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會議準備工作涵蓋了制定會議預案、準備會議文件、發(fā)送會議通知、進行會前檢查以及提供會議過程中的服務等關鍵環(huán)節(jié)。會務工作是圍繞會議的組織和執(zhí)行的一系列事務性工作。具體來說，會務工作包括以下幾個方面：
1.制定會議預案：確保會議目標明確、議程合理、資源充分。
2.準備會議文件：準備會議所需的資料、報告、演示文稿等。
3.發(fā)送會議通知：及時通知與會人員會議的時間、地點、議程等信息。
4.會前檢查：確認會議場地、設備、材料等準備工作的完備性。
5.會議過程中的服務：包括接待與會者、協(xié)助會議記錄、處理臨時問題等。
6.會議結束后的善后工作：如整理會議紀要、反饋收集、場地清理等。
會務工作對于確保會議的順利進行至關重要，它不僅關系到會議的效率和效果，也體現(xiàn)了主辦方的專業(yè)性和細致程度。因此，會務工作的質量直接影響著會議的整體質量和水平。
工作內(nèi)容：
1、安排嘉賓簽到、住宿和餐飲。
2、內(nèi)勤保衛(wèi)，保障會議安全及參觀、考察途經(jīng)地的交通安全。
3、制作會議通訊錄、準備會議所需要的會議資料,會議用品、會議演講稿等相關物品。
4、辦理與會人員證件、參會期間的人身意外傷害保險等。
5、安排和檢查會場及其音響設備、燈光系統(tǒng)、多媒體等項目，保障設備正常運行。
6、協(xié)調解決嘉賓和與會人員在會議期間提出的各種要求和問題。
會務工作
是為會議服務的各種具體事務工作。第會議預案制定。會議預案即會議籌備方案，預案制定的好壞直接影響會議的質量。會議從籌備到善后，有一系列會議秘書工作(也叫會務工作)，會務工作做得好壞，是影響會議質量和會議效果的重要因素。會務工作包括秘書工作和行政事務工作兩部分，重要會議還包括安全保衛(wèi)工作。
一、會務工作內(nèi)容
會務工作的繁簡，與會議的規(guī)定、內(nèi)容、級別有一定的關系。一般來說，會議越大，規(guī)格越高，會務工作的內(nèi)容也就越多，做好會務工作的難度也就越大。對于有些小型會議，僅僅發(fā)個通知，確定時間、地點，做個記錄就行，會務工作非常簡單。但對于領導層的某些決策會議，人數(shù)雖少，卻十分重要，必須做好精心準備；大型和特大型會議，由于會務工作的內(nèi)容較為繁雜，需要由專門成立的會務組來組織、籌備。本文主要就一般的中型以上會議秘書人員怎樣做好會務工作加以闡述，從會前、會中、會后三個階段分別進行論述。
(一)會前超前籌措，精心準備。
1.了解掌握相關信息，協(xié)助領導做好會議議題的確定。議題或由領導提出，或由秘書人員收集，但必須把握住一個原則，就是一定要弄清領導開會的真正意圖，通過開會要解決什么問題，達到什么目的。對收集到的議題要不斷進行篩選，反復送交領導審核，必要時還要準備一些預備議題，以便見縫插針，同時盡可能避免把不成熟的議題帶到會議上去。
2.做好會議的經(jīng)費預算工作。包括占場費、租金費、用品費、設備費、培訓費、資料費、住宿費、交通費等預算。制定會議經(jīng)費預算應本著勤儉辦會、節(jié)約辦會的原則，盡量降低會議的成本，另一方面也要有一定的彈性，注意留有余地。如果把一個只有幾十個人參加的工作會議預算經(jīng)費支出為10萬元，那就是一次失敗的會議費用預算。
3.做好會議議程、日程的制定。會議議程是對會議主要內(nèi)容所做的順序排列，應當簡明概略，切不可拖沓冗長。會議日程是會議議程在時間上的具體安排，一般采用表格式，將會議議程的各項分別固定在會議期間每天的上午、下午及晚上三個單元，使與會者一目了然，反之，就會讓與會者之間互相打聽，誰也沒有一個準確的說法。
4.做好與會人員范圍的確定及會議通知的發(fā)送。注意何種規(guī)格檔次的會議由何種層次與何種身份的人參加。據(jù)我所知，現(xiàn)在社會上有些單位辦會，動不動請上一堆“名人”，根本不按會議的實際需要確定與會人員。這樣做，除了給會議的主辦單位與會議的組織者增加會務工作負擔外，什么作用也達不到。擬定與會人員名單，應根據(jù)會議的實際需要，做到應參加者不漏，不應參加者不請，盡量避免以上情況的發(fā)生。在發(fā)送會議通知時，一定要注意其準確性，把會議的時間、地點、對象及注意事項預先打在一張通知單上，按單通知至相關單位與個人，秘書同時需記錄下接收此會議通知的具體人員，確保信息傳遞到位。
5.做好會議文件的準備。會議文件的準備工作也是會前工作的一項重要內(nèi)容。包括兩方面內(nèi)容，一是會議文件尤其是會議的報告稿、領導人的講話稿等主旨文件指鍵的起草工作一定要提前做好準備。為達到這一要求，秘書人員必須做到有快手備用，并能熬夜突擊。二是會議文件的印制及復制工作，復制的文件一定要做到標準化、規(guī)范化，同時在復印前一天對復印設備的功能進行確認，避免越是緊急，越是有重要的文件需要印，機器越是出毛病的情況發(fā)生。
6.做好會場布置。主要包括會場的布置工作及會議用品的準備工作。會場的布置，主席臺的設置，座次的安排以及為烘托渲染氣氛所做的裝飾都要依會議的性質及鎮(zhèn)姿會議的要求而定。會場用品的準備一般包括會議的必備用品(文具用品、桌椅、臺布、茶具及擴音、照明、通訊設備)的準備及會議的特殊用品的準備。專業(yè)性的特殊的會議還需準備特定的會場用品。如選舉會議所需的投票箱、選票，表彰會所需的獎品及領獎時的音樂；專業(yè)性會議所需的幻燈機、投影儀；談判性會議需準備的簽字筆。這些必備用品及會議的特殊用品都要提前送到會場，且要一一檢查過確保好用，有效。
7.做好會議行政事務性準備工作。主要包括做好與會人員的迎送、交通、食宿、后勤保障、醫(yī)療、參觀訪問、文化生活等安排，這些行政事務性工作要打好提前量，并一一細化，責任落實到人，每個人都把分內(nèi)的工作做好，會議的質量就有了保證。
8.做好會議服務人員的培訓工作。會務工作的成功與否與會議會務人員的服務質量有直接的關系。訓練有素的稱職的秘書服務人員應做到儀表舉止端莊得體；用語禮貌謙和；態(tài)度熱情大方，善于辦事，恪盡職守。不難想象，一個沒有經(jīng)過訓練、不分場合，把持無度，舉手投足依個性所為的會議服務人員，怎能把會議籌劃、組織、服務得到位?
以上所列的是會前準備階段八個方面非常重要的工作，只有同時做好這八個方面的工作，會前工作的準備才可稱之為充分，也只有做好這些，才能保證會議進行階段及會后階段工作順利進行。
(二)會中協(xié)調控制，做好管理保證。主要應做好以下四方面的工作。
1.做好會議的報到、簽到工作。會議的簽到用品，會議簽到時發(fā)放的材料一定要準備充足并提前送到會場，放到指定位置，擺設好，同時禮貌熱情地接待與會人員，并設專人引導與會人員做好簽到。
2.做好會議文件用品的發(fā)放及會場各種設備的操作工作。會議期間分發(fā)的文件主要是會前未發(fā)的文件及會中新產(chǎn)生的簡報類文件。把會議用品及會議所需文具準備充足。秘書還要熟練使用操作會場內(nèi)的音響、燈光及通風設備、必要的安全設施的操作，并能夠保證在設備發(fā)生故障時，第一時間到達，以確保會議的理想效果。同時隨時保證主席臺及會場人員茶水飲料的充足。
3.做好會議記錄工作。秘書人員在做好與會人員簽到、發(fā)放完會議材料后，要做好會議記錄，學過速記的可用速記，在做好用文字原始記錄的同時，最好用錄音筆或錄相設備做好實況記錄。一是便于會后紀要的整理，二也是為了存檔的需要。
4.做好會場外與會人員的食宿安排工作。盡管食宿安排工作在會前已安排就緒，但仍不免有一些與會者提出與會人員預料不到的要求及建議，作為會務工作的組織服務者，應盡量考慮給以滿足與解決。
5.做好會場內(nèi)外的保衛(wèi)與保密工作。包括協(xié)助服務人員做好入場的驗證監(jiān)票工作;會場秩序的維護工作：會場內(nèi)的安全保衛(wèi)工作;會議材料的保密工作。
會中階段秘書做好會務工作的關鍵在于協(xié)助與控制。
(三)會后及時總結與反饋。會議結束并不意味著會務工作的終結，還要做好會議重要文件的清退、會議資料的收集，會議紀要的整理及會后的反饋、立卷歸檔工作。會議結束后，根據(jù)保密原則，該收回的文件盡快收回，該匯總的要及時匯總。結合搜集的會議前前后后產(chǎn)生的有關文字、聲像材料全部進行分類后進行歸檔。會后反饋工作雖然是在會后進行，但它卻是會議善后工作的一項重要內(nèi)容，是整個會務工作的一個重要的組成部分，因為它能夠直接反映出會議效果的好壞以及會議的主旨精神是否能夠落到實處。
綜上所述，盡管會務工作的會前、會中、會后階段的會務內(nèi)容各不相同，但它們之間是相互關聯(lián)、相輔相成的關系，一個環(huán)節(jié)出現(xiàn)了問題，就要影響到下一環(huán)節(jié)甚至整個會議，只有對會務工作中的各個環(huán)節(jié)統(tǒng)一安排、統(tǒng)一部署，才能保證會議的高質量、高效率及會議的圓滿成功。
二、會務工作技巧
要開會，就會有會前、會中、會后許許多多的會務工作要做。怎樣把這些工作以最短的時間，花費最少的精力，取得最佳的效果，這就是會務工作的技巧。大體可分為以下幾個方面：
(一)明確目的及作用，認真負責地做好開會前的各項準備工作。
1.首先要知道有哪些會議，會議有何作用；其次，要了解會務工作的各項要求、任務、目的及指導思想和做法；對這些有了明白透徹的了解，有助于把握領導的意圖，與領導搞好配合。
2.在會前議題、議程及大會人員編組的問題上，決定權在領導，秘書人員只有建議的權利，一旦領導確定下來，秘書人員必須嚴格遵守。另外議題除極特殊情況外，應提前兩天，重大會議應提前10天通知與會人員。
3.在確定與會人員名單時應注意該參加的一定要提及到。但也要考慮到列席人員不可過多，過多就會影響會議效果：在發(fā)放與會人員通知時，尤其應注意對于擬調動但尚未調動人員的通知一定不要發(fā)錯，一定要附上會議通知回執(zhí)，以便安排與會人員食宿。
4.在布置會場時，應本著什么性質的會議就應突出什么樣的氣氛的原則，不可千篇一律。在人員座位的安排上，有多少人參加的會議就擺多少椅子(可以稍多幾把)，因為擺椅子過多，與會人員總會謙虛地往后坐，容易使會場顯得很分散，也不便于討論問題。
5.會場設施的安裝調試應及早做準備，會議用品也要提前送到會場并專人專職。
6.會議文件的準備工作，要明確內(nèi)容與范圍，責任具體落實到人頭，還要有具體的時間限制，既要有迅速起草文件的秀才，也要有善于
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