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會議接待策劃階段,會議接待策劃階段有哪些

來源:青島會議公司作者:青島會議公司 時間:2024-12-27

本文目錄

  1. 會議接待的基本流程有哪些
  2. 會議接待流程
  3. 會議的準備工作有哪些

1.策劃階段:作為專業的會展代理機構,我們為客戶提供全方位的會展策劃服務。只需告訴我們您的想法或需求,我們將為您量身定制可行性方案、招展策劃以及會議回執等。

2.咨詢階段:在這個階段,我們會與您進行初步溝通,并根據您的關注點提出相應的預案,供您選擇。這包括在預算范圍內選擇最合適的會議場地、推薦酒店、餐飲場所以及適應預算的菜譜、會展交通安排和接待流程等。

3.考察階段:如果您對我們提供的方案有信心,我們可以進入考察階段。我們會安排您或您的代表前往目的地,對會議酒店、場地、環境、交通車輛以及會展設備等進行實地考察。在此過程中,我們將深入討論服務項目、流程、推進計劃和服務價格,并明確雙方的責任和義務。

會議接待策劃階段,會議接待策劃階段有哪些

4.確定階段:在這個階段,我們需要耐心和細致地推敲和確認各項流程和預案,盡可能使其細化。然后,我們將這些內容以書面形式確認,明確雙方的權利、義務和責任,并簽署相關服務協議。

5.執行階段:嚴格而人性化地執行服務協議,是雙方合作精神的體現。盡管計劃可能存在不足,但雙方應本著合作的原則,共同解決臨時出現的問題,以實現會議的圓滿成功。在此期間,對于協議外的額外服務,雙方應口頭或書面確認,并由負責人簽字。所有臨時產生的費用,應事先商議、事后結算。

6.結算階段:雙方財務人員應仔細核對所有費用單據,并嚴格按照服務協議進行核算。

會議接待流程

會議接待是指會議籌辦方與主辦方商談,簽訂會議接待標準合同,對約定的事項提供全程的服務活動。下面是我整理的會議接待流程相關內容,希望對你有幫助!

會議接待策劃階段,會議接待策劃階段有哪些

★準備工作

1接到會議(會展)意向后,合理報價立即回復,并提出我方的合理化建議。

2可為客戶進行會議(會展)的設計與策劃服務。

3根據要求預定酒店,會議(會展)場地、車輛等。

4準備會務用品:代表證、會徽、紀念品。

5提供公關禮儀、文秘、翻譯服務,代租會務所需設備。

★會議接待

會議接待策劃階段,會議接待策劃階段有哪些

1會議(會展)場所的布置:歡迎牌、橫幅、指示牌、會議資料、紙、筆、飲料、設備測試等。

2按客戶需要安排接送與會賓客,協助會務組辦理賓客簽到等工作。

3會議用餐及宴會安排。

4會后旅游、娛樂考察等活動。

5提供返程飛機票、火車票。

一般而言,作為專業的會展公司承接/代理各類會議及展覽,大多經過以下幾個環節:

1、策劃作為專業的會展代理公司,我們提供會展企劃代理,告訴我們你的想法或者點子,我們為你提供可行性方案、招展企劃、會議回執等等。

2、咨詢在此階段,我們將與委托方進行初步溝通,并就委托方的一些關心點提出自己的預案供選擇——譬如在預算范圍內最適宜的會議場所、推薦參加者下榻的酒店、選擇合適的餐飲場所及與預算相適應的菜譜、會展交通流程、接待流程等。

會議接待策劃階段,會議接待策劃階段有哪些

3、考察如果您認為溝通后可以相信我們,那么我們可以進入這個階段——我們會安排您或者您的代表到目的地考察我們為您提供的酒店、會議場地、環境、交通車輛及會展設備細節等等,并在此階段就服務項目、服務流程、推進計劃、服務價格等內容進行深入探討,大致明確雙方的責任與義務。

4、確定這個時間需要的是耐心與細致——我們得一一推敲設想得流程及預案,盡可能把方案細化,然后以書面的.形式確認雙方的權利、義務與責任,并簽署相關服務協議。

5、執行嚴格而又人性化地執行協議,將是雙方合作精神的高度升華。不管設想如何完美,任何計劃都是存在紕漏的,需要合作雙方本著合作的理念,拋開暫時的不合,以會展的圓滿結局為一致奮斗目標。在此期間,雙方需要口頭或書面承諾原來協議以外的服務視為協議的延伸,并臨時決定雙方簽字負責人,所有臨時往來允許采取事前商議、事后結算的方式執行。

6、結算雙方財務人員認真核對各類單據,嚴格按照協議執行核算。

【拓展閱讀】

會議匯報技巧:

會議接待策劃階段,會議接待策劃階段有哪些

現如今,有很多年輕人,即便是在公司里工作多年,他們都不會匯報工作,尤其是在參加重要會議的時候,他們根本就不明白自己說的到底是什么,也沒有提前做好準備,最后反而是得罪領導,讓他們不被領導所青睞,所以提醒大家在參加重要會議的時候向領導匯報工作,一定要掌握一下這三個技巧,這樣才能夠讓你深受領導喜歡。

第一、提前做好準備和發言內容

在職場中工作的時候,有很多職場人士,他們在向領導匯報工作之前,往往都是沒有頭緒,而且沒有做好準備,反而是看到身邊有很多新員工表達清楚而且邏輯清晰,在匯報工作的時候更是得到了理所應當的結果,筆者提醒大家,無論是在公司里參加重要會議還是小會議,都應該提前做好準備,因為這在日常工作中是必不可少的,如果你沒有做好總結,那么在會議上領導可以劈頭蓋臉地向你訓斥一番,所以年輕人一定要了解到這樣的危機。

第二、及時匯報工作進展

當然也有很多年輕人,他們在執行工作任務的時候出現了太多失誤,當工作項目出現阻礙的時候,這些年輕人往往藏著掖著,并沒有把事實告訴給領導,也并不想讓領導耽誤自己的時間,幫他們解決問題,往往就是因為這些員工不認真的態度,最后反而是耽誤了工作進展,被客戶取消訂單,公司形象也會直接受到影響,

大家在公司應該及時匯報工作進展,并且把自己的失誤主動告訴領導,千萬不要害怕被責備,因為領導可能會第一時間原諒你,并且向你伸出援手。

第三、準備多種方案

很多年輕人在和同事以及領導相處時他們總是直來直去,最后往往是因為說話的毛病被大家所反感,其實在匯報工作的時候也是如此,年輕人應該多加準備各種方案,而不是只準備一種方案無法補救,最后在匯報工作時更難以尋求同事以及其他領導的幫助,導致你在公司里不被領導重用,這其實才是最讓大家所擔憂的,除此之外,年輕人在匯報工作時也應該更加簡潔一些,領導可沒有太多時間聽你在會議上侃侃而談。

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會務工作是為會議服務的各種具體事務工作。它包括如下幾個方面。第一,會議預案制定。會議預案即會議籌備方案,預案制定的好壞直接影響會議的質量。

會議預案包括:會名、會期、會場、與會者的資格(選舉、指定、特邀、列席)與名單、會議票證、籌備處內部的職責分工及工作人員的調配、會場布置、會議議程,如有選舉、發獎、攝影、錄像等項,也應列入預案。

第二,準備會議文件。會議審議的文件材料的擬議、起草、審閱、印制、分發(會前分發或會上分發)。

第三,會議通知。會議通知的擬議與分發必須及時。重要會議在發出通知后還要跟蹤落實,以了解對方能否如期出席會議。

第四,會前檢查。這包括對預案執行情況的匯報檢查和現場檢查的兩種方式。匯報檢查主要由籌備工作負責人向會議主持人或主要領導匯報全面的準備情況及存在的問題,重點是會議文件材料。現場檢查重點在于會場的布置和安全保衛工作。

第五,會議進行時的具體服務。包括會間制度,如簽到制度、候會制度、會議的記錄、簡報的編寫與印發等。大型集會的現場指揮和特殊情況下的應急措施等不僅要在預案中作為專項列出,還要確定好指揮人員及其指揮標志。

第六,會議結束時的會務工作,包括對會議內容的總結,會議紀要的撰寫與分發,會議新聞報道或舉行新聞發布會、記者招待會等,會務工作總結。此外如代表離會、財務結算、物資清退等各項善后工作。

會議有規模大小和時間長短之分。會議的規模可以從幾人到幾萬人不等,時間也是可長可短,類型也是各種各樣,性質也是有所差別,但是會議工作的內容與流程卻基本相似。一般的會議工作內容和流程分成三個階段:會前準備階段,會議實施階段和評估總結階段。

會前準備:

會前準備就是對會議的事前計劃,他是為達到會議的目標而對各種工作任務所做出的系統安排,會前計劃一般包括以下內容:會議策劃,會議選址,制定營銷方案和預算制定。

會議策劃:

(1)策劃委員會:策劃委員會是一個對會議負有某些責任的團隊,通常由主辦組織內部成員構成。

制定目標:一個具體的目標并且文字形式落實在書面上。

確定人選:確定成員,內部還是外部指派。

具體運作:實地場景考察,設計評估,工作記錄記錄下來以備后期參考。

(2)策劃方案:會議策劃的內容主要包括:

邀請誰?實際有多少人出席?

有效的會議需要充分的時間,必須考慮節假日等。

會議在哪里舉行。

會議的明確的目標。

會議的具體形式,包括會議的開幕式閉幕式等,具體的會議內容。

2.會議選址:

(1)會議地點類型:

酒店:一些中小型會議多選擇酒店進行。

會議中心:會議中心是為大型會議而專門設計的,一般不設置客房和娛樂區。

大學:大多數學校都擁有專門的學術報告廳,有些也是對社會開放的。

輪船:輪船,特別是一些游輪,也設置會議設施。

療養院:療養地也配備會議設施,可以療養,也可以開會。

(2)會議的地點選擇

會議的地點選擇一般要從以下的幾個方面考慮。

1.距離和交通情況

2.舉辦會議的歷史

3.住宿的條件

4.地點的收費狀況

5.地點的安全因素

5.地點的服務設施是否全面

6.附近的景點,是否能互惠合作等。

(3)制定營銷方案等

市場的宣傳對于一個會議的成敗至關

1.受眾,希望從受眾哪里得到什么;明白受眾的預期。

2.宣傳材料,宣傳材料要什么風格。

3.郵寄,參展商需要什么材料,郵寄的成本和反饋率等。

4.廣告,在那些刊物上做廣告,印刷怎樣的廣告?

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(4)預算制定

控制會議的預算就相當于掌握了整個會議,預算的第一步就是確認此次會議是盈利還是保證收支平衡。然后是清理費用。費用包括兩類,暨固定費用和可變化費用,無論預算多么準確,都會有意料之外的狀況發生,總預算應有10%的額外費用。

會議實施

實施會議方案時,其工作內容包括:參會人員的登記注冊,收集相關信息,尋求演講者,聯絡場地,必要時解決糾紛等。

會議實施一般包括以下幾點步驟

1.編制會場手冊。

2.設置信息中心(提供實時服務)

3.建立指導委員會(負責現場的指導工作進行)

三、總結和評估

會議的總結與評估(會議一旦結束,應該立即對其進行評估工作),一般分為3個部分

1.從籌備到會議結束的各項工作總結

2.效益分析和核算成本

3.本項目市場調查

4.客戶的互訪工作(與客戶回訪,加深與客戶之間的關系)

5.召開表彰會,感謝相關人員(做好感謝工作,致謝會議相關的工作人員以及合作單位等,并將數據提供給媒體等,擴大影響力)。

【溫馨提示】會議接待策劃階段和會議接待策劃階段有哪些的問題,以上的文章解決了您的問題嗎?部分內容來自網絡,僅供參考,請以實時信息為準或撥打服務熱線詳詢。青島會議公司提供:青島會議會場青島會議酒店青島會議接送青島會議服務青島會議用車青島會議公司策劃,青島會議接待服務等。

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