本文目錄

1. 會(huì)議經(jīng)費(fèi)預(yù)算包括哪些內(nèi)容
2. 會(huì)議預(yù)算都包括什么
3. 會(huì)議預(yù)算通常包含哪些

會(huì)議的經(jīng)費(fèi)預(yù)算一般包括以下內(nèi)容：

1、文件資料費(fèi)：包括文件資料、文件袋、證件票卡的印刷制作等開支。

2、通訊費(fèi)用：發(fā)會(huì)議通知、發(fā)電報(bào)、傳真、打電話等進(jìn)行會(huì)議聯(lián)絡(luò)所需的費(fèi)用；如果召開電視電話等遠(yuǎn)程會(huì)議，則使用有關(guān)會(huì)議設(shè)備系統(tǒng)的費(fèi)用也應(yīng)計(jì)算在內(nèi)。

3、會(huì)議設(shè)備和用品費(fèi)：如各種會(huì)議設(shè)備的購(gòu)置和租用費(fèi)用。

4、會(huì)議場(chǎng)所租用費(fèi)：如會(huì)議室、大會(huì)會(huì)場(chǎng)的租金，以及其他會(huì)議活動(dòng)場(chǎng)所的租金。

5、會(huì)議辦公費(fèi)：如會(huì)議所需辦公用品的支出費(fèi)用，會(huì)場(chǎng)布置等所需要的費(fèi)用。

6、會(huì)議宣傳公關(guān)費(fèi)：如現(xiàn)場(chǎng)錄像的費(fèi)用，與有關(guān)協(xié)作各方交際的費(fèi)用。

7、會(huì)議住宿補(bǔ)貼費(fèi)用：一般情況下住宿費(fèi)是由與會(huì)人員自理一部分，由會(huì)議主辦者補(bǔ)貼一部分，也有主辦單位全部承擔(dān)的情況（如果沒有住宿安排，應(yīng)明確與會(huì)人員完全自理，則預(yù)算中可不列此項(xiàng)）。

8、會(huì)議伙食補(bǔ)貼：通常由主辦單位對(duì)會(huì)議伙食補(bǔ)貼一部分，由與會(huì)者承擔(dān)一部分。

9、會(huì)議交通費(fèi)：參會(huì)人員交通往返的費(fèi)用，如果由會(huì)議主辦單位承擔(dān)，則應(yīng)列入預(yù)算。

10、會(huì)議其他開支：會(huì)議經(jīng)常會(huì)有一些不可預(yù)見的開支出現(xiàn)，作預(yù)算時(shí)要留有余地，以免造成費(fèi)用不夠用的情況。

出發(fā)地至?xí)?wù)地的交通費(fèi)用：包括航班、鐵路、公路、客輪，以及目的地車站、機(jī)場(chǎng)、碼頭至住宿地的交通；會(huì)議期間交通費(fèi)用：主要是會(huì)務(wù)地交通費(fèi)用，包括住宿地至?xí)慕煌ā?huì)所到餐飲地點(diǎn)的交通、會(huì)所到商務(wù)交際場(chǎng)地的交通、商務(wù)考察交通以及其他與會(huì)人員可能使用的預(yù)定交通；歡送交通及返程交通：包括航班、鐵路、公路、客輪及住宿地至機(jī)場(chǎng)、車站、港口交通費(fèi)用；會(huì)議場(chǎng)地租金：場(chǎng)地的租賃已經(jīng)包含某些常用設(shè)施，譬如激光指示筆、音響系統(tǒng)、桌椅、主席臺(tái)、白板或者黑板、油性筆、粉筆等；會(huì)議設(shè)施租賃費(fèi)用：此部分費(fèi)用主要是租賃一些特殊設(shè)備，租賃時(shí)通常需要支付一定的使用保證金，租賃費(fèi)用中包括設(shè)備的技術(shù)支持與維護(hù)費(fèi)用。

會(huì)議及展覽的預(yù)算不是一個(gè)概念。通常而言，會(huì)議預(yù)算包括以下幾個(gè)方面：

1、交通費(fèi)用

交通費(fèi)用可以細(xì)分為：

(1)、出發(fā)地至?xí)?wù)地的交通費(fèi)用——包括航班、鐵路、公路、客輪，以及目的地車站、機(jī)場(chǎng)、碼頭至住宿地的交通

(2)、會(huì)議期間交通費(fèi)用——主要是會(huì)務(wù)地交通費(fèi)用，包括住宿地至?xí)慕煌ā?huì)所到餐飲地點(diǎn)的交通、會(huì)所到商務(wù)交際場(chǎng)地的交通、商務(wù)考察交通以及其他與會(huì)人員可能使用的預(yù)定交通。

(3)、歡送交通及返程交通——包括航班、鐵路、公路、客輪及住宿地至機(jī)場(chǎng)、車站、港口交通費(fèi)用。

2、會(huì)議室/廳費(fèi)用

具體可細(xì)分為：

(1)、會(huì)議場(chǎng)地租金——

(2)、會(huì)議設(shè)施租賃費(fèi)用——此部分費(fèi)用主要是租賃一些特殊設(shè)備，如投影儀、筆記本電腦、移動(dòng)式同聲翻譯系統(tǒng)、會(huì)場(chǎng)展示系統(tǒng)、多媒體系統(tǒng)、攝錄設(shè)備等，租賃時(shí)通常需要支付一定的使用保證金，租賃費(fèi)用中包括設(shè)備的技術(shù)支持與維護(hù)費(fèi)用。值得注意的是，在租賃時(shí)應(yīng)對(duì)設(shè)備的各類功效參數(shù)作出具體要求（通常可向?qū)I(yè)的會(huì)議服務(wù)公司咨詢，以便獲得最適宜的性價(jià)比），否則可能影響會(huì)議的進(jìn)行。另外，這些會(huì)議設(shè)施由于品牌、產(chǎn)地及新舊不同，租賃的價(jià)格可能相差很大。

(3)、會(huì)場(chǎng)布置費(fèi)用——如果不是特殊要求，通常而言此部分費(fèi)用包含在會(huì)場(chǎng)租賃費(fèi)用中。如果有特殊要求，可以與專業(yè)的會(huì)議服務(wù)商協(xié)商。

(4)、其他支持費(fèi)用——這些支持通常包括廣告及印刷、禮儀、秘書服務(wù)、運(yùn)輸與倉(cāng)儲(chǔ)、娛樂保健、媒介、公共關(guān)系等。基于這些支持均為臨時(shí)性質(zhì)，如果會(huì)議主辦方分別尋找這些行業(yè)支持的話，其成本費(fèi)用可能比市場(chǎng)行價(jià)要高，如果讓專業(yè)會(huì)議服務(wù)商代理，將獲得價(jià)格相對(duì)比較低廉且服務(wù)專業(yè)的支持。

對(duì)于這些單項(xiàng)服務(wù)支持，主辦方應(yīng)盡可能細(xì)化各項(xiàng)要求，并單獨(dú)簽訂服務(wù)協(xié)議。

3、住宿費(fèi)用

住宿的費(fèi)用應(yīng)該非常好理解——值得注意的只是住宿費(fèi)里面有些價(jià)格是完全價(jià)格，而有點(diǎn)是需要另外加收政府稅金的。對(duì)于會(huì)議而言，住宿費(fèi)可能是主要的開支之一。找專業(yè)的會(huì)展服務(wù)商通常能獲得較好的折扣。

正常的住宿費(fèi)除與酒店星級(jí)標(biāo)準(zhǔn)、房型等因素有關(guān)外，還與客房?jī)?nèi)開放的服務(wù)項(xiàng)目有關(guān)——譬如客房?jī)?nèi)的長(zhǎng)途通訊、洗換、迷你吧酒水、一次性換洗衣物、互聯(lián)網(wǎng)、水果提供等服務(wù)是否開放有關(guān)。會(huì)議主辦方應(yīng)明確酒店應(yīng)當(dāng)關(guān)閉或者開放的服務(wù)項(xiàng)目及范圍。

4、餐飲費(fèi)用

會(huì)議的餐飲費(fèi)用可以很簡(jiǎn)單，也可以很復(fù)雜，這取決于會(huì)議議程需要及會(huì)議目的。

(1)、早餐

早餐通常是自助餐，當(dāng)然也可以采取圍桌式就餐，費(fèi)用按人數(shù)計(jì)算即可（但考慮到會(huì)議就餐的特殊性及原材料的預(yù)備，所以預(yù)計(jì)就餐人數(shù)不得與實(shí)際就餐人數(shù)相差到15%，否則餐館有理由拒絕按實(shí)際就餐人數(shù)結(jié)算——而改為按預(yù)定人數(shù)收取費(fèi)用）

(2)、中餐及晚餐

中餐及晚餐基本屬于正餐，可以采取人數(shù)預(yù)算——自助餐形式，按桌預(yù)算——圍桌式形式。如果主辦方希望酒水消費(fèi)自行采購(gòu)而非由餐館提供，餐館可能會(huì)收取一定數(shù)量的服務(wù)費(fèi)用。

(3)、酒水及服務(wù)費(fèi)

通常，如果在高星級(jí)酒店餐廳就餐，餐廳是謝絕主辦方自行外帶酒水消費(fèi)的，如果可以外帶酒水消費(fèi)，餐廳通常需要加收服務(wù)費(fèi)。在高星級(jí)酒店舉辦會(huì)議宴會(huì)，通常在基本消費(fèi)水準(zhǔn)的基礎(chǔ)上加收15%左右的服務(wù)費(fèi)。

(4)、會(huì)場(chǎng)茶歇

此項(xiàng)費(fèi)用基本上是按人數(shù)預(yù)算的，預(yù)算時(shí)可提出不同時(shí)段茶歇的食物、飲料組合。承辦者告知的茶歇價(jià)格通常包含服務(wù)人員費(fèi)用，如果主辦方需要非程序服務(wù)，可能需要而外的預(yù)算。通常情況下，茶歇的種類可分為西式與中式兩種——西式基本上以咖啡、紅茶、西式點(diǎn)心、水果等為主，中式則以開水、綠茶或者花茶、果茶、水果、咖啡、水果及點(diǎn)心為主。

(5)、聯(lián)誼酒會(huì)/舞會(huì)

事實(shí)上，聯(lián)誼酒會(huì)/舞會(huì)的預(yù)算可能比單獨(dú)的宴會(huì)復(fù)雜，宴會(huì)只要設(shè)定好餐標(biāo)與規(guī)模，預(yù)算很容易計(jì)算。但酒會(huì)/舞會(huì)的預(yù)算設(shè)計(jì)到場(chǎng)地與節(jié)目支持，其預(yù)算可能需要比較長(zhǎng)的時(shí)間確認(rèn)：

6、視聽設(shè)備

除非在室外進(jìn)行，否則視聽設(shè)備的費(fèi)用通常可以忽略。如果為了公共關(guān)系效果而不得不在室外進(jìn)行，視聽設(shè)備的預(yù)算就比較復(fù)雜，包括：

●設(shè)備本身的租賃費(fèi)用，通常按天計(jì)算

●設(shè)備的運(yùn)輸、安裝調(diào)試及控制技術(shù)人員支持費(fèi)用，可讓會(huì)展服務(wù)商代理

●音源——主要是背景音樂及娛樂音樂選擇，主辦者可自帶，也可委托代理

c、演員及節(jié)目

通常可以選定節(jié)目后按場(chǎng)次計(jì)算——預(yù)算金額通常與節(jié)目表演難度及參與人數(shù)正相關(guān)。在適宜地點(diǎn)如果有固定的演出，那預(yù)算就很簡(jiǎn)單，與觀看表演的人數(shù)正相關(guān)——專場(chǎng)或包場(chǎng)除外。

d、其他——點(diǎn)心、水果及調(diào)制色酒

5、雜費(fèi)

雜費(fèi)是指會(huì)展過程中一些臨時(shí)性安排產(chǎn)生的費(fèi)用，包括打印、臨時(shí)運(yùn)輸及裝卸、紀(jì)念品、模特與禮儀服務(wù)、臨時(shí)道具、傳真及其他通訊、快遞服務(wù)、臨時(shí)保健、翻譯與向?qū)А⑴R時(shí)商務(wù)用車、匯兌等等。雜費(fèi)的預(yù)算很難計(jì)劃，通常可以在會(huì)務(wù)費(fèi)用預(yù)算中增列不可預(yù)見費(fèi)用作為機(jī)動(dòng)處理。

【溫馨提示】會(huì)議預(yù)算制定原則有哪些和會(huì)議經(jīng)費(fèi)預(yù)算包括哪些內(nèi)容的問題，以上的文章解決了您的問題嗎？部分內(nèi)容來自網(wǎng)絡(luò)，僅供參考，請(qǐng)以實(shí)時(shí)信息為準(zhǔn)或撥打服務(wù)熱線詳詢。青島會(huì)議公司提供：青島會(huì)議會(huì)場(chǎng)，青島會(huì)議酒店，青島會(huì)議接送，青島會(huì)議服務(wù)，青島會(huì)議用車，青島會(huì)議公司策劃，青島會(huì)議接待服務(wù)等。