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導(dǎo)語：會(huì)議日程以天為單，是會(huì)議各項(xiàng)活動(dòng)和與會(huì)者安排時(shí)間的依據(jù)，議程依據(jù)議題作出順序計(jì)劃，是會(huì)議所要討論解決問題的大致安排。下面是讓我們了解一下文秘如何籌備會(huì)議吧！
會(huì)議議程制定（1）列出參與者，明確目標(biāo)（2）安排議程時(shí)間，考慮會(huì)議長(zhǎng)短和敏感話題（3）確定議程，決定討論形式和決策方式
日程編制：（1）注意涉及事務(wù)的習(xí)慣順序和公司章程的明確規(guī)定（2）明確各項(xiàng)安排，用表格形式列出（3）宣讀議程（4）將同性質(zhì)問題集中排列（5）保密性強(qiáng)的議題放置后面
在編制議程時(shí)，按輕重緩急的原則處理并詳細(xì)表示出所需時(shí)間
會(huì)議討論形式分為頭腦風(fēng)暴形式和自由討論形式
議程與日程存在功能上的不同，議程編制在前，一旦確定就不應(yīng)該再變，但日程可做出相應(yīng)調(diào)整。
會(huì)議地點(diǎn)選擇要求：（1）交通便利（2）大小與規(guī)模相符（3）有良好配置（4）場(chǎng)地不受外界干擾（5）考慮有無停車場(chǎng)所（6）成本必須合理
考慮因素：（1）會(huì)議目的形態(tài)（2）實(shí)質(zhì)上需求（3）與會(huì)者的期望
清單內(nèi)容包括：（1）所在地區(qū)情況（2）會(huì)場(chǎng)環(huán)境（3）會(huì)議地點(diǎn)設(shè)施
對(duì)會(huì)議地點(diǎn)的檢查有：（1）檢查考慮中的會(huì)議場(chǎng)地（2）抽查一個(gè)單人間雙人間和套房（3）檢查會(huì)議登記管理服務(wù)和后勤部門（4）檢查餐廳一般伙食（5）檢查電梯服務(wù)（6）檢查服務(wù)項(xiàng)目營(yíng)業(yè)時(shí)間了解交通停車設(shè)施
中大型會(huì)場(chǎng)多采用大小方形，突出主持人注意進(jìn)退場(chǎng)的方便
座次安排依據(jù)職務(wù)高低，選舉結(jié)果是否是正式代表來安排
會(huì)議主席位置應(yīng)該置于遠(yuǎn)離入口處，正對(duì)門的位置
常見排法有：橫排法豎排法左右排列法
傳遞方式：當(dāng)面告知電話傳真書面形式電子郵件
分發(fā)過程：準(zhǔn)備登記附清退目錄裝封發(fā)出
方法：提前發(fā)出簽到時(shí)發(fā)出會(huì)中發(fā)出現(xiàn)場(chǎng)發(fā)出
發(fā)布程序：收集篩選加工審核發(fā)布
餐飲標(biāo)準(zhǔn)根據(jù)會(huì)議經(jīng)費(fèi)和人員情況決定，就餐方式分自助餐制和分餐制多為自助餐制
嘉賓類型：上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)政府官員重要客戶社會(huì)名流潛在貢獻(xiàn)人
邀請(qǐng)時(shí)注意人數(shù)不宜過多，考慮代表性和經(jīng)濟(jì)時(shí)效，采用寧可邀請(qǐng)，也不排斥的原則
接站人員應(yīng)在20分鐘抵達(dá)接站地點(diǎn)
會(huì)議資料包括來賓資料，會(huì)務(wù)資料溝通資料用品分為必備和特殊設(shè)備
空調(diào)應(yīng)在兩小時(shí)前開機(jī)預(yù)熱
會(huì)議通用禮儀：文書參會(huì)服務(wù)迎送禮儀
大部分試聽設(shè)備操作溫度在0-40度
剔除的方法：（1）看來源（2）看標(biāo)題（3）看正文（4）決定取舍
標(biāo)題一般反映信息內(nèi)容與價(jià)值
信息分類要求：（1）科學(xué)性（2）系統(tǒng)性（3）邏輯性（4）實(shí)用性
分類方法：（1）字母分類法（2）地區(qū)分類法（3）主題分類法（4）數(shù)字分類法（5）時(shí)間分類法
分類的依據(jù)是信息的特征
歸類原則是依信息的不同來源內(nèi)容時(shí)間性質(zhì)作用進(jìn)行組織
信息校核原則依信息進(jìn)一步校核，分析可靠性準(zhǔn)確性認(rèn)定真實(shí)性
校核要求：（1）溯源法（2）比較法（3）核對(duì)法（4）邏輯法（5）調(diào)查法（6）數(shù)理統(tǒng)計(jì)法
核對(duì)法依據(jù)最權(quán)威資料進(jìn)行對(duì)照分析
邏輯法對(duì)信息中表達(dá)事實(shí)和敘述方法進(jìn)行分析
數(shù)理統(tǒng)計(jì)法對(duì)信息中的數(shù)據(jù)定性分析
判斷方法：（1）核對(duì)（2）計(jì)算（3）定性定量（4）邏輯推理
信息傳遞方向：內(nèi)向傳遞外向傳遞
內(nèi)向傳遞形式：（1）信件（2）備忘錄（3）通知通示（4）傳閱單（5）內(nèi)部刊物
外向傳遞形式：（1）信件（2）新聞稿（3）發(fā)布會(huì)（4）聲明
信息傳遞要素：（1）信源（2）信道（3）信宿
信源分原生源和再生源，信宿即信息終點(diǎn)信息的接受者
信件具有憑證作用，便于參考閱讀，但費(fèi)時(shí)不便交換看法
備忘錄便于查考利用，使用方便，但信息量少溝通慢不便于交換看法
報(bào)告針對(duì)特定利用者
通知是使用最廣泛，頻率最高具有很強(qiáng)的時(shí)間性
內(nèi)部刊物介紹公司動(dòng)態(tài)，業(yè)務(wù)進(jìn)展溝通上下聯(lián)系員工橋梁
信息傳遞方法：（1）語言傳遞（2）文字傳遞（3）電訊傳遞（4）可視化輔助物傳遞
文本是大多數(shù)信息的傳遞形式，表格針對(duì)特定標(biāo)準(zhǔn)信息進(jìn)行展示。
語言傳遞簡(jiǎn)潔直接快速及時(shí)受場(chǎng)地限制小但獲取信息零亂較難存儲(chǔ)
圖表分柱狀圖用于統(tǒng)計(jì)數(shù)字比較餅狀圖多用于展示信息折線圖用于比較性及趨勢(shì)信息
信息存儲(chǔ)載體：紙質(zhì)載體磁性載體
紙質(zhì)載體使用最多方便閱讀記載標(biāo)準(zhǔn)化
磁性載體：（1）軟盤（2）硬盤最為常用（3）磁帶（4）磁盤（5）縮微品
存儲(chǔ)系統(tǒng)：（1）集中管理系統(tǒng)（2）分散管理系統(tǒng)（3）計(jì)算機(jī)輔助管理系統(tǒng)
集中管理系統(tǒng)具有便于實(shí)現(xiàn)科學(xué)化現(xiàn)代化具有整體性的特點(diǎn)
存儲(chǔ)程序：（1）登記（2）編碼（3）排列（4）保存（5）保管
信息編碼由字母和數(shù)字組成基本編碼
編碼分為：（1）順序編碼法（2）分組編碼法采用十進(jìn)位阿拉伯?dāng)?shù)字
排列方法：（1）時(shí)間排列（2）來源排列（3）內(nèi)容排列（4）字順排列
保存方法：（1）手工（2）計(jì)算機(jī)（3）電子化（4）縮微品
檔案分類是按來源時(shí)間內(nèi)容形式等方面的異同，將歸檔文件劃分為若干類別，構(gòu)成有機(jī)體系的工作
分類方法：（1）年度分類法（2）組織機(jī)構(gòu)分類法（3）問題分類法
分類要求：正確判定所屬年度和所屬機(jī)構(gòu)
文件未注明日期，判定文件的準(zhǔn)確時(shí)間和接近時(shí)間
分析文檔形成單位的情況：（1）單位大小（2）穩(wěn)定狀況（3）界限清晰程度
年度分類法使用最廣
問題分類法適用與界限不清，檔案較少的單位
檔案檢索工作對(duì)信息進(jìn)行加工存儲(chǔ)，對(duì)信息進(jìn)行查檢存儲(chǔ)，是開放檔案信息資源的必要條件
類型：（1）歸檔文件目錄（2）分類目錄（3）主題目錄（4）人名索引（5）全宗指南
檔案保管期限：（1）長(zhǎng)期16-50年（2）短期15年以下（3）永久
保管期限從文件產(chǎn)生形成后的第二年算起
分析檔案價(jià)值：（1）分析來源（2）分析內(nèi)容（3）形式特征（4）技術(shù)因素（5）功能因素
分析檔案的重要性獨(dú)特性時(shí)效性價(jià)值由內(nèi)容體現(xiàn)出來
紙質(zhì)檔案溫度14度-20度相對(duì)濕度50%——65%變化在正負(fù)2度濕度正負(fù)5度
檔案日常管理：（1）建立制度（2）調(diào)節(jié)溫度（3）流動(dòng)保護(hù)（4）安全檢查（5）庫房衛(wèi)生
在會(huì)議開始前要有一個(gè)較為完備的計(jì)劃，如果你的計(jì)劃詳細(xì)，那么行動(dòng)起來就會(huì)省力不少。
一個(gè)會(huì)議的順利召開需要協(xié)調(diào)各方力量，要同時(shí)兼顧好許多方面，因此你的計(jì)劃一定要盡可能的周全，只有這樣在具體實(shí)施的時(shí)候才不至于慌亂。
首先要確定好參加會(huì)議的人員，及時(shí)向領(lǐng)導(dǎo)掌握好情況，在做到心中有數(shù)，對(duì)于每一個(gè)參會(huì)人員都確保能夠通知到位，同時(shí)對(duì)于會(huì)議想要邀請(qǐng)的嘉賓一定要提前聯(lián)系，避免因?yàn)闀r(shí)間問題不能到場(chǎng)。
其次，要做好會(huì)議地點(diǎn)的布置工作，這是很重要的一項(xiàng)工作，會(huì)場(chǎng)的布置要根據(jù)會(huì)議主題來確定，一定要簡(jiǎn)潔、大方，列好會(huì)議所需物品的清單，按照座位的順序有序的擺放好，包括姓名牌和水杯等物品，同時(shí)要對(duì)會(huì)議用到的物品進(jìn)行登記，以便會(huì)議結(jié)束后入檔保存或及時(shí)歸還。
做好會(huì)議期間的接待工作，對(duì)于那些遠(yuǎn)道而來的參會(huì)人員一定要安排好食宿問題，盡可能的為他們提供一個(gè)良好的參會(huì)環(huán)境。
在會(huì)議開始時(shí)，要做好簽到工作，可以派一名專人來負(fù)責(zé)這項(xiàng)工作，同時(shí)要做好會(huì)議的引導(dǎo)工作，避免參會(huì)人員有找不到座位的情況。
做好會(huì)議的記錄工作，要選派一名素質(zhì)過硬的秘書來完成這項(xiàng)工作，會(huì)議記錄是很重要的，要把領(lǐng)導(dǎo)的會(huì)議精神詳細(xì)的記錄下來，以便于日后向大家傳達(dá)會(huì)議精神。
會(huì)議結(jié)束后，要及時(shí)的歸還布置會(huì)場(chǎng)所需的道具，同時(shí)對(duì)領(lǐng)導(dǎo)精神進(jìn)行整理。
如何開一個(gè)高效的會(huì)議
開會(huì)的目的本來是指引工作方向，使工作更有效率地開展，但實(shí)際上會(huì)議繁雜而無效是很多員工經(jīng)常抱怨的話題。如何有效地提高開會(huì)質(zhì)量呢?如何高效開會(huì)呢?一起來看看下面的文章！
確定開會(huì)的必要性
如果會(huì)議內(nèi)容只是單方面的信息傳遞，那么以文件、電話或網(wǎng)絡(luò)等通知形式即可，沒必要大動(dòng)干戈組織開會(huì)。如果是決策性會(huì)議，要首先權(quán)衡開會(huì)需要達(dá)到的目標(biāo)跟參與開會(huì)的人涉及的工作影響程度之間的利弊得失。要做到“若非必要，絕不開會(huì)”，堅(jiān)決不開“老鼠會(huì)議”。
充分做會(huì)前準(zhǔn)備
很多公司在開會(huì)的時(shí)候?qū)懙煤芎茫航裉煸缟祥_會(huì)，9：30會(huì)議室集合。但是從來沒有人寫幾點(diǎn)結(jié)束。問題出在哪里?主要是會(huì)議資料不應(yīng)該在會(huì)場(chǎng)閱讀，而應(yīng)該在開會(huì)前發(fā)放并閱讀，一到會(huì)場(chǎng)就直接討論和表決，開會(huì)就是為了馬上把結(jié)果做出來。擬定好會(huì)議流程，包括會(huì)議的時(shí)間、地點(diǎn)，初步估算開會(huì)將持續(xù)的時(shí)間，并將會(huì)議的重點(diǎn)議題列出，提前發(fā)放給員工，好讓他們提前準(zhǔn)備，安排好手中的'工作。提前將與會(huì)領(lǐng)導(dǎo)的發(fā)言大約持續(xù)時(shí)間告知員工，讓他們靈活掌握自己的發(fā)言時(shí)間。這樣才能快速表決，快速達(dá)到會(huì)議效果。
靈活掌握會(huì)議進(jìn)程
會(huì)議主持人是會(huì)議是否成功的重要因素。一個(gè)優(yōu)秀的會(huì)議主持人要掌握會(huì)議的進(jìn)程，準(zhǔn)時(shí)開始，準(zhǔn)時(shí)結(jié)束。要讓每一位員工時(shí)刻圍繞會(huì)議的中心議題進(jìn)行討論，做到“開門見山，直奔主題”。主持人可以定下一條“鐵律”，一切以“能夠解決問題”為原則，也就是說一切不能解決問題的意見，無需討論，討論了也沒有意義，及時(shí)整頓會(huì)議秩序，將跑題的人員拉回到會(huì)議討論的主題上。這就體現(xiàn)出了會(huì)議的本質(zhì)，即會(huì)議就是為了解決問題而開。
有的酒店專門在會(huì)議中設(shè)置把關(guān)員，負(fù)責(zé)把關(guān)主題。在進(jìn)行討論時(shí)，把關(guān)員要隨時(shí)提醒員工確保討論主題不會(huì)離題。當(dāng)有好的議題出現(xiàn)，會(huì)議把關(guān)員先記錄下來，但仍要回到原先主題討論。
另外，為了開會(huì)不讓員工溜號(hào)，不打呼嚕，就請(qǐng)記住以下幾點(diǎn)：
主講人條理清楚，層次分明。會(huì)議的幾個(gè)議題要清晰，層次要分明，不能混淆。
掌握語速與節(jié)奏。過快過慢的語速都會(huì)影響聽會(huì)人的情緒。節(jié)奏適中，語速要有所變化。
適當(dāng)穿插些輕松的詞語。在恰當(dāng)?shù)臅r(shí)間，用一些小典故、小笑話調(diào)解一下會(huì)場(chǎng)的氣氛。
如非必要，就不要準(zhǔn)備會(huì)議材料，只列議題即可。會(huì)議材料的準(zhǔn)備，既浪費(fèi)，也會(huì)對(duì)參加會(huì)議的人造成一種依賴心理。
選擇恰當(dāng)時(shí)間
首先，會(huì)議不要定在員工饑腸轆轆或快下班的時(shí)間，應(yīng)該選在員工有充分時(shí)間和精力的時(shí)段，避免了員工沒有心思參會(huì)的問題。其次，會(huì)議應(yīng)該嚴(yán)格遵守時(shí)間限制，比如說一個(gè)小時(shí)結(jié)束，就應(yīng)該控制在一個(gè)小時(shí)之內(nèi)，否則會(huì)讓員工產(chǎn)生會(huì)議沒有終點(diǎn)的心理，因此討論問題也會(huì)由于失去了時(shí)間的壓力而變得不積極，而以后會(huì)議中，他們也會(huì)對(duì)會(huì)議時(shí)間置若罔聞，很難遵守了。有的酒店設(shè)置計(jì)時(shí)員，在會(huì)議的每個(gè)階段計(jì)時(shí)員會(huì)依照會(huì)議通知規(guī)定的每人報(bào)告時(shí)間，提出警告，以免會(huì)議延遲。
確定發(fā)言順序
如果會(huì)議非常希望知道下屬的意見，可以采用隔離發(fā)言的方式：先讓職位最低者進(jìn)入會(huì)場(chǎng)，進(jìn)行發(fā)言;然后他們退場(chǎng)，再由職位高的員工進(jìn)入會(huì)場(chǎng)發(fā)言，以此類推。這樣，員工發(fā)言時(shí)就不會(huì)因?yàn)轭櫦深I(lǐng)導(dǎo)在場(chǎng)而不能暢所欲言了。
抓好落實(shí)
開會(huì)的時(shí)候會(huì)有一個(gè)好笑的現(xiàn)象，“各位，我們的會(huì)議到這里結(jié)束”，門一打開，嘩，都跑掉了。知道為什么嗎?因?yàn)檫@個(gè)會(huì)不是我負(fù)責(zé)的。因此，必須在門打開以前要宣布會(huì)議結(jié)果的執(zhí)行人、追蹤人。
只開會(huì)，不落實(shí)，會(huì)讓會(huì)議變得失去意義，這同樣是開會(huì)效率不高的體現(xiàn)。會(huì)議結(jié)束后，要有指定的人負(fù)責(zé)整理會(huì)議的最終結(jié)論，由領(lǐng)導(dǎo)簽批后，通知部門或?qū)Ｈ素?fù)責(zé)落實(shí)，要明確責(zé)任，規(guī)定期限，限定好執(zhí)行時(shí)間和匯報(bào)總結(jié)的時(shí)間，并指定人負(fù)責(zé)監(jiān)督檢查決策的落實(shí)情況。
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