本文目錄

1. 行政接待之會議接待
2. 會務接待方案
3. 接待方案

行政會議接待，Rukia's Manual

一、接待準備階段工作流程

接收接待信息：

1.確保相關責任人知曉嘉賓來訪事項。

2.及時落實來訪對接聯絡人及聯系方式。

3.確定來訪時間。

4.了解來訪目的（eg：考察交流）可以詢問對方聯絡人是否有會議資料需要提前拷貝。

注意：a.編寫會議議程時，涉及保密內容需要回避。

b.注意措辭：一般上級單位為“指導”，平級單位為“交流”。

5.了解來訪人員信息（包含單位/部門、職務、人數等)。確定來訪人員的職位，邀請本公司相應職位的領導參與接待。（只多不少）

6.確認是否安排住宿、接送機/站、用餐，至少提前一天確認。

二、確定接待責任部門，明確責任人：

責任人需要全程負責接待任務，一般情況下，來訪嘉賓沒有離開前，接待人員不宜隨意更改。確定訪客的各項需求后，向領導（接待責任人）進行請示，并請示領導是否安排會議室、公司參觀講解、歡迎大屏、攝影口、禮品、以及餐敘環節。

三、確定接待方案，根據來訪人員級別不同，安排不同標準的接待安排。原則上提前一天落實所有接待事項。

1.住宿、餐飲、接待陪同人員、接待車輛、會場布置、禮品門等都可視具體情況來定。

2.請示領導是否安排歡迎大屏、席卡、公司宣傳冊、會議簽到牌、海報展架等宣傳物料。

3.如果我方有會議材料需要提前收集，并在會前提前調試媒體設備!

四、制定接待WBS及日程安排，發送至各責任人。

1.制定WBS將整個接待流程做簡單描述，以及涉及相關責任人的工作職責均分配到個人，并交由負責此次接待級別最高的參會人員審批。審批通過后，將該WBS及日程安排發送給相關接待人員及相關部門責任人，以及參與會議的宣傳人員及其他工作人員。

2.涉及黨政機關接待，WBS中不得出現“宴請”、“晚宴”等字眼，可使用“餐敘”、“工作餐”等話術，用餐地點使用另行短信通知代替，用餐信息可使用短信發送給相關領導。

3.WBS中要明確接待及陪同參觀人員攝影人員、陪同就餐人員等相關責任人。其中攝影人員需全程參加，并提神確定合影位置及時間。（涉及團體合影需提前確認站位，根據人數提前擺放站架或椅子。）

4.提醒陪同人員注意著裝，佩戴工作牌等。

接待進行階段工作流程：

五、門廳迎接來訪人員：

1.提前預留車位，或者電梯控梯等。在來訪嘉賓抵達10分鐘前，接待人員在門廳準備迎接。

2.接待人員在陪同高層領導見嘉賓之前，提前告知高層領導來訪人員的級別及相關工作性質。

3.在嘉賓抵達時，接待人員主動引導我方高層領導與重要嘉賓寒暄。

六、座談交流：

1.如安排公司參觀，則先進行講解參觀。

2.涉及黨政重要機關來訪，利用重要嘉賓參觀期間，可請對方聯絡人（如辦公室主任、秘書長等）到會議室再次確認會場、就餐包間布置（特別注意席卡坐次），涉及臨時增加人員，利用此時間加席卡。

3.根據參觀時間做預判，提前5分鐘確認是否備好茶水，不建議提前太久（茶水冷掉）或嘉賓就座后倒水（注意開水不要濺到嘉賓）。

4.根據會議接待性質安排會務服務人員，會務秘書需要做好會議記錄，錄音等事項。涉及機密內容，會務服務人員由內部安排。

5.會議結束前10分鐘，安排引導人員就位。如需合影則根據需要提前安排好站架或椅子。接待結束階段工作流程

七、會后工作：

1.及時整理相關材料，包括會議紀要、接待總結、合影及宣傳物料，發送給相關領導。

2.做好會議督辦工作，跟蹤落實事項。

3.對接宣傳人員做好會后報道。

4.如有回函和費用結算等事項也需要盡快完成。

會務接待方案（一）

一、會議概況：

（一）會議時間：xx

（二）會議地點：xx

地址：xxx

電話：xxxxxxx

聯系人：xx

（三）參加會議人員

東北九城市公安局主管政治工作局長、政治部主任、政治部秘書處處長、干部處處長，特邀佳木斯市公安局有關領導與會，約50人。

二、活動日程（見日程安排表）

三、工作分工

成立會議籌備領導小組

組長：xxx

副組長：xxx

領導小組下設辦公室，負責人xxx，具體負責整個會議期間的各項工作。

成員單位：政治部各處、機關黨委、指揮部宣傳處、行政處、后勤保障中心、朝陽分局、凈月分局、錦程分局、巡警支隊、交警支隊領導各1人。

辦公室下設材料組、會務組。

（一）材料組

負責人：xxx

成員：秘書處有關人員

職責：

1.領導講話、主持稿、論文集

2.代表報到、登記，制定花名冊、通訊錄

3.會議須知、日程表

4.代表、工作人員住宿、餐飲分配表

5.制做文件袋、配記事本、筆、相冊

6.材料裝袋、印制代表證、工作人員證、桌簽

7.乘車編號及分配代表、工作人員乘坐車輛

（二）會務組

負責人：xxx

成員：交警支隊、巡警支隊、政治部各處、行政處、后勤保障中心、指揮部宣傳處、機關黨委。

職責：具體負責請領導參加開幕式、聯系開、閉幕式會議室、會議接站、食宿、宴請、各項活動統籌安排、紀念品的購買發放、后勤保障及各項協調工作。

1.車輛

負責人：xxx

（1）會議抽調政治部秘書處轎車3臺、干部處2臺、組織處2臺、老干部處2臺主要用于迎接代表團。行政處2臺轎車主要用于會務。

（2）會議抽調行政處、后保中心、巡警支隊豐田面包車各1臺，交警支隊前導車1臺。主要用于參觀、游覽。

（3）各單位抽調公務車于8月9日上午8：30分到名門飯店會務組報到，接受任務；交警前導車、3輛中客8月10日11：30到名門飯店會務組報到。

（4）聯系交警支隊，確定具有長春特色參觀路線。游覽期間，沿線主要街路由交警安排勤務。

（5）各單位抽調的車輛要做到整潔干凈、無故障、無灰塵。

（6）車輛市內用油由各出車單位自行解決。

（7）聯系各代表團鐵路定票，為代表自帶車輛加油及送站工作。

2.接站

負責人：xxx

8月9日，各代表團報到當天，由政治部有關領導及政治部各處處長負責迎接。對坐車來的代表，派車在高速公路出口處迎接；對乘火車來的代表，派車到車站迎接（由責任單位自制接站牌）。

具體分工：秘書處負責迎接沈陽、哈爾濱、佳木斯代表；干部處負責迎接鞍山、大連代表；組織處負責迎接吉林、撫順代表；老干部處負責迎接大慶、齊齊哈爾代表。

3.紀念品

負責人：xxx

（1）用于登長白山準備雨衣60件，秘書處負責統計會議代表服裝號，于8月10日發到會議代表及工作人員手中。

（2）奧迪A6車模60輛，由秘書處購買并在會議代表入住時送到房間。

（3）準備給白山市局紀念品10份，以表感謝。

4.住宿

負責人：xxx

（1）住宿。會議代表統一住名門飯店。各市局主管政工局長，黨委委員、政治部主任安排單獨住一標準間，其它代表2個人住一標準間，各代表房間內擺放水果、香煙和主要地方報紙。

（2）宴請。9日各代表團報到后，市局在名門飯店舉行歡迎晚宴，擬請x座陪（擺牌）。

（3）要求。會議用餐依簽牌固定餐位，一樓正廳懸掛歡迎橫幅；會議室掛會標，擺放鮮花，代表座簽等，要體現隆重、端莊、整潔。

5.參觀、娛樂活動

（1）游覽長白山及市區內偽皇宮、一汽大眾公司。

責任人：xxx

負責游覽期間住宿、用餐、游玩等活動（凈月分局、錦程分局負責聯系和派出警衛人員4人、并安排解說人員）。

要求：游覽長白山要確保安全，每輛車要配備350兆對講機I臺（共5臺），前后呼應加強聯系（聯系指揮部通訊處）；鑒于路途較遠及長白山西坡封閉的實際情況，要與白山市公安局溝通，協助做好保障工作；車輛進入白山市界，要有白山交警前導車迎接并導，要請白山市局聯系3名導游，隨同代表一同上山沿途介紹長白山然風光；負責培訓3男3女既6名隨車導游（擬從政治部內挑選）。

（2）8月11日晚，舉辦聯歡晚會。

責任人：xxx

負責聯系晚會場所、邀請樂隊、主持人、在局內挑選5名歌手，制定由各代表團參與的演出計劃（請與朝陽分局聯系）。

6.宣傳報道

責任人：xxx

（1）負責會議攝、錄像工作。

（2）派攝影、錄像記者各1人，全程跟蹤服務（迎接、會議、游覽）。

（3）將代表的照片裝入相冊，錄像刻制光盤，在代表返程前交到代表手中。

7.醫療保障

責任人：xxx

門診部派1名醫生全程保障。每天要定時到代表房間巡、問診，要分考慮到去長白山、路途遙遠易暈車，高山缺氧、爬山困難的實際，備有關藥品和醫療器械。

會務接待方案（二）

為成功圓滿接待“xxx”，按照貴公司的要求，河南康輝國際旅行社特擬定以下方案，請指正、修改。

原則：河南康輝國際旅行社本著“熱情、周到、安全、衛生、快捷”的宗旨確保圓滿完成任務。

一、接待前準備：

1、熟悉接待計劃日程安排，所接待客人名單、抵達時間及交通工具（火車/飛機），落實接站車輛車次，接站人員。

2、掌握客人的餐飲、住宿特殊要求和注意事項，做好住宿和餐飲安排工作。

3、提前按要求做好旅游及行程計劃、安排好旅游車輛，駕駛人員，導游人員，旅游景點，旅游途中就餐點。

二、接站：

根據客人具體抵達時間，提前半小時抵達（火車站/機場）。舉牌接到客人后安全、迅速的將客人及行李安全送達指定的酒店。為客人辦理好入住手續，并讓客人及時了解到酒店的基本情況和注意事項。

三、旅游及行程的安排：

1、導游要求：

知識豐富，技能技巧熟練，語言生動，具有較高的導游業務知識和講解、服務水平、實踐經驗豐富。

2、車輛要求：

安排專業旅游車隊的空調旅游車，車況好、干凈，設備齊全。安排多年駕駛經驗專業的司機，確保客人安全。

四、旅游保險：

確保此次旅游活動的安全順利，我社可代辦每位旅游投保10萬元旅游人身意外傷害險。

五、會議日程安排：

月日：機（08：00-18：00），提前得知每個客人的航班號航班時間安排接機時間，人員接機，帶領客人上車，司機送客人抵達酒店休息。

A：在大堂內擺放接待臺及歡迎條幅

B：在大堂接待桌上擺放貴公司簽到牌、賜名片、并安排3名專業人員在接待臺協助會務組，為客人簽到辦理登記，并為VIP客戶提供優質服務入住手續。在客人到達酒店時，引導客人前往簽到臺辦理入住等。

C：代定客人往返大交通

D：舉行主題晚宴（根據客戶要求）；若有演出，請客戶提出有關演出的主題語言類，歌曲類，小品類，戲劇類等。

E：協助主辦單位安排參會事議

19：00-21：00晚上舉辦宴會廳歡迎宴會

xx月xx日：參加會議。

本酒店參會：上午：8：00-10:00上半場10：00-10：30茶歇

10：30-12：00下半場12：00-13：00中餐

下午：14:00-16:00上半場16：00-16：30茶歇

16：30-18：00下半場19：00-21：00晚宴

xx月xx日：（根據實際情況安排時間）

會務接待方案（三）

為了做好第二屆中國餐飲業博覽會會務接待工作，組委會辦公室委托西安市成立餐博會會務接待組，并制定了第二屆中國餐飲業博覽會接待工作實施方案，具體如下：

一、接待時間

20XX年10月17日至21日午前。

10月17日全天報到。

二、住宿安排

組委會負責接待由各省、自治區、直轄市和計劃單列市統一組團參會的代表。請各省、自治區、直轄市和計劃單列市組團單位在8月25日前將參會人數、入住賓館等級及要求報會務接待組（餐博會代表團擬入住賓館回執表附后），并將定金（500元/人）于8月31日前匯入餐博會會務組賬戶。

三、用餐安排

10月17日至20日的用餐由會務接待組統一安排。用餐安排在入住賓館，形式為自助餐或地方風味餐飲，代表憑餐券在規定時間用餐。有特殊用餐要求的代表，請各地代表團聯絡員及時與住店會務接待小組聯系。

四、交通安排

10月17日會議報到當天，接待組在西安咸陽國際機場、西安火車站設接待點，各省、自治區、直轄市和計劃單列市組團的代表請提前以傳真形式將航班、車次及抵達西安的時間報接待組。

餐博會期間，代表參加活動的市內區間交通用車由接待組統一安排。

10月21日會務接待組為代表安排送站，需提前離西安的`代表請及時與住店會務接待小組聯系。會后需自行參觀考察的代表，會務接待小組可代為聯系酒店和旅行社，費用自理。

五、收費標準

（一）會務費：每位代表會務費600元，會務費包括餐博會資料費、區間交通費、參觀交流場館門票、仿唐入城式和盛唐迎賓宴暨餐廚文藝表演費、大唐芙蓉園門票、閉幕式晚宴費、紀念品等。團體報名超過50人的以及要求參加部分活動的代表可與會務接待組具體協商。

（二）食宿費：根據所住的不同賓館設A類：1500元/人，B類：1200元/人兩個等級標準。對于住宿、用餐有其他要求的代表團，也請在8月25日前與接待組聯系。

（三）減免事項：各省、自治區、直轄市和計劃單位列市代表團團長免收食宿費、會務費；各地組團參會人數超過20人的，免收聯絡員（1名）的食宿費和會務費。

六、其他

因代表離西安返程日期相對集中，接受統一安排食宿的代表需預定返程機（車）票的，請提前與會務接待組或入住賓館會務接待小組聯系。

七、聯系辦法

餐博會組委會辦公室會務接待組：

聯系人：肖來利xxxxxx

劉勇029－8xxxxxx

傳真：029－xxx

繳費賬號：xxxxx

開戶銀行：中國工商銀行西安北大街支行

開戶名稱：第二屆中國餐飲業博覽會會務組

為了確保工作或事情有序地進行，就常常需要事先準備方案，方案是從目的、要求、方式、方法、進度等方面進行安排的書面計劃。那要怎么制定科學的方案呢？下面是我精心整理的接待方案6篇，希望能夠幫助到大家。

一、會場服務要求

（一）控制好開水的續水時間。

（二）開會前，開啟電視字幕和燈箱告示，會場內嚴禁吸煙，請關閉移動電話、尋呼機。

（三）會場疏散通道內嚴禁堆放雜物，確保安全通道暢通。

（四）領導休息室內，應備有領帶、簽字筆、毛筆、各色墨水、紙張、膠水、回形針、圖釘、大頭針、裁紙刀、訂書機、針線包、鞋刷（油）。

（五）會前、會議結束時要奏曲的，要預先試放并調至開頭3-5秒處，放音設備要認真檢查。

（六）備好會前、會議結束時奏曲的錄音帶、伴奏帶。

（七）主席臺上方各種燈具、燈泡要逐一檢查，防止脫落。

（八）會徽懸掛要正確、牢固。

（九）開（散）會前注意開啟控制電梯（有扶手梯的會場），并將電梯調到會場層。

二、客房服務注意事項

（一）會議期間，每天的報紙分送可從門底縫中放進。上、下午可在整理（清掃）房間時放進。應當注意，中午一般不投送報紙，不得敲客人房門，以免影響與會人員午休。

（二）每天更換一次床單、枕套、肥皂、牙膏（刷），如1-2天會議可一客一換，不用每天更換。

（三）清潔（掃）時，衛生間的地面應注意有無積水，防止賓客劃到摔傷。

（四）貴賓用房前，對淋浴頭、座便器、電視機、空調均應認真檢查，防止淋浴頭出銹水，座便器滴漏，空調出風機發出響聲；檢查健身器材是否完好。

三、餐飲服務注意事項

（一）會議餐飲，要按會議主辦單位確認的與會人員食譜組織采購、制作菜肴。

（二）春秋季節是流行病、傳染病多發季節，餐飲菜肴以自助餐分餐制為主。

（三）夏季溫度高，食品霉變快，易發生食物中毒、腹瀉等，因此生熟食砧板、菜刀要分開，切不可混用。

（四）冬季會議餐飲要注意保溫，碗筷用溫（開）水燙，保持有溫度、有暖感。

（五）餐具洗滌要堅持做到一刮、二洗、三消毒、四通過、五保潔。

（六）上菜（湯）注意端穩，不能潑撒，更不能將湯（菜）潑撒到客人身上。

（七）餐廳地面保持清潔干燥，防止用餐人員滑到摔跤。

（八）根據季節變化，合理調整菜肴，適應季節變化。

四、會議服務注意事項

會議接待是系統操作的過程，要求各個環節（住、會場、食、行）有機密切配合，特別是會議主辦方和會議接待方的溝通、協調、落實至關重要。同時，高超的會議接待服務技能，既需要對接待人員從總體上提出要求，也需要會場服務員、餐廳服務員、客房服務員、設備操作員和水電氣值班員等有機配合。

（一）選擇房間清掃的時機

上、下午一般選擇與會代表開會時，夜間一般選擇與會代表休閑時。

（二）餐飲臺形設置要新穎

一般會議設置一次性臺形，稍長會議3天左右變換一次臺形；食譜應針對與會代表的民族、地區、習俗制定，掌握好咸、甜、辣、酸、清淡程度。

（三）停車管理

要做到：加強領導專用車位控制；對會務組織者車位要安排好。同時區分面包車位與大客車位等。

（四）安全工作

要求：門衛驗證，大廳（大門）二次把關，封閉閑置通道；定時開放相關門（電梯），加強領導專用電梯控制、會議代表電梯控制；加強領導入住樓層監控與消防控制室管理等。

五、會場清潔衛生

（一）主席臺清潔衛生

1.臺布干凈、無破損。

2.座椅牢靠，椅面（套）整潔、無破損。

3.茶具內外干凈、烘干，蓋杯帽齊全、無破損。

4．花草（綠色植物）外形清潔，無灰塵，無枯枝敗葉。

5.上方幕簾干凈，無破損、懸掛牢固。

6.席卡大小一致，字體統一，顏色一樣。

7.話筒海綿干凈。

8.地面干凈。

（二）代表席清潔衛生

1.通道地面清潔，無水、無油漬，無破損。

2.會議桌椅清潔，無劃痕，無破損，臺布、椅面干凈整潔。

3.茶具清潔，無水、無茶漬。

4.緊急疏散出口醒目，明亮，無灰塵。

（三）花草清潔衛生。

1.恰當擺放花卉、花盆，花面（葉）干凈。

2.草坪高度一樣，修剪整齊，灑水均勻，無雜草、無雜物。

（四）道路清潔衛生

1.每天清掃，保持地面干凈。

2.恰當設置廢物箱。

3.干燥或清掃時要灑水。

一、接待時間： 20xx年12月4日—12月8日

二、接待地點：

接送機地點：廣州白云國際機場

下榻酒店：廣州香格里拉五星級酒店

會議地點：廣州香格里拉五星級大酒店會議廳

三、接待對象：

嘉賓等一行人及其陪同人員

四、接待負責人員：

總負責：接待辦

跨部門接待小組：相關領導，秘書組，行政組，宣傳組，保衛組

五、接待前期準備工作：

1．制發邀請函，邀請嘉賓，協調時間

2．食宿安排，提前預定

3．迎接車輛安排

4．迎賓（嘉賓到達前20分鐘，相關人員需做好迎賓工作）

5.相關接待人員，負責相關接待工作

六、機場接待

1．機場一層到達廳內設接待處人員，根據來客乘坐的航班到達情況持“熱烈歡迎XX貴賓”牌，在一層到達電梯口等候，接到嘉賓后負責引導至接待處（簽到臺桌子規格1.8×0.5×0.75）。接待組由此將客人集中帶出乘車。

2．在廊橋出口、候機廳二層到達電梯口及接待處放置簡易歡迎標語牌（80×180cm以下易拉寶）。

3．由服務科按照按正常要客接待程序接待。

4．對于重要領導等特殊客人，由團省委提出要求，機場團委負責申請辦理有關接待人員通行證，安排相關人員協助在廊橋出口處迎接。

硬件附注：易拉寶2個（其中1個2米），接待處牌子和桌子，筆若干支，迎賓牌，授帶10條……

七、酒店入住

1.確定嘉賓入住時間，通知酒店接待人員提前做好相關準備，確定房間住宿安排。

2.嘉賓到達酒店，大廳接待組全員在酒店大廳恭候，攝像記錄組安排攝像拍照。

3.進入酒店后，由接待人員的引領下入住提前安排好的房間。

4.如飯后休息需要安排人員將嘉賓帶領回房間。餐后安排客房服務人員帶入房間休息，并問詢是否需要叫醒服務。

八、用餐（早餐、中餐、晚餐）

1.由接待人員引領嘉賓在入住酒店進行用餐。由客房服務人員進行相關服務。

2．餐后安排客房服務人員帶入房間休息，并問詢是否需要叫醒服務。

九、會議前的籌備工作

1．選擇會議廳。根據會議參加人員的人數確定會議廳規模。

2．會場布置。根據會議內容，在場內懸掛橫幅。門口張貼歡迎和慶祝標語。可在會場內擺放適當的輕松盆景、盆花;為使會場更加莊嚴，主席臺上可懸掛國旗、黨旗或懸掛國徽、會徽。桌面上需擺放紙筆、水果、飲料，擦洗干凈，擺放美觀、統一

3.會議前的接待禮儀。提前準備禮儀人員做好相關接待工作。

4.會前檢查。提前檢查音像、文件、錦旗等是否準備齊全。

十、會議接待

1．歡迎詞（電子屏幕）提前15分鐘播放“熱烈歡迎各位XX貴賓蒞臨我公司考察指導”

2.會場整理及布置

1）提前30分鐘清潔并布置會場，保持會場整齊有序，空氣清新

2）擺放會場物品，桌面上如需擺放水果、飲料，擦洗干凈，擺放美觀、統一，香煙可交于陪同人員級別最高者代為分發，調試投影儀，音響等設備，放映相關資料。

3.聯系陪同人員，講解員。根據客戶考察目的及需要，確定陪同人員并及時告知其準備事宜，以便順利溝通：會談開始前1小時，再次提醒相關人員

4．領導嘉賓到達會議廳，由禮儀引入會場就座。

十一、座談

1．企業宣講（集團，產業宣傳片，企業介紹PPT）

2．技術交流（技術人員PPT講解，互動）

3.會場服務（每20-30分鐘添加茶水或視情況而定）

4.拍照（依重要程度，進行拍照留檔）

5.攝像（依重要程度，進行攝像留檔）

十二、會后服務準備

做好會后服務的準備。提前將場地、椅子等布置好，攝影師做好攝影準備。會后用車在會議結束前妥善安排。

十三、會后服務

會議結束，攝影師做完攝影工作后，由接待人員負責將領導嘉賓送回入住酒店。

一、公司簡介：

湘府銘洲保健集團旗下的湘府銘洲現代農業科技發展有限公司，公司是以生態農業開發、高科技農業種植及示范、農產品加工及銷售、中醫養生科普、生態農業文化展示、生態度假農莊，生態文化旅游為主要業務的綜合性開發企業。

二、接待時間：

20xx年 3月 22日

三、接待地點：

1、接待地點：御邦國際

2、會議地點：御邦國際701會議室

四、來訪人員基本情況：

五、接待小組人員： 1.總負責：公司行政部

2.跨部門接待小組：相關領導，行政組，策劃宣傳組

六、會議費用預算明細表：

用車費用：其它：總預算：

七、接待前期準備工作

1、制發邀請函，邀請嘉賓，協調時間

2、就餐安排，提前預定 3、迎接車輛安排

4、迎賓（嘉賓到達前20分鐘，相關人員需做好迎賓工作）

5、相關會議材料準備

6、相關接待人員，負責相關接待工作

八、會議前的籌備工作

1、會場布置。根據會議內容，在場內懸掛橫幅。門口張貼歡迎詞和慶祝標語。可在會場內擺放適當的輕松盆景、盆花；為使會場更加莊嚴，主席臺上可懸掛國旗、黨旗或懸掛國徽、會徽。桌面上需擺放紙筆、水果、飲料，擦洗干凈，擺放美觀。

2、會議前的接待禮儀。提前準備禮儀人員做好相關接待工作。

3、會前檢查。提前檢查音像、文件、會議材料、錦旗等齊全性。

4、就餐安排。提前統計就餐人數，進行預定。

九、會議接待

1、歡迎詞

2、會場整理及布置

1）提前30分鐘清潔并布置會場，保持會場整齊有序。

2）擺放會場物品，桌面上如需擺放水果、飲料，擦洗干凈。

3）調試投影儀，音響等設備，放映相關資料。

3、領導嘉賓到達會議廳，由禮儀引入會場就座。

十、會后服務

會議結束，用車在會議結束前妥善安排。引導與會人員至就餐地點就餐，就餐后，由接待人員負責將領導嘉賓送回。十一、附件：

商務洽談活動會議安排：

時間：3月22日下午15:00——17:30地點：內容：主題：主持人：參會人員：

商務簽約儀式

一、簽約時間：

二、簽約地點：

三、參會人員：

四、會議簽約事宜：

1、主持人宣布簽約儀式開始，介紹主要來賓和領導

2、總經理介紹簽約項目情況 3、正式進行簽約

4、簽約儀式結束后，各參加人員舉杯慶賀

5、攝影人員給參會人員集體拍照留影

6、各個公司總裁致辭

7、主持人宣布簽約儀式結束，參會人員退場。

一、迎接

迎接工作的一般步驟是：(開始)準備→歡迎→安排生活(結束)

1.準備

(1)準確掌握客人(團組)抵達的時間、地點、所乘交通工具以及給予的禮遇等。

(2)迎接前檢查預定客房、車輛及餐飲。

(3)通知賓館、車輛等部門做好準備;重要來賓以及重要團組的接待，根據需要通知保衛、新聞、衛生、機場、車站等部門做好準備。

(4)通知并組織有關領導和部門按預定的時間、地點前往迎接。

(5)做好其他準備工作。

2.迎賓

(1)準確掌握抵達時間。提前到達以示歡迎與尊重，不讓客人久候或自尋目的地。

(2)出示接站牌。因初次見面和迎接地點擁擠喧鬧，為便于識別，高舉接站牌、橫幅、小旗等迎接，使客人能從遠處看到，主動前來接洽;應禮貌地問清客人情況，不要接錯人，既保證接站順利，又增加客人的自尊、自豪感，增進雙方感情。

(3)熱情相迎。主動上前打招呼、握手、問候以示歡迎;自我介紹或遞名片(可由身份最高者將迎接人員介紹給來賓，接著介紹來賓，先介紹身份地位高的人);主動與客人寒暄，征得同意后幫客人提皮箱、行李，引領至車上。

(4)幫助客人與機場或車站聯系簽票、領取行李，組織裝運行李。

3.安排生活

(1)將客送至住地，先讓其洗浴更衣，以解旅途疲勞，再安排客人就餐。

(2)及時向客人提供《接待手冊》，并征求客人對日程安排的意見和要求(如客人對日程安排提出變化要求，應報告有關領導同意后迅速通知各有關部門)。問客有無私人活動(探親訪友、購物)需幫助安排。

(3)分手時禮貌道別，并交待下次會面地點、時間、聯系方法。

二、送客

送客是公務接待工作最后一環，可適當饋贈禮品，提醒別忘所帶物品。送客的一般步驟是：(開始)準備→歡送(結束)。

1.準備

(1)核實客人離境的準確時間、地點、所乘交通工具;商定集合、出發的時間。

(2)通知賓館、車輛等部門提前做好準備;重要來賓以及重要團組的接待，根據需要通知保衛、新聞、衛生、機場、車站等部門提前做好準備。

(3)通知并組織有關領導和部門按預定的時間、地點前往歡送。

(4)組織裝運行李，檢查客人是否有遺漏物品。

2.歡送

(1)為表隆重，參加接待服務的人員可在客人住地列隊歡送。

(2)送客人至機場(車站、碼頭)。

(3)揮手告別并配以關切牽掛的道別語，待飛機起飛(車船開動)后再離開。

三、注意事項

1.嚴格照接待方案安排和組織迎送。

2.準確掌握客人抵離時間、地點和所乘交通工具，及早通知全體迎送人員和有關部門。如有變化，應及時通知。

3.接站人員應提前到達機場(車站、碼頭)迎候客人，以示歡迎與尊重;送客要待飛機起飛(車船開動)后再離開。

4.根據需要事先安排貴賓休息室;對首次來訪、彼此又不認識的客人，應事先準備好接站牌。

5.客人抵達住地后，不宜馬上安排活動，應稍事休息，給對方留下更衣時間。

6.在迎送過程中，應熱情周到，服務規范，善始善終，文明禮貌。

7.對需要購買回程飛機、車、船票的'客人，要事先了解離開的日期，乘坐何種交通工具，收齊預付款，交票務人員辦理。票辦妥后，要提前通知客人。

為了辦好河北省第十三屆運動會，市政府明確了各有關單位的職責任務。按照市政府的統一安排，我部負責對口接待aaaa市代表團。為認真細致地做好省運會的接待服務工作，順利完成aaaa市參會人員的會務接待任務，根據市政府的要求，結合實際，制定此方案。

一、成立組織，加強領導

成立對口接待服務工作領導小組。由XX任組長，XX任副組長。XX抓好各項對口接待工作的總體協調與落實。下設辦公室，成員為：。

二、工作任務和具體分工

（一）會前準備

1.車輛保障。行保部抽調2輛車，專門服務會議接待。由行保部按通知要求，落實車輛和司機人員。

2.資料領取。會議議程、有關資料、各種證卡等領取與發放

3.會務聯絡。負責大會會務組與aaaa市代表團有關事項的聯絡，包括aaaa市代表團參會的活動安排、來去時間、迎接和送行事務協調等。負責人：。

4.我部“省運會”對口接待工作的實施方案于9月7日報市接待辦。負責人：。

（二）會中工作

1.迎接來賓。8日下午，到高速口迎接先遣團成員，接送其到國際酒店。負責人：。8日下午，王海龍與領導確認，迎接代表團領導等。負責人：。

2.宴請嘉賓。時間：暫定為7日晚17：00開始；地點：浪淘沙。參加人員：aaaa代表團副秘書長、體育局局長、副局長、聯絡員，XXXX等。

3.材料打印。負責aaaa市代表團所需文字材料的打印、復印及省運會期間的信息反饋工作。負責人：，落實：。

4.陪同引導。8日上午，行政保衛部與代表團先遣人員溝通，確定代表團參加每項活動的人選和我行作為向導人員的人選。負責會議期間引導代表團參加酒會及開幕式等有關活動。負責人：，落實：。

5.值班。從8日至9日安排一名人員值班。負責聯系協調處理會議期間的有關問題，聯絡員在國際飯店吃自助餐。負責人：，落實：。

6.醫療保障。從長征醫院聯系兩名醫護人員，每天至少一次到代表團駐地巡診，免費送醫送藥，處臵一般病號，保證與會人員的身體健康。負責人：。

7.信息反饋。適時與接待處行政處聯系，及時反饋我行對口接待的aaaa市代表團的到達、離開情況。負責人：。

三、要求

1.充分認識做好“省運會”對口接待工作的重要意義，嚴格按照市體育局的要求，做好全程一條龍服務的各項接待工作。我行所有參加接待工作的人員都要從大局出發，以主人翁的姿態，高度重視，精心組織，按照分工要求認真履行職責，確保圓滿完成任務。

2.接待工作人員要積極為aaaa市代表團提供熱情、周到、細致的服務，熟悉大會議程，隨時保持與aaaa市會務組人員的聯系，掌握對口接待單位的需求情況，落實好每一個環節，協調好每一個事項，及時果斷解決和處理各種會務問題，做到萬無一失，確保零失誤和百分之百滿意；掌握市承辦工作領導小組各工作機構的聯絡方式，有特殊情況及時報告。

3.在會議期間，所有會務人員手機必須24小時開機，保持通訊暢通，要做到隨叫隨到，每天24小時保障服務，確保會議圓滿成功。

4.工作人員要服從領導、聽從指揮，堅守崗位、各負其責。服務熱情周到、文明禮貌。要注重個人儀表，舉止端莊，統一著裝，自覺遵守各種紀律，堅持請示報告制度。

附：aaaa市代表團聯絡人員及XXXX會務接待人員電話表

人員聯絡電話表

二○一x年九月七日

由省委宣傳部文明辦及建設、工商等方面的專家、領導一行12人于二零零五年8月30日下午5：30分左右到達,9月1日下午3：40分離店,在酒店日程安排如下：

1、就餐：

8.30晚餐(主桌：百合廳1 3桌,工作人員：多功能廳)

8.31早餐(自助餐：領導在櫻花閣,工作人員在萬福閣)

8.31午餐(自助餐,地點：萬福閣)

8.31晚餐(同8.30晚餐)

9.1早餐(同8.31早餐)

9.1午餐(同8.30晚餐)

說明：百合廳主桌18人,安排4名服務員,準備席位卡,鮮花;副桌3桌,10人,各安排2名服務員;還需準備：歡迎標語、臺前的鮮花盆景、立式話筒.以上由陳小燕負責,各相關部門配合.

2、住宿

a.豪華套間(A501、B501)2間

b.標準套間(B418、B518、B521)3間

c.單人間(B403、B412、B416、B417、B419、B423、B503、B512、B519、B523)10間

d.標準間(A505、A506、A507、A508、A509、A510、A515、A416、A419、A420、A421)11間

e.縣領導午休房：8.31日15間,9月1日15間

說明：每天早晨7:15分叫醒,9月1日縣領導午休房2:40分叫醒;房間里準備水果、點心、雀巢袋裝咖啡、鮮花.以上由繆艷、吳穎具體負責,各相關部門配合.

3、會議

長江廳：匯報會(約1小時),8月31日8：30開始,安排80人左右的回字型,準備席位卡、茶水、香巾、音響、話筒.

5F貴賓廳：省檢查團工作室

6F會議室：工作人員及駕駛員休息室

2F會議室：創建辦檔案室

玫瑰廳：來信來訪接待室

以上由吳穎、沈松華具體負責,各相關部門配合.

4、備用活動

KTV：芙蓉廳、百合廳,準備：茶水、水果、小吃、鮮花.由沈松華負責,各相關部門配合.

游泳館：邱洪飛負責.

棋`牌室：安排四間棋`牌室,準備：水果、茶水、點心.由吳穎負責,各相關部門配合.

足療：常紅林負責.

夜宵：中廚房負責安排,何志剛負責,湯榮配合.

一、本次活動領導小組名單

二、車輛停放及安全

1、責任部門：保安部

2、負責人：沈松華

3、保安：

4、要求：a.從8月29-30日起,注意門前車輛的管理,確保8月30下午-9月1日下午省測評組領導車輛的有序排放;b.配合縣公安部門做好安全保衛工作.

三、迎賓及入住

1、責任部門：前廳部、行政辦

2、責任人：繆艷、丁昀昀

3、門僮(二名)：

4、禮儀小姐(八名)：

5、要求：a.門僮配戴白手套;歡迎語(歡迎光臨**國際大酒店);確保客人安全下車,及時將客人行李放置行李車送至房間.b.禮儀小姐面帶微笑,歡迎詞(歡迎光臨),綬帶內容：“**歡迎您”c.總臺人員提前做好房卡、入袋.d.總機人員負責叫醒服務; e.商務中心配合創建辦領導準備好每天就餐的席位卡及8月31日上午8.30分長江廳的席位卡.

四、房間安排

1、責任部門：客房部

2、責任人：吳穎

3、服務員：

4、要求：a.配合工程部確保本次接待的所有用房設施、設備完好;b.檢查所有用品是否齊全;c.客人進店后,在4F、5F電梯口安排專人,負責將客人引進房間;d.配合采供部保證房間的水果等到位;e.提前做好房內及過道的滅蚊、滅蒼蠅工作;f.對本次接待的所有用房提前做好通風工作,確保房內無異味;g.配合采供部及時補充所有用房的小食品.

五、會議室安排

1、責任部門：客房部、康樂部

2、責任人：吳穎、沈松華

3、二樓會議室服務員：

四樓長江廳服務員：

五樓貴賓廳服務員：

六樓會議室服務員：

二樓玫瑰廳服務員：

4、要求：a.配合工程部確保本次接待的所有會議室設施、設備完好;b.拆除二樓會議室四周的椅子,在會議室三面放置條桌,鋪藍色臺布,空余一邊放5張椅子;c.做好各會議室的衛生清掃工作;d.按照接待方案安排,定人定崗.

六、餐飲安排

1、責任部門：餐飲部、中廚房

2、責任人：陳小燕、何志剛

3、服務員：XXX

【溫馨提示】本次分享的辦公會議室會務接待方案和行政接待之會議接待的問題是否解決了您的問題，部分內容來自網絡，僅供參考，請以實時信息為準或撥打服務熱線詳詢。青島會議公司提供：青島會議收費，青島會議旅游，青島會議酒店，青島會議主持人，青島會議場地，青島會議公司策劃，青島會議接待服務等。