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會議的流程是如下:
一、會議時間。
二、會議地點。
三、會議議程。
1.與會人員簽到入席。
2.議程一。
3.議程二。
4.break茶點時間。
5.議程三。
6.議程四。
7.會議總結。
四、參加人員。
五、有關要求。
1.參加人員要事先安排好工作,務必準時參加。如無特殊原因不得請假。
2.鑒于會議重要性,需攜帶本子與筆做記錄。
在會議流程的現場階段,可以依照以下流程主持一場會議:
(1)簡短開場
雖說之前有告知與會人會議主旨,但很可能過段時間大家就忘了,所以需要迅速告訴大家這場會議的目的與討論內容。
此外,如果有必要,也可以找個同事做簡單的會議紀錄。
(2)維持主導權
做好開場后,就可以提供相關資料,開始進行匯報或討論了。
在討論的環節中,會議的主持人得維持主導權,也就是掌握時間、確保會議有按照流程走。如果有人岔題,必要時得適時打斷,即使那個人是領導或老板也一樣。
但當然不是直接說“不要浪費大家時間,這個有機會再說”,而是用比較委婉的方式告知對方:“這個事情也很重要,我們等下另外約時間討論,畢竟相關的人并不一定都在這場會議里”,諸如此類的話術或許都是行得通的。
(3)總結
討論進入到尾聲后,會議主持人或會議紀錄者可以簡單歸納剛剛討論的事情,確保沒有遺漏的事項,并且宣布下一步與相關時程、相關負責人。
簡單來說,“冤有頭債有主”,每個任務一定都有執行者,會議的重點就是把執行者提出來,這樣才能確保每個人的職司與進度。
1、組織:周例會由各部門自行組織,公司行政部負責監督與指導。
2、前期準備:在周例會之前,部門內員工要對自己上一周的工作先行總結,對于結果與計劃偏離較大的事項,要尋找到根源,并制定改善行動點;部門主管要對本部門上一周的工作進行總結,并對計劃的執行情況進行總結,對于需要改進的事項制定改善行動點。
3、宣布開始:會議召集人準時宣布會議開始。
4、員工總結:首先是部門內部員工對自己上周的工作進行總結,對于工作結果與工作計劃偏離較大的事項,將接受部門主管的質詢,確定改善行動點。
5、部門總結:部門主管對本部門上周的工作進行回顧,對沒有完成目標的事項進行分析,找出原因,制定改善行動點,并形成本部門周度總結報告。
6、計劃:在周例會上,部門主管與部門內成員一起制定本周部門工作計劃和個人工作計劃,確定工作要點和完成期限,并填在周度計劃表內。
7、會議總結:會議結束前,會議召集人對本次會議過程進行回顧,并對形成的決議和行動點進行總結。
8、整理紀要:每次會議,必須進行詳細地記錄,會后要整理出會議紀要,部門例會會議紀要要交行政部門存檔。
9、落實:對于會議中形成的決議和行動點,由各部門負責組織實施,追蹤和檢核,以保證會議結果能夠得到很好的貫徹。
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