本文目錄

1. 行政秘書(shū)如何組織會(huì)議
2. 組織會(huì)議的流程 有方案再執(zhí)行
3. 會(huì)議主持的一般流程和正規(guī)流程,請(qǐng)行家給些指導(dǎo)

會(huì)務(wù)工作流程

一、會(huì)前準(zhǔn)備：

1、了解掌握會(huì)議主（議）題、召開(kāi)的時(shí)間、出席范圍和人數(shù)，安排會(huì)議場(chǎng)所。

2、發(fā)布會(huì)議通知。通知內(nèi)容主要包括主（議）題、時(shí)間、地點(diǎn)、出席范圍和其它需要提醒的事項(xiàng)。通知的方式主要包括列入學(xué)校會(huì)議安排表、在校園網(wǎng)公布、電話(huà)通知、電子郵件通知和書(shū)面通知等，根據(jù)會(huì)議的需要采取一種或多種方式的通知。

及時(shí)向辦公室負(fù)責(zé)人報(bào)告通知送達(dá)的情況和擬出席情況。

3、邀請(qǐng)領(lǐng)導(dǎo)嘉賓。如邀請(qǐng)上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)及來(lái)賓與會(huì)，要提前制發(fā)邀請(qǐng)函并在會(huì)前匯總反饋情況報(bào)有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)。根據(jù)需要，安排車(chē)輛接送事宜。

4、準(zhǔn)備會(huì)議材料。會(huì)議材料主要指會(huì)議文件、與會(huì)人員胸卡、文件袋等涉會(huì)材料與物品。在會(huì)議召開(kāi)之前，提交領(lǐng)導(dǎo)審定后付印。

5、落實(shí)會(huì)場(chǎng)布置。根據(jù)會(huì)議要求做好會(huì)場(chǎng)布置。主要包括：（1）主席臺(tái)布置。包括主席臺(tái)座次和席位牌、會(huì)議材料、話(huà)筒、花卉、茶水等。（2）會(huì)場(chǎng)環(huán)境。包括會(huì)標(biāo)布置、盆花擺放、音響設(shè)備、燈光空調(diào)等必要時(shí)，安排就座區(qū)域分布。（3）落實(shí)服務(wù)人員。包括簽到服務(wù)、材料分發(fā)服務(wù)、茶水服務(wù)和其它應(yīng)急服務(wù)。

6、安排會(huì)議接待。根據(jù)會(huì)議需要，做好接站、住宿和返程票務(wù)安排等。大型會(huì)議要制作接送安排一覽表、住宿安排一覽表。根據(jù)會(huì)議安排，落實(shí)參觀游覽安排，及有關(guān)紀(jì)念品贈(zèng)送工作。

7、發(fā)布新聞信息。通知黨委宣傳部，做好新聞宣傳工作安排。如有必要，安排專(zhuān)人做好會(huì)議記錄，做好比那機(jī)會(huì)議簡(jiǎn)報(bào)的準(zhǔn)備工作。

8、協(xié)調(diào)會(huì)務(wù)工作。重大會(huì)議或會(huì)務(wù)準(zhǔn)備工作涉及多個(gè)單位和部門(mén)的，需要召開(kāi)協(xié)調(diào)會(huì)，落實(shí)有關(guān)工作。會(huì)務(wù)協(xié)調(diào)一般要求明確工作目標(biāo)、任務(wù)、期限；明確責(zé)任部門(mén)、責(zé)任人。協(xié)調(diào)會(huì)前，一般應(yīng)提出工作分工預(yù)案。

9、檢查會(huì)務(wù)準(zhǔn)備情況。會(huì)務(wù)準(zhǔn)備工作布置后，要重視動(dòng)態(tài)的檢查監(jiān)督，對(duì)沒(méi)有及時(shí)完成規(guī)定任務(wù)的，要及時(shí)采取措施加以彌補(bǔ)。

二、會(huì)中服務(wù)

1、檢查會(huì)場(chǎng)布置情況。提前開(kāi)啟空調(diào)設(shè)備。重點(diǎn)檢查音響等設(shè)備、主席臺(tái)的布置情況。

2、檢查服務(wù)人員就位情況。（1）檢查簽到準(zhǔn)備工作，簽到處負(fù)責(zé)人員應(yīng)該提前到位，做好簽到準(zhǔn)備工作。（2）檢查迎領(lǐng)、禮儀等其他服務(wù)人員就位情況。（3）檢查休會(huì)期間茶點(diǎn)服務(wù)等。

3、檢查會(huì)議記錄人員到位情況。記錄要準(zhǔn)確、完整；重要內(nèi)容要記清原話(huà)；必要時(shí)要做好錄音準(zhǔn)備工作。

4、檢查攝影、攝像等新聞采訪(fǎng)人員的到位情況。

5、做好與會(huì)人員合影的各項(xiàng)準(zhǔn)備工作。

6、做好會(huì)議的安全保衛(wèi)和醫(yī)療保障工作。

7、編印會(huì)議簡(jiǎn)報(bào)。

8、編印會(huì)議通訊錄。

9、做好與會(huì)人員返程的相關(guān)安排。

三、會(huì)后工作

1、分發(fā)與會(huì)人員照片、通訊錄。

2、安排相關(guān)人員、車(chē)輛為與會(huì)人員送行。

3、做好會(huì)議記錄及相關(guān)材料的整理歸檔工作。

4、落實(shí)會(huì)議形成的決議，明確專(zhuān)人協(xié)調(diào)落實(shí)，必要時(shí)予以督查督辦。

5、根據(jù)工作需要，對(duì)與會(huì)人員進(jìn)行必要的問(wèn)候和工作聯(lián)系。

1、制定會(huì)議工作方案，包括會(huì)議的準(zhǔn)備工作、會(huì)上支持工作、會(huì)后工作、參會(huì)人員、時(shí)間地點(diǎn)、會(huì)議議程、經(jīng)費(fèi)預(yù)算、任務(wù)分工等。交領(lǐng)導(dǎo)審查，然后開(kāi)始實(shí)施。

2、會(huì)議準(zhǔn)備階段，需要準(zhǔn)備好會(huì)議所需的材料，發(fā)送會(huì)議通知，確定參會(huì)人員、主持人、發(fā)言人等，如有要求還要負(fù)責(zé)參會(huì)人員的交通和食宿。

3、會(huì)上支持工作，需要準(zhǔn)備好會(huì)議多媒體投放、做好會(huì)議記錄，進(jìn)行茶水供應(yīng)，做好拍照宣傳工作等。

4、會(huì)后總結(jié)階段，進(jìn)行會(huì)議記錄存檔或形成會(huì)議紀(jì)要傳達(dá)會(huì)議精神，在單位宣傳媒介上進(jìn)行會(huì)議宣傳，跟進(jìn)會(huì)議決定事項(xiàng)的落實(shí)等。

5、會(huì)議工作有時(shí)候并不是一個(gè)人或者一個(gè)部門(mén)獨(dú)立完成，辦公室工作者在其中更多地?fù)?dān)任組織協(xié)調(diào)的工作，所以具體的任務(wù)要督促相關(guān)責(zé)任人落實(shí)到位，共同完成會(huì)議的舉辦。

會(huì)議的一般過(guò)程：

以大型會(huì)議為例，一個(gè)會(huì)議應(yīng)該包括：

（此類(lèi)會(huì)議有時(shí)有多主持人，即一個(gè)主持人，一個(gè)報(bào)幕員）

首先引起與會(huì)人員的注意，維持現(xiàn)場(chǎng)秩序，根據(jù)會(huì)議類(lèi)型提出參會(huì)要求（如不得隨意交談、手機(jī)改為振動(dòng)、不得擅自出入等等，有些政府或國(guó)有單位的會(huì)議為保密還會(huì)要求手機(jī)不得帶入會(huì)場(chǎng)，有些發(fā)布會(huì)不得拍照）。

1.開(kāi)場(chǎng)白，說(shuō)明會(huì)議的名稱(chēng)，主題，有時(shí)也可簡(jiǎn)要介紹會(huì)議要達(dá)到的目的。

2.介紹來(lái)賓（單位內(nèi)部會(huì)議可省略此項(xiàng)）。

3.簡(jiǎn)要介紹會(huì)議議程（時(shí)長(zhǎng)超過(guò)半天的會(huì)議或半天以?xún)?nèi)但有多項(xiàng)內(nèi)容的會(huì)議，應(yīng)提前制作會(huì)議手冊(cè)）；

4.第一類(lèi)議程（根據(jù)會(huì)議不同可能有順序上的變化）主辦單位領(lǐng)導(dǎo)致辭、參會(huì)上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)講話(huà)、傳達(dá)上級(jí)單位指示等。

5.第二類(lèi)議程（根據(jù)會(huì)議不同可能有順序上的變化）報(bào)告、發(fā)布、總結(jié)等。

6.第三類(lèi)議程（根據(jù)會(huì)議不同可能有順序上的變化）頒獎(jiǎng)、揭幕、簽字等。

7.第四類(lèi)議程（根據(jù)會(huì)議不同可能有順序上的變化）獲獎(jiǎng)感言、儀式后的領(lǐng)導(dǎo)寄語(yǔ)等。

8.會(huì)議總結(jié)。

9.宣布會(huì)議結(jié)束。

10.簡(jiǎn)要說(shuō)明會(huì)后活動(dòng)（可由報(bào)幕員完成）；在過(guò)程中，如有領(lǐng)導(dǎo)講話(huà)，串講類(lèi)主持人應(yīng)簡(jiǎn)要總結(jié)前一領(lǐng)導(dǎo)講話(huà)，并邀請(qǐng)下一領(lǐng)導(dǎo)。

擴(kuò)展資料：

會(huì)議：

是指有組織，有領(lǐng)導(dǎo)，有目的的議事活動(dòng)，它是在限定的時(shí)間和地點(diǎn)，按照一定的程序進(jìn)行的。會(huì)議一般包括議論，決定，行動(dòng)個(gè)要素。因此，必須做到會(huì)而有議，議而有決，決而有行，否則就是閑談或議論，不能成為會(huì)議。會(huì)議是一種普遍的社會(huì)現(xiàn)象，會(huì)議的主要功能包括決策，控制，協(xié)調(diào)和教育等功能。

所謂會(huì)議，是指人們懷著各自相同或不同的目的，圍繞一個(gè)共同的主題，進(jìn)行信息交流或聚會(huì)，商討的活動(dòng)。一次會(huì)議的利益主體主要有主辦者、承辦者和與會(huì)者（許多時(shí)候還有演講人），其主要內(nèi)容是與會(huì)者之間進(jìn)行思想或信息的交流。

會(huì)議是人們?yōu)榱私鉀Q某個(gè)共同的問(wèn)題或出于不同的目的聚集在一起進(jìn)行討論，交流的活動(dòng)，它往往伴隨著一定規(guī)模的人員流動(dòng)和消費(fèi)。作為會(huì)展業(yè)的重要組成部分，大型會(huì)議特別是國(guó)際性會(huì)議在提升城市形象、促進(jìn)市政建設(shè)、創(chuàng)造經(jīng)濟(jì)效益等方面具有特殊的作用。

現(xiàn)代會(huì)議早已超出了單一的政府會(huì)議的格局，正朝著多元化方向發(fā)展，很多都是直接帶有商業(yè)目的并能產(chǎn)生巨大經(jīng)濟(jì)效益的，如各種高峰論壇、專(zhuān)家培訓(xùn)會(huì)議等。

會(huì)議的一般操作原理為：會(huì)議的主辦者制訂舉辦會(huì)議的計(jì)劃并委托給承辦者，承辦者將圍繞既定的主題進(jìn)行精心設(shè)計(jì)，并在市場(chǎng)上聯(lián)系會(huì)議的買(mǎi)家（即目標(biāo)與會(huì)者），相關(guān)人員及舉辦場(chǎng)所，最后自己接待會(huì)議，或?qū)I(yè)務(wù)分包給會(huì)務(wù)公司。

國(guó)際會(huì)議是最重要、最有影響力的會(huì)議。國(guó)際上對(duì)國(guó)際會(huì)議認(rèn)定的權(quán)威組織主要有ICCA和UIA等，由于每個(gè)組織所規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)有所不同，會(huì)造成認(rèn)定或統(tǒng)計(jì)上的偏差，因此，對(duì)這些組織標(biāo)準(zhǔn)的明確劃分是研究國(guó)際會(huì)議發(fā)展趨勢(shì)的前提。

會(huì)議形式包括室內(nèi)會(huì)議和室外會(huì)議，也包括正式會(huì)議和非正式會(huì)議。

為強(qiáng)化會(huì)議效果，許多會(huì)議將會(huì)標(biāo)美化，渲染為會(huì)議背景板。特別是一些特殊的如黨代會(huì)等，采用噴繪背景板，可將黨徽，旗幟等噴繪在畫(huà)面上，從而節(jié)約會(huì)議成本和準(zhǔn)備時(shí)間。

但采用噴繪寫(xiě)真畫(huà)面時(shí)，一定要注意采用環(huán)保材料，否則噴繪寫(xiě)真畫(huà)面散發(fā)的刺鼻氣味不僅影響會(huì)議分為，對(duì)與會(huì)者，尤其是主席臺(tái)就坐人員身體健康不利。

簽到簿的作用是幫助了解到會(huì)人員的多少，分別是誰(shuí)，一方面使會(huì)議組織者能夠查明是否有人缺席，另一方面能夠使會(huì)議組織者根據(jù)簽到簿安排下一步的工作，比如就餐，住宿等。印刷名冊(cè)可以方便會(huì)議的主席和與會(huì)人員盡快地掌握各位參加會(huì)議的人員的相關(guān)資料，加深了解，彼此熟悉。

在準(zhǔn)備會(huì)議的過(guò)程中，有關(guān)會(huì)議的各個(gè)事項(xiàng)，如時(shí)間，地點(diǎn)，會(huì)議議程等等都應(yīng)該用文字記錄下來(lái)，便于在后續(xù)工作中察看。有關(guān)會(huì)議的決定、通知等要打印出來(lái)發(fā)給相關(guān)人員，不能只進(jìn)行口頭通知。

參考資料：

百度百科：會(huì)議

【溫馨提示】本次分享的辦公會(huì)議組織流程和辦公會(huì)議組織流程及內(nèi)容的問(wèn)題是否解決了您的問(wèn)題，部分內(nèi)容來(lái)自網(wǎng)絡(luò)，僅供參考，請(qǐng)以實(shí)時(shí)信息為準(zhǔn)或撥打服務(wù)熱線(xiàn)詳詢(xún)。青島會(huì)議公司提供：青島會(huì)議收費(fèi)，青島會(huì)議旅游，青島會(huì)議酒店，青島會(huì)議主持人，青島會(huì)議場(chǎng)地，青島會(huì)議公司策劃，青島會(huì)議接待服務(wù)等。