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因為不知道貴醫院的規模,所以只能把大致的情況簡單介紹一下.
首先是估計一下總體上活動的規模，把籌備人員召集好。要有一個總負責的，要有外勤和內勤人員，如果有必要，還需要設計人員來設計會議的視覺類物料，比如活動LOGO、宣傳畫冊或者折頁之類。
然后確定時間\地點\參與的人員。如果規模不大，可以在學術交流中心進行。這個時候就可以把日程的推進表制訂下來，確定在什么時候之前必須完成什么工作。
3是具體的推進：內勤要把錢領了，買一些必須的東西；外勤要安排接待和住宿之類的雜務，這都要細心的人來辦理。
4就是準備一個預案，萬一某人不來或者出現意外情況，該怎么處理，做到心中有數。
其它的要看你具體的情況靈活安排，大致就這些了。
祝你順利完成任務！
.如何辦好學術會議
舉辦學術會議涉及的事項前文已經述及，本節主要談一下各事項的具體操作過程。
（1）會議經費預算與經費落實
會議用到的經費支出主要包括會議室租賃費，會議用餐費，汽車租賃費（接站小車和擺渡大巴車），參會人員住宿補貼，論文集出版費，會議材料印刷費，文件袋，特邀專家咨詢費，合影留念費，會場布置背景墻，代表證制作費，水果、茶葉等茶歇費，優秀青年論文獎品等等。
會議的收入主要包括注冊費，一般標準為1000元/人左右，研究生注冊費減半，會議繳費人數并不代表參會人數，一般是會議參會人數的70-80%，其中特邀代表、本單位參會人員等都不會繳納會議注冊費。
會議經費來源主要有：一種情況是學院統籌安排一部分，協作單位贊助一部分，部分會議還有參展公司贊助一部分來落實；一種情況是向學校（或大單位）申請單獨會議經費；還有一種情況是從學科經費、團隊經費等專項經費中支出，如目前各學校的優勢學科特色學科建設經費中都有舉辦會議的經費預算，部分科技創新團隊、協同創新中心也有舉辦學術會議的經費預算。
如果會議經費落實了，那么就找專委會主任申請承辦學術會議吧，有的是口頭申請，有的則要在學術會議閉幕環節進行下屆會議的申辦，如果確有誠意承辦，那么申辦成功并不是什么難事。
（2）會議場地安排
舉辦會議的其中一個目的就是對學校進行宣傳，所以舉辦會議的主會場安排在學校報告廳、圖書館最為合適，目前應該說大部分高校都設有學術會議中心，應該能夠滿足一些中等規模會議的要求。如果條件不具備或因規模太大則只能考慮將會議的住宿和分會場安排在校外酒店，但是建議會議開幕式還是安排在學校為好，這樣便于與會代表對學校有一個直觀的影響和認識。會議閉幕式安排在酒店進行較好，因為在會議尾聲與會代表留下來的已經不多，而且很多代表會后即將返程，安排在酒店進行閉幕則方便很多。
校外酒店選擇四星級標準或準五星標準最為適當，因為這類酒店寬敞、舒適、干凈，服務周到，而且價格也在與會代表的支付標準范圍。
（3）會議工作組織安排
為方便協調工作會議要成立若干工作組，每個工作組以青年教師牽頭，同時配備若干研究生進行配合工作。
會議秘書長：全權負責會議整體組織工作，組織和主持會議開幕式、閉幕式，準備有關領導的發言稿，負責會議有關事宜的應急處理。負責特邀報告專家費的發放工作。負責相關經費的管理工作。
會議指南制定組：負責編排會議指南、會議日程、確定學術報告分類和順序，確定學術報告主持人。
論文接收出版組：負責論文收集、論文集編排、印刷，聯系出版事宜，負責優秀青年論文評選的組織和頒獎事宜。
會議接送站/交通組：負責聯系租車公司租賃車輛，安排機場、高鐵站接站事宜，負責安排車輛擺渡參會人員往返酒店和主會場，安排研究生引導參會人員乘車。
住宿/餐飲組：負責安排參會人員住宿，負責安排自助餐，接待晚宴座位排列等有關事宜。
會場安排組：負責制作主會場背景墻，安排布置酒店會議室、茶歇用品等有關事宜，安排會議室電腦、PPT拷貝、熒光筆等。
會議材料組：負責會議文件包的購置，會議材料的印刷，代表證、工作證、工作服的制作印刷等事宜。
會議注冊報到組：接收會議注冊回執，總體安排報到事宜，安排參會人員注冊費繳納與發票開具，準備蓋章的會議通知便于參會人員報銷用，制作會議通訊錄。
會議禮儀組：負責安排主會場和分會場門迎禮儀，優秀青年論文頒獎的儀式等禮儀活動。
會議攝影組：負責聯系攝影公司安排會議合影及照片的分發工作，負責會場攝影工作。
如何組織大型學術會議
會議主題
參考以下因素，重要程度依次降低：
公司年度計劃確定核心推廣主題，要做出選擇；
省級會議則參考區域內特點，開發為主還是上量為主，普遍存在的問題是什么？本次會議希望達到的目的是什么？
時間約定
會議時間的確定取決于：
1、核心專家時間安排；
2、公司具體計劃；
3、了解相關大型會議或知名企業（直接競爭對手）時間，避免沖突。
一般，以邀請的最大牌專家（全國、省級專家）時間為最重要參考因素，因為大牌不到，會議質量會大打折扣。
大牌專家時間預約應在計劃的前三個月開始初步預約，經過初步預約后，在會議正式時間前一個月約定準確時間。。
專家約定
一級專家前面已說，不再贅述。
二級專家時間約定一般在會議開始前1~2個月開始預約，一定要盡可能大面積的預約，避免某位專家臨時有事，耽誤會議。原則上如果想邀請2位二級專家授課的話，至少提前預約3位（專家邀請人數=正式會議專家*1.5）。
在會議正式時間確定后，第一時間和二級專家正式約定、敲死。
邀請與會人員
明確目的：明確本次會議目的是需要分幾個層級的，市場部層面、辦事處層面、地區主管層面、醫藥代表層面要進行有機結合，不能斷裂。
提供有效拜訪機會：會議本身為銷售人員提供了難得的有效拜訪機會，拜訪理由可以分解為會前和會后。
會前理由：第一次通知與會人員我司準備在大概某月開學術會；第二次通知與會人員我司準備在某月開學術會；第三次通知與會人員我司準備在某天開學術會；請與會人員提出會議上想解決的問題；送邀請函；確定具體行程，代購車票、機票等。
會后理由：詢問會議滿意度，是否還有遺留問題需要解決；送會議通訊錄、集體照片等。
會議預算
吃：
住：
行：與會人員往返交通、包車集體交通費
專家：全國級別、省級別分別考慮
禮品：1）人數*1.2=預備禮品份數；2）會議期間討論用禮品10~20份
物料：條幅、易拉寶、茶歇
內部籌備
會議地點：要有一定的吸引力，確保會議出席人數。
會議時間：避開國內或省內競爭關系的大型會議，尤其是官方主辦的會議。
會議日程
內部分工：非常重要，沒有明確的分工，會議注定要出問題。
內部籌備時間表：分工明確后，一定要指定時間表，尤其是需要一定時間才能完成的準備工作，一定要制定時間表。
聯誼項目：根據會議時間安排，是否需要安排一些聯誼節目。如果需要，一定要提前準備甚至彩排。
專家資料：1）專家介紹；2）名牌制作；3）會議PPT內容溝通、確定；
會前準備——會前1~2天
行程表：核對各自客戶的往返行程，并匯總到組委會，編制統一的行程表。如有突然改變，銷售人員一定要提前通知組委會。
會議用餐：最終落實、敲定，一般由組委會組長負責本項工作。
客戶住宿：專人負責初步編制客戶住宿計劃表，報到時由此專人統一安排住宿以及和住宿賓館協調有關住宿問題。
水果、小提示物：用于放置到客戶房間食用和提示會議、產品、企業的準備。
會場布置：1）接線板、桌椅、水、筆記本、筆擺放、膠帶、剪刀、裁紙刀、名片；2）投影儀調試；3）音響調試；4）會議室燈光熟悉；5）主席臺布置，主席、專家“名牌”布置；6）背景板、條幅懸掛、易拉寶布置、徽標布置。
會議進行
所有與會人員入座
公司人員隆重介紹大會主席（詳細、重點突出）
主席介紹第一位演講嘉賓及題目
主席點評、參會與會人員提問
主席介紹第二位演講嘉賓及題目；主席點評、參會與會人員提問。提前一定準備好托！
。。。。。。
會議結束，公司人員宣布晚餐時間及餐后活動
用餐
提前考察餐廳環境
約定用餐標準
協議自備酒水、飲料
祝酒、用餐開始、分別敬酒
如果需要，用餐后活動介紹和時間通知
注意：1）主席、演講嘉賓最好坐在一桌，但是菜品不宜特殊化，免得其他客戶反感。2）銷售人員分別陪同自己客戶用餐，兼顧同桌其他客戶。
娛樂
抽獎：會議期間或用餐期間可以做抽獎活動，抽獎禮品視預算而定一般是一二三等獎金額在20、50、100元左右。
晚會：銷售團隊預先準備小游戲和對應道具，如果團隊內有特殊才能者，也可表演一些節目。重要的原則是一定要讓醫生參與進來，并留下深刻印象。
會議結束
根據客戶不同返程時間，安排送站。
陪同前來的銷售人員無特殊情況，應陪同自己客戶返程。返程中就會議過程中的內容和客戶進行討論，反復加深客戶的產品、公司的認知。
辦事處經理短信感謝客戶參會，并祝返程愉快。
會后跟進
重要性：會后跟進工作好壞決定了會議的整體效果，需要絕對重視！
如何跟進？
詢問客戶對會議印象如何？是否有對會議組織提出改進的意見？有沒有會議上沒有解決的疑問，需要我們協助解決？
送會議上講的課件
送參會醫生的通訊錄
送集體合影照片
對疑問的回復等
【溫馨提示】關于學術會議如何組織，學術會議怎么組織的介紹，部分內容來自網絡，僅供參考，請以實時信息為準或撥打服務熱線詳詢。青島會議公司提供：青島會議設備，青島會議接送，青島會議住宿，青島會議場地，青島會議模特，青島會議公司策劃，青島會議接待服務等。