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以下內(nèi)容為新榜市場總監(jiān)李鐵男在活動(dòng)行線下沙龍「千人峰會(huì)的品牌與運(yùn)營」的現(xiàn)場分享內(nèi)容整理，其中有部分口語化表達(dá)，請(qǐng)知悉。
分享人介紹：
李鐵男，新榜市場總監(jiān)，2014年加入新榜，目前負(fù)責(zé)新榜市場、新榜學(xué)院、新榜大會(huì)、新榜全國行等項(xiàng)目，對(duì)新媒體有深入研究，擅長新媒體運(yùn)營、短視頻、直播電商等領(lǐng)域。
內(nèi)容整理：活動(dòng)行
-以下為正文-
做一個(gè)長期主義者，每一場活動(dòng)都想辦法把整個(gè)觀眾體驗(yàn)、嘉賓的體驗(yàn)，以及合作伙伴的體驗(yàn)，做到極致。在不斷做的過程當(dāng)中去積累口碑，然后整個(gè)行業(yè)內(nèi)會(huì)形成一定的認(rèn)知，再經(jīng)過不斷輸出活動(dòng)，不斷的和這群人通過活動(dòng)產(chǎn)生鏈接，慢慢地積累勢能，勢能積累起來之后，口碑、品牌就會(huì)慢慢起來。長期主義+價(jià)值輸出+時(shí)間復(fù)利，你將解鎖一份刺激與歡喜。
活動(dòng)流程主要分為六個(gè)步驟！市場調(diào)研-活動(dòng)立項(xiàng)—活動(dòng)籌備—推廣&招募—活動(dòng)執(zhí)行—活動(dòng)復(fù)盤。
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一、活動(dòng)框架
1、活動(dòng)目的
這是做活動(dòng)前最重要的一個(gè)問題，我為什么要做這個(gè)活動(dòng)？
1）提升影響力，強(qiáng)化品牌。
2）政策發(fā)布，比如今日頭條的生機(jī)大會(huì)，快手的光合大會(huì)等。
3）會(huì)銷，會(huì)銷類的公司，有一個(gè)標(biāo)準(zhǔn)化的會(huì)議流程，對(duì)會(huì)議的信息密度沒有嚴(yán)格要求，但強(qiáng)調(diào)氛圍的調(diào)動(dòng)，有KPI指標(biāo)。
2、市場調(diào)研
這一塊相對(duì)來說比較簡單，既然做這個(gè)行業(yè)的活動(dòng)，肯定本來就能觸達(dá)到這個(gè)行業(yè)的一些人群，那么通過面對(duì)面也好，或者通過線上聊也好，或者通過問卷調(diào)查也好，或者通過請(qǐng)教公司一些老的員工也好，或者看同行業(yè)的競爭、競品的活動(dòng)也好，基本上就能得出來結(jié)論，在這個(gè)結(jié)論上可以去驗(yàn)證一下，就會(huì)明白用戶的需求，知道活動(dòng)的方向在哪里。
3、確定邊界
想明白為什么要做這個(gè)活動(dòng)，基本上心里邊大致的版圖就有了。
從現(xiàn)在的時(shí)間起，去倒推，大概這個(gè)活動(dòng)準(zhǔn)備周期需要多久，比如說需要30天，從現(xiàn)在情況往后推30天，看是放在周中還是周末，是做半天還是全天，活動(dòng)類型，誰來講？誰來聽？這個(gè)活動(dòng)目的是怎樣的？基本上有一個(gè)大體的模糊的畫像，在這個(gè)時(shí)間沒有精準(zhǔn)的對(duì)接到個(gè)人，但是知道它大概有怎樣一個(gè)標(biāo)簽、知道大致通過什么樣的渠道能夠去觸達(dá)。
同時(shí)邊界很重要！它畫了一些方向，知道哪些東西可以用，哪些東西不能用。
1）預(yù)算不一樣，整個(gè)的邊界完全是不一樣的。可能因?yàn)轭A(yù)算有限，有些場地就不會(huì)考慮，有些老師也不會(huì)考慮。
2）人數(shù)和預(yù)算也是緊密相關(guān)的，做500人的活動(dòng)、1000人活動(dòng)、100人的活動(dòng)，完全是不同的概念。
3）時(shí)長基本上就決定了嘉賓的數(shù)量。大家都比較熱衷于做下午場的活動(dòng)，相對(duì)來說比較簡單，從下午2點(diǎn)開始到5點(diǎn)結(jié)束，大概3小時(shí)，180分鐘，基本上是6位嘉賓，一個(gè)嘉賓25分鐘，總共150分鐘，剩下30分鐘，中間可以加一些圓桌論壇等環(huán)節(jié)。中間控場不用那么嚴(yán)格，但是整個(gè)嘉賓的數(shù)量和分享時(shí)長是一個(gè)反相關(guān)的。另外還要考慮場地，吃飯，交通是否方便。
4）場地，2019年比較特殊，7月到10月的很多大型的活動(dòng)不能舉辦，再加上今年過年比較早，1月25日初一，很多大型的活動(dòng)全部壓到年底，加上很多年會(huì)也在這個(gè)時(shí)間，就會(huì)把整個(gè)酒店的費(fèi)用拉高，往年可能提前兩個(gè)月去找酒店，今年必須要提前兩個(gè)月三個(gè)月甚至更長時(shí)間！北京能容納千人的且交通比較方便的其實(shí)不多，可能是西邊便宜，南邊便宜，北邊和東邊貴。
通過上面的分析，要做一個(gè)什么樣的活動(dòng)，那么大致的框架就出來了，先把整個(gè)邊界定好，接著再細(xì)化，內(nèi)部還有一個(gè)溝通磨合的過程，不可能一開始把這些非常精準(zhǔn)化。
二、活動(dòng)ing
1、確認(rèn)主題
第一不要引起歧義。
第二要讓大家明白活動(dòng)的價(jià)值，用戶能知道你要給他傳遞什么。
針對(duì)行業(yè)內(nèi)的活動(dòng)，一般都只寫嘉賓的title，因?yàn)檫@個(gè)行業(yè)大家都知道他是誰，所以說不用在活動(dòng)的板塊上再去說這個(gè)嘉賓怎樣，做過什么。但是注意，跨行業(yè)的活動(dòng)，需要寫嘉賓的介紹，因?yàn)橛^眾來自于不同行業(yè)，也可能來自于五面八方，通過嘉賓的介紹來判斷活動(dòng)是否是適合自己。
2、時(shí)間場地
一般場地是一個(gè)大場地，一個(gè)小場地，在這里大場地指的是哪個(gè)城市，小場地是具體地點(diǎn)，比如確定12月底要在北京做一個(gè)活動(dòng)，北京就是一個(gè)大場地，大場地可以滯后到什么時(shí)間？假如有很多外地的嘉賓來參與，會(huì)提前預(yù)訂機(jī)票，要提前半個(gè)月或者20天要把這個(gè)場地給確定死；假如活動(dòng)本身是在北京的人來參與的，活動(dòng)開始之前一周會(huì)給大家群發(fā)消息就OK了。
一般來講雙休日好過工作日，周六好過周日。但是也要考慮活動(dòng)的規(guī)模與影響力，不要放在周一，周一往往會(huì)議比較多，很難走開。
下午好于上午：盡量活動(dòng)不要上午辦，下午的活動(dòng)通過開場時(shí)間稍微往前延一點(diǎn)，把結(jié)束的時(shí)間稍微往后延一點(diǎn)，比如1點(diǎn)半開始一直到下午6點(diǎn)，能容納的嘉賓和信息含量比較多，這樣效率更高，也節(jié)省費(fèi)用。
另外場地動(dòng)線在大型的活動(dòng)中是非常重要的，要從“小白”的用戶視野出發(fā)，不要想當(dāng)然，要考慮到人流行進(jìn)方向、路線、擁堵節(jié)點(diǎn)以及展位間距、方向，要避免“冷清展位”（人流無法流動(dòng)過去的展位）。
會(huì)場最好是“后進(jìn)式”，屏幕和入場口不在同一側(cè)，不要從前門進(jìn)，避免觀眾橫穿遮擋視線，提前設(shè)置隔離欄，避免分散注意力。一般做的活動(dòng)比較多了之后，基本上看一眼這個(gè)場地，整個(gè)搭建方案就有了，就知道什么地方放簽到臺(tái)、什么地方放入場、什么地方放屏幕、什么地方放上下臺(tái)、什么地方放控臺(tái)，基本上就相當(dāng)清楚。
3、確定關(guān)鍵傳播節(jié)點(diǎn)
假如1月份舉辦一場500人的活動(dòng)，往前倒推，首先要確認(rèn)活動(dòng)是免費(fèi)還是收費(fèi)，因?yàn)槊赓M(fèi)和收費(fèi)的到場率不一樣，要根據(jù)到場率去算，需要報(bào)名多少人，現(xiàn)場到多少人。根據(jù)目前手頭的資源，去倒推，比如說活動(dòng)推一次能報(bào)60人，需要推五次，推5次的節(jié)點(diǎn)可能一周推兩次，可能一周推一次。一周推兩次，可能用不同的渠道，用公眾號(hào)推一次，用海報(bào)推一次，這樣傳播的節(jié)點(diǎn)基本上就出來了。
再根據(jù)整個(gè)行業(yè)的一些大事件，比如說雙11或者說其他的能預(yù)測到一些節(jié)點(diǎn)，不跟他們搶流量，把這些節(jié)點(diǎn)給錯(cuò)開，根據(jù)行業(yè)內(nèi)人的一些特殊習(xí)慣。在這邊給大家舉個(gè)例子，比如說像直播行業(yè)，直播行業(yè)要去發(fā)海報(bào)的話，可能在半夜兩三點(diǎn)或者凌晨四五點(diǎn)發(fā)，效果特別好，因?yàn)樽鲋辈ミ@個(gè)行業(yè)，播到凌晨一兩點(diǎn)，播完之后還要和團(tuán)隊(duì)復(fù)盤，之后才能睡覺，要根據(jù)這些，把具體的傳播時(shí)間點(diǎn)再進(jìn)行微調(diào)。
物料是活動(dòng)對(duì)外宣傳物料，像海報(bào)、主視覺或者說像嘉賓的背景，類似于傳播方面的一些物料。這些物料有利于去招募或者對(duì)外去做宣傳。
4、信息入口的問題
作為活動(dòng)負(fù)責(zé)人，剛開始要定主題、定框架、定基調(diào)、定邊界，在對(duì)外合作的時(shí)候，最怕遇到一件事同時(shí)好幾個(gè)人來對(duì)接。一般我們辦活動(dòng)首先會(huì)在群里邊立一個(gè)規(guī)矩：公司里邊指定一個(gè)總的負(fù)責(zé)人，他既是內(nèi)部信息匯總的節(jié)點(diǎn)，也是外部信息的出口，保證所有的信息的入口和流出在公司內(nèi)部都有一個(gè)人，同時(shí)同步到群里和協(xié)同工具中，避免信息差。一場活動(dòng)需要團(tuán)隊(duì)協(xié)同，每個(gè)人具體來負(fù)責(zé)哪一塊，一般要形成文字，同步給各個(gè)合作方。總之兵分幾路，各司其職。
5、信息的協(xié)同和傳遞
這塊特別重要，特別是合作類的活動(dòng)，比如多方主辦，并有政府的指導(dǎo)參與，這種活動(dòng)難度很高，建議一般一個(gè)活動(dòng)，它的聯(lián)合主辦方不要超過三家，超過三家的話就是說會(huì)特別麻煩，因?yàn)槊總€(gè)人對(duì)活動(dòng)的認(rèn)知與需求都不一樣。
合作類的活動(dòng)，盡量簡化，在活動(dòng)開始的時(shí)間，要明確劃分好雙方的職責(zé)，哪些東西，你有決定權(quán)，哪些東西，我只是通知你，其它事我全權(quán)處理，不然到后邊肯定會(huì)撕逼的，會(huì)牽涉大量的時(shí)間精力來處理這個(gè)事，這是外部。內(nèi)部的話也是同樣的一個(gè)邏輯，比如嘉賓，特別是大會(huì)，嘉賓總計(jì)超過三十幾位，嘉賓對(duì)接這塊可能是5到6個(gè)人，嘉賓是按照板塊來劃分，每個(gè)人對(duì)接幾個(gè)嘉賓。
有些嘉賓不可能親自來對(duì)接，一般會(huì)由品牌負(fù)責(zé)人或者助理來對(duì)接，這里邊就會(huì)牽涉到一個(gè)信息的傳遞與協(xié)同。要借助一些工具來防止信息在傳遞過程中的衰減，比如石墨文檔、有道云筆記等，具體用哪個(gè)可以根據(jù)公司內(nèi)部情況選擇。
三、嘉賓相關(guān)
1、邀請(qǐng)清單
活動(dòng)主題定完之后，大家在一塊開個(gè)腦爆會(huì)議，然后就說你認(rèn)為的嘉賓是誰誰，每個(gè)人在黑板上寫，寫完之后用排除法，先做加法，后做減法，然后把不合適嘉賓全部排除掉，比如說我來推薦這個(gè)嘉賓，我為什么推薦這個(gè)嘉賓？這個(gè)嘉賓好在哪一塊？今年做了哪些東西，哪一塊應(yīng)該講的特別好。
嘉賓模式就兩塊，一個(gè)是做得好，一個(gè)是講得好。
做得好的話，要有實(shí)際經(jīng)驗(yàn)，因?yàn)樵趯?shí)際的過程當(dāng)中做過和沒做過是不一樣的。做過的話，能講出來有一些比較重要的細(xì)節(jié)，但是可能會(huì)被別人忽視，那這樣的話對(duì)行業(yè)內(nèi)的人是有收獲感，也就是所謂的干貨。
有些嘉賓，雖然沒做過，但是一直在行業(yè)內(nèi)深度觀察，表達(dá)能力特別好、氣場和節(jié)奏感特別好，在臺(tái)上講的特別好，但是這樣的人是少的。
還有一些人做的特別好，但是一到臺(tái)上就緊張，講不全或者講不好，根本表達(dá)不出來，這種嘉賓的話，建議大家就不要邀請(qǐng)了，因?yàn)樗赡茏龅脑俸茫窃谂_(tái)上講不出來的話，實(shí)際上對(duì)臺(tái)下的觀眾是沒有收獲，現(xiàn)場的感覺也會(huì)比較尷尬。
2、嘉賓邀約
要說清楚這幾件事：在什么地方做一個(gè)多少規(guī)模的活動(dòng)，這個(gè)活動(dòng)的時(shí)長是多久？有哪些嘉賓來參與？同臺(tái)嘉賓是哪些？站在嘉賓的角度來看這個(gè)活動(dòng)對(duì)他或者所在公司的價(jià)值是什么？在邀請(qǐng)的過程中，一定要把這些東西表達(dá)清楚，做成PPT也好，做文字也好，傳遞給對(duì)方。
一些活動(dòng)在前期邀約嘉賓中，會(huì)寫一大堆特別大咖位的嘉賓，最后卻來不了，對(duì)于觀眾來說體驗(yàn)特別不好，特別是賣票活動(dòng)，可能觀眾來買票，就是沖著1到2個(gè)嘉賓，想聽他講，最后會(huì)發(fā)現(xiàn)想聽的兩個(gè)人壓根就沒來，現(xiàn)場特別尷尬，后續(xù)還會(huì)因?yàn)檫@些會(huì)產(chǎn)生退票，或者其他不必要的麻煩，所以請(qǐng)務(wù)必在顯著位置注明擬邀。
3、嘉賓信息收集
邀請(qǐng)嘉賓一般會(huì)要嘉賓的簡介，title、照片、成功案例、Demo。
關(guān)于嘉賓的Demo。Demo這塊很多嘉賓不一定能提供，但如果是一些干貨類收費(fèi)活動(dòng)，特別是異地嘉賓，一般會(huì)讓他提供一個(gè)demo，提前商量一個(gè)選題，錄一個(gè)10分鐘視頻。通過視頻可以看到這個(gè)嘉賓形象、氣場、表達(dá)習(xí)慣、邏輯框架、語言節(jié)奏等，有一些整體了解并有助于后期判斷。
4、嘉賓PPT
1）時(shí)間：嘉賓的PPT，截止時(shí)間一定要敲死。一定要把截止時(shí)間往前趕一趕，按照行業(yè)經(jīng)驗(yàn)來說，總有1-2個(gè)嘉賓的PPT姍姍來遲，要為后邊調(diào)整留下空間。
2）版本：記住一定要編號(hào)，養(yǎng)成好習(xí)慣，避免弄錯(cuò)版本。過渡版本一定要?jiǎng)h掉，因?yàn)橛行┛嘏_(tái)會(huì)把原來老的版本放上去，一般到這個(gè)時(shí)間節(jié)點(diǎn)嘉賓改的東西不多，但是有個(gè)別的嘉賓的心理素質(zhì)不好，一旦發(fā)現(xiàn)ppt不對(duì)，會(huì)直接在臺(tái)上發(fā)懵，或者將問題公開化，“PPT放錯(cuò)了，主辦方能不能給我換一下”，這時(shí)候會(huì)極度尷尬。
3）體積：把PPT盡量體積小一點(diǎn)防止死機(jī)，如果里面有視頻的，記得把視頻摘出來，單獨(dú)再存一份，在活動(dòng)進(jìn)行中，注意和嘉賓提前約定信號(hào)，萬一發(fā)生操作失誤，在臺(tái)上直接發(fā)信號(hào)“麻煩工作人員幫我播放下視頻”，這樣完全不影響整個(gè)會(huì)議的流程，整個(gè)對(duì)觀眾來說，體驗(yàn)是無損的。
4）內(nèi)容：一定要有干貨，有方法論，特別是可以反復(fù)使用，可以遷移的，比如一些數(shù)據(jù)，對(duì)行業(yè)前沿的分析和展望，個(gè)人固有的成功經(jīng)驗(yàn)總結(jié)和升華，過去走過的一些彎路和坑是非常重要的，但會(huì)被別人所忽略的一些細(xì)節(jié)。
5）金句：這些既叫金句又叫拍照點(diǎn)，就是大家為什么有些人講到某一個(gè)程度的情況下，大家都情不自禁拿出手機(jī)拍照，可能是情感上的共鳴，可能是信息含量大，短時(shí)間內(nèi)難以消化，或者是一句很有哲理的人生格言非常適合發(fā)朋友圈，也或者是一個(gè)思維模型，很多人會(huì)拍照留存，從而形成二次傳播。
5、演講時(shí)長
有的嘉賓參加大會(huì)經(jīng)驗(yàn)比較少，之前明明約定了20分鐘演講時(shí)間，也敲定了演講主題和大綱，但是他扔過來一個(gè)60頁P(yáng)PT，此時(shí)需要和對(duì)方溝通下，問題在哪里，把PPT的邏輯框架整理出來，大幅刪減，在這一步就控制時(shí)長，另外在現(xiàn)場執(zhí)行中，也有倒計(jì)時(shí)屏幕、倒計(jì)時(shí)牌、背景音樂等信號(hào)來提示嘉賓注意時(shí)間，控制好活動(dòng)的節(jié)奏。
6、嘉賓接待
嘉賓的機(jī)票酒店、接送機(jī)、住宿、用餐、短信通知、參與通知、迎來送往、嘉賓禮品，實(shí)際上這些東西都很細(xì)的，不要一個(gè)一個(gè)細(xì)節(jié)去通知，要學(xué)會(huì)“湊整”，我們一般會(huì)給嘉賓兩個(gè)文檔，第一個(gè)文檔主要前期對(duì)接的時(shí)候使用，需要嘉賓提交什么資料以及deadline，需要嘉賓做的事情等，確認(rèn)演講主題、大綱，以及提交PPT等。第二個(gè)文檔主要就是后期嘉賓的機(jī)酒、接送機(jī)、酒店入住、用餐、彩排、就坐的位置、上場次序、PPT是否對(duì)外等細(xì)節(jié)。
7、嘉賓彩排
彩排很重要的，即使嘉賓到了之后沒有特別長的時(shí)間，哪怕有五分鐘，都非常管用。
1）熟悉場地：位置大致在哪里？知道上臺(tái)口從哪上，然后需要要站在哪個(gè)地方，定位點(diǎn)、拍照點(diǎn)在哪里？是手持麥克還是頭戴？
2）提示器的位置與倒計(jì)時(shí)：告知有提示器，然后防止嘉賓回頭看屏幕，并告訴在哪個(gè)地方，明天會(huì)有一個(gè)志愿者舉牌子，提示倒計(jì)時(shí)，注意信號(hào)提示。
3）上場通知：一般采用原則是上一個(gè)候一個(gè)，通知一個(gè)，可以就近在控臺(tái)的位置，安排沙發(fā)，讓嘉賓提前候場，提前配置好頭戴，并告知一些注意事項(xiàng)，并加油鼓氣等。
四、場地搭建
1、搭建商的選擇：專業(yè)、靠譜。和專業(yè)人做事能省去很多的精力和心血，專業(yè)靠譜，怎么評(píng)估，第一看過去，要看案例，第二在溝通的過程中看對(duì)方的專業(yè)程度和態(tài)度。雙方有一個(gè)磨合的過程，最好能和一個(gè)公司長期的合作，知道你的訴求，做事風(fēng)格。
2、搭建方案：這個(gè)涉及因素較多，在這里不再展開，主要就是大屏、舞臺(tái)、燈光、展位、外場簽到、互動(dòng)空間、采訪間等等。
五、活動(dòng)招商
1、招商原則
一句話，廣撒網(wǎng)，重點(diǎn)捕魚。一般承諾80%，后續(xù)給到30%驚喜，前期稍稍收一點(diǎn)，不要為了招商而做出不切實(shí)際的承諾，不然事后容易起糾紛。
客戶的核心訴求必須想辦法滿足，然后滿足不了的話提前說清楚，客戶能接受的話繼續(xù)往下談，客戶接受不了可以就此打住，或平衡各方利益，各退一步。
2、客戶來源
1）把握熱點(diǎn)、新的機(jī)會(huì)。比如今年短視頻直播電商比較火，如果舉辦一個(gè)關(guān)于短視頻直播的大會(huì)，這些公司肯定有訴求，想要在行業(yè)大量的曝光，這樣的話這個(gè)活動(dòng)中能提供的價(jià)值和他們的需求就是一個(gè)契合點(diǎn)，形成了一個(gè)鏈接，那么這就有可能成為你的客戶。
2）每年做的一些活動(dòng)，那么留下來一些客戶，實(shí)際上這些客戶是有可能產(chǎn)生復(fù)購的。這些客戶要重點(diǎn)維持維護(hù)。
3）行業(yè)競品類公司，都有哪些贊助商，對(duì)方說不定可能會(huì)有同樣的需求，因?yàn)檎麄€(gè)的用戶人群是比較一致的，等于對(duì)方為你指明了一條道路。
3、整合資源
要去整合資源，活動(dòng)贊助分兩塊，一個(gè)是本身活動(dòng)資源，比如一些線下的展位、現(xiàn)場的視頻輪播、上臺(tái)演講、參與圓桌、頒獎(jiǎng)、主持人口播，等等一些和現(xiàn)場相關(guān)的信息。另外一塊是公司資源，很多公司把廣告位推廣、信息流等全部打包賣給客戶，總之，挖掘客戶需求，在能力范圍之內(nèi)去滿足。
六、活動(dòng)傳播
1、用戶畫像
你想要吸引的用戶他是誰？他在哪個(gè)地方？通過什么樣的渠道去觸達(dá)，又如何才能吸引他？
2、媒體合作
傳播的方案要形成一個(gè)文件。A套餐、B套餐、C套餐，明確我能夠提供哪些？然后對(duì)方會(huì)根據(jù)你的資源去匹配。明確自己的資源、能鏈接的資源，找別人之前，想一想別人憑什么會(huì)幫我，我能提供給別人什么權(quán)益，最終雙方要達(dá)到共贏才行，不然偶發(fā)性幫忙是暫時(shí)的，不長久。
3、它山之石可以攻玉
已報(bào)名觀眾，可以使用一些工具批量生成個(gè)性化的朋友圈海報(bào)，方便對(duì)方曬朋友圈，這樣也可以匯聚來零散的個(gè)人朋友圈流量，雖然量不大，但是轉(zhuǎn)化率相對(duì)較高。
4、微信群：紅包炸群、群冠名，活絡(luò)群主
這點(diǎn)比較簡單，不再贅述，重點(diǎn)：引起注意，否則白搭。
5、活動(dòng)平臺(tái)——活動(dòng)行
七、門票及簽到
1、門票免費(fèi)or收費(fèi)
收費(fèi)門票，增加一個(gè)收入的同時(shí)，也可以提高報(bào)名門檻。觀眾的的質(zhì)量更高一點(diǎn)，但是考慮主辦方影響力、嘉賓咖位、所在地消費(fèi)能力、話題熱度等，免費(fèi)的活動(dòng)很容易招募，但是到場率也沒辦法控制，另外免費(fèi)的活動(dòng)容易受到外界環(huán)境的一些影響，一般來說大概在50—70%左右，如果辦500人活動(dòng)，全部免費(fèi)的，如果到場率按照50%來算，至少要一千人才能保證這個(gè)活動(dòng)到場500人。
2、簽到時(shí)間與簽到工具
簽到時(shí)間如果放在上午，比如9點(diǎn)開始，8點(diǎn)半之前簽到的人很少，高峰期是9點(diǎn)到9點(diǎn)半這個(gè)時(shí)間。活動(dòng)臨近開場的時(shí)間，才是簽到高峰期，短時(shí)間內(nèi)巨大人流量涌來，會(huì)產(chǎn)生很多問題，需要提前預(yù)防。要思考：簽到的空間是否開闊，簽到通道設(shè)置、簽到的流程是否合理，簽到的效率如何，簽到的人員有無經(jīng)過培訓(xùn)，簽到工具測試，簽到的物料準(zhǔn)備是否到位等這些因素都會(huì)影響簽到的進(jìn)程，處理不好都會(huì)導(dǎo)致后面的人怨聲載道，會(huì)影響活動(dòng)開場和用戶體驗(yàn)。現(xiàn)場一定要有個(gè)人敢于拍板，敢于承擔(dān)責(zé)任，當(dāng)機(jī)立斷，不要優(yōu)柔寡斷，快速處理問題。
八、執(zhí)行關(guān)鍵
1、抓大放小
所有流程彩排三遍以上，讓相關(guān)負(fù)責(zé)人對(duì)這個(gè)活動(dòng)的流程非常熟悉，如搭建方、主持人、控臺(tái)方、兼職負(fù)責(zé)人、禮儀負(fù)責(zé)人等環(huán)節(jié)的參與者，如果不能實(shí)現(xiàn)，也要讓對(duì)方知道自己負(fù)責(zé)的環(huán)節(jié)大概的時(shí)間節(jié)點(diǎn)，以及有問題找誰處理。
所有的錦上添花，是來自于平常的準(zhǔn)備，現(xiàn)場進(jìn)行中不要臨場發(fā)揮。活動(dòng)現(xiàn)場能把準(zhǔn)備好的東西做出來就可以了，現(xiàn)場會(huì)有各種各樣難以預(yù)料的各種意外的情況出現(xiàn)，要抓大放小，穩(wěn)定優(yōu)先，解決關(guān)鍵問題，次要問題如果有精力再處理，否則先擱置。
2、風(fēng)險(xiǎn)管理
從開始的報(bào)備到場地、嘉賓、觀眾、設(shè)備，實(shí)際上很多意外，剛才大家說有一個(gè)“放”的過程，一個(gè)“收”的過程，在“放”和“收”的過程中，多條線都有各種各樣的風(fēng)險(xiǎn)，比如說某個(gè)嘉賓同意來，但是臨時(shí)又來不了；比如說一千人的場子，報(bào)名量不夠怎么辦？然后怎么去算？現(xiàn)場設(shè)備突然出現(xiàn)問題怎么辦？
要應(yīng)對(duì)這些潛在的風(fēng)險(xiǎn)，在活動(dòng)的前期，肯定要拆解各個(gè)環(huán)節(jié)，分析關(guān)鍵要素，做預(yù)備方案，不斷演練，將問題重現(xiàn)，場景化，然后設(shè)計(jì)解決方案，把風(fēng)險(xiǎn)降到最低。風(fēng)險(xiǎn)不可以杜絕，但是可以降低。
九、活動(dòng)復(fù)盤
所有活動(dòng)每次都要復(fù)盤，查漏補(bǔ)缺，也是“擇其善者而從之，擇其不善者而改之”，借鑒的看，好的繼續(xù)發(fā)揚(yáng)，不好就摒棄，這也是內(nèi)部之間相互激勵(lì)，，相互學(xué)習(xí)，不斷完美化的一個(gè)過程。這里有個(gè)原則“PDCA”，又稱“戴明環(huán)”，是一個(gè)質(zhì)量控制流程，P是計(jì)劃，C是檢查，D是執(zhí)行，A是復(fù)盤，做之前先思考計(jì)劃，做的過程中不斷優(yōu)化迭代，最后不斷改進(jìn)反思并繼續(xù)下一個(gè)循環(huán)。
所有東西，開會(huì)一定要有人專人記錄，形成白紙黑字，不斷的留存，不斷的積累，逐漸形成SOP手冊(cè)，也可以作為內(nèi)部的培訓(xùn)教材。
這可能是史上最全的大型活動(dòng)操盤指南，每個(gè)成功活動(dòng)的背后都是事無巨細(xì)，但是“紙上得來終覺淺，絕知此事要躬行”，這些經(jīng)驗(yàn)，還是要在實(shí)踐中運(yùn)用出來，愿你也能做出成功的大活動(dòng)！
你好，這是新品推薦會(huì)常用物料清單：
名片、工作證、嘉賓邀請(qǐng)函、嘉賓卡（入住酒店、煙灰、培訓(xùn)課等身份識(shí)別用）
主題會(huì)標(biāo)、歡迎橫幅、氣氛營造橫幅、宣傳海報(bào)、水牌、嘉賓銘牌、推介會(huì)背景板、道旗、氣球橫幅、簽到薄（簽到墻）。
招商手冊(cè)及產(chǎn)品畫冊(cè)
接站牌（車站、機(jī)場用），接待車車標(biāo)
指示牌（會(huì)場引導(dǎo)、洗手間引導(dǎo)、宴會(huì)廳引導(dǎo)）、溫馨提示語
辦公系統(tǒng)：圓珠筆、筆記本、文件袋、手提袋（分裝禮品資料）
傳播五老：易拉寶、X展架、寬幅展架、拉網(wǎng)展架、其他售點(diǎn)生動(dòng)化物料
其他：礦泉水、水杯、餐巾紙、茶歇
擴(kuò)展資料：
一、新品發(fā)布會(huì)會(huì)議議程安排
14:00-14:30特邀嘉賓、來賓、媒體簽到(贈(zèng)送禮物)
14:00-14:30引導(dǎo)特邀嘉賓、來賓、媒體就座(進(jìn)場背景音樂)
14:30-15:OO播放企業(yè)宜傳片
15:00-15:05主持人宣布新品發(fā)布會(huì)開始并介紹公司領(lǐng)導(dǎo)特邀嘉賓、來賓與媒體
15.05:15:10主辦公司總經(jīng)理致辭歡迎
16:45-17:30記者來賓提問，市場營銷負(fù)責(zé)人、項(xiàng)目負(fù)責(zé)人、研究所領(lǐng)導(dǎo)和公司領(lǐng)導(dǎo)作答;來賓自由討論。
17:30會(huì)議結(jié)束，安排來賓退場，指引轉(zhuǎn)至用餐區(qū)，請(qǐng)媒體記者稍侯
17:30-17:45研究所領(lǐng)導(dǎo)和市場營銷負(fù)責(zé)人和媒體詳細(xì)交流
17:45與媒體交流結(jié)束，安排媒體退場，指引轉(zhuǎn)至用餐區(qū)
17:45-20:00共進(jìn)晚餐
以上時(shí)間及流程安排僅供參考，可根據(jù)實(shí)際情況安排
二、場地布置布展
酒店正門大堂內(nèi)，接待人員佩帶單位綬帶迎賓，設(shè)標(biāo)明新品發(fā)布會(huì)場，就餐簽到地點(diǎn)的指示牌。
賓客接待臺(tái)，設(shè)接待人員兩名，登記來賓和發(fā)放會(huì)議標(biāo)準(zhǔn)資料袋和參會(huì)證企畫冊(cè)，并配二名禮儀向?qū)А?/p>
酒店門口和會(huì)儀廳門口各擺放X展架多個(gè)。
巨型嗩繪做主會(huì)場背景墻，采訪區(qū)背景墻舞臺(tái)一旁區(qū)域?yàn)楫a(chǎn)品展架區(qū)、新聞采訪區(qū)，演講臺(tái)正面貼中吳L0G0，上面擺筆記本電腦、麥克風(fēng)、鮮花。
會(huì)場演講臺(tái)兩側(cè)擺放花籃各兩個(gè)，走廊前臺(tái)兩旁X展架。
主席臺(tái)放嘉賓名片座，桌上擺茶杯和純凈水，文件夾DM封尾頁，貴賓名簽。
企業(yè)宣傳片或紀(jì)錄片以及產(chǎn)品宣傳幻燈片等視聽材料。
調(diào)試好音響設(shè)備，指定好錄像人員。
三、參會(huì)應(yīng)邀人員
邀請(qǐng)嘉賓: XX教授，公司領(lǐng)導(dǎo)等。
行業(yè)內(nèi)來賓人數(shù)XX人。
邀請(qǐng)媒體:網(wǎng)絡(luò)、報(bào)社、電視、雜志等主流媒體。總?cè)藬?shù)共XX人。
新品發(fā)布會(huì)提供給媒體的資料
新聞媒體單位報(bào)道時(shí)既發(fā)放資料，包括會(huì)議時(shí)間項(xiàng)目安排流程、新聞通稿、演講發(fā)言稿、發(fā)言人的背景資料介紹、公司宣傳冊(cè)、產(chǎn)品宣傳資料、有關(guān)圖片、紀(jì)念品禮品領(lǐng)用券、企業(yè)新聞負(fù)責(zé)人名片(新聞發(fā)布后進(jìn)一步采訪、新聞發(fā)表后寄達(dá)聯(lián)絡(luò))和空白信箋、筆(方便記者記錄)等。
發(fā)布會(huì)組織
組長(負(fù)責(zé)整個(gè)活動(dòng)與酒店協(xié)調(diào))
協(xié)調(diào)員(協(xié)調(diào)員由研究所營銷部門組成，負(fù)責(zé)各小組的工作協(xié)調(diào))
領(lǐng)導(dǎo)小組下分各個(gè)項(xiàng)目組分別為:會(huì)場接待(6人負(fù)責(zé)來賓登記、禮品發(fā)送、資料袋的發(fā)放及各種接待等)與媒體聯(lián)系(媒體發(fā)稿、媒體接洽禮品費(fèi)用支付)
發(fā)布會(huì)資料袋內(nèi)容
會(huì)議手冊(cè)
新品文字資料
相關(guān)圖片、筆、信箋
禮品
發(fā)布會(huì)籌備
發(fā)布會(huì)策劃方案定稿。
初步落實(shí)會(huì)議場地、來賓人數(shù)。
企業(yè)宜傳片、宜傳單、宜傳冊(cè)、臺(tái)卡、背板、邀請(qǐng)函、新品展示資料
1、人臉識(shí)別簽到
對(duì)于高端中大型活動(dòng)，人臉識(shí)別簽到是一種隨性中又不失格調(diào)的智能會(huì)議簽到方式，這類智能簽到方式可以避免參會(huì)者排長隊(duì)等待，減少疲勞感，同時(shí)可以充分調(diào)動(dòng)參會(huì)嘉賓的簽到積極性。
鯨會(huì)務(wù)提供人臉簽到技術(shù)和服務(wù)，快速入場，一對(duì)一身份核，兼顧高效與安全。鯨會(huì)務(wù)隸屬于騰訊無線大連研發(fā)中心，技術(shù)成熟、穩(wěn)定性高，會(huì)議全流程物料支持。
主辦方需要在報(bào)名環(huán)節(jié)收集參會(huì)者的照片存入數(shù)據(jù)庫中，現(xiàn)場通過比對(duì)參會(huì)者的臉部區(qū)域和庫中的照片數(shù)據(jù)，最終確定參會(huì)者身份信息。
優(yōu)勢：速度快、不易被盜用身份、科技感強(qiáng)
場景：適用于各類型會(huì)議，尤其是高端中大型活動(dòng)
2、二維碼/定位自助簽到
自助簽到在節(jié)省主辦方費(fèi)用的同時(shí)，讓參會(huì)嘉賓自助簽到，使參會(huì)嘉賓擁有更大的自由度與參與感。主辦方可以在現(xiàn)場展示簽到二維碼，參會(huì)者入場后自主掃碼簽到或者定位授權(quán)簽到即可。
鯨會(huì)務(wù)提供二維碼/定位自助簽到方式，防止代簽到、外人蹭會(huì)。鯨會(huì)務(wù)后臺(tái)實(shí)時(shí)監(jiān)控統(tǒng)計(jì)簽到數(shù)據(jù)，實(shí)時(shí)掌握重要用戶是否已簽到、自動(dòng)記錄參會(huì)人員簽到和簽退時(shí)間，了解與會(huì)人員的離場情況，從中可以篩選出潛在客戶。參會(huì)者簽到成功后，頭像及簽到語將展示在大屏幕中。
（1）二維碼簽到——參會(huì)人員自主掃碼完成簽到，適用于開放性活動(dòng)，解放大量人力資源。
（2）二維碼基于地理位置簽到——參會(huì)者掃描二維碼后再根據(jù)獲取到的地理位置信息進(jìn)行簽到，避免代簽情況發(fā)生。適合企業(yè)或組織跨區(qū)域會(huì)議或活動(dòng)簽到。能有效防止代簽到、外人蹭會(huì)。
（3）定位簽到——參會(huì)者到達(dá)現(xiàn)場后，通過移動(dòng)端進(jìn)行定位簽到，基于地理位置進(jìn)行簽到；不在簽到位置范圍內(nèi)，將會(huì)簽到失敗；開啟手機(jī)自身的定位功能，并且允許應(yīng)用獲得手機(jī)位置信息同時(shí)開啟小程序的位置授權(quán)后，才能成功進(jìn)行定位簽到。可以防止代簽到的現(xiàn)象，可確保參會(huì)人員全部到場。
優(yōu)勢：不需要硬件，節(jié)省人力成本，嘉賓自動(dòng)簽到；支持多次簽到，分段會(huì)議便于統(tǒng)計(jì)。
場景：適用范圍比較廣，適合應(yīng)用于各種類型的大中小型會(huì)議、活動(dòng)、論壇等等
3、RFID閘機(jī)簽到
RFID閘機(jī)簽到既包含無障礙閘機(jī)簽到也包含有障礙閘機(jī)簽到。有障礙閘機(jī)簽到就像是您平時(shí)乘坐地鐵，進(jìn)出站刷卡的情景是相似的。
無障礙閘機(jī)簽到，需要佩戴RFID卡，經(jīng)過閘機(jī)時(shí)玻璃門燈光閃爍，屏幕上顯示簽到成功提醒。
有障礙閘機(jī)相對(duì)于無障礙閘機(jī)來說，安全性更高，更適合于高規(guī)格、嚴(yán)要求的論壇、峰會(huì)、展覽會(huì)。
優(yōu)勢：簽到速度快，身份驗(yàn)證準(zhǔn)確
缺點(diǎn)：需要配置閘機(jī)，成本相對(duì)比較高
場景：適用于大中型會(huì)議、論壇、政府會(huì)、展覽會(huì)
4、手環(huán)簽到
簽到之前，主辦方需提供參會(huì)嘉賓數(shù)據(jù)，或者是使用注冊(cè)報(bào)名系統(tǒng)收集參會(huì)嘉賓信息，然后將帶有參會(huì)嘉賓信息的芯片存儲(chǔ)在手環(huán)中。
現(xiàn)場，參會(huì)嘉賓只需將手環(huán)靠近感應(yīng)設(shè)備，即可一秒識(shí)別信息進(jìn)入會(huì)場。相比于別的簽到形式，手環(huán)簽到更注重于嘉賓的參會(huì)體驗(yàn)感，因此讓嘉賓與感應(yīng)器有一個(gè)互動(dòng)的過程，在提升簽到速度之余，感受科技的革新。
優(yōu)勢：簽到速度快,參會(huì)人員體驗(yàn)好
缺點(diǎn)：需要配置感應(yīng)設(shè)備，成本相對(duì)比較高
場景：適用大型高級(jí)會(huì)議、節(jié)慶、賽事
【溫馨提示】會(huì)議物料制作方法有哪些和會(huì)議準(zhǔn)備工作有哪些的問題，以上的文章解決了您的問題嗎？部分內(nèi)容來自網(wǎng)絡(luò)，僅供參考，請(qǐng)以實(shí)時(shí)信息為準(zhǔn)或撥打服務(wù)熱線詳詢。青島會(huì)議公司提供：青島會(huì)議會(huì)場，青島會(huì)議酒店，青島會(huì)議接送，青島會(huì)議服務(wù)，青島會(huì)議用車，青島會(huì)議公司策劃，青島會(huì)議接待服務(wù)等。
本文標(biāo)題：會(huì)議物料制作方法有哪些