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線上會議的開展依賴于相應(yīng)的軟件工具。當(dāng)前，許多公司擁有分布在不同地點的員工，這使得協(xié)作變得尤為關(guān)鍵。并非意味著所有員工都在進(jìn)行遠(yuǎn)程交流。在這種背景下，線上會議發(fā)揮了至關(guān)重要的作用。無論是使用GoToMeeting、WebEx，還是Skype等線上會議工具，它們都能讓用戶輕松發(fā)起會議，并實現(xiàn)屏幕共享、演示文稿展示，甚至開展投票。
在會議當(dāng)天，應(yīng)至少提前15分鐘登錄所選軟件，以確保一切運行正常，并準(zhǔn)備好所有展示材料。同時，需考慮到與會者可能對軟件操作存在疑問，因此最好在會議開始前提供必要幫助，以防止會議過程中出現(xiàn)中斷。
關(guān)于“會議”這一詞匯，其漢語拼音為“huìyì”，指的是有組織、有領(lǐng)導(dǎo)、有目的的議事活動。這類活動通常在限定的時間和地點，按照既定程序進(jìn)行，并包含討論、決策和行動三個要素。若缺少這些要素，會議就可能變成閑聊或簡單的討論，而非真正的會議。
會議是一種普遍的社會現(xiàn)象，幾乎所有有組織的地方都會舉行會議。會議的主要功能包括決策、控制、協(xié)調(diào)和教育等。這一概念可追溯到《史記·平津侯主父列傳》中的描述：“每朝會議，開陳其端，令人主自擇，不肯面折庭爭?！币约八未K軾的《東坡志林·勃遜之》：“與勃遜之會議於潁，或言洛人善接花，歲出新枝，而菊品尤多?！敝敝撩鞔踉跁x的《三朝遼事實錄·袁可立報劉愛塔事疏》：“已會議于六月二十五夜先取復(fù)州，仍令高飛約定愛塔。”以上內(nèi)容節(jié)選自百度百科關(guān)于會議的解釋。
1.作為會議組織者，您應(yīng)熟練掌握線上會議的操作流程，并建議提前進(jìn)行模擬演練，以保證會議能夠順利進(jìn)行。例如，在使用騰訊會議平臺時，相較于微信小程序，下載對應(yīng)的APP能提供更為全面的功能和更優(yōu)的互動體驗。在進(jìn)行演示或報告時，建議使用電腦，以避免屏幕共享時出現(xiàn)過于小的視圖問題。
2.請要求參會者在會議通知中更改其名稱。特別是在大型會議中，長長的參會者列表會使找到特定參會者信息變得困難。因此，組織者應(yīng)提前通知參會者遵循一定的命名規(guī)則。
3.為了應(yīng)對可能的網(wǎng)絡(luò)或設(shè)備故障，建議準(zhǔn)備備用手機以備不時之需。
4.若會議涉及附件資料，請務(wù)必提前分發(fā)給參會者。這樣，參會者在會前可以預(yù)先了解資料內(nèi)容，并對材料進(jìn)行思考，以便帶著目的參加會議，從而提高會議效果。
5.會議開始前，組織者應(yīng)預(yù)先設(shè)定好發(fā)言順序，避免出現(xiàn)冷場現(xiàn)象。不要等到會議開始時才點名要求發(fā)言，這樣做不僅不利于會議的進(jìn)展，也可能影響與會者的感受。
6.會議進(jìn)行中，主持人應(yīng)定期確認(rèn)與會者是否能夠聽到發(fā)言，因為在線會議中，部分人可能會遇到網(wǎng)絡(luò)問題。
7.請遵循這一原則：會前充分準(zhǔn)備，會中嚴(yán)格控制，會后著重落實。
8.以下為會議通知模板：
各位領(lǐng)導(dǎo)同事：
集團總部市場部將于5月10日（下周一）下午2點舉行2021年某某業(yè)務(wù)第三場月度培訓(xùn)，誠摯邀請各位參加。
會議主題：齊抓共推，做大流量經(jīng)營
主講人：市場部副總經(jīng)理吳端端
培訓(xùn)時長：1小時-1.5小時（含答疑）
答疑環(huán)節(jié)：請各下屬單位聯(lián)系人統(tǒng)一收集整理業(yè)務(wù)問題，并發(fā)送給對口區(qū)域經(jīng)理。會后，主講人將對普遍性、代表性或突出性問題進(jìn)行集中回答，其他問題也將在會后回復(fù)。
接入方式：騰訊會議。會議號123456。會議鏈接：xxxx
請各位提前5-10分鐘進(jìn)入會議室，并主動修改名稱為“下屬梁碧公司名-部門-人名”（未實名者將被請出會議室），并保持靜音狀態(tài)。感謝大家的配合。
參會須知：
1.培訓(xùn)材料將在會前通過郵件下發(fā)給各單位聯(lián)系人；
2.請各單位做好轄內(nèi)轉(zhuǎn)培訓(xùn)的準(zhǔn)備；
3.由于培訓(xùn)內(nèi)容涉及業(yè)務(wù)經(jīng)營數(shù)據(jù)和策略，僅限集團內(nèi)部員工參加。相關(guān)資料和會議內(nèi)容僅供內(nèi)部參考，嚴(yán)禁外傳。
1作為組織者，一定要非常熟悉線上會議的基本操作，最好進(jìn)行提前演練，確保會議正常開展。以騰訊🐧會議平臺為例，比起微信小程序，下載一個APP更有必要，功能更齊全，互動體驗更好。電腦和手機比起來，有報告的還是用電腦好，不然屏幕共享界面就太小了。
2會議通知要求參會者修改名稱。如果會議規(guī)模較大，光是參會者列表就長長一列，很難找到具體的參會者信息。組織者要提前通知大家按照規(guī)則命名。
3為了避免網(wǎng)絡(luò)故障，機器故障等問題，建議準(zhǔn)備多一臺手機備用。
4如果會議有附件資料，需要提前下發(fā)至參會者。相關(guān)的材料提前下發(fā)，參會者可以明確材料的內(nèi)容以及自己思考的解決方案，帶著目的開會效果更佳。
5會前組織者要提前設(shè)定好💬發(fā)言的順序，避免出現(xiàn)“安靜時刻”，不要等到會議開始，采用點名的方式督促發(fā)言，既不利于會議的推進(jìn)，又會影響與會人員的感受。
6主持人每講一段時間，要與參與者確認(rèn)是否有聽到，這個非常重要，因為在線的會議經(jīng)常會面臨某些人網(wǎng)絡(luò)不好的情況。
7原則：會前更多準(zhǔn)備，會中把控注意，會后專注落地。
8附上會議通知模版：
各位領(lǐng)導(dǎo)同事：
集團總部市場部將于5月10日（下周一）下午2點舉行2021年某某業(yè)務(wù)第三場月度培訓(xùn)，歡迎各位撥冗參加。
🍀會議主題：齊抓共推，做大流量經(jīng)營
🍀主講人：市場部副總經(jīng)理吳端端
🍀培訓(xùn)時長：1小時-1.5小時（含答疑）
🍀答疑環(huán)節(jié)：請各下屬單位聯(lián)系人統(tǒng)一收集整理業(yè)務(wù)問題，并發(fā)送給對口區(qū)域經(jīng)理，會后主講人將對普遍性、代表性或突出性問題進(jìn)行集中回答，其他問題也將在會后進(jìn)行回復(fù)。
🍀接入方式：騰訊會議。
會議號123456
會議鏈接：xxxx
請各位提前5-10分鐘進(jìn)入會議室，主動修改名稱為“下屬公司名-部門-人名”（不實名者將被請出會議室），并保持靜音狀態(tài)，感謝大家配合。
🍀參會須知：
1、培訓(xùn)材料將在會前通過郵件下發(fā)給各單位聯(lián)系人；
2、請各單位同步做好轄內(nèi)轉(zhuǎn)培訓(xùn)的準(zhǔn)備；
3、由于培訓(xùn)涉及業(yè)務(wù)經(jīng)營數(shù)據(jù)和經(jīng)營策略，參會人員僅限集團內(nèi)部員工，相關(guān)資料和會議內(nèi)容僅供行內(nèi)參考，嚴(yán)禁外傳。
【溫馨提示】關(guān)于怎樣組織線上會議活動，怎樣組織線上會議活動方案的介紹，部分內(nèi)容來自網(wǎng)絡(luò)，僅供參考，請以實時信息為準(zhǔn)或撥打服務(wù)熱線詳詢。青島會議公司提供：青島會議設(shè)備，青島會議接送，青島會議住宿，青島會議場地，青島會議模特，青島會議公司策劃，青島會議接待服務(wù)等。