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會務工作是為會議服務的各種具體事務工作。它包括如下幾個方面。第一，會議預案制定。會議預案即會議籌備方案，預案制定的好壞直接影響會議的質量。
會議預案包括：會名、會期、會場、與會者的資格(選舉、指定、特邀、列席)與名單、會議票證、籌備處內部的職責分工及工作人員的調配、會場布置、會議議程，如有選舉、發獎、攝影、錄像等項，也應列入預案。
第二，準備會議文件。會議審議的文件材料的擬議、起草、審閱、印制、分發(會前分發或會上分發)。
第三，會議通知。會議通知的擬議與分發必須及時。重要會議在發出通知后還要跟蹤落實，以了解對方能否如期出席會議。
第四，會前檢查。這包括對預案執行情況的匯報檢查和現場檢查的兩種方式。匯報檢查主要由籌備工作負責人向會議主持人或主要領導匯報全面的準備情況及存在的問題，重點是會議文件材料。現場檢查重點在于會場的布置和安全保衛工作。
第五，會議進行時的具體服務。包括會間制度，如簽到制度、候會制度、會議的記錄、簡報的編寫與印發等。大型集會的現場指揮和特殊情況下的應急措施等不僅要在預案中作為專項列出，還要確定好指揮人員及其指揮標志。
第六，會議結束時的會務工作，包括對會議內容的總結，會議紀要的撰寫與分發，會議新聞報道或舉行新聞發布會、記者招待會等，會務工作總結。此外如代表離會、財務結算、物資清退等各項善后工作。
會議有規模大小和時間長短之分。會議的規模可以從幾人到幾萬人不等，時間也是可長可短，類型也是各種各樣，性質也是有所差別，但是會議工作的內容與流程卻基本相似。一般的會議工作內容和流程分成三個階段：會前準備階段，會議實施階段和評估總結階段。
會前準備：
會前準備就是對會議的事前計劃，他是為達到會議的目標而對各種工作任務所做出的系統安排，會前計劃一般包括以下內容：會議策劃，會議選址，制定營銷方案和預算制定。
會議策劃：
（1）策劃委員會：策劃委員會是一個對會議負有某些責任的團隊，通常由主辦組織內部成員構成。
制定目標：一個具體的目標并且文字形式落實在書面上。
確定人選：確定成員，內部還是外部指派。
具體運作：實地場景考察，設計評估，工作記錄記錄下來以備后期參考。
（2）策劃方案：會議策劃的內容主要包括：
邀請誰？實際有多少人出席？
有效的會議需要充分的時間，必須考慮節假日等。
會議在哪里舉行。
會議的明確的目標。
會議的具體形式，包括會議的開幕式閉幕式等，具體的會議內容。
2.會議選址：
（1）會議地點類型：
酒店：一些中小型會議多選擇酒店進行。
會議中心：會議中心是為大型會議而專門設計的，一般不設置客房和娛樂區。
大學：大多數學校都擁有專門的學術報告廳，有些也是對社會開放的。
輪船：輪船，特別是一些游輪，也設置會議設施。
療養院：療養地也配備會議設施，可以療養，也可以開會。
（2）會議的地點選擇
會議的地點選擇一般要從以下的幾個方面考慮。
1.距離和交通情況
2.舉辦會議的歷史
3.住宿的條件
4.地點的收費狀況
5.地點的安全因素
5.地點的服務設施是否全面
6.附近的景點，是否能互惠合作等。
（3）制定營銷方案等
市場的宣傳對于一個會議的成敗至關
1.受眾，希望從受眾哪里得到什么；明白受眾的預期。
2.宣傳材料，宣傳材料要什么風格。
3.郵寄，參展商需要什么材料，郵寄的成本和反饋率等。
4.廣告，在那些刊物上做廣告，印刷怎樣的廣告？
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（4）預算制定
控制會議的預算就相當于掌握了整個會議，預算的第一步就是確認此次會議是盈利還是保證收支平衡。然后是清理費用。費用包括兩類，暨固定費用和可變化費用，無論預算多么準確，都會有意料之外的狀況發生，總預算應有10%的額外費用。
會議實施
實施會議方案時，其工作內容包括：參會人員的登記注冊，收集相關信息，尋求演講者，聯絡場地，必要時解決糾紛等。
會議實施一般包括以下幾點步驟
1.編制會場手冊。
2.設置信息中心（提供實時服務）
3.建立指導委員會（負責現場的指導工作進行）
三、總結和評估
會議的總結與評估（會議一旦結束，應該立即對其進行評估工作），一般分為3個部分
1.從籌備到會議結束的各項工作總結
2.效益分析和核算成本
3.本項目市場調查
4.客戶的互訪工作（與客戶回訪，加深與客戶之間的關系）
5.召開表彰會，感謝相關人員（做好感謝工作，致謝會議相關的工作人員以及合作單位等，并將數據提供給媒體等，擴大影響力）。
為切實加強公務接待工作的領導，切實提高接待工作質量，我局高度重視，成立了“公務接待領導小組”，由分管黨務的副局級領導擔任領導小組組長，各業務股室負責人組成，具體負責公務接待工作的組織實施。同時，局領導對全局公務接待工作負總責，各股室負責人對本單位的公務接待工作進行了全面負責。同時，各股室也結合工作性質，結合自身工作職能，進一步明確了工作職責，強化了工作紀律。
為確保接待工作有序順利進行，局領導多次召開會議，研究、部署、安排接待工作。并將各項接待任務具體分解到各股室和具體承辦股室，使各股室和具體承辦股室負責人做到“一人一職，一把手一把手”，做到職責明確、目標到人、責任到位。同時，局各股室和具體承辦股室還建立了工作聯絡制度，每次接待工作由股室負責人帶隊，各股室負責人具體負責，相互協作、相互監督，確保了接待工作的圓滿完成。
為保證接待工作的順利進行，局各處室、具體承辦股室都能做到職責明確，相互配合，確保工作的圓滿完成。
1、領導重視，工作機制健全。
我局領導班子高度重視接待工作，把它作為一項重要的任務和經常性工作來抓。一是召開會議安排部署接待工作，各股室、具體承辦股室和具體承辦股室要認真研究，擬定出切實可行的接待工作計劃，明確各自的職責，并按照分工，明確職責。二是對所分管的領導和具體承辦股室進行具體安排，使每項具體工作有統一的指揮，使全局的工作步入有序的整體。三是對各股室負責人，局全體和全局職工，都能夠明確職責，各司其職，密切配合，確保了我局接待工作的圓滿完成。
2、嚴格接待程序，規范接待工作。
為了切實做好接待工作，局各處室、具體承辦股室都能夠嚴格按照各項接待工作制度，認真細致地開展接待工作。一是嚴格接待程序，確保接待工作公正、公開，不出現一例失誤。二是嚴格接待紀律，嚴格遵守會議接待和公務接待各項規定，無論大型活動和會議，都要按要求及時參加，接待中嚴格執行領導接待紀律，不接待和公務接待以各種名義接待或參加其他會議。三是嚴格遵守接待紀律，嚴格執行接待工作規定，不得擅自接待。四是嚴格遵守會議接待、大型會議和活動安排。
我局領導班子對公務接待工作十分重視，始終把安全工作放在首位，xx年中無論是領導接待會議，還是各種會議，都是由各股室負責人親自負責，確保了我局接待工作的安全。
3、加強學習、提高理論素質。
一是加強理論學習，增進黨風廉政建設。局辦公室人員除了學習法規、業務知識外，還加強了對《中華共和國法》等有關知識的學習，進一步提高了對理論知識的認識，進一步提高了對學習重要性和迫切性的認識。二是加強業務學習，提高了業務能力。
4、認真做好接待工作。
今年，我局接待工作的主要任務是：一是組織全局職工進行了為期10天的業務培訓。二是開展好各種文體活動，如組織進行羽毛球比賽、春游、參觀紅色文化遺址等活動。三是組織參加了市委組織部、市辦公廳組織的各種業務培訓班和參加了省、市組織的各項文體活動，如春游春、秋季運動會等。四是組織全局職工參加了全市組織的文化藝活動、春節文藝活動、春季歌詠比賽等。五是做好接待工作，做好會場服務工作，做好領導交辦的其它工作。
一是對外公布接待工作的內容，做到了接待工作“四有”：有領導、有人員、有活動、有制度、有獎懲、有記錄。二是有、有檔案。三是有接待資料的收集歸檔、有檔案。四是有會議記錄、有會議記錄、有領導講話、有會議通知和重要活動通知。五是有會議記錄、有文字記錄、有會議紀要。六是有會議記錄、有會議紀要。七是有會議紀要。八是有和會議紀要。九是有文印材料的收集、歸檔和保管。十是有來賓接待和來客咨詢的接
會務接待工作具體內容如下：
1、入住酒店的工作人員須將會務組房間布置好以便會議報到時使用；同時與酒店各個相關部門協調好會議細節問題（如：會議用布標、水牌、會議室、餐廳的情況）；將會務組標識張貼好在容易看到的地方。
2、詳細了解本會議所用場所的位置。如餐廳、會議室、會務組老師和講課老師所用的房間。
3、相關會議使用設備的準備情況。如：會場布置情況、多媒體投影儀。
4、會議在報到期間最重要的是收費。在收費過程中必須細致、準確、書面登記。
5、收費過程中必須嚴格按程序操作，及：（1）確定學員情況（2）根據情況計算應交費用（3）填寫收費收據不撕！（4）收款（5）將收據撕下交于學員（6）填寫報到表。
6、在出現收費后，收據已開出的情況下；學員行程出現變化必須在原收據的基礎上進行加注或更改，更改后的內容必須有客人簽字和日期。
會務接待迎接客人的方法：
通常遵循身份相當的原則，即主要迎送人與主賓身份相當，當不可能完全對等時，可靈活變通，由職位相當的人或由副職出面。其他迎送人員不宜過多。準確掌握來賓到達和離開的時間，及早通知全體迎送人員和有關單位。如有變化，應及時通知有關人員。迎接人員應提前到達迎接地點，不能太早，更不能太遲，甚至遲到。送行人員則應在客人離開之前到達送行地點。
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