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本文目錄
現(xiàn)代化的會議離不開各種輔助器材，在召開會議之前，就應該把各種輔助器材準備妥當。
桌椅、名牌、茶水
桌椅是最基本的設備，可以根據(jù)會議的需要擺成圓桌型或報告型，如果參加會議的人數(shù)較多，一般應采用報告型，不需要準備座位牌，如果參加會議的人比較少，一般采用圓桌型，并且要制作座位牌，即名牌，讓與會人員方便就座。
會議上的茶水飲料最好用礦泉水，因為每個人的口味不一樣，有的人喜歡喝茶，有的人喜歡喝飲料，還有的人喜歡喝咖啡，所以如果沒有特別的要求，礦泉水是最能讓每個人都接受的選擇。
簽到簿、名冊、會議議程
簽到簿的作用是幫助了解到會人員的多少，分別是誰，一方面使會議組織者能夠查明是否有人缺席，另一方面能夠使會議組織者根據(jù)簽到簿安排下一步的工作，比如就餐、住宿等。印刷名冊可以方便會議的主席和與會人員盡快地掌握各位參加會議的人員的相關資料，加深了解，彼此熟悉。
黑板、白板、筆
在有的場合，與會人員需要在黑板或者白板上寫字或畫圖，從而說明問題，雖然視聽設備發(fā)展得很快，但是傳統(tǒng)的表達方式依然受到很多人的喜愛，而且在黑板或白板上表述具有即興、方便的特點。此外，粉筆、萬能筆、板擦等配套的工具也必不可少。
各種視聽器材
現(xiàn)代科技的發(fā)展帶來了投影儀、幻燈機、錄像機、鐳射指示筆或指示棒等視聽設備，給人們提供了極大的方便。在召開會議前，必須先檢查各種設備是否能正常使用，如果要用幻燈機，則需要提前做好幻燈片。錄音機和攝像機能夠把會議的過程和內(nèi)容完整記錄下來，有時需要立即把會議的結(jié)論或建議打印出來，這時就需要準備一臺小型的影印機或打印機。
資料、樣品
如果會議屬于業(yè)務匯報或者產(chǎn)品介紹，那么有關的資料和樣品是必不可少的。比如在介紹一種新產(chǎn)品時，單憑口頭泛泛而談是不能給人留下深刻印象的，如果給大家展示一個具體的樣品，結(jié)合樣品一一介紹它的特點和優(yōu)點，那么給大家留下的印象就會深刻得多。
會議服務禮儀的注意事項
會議服務禮儀的注意事項。在職場上工作，開會的時候，一些基本的會議服務禮儀的注意事項是很重要的，良好的禮儀是素質(zhì)的體現(xiàn)，會讓他人對我們產(chǎn)生一定的好感。下面分享會議服務禮儀的注意事項。
會議服務禮儀的注意事項1會議服務禮儀
會議是組織實施管理的一種手段。會議服務禮儀是指會議廳、會議室的環(huán)境規(guī)范和布置規(guī)范，擺臺規(guī)范、設備使用規(guī)范，會議期間服務禮儀，會議服務基本禮儀，特殊會議服務禮儀及種類的附屬設施服務禮儀。
會議服務禮儀注意事項
一般說來，會見前準備工作在會見開始前30分鐘完成;
為了做好會談服務工作，服務員應事先掌握會談服務要求與時間;
會見結(jié)束后，服務員清理會場，發(fā)現(xiàn)客人遺留物品，而此時客人已離現(xiàn)場，物品應交主辦單位;
會談服務中，如有合影，合影位置應按禮賓順序以主人右邊為上賓，主客雙方間隔排列;
會議服務禮儀茶水服務知識總結(jié)
當賓客到達會見廳，主人到門口迎接的時候，服務員應撤下主人用過的小茶杯;
參加會見的賓主雙方入座后，服務員應同時分別按主賓、主人及其他陪客的次序上茶水;
為客人上茶，茶杯把要朝向客人右手一側(cè);
服務員為客人倒水，應注意不要倒的過滿，一般7分滿為宜;
會談服務中，服務員為客人續(xù)水，取杯時身體姿式應左腳向兩椅子的空檔跨出半步;
會談續(xù)水操作要領，服務員左腳向兩椅子的空檔跨出半步左手小指和無名指夾住杯蓋，端下茶杯，在座位的右后側(cè)把水倒入杯中，然后蓋上杯蓋;
如果會見時間較長，中途應為賓主雙方上毛巾，一般每隔40分鐘左右續(xù)一次毛巾;
一般對于學術(shù)講座或報告會，服務員要隨時為主講人續(xù)水送巾;
對于小型報告或?qū)W術(shù)講座的會議，服務員應在開會前半小時，擺上茶杯、便箋、鉛筆等。
會議服務禮儀座次知識
會議現(xiàn)場布置要求一般應根據(jù)參加會議的人數(shù)做相應的調(diào)整。通常來講，規(guī)模較大的會議可安排成丁字形、規(guī)模較小的會議可按U字形布置。常見的`會議現(xiàn)場布置及座次禮儀如下幾種：
長方形會議桌
這種會議桌適用于內(nèi)部會議或者雙邊談判的現(xiàn)場。進行內(nèi)部會議時，職務最高的人應該位于短矩形邊的一側(cè)，并且應該面門而坐。進行雙邊談判時，雙方可分別坐于桌子長邊的兩側(cè)。各方職位最高者應在己方居中的位置，職位排在第二位的人坐在他的右邊，第三位者坐左邊，依次排列。
圓形會議桌
適用于回避座次概念的內(nèi)部會議或者多邊談判。圓桌會議刻意體現(xiàn)與會人員平等互利的原則，淡化了尊卑概念。圓桌會議雖然回避了座次尊卑的問題，但是在入座時，按照國際慣例，各方與會人員應該盡量同時入場。
設有主席臺的會議桌
內(nèi)部大型會議或者對外新聞發(fā)布會一般采用這樣的會議形式。主席臺座次排列為前排高于后排、中間高于兩邊、右邊高于左邊。主持人的位置可以在前排中間也可以在最右端，發(fā)言席在主席臺正前方或右前方。臺下與會人員與主席臺面對面，遵循同樣的座次原則。
橢圓形會議桌
適用于內(nèi)部會議，職務最高的人應該位于橢圓形會議桌的一頭。
授課型會議桌
對于小型的報告會，會議廳形式布置成授課型最佳
U字形會議桌
適用于內(nèi)部會議及較小型會議。
接待會議座次
接待室中間設主人和主賓席位，右為主賓席，左為主人席;陪同人員依次就座。
聽眾席座次
聽眾席的座次則是前為尊，右為尊;如果按照單位、部門名稱的拼音字頭順序依次就座，也是一種平等的座次原則。
特殊情況
會見：官方或正式會見時，可以安排賓主并排而坐，客人坐在右側(cè)。主客隨行人員分別在兩側(cè)就坐，與賓主雙方呈U字形。
茶話會：茶話會一般不針對具體的商務事宜，主要以聯(lián)誼和溝通為目的，是商務色彩非常淡薄的一種會議形式。因此，茶話會可以不講究座次禮儀，以便于大家交流為主。在室內(nèi)，可以將椅子圍成一圈，或者直接采用圓形會議桌，大家隨意就座。在室外，座位可以隨意調(diào)整，營造舒適、自由的交流空間。
會議服務禮儀的注意事項2職場會議接待禮儀常識
1、修飾
男職工胡須應修剪整潔，頭發(fā)長不覆額、側(cè)不掩耳、后不觸領。女職工淡妝上崗、，修飾文雅，且與年齡、身份相符。工作時間不能當眾化裝。注意講究公共衛(wèi)生，上班前不應吃帶有刺激性氣味的食物，避免口腔異味。
2、著裝
所有員工統(tǒng)一外著公司西服套裝工作服，男士內(nèi)穿藍色襯衣工作服，女士內(nèi)穿白色襯衣工作服，服裝應完好、無污漬，扣子齊全，不漏扣、錯扣。打好領帶，配穿皮鞋，上衣袋不裝東西，褲袋少裝東西，并做到不挽袖口和褲腳。
上崗期間員工必須佩帶工作證牌，公司領導使用佩帶在左胸的證牌，公司其他員工使用掛在胸前的證牌;
3、舉止規(guī)范
接待時注意力集中，展現(xiàn)良好的精神狀態(tài)，無疲勞狀、憂郁狀和不滿狀。立姿端正，抬頭、挺胸、收腹、雙手自然下垂。行走步伐有力，步幅適當，節(jié)奏適宜。
避免在客戶面前打哈欠、伸懶腰、打噴嚏、挖耳朵等，實在難以控制時應側(cè)面回避。與領導、客人交談時，要神態(tài)專注，表情自然，表達得體，不得背手、袖手、抱手或抄手，不要左右晃動和抓耳撓腮。
會議接待人員分工確定
要確保會議的順利進行，必須要對會議接待人員進行明確分工，具體內(nèi)容如下：
1、確定惟一的聯(lián)絡人
要確定惟一的聯(lián)絡人員，而且要自始至終由這個人來聯(lián)系，千萬不要今天這個人負責聯(lián)系，明天又換另外一個，這樣會讓接到通知的人搞不清到底是哪一個部門通知開會;
2、確定主席
要從會議召集者、參與會議的最高領導、與議題關系最為緊密的人、現(xiàn)場控制能力較強的人和各方面代表均能接受的人中選定合適的會議主席。
3、確定會議記錄者
好的會議記錄者，除了具備傾聽、互動、發(fā)表意見的能力，而且還要具有良好的組織、綜合、比較能力。在會議過程中，會議記錄者有義務適時幫助與會者有系統(tǒng)地陳述意見及遵照議程進行討論。
職場會議布置的禮儀
1、會場選擇
選擇會場，要根據(jù)參加會議的人數(shù)和會議的內(nèi)容來綜合考慮。最好是達到一下標準：
第一：大小要適中。會場太大，人數(shù)太少，空下的座位太多，松松散散，給與會者一種不景氣的感覺;會場太小，人數(shù)過多，擠在一起，像鄉(xiāng)下人趕集，不僅顯得小氣，而且也根本無法把會開好。所以，英國的首相丘吉爾曾說：絕對不用太大的房間，而只要一個大小正好的房間。
第二：地點要合理。歷史召集的會議，一兩個小時就散的，可以把會場定在與會人員較集中的地方。超過一天的會議，應盡量把地點定的離與會者住所較近一些，免得與會者來回奔波。
第三：附屬設施要齊全。會務人員一定要對會場的照明、通風、衛(wèi)生、服務、電話、擴音、錄音等進行檢查，不能夠因為上次會議是從這里開的，沒出什么問題，就草率地認為這回也會同樣順利。否則，可能會造成損失。
第四：要有停車場。現(xiàn)代社會召集會議，一雙草鞋一把傘趕來開會的人已經(jīng)不多了。轎車、摩托車都要有停放處，會才能開得成。
2、會場的布置
在布置會場的時候可根據(jù)人員的不同布置會場
第一：圓桌型;這種形式適于1020人左右的會議。座次安排應注意來賓或上級領導與企業(yè)領導及陪同面對面做，來賓的最高領導應坐在朝南或朝門的正中位置，企業(yè)最高領導與上級領導相對而坐。同級別的對角線相對而坐。
第二：口字型;如果使用長形方桌。這種形式比圓桌型更適用于較多人數(shù)的會議;
第三：教室型。這是采用得最多的一種形式，它適用于以傳達情況、指示為目的的會議，這時與會者人數(shù)比較多、而且與會者之間不需要討論、交流意見。這種形式主席臺與聽眾席相對而坐。
主席臺的座次按人員的職務、社會的地位排列。主席的座位以第一排正中間的席位為上，其余按左為下右為上的原則依次排列。
3、會場資料準備
會務組應該準備有關會議議題的必要資料，這些資料在整理后放在文件夾中發(fā)放給與會者，方便于與會者的閱讀和做好發(fā)言準備。
職場禮儀的必要性
禮儀：禮者，敬人也，是做人的要求，是尊重對方;儀，是形式，是要把禮表現(xiàn)出來的形式，兩者相輔相成，在國際活動接待中缺一不可。
禮儀三要素包括：禮儀是交往藝術(shù)，交往強調(diào)互動，互動看結(jié)果;禮儀是溝通技巧，溝通強調(diào)理解;禮儀是行為規(guī)范，規(guī)范就是標準。
中國人講禮儀是一種自我修煉，是律己行為，管住自己，獨善其身;而國際禮儀講的是交往藝術(shù)，是待人接物之道。禮儀要求人和人打交道保持適當距離，距離產(chǎn)生美感，適當?shù)木嚯x是對對方的尊重。國際交往中，拉開距離如果適當，有助于交往的順暢;換言之，不要隨便套近乎。人際交往要使用稱呼，國際慣例是使用尊稱，而尊稱的一個基本技巧是“就高不就低”。
職場禮儀，是指人們在職業(yè)場所中應當遵循的一系列禮儀規(guī)范。學會這些禮儀規(guī)范，將使一個人的職業(yè)形象大為提高。職業(yè)形象包括內(nèi)在的和外在的兩種主要因素，而每一個職場人都需要樹立塑造并維護自我職業(yè)形象的意識。了解、掌握并恰當?shù)貞寐殘龆Y儀有助于完善和維護職場人的職業(yè)形象，會使你在工作中左右逢源，使你的事業(yè)蒸蒸日上，做一個成功職業(yè)人。成功的職業(yè)生涯并不意味著你要才華橫溢，更重要的是在工作中你要有一定的職場技巧，用一種恰當合理方式與人溝通和交流，這樣你才能在職場種贏得別人的尊重，才能在職場中獲勝。
以下內(nèi)容為新榜市場總監(jiān)李鐵男在活動行線下沙龍「千人峰會的品牌與運營」的現(xiàn)場分享內(nèi)容整理，其中有部分口語化表達，請知悉。
分享人介紹：
李鐵男，新榜市場總監(jiān)，2014年加入新榜，目前負責新榜市場、新榜學院、新榜大會、新榜全國行等項目，對新媒體有深入研究，擅長新媒體運營、短視頻、直播電商等領域。
內(nèi)容整理：活動行
-以下為正文-
做一個長期主義者，每一場活動都想辦法把整個觀眾體驗、嘉賓的體驗，以及合作伙伴的體驗，做到極致。在不斷做的過程當中去積累口碑，然后整個行業(yè)內(nèi)會形成一定的認知，再經(jīng)過不斷輸出活動，不斷的和這群人通過活動產(chǎn)生鏈接，慢慢地積累勢能，勢能積累起來之后，口碑、品牌就會慢慢起來。長期主義+價值輸出+時間復利，你將解鎖一份刺激與歡喜。
活動流程主要分為六個步驟！市場調(diào)研-活動立項—活動籌備—推廣&招募—活動執(zhí)行—活動復盤。
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一、活動框架
1、活動目的
這是做活動前最重要的一個問題，我為什么要做這個活動？
1）提升影響力，強化品牌。
2）政策發(fā)布，比如今日頭條的生機大會，快手的光合大會等。
3）會銷，會銷類的公司，有一個標準化的會議流程，對會議的信息密度沒有嚴格要求，但強調(diào)氛圍的調(diào)動，有KPI指標。
2、市場調(diào)研
這一塊相對來說比較簡單，既然做這個行業(yè)的活動，肯定本來就能觸達到這個行業(yè)的一些人群，那么通過面對面也好，或者通過線上聊也好，或者通過問卷調(diào)查也好，或者通過請教公司一些老的員工也好，或者看同行業(yè)的競爭、競品的活動也好，基本上就能得出來結(jié)論，在這個結(jié)論上可以去驗證一下，就會明白用戶的需求，知道活動的方向在哪里。
3、確定邊界
想明白為什么要做這個活動，基本上心里邊大致的版圖就有了。
從現(xiàn)在的時間起，去倒推，大概這個活動準備周期需要多久，比如說需要30天，從現(xiàn)在情況往后推30天，看是放在周中還是周末，是做半天還是全天，活動類型，誰來講？誰來聽？這個活動目的是怎樣的？基本上有一個大體的模糊的畫像，在這個時間沒有精準的對接到個人，但是知道它大概有怎樣一個標簽、知道大致通過什么樣的渠道能夠去觸達。
同時邊界很重要！它畫了一些方向，知道哪些東西可以用，哪些東西不能用。
1）預算不一樣，整個的邊界完全是不一樣的。可能因為預算有限，有些場地就不會考慮，有些老師也不會考慮。
2）人數(shù)和預算也是緊密相關的，做500人的活動、1000人活動、100人的活動，完全是不同的概念。
3）時長基本上就決定了嘉賓的數(shù)量。大家都比較熱衷于做下午場的活動，相對來說比較簡單，從下午2點開始到5點結(jié)束，大概3小時，180分鐘，基本上是6位嘉賓，一個嘉賓25分鐘，總共150分鐘，剩下30分鐘，中間可以加一些圓桌論壇等環(huán)節(jié)。中間控場不用那么嚴格，但是整個嘉賓的數(shù)量和分享時長是一個反相關的。另外還要考慮場地，吃飯，交通是否方便。
4）場地，2019年比較特殊，7月到10月的很多大型的活動不能舉辦，再加上今年過年比較早，1月25日初一，很多大型的活動全部壓到年底，加上很多年會也在這個時間，就會把整個酒店的費用拉高，往年可能提前兩個月去找酒店，今年必須要提前兩個月三個月甚至更長時間！北京能容納千人的且交通比較方便的其實不多，可能是西邊便宜，南邊便宜，北邊和東邊貴。
通過上面的分析，要做一個什么樣的活動，那么大致的框架就出來了，先把整個邊界定好，接著再細化，內(nèi)部還有一個溝通磨合的過程，不可能一開始把這些非常精準化。
二、活動ing
1、確認主題
第一不要引起歧義。
第二要讓大家明白活動的價值，用戶能知道你要給他傳遞什么。
針對行業(yè)內(nèi)的活動，一般都只寫嘉賓的title，因為這個行業(yè)大家都知道他是誰，所以說不用在活動的板塊上再去說這個嘉賓怎樣，做過什么。但是注意，跨行業(yè)的活動，需要寫嘉賓的介紹，因為觀眾來自于不同行業(yè)，也可能來自于五面八方，通過嘉賓的介紹來判斷活動是否是適合自己。
2、時間場地
一般場地是一個大場地，一個小場地，在這里大場地指的是哪個城市，小場地是具體地點，比如確定12月底要在北京做一個活動，北京就是一個大場地，大場地可以滯后到什么時間？假如有很多外地的嘉賓來參與，會提前預訂機票，要提前半個月或者20天要把這個場地給確定死；假如活動本身是在北京的人來參與的，活動開始之前一周會給大家群發(fā)消息就OK了。
一般來講雙休日好過工作日，周六好過周日。但是也要考慮活動的規(guī)模與影響力，不要放在周一，周一往往會議比較多，很難走開。
下午好于上午：盡量活動不要上午辦，下午的活動通過開場時間稍微往前延一點，把結(jié)束的時間稍微往后延一點，比如1點半開始一直到下午6點，能容納的嘉賓和信息含量比較多，這樣效率更高，也節(jié)省費用。
另外場地動線在大型的活動中是非常重要的，要從“小白”的用戶視野出發(fā)，不要想當然，要考慮到人流行進方向、路線、擁堵節(jié)點以及展位間距、方向，要避免“冷清展位”（人流無法流動過去的展位）。
會場最好是“后進式”，屏幕和入場口不在同一側(cè)，不要從前門進，避免觀眾橫穿遮擋視線，提前設置隔離欄，避免分散注意力。一般做的活動比較多了之后，基本上看一眼這個場地，整個搭建方案就有了，就知道什么地方放簽到臺、什么地方放入場、什么地方放屏幕、什么地方放上下臺、什么地方放控臺，基本上就相當清楚。
3、確定關鍵傳播節(jié)點
假如1月份舉辦一場500人的活動，往前倒推，首先要確認活動是免費還是收費，因為免費和收費的到場率不一樣，要根據(jù)到場率去算，需要報名多少人，現(xiàn)場到多少人。根據(jù)目前手頭的資源，去倒推，比如說活動推一次能報60人，需要推五次，推5次的節(jié)點可能一周推兩次，可能一周推一次。一周推兩次，可能用不同的渠道，用公眾號推一次，用海報推一次，這樣傳播的節(jié)點基本上就出來了。
再根據(jù)整個行業(yè)的一些大事件，比如說雙11或者說其他的能預測到一些節(jié)點，不跟他們搶流量，把這些節(jié)點給錯開，根據(jù)行業(yè)內(nèi)人的一些特殊習慣。在這邊給大家舉個例子，比如說像直播行業(yè)，直播行業(yè)要去發(fā)海報的話，可能在半夜兩三點或者凌晨四五點發(fā)，效果特別好，因為做直播這個行業(yè)，播到凌晨一兩點，播完之后還要和團隊復盤，之后才能睡覺，要根據(jù)這些，把具體的傳播時間點再進行微調(diào)。
物料是活動對外宣傳物料，像海報、主視覺或者說像嘉賓的背景，類似于傳播方面的一些物料。這些物料有利于去招募或者對外去做宣傳。
4、信息入口的問題
作為活動負責人，剛開始要定主題、定框架、定基調(diào)、定邊界，在對外合作的時候，最怕遇到一件事同時好幾個人來對接。一般我們辦活動首先會在群里邊立一個規(guī)矩：公司里邊指定一個總的負責人，他既是內(nèi)部信息匯總的節(jié)點，也是外部信息的出口，保證所有的信息的入口和流出在公司內(nèi)部都有一個人，同時同步到群里和協(xié)同工具中，避免信息差。一場活動需要團隊協(xié)同，每個人具體來負責哪一塊，一般要形成文字，同步給各個合作方。總之兵分幾路，各司其職。
5、信息的協(xié)同和傳遞
這塊特別重要，特別是合作類的活動，比如多方主辦，并有政府的指導參與，這種活動難度很高，建議一般一個活動，它的聯(lián)合主辦方不要超過三家，超過三家的話就是說會特別麻煩，因為每個人對活動的認知與需求都不一樣。
合作類的活動，盡量簡化，在活動開始的時間，要明確劃分好雙方的職責，哪些東西，你有決定權(quán)，哪些東西，我只是通知你，其它事我全權(quán)處理，不然到后邊肯定會撕逼的，會牽涉大量的時間精力來處理這個事，這是外部。內(nèi)部的話也是同樣的一個邏輯，比如嘉賓，特別是大會，嘉賓總計超過三十幾位，嘉賓對接這塊可能是5到6個人，嘉賓是按照板塊來劃分，每個人對接幾個嘉賓。
有些嘉賓不可能親自來對接，一般會由品牌負責人或者助理來對接，這里邊就會牽涉到一個信息的傳遞與協(xié)同。要借助一些工具來防止信息在傳遞過程中的衰減，比如石墨文檔、有道云筆記等，具體用哪個可以根據(jù)公司內(nèi)部情況選擇。
三、嘉賓相關
1、邀請清單
活動主題定完之后，大家在一塊開個腦爆會議，然后就說你認為的嘉賓是誰誰，每個人在黑板上寫，寫完之后用排除法，先做加法，后做減法，然后把不合適嘉賓全部排除掉，比如說我來推薦這個嘉賓，我為什么推薦這個嘉賓？這個嘉賓好在哪一塊？今年做了哪些東西，哪一塊應該講的特別好。
嘉賓模式就兩塊，一個是做得好，一個是講得好。
做得好的話，要有實際經(jīng)驗，因為在實際的過程當中做過和沒做過是不一樣的。做過的話，能講出來有一些比較重要的細節(jié)，但是可能會被別人忽視，那這樣的話對行業(yè)內(nèi)的人是有收獲感，也就是所謂的干貨。
有些嘉賓，雖然沒做過，但是一直在行業(yè)內(nèi)深度觀察，表達能力特別好、氣場和節(jié)奏感特別好，在臺上講的特別好，但是這樣的人是少的。
還有一些人做的特別好，但是一到臺上就緊張，講不全或者講不好，根本表達不出來，這種嘉賓的話，建議大家就不要邀請了，因為他可能做的再好，但是在臺上講不出來的話，實際上對臺下的觀眾是沒有收獲，現(xiàn)場的感覺也會比較尷尬。
2、嘉賓邀約
要說清楚這幾件事：在什么地方做一個多少規(guī)模的活動，這個活動的時長是多久？有哪些嘉賓來參與？同臺嘉賓是哪些？站在嘉賓的角度來看這個活動對他或者所在公司的價值是什么？在邀請的過程中，一定要把這些東西表達清楚，做成PPT也好，做文字也好，傳遞給對方。
一些活動在前期邀約嘉賓中，會寫一大堆特別大咖位的嘉賓，最后卻來不了，對于觀眾來說體驗特別不好，特別是賣票活動，可能觀眾來買票，就是沖著1到2個嘉賓，想聽他講，最后會發(fā)現(xiàn)想聽的兩個人壓根就沒來，現(xiàn)場特別尷尬，后續(xù)還會因為這些會產(chǎn)生退票，或者其他不必要的麻煩，所以請務必在顯著位置注明擬邀。
3、嘉賓信息收集
邀請嘉賓一般會要嘉賓的簡介，title、照片、成功案例、Demo。
關于嘉賓的Demo。Demo這塊很多嘉賓不一定能提供，但如果是一些干貨類收費活動，特別是異地嘉賓，一般會讓他提供一個demo，提前商量一個選題，錄一個10分鐘視頻。通過視頻可以看到這個嘉賓形象、氣場、表達習慣、邏輯框架、語言節(jié)奏等，有一些整體了解并有助于后期判斷。
4、嘉賓PPT
1）時間：嘉賓的PPT，截止時間一定要敲死。一定要把截止時間往前趕一趕，按照行業(yè)經(jīng)驗來說，總有1-2個嘉賓的PPT姍姍來遲，要為后邊調(diào)整留下空間。
2）版本：記住一定要編號，養(yǎng)成好習慣，避免弄錯版本。過渡版本一定要刪掉，因為有些控臺會把原來老的版本放上去，一般到這個時間節(jié)點嘉賓改的東西不多，但是有個別的嘉賓的心理素質(zhì)不好，一旦發(fā)現(xiàn)ppt不對，會直接在臺上發(fā)懵，或者將問題公開化，“PPT放錯了，主辦方能不能給我換一下”，這時候會極度尷尬。
3）體積：把PPT盡量體積小一點防止死機，如果里面有視頻的，記得把視頻摘出來，單獨再存一份，在活動進行中，注意和嘉賓提前約定信號，萬一發(fā)生操作失誤，在臺上直接發(fā)信號“麻煩工作人員幫我播放下視頻”，這樣完全不影響整個會議的流程，整個對觀眾來說，體驗是無損的。
4）內(nèi)容：一定要有干貨，有方法論，特別是可以反復使用，可以遷移的，比如一些數(shù)據(jù)，對行業(yè)前沿的分析和展望，個人固有的成功經(jīng)驗總結(jié)和升華，過去走過的一些彎路和坑是非常重要的，但會被別人所忽略的一些細節(jié)。
5）金句：這些既叫金句又叫拍照點，就是大家為什么有些人講到某一個程度的情況下，大家都情不自禁拿出手機拍照，可能是情感上的共鳴，可能是信息含量大，短時間內(nèi)難以消化，或者是一句很有哲理的人生格言非常適合發(fā)朋友圈，也或者是一個思維模型，很多人會拍照留存，從而形成二次傳播。
5、演講時長
有的嘉賓參加大會經(jīng)驗比較少，之前明明約定了20分鐘演講時間，也敲定了演講主題和大綱，但是他扔過來一個60頁PPT，此時需要和對方溝通下，問題在哪里，把PPT的邏輯框架整理出來，大幅刪減，在這一步就控制時長，另外在現(xiàn)場執(zhí)行中，也有倒計時屏幕、倒計時牌、背景音樂等信號來提示嘉賓注意時間，控制好活動的節(jié)奏。
6、嘉賓接待
嘉賓的機票酒店、接送機、住宿、用餐、短信通知、參與通知、迎來送往、嘉賓禮品，實際上這些東西都很細的，不要一個一個細節(jié)去通知，要學會“湊整”，我們一般會給嘉賓兩個文檔，第一個文檔主要前期對接的時候使用，需要嘉賓提交什么資料以及deadline，需要嘉賓做的事情等，確認演講主題、大綱，以及提交PPT等。第二個文檔主要就是后期嘉賓的機酒、接送機、酒店入住、用餐、彩排、就坐的位置、上場次序、PPT是否對外等細節(jié)。
7、嘉賓彩排
彩排很重要的，即使嘉賓到了之后沒有特別長的時間，哪怕有五分鐘，都非常管用。
1）熟悉場地：位置大致在哪里？知道上臺口從哪上，然后需要要站在哪個地方，定位點、拍照點在哪里？是手持麥克還是頭戴？
2）提示器的位置與倒計時：告知有提示器，然后防止嘉賓回頭看屏幕，并告訴在哪個地方，明天會有一個志愿者舉牌子，提示倒計時，注意信號提示。
3）上場通知：一般采用原則是上一個候一個，通知一個，可以就近在控臺的位置，安排沙發(fā)，讓嘉賓提前候場，提前配置好頭戴，并告知一些注意事項，并加油鼓氣等。
四、場地搭建
1、搭建商的選擇：專業(yè)、靠譜。和專業(yè)人做事能省去很多的精力和心血，專業(yè)靠譜，怎么評估，第一看過去，要看案例，第二在溝通的過程中看對方的專業(yè)程度和態(tài)度。雙方有一個磨合的過程，最好能和一個公司長期的合作，知道你的訴求，做事風格。
2、搭建方案：這個涉及因素較多，在這里不再展開，主要就是大屏、舞臺、燈光、展位、外場簽到、互動空間、采訪間等等。
五、活動招商
1、招商原則
一句話，廣撒網(wǎng)，重點捕魚。一般承諾80%，后續(xù)給到30%驚喜，前期稍稍收一點，不要為了招商而做出不切實際的承諾，不然事后容易起糾紛。
客戶的核心訴求必須想辦法滿足，然后滿足不了的話提前說清楚，客戶能接受的話繼續(xù)往下談，客戶接受不了可以就此打住，或平衡各方利益，各退一步。
2、客戶來源
1）把握熱點、新的機會。比如今年短視頻直播電商比較火，如果舉辦一個關于短視頻直播的大會，這些公司肯定有訴求，想要在行業(yè)大量的曝光，這樣的話這個活動中能提供的價值和他們的需求就是一個契合點，形成了一個鏈接，那么這就有可能成為你的客戶。
2）每年做的一些活動，那么留下來一些客戶，實際上這些客戶是有可能產(chǎn)生復購的。這些客戶要重點維持維護。
3）行業(yè)競品類公司，都有哪些贊助商，對方說不定可能會有同樣的需求，因為整個的用戶人群是比較一致的，等于對方為你指明了一條道路。
3、整合資源
要去整合資源，活動贊助分兩塊，一個是本身活動資源，比如一些線下的展位、現(xiàn)場的視頻輪播、上臺演講、參與圓桌、頒獎、主持人口播，等等一些和現(xiàn)場相關的信息。另外一塊是公司資源，很多公司把廣告位推廣、信息流等全部打包賣給客戶，總之，挖掘客戶需求，在能力范圍之內(nèi)去滿足。
六、活動傳播
1、用戶畫像
你想要吸引的用戶他是誰？他在哪個地方？通過什么樣的渠道去觸達，又如何才能吸引他？
2、媒體合作
傳播的方案要形成一個文件。A套餐、B套餐、C套餐，明確我能夠提供哪些？然后對方會根據(jù)你的資源去匹配。明確自己的資源、能鏈接的資源，找別人之前，想一想別人憑什么會幫我，我能提供給別人什么權(quán)益，最終雙方要達到共贏才行，不然偶發(fā)性幫忙是暫時的，不長久。
3、它山之石可以攻玉
已報名觀眾，可以使用一些工具批量生成個性化的朋友圈海報，方便對方曬朋友圈，這樣也可以匯聚來零散的個人朋友圈流量，雖然量不大，但是轉(zhuǎn)化率相對較高。
4、微信群：紅包炸群、群冠名，活絡群主
這點比較簡單，不再贅述，重點：引起注意，否則白搭。
5、活動平臺——活動行
七、門票及簽到
1、門票免費or收費
收費門票，增加一個收入的同時，也可以提高報名門檻。觀眾的的質(zhì)量更高一點，但是考慮主辦方影響力、嘉賓咖位、所在地消費能力、話題熱度等，免費的活動很容易招募，但是到場率也沒辦法控制，另外免費的活動容易受到外界環(huán)境的一些影響，一般來說大概在50—70%左右，如果辦500人活動，全部免費的，如果到場率按照50%來算，至少要一千人才能保證這個活動到場500人。
2、簽到時間與簽到工具
簽到時間如果放在上午，比如9點開始，8點半之前簽到的人很少，高峰期是9點到9點半這個時間。活動臨近開場的時間，才是簽到高峰期，短時間內(nèi)巨大人流量涌來，會產(chǎn)生很多問題，需要提前預防。要思考：簽到的空間是否開闊，簽到通道設置、簽到的流程是否合理，簽到的效率如何，簽到的人員有無經(jīng)過培訓，簽到工具測試，簽到的物料準備是否到位等這些因素都會影響簽到的進程，處理不好都會導致后面的人怨聲載道，會影響活動開場和用戶體驗。現(xiàn)場一定要有個人敢于拍板，敢于承擔責任，當機立斷，不要優(yōu)柔寡斷，快速處理問題。
八、執(zhí)行關鍵
1、抓大放小
所有流程彩排三遍以上，讓相關負責人對這個活動的流程非常熟悉，如搭建方、主持人、控臺方、兼職負責人、禮儀負責人等環(huán)節(jié)的參與者，如果不能實現(xiàn)，也要讓對方知道自己負責的環(huán)節(jié)大概的時間節(jié)點，以及有問題找誰處理。
所有的錦上添花，是來自于平常的準備，現(xiàn)場進行中不要臨場發(fā)揮。活動現(xiàn)場能把準備好的東西做出來就可以了，現(xiàn)場會有各種各樣難以預料的各種意外的情況出現(xiàn)，要抓大放小，穩(wěn)定優(yōu)先，解決關鍵問題，次要問題如果有精力再處理，否則先擱置。
2、風險管理
從開始的報備到場地、嘉賓、觀眾、設備，實際上很多意外，剛才大家說有一個“放”的過程，一個“收”的過程，在“放”和“收”的過程中，多條線都有各種各樣的風險，比如說某個嘉賓同意來，但是臨時又來不了；比如說一千人的場子，報名量不夠怎么辦？然后怎么去算？現(xiàn)場設備突然出現(xiàn)問題怎么辦？
要應對這些潛在的風險，在活動的前期，肯定要拆解各個環(huán)節(jié)，分析關鍵要素，做預備方案，不斷演練，將問題重現(xiàn)，場景化，然后設計解決方案，把風險降到最低。風險不可以杜絕，但是可以降低。
九、活動復盤
所有活動每次都要復盤，查漏補缺，也是“擇其善者而從之，擇其不善者而改之”，借鑒的看，好的繼續(xù)發(fā)揚，不好就摒棄，這也是內(nèi)部之間相互激勵，，相互學習，不斷完美化的一個過程。這里有個原則“PDCA”，又稱“戴明環(huán)”，是一個質(zhì)量控制流程，P是計劃，C是檢查，D是執(zhí)行，A是復盤，做之前先思考計劃，做的過程中不斷優(yōu)化迭代，最后不斷改進反思并繼續(xù)下一個循環(huán)。
所有東西，開會一定要有人專人記錄，形成白紙黑字，不斷的留存，不斷的積累，逐漸形成SOP手冊，也可以作為內(nèi)部的培訓教材。
這可能是史上最全的大型活動操盤指南，每個成功活動的背后都是事無巨細，但是“紙上得來終覺淺，絕知此事要躬行”，這些經(jīng)驗，還是要在實踐中運用出來，愿你也能做出成功的大活動！
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