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會議所使用的視聽設備大體包括放映設備和音響設備。
一、放映設備
放映設備是指會議室內舉行會議時所用到的輔助放映器材，如幻燈機、投影機、動感投影機等。
1、幻燈機。現代幻燈機一般都具備自動對焦、遙控、高亮度影像及與同步錄音機相連等功能。35毫米幻燈機是最常使用的幻燈片投影設備。對于小型會議室及小于2．4米的銀幕，可以使用35毫米幻燈機。
2、投影片投影機。投影片投影機是最簡單的視聽設備，這種設備利用鏡子折射方式將透明片的資料投射到(最大3米)平面銀幕上。這種投影機提供較亮的影像，所以演講者能在微暗的空間里工作。
3、實物投影機。其外形酷似手提型投影片投影機，主要構造包含一小型攝影機、光源及置物板。使用時，將一實際的物件，如商品樣本、相片、印刷品等立體的物件放在置物板上，打上光源，通過實物投影機上的小攝影機將此物件拍攝下來，再連接影像投射器，使物件放大投射到銀幕上，因此，與會者不需全部擠到前面就能看清楚演講者介紹的“實物”。此外，攝影機的鏡頭可以自動對焦，也可將實物放大或縮小。
4、大屏幕投影機。這種投影機的選擇首先要考慮采用前投還是背投方式，然后確定投影屏幕尺寸、亮度、分辨率等指標，再選擇相應性能的設備。所謂前投，就是投影機的安裝位置與參會者在屏幕的同側，投影機發出的光線投射到屏幕，在屏幕上形成圖像，然后光線再反射到人眼睛。而背投，就是投影機的安裝位置與觀眾分別位于屏幕的兩側，投影機發出的光線從屏幕的一側直射到屏幕，光線透過屏幕進入觀眾眼睛。前投屏幕可做成任意尺寸，但需要控制環境光才能得到很好的觀看效果。背投屏幕在尺寸方面不如前投，但不需要控制環境光，比較適用于觀眾不多、環境光線和照明很好的環境。如果環境光線很亮，那前投就會顯得暗些，背投就是最佳選擇了。
5、錄像放映系統。錄像放映系統包括錄像機／VCD／I，CD／DVD機，以及錄像投影儀／電視機。錄像機／VCD／I。CD／DVD機的功能是放映錄像帶或光盤上的錄像資料。而錄像投影儀和電視的功能是顯示錄像畫面給與會者觀看。錄像投影儀具有立即重播的能力，并且具有全動感和色彩，可以和計算機相連并展示相關數字資料。在國際會議中使用錄像投影儀時要注意兼容的問題，因為各國的錄像帶標準不盡相同。電視不但可以作為放映錄像資料的顯示器，也可以在有線電視系統和衛星天線的支持下，播出各種電視節目。在會議中心建設時應該在多功能廳、會議室、大堂、門廳等處預留向中控室傳輸視頻信號的通道。
6、會議攝錄系統。會議攝錄系統可實時拍攝會議發言人特寫、會場場景，并將拍攝內容實時傳送至操作室供操作員監控和記錄。然后，所拍攝的內容可以通過A／V矩陣切換成視頻會議的視頻源。在大型會議室至少應該配置兩臺攝像機，在會場的前后部各放一臺，安裝方式可采用吊掛天棚、吊掛在墻上等。
7、銀幕。如果選擇了不適當的銀幕材質會大幅度降低投影設備的使用效率。確定銀幕的尺寸是選擇銀幕的前提。在選擇銀幕尺寸時必須考慮到會議室的容量、面積和天花板高度。一旦確定了尺寸，還要考慮銀幕的形式、規格及材質。
8、投影機架。要將投影設備置于適當的投影位置，必須置于經過精心設計過的架子或是升降機。Safe lock及活動式推車為最常用的兩種基本設備。Safe lock架的四腳可以自由伸縮定位，其最高的高度為142厘米。這個高度對于單臺幻燈機或投影機是一個非常合適的高度?；顒油栖噭t可容納較多的投影機，其高度最高可達l37厘米。81厘米高的活動推車較適合用于投影片投影機，137厘米高的活動推車則可安全地承受視訊監視器。
二、音響設備
音響設備對會議的質量具有相當大的影響。會議的音響設備主要包括麥克風、錄音設備、室內音響及擴音系統。
1、麥克風。麥克風是會議活動中使用最頻繁、最重要的視聽器材之一。然而麥克風的種類繁多，特性也不同。了解各種麥克風的特性及正確的使用方法，會使會議進行得更順利，并節省不必要的器材租用費。麥克風可粗略分成有線麥克風和無線麥克風。
在使用麥克風前，先要確定這場會議中需要多少支麥克風。在將近百人的會議中，至少應該在講臺與主桌臺上設置麥克風。如果會議有雙向溝通的時段，就要考慮在觀眾席放置麥克風。
2、錄音設備。會議的錄音設備需要具有在同等MIC音量下，清晰捕捉遠距離聲音的功能。此外，為了提高大中型會議的錄音效果，需要在演講區增加麥克風或安裝由專人控制的調音臺。調音臺通過隨時調節不同輸入聲道的音量，可以將會場內部及周圍的喧鬧聲音降到最低。小型會議或是配備先進設備的視頻會議，通常不用調音臺也可以達到不錯的效果。
3、室內音響。大部分符合標準的會議場地都有室內音響系統，以便使會議內容可以被所有與會者清晰地聽到。為了保證音效系統在會議期間的正常工作，在會議前兩天最好對其進行一次檢視，以免該系統在演講者發言時發出尖嘯或聲音失真等現象。需要注意的是，如果所使用的會議室僅是可分隔會議室中的一間，一定要確定是否每一問會議室均有獨立的音效系統。
4、會議擴音系統。會議的擴音系統通常包括揚聲器、功放、均衡器、反饋抑制器及調音臺。大型會議室可能接人多種信號源，如視頻會議系統、VHS錄像機、DVD播放機等，而會議擴聲系統往往要進行語言、其他影音資料音頻信號的重播，在設計時重點要考慮揚聲器的分布及聲壓覆蓋的均勻，以保證各種音頻信號重播清晰。為了獲得均勻的聲場，揚聲器一般可以吊裝在墻上。此外，會議擴音系統需要達到的基本標準是保證演講聲音清晰、無失真、聲壓余量充分、聲場分布均勻、無聲反饋嘯叫，聲像定位正確，并且可以通過電聲的方式補償建筑聲學上的缺陷，因此擴聲設備必須是高質量的。
攝像跟蹤是電子會議系統的一個重要組成部分?？膳浜蠒h討論系統使用，發言過程可以對發言人自動跟蹤圖像。增強型智能化球機是集高清晰度彩色攝像機、萬向變速云臺和多功能解碼器于一體的高科技監控產品，減少了系統部件之間的連接，提高了系統的可靠性，同時也便于安裝和維護，具有外形美觀、輕巧靈便、操作簡單等優點。不同廠家的攝像跟蹤實現方法各不相同，需要配備不同的配套設備或第三方設備來完成。
實現攝像跟蹤的簡單的發法是選擇同一廠家的、能夠實現不需要第三方設備的產品，會提供整套的會議討論、同聲傳譯、攝像跟蹤方案，其操作簡單，只需一個鍵盤就可完成同聲傳的設置，對操作人員及維護人員要求低，系統穩定，可靠性高，并可隨時更改會議發言單元布局，重置攝像跟蹤位置方便，快捷。如選用第三方攝像機則須增加第三方的輔助設備來實現攝像跟蹤，實現方法根據不同廠家設備有多種實現形式。
另一種方法通過中控來實現攝像跟蹤，如快捷，此種方法實現起來對系統集成商來說有些復雜，但是可選擇的設備更廣泛一些，市場上的攝像相機基本都可以用作攝像跟蹤攝像機，注意有些會議攝像機只有6個地址預置位，不適合做超過6發言單元的攝像跟蹤攝像機。
1、空鏡頭拍攝：到場后一定不要忘記拍攝會場以及會場各區域的空鏡。包括會場（曝光要以會場主體，如舞臺等數值為主）、大門口簽到處、一些較大的會議活動還會在會場外布置橫幅、氫氣球一類的的布置，也不能忘掉，還有就是特別的細節拍攝（會場裝飾物），比如：準備發獎用的獎杯、獎狀特寫等等。
2、主要人物會前拍攝：活動前一定要和主辦方和承辦方的負責人溝通，確定拍攝人物重點（包括主辦方領導以及受邀主要來賓等），并且記錄主要領導或重要來賓交談的場面，包括寒暄和互贈名片，盡量能夠結合背景的陳設，交代會議場所和環境。
3、活動過程拍攝：
A、領導講話拍攝：如果條件允許，盡量抵近拍攝。這樣可以將主席臺的橫幅、投影等反映會議內容的信息拍攝在畫面當中。拍攝時機需要攝影者掌握，一般在講話者抬頭與參會者眼神交流活有手勢時按下快門，這樣可使講話者顯得更加生動。也有的領導自始至終不抬頭交流，這樣的講話者拍攝一般可在講話開始時活結束時會出現講話這抬頭的機會。但是為了保險起見，低頭的時候一定要拍上幾張以免內容缺失。拍攝角度一般要與講話者同高，盡量不使用仰角或俯角拍攝，并和講話者保持45度左右的角度；
B、會場拍攝：主席臺拍攝一定要有全景和單人的特寫。由主席臺背景一般色調較暗，拍攝盡量使用人臉曝光值測光數據，注意不要讓麥克風、水杯等擋住面部，如果有必要可以有一定的角度。另外會場內前排就坐的一般為比較重要的參會者，所以需要從左右兩個方向對會場進行拍攝。最后還要對會場全景拍攝，拍攝位置一般為后場后左、中、右三個位置各拍一張，曝光值同樣應該以主席臺測光數值為準。
c、活動拍攝：一定要注意主要領導和重要與會者的活動并兼顧其他與會者。拍攝盡量做到人物和能夠表現活動的主題的背景相結合。當參與活動的人員走動時，應盡量走到前面拍攝，而不是從后面跟隨。還要提醒一下，照片的曝光時寧欠勿過。
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