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一、會議報道之前的工作
1、與會議主辦單位確認會議的報到日期、會議名稱、會議用水牌和布標、到會的大致人數、使用會議室的日期和會議室擺設方式、會務組老師（或工作人員）到達日期（確認航班或車次）、會務組的會議要求（會議主辦單位內容，到會講課老師的安排和待遇、接送問題、酒店住宿安排、講課的時間、有關會議安排的細節問題、會后考察的具體行程安排）；同時提供所掌握的酒店情況給會議的老師以供其參考，在推薦酒店的過程中需要注意選擇的酒店的價格在符合會議要求的范圍內。
2、在上述情況落實后盡快將所選酒店訂妥（房間、餐標、會議室價格按天計算、酒店位置），落實在會議報到日期接站所用車輛和聯系方式（需根據報到人數安排相應接站用車）；落實會后考察行程的用車、導游、火車票、飛機票、地接社（只是提前進行大致預訂）。
▲會議場地要求：9個多媒體教室；容納2-300人左右
3、在酒店預訂完畢后，將酒店的大致情況以書面的形式將傳真件發送至主辦方，尤其是將酒店的具體準確的所在地理位置和從機場或火車站出發到達酒店的乘車（公交車）方式告知會議主辦方；同時可再次與對方確認會議報到人數和日程安排有無變化或是更改。
4、第三項（3、）工作完畢后可向行程用車單位或個人、導游、機車票、地接社作出相對準確的答復，以便對方作出相應的安排和接會準備。
5、準備會議所用相關用具（會議在酒店或團隊車輛使用的各類標識、簽到登記的表格、文具用品、學習資料袋【包括：筆記本、筆、文件袋】、預訂返程交通所用表格和車次時刻表、相應的返程交通價格表、會后考察的紀念品【禮品】、座簽牌）同時通知會議用酒店此次會議的名稱和對于提前到達的學員如何安排住宿。
6、通知酒店，會務工作人員需要提前一天【也可根據到會人員的情況而定】進駐酒店并準備會務組用房；同時通知接站的用車和確認司機的聯系電話、車型及接站人員會議所在酒店和會務組房間號；同時與會議主辦方聯系告知會務工作人員已經入住酒店。在入住酒店后須將會議的名稱和報到地點、乘車方式、酒店聯系電話、會務組所在房間通知辦公室職守人員
二、會議報到前準備工作
1、入住酒店的工作人員須將會務組房間布置好以便會議報到時使用；同時與酒店各個相關部門協調好會議細節問題（如：會議用布標、水牌、會議室、餐廳的情況）；將會務組標識張貼好在容易看到的地方。
2、詳細了解本會議所用場所的位置【如:餐廳、會議室、會務組老師和講課老師所用的房間】。
3、相關會議使用設備的準備情況【如：會場布置情況、多媒體投影儀】。
三、會議期間的工作
1、會議在報到期間最重要的是【收費】。在收費過程中必須細致、準確、書面登記。
收費過程中必須嚴格按程序操作，及：
（1）確定學員情況
（2）根據情況計算應交費用
（3）填寫收費【收據】不撕！
（4）收款
（5）將收據撕下交于學員
（6）填寫報到表。
2、在出現收費后，收據已開出的情況下；學員行程出現變化必須在【原收據】的基礎上進行加注或更改，更改后的內容必須有客人簽字和日期。
四、會議期間注意問題
1、會務組必須始終保持整潔、干凈和安靜的環境。
2、會務組所用的書面文件需保存完好。
3、會務款的支出或相互來往必須以書面形式體現；及相互出據憑證。
4、.各人會務款必須保管好，做到每天進行清點，保險安全的寄存
會議的一般過程：
以大型會議為例，一個會議應該包括：
（此類會議有時有多主持人，即一個主持人，一個報幕員）
首先引起與會人員的注意，維持現場秩序，根據會議類型提出參會要求（如不得隨意交談、手機改為振動、不得擅自出入等等，有些政府或國有單位的會議為保密還會要求手機不得帶入會場，有些發布會不得拍照）。
1.開場白，說明會議的名稱，主題，有時也可簡要介紹會議要達到的目的。
2.介紹來賓（單位內部會議可省略此項）。
3.簡要介紹會議議程（時長超過半天的會議或半天以內但有多項內容的會議，應提前制作會議手冊）；
4.第一類議程（根據會議不同可能有順序上的變化）主辦單位領導致辭、參會上級領導講話、傳達上級單位指示等。
5.第二類議程（根據會議不同可能有順序上的變化）報告、發布、總結等。
6.第三類議程（根據會議不同可能有順序上的變化）頒獎、揭幕、簽字等。
7.第四類議程（根據會議不同可能有順序上的變化）獲獎感言、儀式后的領導寄語等。
8.會議總結。
9.宣布會議結束。
10.簡要說明會后活動（可由報幕員完成）；在過程中，如有領導講話，串講類主持人應簡要總結前一領導講話，并邀請下一領導。
擴展資料：
會議：
是指有組織，有領導，有目的的議事活動，它是在限定的時間和地點，按照一定的程序進行的。會議一般包括議論，決定，行動個要素。因此，必須做到會而有議，議而有決，決而有行，否則就是閑談或議論，不能成為會議。會議是一種普遍的社會現象，會議的主要功能包括決策，控制，協調和教育等功能。
所謂會議，是指人們懷著各自相同或不同的目的，圍繞一個共同的主題，進行信息交流或聚會，商討的活動。一次會議的利益主體主要有主辦者、承辦者和與會者（許多時候還有演講人），其主要內容是與會者之間進行思想或信息的交流。
會議是人們為了解決某個共同的問題或出于不同的目的聚集在一起進行討論，交流的活動，它往往伴隨著一定規模的人員流動和消費。作為會展業的重要組成部分，大型會議特別是國際性會議在提升城市形象、促進市政建設、創造經濟效益等方面具有特殊的作用。
現代會議早已超出了單一的政府會議的格局，正朝著多元化方向發展，很多都是直接帶有商業目的并能產生巨大經濟效益的，如各種高峰論壇、專家培訓會議等。
會議的一般操作原理為：會議的主辦者制訂舉辦會議的計劃并委托給承辦者，承辦者將圍繞既定的主題進行精心設計，并在市場上聯系會議的買家（即目標與會者），相關人員及舉辦場所，最后自己接待會議，或將業務分包給會務公司。
國際會議是最重要、最有影響力的會議。國際上對國際會議認定的權威組織主要有ICCA和UIA等，由于每個組織所規定的標準有所不同，會造成認定或統計上的偏差，因此，對這些組織標準的明確劃分是研究國際會議發展趨勢的前提。
會議形式包括室內會議和室外會議，也包括正式會議和非正式會議。
為強化會議效果，許多會議將會標美化，渲染為會議背景板。特別是一些特殊的如黨代會等，采用噴繪背景板，可將黨徽，旗幟等噴繪在畫面上，從而節約會議成本和準備時間。
但采用噴繪寫真畫面時，一定要注意采用環保材料，否則噴繪寫真畫面散發的刺鼻氣味不僅影響會議分為，對與會者，尤其是主席臺就坐人員身體健康不利。
簽到簿的作用是幫助了解到會人員的多少，分別是誰，一方面使會議組織者能夠查明是否有人缺席，另一方面能夠使會議組織者根據簽到簿安排下一步的工作，比如就餐，住宿等。印刷名冊可以方便會議的主席和與會人員盡快地掌握各位參加會議的人員的相關資料，加深了解，彼此熟悉。
在準備會議的過程中，有關會議的各個事項，如時間，地點，會議議程等等都應該用文字記錄下來，便于在后續工作中察看。有關會議的決定、通知等要打印出來發給相關人員，不能只進行口頭通知。
參考資料：
百度百科：會議
一份完整的會議記錄，除了會議主要內容外，還應包括會議名稱、地點、起止時間、主持人、記錄人、參會人員、列席人員、缺席人員、會議討論議題等要素。一般會議記錄的格式包括兩部分：一部分是會議的組織情況，要求寫明會議名稱、時間、地點、出席人數、缺席人數、列席人數、主持人、記錄人等。另一部分是會議的內容，要求寫明發言、決議、問題。這是會議記錄的核心部分。對于發言的內容，一是詳細具體地記錄，盡量記錄原話，主要用于比較重要的會議和重要的發言。二是摘要性記錄，只記錄會議要點和中心內容，多用于一般性會議。會議結束，記錄完畢，要另起一行寫"散會"二字，如中途休會，要寫明"休會"字樣。會議記錄應該突出的重點有：(1)會議中心議題以及圍繞中心議題展開的有關活動;(2)會議討論、爭論的焦點及其各方的主要見解;(3)權威人士或代表人物的言論;(4)會議開始時的定調性言論和結束前的總結性言論;(5)會議已議決的或議而未決的事項;(6)對會議產生較大影響的其他言論或活動。
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