本文目錄

1. 會議文件資料分成哪些類型
2. 會議策劃書應(yīng)該包括哪些內(nèi)容
3. 會議方案

會議文件資料分成7種類型：

1、開會通知/會務(wù)通知

2、會議日程/程序

3、會議議程

4、發(fā)言規(guī)則

5、會議提案

6、會議記錄

7、會議文書

知識拓展

會議文書是各類社會組織在其職權(quán)范圍內(nèi)制定的公開發(fā)布并反復(fù)適用，用以規(guī)范行為、具有普遍約束力的文件。

典型的會議文書，包括開會通知、會議議程、會議記錄和會議紀(jì)要。有時(shí)候連同開會通知發(fā)出的，還有參加者回條；而比較大型或正規(guī)的會議，還會有與會者提案。

顧名思義，「開會通知」用來通知某些會議的參加者關(guān)於會議的召開日期、時(shí)間、地點(diǎn)，以及需要閱覽和攜帶的文件，通常由主席或者秘書發(fā)出。如果是比較大型的會議，還需要列明與會者報(bào)到的時(shí)間和地點(diǎn)、聯(lián)絡(luò)人姓名和聯(lián)絡(luò)方法、交通安排等。「會議程序」也可以稱為「議事日程」，簡稱「議程」，用來列明某次會議將要討論的事項(xiàng)和程序，以便參加者可以事先閱覽有關(guān)的文件，作好開會準(zhǔn)備；「會議記錄」則用來記錄會議的過程。視乎個(gè)別情況，有些機(jī)關(guān)團(tuán)體會再根據(jù)會議記錄，整理歸納出比較重要的內(nèi)容，寫成「會議紀(jì)要」，供有關(guān)人士閱覽。會議紀(jì)要也可以用來反映某些會議的主要概況和精神。至於「提案」，是會議成員就個(gè)別議題提出的議案，交大會討論之用。

一、會名

二、會議時(shí)間:年x年X月X日至X日，會期天

三、會場地點(diǎn)及主會場

四、參加人員和人數(shù)

五、大會主持人

六、會務(wù)負(fù)責(zé)人

七、議題和議程

八、其他活動

九、后勤服務(wù)安排

十、經(jīng)費(fèi)預(yù)算

十一、附件:會議日程表

十二、會務(wù)工作程序表

十三、會議主題報(bào)告

十四、領(lǐng)導(dǎo)人的開幕詞、閉幕詞

十五、準(zhǔn)備在會上交流的典型經(jīng)驗(yàn)材料

十六、準(zhǔn)備作大會重點(diǎn)發(fā)言的發(fā)言稿

十七、需提交給與會人員參考的各種材料

十八、提前寄發(fā)，主要是內(nèi)容重要、需要基層充分討論的文件

十九、報(bào)到時(shí)發(fā)放，就是將資料提前分裝在會議資料袋中，在報(bào)到時(shí)發(fā)放。

二十、發(fā)出會議通知

二十一、后勤服務(wù)

二十二、布置會場

二十三、安排發(fā)言

二十四、會議記錄

二十五、起草、修改會議文件，準(zhǔn)備總結(jié)發(fā)言

二十六、會間后勤服務(wù)

二十七、會后的文字工作

二十八、會議文書材料的收集和歸檔

二十九、會議后勤服務(wù)的善后工作

三十、會務(wù)工作總結(jié)

流程

1、搞清楚“想法”

會議有各種類型，不同的會議需要不同的環(huán)境，召開會議是要達(dá)到一定的目的和目標(biāo)。因此第一個(gè)重要步驟是問清楚會議主辦方的想法、目的、預(yù)算方方面面的信息，通過收集這些信息將避免下一步的策劃構(gòu)思偏離方向。

2、搞清楚“思路”

會議策劃

從秘書到公司總裁，每個(gè)人多多少少都可能會參與會議的籌劃，只不過有人是專職從事這項(xiàng)工作，有的是兼任此職，但無論參與者有多少，一定要確認(rèn)一個(gè)有經(jīng)驗(yàn)的項(xiàng)目負(fù)責(zé)人，想清楚策劃的步驟、時(shí)間推進(jìn)節(jié)點(diǎn)、人員的分工。如果思路不清晰，經(jīng)驗(yàn)不到位，往往從策劃的一開始，就會在眾多的意見、指導(dǎo)中迷失方向。

在你籌劃的思路理清后，你最好向上司、會議主辦人或會議主席描述一下會議的目的和要求達(dá)到的結(jié)果，如果你們的意見相符，你就可以做下一步的籌劃了。

3、會議地址的選擇

會場的選擇，直接關(guān)系到會議的風(fēng)格、形式、規(guī)模、預(yù)算和檔次，這也是隨后進(jìn)一步策劃方案的基礎(chǔ)，選擇一個(gè)能讓會議組織者和與會者都能滿意的會議場所非常重要，面對眾多的場所，到底怎樣去選擇呢？

改革開放后，人民大會堂開始面向商業(yè)活動開放。為了突出會議的權(quán)威性，彰顯企業(yè)的高端形象，建議企業(yè)舉行重大會議活動選擇高端場地。

選擇

1,列出可供選擇的清單

必須制作一個(gè)會議場所清單表，清單表上需注明會議要求的所有重要條件，便于各個(gè)場所的比較和選擇。這一方面，也可以參考SINO-MEETING的會場搜索系統(tǒng)，該系統(tǒng)內(nèi)的數(shù)據(jù)將對選擇場地的過程，大大提高效率。

2,根據(jù)清單綜合考慮會議類型與場所的搭配

比如研究和開發(fā)會議需要有利于沉思默想、靈感涌現(xiàn)的環(huán)境；重大的獎(jiǎng)勵(lì)、表彰型會議一定要有檔次，要引人入勝；對于交易會和新產(chǎn)品展示會，需要選擇有展示空間的場所，會場交通必須便利等等。

3，親臨現(xiàn)場實(shí)地考察

考察場地非常重要，要做好充分的準(zhǔn)備，要約見會議方及場地方都能做決策的人。這樣有利以后解決可能出現(xiàn)的交易問題；要對會議中的重要流程和環(huán)節(jié)心中有數(shù)，在考察場地的時(shí)候，能問到的問題越多，今后出現(xiàn)風(fēng)險(xiǎn)的機(jī)率就越低。

4、會議整體規(guī)劃

確定了場地，策劃的工作就進(jìn)入了快車道，通過以下步驟，整個(gè)會議策劃方案就會很快出爐了：整體策劃框架草擬，按照之前的工作和現(xiàn)有的所有信息，先把整個(gè)會議的流程和方案想象出來，越具體越好招開策劃動腦會，這個(gè)會議上，你需要把專業(yè)的會議策劃人士找來，比如SINO-MEETING；也要把主要的決策人員找來，

在你的草擬方案基礎(chǔ)上，展開討論和動腦落稿-再討論-修正-再討論，一般，從第一稿的策劃書到最后落實(shí)的方案，如果策劃人員經(jīng)驗(yàn)到位的話，最多3次往返討論，就可以把方案細(xì)化到執(zhí)行層面，是否到了細(xì)化到了執(zhí)行面，關(guān)鍵要看是否已經(jīng)擬出了“工作時(shí)間進(jìn)程表”“任務(wù)分工表”“物品清單”“成本分析表”這幾張最重要的執(zhí)行文件。

參考資料：百度百科會議策劃

為了確保事情或工作安全順利進(jìn)行，常常需要提前準(zhǔn)備一份具體、詳細(xì)、針對性強(qiáng)的方案，一份好的方案一定會注重受眾的參與性及互動性。那么制定方案需要注意哪些問題呢？下面是我整理的會議方案7篇，供大家參考借鑒，希望可以幫助到有需要的朋友。

1.時(shí)間：20xx年1月25日左右下午16：20－22：00；

2.地點(diǎn)：莎娜賓館三樓錦繡廳

3.活動流程：

主題一：年度總結(jié)

地點(diǎn)：共好會議室

（1）時(shí)間：13：30——15：00

人員：吳總

內(nèi)容：總結(jié)20xx年公司的發(fā)展及20xx年公司的目標(biāo)

（2）時(shí)間：15：00——15：50

人員：戴工、劉工、陳工、紀(jì)工、華主管

內(nèi)容：匯報(bào)各部門的總結(jié)與展望

（3）時(shí)間：15：50——16：00

人員：陳明燕、來工、蔣斌、王西軍、王福祥、姜水金

內(nèi)容：給當(dāng)月的生日人員過生日

主題二：布置會場

地點(diǎn)：蕭山賓館三樓錦繡廳

時(shí)間：16：20：——17：0 0

人員：人力資源部全體

內(nèi)容：充分利用資源，把會場布置的有節(jié)日氛圍

主題三：簽到

時(shí)間：17：00——17：30

人員：全體人員

引導(dǎo)人員：崔甜甜（發(fā)放簽到筆）

內(nèi)容：全體人員在畫卷簽到墻上寫上對公司的祝愿及簽下自己的姓名

主題四：用餐

時(shí)間：17：30-----19：00

主題五：晚會正式開始

時(shí)間：19：30——22：00

4.附晚會流程

致開場詞（3分鐘）

歌曲開場（5分鐘）

3個(gè)節(jié)目（20分鐘）

游戲+抽獎(jiǎng)

（1）報(bào)紙時(shí)裝秀（15分鐘）

（2）抽取三等獎(jiǎng)（約35人）（約10分鐘）

5、5個(gè)節(jié)目（40分鐘）

6、游戲+抽獎(jiǎng)

（1）我是pose王（10分鐘）

（2）抽取二等獎(jiǎng)（10個(gè)）（約5分鐘）

7、5個(gè)節(jié)目（40分鐘）

8、游戲+抽獎(jiǎng)

（1）一個(gè)蘿卜一個(gè)坑（15分鐘）

（2）抽取一等獎(jiǎng)（5個(gè)）（約5分鐘）

備選游戲

（1）心有靈犀一點(diǎn)通

（2）大串聯(lián)

9、頒獎(jiǎng)（15分鐘）

（1）最佳員工獎(jiǎng)（1名）入圍名單。

入圍條件：月考核成績在良好以上的

（2）最佳設(shè)計(jì)師（1名）入圍名單。

入圍條件：月產(chǎn)值在50萬以上的，或者年產(chǎn)值在200萬以上的

（3）最佳項(xiàng)目經(jīng)理（1名）

入圍條件：客戶滿意度在90分以上的，工程質(zhì)量在90分以上的，沒有未收尾款的

（4）最佳新人獎(jiǎng)（1個(gè)）

入圍條件：工作半年以上的，未到一年，各項(xiàng)成績表現(xiàn)突出的

10、結(jié)束，拍全家福

一、活動主題：聽見你的聲音

二、活動目的：為了加強(qiáng)各班宣傳委員與宣傳部、廣播站、記者站各部門之間的交流，使彼此之間的工作開展地更加順利;同時(shí)也為了加強(qiáng)各班宣傳委員之間的溝通，使相互之間更加熟悉友好。特開展此次氣氛活躍的交流會使宣傳委員與干部放松自己，快樂工作。

三、活動對象：各班宣傳委員及宣傳部、廣播站、記者站全體干部

特邀嘉賓：學(xué)生科領(lǐng)導(dǎo)老師及團(tuán)委會各部門負(fù)責(zé)人

四、活動時(shí)間：第十一周周五晚(11月15號)

五、活動地點(diǎn)：多媒體教室

六、活動流程：第九周：進(jìn)行前期宣傳并展出海報(bào)，宣傳委員與干部進(jìn)行節(jié)目報(bào)備

第十周：節(jié)目初選

第十一周：節(jié)目復(fù)選

七、活動注意事項(xiàng)： 1.活動期間任何人都不得無故遲到、缺席或者提前離場，如有特殊情況需向干部說明;

2.各班僅限宣傳委員參與此次活動;

3.活動期間應(yīng)注意保持場地衛(wèi)生、愛護(hù)公共財(cái)物

八、獎(jiǎng)品設(shè)置：游戲獲勝者將獲得精美禮品一份。

會議方案

金融最早呈現(xiàn)的方式（最早出現(xiàn)的貨幣形式）+現(xiàn)場解說以及整場活動以不同的呈現(xiàn)方式暗示客戶，**集團(tuán)主要企業(yè)文化以及企業(yè)服務(wù)內(nèi)容。公司旗下的醫(yī)療美容。

會議主題

中國元素

會議理念

增值(核心)金融貨幣醫(yī)療美容

會議目的

1，了解高端客戶群體的愛好，觀點(diǎn)及心理。針對金融以及醫(yī)美觀點(diǎn)及接受心理。

2，了解客戶簡易的情況，生活方式，及家庭情況，最好了解資產(chǎn)情況等。

3，預(yù)測高端會議的發(fā)展方向和方式。

4，為以后的會議進(jìn)行和公司的介入做鋪墊。

5，通過活動，將**集團(tuán)的品牌推廣到成都本土高端圈層。

6，通過活動，增強(qiáng)老客戶的凝聚力，同時(shí)開發(fā)新客戶。

會議內(nèi)容及流程

活動安排大致分為三個(gè)階段（詳細(xì)見PPT資料）。

1.活動準(zhǔn)備階段

材料：總公司集團(tuán)的VCR PPT董事長的資料等、制作公司CCF金卡（黑卡）邀請函布置：婚慶公司布置現(xiàn)場、禮儀、主持人、以及車輛的安排。

2.活動舉辦階段

本公司員工的分組以及安排，場地分工等。

3.活動后期階段

活動結(jié)束現(xiàn)場人員安排預(yù)留當(dāng)天所有嘉賓的資料情況，后期對接人員分工跟蹤服務(wù)以及后期的整理拜訪。

會議環(huán)境

要求停車方便，場面寬敞。

客戶的定位

資產(chǎn)在500萬以上的高端客戶群體主要以中小企業(yè)，醫(yī)療機(jī)構(gòu)為核心的客戶群體以及成都本土高端醫(yī)療美容整形機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人或代表。

會議方式的利弊

利：接觸的全是高端客戶群體，為高端客戶組織其感興趣的主題活動（圍繞資產(chǎn)、健康、事業(yè)、家庭、品質(zhì)生活，如個(gè)性化旅游、子女教育、奢飾品、收藏品、紅酒，雪茄，高爾夫等）慢慢的再介入公司形象、性息等，更有利于公司產(chǎn)品的銷售！

弊：公司開支較大，會議的連續(xù)性，能否讓會議舉辦成功并且能有下一場會議的連接。

價(jià)格的敏感性

對價(jià)格以及資產(chǎn)或者企業(yè)是否上市等敏感詞匯可以預(yù)測客戶的簡單情況（有助于后面的銷售）

公司信息

怎樣的切入公司而不敏感

客戶消費(fèi)行為特征

了解客戶的消費(fèi)行為，特征以及方式，可以更好的對后面的銷售工作。

客戶反饋的信息

客戶對這次金融會議的滿意度和**集團(tuán)的品牌以及服務(wù)內(nèi)容的認(rèn)可度。

數(shù)據(jù)處理、統(tǒng)計(jì)

對這次會議中，每個(gè)客戶的分析等。

形成以數(shù)據(jù)支撐的客戶需求及消費(fèi)特點(diǎn)

了解客戶的消費(fèi)需求后，對后續(xù)的高端會議做出更好的模式。更能有利于后期的銷售。阿斯頓做出對應(yīng)此次活動的微信平臺，這將是公司以后的掌握高端客戶的一大人脈手段。

禮品贈送

準(zhǔn)備好禮品、在會議結(jié)束之后向來賓發(fā)放，用于紀(jì)念。

禮品暫定：公司整理手冊配搭的收藏貨幣，以及免費(fèi)資產(chǎn)管理計(jì)劃書。

活動預(yù)期效果

由于活動時(shí)間較長，需要注意各個(gè)方面讓活動達(dá)到最好效果，我們希望達(dá)到如下成效：

①通過本次活動的前期宣傳，讓成都本土高端圈層來參加本次活動。

②活動過程進(jìn)行順利而且成功。來場的嘉賓首先信任**，其次愿意接受**。不僅僅是資產(chǎn)管理或者企業(yè)服務(wù)這一塊，更多的人相信選擇**，不僅僅是一個(gè)月到一輩子的服務(wù)，還能享受到**醫(yī)美的服務(wù)。

③營銷整場活動的高端氛圍，為來賓創(chuàng)造一個(gè)優(yōu)質(zhì)的環(huán)境，提高本次嘉賓的自我感覺。其次讓嘉賓覺得來參加此次活動受益匪淺。不僅僅擴(kuò)充了對金融以及如何金融對接實(shí)體經(jīng)濟(jì)的知識面，還豐富了來場嘉賓之間的資源平臺，從而促進(jìn)活動達(dá)到的交流氛圍以及圈層之間的高端圈層結(jié)合。

一、總體方案

（一）會議總體方案的含義會議總體方案是對所要舉辦的會議進(jìn)行總體安排的策劃文案，是會議預(yù)案的一種。

（二）會議總體方案的基本內(nèi)容

1．會議的名稱。會議名稱的確定一般采用揭示會議主題、主辦者、功能、與會者、范圍、時(shí)間和屆次、地點(diǎn)、方式等特征的方法。

2．會議的目標(biāo)和指導(dǎo)思想。

3．會議的主題、議題和議程。

4．會議的對象、規(guī)格和規(guī)模。會議對象要分清正式成員、列席成員、特邀成員、旁聽成員。

5．會議的時(shí)間。包括會議時(shí)機(jī)的選擇，會議的起訖時(shí)間，會期和日程安排。

6．會議的地點(diǎn)。一是選擇合適的舉辦地，如國際性會議要考慮選擇在什么國家或地區(qū)以及什么城市舉行；二是選擇合適的場館（包括會場、賓館的規(guī)格及布置要求等）。

7．主辦、協(xié)辦單位以及擬設(shè)立的會議組織機(jī)構(gòu)，如主席團(tuán)、組織委員會、指導(dǎo)委員會、執(zhí)行委員會、學(xué)術(shù)委員會、秘書處、籌備組的構(gòu)成等。

8．會議的舉行方式、配套活動以及輔助活動的日程安排，如參觀、游覽、娛樂、聚餐等。

9．會議的接待、后勤保障措施和技術(shù)手段。

10．會議的宣傳方式，如召開新聞發(fā)布會、編寫會議簡報(bào)、邀請記者采訪、發(fā)送新聞稿件等。

11．會議經(jīng)費(fèi)的預(yù)算以及籌集經(jīng)費(fèi)的渠道和方式。

12．其他應(yīng)當(dāng)說明的事項(xiàng)。

（三）會議總體方案的結(jié)構(gòu)與寫法

1．標(biāo)題。寫明會議的全稱和策劃書或方案（預(yù)案），如“xx國際學(xué)術(shù)會議籌備（總體）方案”。“總體”二字也可以不寫。

2．主送機(jī)關(guān)。直接上報(bào)上級機(jī)關(guān)，應(yīng)當(dāng)寫明上級機(jī)關(guān)的名稱。以請示的附件上報(bào)的，可不寫主送機(jī)關(guān)。

3．正文。正文部分應(yīng)當(dāng)逐項(xiàng)載明總體方案的具體內(nèi)容，結(jié)構(gòu)安排上一般采用序號加小標(biāo)題的結(jié)構(gòu)體例。開頭部分可用一段文字寫明制定方案的目的和依據(jù)，然后用序號編排各個(gè)層次。表述有兩種方法：一種是詳述法，詳細(xì)表述各項(xiàng)具體安排。另一種是簡述法，對所涉及的各方面的計(jì)劃作原則性的安排，具體實(shí)施的要求通過各個(gè)專題策劃文案來表述。直接上報(bào)請求批準(zhǔn)的方案，結(jié)尾處要寫“以上方案請審批”等字樣。

正文寫作要做到總攬全局、目標(biāo)清楚、思路清晰、分工明確、綜合協(xié)調(diào)。

4．附件。如有附件，在正文下方寫明附件的名稱和序號。

5．落款。署制定機(jī)構(gòu)名稱。經(jīng)審批下發(fā)執(zhí)行的總體方案也可署審批機(jī)關(guān)的名稱。

6．成文時(shí)間。寫正式提交的日期。

二、會議開幕式方案

（一）會議開幕式方案的含義

開幕式是宣布各種會議活動正式開始的具有象征性和標(biāo)志性的儀式。會議開幕式方案是對開幕式的各項(xiàng)安排進(jìn)行策劃的文案。

（二）會議開幕式方案的基本內(nèi)容

1．開幕式的名稱、時(shí)間、地點(diǎn)。

2．主辦單位。

3．參加范圍。包括上級機(jī)關(guān)的領(lǐng)導(dǎo)人，會議活動的承辦單位、協(xié)辦單位、贊助單位的領(lǐng)導(dǎo)或代表，東道主以及與會議活動有關(guān)的機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位的領(lǐng)導(dǎo)或代表，有關(guān)國家、地區(qū)、組織的代表（如有關(guān)國家的使節(jié)、領(lǐng)事、參贊等），群眾代表，有關(guān)新聞單位。【專題會議方案】

4．主持人、致辭人和剪彩人的身份和姓名。開幕式通常由主辦方主持。主持人應(yīng)當(dāng)有一定的身份。聯(lián)合主辦的會議可采取共同主持的形式，各方主持人身份應(yīng)大體相當(dāng)。致開幕詞人的身份一般應(yīng)當(dāng)高于主持人。儀式較為簡單的，可由主持人直接致開幕詞；也可以先由主辦單位的領(lǐng)導(dǎo)發(fā)表主旨講話或歡迎詞，然后由來賓代表先后致辭。來賓代表致辭的順序按身份高低安排。最后請?jiān)趫錾矸葑罡叩娜耸啃迹骸拔倚迹瑇x活動開幕”。聯(lián)合主辦的活動，也可用共同剪彩的形式代替致開幕詞。

剪彩人應(yīng)當(dāng)是主辦單位出席開幕式身份最高的人士，也可安排上級領(lǐng)

導(dǎo)、協(xié)辦單位領(lǐng)導(dǎo)與主辦單位領(lǐng)導(dǎo)共同剪彩。

5．開幕式的形式。開幕式的形式主要有兩類，一類是以致辭為主的形式；另一類是文藝晚會的形式。

6．邀請方式。凡外單位的領(lǐng)導(dǎo)和代表應(yīng)當(dāng)書面邀請。書面邀請分為請柬、邀請信。請柬用于邀請重要來賓，邀請信用于一般的列席對象或較為特殊的對象。

7．現(xiàn)場布置和物品準(zhǔn)備。如主席臺、會標(biāo)、國旗、花卉、彩旗、標(biāo)語、剪彩工具、擴(kuò)音設(shè)備等，有的還安排文藝表演。

8．接待。如簽到、為來賓佩帶胸花、贈送禮品、留言題詞等。

9．開幕式、閉幕式程序。如介紹出席開幕式的領(lǐng)導(dǎo)人和主要來賓、致開幕詞、升國旗和會旗、奏國歌或會歌、代表致詞、剪彩、參觀、植樹紀(jì)念、頒獎(jiǎng)、文藝體育表演等活動。

10．接待任務(wù)分工。必要時(shí)可設(shè)立專門的接待工作機(jī)構(gòu)。

11．經(jīng)費(fèi)安排。

（三）開幕式方案的結(jié)構(gòu)和寫法

1．標(biāo)題。寫明開幕式的名稱和文種（策劃書、方案）

2．主送機(jī)關(guān)。直接上報(bào)上級審批的開幕式方案，應(yīng)當(dāng)寫明主送機(jī)關(guān)。以請示的附件上報(bào)的，不必寫主送機(jī)關(guān)。

3．正文。開頭先闡明舉行開幕式的目的意義，指導(dǎo)思想，然后用列小標(biāo)題的方式逐項(xiàng)說明方案的各項(xiàng)內(nèi)容。全篇要突出主題，層次分明，每個(gè)創(chuàng)意點(diǎn)要說明意義和效果。直接上報(bào)請求批準(zhǔn)的方案，結(jié)尾處要寫“以上方案妥否，請審批”等字樣。

4．落款。寫提交方案的機(jī)構(gòu)名稱。

5．成文時(shí)間。寫正式提交的日期。

三、會議閉幕式方案

（一）會議閉幕式方案的含義

會議閉幕式是宣布各種會議活動結(jié)束的具有象征性和標(biāo)志性的儀式。會議閉幕式方案是對開幕式的各項(xiàng)安排進(jìn)行策劃的文案。

（二）會議閉幕式方案的基本內(nèi)容

1．閉幕式的名稱、時(shí)間、地點(diǎn)。

2．主辦單位。

3．參加范圍。

4．主持人、致辭人的身份和姓名。閉幕式通常由主辦方主持。主持人應(yīng)當(dāng)有一定的身份。致閉幕詞人的身份一般應(yīng)當(dāng)高于主持人。

5．閉幕式的形式。

6．邀請方式。書面邀請分為請柬、邀請信。請柬用于邀請重要來賓，邀請信用于一般的列席對象或較為特殊的對象。【專題會議方案】

7．現(xiàn)場布置和物品準(zhǔn)備。如主席臺、會標(biāo)、國旗、花卉、彩旗、標(biāo)語、剪彩工具、擴(kuò)音設(shè)備等，有的還安排文藝表演。

8．接待。如簽到、為來賓佩帶胸花、贈送禮品、留言題詞等。

9．閉幕式程序。如介紹出席閉幕式的領(lǐng)導(dǎo)人和主要來賓、致閉幕詞、降會旗、會旗交接、黨的代表大會唱國際歌等。有的閉幕式還安排文藝體育表演等活動。

一、會議主題

全面貫徹落實(shí)中央和省、市、區(qū)委黨的群眾路線教育實(shí)踐活動總結(jié)大會精神，對全區(qū)教育系統(tǒng)黨的群眾路線教育實(shí)踐活動進(jìn)行總結(jié)，對鞏固和拓展教育實(shí)踐活動成果、加強(qiáng)黨的作風(fēng)建設(shè)、全面推進(jìn)從嚴(yán)治黨進(jìn)行部署。

二、參會對象

1、區(qū)委督導(dǎo)組成員；

2、局領(lǐng)導(dǎo)班子；

3、教校區(qū)管領(lǐng)導(dǎo)干部；

4、近3年退休的區(qū)管領(lǐng)導(dǎo)干部；

5、教育局機(jī)關(guān)各科室及二級單位全體人員；

6、各學(xué)校校長、書記；

7、公辦幼兒園園長（書記）；

8、不在上述范圍內(nèi)的在教育系統(tǒng)工作的市、區(qū)“兩代表一委員”。

三、會議時(shí)間

20xx年10月23日（周四）下午2：30。

四、會議地點(diǎn)

區(qū)教師進(jìn)修學(xué)校一樓階梯教室。

五、會議主持

教育局黨委書記張銘玉。

六、會議議程

1、教育局黨委書記張銘玉同志做總結(jié)講話。

2、區(qū)委第六督導(dǎo)組領(lǐng)導(dǎo)講話。

3、民主評議教育局區(qū)管領(lǐng)導(dǎo)班子和區(qū)管黨員領(lǐng)導(dǎo)干部。

七、相關(guān)要求

1、參會人員不得無故缺席。確因特殊情況不能到會的，須提前書面履行請假手續(xù)。

2、請參會人員于10月23日下午2：15前入場就座，會議期間關(guān)閉移動電話，嚴(yán)格遵守會風(fēng)會紀(jì)，注意保持會場秩序。

區(qū)教育局辦公室

20xx年10月17日

(一)會議目標(biāo)

專業(yè)會議的籌備方案

(二)方案的制定

1.確定會議主題

無論組織什么樣的會議，都有會議主題，個(gè)性是組織大型會議，務(wù)必明確會議要研究解決什么問題，到達(dá)什么目的。

會議主題的確定的主要方法主要實(shí)際一是要有切實(shí)的依據(jù);二是務(wù)必要結(jié)合本單位的實(shí)際;三是要有明確的目的。

2.確定會議的時(shí)間和地點(diǎn)

會議時(shí)間包括會議實(shí)際進(jìn)行時(shí)光和會議過程中的休會時(shí)光。會議地點(diǎn)選取的重點(diǎn)是會場大小適中，會場地點(diǎn)適中，環(huán)境適合，交通方便，會場附屬設(shè)施齊全。

3.確定會議的規(guī)模

會議的規(guī)模主要指，會議出席人員(正式代表)、特邀代表、列席人員、工作人員(包括服務(wù)人員)的總體數(shù)量，會議規(guī)模由會議的組織者根據(jù)實(shí)際狀況掌握，以嚴(yán)格控制規(guī)模為原則。

4.確定會議議程

會議議程包括會議主持，會議典型發(fā)言(或重點(diǎn)發(fā)言)、會議討論、會議講話、會議總結(jié)。確定會議議程的'方法主要一是根據(jù)到會主要領(lǐng)導(dǎo)的狀況，確定會議主持人;二是根據(jù)會議的主題，確定會議發(fā)言人;三是圍繞會議主題，確定會議討論題目，并根據(jù)會議規(guī)模，確定討論方式;四是根據(jù)會議擬到達(dá)的目的，安排主要領(lǐng)導(dǎo)做好會議的總結(jié)。

5.確定會議文件和材料的準(zhǔn)備

包括大會的主報(bào)告;大會發(fā)言單位的材料;會議日程表、參加會議人員名單、住宿安排、主席臺座次、分組名單、討論題目和分組討論地點(diǎn)、作息時(shí)光表、會議的參閱文件和相關(guān)資料。

6.確定會議組織和分工

那里所指的會議組織主要指會議組織部門和人員落實(shí)。包括與會議有關(guān)的每項(xiàng)組織工作，每一個(gè)工作環(huán)節(jié)都務(wù)必有專人負(fù)責(zé)，職責(zé)到人，并明確任務(wù)和要求。會議組織分工包括文件起草和準(zhǔn)備、會務(wù)組織、會場布置、會議接待，生活服務(wù)(含娛樂活動安排)、安全保衛(wèi)、交通疏導(dǎo)、醫(yī)療救護(hù)等。

(三)注意事項(xiàng)

1。明確領(lǐng)導(dǎo)意圖，弄清籌備方案的目的、要求和好處，以便制定。

2。反復(fù)多次與領(lǐng)導(dǎo)和有關(guān)方面商定、必要時(shí)透過開聯(lián)席會征求制定的意見或方案。

在信息技術(shù)高度發(fā)展的今天，會議室內(nèi)的設(shè)備也日新月異，今天的會議室是一個(gè)集音頻技術(shù)、視頻技術(shù)、會議網(wǎng)絡(luò)、集中控制于一體的高科技含量的系統(tǒng)的集成，一個(gè)好的會議系統(tǒng)是多種技術(shù)和產(chǎn)品的完善組合。

會議系統(tǒng)的主要功能是完成各種類型會議的各項(xiàng)議程及會務(wù)工作的實(shí)施，同時(shí)兼顧廳堂的專業(yè)擴(kuò)音音質(zhì)，使其能滿足各種演出要求。在設(shè)計(jì)系統(tǒng)時(shí)，我們精心挑選系統(tǒng)設(shè)備，使完成后的系統(tǒng)具有先進(jìn)性、實(shí)用性、高可靠性及方便擴(kuò)展等特點(diǎn)，同時(shí)，考慮系統(tǒng)的性能價(jià)格比，力爭在滿足使用要求的基礎(chǔ)上保證系統(tǒng)的經(jīng)濟(jì)性。本方案是根據(jù)業(yè)主對擴(kuò)聲系統(tǒng)、投影系統(tǒng)的要求，并結(jié)合我公司多年從事會議系統(tǒng)的經(jīng)驗(yàn)進(jìn)行設(shè)計(jì)和選型的。

1.1設(shè)計(jì)依據(jù)和指導(dǎo)思想

1.1.1設(shè)計(jì)依據(jù)

GYJ—25—86廳堂擴(kuò)聲系統(tǒng)設(shè)計(jì)及測量規(guī)范

GB4959—95廳堂擴(kuò)聲系統(tǒng)測量方法

WH0301—93擴(kuò)聲系統(tǒng)聲學(xué)特性指標(biāo)及測量方法

GBJ76—84廳堂混響時(shí)間測量規(guī)范

GB/T14197—93擴(kuò)聲系統(tǒng)設(shè)備互連用連接器的應(yīng)用

GB/T14197—94擴(kuò)聲系統(tǒng)設(shè)備互連的優(yōu)選配接值

GB/T15644—95視聽系統(tǒng)設(shè)備互連用連接器的應(yīng)用

1.1.2設(shè)計(jì)指導(dǎo)思想

本次多功能會議系統(tǒng)應(yīng)結(jié)合福州海關(guān)業(yè)務(wù)技術(shù)用房的建筑功能及特點(diǎn)，保證系統(tǒng)的可靠運(yùn)行，系統(tǒng)設(shè)計(jì)應(yīng)遵循以下原則：

先進(jìn)型原則——采用的系統(tǒng)結(jié)構(gòu)應(yīng)該是先進(jìn)的、開放的體系結(jié)構(gòu)，和系統(tǒng)使用當(dāng)中的科學(xué)性。

實(shí)用性原則——能夠最大限度的滿足實(shí)際工作的要求，把滿足用戶的業(yè)務(wù)管理作為第一要素進(jìn)行考慮，采用集中管理控制的模式。

可擴(kuò)充性、可維護(hù)性原則——要為系統(tǒng)以后的升級預(yù)留空間，系統(tǒng)維護(hù)是整個(gè)系統(tǒng)生命周期中所占比例最大的，要充分考慮結(jié)構(gòu)設(shè)計(jì)的合理、規(guī)范對系統(tǒng)的維護(hù)可以在很短時(shí)間內(nèi)完成。

經(jīng)濟(jì)型原則——在保證系統(tǒng)先進(jìn)、可靠和高性能價(jià)格比的前提下，通過優(yōu)化設(shè)計(jì)達(dá)到最經(jīng)濟(jì)的目標(biāo)。

1.2系統(tǒng)需求分析

多媒體會議系統(tǒng)從功能上分為：

音響擴(kuò)聲系統(tǒng)

投影顯示系統(tǒng)

中控系統(tǒng)

1.3系統(tǒng)功能分析

投影顯示系統(tǒng)：該會議室設(shè)置1套投影系統(tǒng)，用于播放視頻圖像、計(jì)算機(jī)信號等。

音響擴(kuò)聲系統(tǒng)：設(shè)置一套擴(kuò)聲系統(tǒng)，功放、音箱均為進(jìn)口產(chǎn)品。

中控系統(tǒng)：設(shè)置一套中控系統(tǒng)，集中控制會議室設(shè)備。

數(shù)字會議系統(tǒng)：設(shè)備采集音源和圖像

1.4系統(tǒng)設(shè)計(jì)說明

1.4.1投影顯示系統(tǒng)

隨著電子會議的發(fā)展，投影系統(tǒng)不僅為多功能會議廳的必備系統(tǒng)，而且為最重要的系統(tǒng)，因?yàn)樗鼮槿紫到y(tǒng)的終端顯示設(shè)備，所有的信息都必須由投影系統(tǒng)來展示。鑒于其重要性，因此對投影設(shè)備不僅須考慮其對各種信號的廣泛兼容性，還須考慮設(shè)備運(yùn)行的穩(wěn)定和可靠性。此方案正是基于此點(diǎn)進(jìn)行設(shè)備的選型和配置，力求做到完美。

系統(tǒng)組成

電動投影幕

投影機(jī)

投影吊架

系統(tǒng)功能

小型影劇院：播放DVD、VCD及錄像機(jī)信息

顯示計(jì)算機(jī)多媒體信息

系統(tǒng)設(shè)計(jì)思路

在會議室的安置一面投影屏幕，并根據(jù)屏幕的大小再配適合的分辨率、亮度的投影機(jī)，作為主顯示器。

系統(tǒng)性能描述

該套顯示系統(tǒng)的主要功能是，在該會議室舉行的不同功能的會議室時(shí)，用與顯示不同的多媒體內(nèi)容。

1.4.2音響擴(kuò)聲系統(tǒng)

設(shè)計(jì)中綜合考慮了各方面的因素，包括擴(kuò)聲系統(tǒng)的有關(guān)國家規(guī)定、可行性報(bào)告提供的資料等，力求達(dá)到高實(shí)用性、高標(biāo)準(zhǔn)、高性價(jià)比。系統(tǒng)主設(shè)備采用了高品質(zhì)進(jìn)口產(chǎn)品，以保證本系統(tǒng)的良好可靠性。

系統(tǒng)設(shè)計(jì)思路

本著會議廳的功能設(shè)定，及系統(tǒng)設(shè)計(jì)需要先進(jìn)、可靠、實(shí)用，能確保使用時(shí)系統(tǒng)穩(wěn)定、操作方便的原則。無論是室內(nèi)還是室外的擴(kuò)聲系統(tǒng)設(shè)計(jì)其根本問題是聲學(xué)問題，而不是簡單的設(shè)備選型與組合。只有充分理解并認(rèn)真、仔細(xì)地研究了使用擴(kuò)聲系統(tǒng)場所的聲學(xué)環(huán)境與使用要求之后，才能最終給出所需的系統(tǒng)配置。這樣才能保證預(yù)期的使用效果和最經(jīng)濟(jì)的資金投入。

系統(tǒng)組成

音箱

功率放大器

音效處理周邊設(shè)備

音源設(shè)備

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