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1.確定工作
如果你是以職業攝影師身份去拍攝會議，你和客戶都應該簽一份協議，確定提交圖片的方式、版權所屬，以及劃清你作為攝影師的責任。
一般來說，會議照片的版權問題和其他工作的不太一樣，因為組織者經常需要公開這些照片，否則照片就沒有價值了。
2.帶上大光圈鏡頭
在會議現場，沒有什么是確定的，除了糟糕的光線。我不想讓那些使用普通數碼相機的人喪氣，但是如果你想獲得有質量的照片，請使用可用感光度達到ISO 1600的單反相機，和85mm f/1.8鏡頭。你可以用2支鏡頭拍攝：1支18-（）mm f/2.8用來拍攝現場及合影等，其他的用85mm。還有一種更昂貴的組合：感光度可以開到ISO 3200的全畫幅單反相機，配1支70-200mm鏡頭和1支大光圈廣角鏡頭。
帶上閃光燈，不過大多數時候用不到。天花板太高，閃光燈直射效果又太差，而且還容易影響發言者和觀眾。
3.了解日程安排
一旦我預約了一場會議拍攝項目，就會立即把相關網站加入瀏覽器收藏夾。在前一夜，我會檢查日程表上的改動，并以此做準備。他們有多少個小組？多少個關鍵點？持續時間？電池和存儲卡的余量？我會給每一個小組和關鍵點分配至少50張照片。停車情況如何以及我在路上要花多長時間？如果停車場距現場比較近，在步行5分鐘之內，我就會把一些器材比如三腳架等留在車上。有專人停車服務的停車場就不能這樣。
提前到達會場，拿一份時間表。如果你事先對時間安排了然于心，并且帶了手表，拍攝過程就會很輕松。你不必一直待在會議現場，但是千萬別錯過了關鍵部分，而且一定要在問答環節及時出現。
4.不要打擾別人
這是一個矛盾：會議組織者希望你能拍到很棒的發言者的照片，但是又不希望你擋住觀眾的視線或是不停地連拍。
有些人發言時會移動自己，配合你的拍攝。不幸的是這種人非常少。大部分發言者臉上會有奇怪的表情，或者走得太快，結果每張照片都模糊掉了。更糟的是有些人只會低頭看稿子，抬頭看觀眾和相機的時間不到一秒鐘。
我的辦法不是高速連拍，不過仍然能拍到好照片，秘訣就是靠直覺等待正確的時刻，拍一張照片，并且在拍下一張之前回放檢查。如果你每10-15s拍一次，人們就不會覺得被打擾了。
5.改變拍攝角度
發言者不會跑，但是你可以選擇很多不同的拍攝角度以得到一張好照片。
坐在講臺前的地板上，坐在觀眾席第一排，從幾個觀眾背后拍攝，用廣角鏡頭攝入更多的觀眾，從側面拍攝，等等等等。
記住，你在拍的是市場材料，所以不要像一個攝影師那樣去考慮問題，而應該像一個設計師。你準備怎么把這個人的照片加入明年的網站中或是會議報告中？從正面、側面甚至背面拍全身照。拍下全景照、人像照、近攝照，以及遠景照。可能的話把會議LOGO也攝入照片，還可以用與內容有關的屏幕內容作為背景。不要放過任何可能的角度。
6.必須拍的照片
一天結束后，你希望滿載而歸。但是只是一堆不同角度的發言人的照片是不夠的。
一定要在會議前與客戶交流。如果他們只想要一個VIP發言人的照片，就不要去管其他部分，節約自己的快門吧。
假設客戶想要的更多，你就要做的更多。你的攝影故事要從注冊臺開始：觀眾在領取安排表和名牌；觀眾在閱讀會議安排；第一位發言人上臺；傾聽的觀眾——都是很好的照片。
到了問答環節時，要記得拍起來提問的觀眾，以及回答問題的發言人。在休息時間，拍攝人們聚在一起的照片。用你的85mm鏡頭在不引起注意的情況下拍攝。小組討論環節，拍下每一位小組成員，以及討論時的場景。現場有沒有有趣的設備？或者在做筆記的人？有VIP坐在觀眾席上嗎？盡量捕捉這個會議室中所有引起你注意的東西。
7.快速處理
記住，你要做的是一份市場材料，這種東西很快就會過時，所以動作一定要快——盡量在48小時內完成。這些人可不是舉辦婚禮的新人，他們恨不得立即就能在網站上公開這些照片，立即！挑出一些照片，在相機中就刪掉那些拍壞的，這樣會提高后面處理的速度。
忘記黑白照片、HDR、過分的色彩，以及其他任何藝術效果。你要創造的不是藝術，而是市場材料。
對照片分類，新婚夫婦可能喜歡在一張DVD中尋找有他們身影的照片，但是公司的市場代表絕對不會。我認為好的方式是選出少于300張（針對一場8小時的會議）照片做一個合集，然后再做一個包含最好的125張照片的，再做一個最最好的75張的。每張照片都提供高、中、低3種分辨率。
一般情況下安排一個會議室，最重要的莫過于安排座次，這份工作如果做不好，很影響工作人員在領導心目中的工作能力認可。
對于圓形會議桌來說，比較方便的就是對領導座次要求就沒有那么嚴格，但是要記住：
第1條原則是：與進門位置相對的那個最中間的位置即是最大的領導應該落座的位置，如果讓你來安排會議室，這一個位置一定要擺上最大的領導的桌簽。
解決了1號領導的座次，其他領導的座次安排就可以按照交替出現的原則來處理。
第2條重要的原則是：二把手在大領導左手，三把手在大領導右手邊，剩下的領導就交替依次左右安排。
第3條重要的原則是：要根據圓桌會議的會議內容安排，一般情況下，本次會議主要的發言人要安排在1號領導的對面，這個發言人坐1號領導對面有利于匯報工作，不論是本單位的其他領導、下屬或其他單位的都是如此。
這情況是在單位內部開會，沒有客人或外方領導的情況下最好的安排。但是如果會有更大的外部領導參加，座次安排就要變更第1條原則，外部領導坐原1號領導坐的位置，本單位1號領導坐在外部領導的左側。如果外部領導職級比本單位領導身份要低的話，仍然是本單位1號領導坐原位置，外部領導坐其左手側。
還有一種情況是外部來人較多，參加圓桌會議時，要盡量把外方來人安排在圓桌的一個半圓側，兩位主要領導坐最尊貴的位置，各帶領自己單位人員圍繞圓桌就座。
在這種情況下就座的原則，還可以同長條桌談判形式的座次安排是一樣的，即讓主方領導坐1號位，客方領導坐1號領導對面，各方其他領導分別在本方1號領導兩側依次就座，原則同樣是左右交叉，2號坐左側、3號坐右側依次類推。
準確的做法是把最大的（或者平級但最重要的）領導放在居中位置，然后，把外一位領導放在他的左手側（面向觀眾方向）。主席臺的領導座次排序和上面的一樣，分別按奇數和偶數不同要求排列。但為了體現對客人的尊重，一般會把正對門的方向留給來賓或受邀座談的對象。主要領導坐最中間，次職領導坐左邊。也有主領導比較尊重下屬的，謙讓平坐主席臺的。
假設兩位領導是A和B其中A的職務或者排名要高于B，既正常的順序是A、B。那么，在主席臺上排座次時，應該遵循“右左”的原則，以右為尊，即先排A，再排B，A在B的右側。遇到這樣的問題，處理起來很簡單。堅持尊上居中，左為上，右次之。即：主要領導，排名第一的領導，居中就坐。第二名，靠第一位領導的左手邊就坐就可。主席臺上的座位為單數時，居中就是中間的位置。
如果兩位的職務等級一樣，比如都是正廳，那就看分管工作的主次。一位是正廳，但在領導班子中排序次于另一位，那另一位就應坐在左側。有一個“法則”，就是第一領導的左手邊是第二領導，不管主席臺上幾個人，也不管是單數還是雙數，都適用。主要領導坐最中間，次職領導坐左邊。也有主領導比較尊重下屬的，謙讓平坐主席臺的。
而一旦出現不合適的座次安排就是事故，所以會議組織者一定要首先跟相關領導或者負責人確認好主席臺就坐領導的排序，正確排序是安排好座位的前提條件，切記切記切記（重要的事情說三遍）。從小眾的實際工作經歷看，一般座次安排出現問題都出在這一塊。其實很簡單，開會時，老大左邊是老二。吃飯時根據各地習慣來定，正常情況跟會議相反，除非你是山東人，需要專門研究。
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