本文目錄

1. 會議室怎么管理
2. 如何處理好會議管理工作
3. 會議室座位安排管理辦法

轉載以下資料供參考

會議室管理制度

為了加強會議室的管理，保證各類會議的順利召開及規范有序使用，提高會議室的利用率，特制定會議室管理規定。

一、會議室的管理，由局辦公室負責。各科室安排的各種會議需提前登記，由辦公室負責安排時間，避免發生沖突。

二、辦公室按每周會議安排表提前準備好會議室。及時做好會議室內設施設備、會務方面的一切安排。做到會議室干凈整潔，桌椅排放整齊，按會議需要備好茶杯，飲用水，會后及時打掃清理。

三、凡使用會議室的科室負責會議室內席簽擺放及座次的安排，提供會議用品，使用人員應愛護會議室的公共設備，會議室內不得隨意亂貼亂畫。

四、會議室的衛生、照明、空調、設備的使用及管理由辦公室負責。會議室配置的設備、桌椅未經許可，不得隨意搬動挪作它用。

五、會議室使用完畢后，應隨時關閉門、窗和全部設施設備電源，切實做好防火、防盜及其他安全工作，如因會服人員造成的損失將追究個人的責任。

六、會服人員須嚴格按管理處各項規章制度，努力做好服務及協調工作，保障各類會議、接待活動的正常進行。

會務管理工作是整個會議流程中最為復雜的一個環節，但也是非常重要的部分。會務管理工作中，包括的內容很多、事情繁瑣，因此在做會務這塊的工作時，要十分仔細和認真，注意其中的小細節。

首先就是會議室的安排，每天都要清楚會議室的使用情況，并且當天就要確認好第二天會議室有沒有人使用，如果當天會議室沒有人使用，也應該在當天就把會議室安排好，方便客戶第二天使用，并且作為會務管理人員每日下班前必須了解第二天會議的具體時間、地點、人數等情況，以保證第二天會議的正常舉行。

其次，每天會務部負責人在早會時需要再次把當日活動的詳細情況給所有員工講解清楚，根據會議人數安排服務人員，并且讓所有員工都熟悉當日的活動流程，以便為客戶提供更優質的服務。

再次，會議開始前，對會議室的設施設備再次進行檢查，位置是否擺放正確（包括會議指示牌的擺放）保證所有的設備都能正常使用。會議主持人進行一次整個會議細節的解釋，確保每個人對整場會議都很熟悉，各方面情況都已經掌握。會議進行中，要安排服務員在會議室門口待命，如果有客戶需要幫助，要及時主動的提供服務。

最后，會議結束后，會務管理者要進行費用的核對，了解正常會議的實施情況，再次與客戶進行交流確認，總結服務中的缺點與不足，不斷總結進步。

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一、會議室的座位安排規范

會議組織單位確定會議時間后，及時通知相關單位準備好會議室，按人數擺好主席臺或會議桌的座位，做好會議室的衛生、茶水、燈光、音響、花草等會前準備工作。會議通知發放要及時、準確、到位。對參會領導能否屆時出席會議，在開會前務必逐一落實，正式的公務接待或者會議室的主席臺原則上都應排座次、放名簽，以便領導同志對號入座，避免互相謙讓。如有臨時變化，應及時調整座次、名簽，防止主席臺或會議桌出現名簽差錯或領導空缺。還要注意認真填寫名簽，謹防錯別字出現。

（一）大會議室的座位安排 1．主席臺座次排列（如下圖）。

2．臺下如實行定置管理，一般也需貼上名簽，并在會議室醒目位置貼上座位安排表，以便與會人員及時找到座位。

3．主席臺如需分列擺放座位，第一排應不分列，從第二排或第二排以后再分列，避免第一排中間有過道。

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