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大會難辦怎么辦？如何高效的組織大型會議舉辦?
大會難辦，幾乎是會議策劃、管理與服務從業者公認的事實。會議舉辦難度隨會議規模擴大而指數級增長，為什么會出現這種現象？我們又要如何應對？
快會務大型會議管理系統
大會難辦源于會議因素間復雜的相互作用關系
首先，我們要對會議活動有一個清晰的認知，那就是會議不是簡單的參會人排排坐，服務人員奉茶水。會議是一項復雜的活動，由各種因素與關系方組成，而各因素與各關系方之間也存在著或強或弱相互作用。
簡單地說，開會，尤其是大型會議，本就是一件比想象復雜的事情。
會議因素的動態性
組織會議不是寫代碼，你按照邏輯寫好了，檢查好沒有bug，它就會按照你的期望運行。會議的各種因素都存在著不確定性，比如一個重磅演講嘉賓飛機延誤了不能按時出現，比如報名400人實際因各種原因只來了200人，比如天氣預報明明是晴天忽然下起了雷陣雨……會議規模越大，可能變動的因素就越多。
會議因素存在關聯性
會議因素往往不是獨立存在的，而是有一定的協作性和關聯性。比如某場會議因邀請了某重磅嘉賓而吸引了很多參會者，那么該嘉賓的因故缺席就會影響到這部分參會者的參會積極性，甚至因該嘉賓產生的會議贊助、參會媒體等也會受影響。
會議因素的開放性
如果一場會議是公司內部會議，往往可控因素更多些。但很多會議是對外的，參會者與主辦方的利益關系不強，可控性也不強，出現意外的幾率就隨之增加。越大型的會議，這種現象就越明顯。
做好這三點，大會效果有保障
1、著力關注關鍵性影響因素
其實會議管理從某種程度來說也遵循著帕累托法則。一個重磅嘉賓對一場會議的影響與一個普通參會者的影響顯然不同。會議組織者要想清楚一場會議的關鍵因素有哪些，把相對多的精力放在這些因素上。只要把控好這些關鍵點，其它因素即使出現小問題，對大會整體效果的影響通常都不會太大。
2、做好預備方案，防患于未然
做好預案，把各種可能的突發情況提前想到，并準備B計劃，應該成為會議組織者的基本素質。很多時候，成敗藏于細節，想得越細，失誤的概率越小，會議達到預期的可能性就越大。
3、組織分工明確，責任到人
與管理基本原則并無二致，會議管理同樣要完善責任制，把所有工作落實到人。每個人都要對自己負責的部分想清楚、想到細處。出現突發情況能隨時找到相應部分的責任人進行跟進，避免出現踢皮球的情況。
快會務適用于流程復雜、安全級別高、體驗要求高的大型會議場景，助力客戶提升辦會品質與效率。通過會議數字化管理，可以節省出更多人力跟進關鍵影響因素，可以減少會議組織與跟進過程中的人為性失誤，還可以從后臺實時關注參會數據，提早發現問題并予以應對。
會議室布置的種類：
1、禮堂式：面向舞臺前方擺放一排排座椅。（一般第一排會擺放為課桌式）
特點：在留有過道的情況下，最大程度地擺放座椅；觀眾沒有地方放資料，也沒有桌子可用來記筆
記。
2、教桌式：像我們在教室里時上課的桌椅擺放方式一樣，主要特點為一人一桌一椅。
3、弦月式：房間內放置一些圓形或橢圓形桌子，椅子只放在桌子的一面，以便所有觀眾都面向主要舞
臺。
4、方形中空式：桌子擺成方形中空，不留缺口。椅子擺在桌子外圍。
5、馬蹄形或“U”形：將桌子連接著擺放成長方形，但空出一個短邊。椅子擺在桌子外圍也可以內外
都擺放
根據會議類型合理布置會場
1、研討會議：研討型會議通常專業性較強，參與的人數不是很多，除非是行業標準討論，一般不會超過100
人。這類研討會的關鍵點是會場及地點選擇。會場除一般性的主會場外，通常需要一些小型會所以便分組討
論。主會場的布置除保留主持人外，其他座位應當體現平等精神，發言用的麥克風應該每個座位都有——除
非人數小于15人。關于地點，通常選擇相對封閉、安靜、利于保密的地點，最好能在郊區環境優美會所——
應當滿足夜間娛樂休閑、團隊精神訓練、場景變換、交通相對方便等要求。
2、培訓會議：培訓會議也是專業型會議，通常是企業內部或者教育部門舉辦。除帶有研討性質外，更多的
是技能交流及知識傳授，所以培訓會議對場地的要求相對較高——除了一般的封閉式會場外，應該還有各類
拓展訓練設施或者場地，可能的話還應該有高品質的休閑放松場地。培訓會議的關鍵點：場地、培訓設施及
培訓師。
3、社團會議：社團會議通常為純會議，往往需要發布一些宣言或者決議之類的書面信息。所以社團會議經
常配合新聞發布會舉行。舉行此類會議，表決設施、現場會員排序及會場控制是關鍵。作預算的時候應當考
慮新聞傳媒成本——包括記者的邀請、交通、住宿及餐飲安排等。
4、公益性/技術性論壇：此類會議多為公開性會議，系列分會將是此類會議的特點，所以會議場所的選擇非
常重要，基本要求是可以分割或者主會場附帶小會場，對會議設施要求也比較高——同聲傳譯、傳媒記者招
待、多媒體、視頻直播以及討論場地等均有可能要求提供。此外，如果會議主辦地的會場不能滿足幾種分割
要求，那么會務交通就成為需要重點考慮的內容。
5、訂貨交流會議：此類會議實際上兼有展覽性質，因此會場的要求相對特別。理想的場地應該是專門的展
覽館或者會展中心，帶有商務會所或者類似場地則再完美不過。如果是小型訂貨交流會，可以設立在大型商
務型酒店。組織或者代理此類會議的關鍵點是：場地選擇、會場控制、布置。
脈拓影視教你會場拍攝技巧
拍攝會議照片，看似容易其實很難，難就難在如何拍攝出新意。
器材準備
相機：一定要購置自動對焦相機，手動太慢，且對焦浪費時間（這是指膠片相機而言）；如果購置數碼相機時，一定要數碼單反相機，原因是快門時延時間短。
鏡頭：焦距在24-85mm或28-120mm范圍的變焦鏡頭，有一只就足夠啦！如果條件允許，最好上一只80-200mm/2.8的恒定光圈鏡頭，因為會議一般多安排在室內，如果光線不好、距離太遠或某些情況下不能用閃光燈，大光圈的長焦鏡頭就可以發揮作用。
閃光燈：指數要大，質量要高，能夠連閃為最佳。
會議拍攝
拍攝不熟悉的會議場地時，最好先到會場看看，一是燈光條件，二是主席臺領導位置，三是頒獎的出入口和位置，選擇好拍攝最佳的角度。
拍攝會議通常注意以下幾點：
一是要突出會場全貌，一般正面遠景拍攝，拍攝時要注意把會議標題拍攝完整，主題突出醒目，讓人一看便明白是在開什么內容的會議.
二是必須要重點突出會議的主要領導，可以選擇在主要領導步入會場、發言、頒獎的時候靠近主體拍攝；
三是對會議的主要領導人要盡量多拍攝幾張，要做到萬無一失，千萬不能只圖拍一兩張完事。
四是遇到頒發獎項等內容時要盡量靠前，建議使用連拍檔，掃機關槍，因為這時秩序較混亂，是最容易出差錯的。
會議攝影涉及的場所主要有三：簽到臺，VIP廳和主會場。
1.拍攝空鏡頭。一般全景拍攝會場、VIP廳、簽到臺的布置。特別的細節拍攝（會場裝飾物），比如：準備發獎用的獎杯特寫等等
2.拍攝簽到臺。全景拍攝來賓的簽到過程，特寫拍攝禮儀小姐為重要領導佩帶胸花。特別需要注意領導和VIP的到來，簽字和主辦方迎接，握手的場面。
3.拍攝VIP廳。中景拍攝領導或VIP交談的場面，包括寒暄和互贈名片，一般結合背景的陳設，交代會議場所。
4.拍攝茶休。茶休主要就是拍攝賓客隨意交談的場面，一般使用中景多。
5.拍攝領導和貴賓發言。會議開始，主持人開場白用特寫鏡頭，臺子一般高不宜正面拍攝，否則臺子只露一個腦袋，不好看。正確的拍攝角度為45度，麥克風不能和嘴連接或擋住講話領導的臉，還要注意不能在領導頭部出現背景分割線條。基本此場景都用特寫鏡頭，也可以拍攝講話時全景。需要注意講話的領導表情的抓拍。全景拍攝參加會議的人。只有職業攝影師才能拍攝難度較高的畫面，如幻燈打出的字跡，調酒師動作的動感畫面，飛馳的摩托表演等等。
6.拍攝合影。合影和會議記錄的拍攝有所不同，要求很高。對人數和室內外光線環境的要求很高，有無站立的架子也很重要。后期制作也很麻煩，不是簡單的放大！需要做電腦精細明暗調整，加字，掃描費，修整照片缺陷（如閉眼），一般攝影師都有熟悉的彩擴店，可以享受優惠價格，甚至免收部分費用，最重要的一點是保證照片的質量。拍攝宴會。主要是演出拍攝、游戲拍攝、領導和VIP敬酒、演員和觀眾互動的鏡頭，注意畫面的生動性。
7.根據主辦方要求或會議活動程序的變化臨時安排調整拍攝方案。
拍攝前的準備
首先要向布置拍照任務的公司詢問清楚他們的想法和要求，以便打下腹稿。此外，拍攝前一天要把需要的照相器材準備好，逐一查點裝進攝影包，把電池充足電，并帶足備用電池和膠卷。最好能提前一天到達拍攝現場，實地考察會場的大小、燈光情況、主賓位置、自己的機位等。服裝也要準備，國際會議務必穿西服系領帶，國內大中型會議基本上也應如此。應向主辦單位領取一份胸卡，出入方便。
會前拍攝
會議當天應當提前到場，把各種器材布置妥當。正式拍攝從簽到處開始，重要來賓簽到的鏡頭應該拍攝下來。重要來賓簽到時，工作人員會給他們佩戴胸花，因此很容易識別誰是貴賓。主要來賓在會議開始前先要在貴賓室休息，要拍下主賓之間握手、交談的鏡頭；我喜歡在相機旁邊再多加一個閃燈，用閃燈托架 SK一7連接(或用雅奇閃燈的手柄托架連接)，使用時，機頂閃燈面向人物，機旁的閃燈照向屋頂或墻壁，用反射閃光消除人物身后的陰影。
會議拍攝
大會正式開始，要拍下主持入主持大會的鏡頭，全體代表鼓掌的鏡頭，主席臺全景，會場全景。然后是大會發言，每個發言人都要拍。對于全景，我一般多設一臺閃燈實行多重閃光，把另一只閃燈用三腳架安裝擺放在距離我大約10米的地方，照向會場深處，這樣拍出的照片就不會是僅靠相機的前幾排人明亮而稍后一點就黑黝黝一片，接近會場的實際情況。這只多重閃燈用同步器連接，或使用閃光燈自身的遙控閃光同步功能。如果會場還有其他人拍照，則往往會引發你的閃燈，等到你需要拍照時，閃燈卻正處于充電之中。為了解決這個問題，應專門請人負責開關那只閃燈，或等大家基本拍完了，你再從容拍攝。此外，美能達有、款閃燈上特意設置了一個頻率選擇開關，供你選擇只有你的閃燈可以引發而別人的閃燈不能引發的頻率。
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