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會務工作千頭萬緒、環節眾多，稍有不慎就可能發生疏漏和失誤。在工作中摸索出會務工作流程，可使繁雜的會務工作簡潔、明了、高效。
一、謀劃會前準備
會前準備是做好會務工作的基礎和前提，應精細地統籌好會議的整個進程和每一個環節，對可能發生的問題超前謀劃。
（一）制訂方案
會議方案是組織會議的總安排，主要包括會議名稱、目的、時間、地點、參會人員、主要議程、會務工作任務及職責分工等內容。會議方案要簡潔明了、具體清晰、可操作性強，并須報經相關領導審定。會議方案確定后，主辦部門要召集各有關部門召開會務工作協調會，協調各部門按照方案要求落實各自職責。
（二）明確任務
在會議籌備階段，主要有以下任務：
1．起草會議通知。會議通知的要素主要包括會議名稱、主要內容、報到時間和地點、參會單位、報名要求、聯系人姓名和電話等。會議通知要求表達準確、條理清楚、言簡意賅，尤其是時間、地點要明確，時間一般要注明年月日，不能用“明天”“后天”等容易產生混淆的詞匯：會議地點要準確到具體樓層、門牌號，如：××辦公樓六樓第三會議室。
2．下發會議通知。會議通知有電話、短（微）信、書面及內網郵件等多種方式，可視情況選用一種或同時使用多種。下發通知一定要注意：一是保密，涉密會議不能通過短信、微信發布。二是負責，必須確保會議通知及時送達參會者。對于書面通知，要制作簽收登記表，對每一份通知的發出都要簽字確認。通過電子郵件發送，要采取保留回執發送方式。采用短信、微信方式發送，應要求接收者及時回復。
3．落實參會人員。統計匯總會議請假人員名單，必要時對請假情況進行核實。對參會人員名單要仔細核對，確保沒有出入，并打印紙質請假人員名單及時向參會領導或會議主持人報告。
4．協調出席領導。根據會議要求，以當面報告、電話、短信、微信等多種方式，提請領導出席會議。著重向領導提醒會議時間、地點、主要參加（部門）人員及議程等。在會前約1小時再以適當方式提醒領導會議時間。
5．預訂會議室。會議時間確定之后，要立即與后勤、物業等會議室管理服務部門聯系，預訂會議室，并請物業服務人員協助做好保潔、桌椅擺放等先期準備工作。若有外單位人員參加，要提前制作好引導牌。
6．編印會議須知。對于全省業務工作會議、全行干部職工大會、年中工作會等較大型會議要編印會議須知，須知編排要用詞準確、表達清晰、周到簡潔。主要內容包括：會議紀律要求、日程安排、作息時間、參會人員名單、分組名單、食宿或乘車安排、值班電話、會議工作人員名單及聯系方式、注意事項等。
7．制作會議證件。根據會議需要制作代表證、出（列）席證、出入證、工作證、車輛通行證等各類證件。證件制作要結合會議主題和內容，遵循美觀大方、經濟適用原則，要易于識別、方便管理、利于安全。
8．會場布置。主要指主席臺及附屬設施的布置。總體要求是規范和諧、莊重大方，并與會議主題和內容相一致。一是合理布置主席臺。主席臺是會場的重點和中心，集中體現了整個會議的格調和氛圍，是會場布置的重點。要綜合考慮會議性質、臺上就座人數、方便領導出入以及主席臺大小等多方面因素。二是附屬設施調試。主要有音響、燈光、投影設備。根據會議需要安排適量話筒并在合適位置擺放，逐一提前試音，確保每只話筒都能正常使用。需要播放樂曲的要提前試播一次，最好進行備份，確保萬無一失。檢查會場內照明燈具有無損壞，如有損壞，需要提前修理更換；要提前準備好攝像、話筒電源。有投影演示時要提前預演一次，并視需要及時調節燈光。
會務工作是為會議服務的各種具體事務工作。它包括如下幾個方面。第一，會議預案制定。會議預案即會議籌備方案，預案制定的好壞直接影響會議的質量。
會議預案包括：會名、會期、會場、與會者的資格(選舉、指定、特邀、列席)與名單、會議票證、籌備處內部的職責分工及工作人員的調配、會場布置、會議議程，如有選舉、發獎、攝影、錄像等項，也應列入預案。
第二，準備會議文件。會議審議的文件材料的擬議、起草、審閱、印制、分發(會前分發或會上分發)。
第三，會議通知。會議通知的擬議與分發必須及時。重要會議在發出通知后還要跟蹤落實，以了解對方能否如期出席會議。
第四，會前檢查。這包括對預案執行情況的匯報檢查和現場檢查的兩種方式。匯報檢查主要由籌備工作負責人向會議主持人或主要領導匯報全面的準備情況及存在的問題，重點是會議文件材料。現場檢查重點在于會場的布置和安全保衛工作。
第五，會議進行時的具體服務。包括會間制度，如簽到制度、候會制度、會議的記錄、簡報的編寫與印發等。大型集會的現場指揮和特殊情況下的應急措施等不僅要在預案中作為專項列出，還要確定好指揮人員及其指揮標志。
第六，會議結束時的會務工作，包括對會議內容的總結，會議紀要的撰寫與分發，會議新聞報道或舉行新聞發布會、記者招待會等，會務工作總結。此外如代表離會、財務結算、物資清退等各項善后工作。
會議有規模大小和時間長短之分。會議的規模可以從幾人到幾萬人不等，時間也是可長可短，類型也是各種各樣，性質也是有所差別，但是會議工作的內容與流程卻基本相似。一般的會議工作內容和流程分成三個階段：會前準備階段，會議實施階段和評估總結階段。
會前準備：
會前準備就是對會議的事前計劃，他是為達到會議的目標而對各種工作任務所做出的系統安排，會前計劃一般包括以下內容：會議策劃，會議選址，制定營銷方案和預算制定。
會議策劃：
（1）策劃委員會：策劃委員會是一個對會議負有某些責任的團隊，通常由主辦組織內部成員構成。
制定目標：一個具體的目標并且文字形式落實在書面上。
確定人選：確定成員，內部還是外部指派。
具體運作：實地場景考察，設計評估，工作記錄記錄下來以備后期參考。
（2）策劃方案：會議策劃的內容主要包括：
邀請誰？實際有多少人出席？
有效的會議需要充分的時間，必須考慮節假日等。
會議在哪里舉行。
會議的明確的目標。
會議的具體形式，包括會議的開幕式閉幕式等，具體的會議內容。
2.會議選址：
（1）會議地點類型：
酒店：一些中小型會議多選擇酒店進行。
會議中心：會議中心是為大型會議而專門設計的，一般不設置客房和娛樂區。
大學：大多數學校都擁有專門的學術報告廳，有些也是對社會開放的。
輪船：輪船，特別是一些游輪，也設置會議設施。
療養院：療養地也配備會議設施，可以療養，也可以開會。
（2）會議的地點選擇
會議的地點選擇一般要從以下的幾個方面考慮。
1.距離和交通情況
2.舉辦會議的歷史
3.住宿的條件
4.地點的收費狀況
5.地點的安全因素
5.地點的服務設施是否全面
6.附近的景點，是否能互惠合作等。
（3）制定營銷方案等
市場的宣傳對于一個會議的成敗至關
1.受眾，希望從受眾哪里得到什么；明白受眾的預期。
2.宣傳材料，宣傳材料要什么風格。
3.郵寄，參展商需要什么材料，郵寄的成本和反饋率等。
4.廣告，在那些刊物上做廣告，印刷怎樣的廣告？
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（4）預算制定
控制會議的預算就相當于掌握了整個會議，預算的第一步就是確認此次會議是盈利還是保證收支平衡。然后是清理費用。費用包括兩類，暨固定費用和可變化費用，無論預算多么準確，都會有意料之外的狀況發生，總預算應有10%的額外費用。
會議實施
實施會議方案時，其工作內容包括：參會人員的登記注冊，收集相關信息，尋求演講者，聯絡場地，必要時解決糾紛等。
會議實施一般包括以下幾點步驟
1.編制會場手冊。
2.設置信息中心（提供實時服務）
3.建立指導委員會（負責現場的指導工作進行）
三、總結和評估
會議的總結與評估（會議一旦結束，應該立即對其進行評估工作），一般分為3個部分
1.從籌備到會議結束的各項工作總結
2.效益分析和核算成本
3.本項目市場調查
4.客戶的互訪工作（與客戶回訪，加深與客戶之間的關系）
5.召開表彰會，感謝相關人員（做好感謝工作，致謝會議相關的工作人員以及合作單位等，并將數據提供給媒體等，擴大影響力）。
要成功舉辦一場會議需要做好萬全的準備工作并且還需精心策劃，會議服務不但要仔細還要全面，不能出現一絲的紕漏造成會議出現差錯，并且在整個會議服務過程中需要注意資料及人員或流程及相關的事項，會議服務中需注意的事項包括：1、會議前準備好相關資料；2、回憶通知要及時到位；3、會議現場布置要合理。
1、會議前準備好相關資料
會議前要提前準備好所有相關的資料，包括所有參會人員的完整資料，要注意區分不同會議人員的角色并按照不同角色準備資料，如若在會議過程中需要給參會人員發放禮品或紀念品也要提前準備，與會議相關資料一同準備齊全置于所有的資料文件袋內發放給參會人員。
2、會議通知要及時到位
在正式進行會議前要提前知會所有的參會人員，可以通過口頭或書面及通知等多種形式進行傳達，并且明確的告知參會人員具體的會議時間、會議地點及議程內容，在告知后還需要跟參會人員進行確認，以便出現差錯或造成口誤及傳達的錯誤。
3、會議現場布置要合理
在正式會議前會提前將會場進行布置好，根據所有的參會人員進行擺放桌椅，名牌不得有遺漏，擺放的桌椅不能太過擁緊，要保證人員出入的流暢，要確保所有位置按照級別的高低進行擺放，以便參會人員快速找到位置。
【溫馨提示】本次分享的會議服務流程及注意事項和會務服務流程注意事項的問題是否解決了您的問題，部分內容來自網絡，僅供參考，請以實時信息為準或撥打服務熱線詳詢。青島會議公司提供：青島會議收費，青島會議旅游，青島會議酒店，青島會議主持人，青島會議場地，青島會議公司策劃，青島會議接待服務等。