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會議的流程是如下:
一、會議時間。
二、會議地點。
三、會議議程。
1.與會人員簽到入席。
2.議程一。
3.議程二。
4.break茶點時間。
5.議程三。
6.議程四。
7.會議總結。
四、參加人員。
五、有關要求。
1.參加人員要事先安排好工作,務必準時參加。如無特殊原因不得請假。
2.鑒于會議重要性,需攜帶本子與筆做記錄。
常見會議流程指南如下:
1、謀劃會前準備
會前準備是做好會務工作的基礎和前提,應精細地統籌好會議的整個進程和每一個環節,對可能發生的問題超前謀劃。
2、制訂方案
會議方案是組織會議的總安排,主要包括會議名稱、目的、時間、地點、參會人員、主要議程、會務工作任務及職責分工等內容。會議方案要簡潔明了、具體清晰、可操作性強,并須報經相關領導審定。
3、分工落實
擬訂好會議方案,根據方案分解任務后,要協調分工,明確責任人,規定各任務完成時限,做好分工落實,并在會議開始前做一次全面自查,確保萬無一失。
做好會務工作注意事項
一是統籌全局的意識。會務工作任務重、要求高、涉及面廣,需要會務人員牢固樹立全局意識,從全局的高度統籌協調好參會各部門、會務各環節的銜接和工作落實,謀劃好每一細節,確保會務組織周到、高效、有序。
二是靈活應變的能力。會務工作不可預期因素多,需要會務人員樹立應變意識,提升應變能力,處變不驚、處變不亂,及時妥善處置好各種臨時突發情況,保證會議圓滿成功。
三是認真負責的品質。會務工作瑣細、繁重,涉及環節多,出現任何一點小的差錯都可能造成很大的影響,因此會務人員必須具有高度的責任心,充分發揮積極性和主動性,盡心盡責,搭臺補位,把握好每一環節,做好每一細節,這樣才能使會務有條不紊,順利完成。
在會議流程的現場階段,可以依照以下流程主持一場會議:
(1)簡短開場
雖說之前有告知與會人會議主旨,但很可能過段時間大家就忘了,所以需要迅速告訴大家這場會議的目的與討論內容。
此外,如果有必要,也可以找個同事做簡單的會議紀錄。
(2)維持主導權
做好開場后,就可以提供相關資料,開始進行匯報或討論了。
在討論的環節中,會議的主持人得維持主導權,也就是掌握時間、確保會議有按照流程走。如果有人岔題,必要時得適時打斷,即使那個人是領導或老板也一樣。
但當然不是直接說“不要浪費大家時間,這個有機會再說”,而是用比較委婉的方式告知對方:“這個事情也很重要,我們等下另外約時間討論,畢竟相關的人并不一定都在這場會議里”,諸如此類的話術或許都是行得通的。
(3)總結
討論進入到尾聲后,會議主持人或會議紀錄者可以簡單歸納剛剛討論的事情,確保沒有遺漏的事項,并且宣布下一步與相關時程、相關負責人。
簡單來說,“冤有頭債有主”,每個任務一定都有執行者,會議的重點就是把執行者提出來,這樣才能確保每個人的職司與進度。
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