巴巴集團研究中心主辦，杭州師范大學阿里巴巴商學院承辦的“第一屆中國（杭州）安全電子商務學術會議（The1stChinaConferenceonSecureE—Business，CCSEB）”，將于20xx年11月27日至30日在素有“人間天堂”美譽的電國際旅游大都市中國杭州西子湖畔隆重召開。大會組委會誠摯邀請您出席會議交流。

會議將由中國工程院倪光南院士、西安交通大學李琪教授、浙江大學陳德人教授、電子科技大學吳躍教授、阿里巴巴集團首席架構師王堅博士共同擔任主席。50余名領域知名專家組成會議程序委員會，全面負責會議主題報告、合作交流、學術出版等工作。會議人員規模估計達到300人左右，屆時國內外著名專家將到會作專題報告，相關企業將展示他們的最新研究成果。中國信息經濟學會、杭州市人民政府、阿里巴巴集團等單位領導也將出席本次會議。

本次大會將圍繞“安全電子商務”的最新研究領域，為來自國內外高等院校、科研院所、企事單位的專家、教授、學者、工程師提供一個代表國內“安全電子商務”產學研界最高水平的高層信息溝通平臺，探討本領域發展所面臨的關鍵性挑戰問題和研究方向。

邀請人：XXX

XXXX年XX月XX日

蘭州康源植保有限公司定于20xx年09月12日，“農一網榆中工作站啟動與農業電子商務懇談會”在榆中興隆山名園酒店盛大召開!屆時誠邀榆中農資行業的風云人物、成績卓著的弄潮精英，將在美麗的興隆山下又一次聚首，群賢畢至，同觴共詠。

作為農一榆中工作站電子商務的首次盛會，我們將與參會的農資朋友們分享農資電商帶給我們的新機遇、新挑戰。為來年的輝煌事業繪制好嶄新的藍圖。

讓我們認識“農一網”、參與“農一網”攜手并肩與之共同成長。此次會議將盤點過去、梳理現在、共話未來。通過這次會議為我們和“農一”電子商務的同步發展搭建良好的平臺。共同走向輝煌。望本區域的農資朋友們在百忙中參加，深表感謝。

會議時間安排：9月12日早八點報到，九點準時開會。

中午十二點午餐后會議結束。

尊敬的會員及各相關企業：

為幫助深圳企業開拓國際市場，了解國外各行業的生產及市場前沿信息，加強國際間的經貿交流合作，深圳市寶安區創意產業聯合會受斯里蘭卡國家商務部的邀請，將于 20xx年12月組織企業赴斯里蘭卡進行商務考察及經貿洽談活動。本次考察將安排各企業聽取斯里蘭卡國家商務部官員介紹斯里蘭卡情況，利用外資政策和招商合作項目，全面了解斯里蘭卡投資環境，同時還將參觀斯里蘭卡的工廠、企業和綜合貿易市場，實地了解斯里蘭卡的變化和經濟運行情況。考察活動期間還將參觀斯里蘭卡文化景點，更加豐富這次商務考察的內容和行程。

我們誠邀各行業協會、企業及相關單位積極參與。由于本次活動人數有限，請各企業抓緊報名！

報名截止時間為： 20XX年XX月XX日。

商務會議是指帶有商業性質的會議形式。一般包括：新產品宣傳推廣會、大型的培訓溝通會議、上市公司年會、招股說明會、項目競標會、商業論壇、項目說明會、項目發布會等。現在，就來看看以下兩篇商務會議策劃方案吧!

商務會議策劃方案范本

一、活動簡介

作為xx電子商務行業一年一度的盛會，此次大會將延續往屆大會的盛況和成果，盤點過去、梳理現在、共話未來。xx電子商務行業的優秀企業和貢獻突出個人將在大會中得到表彰和嘉獎，同時，xx電子商務服務產業聯盟和xx電子商務協會數字服務中心將在大會上成立，為xx乃至全球電子商務企業的同步發展搭建良好的支持平臺。

二、活動宗旨

建立xx電子商務產業發展前瞻性研討平臺，加強電子商務部門、學術界、企業界之間的交流，討論當年電子商務新問題和熱點問題，推動xx電子商務行業的健康持續快速和諧發展。

三、時間與地點

時間：xxx年5月23日

地點：xx•北京•人民大會堂

四、會議組織

主辦單位：xx電子商務協會

承辦單位：盤石信息技術有限公司

支持單位：xx工業經濟聯合會

xx國際公共關系協會

xx市長協會

國務院部委信息中心主任聯席會

xx老區建設促進會

指導單位：中華人民共和國國家發展和改革委員會

中華人民共和國工業和信息化部

中華人民共和國教育部

中華人民共和國科技部

中華人民共和國商務部

中華人民共和國海關總署

五、論壇日程安排

如何策劃一場成功的商務會議【實用貼】

一個重要的商務會議的成功與否，關鍵在于策劃者的策劃思路與方法是否正確，各方面細節考慮得是否周詳，會議行程安排是否合理，譬如會議主題的構思、會議費用預算、會議場地的布置、會議設備的安裝、參會者的住宿和餐飲安排、會議業余時間的安排等等。面對會議策劃時遇到的諸多問題，作為會議策劃者的您是否已經找到合適的策劃思路和方法呢?到底怎么做才使這次會議達到上級的要求，實現會議的主題思想，閃出商務會議的亮點?凡事預則立，不預則廢。會議策劃即是對舉辦此次會議的一切工作的準備。一個好的會議策劃方案，應該從做好這個會議預算計劃開始。

一、會議預算

商務會議的預算不是一個概念。通常而言，會議預算包括以下幾個方面：

1、會議室/廳費用

具體可細分為：

(1)、會議場地租金——通常而言，場地的租賃已經包含某些常用設施，譬如激光指示筆、音響系統、桌椅、主席臺、白板或者黑板、油性筆、粉筆等，但一些非常規設施并不涵蓋在內——比如投影設備、臨時性的裝飾物、展架等，需要加裝非主席臺發言線路時也可能需要另外的預算。

(2)、會議設施租賃費用——此部分費用主要是租賃一些特殊設備，如投影儀、筆記本電腦、移動式同聲翻譯系統、會場展示系統、多媒體系統、攝錄設備等，租賃時通常需要支付一定的使用保證金，租賃費用中包括設備的技術支持與維護費用。值得注意的是，在租賃時應對設備的各類功效參數作出具體要求(通常可向專業的會議服務公司咨詢，以便獲得最適宜的性價比)，否則可能影響會議的進行。另外，這些會議設施由于品牌、產地及新舊不同，租賃的價格可能相差很大。

(3)、會場布置費用——如果不是特殊要求，通常而言此部分費用包含在會場租賃費用中。如果有特殊要求，可以與專業的會議服務商協商。

(4)、其他支持費用——這些支持通常包括廣告及印刷、禮儀、秘書服務、運輸與倉儲、娛樂保健、媒介、公共關系等。基于這些支持均為臨時性質，如果會議主辦方分別尋找這些行業支持的話，其成本費用可能比市場行價要高，如果讓專業會議服務商代理，將獲得價格相對比較低廉且服務專業的支持。

對于這些單項服務支持，主辦方應盡可能細化各項要求，并單獨簽訂服務協議。

2、交通費用

交通費用可以細分為：

(1)、出發地至會務地的交通費用——包括航班、鐵路、公路、客輪，以及目的地車站、機場、碼頭至住宿地的交通

(2)、會議期間交通費用——主要是會務地交通費用，包括住宿地至會所的交通、會所到餐飲地點的交通、會所到商務交際場地的交通、商務考察交通以及其他與會人員可能使用的預定交通。

(3)、歡送交通及返程交通——包括航班、鐵路、公路、客輪及住宿地至機場、車站、港口交通費用。

3、住宿費用

住宿的費用應該非常好理解——值得注意的只是住宿費里面有些價格是完全價格，而有點是需要另外加收政府稅金的。對于會議而言，住宿費可能是主要的開支之一。找專業的會展服務商通常能獲得較好的折扣。

正常的住宿費除與酒店星級標準、房型等因素有關外，還與客房內開放的服務項目有關——譬如客房內的長途通訊、洗換、迷你吧酒水、一次性換洗衣物、互聯網、水果提供等服務是否開放有關。會議主辦方應明確酒店應當關閉或者開放的服務項目及范圍。

4、餐飲費用

會議的餐飲費用可以很簡單，也可以很復雜，這取決于會議議程需要及會議目的。

(1)、早餐

早餐通常是自助餐，當然也可以采取圍桌式就餐，費用按人數計算即可(但考慮到會議就餐的特殊性及原材料的預備，所以預計就餐人數不得與實際就餐人數相差到15%，否則餐館有理由拒絕按實際就餐人數結算——而改為按預定人數收取費用)

(2)、中餐及午餐

中餐及午餐基本屬于正餐，可以采取人數預算——自助餐形式，按桌預算——圍桌式形式。如果主辦方希望酒水消費自行采購而非由餐館提供，餐館可能會收取一定數量的服務費用。

(3)、酒水及服務費

通常，如果在高星級酒店餐廳就餐，餐廳是謝絕主辦方自行外帶酒水消費的，如果可以外帶酒水消費，餐廳通常需要加收服務費。在高星級酒店舉辦會議宴會，通常在基本消費水準的基礎上加收15%左右的服務費。

(4)、會場茶歇

此項費用基本上是按人數預算的，預算時可提出不同時段茶歇的食物、飲料組合。承辦者告知的茶歇價格通常包含服務人員費用，如果主辦方需要非程序服務，可能需要額外的預算。通常情況下，茶歇的種類可分為西式與中式兩種——西式基本上以咖啡、紅茶、西式點心、水果等為主，中式則以開水、綠茶或者花茶、果茶、水果、咖啡、水果及點心為主。

(5)、聯誼酒會/舞會

事實上，聯誼酒會/舞會的預算可能比單獨的宴會復雜，宴會只要設定好餐標與規模，預算很容易計算。但酒會/舞會的預算設計到場地與節目支持，其預算可能需要比較長的時間確認。

5、視聽設備

除非在室外進行，否則視聽設備的費用通常可以忽略。如果為了公共關系效果而不得不在室外進行，視聽設備的預算就比較復雜，包括：

設備本身的租賃費用，通常按天計算

設備的運輸、安裝調試及控制技術人員支持費用，可讓會展服務商代理

音源——主要是背景音樂及娛樂音樂選擇，主辦者可自帶，也可委托代理

6、雜費

雜費是指會議過程中一些臨時性安排產生的費用，包括打印、臨時運輸及裝卸、紀念品、模特與禮儀服務、臨時道具、傳真及其他通訊、快遞服務、臨時保健、翻譯與向導、臨時商務用車、匯兌等等。雜費的預算很難計劃，通常可以在會務費用預算中增列不可預見費用作為機動處理。

二、參會者的安排

邀請

不管什么樣的會議，主辦者當然希望適宜的對象(客戶)參加。作為主辦者，邀請的方式非常重要。通常情況下，邀請包括信息發布、回執處理、確認通知等3個程序。

信息發布——從媒體上分有印刷品(包括邀請信函、組織文件、會議通知)、電子郵件、印刷媒介公告、電子媒介公告等幾種形式。通常信息發布包括主題、時間、地點(暫定或者候選)、主要議程及安排、費用及標準等等，有些還附送會議企劃書，可以讓參與者了解參加的意義及對會議的期望。

回執——對于主辦者來說，回執是對商務會議企劃活動成功與否的判定標志之一。回執收到后，通常需要統計(在這之前，需要提醒的是回執單的設計非常重要，應當是合理且圓滿的，應當包括如下信息——明確的人數、職務、性別、聯系方式、預計到達目的地時間、迎送要求等等)、確認回執有效(通常以會務費用是否交納為標志)，接下來需要做的就是資源分配——主要是展位與酒店住宿的安排，回執確認即確認通知可以在這一切完成后發出。回執可以有多種形式——傳真、信函、電子郵件、網路回執或者電話均可。回執需要注意的是，如果會議課題允許，應該考慮到參與者的特殊要求，譬如家屬、隨行人員、保健要求、交通代理、飲食習慣、住宿要求等，如果回執清楚，那么對會議的有序安排會起到很大幫助。

確認通知——如果會務費用確認或者有其他方式可以確認，可以發出確認通知。同時發出的應該還有會議的確切地點、時間、議程、簽到程序及會議注意事項等。

如果是小型商務會議，簽到相對簡單，僅僅是名錄登記。但如果是大型商務會議，那么簽到就是一項復雜的工作。

通常情況下，會議的簽到與住宿安排連在一起。大型會議如果想要簽到過程不出現混亂，必要的流程及準備是必須的——回執統計表、簽到表格、引導及協助人員、住宿賓館準確的房間數量及房間號、房間分配表、鑰匙、標明入住者姓名及房號的小信封(內裝客房鑰匙，通常酒店可以提供)、入住酒店相對明顯的路徑指示、會議須知、會議詳細日程、考察線路及參與方式、酒店功能開閉說明及付費標準、返程預定及確認、會務交通使用方式及付費標準等等。如果可能，盡量使用計算機作簽到。一般情況下，簽到服務人員應該不少于6人——工作時間應該根據會議參與人員抵達時間合理分配。

如果事先將回執的項目設計得很周全，對于簽到及入住安排有很大幫助。

餐飲安排

一般而言，會議通常統一安排餐飲。餐飲安排通常有兩種形式——自助餐或者圍桌餐。類別有中式、西式及清真系列。

統一安排餐飲的會議，對于成本的控制非常重要，自助餐一般可以發餐券控制(很多酒店對于自助餐的開設有就餐人數的最低要求)，可以事先制訂餐標及餐譜，嚴格區分正式代表與隨行人員、家屬，特殊要求者可以和餐廳協商。圍桌式餐飲安排比較復雜——特別是大型會議的時候。圍桌式餐飲安排需要考慮的問題有：開餐時間、每桌人數、入餐憑證、同桌者安排、特殊飲食習慣者、酒水種類及付款等。需要提醒的是，會議前期考察時注意餐廳及用具的衛生情況，不能讓就餐者出現健康問題。如果就餐者無法按時集合就餐，可采取哪桌夠人數哪桌開席的做法，以保證就餐者的權益。

三、確定時間、流程與目標管理，并做好反饋、調整。

時間的控制，一般以時間進度表(倒計時)的方式來表現。注意在安排的時間上要合理,同時要留有余地，一般來說,前面的時間、進度要安排得緊湊一些，保證后面有時間來調整、完善。

整個活動是一個系統工程，流程管理是指在活動中各項工作內容之間的相互銜接、協調和配合關系及其有機組合的過程管理。比如在活動中，主題內容、意義確定才能確定議程、規格，規模、規格確定才能確定人數，人數確定才能落實場地，場地落實才能現場布置等等。流程管理使總協調人對于整個活動的各個部分有著清晰的認識，便于找出工作的關鍵點、重點、難點，一般以程序框圖表現。

四、活動策劃、確定活動主題。

活動策劃主要包括如下內容：

1、會議議程策劃安排大多數發布會整個過程就是講話，念稿件，例行演示。實際上，盡管商務會議屬于正式的會議，但可以做得更活躍一些，尤其是會議的開幕。在會議議程安排時，注意緊湊、連貫，從實踐來看，一般控制在一到兩個小時為宜。

2、確定參會人員是一項很重要的工作，也是一個變化較多的因素，而它的變化將影響到整個會議的規格與規模，進而影響會議的各個因素。比如，重要人物的出席和缺席可能影響規格，或者方便起見，會議地點或會議的一部分內容改為機場、貴賓室進行，或者時間調整等。因此，這是總協調工作控制的“關鍵點”，宜重點來抓。

五、擬定活動策劃案和具體操作方案。

活動策劃案是指導整個活動的戰略、戰術文本，供策劃活動用。一般來說，會議核心成員才提供。

具體操作方案則是用于企業內部或者協助代理公關公司，指導整個活動的具體操作，一般比較詳細，具體到每一個人每一步，甚至具體到胸卡的內容，時間上具體到分鐘。一般會議人員人手一份。

六、現場控制

現場控制是體現總協調人應變能力的一環，事實上，一個好的協調人會將工作做在前面：首先是預防變數的發生。比如平時做一些培訓，事前做一些排練。從實踐來看，現場的突變往往是因為溝通不暢，考慮不周，以及禮節上的疏忽。應該重點重視這些方面;其次，要在事前準備好備選方案;再次，注意積累現場的靈活應變的處理技巧。

對于前來的官員、經銷商要有人陪同和溝通，對于前來的記者，應該一視同仁，不能對A媒體公開某些情況而對B媒體則保密。對于記者個人挖掘的新聞一般不宜轉告他人。

在氣氛的控制上，總協調人處于一個平衡的“重心”上，氣氛輕松活潑，與會者的心情也會舒暢。另外一個重要因素是主持人，如果是自己主持則會好一些，但往往是分身乏術，因此在發布會中，需要提前安排好一些事情，事先要與主持充分溝通，讓他(她)對整個會議的風格有個大致的了解與把握。

在產品的演示講解過程中，可以用一些現代科技手段，結合做好的示意圖、三維圖形、錄相、幻燈片等，以助與會者的理解。

整個會議應有正式的結尾。如果發布會安排在晚餐或午餐前結束，則應該有酒會或自助宴會等，在會議結束時，由主持人通知時間與地點。

七、其他

秘書服務

所謂秘書服務指向會展主辦方提供各類文秘、勤雜、臨時采購、臨時司乘、向導等服務。這些服務通常是臨時或者按時提供的，在預算時通常按類別籠統計算，不在細分——可以按不可預計費用或者按其他類別計算。如果通過代理公司操作，那么告訴代理公司作好隨時服務的準備很有必要。代理公司與主辦方之間的最后服務費用核算將通過雙方指定的聯絡人互相簽單認可，由雙方財務或者相關人員核定。

車輛調度

重要的國際性會議、行業重要會議、知名公司全球或者大區會議，參與者通常人數較多，身份較高，如果在主辦者所在地，車輛調度可能不成問題，如果在異地舉辦，那么車輛調度就值得好好研究。通常，異地舉辦會議基本上委托當地專業機構代理，車輛調度涉及到主辦者與代理方的溝通，還涉及到會議舉辦地的車源問題。對于主辦方，通常只提出用車要求及安排要求，而代理公司則要考慮時間安排、預定的合理車輛數量、行走時間及線路等等。因此，主辦方應該提前告訴代理方相對準確的與會者抵達時間、人數、此時間段內抵達客人的身份及車輛使用標準，并告訴代理方如果出現與預告情形不符時希望采取的彌補措施及愿意為此承擔的代價。

禮儀與迎送

對于會議而言，必要的禮儀顯得溫馨。禮儀工作一般包括模特召集、程序分解、簡單培訓、服裝道具準備、禮儀執行等。

值得注意的是禮儀的文化素質及外語基本技能考察，而不能簡單看形體決定是否聘請，另外一點就是禮儀的個性是否符合工作要求。

各種主題的會議對禮儀的要求不一樣，學術性會議、政府性質會議要求模特的著裝比較素雅，不能搶了專家及政府要員的形象，而銷售類會展則需要模特為企業及產品錦上添花，盡量著裝鮮艷，與企業或產品的品質形象要求一致。

秩序維護

對于會議或展覽而言，無不希望有良好的秩序。小型會議(特別是企業或者)的會議秩序基本不用控制，但大型會議及展覽，秩序的控制就顯得很重要。

大型會議可以采用代表證或者入場券方式控制，如果需要保密，代表證可以特制，印制有代表的數碼身份照片，會場入口設立保安;展覽的控制比較復雜，因為展覽主辦者關注的和展商關注的不是同一個目標。展覽主辦方需要控制的秩序，而展商需要的是信息最大化以及信息獲取的便利性。有些展覽附帶有展中會，還有的帶有技術交流或者論壇性質，所以通常會對所有展商或者參展人員進行身份及級別分類，以保證技術交流或者論壇不被外界或者無關的展商干擾。控制的手段有帶條形碼的參展證(需配備讀碼機)、或者磁卡式代表證。為同時滿足展商信息最大化的需求，現在國外開始引入電子名片管理。

資料快速收集利器--電子名片

傳統的展會上，少不了的是滿天飛的名片，參展商在每天展會結束后總要花上一兩個小時整理名片。想取代這些繁瑣，可以使用電子名片。

所謂電子名片，通常用磁卡或帶條形碼的材料制作——可以說是為參展商和參觀者特制的參展證。在簽發該證前，組委會會要求參展商或參觀者輸入個人資料，包括公司名稱、聯絡辦法、本人職銜、公司性質和業務范圍等，然后把這些資料存入卡中。同時，組委會會購置這類磁卡或條形碼的讀取設備供出租，參展商可以自由選擇租用與否。參展商租用設備后，只需把設備連接到自己的電腦上就可以開始使用。買家需要把名片給參展商時，只需要把存有自己資料的入場證在讀取設備上劃過，所有資料就會在眨眼間被傳輸到參展商的電腦里。參展商還可以把雙方談話的要點記錄在相應備注欄里，做到十分有條理地管理買家資料。

盡管這些設備比較昂貴，但可以由展會組委會統一購買、重復使用，參展商只需付出較低的價格向組委會租用，十分實惠和方便。如果每個參展商及買家都使用電子名片，展覽會甚至可以像地下鐵路入口那樣管理而且可以準確的記錄入場人數。

會展考察/旅游

實際上，會展考察或者旅游大都是為嘉賓特別安排的、具有公關性質的行為，當然不排除部分行為是真正的商務考察(為獲取行業或者相關行業信息而舉行的市場調研性質的動作)。

1、真正的商務考察：此類商務考察實際上主辦者已經作好安排，需要會展中介公司提供的服務只是目的地住宿餐飲預定與安排、交通工具、司乘人員及向導，可能的話需要中介公司協助解決媒介邀請及映像資料攝制。中介公司的職能大體等同于主辦者的前導服務及后勤保障部門。

【溫馨提示】本次分享的大型商務會議流程和大型商務會議流程圖的問題是否解決了您的問題，部分內容來自網絡，僅供參考，請以實時信息為準或撥打服務熱線詳詢。青島會議公司提供：青島會議收費，青島會議旅游，青島會議酒店，青島會議主持人，青島會議場地，青島會議公司策劃，青島會議接待服務等。