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會議服務(wù)員崗位職責(zé)
1、負(fù)責(zé)會議前的準(zhǔn)備茶水、會議用品等工作。
2、負(fù)責(zé)會議室設(shè)備及服務(wù)用品的檢查及報修。
3、負(fù)責(zé)保持會議室與服務(wù)區(qū)的干凈整潔。
4、負(fù)責(zé)會后的會場整理。
5、負(fù)責(zé)會議室條幅,指示牌的擺放及懸掛。
6、負(fù)責(zé)杯具的清理及消毒。
7、負(fù)責(zé)本崗位綠色植物的養(yǎng)護(hù)工作。
8、負(fù)責(zé)家具的定期保養(yǎng)工作。
擴(kuò)展資料:
以一個城市為例,一般政府會議室,包括市委、人大、政協(xié)會議室都有本市的機(jī)關(guān)事務(wù)管理局負(fù)責(zé)管理,服務(wù)員除了端茶倒水,有時候要負(fù)責(zé)整個會場布置,有的甚至充當(dāng)頒獎禮儀。
培訓(xùn)肯定是要的,進(jìn)入之前要進(jìn)行嚴(yán)格的考評(身材、樣貌、年齡、學(xué)歷等進(jìn)行綜合素質(zhì)考評)。
跟飯店服務(wù)員有很大區(qū)別,畢竟代表的是整個政府的形象,工資因地區(qū)差異不同而不同,比普通飯店服務(wù)員高。
本程序是:準(zhǔn)備會場,等待開會人員,倒水,散會。但每個地方都不是一樣的,基本的這些吧。要有一定身高!要有比較好的形象,不能過分打扮!
其實和服務(wù)員是一個性質(zhì),但比服務(wù)員要好!并且在國家單位是很安全的。
參考資料來源:百度百科——會議服務(wù)(從事現(xiàn)場服務(wù)的工作人員)
會議服務(wù)員主要作會議的全程服務(wù)工作,具體有以下內(nèi)容:
1.打掃會議室衛(wèi)生(包括門,窗,地面,地角線,柜子,衣架,臺面,綠植,衣帽間,備餐間等)使門,窗,地面,柜子,臺面無雜物;地角線干凈,綠植無雜物。保持良好的衛(wèi)生環(huán)境。
2.若有客人看會場要盡量陪同,記錄好客人要求及標(biāo)準(zhǔn)并向領(lǐng)導(dǎo)反應(yīng)情況。
3.有會時按照會議通知單擺好臺形,檢查設(shè)施設(shè)備是否完好,檢查臺面衛(wèi)生,會場衛(wèi)生;檢查貴賓室,衛(wèi)生間衛(wèi)生,為會議做充分準(zhǔn)備。
4.會中按照會議服務(wù)流程做好接待工作。
5.會后先要檢查是否有客人遺留物品并上交。
6.關(guān)閉設(shè)施設(shè)備,將會場收拾到無會標(biāo)準(zhǔn)。
會務(wù)工作是為會議服務(wù)的各種具體事務(wù)工作。它包括如下幾個方面。第一,會議預(yù)案制定。會議預(yù)案即會議籌備方案,預(yù)案制定的好壞直接影響會議的質(zhì)量。
會議預(yù)案包括:會名、會期、會場、與會者的資格(選舉、指定、特邀、列席)與名單、會議票證、籌備處內(nèi)部的職責(zé)分工及工作人員的調(diào)配、會場布置、會議議程,如有選舉、發(fā)獎、攝影、錄像等項,也應(yīng)列入預(yù)案。
第二,準(zhǔn)備會議文件。會議審議的文件材料的擬議、起草、審閱、印制、分發(fā)(會前分發(fā)或會上分發(fā))。
第三,會議通知。會議通知的擬議與分發(fā)必須及時。重要會議在發(fā)出通知后還要跟蹤落實,以了解對方能否如期出席會議。
第四,會前檢查。這包括對預(yù)案執(zhí)行情況的匯報檢查和現(xiàn)場檢查的兩種方式。匯報檢查主要由籌備工作負(fù)責(zé)人向會議主持人或主要領(lǐng)導(dǎo)匯報全面的準(zhǔn)備情況及存在的問題,重點是會議文件材料?,F(xiàn)場檢查重點在于會場的布置和安全保衛(wèi)工作。
第五,會議進(jìn)行時的具體服務(wù)。包括會間制度,如簽到制度、候會制度、會議的記錄、簡報的編寫與印發(fā)等。大型集會的現(xiàn)場指揮和特殊情況下的應(yīng)急措施等不僅要在預(yù)案中作為專項列出,還要確定好指揮人員及其指揮標(biāo)志。
第六,會議結(jié)束時的會務(wù)工作,包括對會議內(nèi)容的總結(jié),會議紀(jì)要的撰寫與分發(fā),會議新聞報道或舉行新聞發(fā)布會、記者招待會等,會務(wù)工作總結(jié)。此外如代表離會、財務(wù)結(jié)算、物資清退等各項善后工作。
會議有規(guī)模大小和時間長短之分。會議的規(guī)模可以從幾人到幾萬人不等,時間也是可長可短,類型也是各種各樣,性質(zhì)也是有所差別,但是會議工作的內(nèi)容與流程卻基本相似。一般的會議工作內(nèi)容和流程分成三個階段:會前準(zhǔn)備階段,會議實施階段和評估總結(jié)階段。
會前準(zhǔn)備:
會前準(zhǔn)備就是對會議的事前計劃,他是為達(dá)到會議的目標(biāo)而對各種工作任務(wù)所做出的系統(tǒng)安排,會前計劃一般包括以下內(nèi)容:會議策劃,會議選址,制定營銷方案和預(yù)算制定。
會議策劃:
(1)策劃委員會:策劃委員會是一個對會議負(fù)有某些責(zé)任的團(tuán)隊,通常由主辦組織內(nèi)部成員構(gòu)成。
制定目標(biāo):一個具體的目標(biāo)并且文字形式落實在書面上。
確定人選:確定成員,內(nèi)部還是外部指派。
具體運作:實地場景考察,設(shè)計評估,工作記錄記錄下來以備后期參考。
(2)策劃方案:會議策劃的內(nèi)容主要包括:
邀請誰?實際有多少人出席?
有效的會議需要充分的時間,必須考慮節(jié)假日等。
會議在哪里舉行。
會議的明確的目標(biāo)。
會議的具體形式,包括會議的開幕式閉幕式等,具體的會議內(nèi)容。
2.會議選址:
(1)會議地點類型:
酒店:一些中小型會議多選擇酒店進(jìn)行。
會議中心:會議中心是為大型會議而專門設(shè)計的,一般不設(shè)置客房和娛樂區(qū)。
大學(xué):大多數(shù)學(xué)校都擁有專門的學(xué)術(shù)報告廳,有些也是對社會開放的。
輪船:輪船,特別是一些游輪,也設(shè)置會議設(shè)施。
療養(yǎng)院:療養(yǎng)地也配備會議設(shè)施,可以療養(yǎng),也可以開會。
(2)會議的地點選擇
會議的地點選擇一般要從以下的幾個方面考慮。
1.距離和交通情況
2.舉辦會議的歷史
3.住宿的條件
4.地點的收費狀況
5.地點的安全因素
5.地點的服務(wù)設(shè)施是否全面
6.附近的景點,是否能互惠合作等。
(3)制定營銷方案等
市場的宣傳對于一個會議的成敗至關(guān)
1.受眾,希望從受眾哪里得到什么;明白受眾的預(yù)期。
2.宣傳材料,宣傳材料要什么風(fēng)格。
3.郵寄,參展商需要什么材料,郵寄的成本和反饋率等。
4.廣告,在那些刊物上做廣告,印刷怎樣的廣告?
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(4)預(yù)算制定
控制會議的預(yù)算就相當(dāng)于掌握了整個會議,預(yù)算的第一步就是確認(rèn)此次會議是盈利還是保證收支平衡。然后是清理費用。費用包括兩類,暨固定費用和可變化費用,無論預(yù)算多么準(zhǔn)確,都會有意料之外的狀況發(fā)生,總預(yù)算應(yīng)有10%的額外費用。
會議實施
實施會議方案時,其工作內(nèi)容包括:參會人員的登記注冊,收集相關(guān)信息,尋求演講者,聯(lián)絡(luò)場地,必要時解決糾紛等。
會議實施一般包括以下幾點步驟
1.編制會場手冊。
2.設(shè)置信息中心(提供實時服務(wù))
3.建立指導(dǎo)委員會(負(fù)責(zé)現(xiàn)場的指導(dǎo)工作進(jìn)行)
三、總結(jié)和評估
會議的總結(jié)與評估(會議一旦結(jié)束,應(yīng)該立即對其進(jìn)行評估工作),一般分為3個部分
1.從籌備到會議結(jié)束的各項工作總結(jié)
2.效益分析和核算成本
3.本項目市場調(diào)查
4.客戶的互訪工作(與客戶回訪,加深與客戶之間的關(guān)系)
5.召開表彰會,感謝相關(guān)人員(做好感謝工作,致謝會議相關(guān)的工作人員以及合作單位等,并將數(shù)據(jù)提供給媒體等,擴(kuò)大影響力)。
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