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職場對外接待禮儀與注意事項有哪些
隨著經濟的快速發展，禮儀在商務活動中顯得尤為重要。而其中的接待禮儀也將成為決定商務活動成敗的重要因素之一。下面是我為大家詳細介紹職場對外接待禮儀與注意事項，歡迎大家閱讀！
職場對外接待禮儀與注意事項
一、會議前準備工作：
先掌握好使用會議室的單位、人數、時間及要求，按要求布置會場、擺放所需要用具。提前與保衛科聯系留好車位。如會議中需要保安保障，保安需著統一整潔保安服裝。會議室提前30分鐘打開空調，檢查電源是否有電，電腦、投影儀、電視工作是否正常，衛生間手紙、擦手紙、洗手液是否準備齊全，兩個陽臺的門是否打開，陽臺是否干凈，檢查燈光效果，準備會議所需要的紙筆。
(一)準備茶杯：洗凈雙手，從消毒柜中取出已消毒的茶杯，檢查有無破損，表面是否潔凈透亮。
(二)物品位置：應擺放在參會人員右上角，杯把與人呈45度角。杯子與桌邊位置應以可放置A4紙張的距離為宜，信紙擺放在人的正中位置，筆擺放在紙的上方呈45度角。
會議室使用時，應有專人接待客人，在客人未來前整理好儀表，站立在梯口迎接。客人來時，目視對方、面帶微笑，向客人問候示意，并手示意請進，引領客人進入會議室。冬季，對進入會場的來賓脫下的衣帽，服務人員及時伸手去接，并掛好。
二、環境規范
廳地面、墻面、窗戶無塵土、無污跡、無裂痕、無雜物、按時擦拭干凈整齊。廳內無噪音、功能區域、劃分合理，客人開會互不干擾。廳隔音效果好，能有效的保護會議內容不被泄露。廳燈光設計和采光效果符合會議需求，并能起到裝飾和調解氣氛的作用。廳新風供應量充足，通風流暢，空氣新鮮，空氣質量達到國家標準。廳內溫度、濕度適宜，室內無靜電、無污濁漂浮物、無異味。室內環境布置、辦公用品的配置能滿足安全、方便、舒適、實用的使用需求。裝飾有適當的綠色植物、鮮花、飾品等，能使客人視覺上得到充分的放松。
三、會標使用規范
會標及揭示會議主要議題的文字性標志，一般以計算機制成幻燈圖片映射于電視或投影幕布上，或用醒目的橫幅形式懸掛于會場背景墻上，會標的使用規范包括字跡要規范、醒目、內容言簡意賅，上橫幅的字以不超過13個字為宜，會標內容要突出會議主題，橫幅以選用紅色，橫幅懸掛位置合理、掛放端正、垂直、無褶皺、無破損。
四、會議臺形布置規范
禮賓次序一般按行政職務、按字母順序、按到場順序。雙邊會議的廳室一般主要領導居中，2號領導在1號領導的左手位置，3號領導在1號領導的右手位置;賓主相對而坐。主人應在背對向門的一側就座，多邊會談主賓和主人的座位居中相對擺放，座位兩側的空當應比其它座位略寬一些，主人也應在背對向門的一側就座，記錄員一般在會談桌的后側就座。(如會談的人數較少，也可以安排在會談桌前就座)
五、會議倒水知識
(一)會議開場前選擇好加水時間方式
會議加水時間一般要選擇在會議開始前5分鐘左右。倒水時要注意不要太滿以杯的七八分滿為宜。杯把要一律向客人右側45度，在倒茶后要做出請用的手勢。端放茶杯動作不要過高,更不要從客人肩部和頭上越過，續水時不要把壺提得過高,以免開水濺出。如不小心把水灑在桌上或茶幾上，要及時用小毛巾擦去。不要將杯蓋扣放桌上。倒過水后，要逐杯加以檢查。檢查時，可用于觸摸一下杯子的外端，如果是熱的，表明已倒過水，如果是涼的，說明漏倒水了，要及時補倒。續水一般在活動進行15--20分鐘后，要隨時觀察會場用水情況，遇到天熱時就要隨時加水。不端茶杯，直接在桌上或茶幾上往杯中倒水、續水，是不符合操作規范的。在往高杯倒水、續水時，如果不便或沒有把握一并將杯子和杯蓋拿在左手上，可把杯蓋翻放在桌上或茶幾上，只是端起高杯來倒水。服務員在倒、續完水后要把杯蓋蓋上。注意，切不可把杯蓋扣放在桌面或茶幾上，這樣既不衛生，也不禮貌。如發現賓客將杯子放在桌面或茶幾上，服務人員應立即斟換，用托盤拖上，將杯蓋蓋好。
(二)順序：開會倒水，從右開始(領導先，順時針順序進行)倒水時，壺嘴不要對客人，要從客人右邊倒。主席臺一定從客人背后加水。
五、會議過程服務
(一)注意觀察和控制會議室大門的人員出入，維持秩序，保證會議室周圍環境安靜及安全。
(二)注意觀察開會情況，隨時關注會議室內溫度及音響效果。
六、會議結束工作：
結束時應及時打開會議室大門，使開會人員順利離開會議室，并幫忙按電梯。在人員撤場時檢查是否有遺留物品，及時發現通知相關人員。最后關閉電源開關、門窗，清場完畢后鎖好門。
服務人員儀表的基本要求
儀表包括人的容貌、服飾和個人衛生等方面，是一個人精神面貌的外在表現。
對服務人員頭發的基本要求是：時刻保持頭發健康、秀美、清爽、衛生、整齊的狀態。經過修飾之后的頭發，必須莊重、簡約、典雅、大方。應將頭發盤起，佩戴統一頭花，避免披頭散發，在服務工作中最好避免在頭發上佩戴復雜夸張的飾物。
男士接待人員的發型以整潔、長短適中為宜，長度要求是前不及眉，后不及領，側不遮耳;避免怪異、過于新潮的發型;不宜使用任何發飾;切記保持頭發清潔、無頭屑、顏色自然。
對服務人員面部的基本要求是：保持面部清潔，特別要保持眼睛的潔凈;不佩戴鼻丁;注重口腔衛生，保證牙齒中無殘留物;面部表情需自然，避免愁眉苦臉。女服務人員必須淡妝上崗，避免濃妝艷抹。
男士接待人員要剃須，不留長發，同時要避免身體有異物或異味。
著裝：規范、整潔
服務人員上班期間應統一著應季制服上崗，并保持制服干凈、整潔，具體要求如下：
鞋襪干凈，無破損或劃痕，鞋帶不拖拉，鞋的款式簡單大方以黑色為宜，鞋跟高度適中;襪子顏色自然，女服務人員著裙裝時需穿著黑色長統襪，襪口不能從裙下露出。
制服整潔、合體、無破損，整齊系好紐扣，領子和袖口潔凈、無污物，衣肩無頭屑。穿著制服時應避免內衣、內褲外露或外透，并時常檢查領帶或領巾的位置是否正確。服務人員應避免佩戴華麗、搶眼的首飾，工作時間最好不佩戴任何珠寶或首飾。
個人衛生：服務人員的指甲需經常修剪，保持指甲清潔，不留長指甲，不涂有色指甲油。
勤洗澡，經常更換內衣、內褲和襪子，保持身上無異味。
經常漱口，保持口氣清新，上班前忌吃蔥、蒜等有異味的食物。
綜上所述對服務人員儀表的基本要求是整潔、樸素、高雅。
服務人員不僅要注重外在形象的塑造，更要注重培養自己內在的氣質、修養，并在服務過程中通過形象、微笑、眼神、言行、儀態等展現給顧客。高雅的儀表需要長時間的積累和沉淀，需要服務人員用心修煉。
職場對外接待禮儀
著裝儀容規范
不要忽視辦公室著裝。如果你看上去干凈利落、衣著整潔，自己也會感覺良好、自信十足。注意，在穿著上不要百無禁忌，過于招搖。新進單位的人要根據自己工作性質、職位選擇適宜的服裝。不要穿過于追逐時尚;過于休閑的服裝，相對保守正規一些的服裝會給人留下好感。此外，要是你整天標新立異，想辦法從外觀上引起上司或者同事們的視線的話，上司或者同事們反而會認為你不把心思放在工作上，工作肯定不會太認真。
來訪者接待
前臺在崗位上一般是坐著的。但遇到有訪客來時，應立即起身，面朝向來訪者點頭、微笑致意：您好，請問您找一位?、有預約嗎。知道找誰，并確認是預約之后，請來訪者稍等，立即幫其聯系。如果要找的人正在忙，可以請其稍等，用規范的儀態引領來訪者入座倒水。如果等了很長時間，訪客要找的人還在忙，要關照一下來訪者并說向其說明，不要扔在那里不管。
如果來訪者要找的沒有出來接，讓其自己過去，前臺接待應該用規范的手勢指引如何去，或者帶來訪者去。如果來訪者要找的人的辦公室門即使是開著的，也要先敲門，獲得許可后再請來訪者進入，為來訪者倒好茶后，前臺就要返回崗位。當然，如果前臺只有一位的話，直接指引來訪者就行了。
如果來訪者知道找誰，但沒有預約，辦公室前臺要打電話問問，告訴相關同事或領導助理/秘書，單位的來訪，不知道是不是方便接待。出于對來訪者的禮貌和方便拒絕時的得體處理，即使是要找的同事或者領導親自接，都可以當作是其他人接的電話，再詢問。這樣在來訪者聽來，即使電話那頭沒有答應接待，也不是他要找的人直接拒絕的，為一下步的處理留下了余地。
接電話禮儀
辦公室前臺接起電話的聲音要不急不慢，并終保持輕松、愉悅的`聲調，不得在電話中和來電者耍脾氣、使性子甚至說粗口。接電話中，要勤說請問、對不起、請稍等之類的謙詞。
在電話鈴響的第二、第三聲的時候接起電話。接起電話首先要說您好，(辦公室名稱，如果辦公室名稱較長，應用簡稱)，忌以喂開頭。如果因故遲接，要向來電者說對不起，讓您久等了。對知道分機號碼或者轉向具體人姓名的電話，可以禮貌地說請稍等，并馬上轉接過去。
如果要求轉接領導電話、對方又知道領導姓名，不知道分機號的話，就要禮貌地詢問，對方是誰、哪個單位的。如果是如廣告、變相廣告之類的電話，應該用禮貌的借口擋駕，或者轉到相關部門處理。
鑒于前臺每天要接很多電話，為防止嗓子出現意外，要隨時準備水，以滋潤嗓子，隨時保持良好的聲音效果。
職場辦公室對外接待禮儀
(一)迎賓禮節。迎賓禮儀是辦公室日常接待的重要工作。正確的迎賓工作，除了熱情和真誠，禮儀常識必不可少。迎來送往，是日常接待工作的主要方面。
1.辦公室日常迎賓。秘書在辦公室接待來訪的客人，既有預先約定的，也有臨時無約的不速之客。不管是有約的還是無約的，秘書都應熱情地以禮相待。
當來賓若是熟悉且依約前來的，秘書可親切地與其握手并禮貌地將其引到事先安排好的會談地點。對首次到訪的來賓，不管有約無約，秘書都應誠懇地進行自我介紹，然后或確認或恭敬而禮貌地詢問來賓身份，并與其握手致意，必要時可與來賓禮貌地交換名片。對有約的、重要的，或是遠道而來的來賓，為了表示鄭重、尊敬和熱情、友好，主人(多數是秘書)應提前到達預先約定的地點或本單位的大門口、辦公樓下恭候來賓。當來賓乘坐的車輛駛近時，應面帶微笑，揮手招呼致意，以示我們在此已經恭候多時了，歡迎您的光臨之意。
2.辦公室之外迎賓。有時，秘書必須陪同或代表領導到機場、碼頭、車站等交通場所迎接來賓，或在接待活動地迎接來賓，這相對于辦公室日常迎接來說，程序更為復雜些，禮儀禮節要求也更為講究。迎賓時，主人應提前到達迎接地點。來賓到達后，主人應上前熱情地招呼、問候，然后或自我介紹，或互相介紹，或交換名片。如果與來賓是初次見面，秘書可事先準備好寫有如歡迎XX公司XX先生一行之類醒目文字的接站牌。
對重要的來賓，可在交通場所或特定的地方舉行一定的歡迎儀式。必要時，要安排迎賓線，即在迎賓時，為了表示隆重，同時也便于主客雙方相互致意，主方人員列隊迎接來賓。迎賓線可安排在門內，也可安排在門外，但一定要面向來賓方向。迎賓線的迎接人員要按職務的高低排列，排列方式可是一字式或雁字式。
歡迎重要來賓時，有時還要安排送花。送花時，一般宜選擇代表友誼、喜悅、歡迎花語的花卉，如玫瑰、蘭花、紫羅蘭等。如果是接待外賓，送花時，一定要尊重來賓所在國對花的禁忌風俗。一般來說，以紅色花系或紫色花系為佳，忌用黃色花卉和菊花、杜鵑花、石竹花。來賓所在國的國花一般都會受歡迎。在數目上，西方人送花一般是單數，但不能送13朵。
(二)送賓禮節。俗話說：出迎三步，身送七步。這是迎送客人的最基本禮節。送別客人時，秘書應根據實際情況，將客人送至辦公室(或接待室)門口，或送至電梯口，或送至單位的大門口等，與客人握手道別，必要時還要為客人打開車門。送別時一定要注意的是，不管送到哪里，都要面帶微笑，揮手目送客人遠去。握手道別時，主人一般不宜先伸手，以免給人造成逐客的誤會。
重要的訪問應當舉行一定的歡送儀式，歡送儀式可在交通場所或特定的地方舉行。必要時，要安排送賓線，即在送賓時，為了表示隆重，同時也便于主客雙方相互話別，主方人員列隊送別來賓。送賓線的人數及安排與迎賓類似。同時，有時還可安排送花。送別時，可用芍藥花、胭脂花等，也可加楊柳、杉枝表示祝福和惜別，同迎接時送花一樣，也要注意有關的禁忌。
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照度：
1、為了確保正確的圖像色調及攝像機的自均衡，規定映射在預會者臉部的光是勻稱的，照度應不低于500lux監視器、投影電視附近的照度為50-80lux，應制止直射光。
2、燈光的方向比燈光的強度更為重要，為燈光安裝漫射透鏡，可使采光充實漫射，使預會者臉上有勻稱采光。
會議室燈光安裝位置要求：
三原色燈一般安裝在集會室天華板上，要在天華板上安裝L型框架，燈管安裝在L型框架拐角處，使燈光不直接映射到物體及預會者，而依靠天華板對燈光的反射、散射照亮集會室
除了上面所說的兩點，為了達到更好效果，還需注意：
1、制止陽光直射到物體、背景及鏡頭上，這會導致刺眼的強對比環境
2、光線弱時建議采用匡助燈光，但要制止直射
3、使用匡助燈光，建議使用日光型燈光禁止使用彩燈，制止使用頻發光源
4、制止從頂部或窗外來的頂光、側光直接映射，此種映射會直接導致陰影
5、建議使用間接光源或從平整的墻體反射的較為柔和的光線
擴展資料
注意事項
1、在同一畫面中，如果人物活動范圍比較小，如教師坐在講臺前講課和站立起來講課，可以常用一個主光照明兩個活動部位；這樣，光線投影方向一致，背景只有一個影子，看起來場景比較統一、比較真實。
2、如果人物活動范圍較大，如教師需要經常到講臺下學生中間巡視、到講臺上板書、操作媒體進行演示等，必須需要兩個或者幾個燈做主光照明。照明不同部位的燈光，既要注意光線的銜接，使人物活動流暢舒緩，畫面統一，還要注意不要讓光線互相影響而減弱了畫面效果。
3、拍攝教學專題片現場采訪時，由于拍攝范圍很大，而燈具相對又很少，可由照明人員舉燈跟隨被拍攝人物、景物的不同位置一起活動。在拍攝大場面活動是當然也是這樣，如拍攝主題班會、校慶活動等。
不過要注意在拍攝同一部專題片時，燈與人物、景物的距離和方位應該盡量保持一致，以使主光的效果保持一致，教育教學專題錄像片的風格統一。
參考資料：百度百科-會議室燈光
一、會議室的總體要求
會議室是開會的場所，同時又是放置會議電視設備的場所，因此會議室的設計合理性決定了會議電視圖像的質量，也直接影響了開會的效率。完整的視訊會議室規劃設計除了可提供參加會議人員舒適的開會環境外，更重要是逼真地反映現場(會場)的人物和景物，使與會者有一種臨場感，以達到視覺與語言交換的良好效果，由會議室中傳送的圖像包括人物、景物、圖表、文字等應當清晰可辨。
二、會議室的類型、大小與環境
(一)會議室的類型
會議室的類型按會議的性質進行分類，一般分為公用會議室與專業性會議室。公用會議是適應于對外開放的包括行政工作會議、商務會議等。這類會議室內的設備比較完備，主要包括電視機、話筒、揚聲器、受控攝像機、圖文攝像機、輔助攝像機(景物攝像等)，若會場較大，可配備投影電視機(以背投為佳)。專用性會議室主要提供學術研討會、遠程教學、醫療會診，因此除上述公用會議室的設備外，可根據需要增加供教學、學術用的設備，如白板、錄像機、傳真機、打印機等等。
(二)會議室大小
會議室的大小與設備、參加人數有關。可根據會議通常所參加的人數多少，在扣除第一排座位到主席臺后的顯示設備的距離外，按每人2㎡的占用空間來考慮，甚至可放寬到每人占用2.5㎡的空間來考慮。天花板高度應大于3m。
(三)會議室環境
會議室內的溫度、濕度應適宜，通常考慮為18～25℃的室溫，60%～80%濕度較合理。為保證室內的合適溫度、合適濕度，會議室內可安裝空調系統，以達到加熱、加濕、制冷、去濕、換氣的功能。會議室要求空氣新鮮，每人每時換氣量不小于18立方。會議室的環境噪聲級要求為40dB，以形成良好的開會環境。若室內噪聲大，如空調機的噪聲過大，就會大大影響音頻系統的性能，其它會場就難聽清該會場的發言。
三、會議室的布局、照度、音響效果
(一)會議室的布局
會場四周的景物和顏色，以及桌椅的色調均會影響畫面質量。一般忌用“白色”、“黑色”之類的色調，這兩種顏色對人物攝像將產生“反光”及“奪光”的不良效應。所以無論墻壁四周、桌椅均采用淺色色調較適宜，如墻壁四周米黃色、淺綠、桌椅淺咖啡色等，南方宜用冷色，北方宜用暖色。攝像背景(被攝人物背后的墻)不適掛有山水等景物，否則將增加攝像對象的信息量，不利于圖像質量的提高。可以考慮在室內擺放花卉盆景等清雅物品，增加會議室整體高雅，活潑，融洽氣氛，對促進會議效果很有幫助。從觀看效果來看，顯示屏的布局常放置在相對于與會者中心的位置，距地高度大約一米左右，人與顯示屏(投影屏幕或大屏幕電視)的距離大約為4-6倍屏幕高度。各與會者到顯示屏的水平視角應不大于60度。所采用的顯示屏的大小，應根據參加會議的人數，會議室的大小等因素而定。對小型會議室，只需采用29寸至34寸的液晶屏或等離子電視即可，或者大會議室中的某一局部區采用;大型會議室應以投影屏幕為主，正投或背投式均可，背投更加。
(二)會議室照度
燈光照度是會議室的基本必要條件。攝像機均有自動彩色均衡電路，能夠提供真正自然的色彩，從窗戶射入的光(色溫約5800K)比日光燈(3500K)或三基色燈(3200K)偏高，如室內有這兩種光源(自然及人工光源)，就會產生有藍色投射和紅色陰影區域的視頻圖像;另一方面是召開會議的時間是隨機的，上午、下午的自然光源照度與色溫均不一樣。因此會議室應避免采用自然光源，而采用人工光源，所有窗戶都應用深色窗簾遮擋。在使用人工光源時，應選擇冷光源，諸如“三基色燈”(R、G、B)效果最佳。避免使用熱光源，如高照度的碘鎢燈等。會議室的照度，對于攝像區，諸如人的臉部應為500LUX，為防止臉部光線不均勻(眼部鼻子和全面下陰影)三基色燈應旋轉適當的位置，這在會議電視安裝時調試確定。對于監視器及投影電視機，它們周圍的照度不能高于80LUX，在50～80LUX之間，否則將影響觀看效果。為了確保文件、圖表的字跡清晰，對文件圖表區域的照度應不大于700LUX，而主席區應控制在800LUX左右。
(三)會議室的音響效果
為保證聲絕緣與吸聲效果，室內鋪有地毯、天花板、四周墻壁內都裝有隔音毯，窗戶應采用雙層玻璃，進出門應考慮隔音裝置。根據聲學技術要求，一定容積的會議室有一定混響時間的要求。一般來說，混響的時間過短，則聲音枯燥發干;混音時間過長，聲音又混淆不清。因此，不同的會議室都有其最佳的混響時間，如混響時間合適則能美化發言人的聲音，掩蓋噪聲，增加會議的效果。
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