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職場對外接待禮儀與注意事項有哪些
隨著經濟的快速發展，禮儀在商務活動中顯得尤為重要。而其中的接待禮儀也將成為決定商務活動成敗的重要因素之一。下面是我為大家詳細介紹職場對外接待禮儀與注意事項，歡迎大家閱讀！
職場對外接待禮儀與注意事項
一、會議前準備工作：
先掌握好使用會議室的單位、人數、時間及要求，按要求布置會場、擺放所需要用具。提前與保衛科聯系留好車位。如會議中需要保安保障，保安需著統一整潔保安服裝。會議室提前30分鐘打開空調，檢查電源是否有電，電腦、投影儀、電視工作是否正常，衛生間手紙、擦手紙、洗手液是否準備齊全，兩個陽臺的門是否打開，陽臺是否干凈，檢查燈光效果，準備會議所需要的紙筆。
(一)準備茶杯：洗凈雙手，從消毒柜中取出已消毒的茶杯，檢查有無破損，表面是否潔凈透亮。
(二)物品位置：應擺放在參會人員右上角，杯把與人呈45度角。杯子與桌邊位置應以可放置A4紙張的距離為宜，信紙擺放在人的正中位置，筆擺放在紙的上方呈45度角。
會議室使用時，應有專人接待客人，在客人未來前整理好儀表，站立在梯口迎接?？腿藖頃r，目視對方、面帶微笑，向客人問候示意，并手示意請進，引領客人進入會議室。冬季，對進入會場的來賓脫下的衣帽，服務人員及時伸手去接，并掛好。
二、環境規范
廳地面、墻面、窗戶無塵土、無污跡、無裂痕、無雜物、按時擦拭干凈整齊。廳內無噪音、功能區域、劃分合理，客人開會互不干擾。廳隔音效果好，能有效的保護會議內容不被泄露。廳燈光設計和采光效果符合會議需求，并能起到裝飾和調解氣氛的作用。廳新風供應量充足，通風流暢，空氣新鮮，空氣質量達到國家標準。廳內溫度、濕度適宜，室內無靜電、無污濁漂浮物、無異味。室內環境布置、辦公用品的配置能滿足安全、方便、舒適、實用的使用需求。裝飾有適當的綠色植物、鮮花、飾品等，能使客人視覺上得到充分的放松。
三、會標使用規范
會標及揭示會議主要議題的文字性標志，一般以計算機制成幻燈圖片映射于電視或投影幕布上，或用醒目的橫幅形式懸掛于會場背景墻上，會標的使用規范包括字跡要規范、醒目、內容言簡意賅，上橫幅的字以不超過13個字為宜，會標內容要突出會議主題，橫幅以選用紅色，橫幅懸掛位置合理、掛放端正、垂直、無褶皺、無破損。
四、會議臺形布置規范
禮賓次序一般按行政職務、按字母順序、按到場順序。雙邊會議的廳室一般主要領導居中，2號領導在1號領導的左手位置，3號領導在1號領導的右手位置;賓主相對而坐。主人應在背對向門的一側就座，多邊會談主賓和主人的座位居中相對擺放，座位兩側的空當應比其它座位略寬一些，主人也應在背對向門的一側就座，記錄員一般在會談桌的后側就座。(如會談的人數較少，也可以安排在會談桌前就座)
五、會議倒水知識
(一)會議開場前選擇好加水時間方式
會議加水時間一般要選擇在會議開始前5分鐘左右。倒水時要注意不要太滿以杯的七八分滿為宜。杯把要一律向客人右側45度，在倒茶后要做出請用的手勢。端放茶杯動作不要過高,更不要從客人肩部和頭上越過，續水時不要把壺提得過高,以免開水濺出。如不小心把水灑在桌上或茶幾上，要及時用小毛巾擦去。不要將杯蓋扣放桌上。倒過水后，要逐杯加以檢查。檢查時，可用于觸摸一下杯子的外端，如果是熱的，表明已倒過水，如果是涼的，說明漏倒水了，要及時補倒。續水一般在活動進行15--20分鐘后，要隨時觀察會場用水情況，遇到天熱時就要隨時加水。不端茶杯，直接在桌上或茶幾上往杯中倒水、續水，是不符合操作規范的。在往高杯倒水、續水時，如果不便或沒有把握一并將杯子和杯蓋拿在左手上，可把杯蓋翻放在桌上或茶幾上，只是端起高杯來倒水。服務員在倒、續完水后要把杯蓋蓋上。注意，切不可把杯蓋扣放在桌面或茶幾上，這樣既不衛生，也不禮貌。如發現賓客將杯子放在桌面或茶幾上，服務人員應立即斟換，用托盤拖上，將杯蓋蓋好。
(二)順序：開會倒水，從右開始(領導先，順時針順序進行)倒水時，壺嘴不要對客人，要從客人右邊倒。主席臺一定從客人背后加水。
五、會議過程服務
(一)注意觀察和控制會議室大門的人員出入，維持秩序，保證會議室周圍環境安靜及安全。
(二)注意觀察開會情況，隨時關注會議室內溫度及音響效果。
六、會議結束工作：
結束時應及時打開會議室大門，使開會人員順利離開會議室，并幫忙按電梯。在人員撤場時檢查是否有遺留物品，及時發現通知相關人員。最后關閉電源開關、門窗，清場完畢后鎖好門。
服務人員儀表的基本要求
儀表包括人的容貌、服飾和個人衛生等方面，是一個人精神面貌的外在表現。
對服務人員頭發的基本要求是：時刻保持頭發健康、秀美、清爽、衛生、整齊的狀態。經過修飾之后的頭發，必須莊重、簡約、典雅、大方。應將頭發盤起，佩戴統一頭花，避免披頭散發，在服務工作中最好避免在頭發上佩戴復雜夸張的飾物。
男士接待人員的發型以整潔、長短適中為宜，長度要求是前不及眉，后不及領，側不遮耳;避免怪異、過于新潮的發型;不宜使用任何發飾;切記保持頭發清潔、無頭屑、顏色自然。
對服務人員面部的基本要求是：保持面部清潔，特別要保持眼睛的潔凈;不佩戴鼻丁;注重口腔衛生，保證牙齒中無殘留物;面部表情需自然，避免愁眉苦臉。女服務人員必須淡妝上崗，避免濃妝艷抹。
男士接待人員要剃須，不留長發，同時要避免身體有異物或異味。
著裝：規范、整潔
服務人員上班期間應統一著應季制服上崗，并保持制服干凈、整潔，具體要求如下：
鞋襪干凈，無破損或劃痕，鞋帶不拖拉，鞋的款式簡單大方以黑色為宜，鞋跟高度適中;襪子顏色自然，女服務人員著裙裝時需穿著黑色長統襪，襪口不能從裙下露出。
制服整潔、合體、無破損，整齊系好紐扣，領子和袖口潔凈、無污物，衣肩無頭屑。穿著制服時應避免內衣、內褲外露或外透，并時常檢查領帶或領巾的位置是否正確。服務人員應避免佩戴華麗、搶眼的首飾，工作時間最好不佩戴任何珠寶或首飾。
個人衛生：服務人員的指甲需經常修剪，保持指甲清潔，不留長指甲，不涂有色指甲油。
勤洗澡，經常更換內衣、內褲和襪子，保持身上無異味。
經常漱口，保持口氣清新，上班前忌吃蔥、蒜等有異味的食物。
綜上所述對服務人員儀表的基本要求是整潔、樸素、高雅。
服務人員不僅要注重外在形象的塑造，更要注重培養自己內在的氣質、修養，并在服務過程中通過形象、微笑、眼神、言行、儀態等展現給顧客。高雅的儀表需要長時間的積累和沉淀，需要服務人員用心修煉。
職場對外接待禮儀
著裝儀容規范
不要忽視辦公室著裝。如果你看上去干凈利落、衣著整潔，自己也會感覺良好、自信十足。注意，在穿著上不要百無禁忌，過于招搖。新進單位的人要根據自己工作性質、職位選擇適宜的服裝。不要穿過于追逐時尚;過于休閑的服裝，相對保守正規一些的服裝會給人留下好感。此外，要是你整天標新立異，想辦法從外觀上引起上司或者同事們的視線的話，上司或者同事們反而會認為你不把心思放在工作上，工作肯定不會太認真。
來訪者接待
前臺在崗位上一般是坐著的。但遇到有訪客來時，應立即起身，面朝向來訪者點頭、微笑致意：您好，請問您找一位?、有預約嗎。知道找誰，并確認是預約之后，請來訪者稍等，立即幫其聯系。如果要找的人正在忙，可以請其稍等，用規范的儀態引領來訪者入座倒水。如果等了很長時間，訪客要找的人還在忙，要關照一下來訪者并說向其說明，不要扔在那里不管。
如果來訪者要找的沒有出來接，讓其自己過去，前臺接待應該用規范的手勢指引如何去，或者帶來訪者去。如果來訪者要找的人的辦公室門即使是開著的，也要先敲門，獲得許可后再請來訪者進入，為來訪者倒好茶后，前臺就要返回崗位。當然，如果前臺只有一位的話，直接指引來訪者就行了。
如果來訪者知道找誰，但沒有預約，辦公室前臺要打電話問問，告訴相關同事或領導助理/秘書，單位的來訪，不知道是不是方便接待。出于對來訪者的禮貌和方便拒絕時的得體處理，即使是要找的同事或者領導親自接，都可以當作是其他人接的電話，再詢問。這樣在來訪者聽來，即使電話那頭沒有答應接待，也不是他要找的人直接拒絕的，為一下步的處理留下了余地。
接電話禮儀
辦公室前臺接起電話的聲音要不急不慢，并終保持輕松、愉悅的`聲調，不得在電話中和來電者耍脾氣、使性子甚至說粗口。接電話中，要勤說請問、對不起、請稍等之類的謙詞。
在電話鈴響的第二、第三聲的時候接起電話。接起電話首先要說您好，(辦公室名稱，如果辦公室名稱較長，應用簡稱)，忌以喂開頭。如果因故遲接，要向來電者說對不起，讓您久等了。對知道分機號碼或者轉向具體人姓名的電話，可以禮貌地說請稍等，并馬上轉接過去。
如果要求轉接領導電話、對方又知道領導姓名，不知道分機號的話，就要禮貌地詢問，對方是誰、哪個單位的。如果是如廣告、變相廣告之類的電話，應該用禮貌的借口擋駕，或者轉到相關部門處理。
鑒于前臺每天要接很多電話，為防止嗓子出現意外，要隨時準備水，以滋潤嗓子，隨時保持良好的聲音效果。
職場辦公室對外接待禮儀
(一)迎賓禮節。迎賓禮儀是辦公室日常接待的重要工作。正確的迎賓工作，除了熱情和真誠，禮儀常識必不可少。迎來送往，是日常接待工作的主要方面。
1.辦公室日常迎賓。秘書在辦公室接待來訪的客人，既有預先約定的，也有臨時無約的不速之客。不管是有約的還是無約的，秘書都應熱情地以禮相待。
當來賓若是熟悉且依約前來的，秘書可親切地與其握手并禮貌地將其引到事先安排好的會談地點。對首次到訪的來賓，不管有約無約，秘書都應誠懇地進行自我介紹，然后或確認或恭敬而禮貌地詢問來賓身份，并與其握手致意，必要時可與來賓禮貌地交換名片。對有約的、重要的，或是遠道而來的來賓，為了表示鄭重、尊敬和熱情、友好，主人(多數是秘書)應提前到達預先約定的地點或本單位的大門口、辦公樓下恭候來賓。當來賓乘坐的車輛駛近時，應面帶微笑，揮手招呼致意，以示我們在此已經恭候多時了，歡迎您的光臨之意。
2.辦公室之外迎賓。有時，秘書必須陪同或代表領導到機場、碼頭、車站等交通場所迎接來賓，或在接待活動地迎接來賓，這相對于辦公室日常迎接來說，程序更為復雜些，禮儀禮節要求也更為講究。迎賓時，主人應提前到達迎接地點。來賓到達后，主人應上前熱情地招呼、問候，然后或自我介紹，或互相介紹，或交換名片。如果與來賓是初次見面，秘書可事先準備好寫有如歡迎XX公司XX先生一行之類醒目文字的接站牌。
對重要的來賓，可在交通場所或特定的地方舉行一定的歡迎儀式。必要時，要安排迎賓線，即在迎賓時，為了表示隆重，同時也便于主客雙方相互致意，主方人員列隊迎接來賓。迎賓線可安排在門內，也可安排在門外，但一定要面向來賓方向。迎賓線的迎接人員要按職務的高低排列，排列方式可是一字式或雁字式。
歡迎重要來賓時，有時還要安排送花。送花時，一般宜選擇代表友誼、喜悅、歡迎花語的花卉，如玫瑰、蘭花、紫羅蘭等。如果是接待外賓，送花時，一定要尊重來賓所在國對花的禁忌風俗。一般來說，以紅色花系或紫色花系為佳，忌用黃色花卉和菊花、杜鵑花、石竹花。來賓所在國的國花一般都會受歡迎。在數目上，西方人送花一般是單數，但不能送13朵。
(二)送賓禮節。俗話說：出迎三步，身送七步。這是迎送客人的最基本禮節。送別客人時，秘書應根據實際情況，將客人送至辦公室(或接待室)門口，或送至電梯口，或送至單位的大門口等，與客人握手道別，必要時還要為客人打開車門。送別時一定要注意的是，不管送到哪里，都要面帶微笑，揮手目送客人遠去。握手道別時，主人一般不宜先伸手，以免給人造成逐客的誤會。
重要的訪問應當舉行一定的歡送儀式，歡送儀式可在交通場所或特定的地方舉行。必要時，要安排送賓線，即在送賓時，為了表示隆重，同時也便于主客雙方相互話別，主方人員列隊送別來賓。送賓線的人數及安排與迎賓類似。同時，有時還可安排送花。送別時，可用芍藥花、胭脂花等，也可加楊柳、杉枝表示祝福和惜別，同迎接時送花一樣，也要注意有關的禁忌。
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接待禮儀流程一：接待前充分準備
1、了解客戶基本情況
商務接待第一步首先是了解客戶的基本情況，包括客戶的單位、姓名、性別、民族、職業、職務、級別及所到訪的具體人數；還有一些細節問題比如：到訪的具體日期、時間、地點等。
2、確定迎送規格
根據客戶的具體情況確定具體的接待規格。
3、布置接待環節
在規定標準的范圍內，安排接待工作用車、客戶用車、客戶餐飲住宿等。
4、商務接待人員選擇
挑選好接待人員，根據接待人員工作的能力具體安排到接待工作中的各個環節中。
商務接待禮儀流程二：接待中服務工作
商務接待服務工作是商務接待過程的中心環節，是直接面對面的服務接待過程。在這個過程當中，要按照接待方案的要求組織實施，認真負責，一絲不茍，完成每一個接待服務事項。同時，要根據隨時變化的情況，適時的修正原方案，組織實施。
商務接待服務要求接待人員特別是負責人，要掌握全局，善于協調和溝通；要求真務實，善于隨機應變；要及時向上級領導請示匯報，善于整合各方面的力量，同心同德，完成好接待任務。
1、客戶迎接和食宿安排
提前到達指定的地點迎接客戶，如果領導和有關部門去機場、車站、碼頭迎接客戶，要確定并事前通報集合時間、地點、乘車安排和出發時間。幫助客戶與機場或車站聯系簽票、領取行李。按照接待方針和接待方案，到達下榻或就餐的賓館招待所，實施迎賓接待禮儀?？蛻舻阶〉睾?，安排人員分送行李，并將《接待手冊》（內容包括住房安排，活動日程及乘車安排，就餐時間、地點以及有關注意事項等）發給客戶。
2、宴請
陪餐領導先到達宴會地點；掌握宴請的人數、時間、地點、方式、標準，并提前通知賓館；精心編制宴會菜單，做好宴會設計；擺放席位卡，并核對確認。接待人員提前一小時到宴會廳，督促檢查有關服務；嚴格按擬定宴會菜單上菜、上酒水等，特殊情況按主陪領導意圖辦理，準確把握上菜節奏，不宜過快或過慢；接待人員人員主動引導客戶入席、離席。
3、商務會見、會談安排
明確商務工作會見的基本情況，會見（談）人的`姓名、職務、人數、會見（談）目的、會見（談）什么人，以及會見（談）的性質。
有關人員和部門應做好以下準備：
提前通知我方有關部門和人員做好會見（談）準備；確定會見（談）時間，安排好會見（談）場地、座位；確定記錄員，如需翻譯、攝影、新聞報道，要事先確定翻譯員、攝影師并通知采訪記者；商務接待人員先在門口迎接客戶，客戶進入會議室后，我方人員應立即起身表示歡迎；如果需要會談雙方合影，安排在賓主握手后，合影再入座。
4、商務參觀考察安排
參觀考察的各項準備工作必須提前做好，包括出行的物資、車輛；提前筒子安排領導和隨行陪同人員；賓客在外的相關服務工作和聯絡協調工作認真負責；協助接待地做好接待過程中的有關突發情況的現場處理；旅行途中適時向客戶介紹沿途的一些基本情況。
5、商務休閑娛樂
征求客戶意見根據客戶的喜愛和習慣安排活動項目。安排活動場地、確定活動時間。安排電影、健身、體育等娛樂活動，舉辦文藝晚會，接待之前應做好相關準備工作。根據客戶興趣靈活掌握活動時間長度。
商務接待禮儀流程三：接待后期工作
商務接待后期工作主要指接待工作結束后的歡送工作和經驗總結。
1、歡送來訪客戶
歡送是整個接待過程最后服務，要認真對待，給客戶留下難忘的美好印象。
核實客戶離去所乘航班或車次抵達時間、地點有無變化，以及飛機（火車）停靠的情況。按照接待方針和接待方案，設計和實施歡送禮儀。為了表示隆重，參加接待服務的人員在客戶住地列隊歡送。送人員目送客戶所乘飛機、火車啟動后再返回。
2、掃尾工作
主要包括清理房間、接待費用結算和資料匯總歸檔等。
3、總結經驗
每次接待任務完成后，要及時、認真進行總結。肯定成績，找出差距，對有突出貢獻的單位和個人進行表彰。通過進行總結經驗教訓，深化對接待工作規律的認識，促進接待工作水平不斷提高。
會議服務禮儀的注意事項
會議服務禮儀的注意事項。在職場上工作，開會的時候，一些基本的會議服務禮儀的注意事項是很重要的，良好的禮儀是素質的體現，會讓他人對我們產生一定的好感。下面分享會議服務禮儀的注意事項。
會議服務禮儀的注意事項1會議服務禮儀
會議是組織實施管理的一種手段。會議服務禮儀是指會議廳、會議室的環境規范和布置規范，擺臺規范、設備使用規范，會議期間服務禮儀，會議服務基本禮儀，特殊會議服務禮儀及種類的附屬設施服務禮儀。
會議服務禮儀注意事項
一般說來，會見前準備工作在會見開始前30分鐘完成;
為了做好會談服務工作，服務員應事先掌握會談服務要求與時間;
會見結束后，服務員清理會場，發現客人遺留物品，而此時客人已離現場，物品應交主辦單位;
會談服務中，如有合影，合影位置應按禮賓順序以主人右邊為上賓，主客雙方間隔排列;
會議服務禮儀茶水服務知識總結
當賓客到達會見廳，主人到門口迎接的時候，服務員應撤下主人用過的小茶杯;
參加會見的賓主雙方入座后，服務員應同時分別按主賓、主人及其他陪客的次序上茶水;
為客人上茶，茶杯把要朝向客人右手一側;
服務員為客人倒水，應注意不要倒的過滿，一般7分滿為宜;
會談服務中，服務員為客人續水，取杯時身體姿式應左腳向兩椅子的空檔跨出半步;
會談續水操作要領，服務員左腳向兩椅子的空檔跨出半步左手小指和無名指夾住杯蓋，端下茶杯，在座位的右后側把水倒入杯中，然后蓋上杯蓋;
如果會見時間較長，中途應為賓主雙方上毛巾，一般每隔40分鐘左右續一次毛巾;
一般對于學術講座或報告會，服務員要隨時為主講人續水送巾;
對于小型報告或學術講座的會議，服務員應在開會前半小時，擺上茶杯、便箋、鉛筆等。
會議服務禮儀座次知識
會議現場布置要求一般應根據參加會議的人數做相應的調整。通常來講，規模較大的會議可安排成丁字形、規模較小的會議可按U字形布置。常見的`會議現場布置及座次禮儀如下幾種：
長方形會議桌
這種會議桌適用于內部會議或者雙邊談判的現場。進行內部會議時，職務最高的人應該位于短矩形邊的一側，并且應該面門而坐。進行雙邊談判時，雙方可分別坐于桌子長邊的兩側。各方職位最高者應在己方居中的位置，職位排在第二位的人坐在他的右邊，第三位者坐左邊，依次排列。
圓形會議桌
適用于回避座次概念的內部會議或者多邊談判。圓桌會議刻意體現與會人員平等互利的原則，淡化了尊卑概念。圓桌會議雖然回避了座次尊卑的問題，但是在入座時，按照國際慣例，各方與會人員應該盡量同時入場。
設有主席臺的會議桌
內部大型會議或者對外新聞發布會一般采用這樣的會議形式。主席臺座次排列為前排高于后排、中間高于兩邊、右邊高于左邊。主持人的位置可以在前排中間也可以在最右端，發言席在主席臺正前方或右前方。臺下與會人員與主席臺面對面，遵循同樣的座次原則。
橢圓形會議桌
適用于內部會議，職務最高的人應該位于橢圓形會議桌的一頭。
授課型會議桌
對于小型的報告會，會議廳形式布置成授課型最佳
U字形會議桌
適用于內部會議及較小型會議。
接待會議座次
接待室中間設主人和主賓席位，右為主賓席，左為主人席;陪同人員依次就座。
聽眾席座次
聽眾席的座次則是前為尊，右為尊;如果按照單位、部門名稱的拼音字頭順序依次就座，也是一種平等的座次原則。
特殊情況
會見：官方或正式會見時，可以安排賓主并排而坐，客人坐在右側。主客隨行人員分別在兩側就坐，與賓主雙方呈U字形。
茶話會：茶話會一般不針對具體的商務事宜，主要以聯誼和溝通為目的，是商務色彩非常淡薄的一種會議形式。因此，茶話會可以不講究座次禮儀，以便于大家交流為主。在室內，可以將椅子圍成一圈，或者直接采用圓形會議桌，大家隨意就座。在室外，座位可以隨意調整，營造舒適、自由的交流空間。
會議服務禮儀的注意事項2職場會議接待禮儀常識
1、修飾
男職工胡須應修剪整潔，頭發長不覆額、側不掩耳、后不觸領。女職工淡妝上崗、，修飾文雅，且與年齡、身份相符。工作時間不能當眾化裝。注意講究公共衛生，上班前不應吃帶有刺激性氣味的食物，避免口腔異味。
2、著裝
所有員工統一外著公司西服套裝工作服，男士內穿藍色襯衣工作服，女士內穿白色襯衣工作服，服裝應完好、無污漬，扣子齊全，不漏扣、錯扣。打好領帶，配穿皮鞋，上衣袋不裝東西，褲袋少裝東西，并做到不挽袖口和褲腳。
上崗期間員工必須佩帶工作證牌，公司領導使用佩帶在左胸的證牌，公司其他員工使用掛在胸前的證牌;
3、舉止規范
接待時注意力集中，展現良好的精神狀態，無疲勞狀、憂郁狀和不滿狀。立姿端正，抬頭、挺胸、收腹、雙手自然下垂。行走步伐有力，步幅適當，節奏適宜。
避免在客戶面前打哈欠、伸懶腰、打噴嚏、挖耳朵等，實在難以控制時應側面回避。與領導、客人交談時，要神態專注，表情自然，表達得體，不得背手、袖手、抱手或抄手，不要左右晃動和抓耳撓腮。
會議接待人員分工確定
要確保會議的順利進行，必須要對會議接待人員進行明確分工，具體內容如下：
1、確定惟一的聯絡人
要確定惟一的聯絡人員，而且要自始至終由這個人來聯系，千萬不要今天這個人負責聯系，明天又換另外一個，這樣會讓接到通知的人搞不清到底是哪一個部門通知開會;
2、確定主席
要從會議召集者、參與會議的最高領導、與議題關系最為緊密的人、現場控制能力較強的人和各方面代表均能接受的人中選定合適的會議主席。
3、確定會議記錄者
好的會議記錄者，除了具備傾聽、互動、發表意見的能力，而且還要具有良好的組織、綜合、比較能力。在會議過程中，會議記錄者有義務適時幫助與會者有系統地陳述意見及遵照議程進行討論。
職場會議布置的禮儀
1、會場選擇
選擇會場，要根據參加會議的人數和會議的內容來綜合考慮。最好是達到一下標準：
第一：大小要適中。會場太大，人數太少，空下的座位太多，松松散散，給與會者一種不景氣的感覺;會場太小，人數過多，擠在一起，像鄉下人趕集，不僅顯得小氣，而且也根本無法把會開好。所以，英國的首相丘吉爾曾說：絕對不用太大的房間，而只要一個大小正好的房間。
第二：地點要合理。歷史召集的會議，一兩個小時就散的，可以把會場定在與會人員較集中的地方。超過一天的會議，應盡量把地點定的離與會者住所較近一些，免得與會者來回奔波。
第三：附屬設施要齊全。會務人員一定要對會場的照明、通風、衛生、服務、電話、擴音、錄音等進行檢查，不能夠因為上次會議是從這里開的，沒出什么問題，就草率地認為這回也會同樣順利。否則，可能會造成損失。
第四：要有停車場?，F代社會召集會議，一雙草鞋一把傘趕來開會的人已經不多了。轎車、摩托車都要有停放處，會才能開得成。
2、會場的布置
在布置會場的時候可根據人員的不同布置會場
第一：圓桌型;這種形式適于1020人左右的會議。座次安排應注意來賓或上級領導與企業領導及陪同面對面做，來賓的最高領導應坐在朝南或朝門的正中位置，企業最高領導與上級領導相對而坐。同級別的對角線相對而坐。
第二：口字型;如果使用長形方桌。這種形式比圓桌型更適用于較多人數的會議;
第三：教室型。這是采用得最多的一種形式，它適用于以傳達情況、指示為目的的會議，這時與會者人數比較多、而且與會者之間不需要討論、交流意見。這種形式主席臺與聽眾席相對而坐。
主席臺的座次按人員的職務、社會的地位排列。主席的座位以第一排正中間的席位為上，其余按左為下右為上的原則依次排列。
3、會場資料準備
會務組應該準備有關會議議題的必要資料，這些資料在整理后放在文件夾中發放給與會者，方便于與會者的閱讀和做好發言準備。
職場禮儀的必要性
禮儀：禮者，敬人也，是做人的要求，是尊重對方;儀，是形式，是要把禮表現出來的形式，兩者相輔相成，在國際活動接待中缺一不可。
禮儀三要素包括：禮儀是交往藝術，交往強調互動，互動看結果;禮儀是溝通技巧，溝通強調理解;禮儀是行為規范，規范就是標準。
中國人講禮儀是一種自我修煉，是律己行為，管住自己，獨善其身;而國際禮儀講的是交往藝術，是待人接物之道。禮儀要求人和人打交道保持適當距離，距離產生美感，適當的距離是對對方的尊重。國際交往中，拉開距離如果適當，有助于交往的順暢;換言之，不要隨便套近乎。人際交往要使用稱呼，國際慣例是使用尊稱，而尊稱的一個基本技巧是“就高不就低”。
職場禮儀，是指人們在職業場所中應當遵循的一系列禮儀規范。學會這些禮儀規范，將使一個人的職業形象大為提高。職業形象包括內在的和外在的兩種主要因素，而每一個職場人都需要樹立塑造并維護自我職業形象的意識。了解、掌握并恰當地應用職場禮儀有助于完善和維護職場人的職業形象，會使你在工作中左右逢源，使你的事業蒸蒸日上，做一個成功職業人。成功的職業生涯并不意味著你要才華橫溢，更重要的是在工作中你要有一定的職場技巧，用一種恰當合理方式與人溝通和交流，這樣你才能在職場種贏得別人的尊重，才能在職場中獲勝。
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