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會議系統使用的一系列電子設備，包括影音系統設備、辦公設備、翻譯設備、記錄設備、燈光設備等分類。具體設備有投影機、會議系統主機、會議話筒、中央控制系統主機、矩陣切換器、擴音功放、音箱、視頻跟蹤攝像頭、電腦等。
會議主機：
數字觸摸屏會議系統主機 CEO-PA西派 CE-H91
主控機與會議系統單元連接之數位控制及聲音信號采用同一電纜傳送（八芯）。
不能與普通會議 8芯線混用。
可獨立運作由會議主機操作，實現多種會務管理功能(會議模式或操作：自由發言、限制發言及先進先出發言等)。
由軟件控制可實現表決、評議，選舉、影像定位跟蹤之功能。
主機具有編號設置功能，可以方便靈活的為系統內的代表單元設置地址。
系統具有較好音質聲音效果。 l可選擇同時發言之麥克風數 1-6支(含)或全開放式發言。
內建視訊介面，可實現發言者定位跟蹤之功能。
具有 5路單元接口。
內置視像跟蹤、表決功能。
面板具有音量調節旋鈕供系統設定及調節之用。
具二組視頻訊號輸入端子，可外接 DVD及其他視頻輸入設備。
具一組音頻訊號輸入端子，可外接 CD播放機等音源輸入設備。
具 3組音頻訊號輸出端子，可外接錄音或音響設備。
可安裝于 19英寸的標準機柜中。
具有 4.3吋 24位真彩色液 LCD顯示屏。
觸摸控制功能，可視化操作界面。
中央控制系統主機：
Ⅱ代網絡可編程中控主機 CEO-PA西派 CE-9001D/CE-9001E
內建網絡接口，支持網絡級聯，支持無線空間擴容，支持傳統射頻觸屏蘋果/安卓手持終端。
支持WIFI、藍牙、射頻連接方式。
蘋果/安卓人機界面編程全面兼容西派系列傳統觸屏編程方式，無需重新學習新的編程方法，極其方便升級更換。
采用可編程控制平臺，中英文可編程界面，交互式的控制結構。
采用最新32位三星ARM內嵌式處理器，處理速度最高可達667MHZ。
大量采用高度集成化協處理芯片，考究的LAY OUT讓系統運行非常穩定、流暢。
主機內置512M內存及2G的FLASH存儲器。
8路獨立可編程RS-232控制接口，可以收發RS232、RS485、Rs422格式數據。
主機能串口環出，串口1-8，任意一個輸入，可以從另外一個串口環出。
8路獨立可編程IR紅外發射口，紅外發射口可以做串口使用，使可編程口總數達到16個。
標配第9路串口，硬件串口環出，實現多系統同時控制設備。
8路數字I/0輸入輸出控制口，帶保護電路。
8路弱電繼電器控制接口,可控制5V的開關量。
2個西派專有技術的CRV-NET網絡控制接口，可以并接最大256個網絡設備。
客戶可編程設置的任何控制協議或者控制代碼。
內嵌智能紅外學習功能模塊，無須配置專業學習器。
支持雙代碼的控制，即一鍵發二種代碼。
一般應用：多媒體會議室、電化教室、監控及指揮中心、新聞發布室、環境監控等
音箱：
專業會議音箱 CEO-PA西派 CP-108
采用先進的撒點噴漆，多工序，新技術，質地均勻，手感好。
配以西派特制的單元，精確分頻，使得聲音清晰，層次分明，聲原還原性好。
箱體背面雙切角設計，可做返聽用途，對稱美觀。
適用于會議，教學，禮堂，商場等多種場合擴聲。
1.會議系統包括：基礎話筒發言管理，代表人員檢驗與出席登記，電子表決功能，脫離電腦與中控的自動視像跟蹤功能，資料分配和顯示，以及多語種的同聲傳譯等。它廣泛應用于監控、指揮、調度系統、公安、消防、軍事、氣象、鐵路、航空等監控系統中、視訊會議、查詢系統等領域，深受用戶的青睞。
2.最基本的會議系統，由麥克風、功放、音響、桌面顯示設備（例如桌面智能終端、液晶顯示器），這幾樣設備的組合應用也可以說是一個會議系統了，它們起到了傳聲，顯示，擴聲的作用，達到能看、能聽、能說話。
如：
一、按設備配置劃分
①會議室會議系統
會議室會議系統將會議地點安排在專用的會議室中。在會議室中配置了專用的高質量硬件和軟件、大屏幕顯示器以及音響系統。系統通常使用專用的寬帶通信信道，能為與會者提供接近廣播級的視頻通信質量，因而視頻效果好。這種系統主要用于有固定地點和時間的大型會議。
②桌面會議系統
個人計算機( PC)是常用的桌面事務處理工具。把會議系統的視音頻編解碼器和通信接口集成到 PC中就可構成桌面會議系統。桌面會議系統使用公共通信網絡通信。利用桌面終端可以隨時參加遠程會議，與他人討論問題。桌面會議設備的價格相對便宜，視頻質量在專業級以下。
二、按計算機設備劃分
①電視會議系統
電視會議是一種用于會議用途的電視系統，傳送的主要是視音頻信號，也可以用傳真機和資料攝像機等輔助設備傳送會議文件。電視會議終端一般安裝在專用會議室內，用于大型會議。
②計算機會議系統
計算機會議系統是以計算機為終端的會議系統。使用計算機可對會議進行有效的控制和管理.與會者交互性強，可實現應用程序和工作空間的共享。
計算機會議又可分為異步會議和同步會議。
在異步會議中，會議用戶不必同時處于激活狀態，可通過公告板、電子郵件方式召開通信會議。而在同步會議中，所有用戶同時處于激活狀態，他們利用實時的視頻、音頻或數據消息進行交流。
三、按信息流類型劃分
①音頻圖形會議系統
音頻圖形會議系統主要利用語音進行多方交流，并輔以傳真機等通信設備傳送圖形文件。這是一種早期的會議系統形式。
②視頻會議系統
視頻會議是利用數字視頻壓縮技術在會議中使用視頻信息流的系統，這類系統又被稱為視聽會議。在會議中，與會者不僅可以聽到其他人的說話聲，還可以看到其他人的手勢和面部表情。
③數據會議系統
數據會議系統是利用計算機系統在窄帶寬的通信網絡上交換數據信息的會議。會議可以采用同步或異步形式。在會議終端上運行的是用戶數據應用程序。
四、多媒體會議系統
多媒體會議中的信息流是實時音頻、視頻和其他多媒體數據。同時，作為協同工作的支撐工具，多媒體會議系統支持用戶應用程序共享，提供描繪討論的電子白板和文字交談程序。多媒體的概念不僅表現在信息流的形式上，也表現在集成化的共享空問、多用戶交互性以及對多媒體信息的一致性控制。
五、虛擬會議系統
虛擬會議系統是會議系統的高級形式。與常規會議系統采用的視頻窗口形式不同，虛擬會議中的與會者統一出現在虛擬會場中。多點控制設備( MCU)混合接收到的音頻和視頻碼流，在編碼狀態下生成虛擬會議室，并把混合后的會議流傳送給每個與會者，各用戶的視頻流是在其相應終端處由視頻和音頻數據經計算產生的。
會議所使用的視聽設備大體包括放映設備和音響設備。
一、放映設備
放映設備是指會議室內舉行會議時所用到的輔助放映器材，如幻燈機、投影機、動感投影機等。
1、幻燈機。現代幻燈機一般都具備自動對焦、遙控、高亮度影像及與同步錄音機相連等功能。35毫米幻燈機是最常使用的幻燈片投影設備。對于小型會議室及小于2．4米的銀幕，可以使用35毫米幻燈機。
2、投影片投影機。投影片投影機是最簡單的視聽設備，這種設備利用鏡子折射方式將透明片的資料投射到(最大3米)平面銀幕上。這種投影機提供較亮的影像，所以演講者能在微暗的空間里工作。
3、實物投影機。其外形酷似手提型投影片投影機，主要構造包含一小型攝影機、光源及置物板。使用時，將一實際的物件，如商品樣本、相片、印刷品等立體的物件放在置物板上，打上光源，通過實物投影機上的小攝影機將此物件拍攝下來，再連接影像投射器，使物件放大投射到銀幕上，因此，與會者不需全部擠到前面就能看清楚演講者介紹的“實物”。此外，攝影機的鏡頭可以自動對焦，也可將實物放大或縮小。
4、大屏幕投影機。這種投影機的選擇首先要考慮采用前投還是背投方式，然后確定投影屏幕尺寸、亮度、分辨率等指標，再選擇相應性能的設備。所謂前投，就是投影機的安裝位置與參會者在屏幕的同側，投影機發出的光線投射到屏幕，在屏幕上形成圖像，然后光線再反射到人眼睛。而背投，就是投影機的安裝位置與觀眾分別位于屏幕的兩側，投影機發出的光線從屏幕的一側直射到屏幕，光線透過屏幕進入觀眾眼睛。前投屏幕可做成任意尺寸，但需要控制環境光才能得到很好的觀看效果。背投屏幕在尺寸方面不如前投，但不需要控制環境光，比較適用于觀眾不多、環境光線和照明很好的環境。如果環境光線很亮，那前投就會顯得暗些，背投就是最佳選擇了。
5、錄像放映系統。錄像放映系統包括錄像機／VCD／I，CD／DVD機，以及錄像投影儀／電視機。錄像機／VCD／I。CD／DVD機的功能是放映錄像帶或光盤上的錄像資料。而錄像投影儀和電視的功能是顯示錄像畫面給與會者觀看。錄像投影儀具有立即重播的能力，并且具有全動感和色彩，可以和計算機相連并展示相關數字資料。在國際會議中使用錄像投影儀時要注意兼容的問題，因為各國的錄像帶標準不盡相同。電視不但可以作為放映錄像資料的顯示器，也可以在有線電視系統和衛星天線的支持下，播出各種電視節目。在會議中心建設時應該在多功能廳、會議室、大堂、門廳等處預留向中控室傳輸視頻信號的通道。
6、會議攝錄系統。會議攝錄系統可實時拍攝會議發言人特寫、會場場景，并將拍攝內容實時傳送至操作室供操作員監控和記錄。然后，所拍攝的內容可以通過A／V矩陣切換成視頻會議的視頻源。在大型會議室至少應該配置兩臺攝像機，在會場的前后部各放一臺，安裝方式可采用吊掛天棚、吊掛在墻上等。
7、銀幕。如果選擇了不適當的銀幕材質會大幅度降低投影設備的使用效率。確定銀幕的尺寸是選擇銀幕的前提。在選擇銀幕尺寸時必須考慮到會議室的容量、面積和天花板高度。一旦確定了尺寸，還要考慮銀幕的形式、規格及材質。
8、投影機架。要將投影設備置于適當的投影位置，必須置于經過精心設計過的架子或是升降機。Safe lock及活動式推車為最常用的兩種基本設備。Safe lock架的四腳可以自由伸縮定位，其最高的高度為142厘米。這個高度對于單臺幻燈機或投影機是一個非常合適的高度。活動推車則可容納較多的投影機，其高度最高可達l37厘米。81厘米高的活動推車較適合用于投影片投影機，137厘米高的活動推車則可安全地承受視訊監視器。
二、音響設備
音響設備對會議的質量具有相當大的影響。會議的音響設備主要包括麥克風、錄音設備、室內音響及擴音系統。
1、麥克風。麥克風是會議活動中使用最頻繁、最重要的視聽器材之一。然而麥克風的種類繁多，特性也不同。了解各種麥克風的特性及正確的使用方法，會使會議進行得更順利，并節省不必要的器材租用費。麥克風可粗略分成有線麥克風和無線麥克風。
在使用麥克風前，先要確定這場會議中需要多少支麥克風。在將近百人的會議中，至少應該在講臺與主桌臺上設置麥克風。如果會議有雙向溝通的時段，就要考慮在觀眾席放置麥克風。
2、錄音設備。會議的錄音設備需要具有在同等MIC音量下，清晰捕捉遠距離聲音的功能。此外，為了提高大中型會議的錄音效果，需要在演講區增加麥克風或安裝由專人控制的調音臺。調音臺通過隨時調節不同輸入聲道的音量，可以將會場內部及周圍的喧鬧聲音降到最低。小型會議或是配備先進設備的視頻會議，通常不用調音臺也可以達到不錯的效果。
3、室內音響。大部分符合標準的會議場地都有室內音響系統，以便使會議內容可以被所有與會者清晰地聽到。為了保證音效系統在會議期間的正常工作，在會議前兩天最好對其進行一次檢視，以免該系統在演講者發言時發出尖嘯或聲音失真等現象。需要注意的是，如果所使用的會議室僅是可分隔會議室中的一間，一定要確定是否每一問會議室均有獨立的音效系統。
4、會議擴音系統。會議的擴音系統通常包括揚聲器、功放、均衡器、反饋抑制器及調音臺。大型會議室可能接人多種信號源，如視頻會議系統、VHS錄像機、DVD播放機等，而會議擴聲系統往往要進行語言、其他影音資料音頻信號的重播，在設計時重點要考慮揚聲器的分布及聲壓覆蓋的均勻，以保證各種音頻信號重播清晰。為了獲得均勻的聲場，揚聲器一般可以吊裝在墻上。此外，會議擴音系統需要達到的基本標準是保證演講聲音清晰、無失真、聲壓余量充分、聲場分布均勻、無聲反饋嘯叫，聲像定位正確，并且可以通過電聲的方式補償建筑聲學上的缺陷，因此擴聲設備必須是高質量的。
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