本文目錄

1. 行政|怎么組織一場(chǎng)高效會(huì)議
2. 文秘如何籌備會(huì)議
3. 會(huì)議的準(zhǔn)備工作有哪些

做行政怎么組織一場(chǎng)高效會(huì)議？

會(huì)前

1、確定會(huì)議目的：是收集信息、輸出信息，還是討論問題、做出決策。

2、確定會(huì)議的人、事、地、時(shí)：

人：確定主持人、參會(huì)人、記錄人。

事：確定會(huì)議議程（事情先后順序及時(shí)間）

時(shí)：開始時(shí)間和結(jié)束時(shí)間>1h，中間一定要設(shè)休息。

地：在什么地方開會(huì)。

3、準(zhǔn)備會(huì)議材料：提前準(zhǔn)備好會(huì)議背景材料、發(fā)言稿、主持稿、會(huì)議PPT等，會(huì)議背景材料提前打印好擺在桌子上，調(diào)整好投影設(shè)備，試一下PPT。總有同學(xué)遇到不兼容的問題，辛辛苦苦做的PPT格式全亂了。

4、發(fā)布會(huì)議通知：會(huì)議通知需要至少提前一天發(fā)，每個(gè)部門都有每個(gè)部門的工作計(jì)劃，更何況助理經(jīng)常組織的是高管會(huì)。每個(gè)高管都有自己一大攤子事，比如原本人家準(zhǔn)備十點(diǎn)鐘自己部門開會(huì)的提前三天就安排好了，結(jié)果你一個(gè)消息就把別人的計(jì)劃全都打亂了，所有人都得跟著你調(diào)時(shí)間。

會(huì)議中

1、做好會(huì)議主持：有的助理也需要負(fù)責(zé)主持

Tips：一定要把握住每一次公開發(fā)言的機(jī)會(huì)，在職場(chǎng)，話語權(quán)籌于影響力。

2、控制會(huì)議走向：總有刁民想把會(huì)議方向帶跑，同志們要注意啊。

3、控制會(huì)議時(shí)間：如果前期的準(zhǔn)備做的非常好，我們按照計(jì)劃執(zhí)行就好了。萬達(dá)的會(huì)議就超級(jí)厲賽，說幾點(diǎn)開始就幾點(diǎn)開始，更厲害的是說幾點(diǎn)結(jié)束就能幾點(diǎn)結(jié)束。

4、維護(hù)會(huì)議秩序：經(jīng)常有人早退遲到、會(huì)上玩手機(jī)、隨意走動(dòng)等類似這樣的事情，一定要制止，不然會(huì)不斷削弱你的影響力和威信。

5、做好會(huì)議紀(jì)要：會(huì)議紀(jì)要考驗(yàn)的是邏輯思維和抓重點(diǎn)的能力，不只是記錄會(huì)上每個(gè)人的發(fā)言，而是需要用金字塔原理來加工會(huì)議記錄，形成結(jié)論先行、論據(jù)充足、重點(diǎn)突出、條理清晰的會(huì)議紀(jì)要。清晰的會(huì)議紀(jì)要也能避免后期執(zhí)行的時(shí)候，有些人不承認(rèn)自己說過的話。

6、形成會(huì)議決議：記清楚下一步的計(jì)劃的負(fù)責(zé)人、時(shí)間節(jié)點(diǎn)、產(chǎn)出物，助理要規(guī)避的就是后期執(zhí)行的時(shí)候各部門扯皮，所以一定要記清楚，不要給別人留下鉆空子的機(jī)會(huì)。

會(huì)議后

1、整理會(huì)議室，恢復(fù)成原狀。

2、整理記錄的信息，形成會(huì)議記錄。

3、呈報(bào)領(lǐng)導(dǎo)，確定要跟進(jìn)的重要事項(xiàng)。

4、將會(huì)議材料立卷歸檔，以備查考。

5、跟進(jìn)落實(shí)會(huì)議結(jié)果，及時(shí)匯報(bào)領(lǐng)導(dǎo)。

管理的本質(zhì)就是如何開好會(huì)，以超強(qiáng)執(zhí)行力著稱的萬達(dá)業(yè)內(nèi)流傳，萬達(dá)開會(huì)，沒人敢睡。

導(dǎo)語：會(huì)議日程以天為單，是會(huì)議各項(xiàng)活動(dòng)和與會(huì)者安排時(shí)間的依據(jù)，議程依據(jù)議題作出順序計(jì)劃，是會(huì)議所要討論解決問題的大致安排。下面是讓我們了解一下文秘如何籌備會(huì)議吧！

會(huì)議議程制定（1）列出參與者，明確目標(biāo)（2）安排議程時(shí)間，考慮會(huì)議長短和敏感話題（3）確定議程，決定討論形式和決策方式

日程編制：（1）注意涉及事務(wù)的習(xí)慣順序和公司章程的明確規(guī)定（2）明確各項(xiàng)安排，用表格形式列出（3）宣讀議程（4）將同性質(zhì)問題集中排列（5）保密性強(qiáng)的議題放置后面

在編制議程時(shí)，按輕重緩急的原則處理并詳細(xì)表示出所需時(shí)間

會(huì)議討論形式分為頭腦風(fēng)暴形式和自由討論形式

議程與日程存在功能上的不同，議程編制在前，一旦確定就不應(yīng)該再變，但日程可做出相應(yīng)調(diào)整。

會(huì)議地點(diǎn)選擇要求：（1）交通便利（2）大小與規(guī)模相符（3）有良好配置（4）場(chǎng)地不受外界干擾（5）考慮有無停車場(chǎng)所（6）成本必須合理

考慮因素：（1）會(huì)議目的形態(tài)（2）實(shí)質(zhì)上需求（3）與會(huì)者的期望

清單內(nèi)容包括：（1）所在地區(qū)情況（2）會(huì)場(chǎng)環(huán)境（3）會(huì)議地點(diǎn)設(shè)施

對(duì)會(huì)議地點(diǎn)的檢查有：（1）檢查考慮中的會(huì)議場(chǎng)地（2）抽查一個(gè)單人間雙人間和套房（3）檢查會(huì)議登記管理服務(wù)和后勤部門（4）檢查餐廳一般伙食（5）檢查電梯服務(wù)（6）檢查服務(wù)項(xiàng)目營業(yè)時(shí)間了解交通停車設(shè)施

中大型會(huì)場(chǎng)多采用大小方形，突出主持人注意進(jìn)退場(chǎng)的方便

座次安排依據(jù)職務(wù)高低，選舉結(jié)果是否是正式代表來安排

會(huì)議主席位置應(yīng)該置于遠(yuǎn)離入口處，正對(duì)門的位置

常見排法有：橫排法豎排法左右排列法

傳遞方式：當(dāng)面告知電話傳真書面形式電子郵件

分發(fā)過程：準(zhǔn)備登記附清退目錄裝封發(fā)出

方法：提前發(fā)出簽到時(shí)發(fā)出會(huì)中發(fā)出現(xiàn)場(chǎng)發(fā)出

發(fā)布程序：收集篩選加工審核發(fā)布

餐飲標(biāo)準(zhǔn)根據(jù)會(huì)議經(jīng)費(fèi)和人員情況決定，就餐方式分自助餐制和分餐制多為自助餐制

嘉賓類型：上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)政府官員重要客戶社會(huì)名流潛在貢獻(xiàn)人

邀請(qǐng)時(shí)注意人數(shù)不宜過多，考慮代表性和經(jīng)濟(jì)時(shí)效，采用寧可邀請(qǐng)，也不排斥的原則

接站人員應(yīng)在20分鐘抵達(dá)接站地點(diǎn)

會(huì)議資料包括來賓資料，會(huì)務(wù)資料溝通資料用品分為必備和特殊設(shè)備

空調(diào)應(yīng)在兩小時(shí)前開機(jī)預(yù)熱

會(huì)議通用禮儀：文書參會(huì)服務(wù)迎送禮儀

大部分試聽設(shè)備操作溫度在0-40度

剔除的方法：（1）看來源（2）看標(biāo)題（3）看正文（4）決定取舍

標(biāo)題一般反映信息內(nèi)容與價(jià)值

信息分類要求：（1）科學(xué)性（2）系統(tǒng)性（3）邏輯性（4）實(shí)用性

分類方法：（1）字母分類法（2）地區(qū)分類法（3）主題分類法（4）數(shù)字分類法（5）時(shí)間分類法

分類的依據(jù)是信息的特征

歸類原則是依信息的不同來源內(nèi)容時(shí)間性質(zhì)作用進(jìn)行組織

信息校核原則依信息進(jìn)一步校核，分析可靠性準(zhǔn)確性認(rèn)定真實(shí)性

校核要求：（1）溯源法（2）比較法（3）核對(duì)法（4）邏輯法（5）調(diào)查法（6）數(shù)理統(tǒng)計(jì)法

核對(duì)法依據(jù)最權(quán)威資料進(jìn)行對(duì)照分析

邏輯法對(duì)信息中表達(dá)事實(shí)和敘述方法進(jìn)行分析

數(shù)理統(tǒng)計(jì)法對(duì)信息中的數(shù)據(jù)定性分析

判斷方法：（1）核對(duì)（2）計(jì)算（3）定性定量（4）邏輯推理

信息傳遞方向：內(nèi)向傳遞外向傳遞

內(nèi)向傳遞形式：（1）信件（2）備忘錄（3）通知通示（4）傳閱單（5）內(nèi)部刊物

外向傳遞形式：（1）信件（2）新聞稿（3）發(fā)布會(huì)（4）聲明

信息傳遞要素：（1）信源（2）信道（3）信宿

信源分原生源和再生源，信宿即信息終點(diǎn)信息的接受者

信件具有憑證作用，便于參考閱讀，但費(fèi)時(shí)不便交換看法

備忘錄便于查考利用，使用方便，但信息量少溝通慢不便于交換看法

報(bào)告針對(duì)特定利用者

通知是使用最廣泛，頻率最高具有很強(qiáng)的時(shí)間性

內(nèi)部刊物介紹公司動(dòng)態(tài)，業(yè)務(wù)進(jìn)展溝通上下聯(lián)系員工橋梁

信息傳遞方法：（1）語言傳遞（2）文字傳遞（3）電訊傳遞（4）可視化輔助物傳遞

文本是大多數(shù)信息的傳遞形式，表格針對(duì)特定標(biāo)準(zhǔn)信息進(jìn)行展示。

語言傳遞簡潔直接快速及時(shí)受場(chǎng)地限制小但獲取信息零亂較難存儲(chǔ)

圖表分柱狀圖用于統(tǒng)計(jì)數(shù)字比較餅狀圖多用于展示信息折線圖用于比較性及趨勢(shì)信息

信息存儲(chǔ)載體：紙質(zhì)載體磁性載體

紙質(zhì)載體使用最多方便閱讀記載標(biāo)準(zhǔn)化

磁性載體：（1）軟盤（2）硬盤最為常用（3）磁帶（4）磁盤（5）縮微品

存儲(chǔ)系統(tǒng)：（1）集中管理系統(tǒng)（2）分散管理系統(tǒng)（3）計(jì)算機(jī)輔助管理系統(tǒng)

集中管理系統(tǒng)具有便于實(shí)現(xiàn)科學(xué)化現(xiàn)代化具有整體性的特點(diǎn)

存儲(chǔ)程序：（1）登記（2）編碼（3）排列（4）保存（5）保管

信息編碼由字母和數(shù)字組成基本編碼

編碼分為：（1）順序編碼法（2）分組編碼法采用十進(jìn)位阿拉伯?dāng)?shù)字

排列方法：（1）時(shí)間排列（2）來源排列（3）內(nèi)容排列（4）字順排列

保存方法：（1）手工（2）計(jì)算機(jī)（3）電子化（4）縮微品

檔案分類是按來源時(shí)間內(nèi)容形式等方面的異同，將歸檔文件劃分為若干類別，構(gòu)成有機(jī)體系的工作

分類方法：（1）年度分類法（2）組織機(jī)構(gòu)分類法（3）問題分類法

分類要求：正確判定所屬年度和所屬機(jī)構(gòu)

文件未注明日期，判定文件的準(zhǔn)確時(shí)間和接近時(shí)間

分析文檔形成單位的情況：（1）單位大小（2）穩(wěn)定狀況（3）界限清晰程度

年度分類法使用最廣

問題分類法適用與界限不清，檔案較少的單位

檔案檢索工作對(duì)信息進(jìn)行加工存儲(chǔ)，對(duì)信息進(jìn)行查檢存儲(chǔ)，是開放檔案信息資源的必要條件

類型：（1）歸檔文件目錄（2）分類目錄（3）主題目錄（4）人名索引（5）全宗指南

檔案保管期限：（1）長期16-50年（2）短期15年以下（3）永久

保管期限從文件產(chǎn)生形成后的第二年算起

分析檔案價(jià)值：（1）分析來源（2）分析內(nèi)容（3）形式特征（4）技術(shù)因素（5）功能因素

分析檔案的重要性獨(dú)特性時(shí)效性價(jià)值由內(nèi)容體現(xiàn)出來

紙質(zhì)檔案溫度14度-20度相對(duì)濕度50%——65%變化在正負(fù)2度濕度正負(fù)5度

檔案日常管理：（1）建立制度（2）調(diào)節(jié)溫度（3）流動(dòng)保護(hù)（4）安全檢查（5）庫房衛(wèi)生

會(huì)務(wù)工作是為會(huì)議服務(wù)的各種具體事務(wù)工作。它包括如下幾個(gè)方面。第一，會(huì)議預(yù)案制定。會(huì)議預(yù)案即會(huì)議籌備方案，預(yù)案制定的好壞直接影響會(huì)議的質(zhì)量。

會(huì)議預(yù)案包括：會(huì)名、會(huì)期、會(huì)場(chǎng)、與會(huì)者的資格(選舉、指定、特邀、列席)與名單、會(huì)議票證、籌備處內(nèi)部的職責(zé)分工及工作人員的調(diào)配、會(huì)場(chǎng)布置、會(huì)議議程，如有選舉、發(fā)獎(jiǎng)、攝影、錄像等項(xiàng)，也應(yīng)列入預(yù)案。

第二，準(zhǔn)備會(huì)議文件。會(huì)議審議的文件材料的擬議、起草、審閱、印制、分發(fā)(會(huì)前分發(fā)或會(huì)上分發(fā))。

第三，會(huì)議通知。會(huì)議通知的擬議與分發(fā)必須及時(shí)。重要會(huì)議在發(fā)出通知后還要跟蹤落實(shí)，以了解對(duì)方能否如期出席會(huì)議。

第四，會(huì)前檢查。這包括對(duì)預(yù)案執(zhí)行情況的匯報(bào)檢查和現(xiàn)場(chǎng)檢查的兩種方式。匯報(bào)檢查主要由籌備工作負(fù)責(zé)人向會(huì)議主持人或主要領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)全面的準(zhǔn)備情況及存在的問題，重點(diǎn)是會(huì)議文件材料。現(xiàn)場(chǎng)檢查重點(diǎn)在于會(huì)場(chǎng)的布置和安全保衛(wèi)工作。

第五，會(huì)議進(jìn)行時(shí)的具體服務(wù)。包括會(huì)間制度，如簽到制度、候會(huì)制度、會(huì)議的記錄、簡報(bào)的編寫與印發(fā)等。大型集會(huì)的現(xiàn)場(chǎng)指揮和特殊情況下的應(yīng)急措施等不僅要在預(yù)案中作為專項(xiàng)列出，還要確定好指揮人員及其指揮標(biāo)志。

第六，會(huì)議結(jié)束時(shí)的會(huì)務(wù)工作，包括對(duì)會(huì)議內(nèi)容的總結(jié)，會(huì)議紀(jì)要的撰寫與分發(fā)，會(huì)議新聞報(bào)道或舉行新聞發(fā)布會(huì)、記者招待會(huì)等，會(huì)務(wù)工作總結(jié)。此外如代表離會(huì)、財(cái)務(wù)結(jié)算、物資清退等各項(xiàng)善后工作。

會(huì)議有規(guī)模大小和時(shí)間長短之分。會(huì)議的規(guī)模可以從幾人到幾萬人不等，時(shí)間也是可長可短，類型也是各種各樣，性質(zhì)也是有所差別，但是會(huì)議工作的內(nèi)容與流程卻基本相似。一般的會(huì)議工作內(nèi)容和流程分成三個(gè)階段：會(huì)前準(zhǔn)備階段，會(huì)議實(shí)施階段和評(píng)估總結(jié)階段。

會(huì)前準(zhǔn)備：

會(huì)前準(zhǔn)備就是對(duì)會(huì)議的事前計(jì)劃，他是為達(dá)到會(huì)議的目標(biāo)而對(duì)各種工作任務(wù)所做出的系統(tǒng)安排，會(huì)前計(jì)劃一般包括以下內(nèi)容：會(huì)議策劃，會(huì)議選址，制定營銷方案和預(yù)算制定。

會(huì)議策劃：

（1）策劃委員會(huì)：策劃委員會(huì)是一個(gè)對(duì)會(huì)議負(fù)有某些責(zé)任的團(tuán)隊(duì)，通常由主辦組織內(nèi)部成員構(gòu)成。

制定目標(biāo)：一個(gè)具體的目標(biāo)并且文字形式落實(shí)在書面上。

確定人選：確定成員，內(nèi)部還是外部指派。

具體運(yùn)作：實(shí)地場(chǎng)景考察，設(shè)計(jì)評(píng)估，工作記錄記錄下來以備后期參考。

（2）策劃方案：會(huì)議策劃的內(nèi)容主要包括：

邀請(qǐng)誰？實(shí)際有多少人出席？

有效的會(huì)議需要充分的時(shí)間，必須考慮節(jié)假日等。

會(huì)議在哪里舉行。

會(huì)議的明確的目標(biāo)。

會(huì)議的具體形式，包括會(huì)議的開幕式閉幕式等，具體的會(huì)議內(nèi)容。

2.會(huì)議選址：

（1）會(huì)議地點(diǎn)類型：

酒店：一些中小型會(huì)議多選擇酒店進(jìn)行。

會(huì)議中心：會(huì)議中心是為大型會(huì)議而專門設(shè)計(jì)的，一般不設(shè)置客房和娛樂區(qū)。

大學(xué)：大多數(shù)學(xué)校都擁有專門的學(xué)術(shù)報(bào)告廳，有些也是對(duì)社會(huì)開放的。

輪船：輪船，特別是一些游輪，也設(shè)置會(huì)議設(shè)施。

療養(yǎng)院：療養(yǎng)地也配備會(huì)議設(shè)施，可以療養(yǎng)，也可以開會(huì)。

（2）會(huì)議的地點(diǎn)選擇

會(huì)議的地點(diǎn)選擇一般要從以下的幾個(gè)方面考慮。

1.距離和交通情況

2.舉辦會(huì)議的歷史

3.住宿的條件

4.地點(diǎn)的收費(fèi)狀況

5.地點(diǎn)的安全因素

5.地點(diǎn)的服務(wù)設(shè)施是否全面

6.附近的景點(diǎn)，是否能互惠合作等。

（3）制定營銷方案等

市場(chǎng)的宣傳對(duì)于一個(gè)會(huì)議的成敗至關(guān)

1.受眾，希望從受眾哪里得到什么；明白受眾的預(yù)期。

2.宣傳材料，宣傳材料要什么風(fēng)格。

3.郵寄，參展商需要什么材料，郵寄的成本和反饋率等。

4.廣告，在那些刊物上做廣告，印刷怎樣的廣告？

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（4）預(yù)算制定

控制會(huì)議的預(yù)算就相當(dāng)于掌握了整個(gè)會(huì)議，預(yù)算的第一步就是確認(rèn)此次會(huì)議是盈利還是保證收支平衡。然后是清理費(fèi)用。費(fèi)用包括兩類，暨固定費(fèi)用和可變化費(fèi)用，無論預(yù)算多么準(zhǔn)確，都會(huì)有意料之外的狀況發(fā)生，總預(yù)算應(yīng)有10%的額外費(fèi)用。

會(huì)議實(shí)施

實(shí)施會(huì)議方案時(shí)，其工作內(nèi)容包括：參會(huì)人員的登記注冊(cè)，收集相關(guān)信息，尋求演講者，聯(lián)絡(luò)場(chǎng)地，必要時(shí)解決糾紛等。

會(huì)議實(shí)施一般包括以下幾點(diǎn)步驟

1.編制會(huì)場(chǎng)手冊(cè)。

2.設(shè)置信息中心（提供實(shí)時(shí)服務(wù)）

3.建立指導(dǎo)委員會(huì)（負(fù)責(zé)現(xiàn)場(chǎng)的指導(dǎo)工作進(jìn)行）

三、總結(jié)和評(píng)估

會(huì)議的總結(jié)與評(píng)估（會(huì)議一旦結(jié)束，應(yīng)該立即對(duì)其進(jìn)行評(píng)估工作），一般分為3個(gè)部分

1.從籌備到會(huì)議結(jié)束的各項(xiàng)工作總結(jié)

2.效益分析和核算成本

3.本項(xiàng)目市場(chǎng)調(diào)查

4.客戶的互訪工作（與客戶回訪，加深與客戶之間的關(guān)系）

5.召開表彰會(huì)，感謝相關(guān)人員（做好感謝工作，致謝會(huì)議相關(guān)的工作人員以及合作單位等，并將數(shù)據(jù)提供給媒體等，擴(kuò)大影響力）。

【溫馨提示】本次分享的如何收集會(huì)議計(jì)劃和安排和行政|怎么組織一場(chǎng)高效會(huì)議的問題是否解決了您的問題，部分內(nèi)容來自網(wǎng)絡(luò)，僅供參考，請(qǐng)以實(shí)時(shí)信息為準(zhǔn)或撥打服務(wù)熱線詳詢。青島會(huì)議公司提供：青島會(huì)議收費(fèi)，青島會(huì)議旅游，青島會(huì)議酒店，青島會(huì)議主持人，青島會(huì)議場(chǎng)地，青島會(huì)議公司策劃，青島會(huì)議接待服務(wù)等。