本文目錄

1. 會議有形,管理有術(shù)——提升會議效率的幾點(diǎn)建議
2. 會議服務(wù)員的半年工作總結(jié)
3. 如何提升大型會議活動接待和服務(wù)水平

                    會議有形，管理有術(shù)

                  ——提升會議效率的幾點(diǎn)建議

    東富龍2018年3、4月份各個部門（少數(shù)部門未統(tǒng)計(jì)在內(nèi)）會議有100多場，而且參加會議的絕大部分是各級干部。如果會議效率低下、達(dá)成共識困難，那么會議成本可想而知。我們?yōu)槭裁匆_這么多會？關(guān)于這個問題，其實(shí)世界上的大公司都在追問：

    華為公司老板任正非：首先，我們要減少會議，我們?nèi)蛎磕暾匍_20萬場會議，這還不包括5、6個人在咖啡廳開的會議。第二，我們開會來一大堆人，無關(guān)的人也要陪會，這樣我們的糧食就產(chǎn)少了，所以貢獻(xiàn)就小了。為什么要說這個故事，就是看看我們確定性工作怎么做。每一個做具體確定性業(yè)務(wù)的職員，如果業(yè)務(wù)不精通，反復(fù)來回折騰，這就是效率低的很大表現(xiàn)。美軍體系很偉大，我不是看這個師長受處分，而是看到它的職員系統(tǒng)，就是非作戰(zhàn)系統(tǒng)世界第一。我以前就說美軍是世界上最偉大的公司，只是它不講成本。如果它講成本，就真是世界最偉大的公司。我們還要成本呀！我們應(yīng)推動減少10%的會議，減少10%的開會人員。 ——華為公司總裁辦電子郵件電郵講話【2017】107號

    會議，是溝通的一種方式，是一種同步溝通，本質(zhì)是一種用時(shí)間換結(jié)論的商業(yè)模式。會議價(jià)值=會議的結(jié)論價(jià)值—會議的時(shí)間成本。只有了解了這一會議的本質(zhì)，才能從多個維度，對會議進(jìn)行管控。

一、會議概述

    會議的作用不外乎布置工作、總結(jié)經(jīng)驗(yàn)、討論事項(xiàng)、分析問題、研究對策，或表彰先進(jìn)、懲戒違章，一言以蔽之就是做出決策或鼓舞士氣。管理良好的會議能夠集中集體智慧、快速解決問題、迅速推動工作，是企業(yè)管理中最常用的方式或手段。企業(yè)會議必須有的放矢，不能議而不決，更不能決而不行。會上放空炮，說大話，就會喪失企業(yè)決策效力，導(dǎo)致人心渙散，削弱組織活力。

   一個企業(yè)每年應(yīng)該召開的會議其實(shí)是相對可控的，固定會議除了企業(yè)的年度總結(jié)大會、半年總結(jié)會、月例會、周例會（班組有晨會或晚會）之外，其余的會議都是專題會議，或是非常規(guī)會議，也可以稱之為臨時(shí)會議。

二、實(shí)戰(zhàn)方法

會議管理

   企業(yè)必須建立會議管理制度或者規(guī)范會議召開流程，對各類會議的主持人、參加人員、召開地點(diǎn)、會議召開時(shí)間長短、會議發(fā)言順序、會議成果（如會議紀(jì)要、會議簡報(bào)、會議決定等）做出清楚明確的界定，以確保會議召開的效率和效益。

    對會議召開的目的意義、參與人員、討論事項(xiàng)、解決問題、會議時(shí)間地點(diǎn)等事先做出規(guī)劃，事后進(jìn)行跟蹤。讓會議主持人或召集人做到開會有目的、有計(jì)劃、有成效。

    企業(yè)必須把握一個原則：可開可不開的會議堅(jiān)決不開。企業(yè)如果能將會議效率與績效考核掛鉤，那將是最有效的會議管理。

會議紀(jì)律

    一方面作出明文規(guī)定，要求與會人員做到：積極準(zhǔn)備，按時(shí)出席，不遲到不早退，不無故缺席。開會時(shí)認(rèn)真聽講，并作筆記，討論發(fā)言，深思熟慮，坦誠直言，遇有分歧，各抒己見，決不強(qiáng)加于人。集體決策，求同存異，堅(jiān)持少數(shù)服從多數(shù)原則。遵守紀(jì)律，不說與會議無關(guān)的話，不做與會議無關(guān)的事。尊敬主持人、尊重不同意見者，不污辱同事。另一方面，會議主持人或主辦單位負(fù)責(zé)人要做好會議考勤和紀(jì)律考核，嚴(yán)格按會議紀(jì)律查處違紀(jì)行為。

會議主持方法

    會議成敗或作用大小與主持人關(guān)系極為密切，要想會議取得成效，主持人必須做好以下工作：

    事先做好規(guī)劃，確定會議主題、討論重點(diǎn)、解決途徑、發(fā)言順序，并設(shè)計(jì)好自己的建議與具體措施，最好事先告知與會者會議的主題。

    掌控會議進(jìn)程，啟發(fā)與會者的參與性和創(chuàng)意思維，讓會議朝有利問題最終解決的方向發(fā)展；及時(shí)機(jī)智打斷無關(guān)會議主題的提議和發(fā)言，保持會議主題不動搖；在會議冷場時(shí)，要主動化解緊張局勢，避免陷入僵局；在會議討論熱烈時(shí)，要善于引導(dǎo)，對建議性意見及時(shí)給予鼓勵；注意眼觀六路、耳聽八方，對內(nèi)向沉穩(wěn)者，主動給予發(fā)言機(jī)會，不使每一個出席者受冷落。適時(shí)歸納總結(jié)，問題解決了，及時(shí)宣布散會。對超時(shí)會議必須征得全體出席人員同意方可延時(shí)，否則宣布擇機(jī)另開。

會議議事流程

    各種例會和重大會議事先書面確定議事流程，各種臨時(shí)會議則由主持人現(xiàn)場把控。對于討論意見一致的當(dāng)場拍板定奪。對于會議當(dāng)天無法取得共識的話題指定專人會后擬訂方案，再約時(shí)間另議。“擇機(jī)另議”是防止“議而不決”最好的方式。

會議跟蹤辦法

    會議紀(jì)要必須在會議結(jié)束后半個工作日內(nèi)發(fā)放到與會者手中，最好用電腦記錄同步發(fā)布到內(nèi)部局域網(wǎng)。會后主持人或指定專人做好會議跟蹤，確保會議決定事項(xiàng)得到落實(shí)。如果會議決議單一，責(zé)任主體單一，主持人跟蹤提醒即可，落實(shí)責(zé)任人完成即向主持人報(bào)告。如果會議決定事項(xiàng)過多，就有必要制訂《會議決議事項(xiàng)跟蹤卡》，列出主辦人、協(xié)助人、檢查人與完成時(shí)限，此卡一式兩份，跟蹤者與主辦人各執(zhí)一份，用于跟蹤與自我提醒，確保會議決議事項(xiàng)按期完成。各種例會召開下次會議時(shí)，主持人必須就上次會議執(zhí)行情況進(jìn)行總結(jié)，完成好壞與責(zé)任掛鉤。

會議記錄與會議紀(jì)要

    一般企業(yè)會議下發(fā)的都是會議紀(jì)要，而不必發(fā)會議記錄。通常會議記錄盡可能詳細(xì)，會議紀(jì)要則盡可能簡潔。會議記錄作為原始資料存檔備查，會議紀(jì)要作為會議決議文件也要存檔。會議紀(jì)要既是推動工作的工具，也是檢查會議執(zhí)行情況的依據(jù)。會議紀(jì)要是企業(yè)文件，會議記錄不是企業(yè)文件，它僅僅是會議紀(jì)要的依據(jù)。

    會議紀(jì)要通常記錄會議概況、討論事項(xiàng)、做出決定以及貫徹要求。要求言簡意賅，文字簡練，用語準(zhǔn)確，不能模棱兩可。

會議時(shí)間管理方法

    凡是全體員工參與的工作推動會議，如新制度宣貫、新方案試行、新流程說明、嚴(yán)重違紀(jì)事情的處理通報(bào)等，通常不宜超過半小時(shí)。當(dāng)然，帶有娛樂性質(zhì)的全年總結(jié)大會則又當(dāng)別論。各小組或辦公室例會（如晨會、晚會），通常不宜超過五分鐘?？绮块T的晨會也以一刻鐘為宜。部門周會也以半小時(shí)最多不超過一小時(shí)為宜。多數(shù)企業(yè)“大會半小時(shí)、例會五分鐘”是從最短時(shí)間上講的，僅供參考，具體到各自的企業(yè)，還得因企業(yè)而異?？偟脑瓌t就是會議言之有物，能夠幫助或推動工作更好進(jìn)行。

專題會議準(zhǔn)備流程

    專題會議往往著眼于新情況新問題的商討解決，成敗關(guān)鍵在準(zhǔn)備是否充足。如確定會議主題、確定參加人員，預(yù)估討論時(shí)間，預(yù)算會議開支，準(zhǔn)備主題報(bào)告，確定開會地點(diǎn)、確定開會時(shí)間，并有足夠時(shí)間通知參會人員進(jìn)行會議準(zhǔn)備。專題會議的召開應(yīng)該是“萬事俱備、只欠東風(fēng)”，這里的“東風(fēng)”就是組織會議召開。如果不進(jìn)行充分準(zhǔn)備，臨時(shí)通知一群人員開會，往往事與愿違，達(dá)不到會議效果。

重大會議籌備方法

    企業(yè)的重大會議，如年度總結(jié)大會、經(jīng)銷商大會（新產(chǎn)品發(fā)布會）、供應(yīng)商墾談會等等，必須至少提前一至二個月進(jìn)行籌備。企業(yè)要成立大會籌備領(lǐng)導(dǎo)小組，領(lǐng)導(dǎo)小組下設(shè)秘書組、會務(wù)組、接待組、禮品組、酒店組（安排食宿）。秘書組和會務(wù)組先行成立，進(jìn)行會務(wù)籌劃、文案寫作，邀請參會嘉賓，其他小組可以后期成立，但必須在會前一周將會務(wù)人員全部培訓(xùn)到位，讓每一位會務(wù)人員明確各自職責(zé)，清晰會議流程。

    高效的會議有四個要訣：第一是，提前通知議題并發(fā)給與會者相關(guān)的資料，但要注意的是，參加會議的人要少而精，可參加可不參加的人盡量不要參加。原因是，人多了往往會造成不該發(fā)表意見的人用了太多時(shí)間，而該發(fā)表意見的人出于顧忌反而不表達(dá)；第二是會議必須要有主持人，引導(dǎo)大家時(shí)刻盯住會議的議題，而不是漫無目的地閑聊，好好的一個會議開成了“扯蛋會”；第三是調(diào)節(jié)會議氛圍，有的時(shí)候參會人員的氛圍不對，整個會議前注定了就是失敗，與企業(yè)管理、企業(yè)文化、組織氛圍、團(tuán)隊(duì)潛規(guī)則等要素相關(guān)；第四個要訣就是會議紀(jì)要， “一個完美會議的完美結(jié)果就是一份完美的會議紀(jì)要?！睍h紀(jì)要和會議記錄不同。記錄是對會議內(nèi)容的記錄，而紀(jì)要是對記錄的提煉和總結(jié)，要包括會議結(jié)論和后續(xù)行動計(jì)劃。會議紀(jì)要的核心必須包括：已有的明確結(jié)論；以及后續(xù)要做的事情的負(fù)責(zé)人、進(jìn)度表和考核目標(biāo)。

     2018年3、4月份人力資源部對各個部門會議進(jìn)行了了解，采取“蹲點(diǎn)”的方式對會議效率、流程等進(jìn)行初步判斷，會議效率亟待提升，為啥而開會？開會就是為了解決問題，就是為了達(dá)成共識……

附件：《會議蹲點(diǎn)檢查表》

                                人力資源部  高偉

                             二〇一八年四月四日星期三

會議服務(wù)員的半年工作總結(jié)

會議服務(wù)員的半年工作總結(jié)，生活、工作中，總結(jié)是在我們一段時(shí)間里得到的收獲和不足經(jīng)驗(yàn)，回顧過去的一段時(shí)間，取得的成績。下面是我為大家精心整理的會議服務(wù)員的半年工作總結(jié)，歡迎大家閱讀參考。

20xx年X月X日XX大酒店接待了***公司的會議，經(jīng)酒店縝密安排，各部門精心布置，使得酒店圓滿完成了本次的接待任務(wù)，以下是在會議接待過程中餐飲部的工作總結(jié)：

一、精心準(zhǔn)備，搞好會議宴會接待

在宴會接待上，這是我們酒店第一次接待這么大型的會議，我們酒店能夠在會議前做好接待準(zhǔn)備這是值得鼓勵和褒獎的。餐飲部能夠發(fā)揮不怕苦不怕累的精神完成這項(xiàng)艱巨的任務(wù)是值得大家堅(jiān)持和發(fā)揚(yáng)的。但在此同時(shí)，我們也要看到自己準(zhǔn)備工作不足的地方。例如：

1、人數(shù)的確定，以什么為標(biāo)準(zhǔn)，并制定合理方案；

2、水果飲料的準(zhǔn)備，此項(xiàng)工作不太到位；

3、用餐過程中的杯具要及時(shí)補(bǔ)充；（例如用茶盅吃飯，是我們酒店準(zhǔn)備工作做的不到位的代表性表現(xiàn)）

二、合理安排工作人員，量化工作任務(wù)

1、提前一天廣泛動員全店員工，保證服務(wù)人員充沛；

2、促協(xié)調(diào)各部門員工積極參與，停休的調(diào)休，領(lǐng)班以上人員積極參與到一線服務(wù)中；

3、如果有加班加點(diǎn)的員工，員工餐要做好伙食的具體安排；

三、抓住工作重點(diǎn)，督促各項(xiàng)工作完全到位

1、各部門在認(rèn)真搞好自己工作的同時(shí)也要注重部門間要相互配合，協(xié)助。完成會議接待與宴會任務(wù)。

2、我們要抓住自己工作的'重點(diǎn)，要解決自己任務(wù)中的主要矛盾，以便我們酒店的各部門以一個合理優(yōu)化的部分組成一個強(qiáng)有力的整體。這方面我們有不足的地方（例如：工程部不能及時(shí)調(diào)試和處理好音箱設(shè)備等，一度讓酒店的名譽(yù)處于尷尬境地。是有待改善的）

四、加強(qiáng)員工培訓(xùn)，提高會議服務(wù)質(zhì)量

會議接待得成功與否，關(guān)鍵取決于服務(wù)質(zhì)量的高低，而培訓(xùn)則是提升服務(wù)質(zhì)量的最根本的途徑。我們應(yīng)該加強(qiáng)自身接待會議的能力。如：1布置會場環(huán)境，2要求相關(guān)部門員工在會議接待過程中，準(zhǔn)確了解和熟悉所接待會議的目的、內(nèi)容、會期、與會人員的構(gòu)成情況。

總結(jié)會議雖然結(jié)束了，也通過這次會議積累了些經(jīng)驗(yàn)，但也確實(shí)出現(xiàn)了一點(diǎn)不足，我們將認(rèn)真總結(jié)，并把積累的好的經(jīng)驗(yàn)和做法貫穿于今后的會議接待工作中去，也懇請各位領(lǐng)導(dǎo)能夠給我們更多的能夠吸取會議接待經(jīng)驗(yàn)的機(jī)會。

作為前廳重要分支機(jī)構(gòu)，禮賓部承擔(dān)著酒店“第一門戶”的職責(zé)，是直接對客服務(wù)最多的部門之一，自XX年至今，酒店今年的接待工作已告一段落，禮賓部在前廳經(jīng)理助理的關(guān)心和指導(dǎo)下，在其他分部門的大力支持下，也在部門各成員的通力協(xié)作下，圓滿完成了工作任務(wù)?，F(xiàn)將禮賓部工作總結(jié)如下：

一、培訓(xùn)工作

XX年禮賓部的培訓(xùn)工作是按照計(jì)劃的階段性培訓(xùn)目標(biāo)進(jìn)行。首先對于新員工的培訓(xùn)采取，前廳主管與領(lǐng)班一帶一的培訓(xùn)方式。讓新員工在實(shí)操中熟悉業(yè)務(wù)技能，并且能在工作中得到全程的貼身指導(dǎo)與糾正。對于能夠熟練掌握工作技能的員工還要定期進(jìn)行工作程序標(biāo)準(zhǔn)及崗位職責(zé)的培訓(xùn)，以保證日常工作的規(guī)范性和準(zhǔn)確性。

在培訓(xùn)形式上我部門進(jìn)行了創(chuàng)新，先后開展了時(shí)時(shí)培訓(xùn)和交叉培訓(xùn)的形式。時(shí)時(shí)培訓(xùn)不拘于其他死板的培訓(xùn)形式、時(shí)間，在各崗位的班前會以案例分析的形式進(jìn)行業(yè)務(wù)培訓(xùn)，使培訓(xùn)連貫緊湊、生動形象。交叉培訓(xùn)也是我部運(yùn)行較成功的培訓(xùn)形式，主要方法是不局限于本部門的業(yè)務(wù)技能培訓(xùn)，在培訓(xùn)期間穿插其他方面的培訓(xùn)。個人業(yè)務(wù)技能的多元化發(fā)展，對于服務(wù)質(zhì)量的提高和一站式服務(wù)的實(shí)行都有著極大的幫助。

二、人員管理

1，禮賓咳嗽庇衫癖雋彀啵癖鱸保鉤桑汕疤碇淼耐騁還芾恚癖雋彀嗟男煜賂魎酒渲埃只ノ鉤洌餐俳餐⒄埂

2，禮賓部日常工作主要依據(jù)兩班倒原則，由一名禮賓領(lǐng)班，一名禮賓員分別隔天輪流上班，工作采取16小時(shí)制，特別忙的時(shí)候則由主管、大副做出調(diào)度全體上班或綜合個人因素與當(dāng)日工作量，安排上班人員。禮賓部另一工作特征是交接制度，因?yàn)槎Y賓工作具有極強(qiáng)的連續(xù)性，許多事物我們不能一次性的替客人解決，這就需要下一個班次繼續(xù)跟進(jìn)服務(wù)。所以，信息的共享對于我們來說是相當(dāng)重要的，三個班次在交接班的時(shí)候也是盡量做到認(rèn)真仔細(xì)，毫不遺漏。

三、常規(guī)工作

1、行李服務(wù)是我部區(qū)別于其他部門的一大特征，每一位客人入住到結(jié)束，酒店客人的行李由我部全權(quán)負(fù)責(zé)?？颓樽疃鄷r(shí)有150多間房，如此多的房間，意味著分派到我們每一個人身上都是超負(fù)荷的工作量，既便在如此大的工作量情況下我部員工依然是熱情的微笑，依然是毫不松懈的服務(wù)態(tài)度，大家都沒有因?yàn)楣ぷ鞯摹傲慷唷倍绊懙椒?wù)的“優(yōu)質(zhì)”。

2、禮賓臺也是我部另一重要“工作陣地”，它為解決客人衣食行游購?qiáng)矢黝愲y題提供了重要幫助。除了基本的辦理寄存轉(zhuǎn)交等業(yè)務(wù)，它還有一項(xiàng)重要職能就是負(fù)責(zé)客人的信息問詢。尤其是團(tuán)隊(duì)或節(jié)日放假期間，客人的信息咨詢量是相當(dāng)之多的，每天早上8點(diǎn)至12點(diǎn)及晚上18點(diǎn)至22點(diǎn)是他們的問詢高峰期，問的問題也是各式各樣，從客房的泳衣泳褲在哪里?到游玩到哪里去?本地哪里好玩等等，每當(dāng)此時(shí)，我們就要各盡所能，積極快速的去與其他相關(guān)部門或相關(guān)行業(yè)聯(lián)系，為客人答疑解難，同時(shí)，此外，我們經(jīng)常還要針對客人變化不定的口味為客人推薦菜系不同的餐廳，如客人有需要并為他們提前訂餐。這些事情，有的對于我們，不過舉手之勞。能做到的，我們一定做到，做不到的，我們也會盡最大所能幫客人做到，因?yàn)槲覀兪冀K銘記著，我們追求的是“想客人所想”。

如何提升大型會議活動接待和服務(wù)水平？

會議前的登記、各種安排、聯(lián)系、通知等，和會議時(shí)的場所提供、材料分發(fā)、茶水供應(yīng)、聯(lián)絡(luò)、衛(wèi)生管理、醫(yī)療與安全保障等等都屬于會議的接待和服務(wù)項(xiàng)目，并且根據(jù)不同性質(zhì)的會議、不同的要求等情況，服務(wù)項(xiàng)目和類別，也有所不同。

【溫馨提示】關(guān)于會議服務(wù)提升點(diǎn)在哪里，會議服務(wù)的提升方案的介紹，部分內(nèi)容來自網(wǎng)絡(luò)，僅供參考，請以實(shí)時(shí)信息為準(zhǔn)或撥打服務(wù)熱線詳詢。青島會議公司提供：青島會議設(shè)備，青島會議接送，青島會議住宿，青島會議場地，青島會議模特，青島會議公司策劃，青島會議接待服務(wù)等。