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如何讓會議保持高效
如何讓會議保持高效，高管們現在平均每周花在會議上的時間為23個小時，但其中71%的人表示，這些會議往往是效率低下的。不如事先考慮一下如何更有效開會，如何讓會議保持高效
如何讓會議保持高效11、提前優化你的會議
會議超負荷的最大原因并不是根深蒂固的習慣或糟糕的辦公室政策；僅僅是因為會議確實很糟糕。大多數會議開始時沒有任何議程可言，而沒有方向的會議根本算不上會議。
一個毫無結果的會議必然會導致更多的會議消耗。你可以通過為你的團隊安排有價值的、富有成效的會議來結束這個循環。
首先關注會議的目的。你參加的每一次會議都應該是你成功的必要條件，也是你的企業和員工成功的必要條件。。此外，涉及太多主題或領域的會議可能會超出計劃時間，并讓參會者疏遠。
記住，富有成效的會議只有在絕對需要的時候才會持續。為了訓練自己縮短會議時間，你可以使用“快速會議”之類的工具。這樣你就可以自動地把你的會議時間縮短5分鐘，這樣你就有時間在會議之間把事情做完。
2、讓你的會議更民主
誰在辦公室里安排會議？一般來說，高管和高層管理人員是召集會議并制定議程的人。雖然對主管來說，把自己的指示傳達給其他員工很重要，但直接來自上級的會議對其他人來說不會很有吸引力。
相反，試著從頭開始計劃一些會議。在向員工詢問問題之前，確定一個會議的'方向或一般主題，這對保持人們參與會議大有幫助，而會議參與是保持會議簡短但有意義的最佳方式之一。即使是一些簡單的事情，比如一個匿名的投票，也可以讓參會者自由地表達他們的意見。
3、邀請合適的人
我們都有過這樣的經歷——坐在會議上，一開始就暗自納悶自己為什么會在那里。一個人在不屬于自己的會議上花費的每一分鐘都是浪費，甚至有可能拖慢會議本身的效率。
確定誰屬于這個會議，誰不屬于這個會議的一種方法就是回到會議的焦點上。記住會議的主題，想一下誰會直接從討論的主題中受益，或者誰會對討論有什么有意義的補充。
然而，出席會議是雙向的。如果在決定下次會議的安排時，你漏掉了本該出席會議的人，那么你可能就會浪費大量時間去了解那個人的情況。
當涉及到誰真正屬于會議時，一定要想得更開放一點。例如，如果你的設計團隊正在開會，那么最好讓產品經理和軟件工程師坐下來，以確保討論的所有內容也符合其他團隊的目標。正確的會議名單也可以為以后的會議節省時間。
4、使用數字工具
像視頻會議這樣的技術使會議比以往任何時候都更容易了，無論參會者在哪里或他們在做什么。技術的擴散也催生了一波新的應用程序浪潮，使大幅減少辦公室會議的可能性越來越大。
例如騰訊旗下的TIM和企業微信，阿里的釘釘，都為新時代的會議提供了高效的技術支持。在一些會議上，考慮為這個主題創建一個專用的信息通道，而不是舉辦一個面對面的會議。問一些你想要回答的相關問題，或者開始一場討論。要知道，觀看一個數字會議完全可以在沒有完全停止工作的情況下進行。
其他的協作應用，比如Trello，可以讓每個人都清楚地看到其他人在做什么，這樣就不需要經常召開會議了。如果你想減少某類會議的次數，那就找一些可以將會議功能轉移到數字空間的軟件。
糟糕的會議正在吞噬全世界的公司收入，所以盡你所能控制辦公室的會議日程是很重要的。通過將會議視為企業的資產，你就可以充分利用企業日常最喜歡的消遣（低效）方式之一。
如何讓會議保持高效2會議禮儀
會議前
在會議前的準備工作中，我們需要注意以下這幾方面：
會議開始時間、持續時間會議地點確認會議出席人會議議題接送服務、會議設備及資料、公司紀念品等時間，你要告訴所有的參會人員，會議開始的時間和要進行多長時間。這樣能夠讓參加會議的人員很好地安排自己的工作。地點，是指會議在什么地點進行，要注意會議室的布局是不是適合這個會議的進行。人物，以外部客戶參加的公司外部會議為例，會議有哪些人物來參加，公司這邊誰來出席，是不是已經請到了適合外部的嘉賓來出席這個會議。會議的議題，就是要討論哪些問題。會議物品的準備，就是根據這次會議的類型、目的，需要哪些物品。比如紙、筆、筆記本、投影儀等等是不是需要用咖啡、小點心等。
會議禮儀--會議中
在會議進行當中，我們需要注意以下這幾方面：
（1）會議主持人
主持會議要注意·介紹參會人員·控制會議進程·避免跑題或議而不決·控制會議時間
（2）會議座次的安排
一般情況下，會議座次的安排分成兩類：方桌會議和圓桌會議。
一般情況下會議室中是長方形的桌子，包括橢圓形，就是所謂的方桌會議，方桌可以體現主次。
在方桌會議中，特別要注意座次的安排。如果只有一位領導，那么他一般坐在這個長方形的短邊的這邊，或者是比較靠里的位置。就是說以會議室的門為基準點，在里側是主賓的位置。如果是由主客雙方來參加的會議，一般分兩側來就坐，主人坐在會議桌的右邊，而客人坐在會議桌的左邊。
還有一種是為了盡量避免這種主次的安排，而以圓形桌為布局，就是圓桌會議。在圓桌會議中，則可以不用拘泥這么多的禮節，主要記住以門作為基準點，比較靠里面的位置是比較主要的座位，就可以了。
會議禮儀--會議后
在會議完畢之后，我們應該注意以下細節，才能夠體現出良好的商務禮儀。主要包括：
會談要形成文字結果，哪怕沒有文字結果，也要形成階段性的決議，落實到紙面上，還應該有專人負責相關事物的跟進；
贈送公司的紀念品；
參觀，如參觀公司，或廠房等。
如果必要，合影留念。
如何像各大企業高管一樣的有效地管理時間
1.
方法倒不一定是少睡覺，而是把自己的作息區間整體往前調整。與常人相比，他們確實更早起。考慮到他們的年齡，成年人睡6個小時左右也很正常，并不算壓榨睡眠來奮斗。
大神喬布斯是6點起床，現任蘋果CEO庫克是5點出現在健身房，原來在Google工作現任美國在線(AOL)CEO Tim Armstrong 5點多起床，GE的CEO杰克韋爾奇的接班人伊梅爾特每天5點半起床，通用汽車CEO Mary Barra 6點會出現在辦公室，Twitter創始人杰克多西5點半起床，維珍集團的老板理查德布蘭森5點45起床，迪士尼集團CEO Bob Iger 4點半起床，星巴克 CEO舒爾茨6點前到辦公室。中國首富萬達集團的老板王健林6點起床，有事要全球出差的時候甚至4點起床，趕私人飛機。
這些老板們也不容易，在我們看來他們太有毅力了，對自己這么狠，都近乎殘忍了。
2.
但我想，支撐他們做到這一點的是對事業的熱愛，以及對公司股東與員工的責任。再一點，其實只要開始養成習慣后面就好說了。
沒有正向的激勵是不可能這樣早起的。
對這些“晨型人”來說，早起有什么好處呢?
在早上，早起會有一段獨處的時間，可以用來處理公司郵件，或者跑步健身、冥想。晚上下班晚，睡覺又不過12點，健身的時間放在早上比較可行。這一段時間，別人都在睡夢中，做事不受打擾，沒有電話、沒有過來找你聊天的。像庫克這位獨身的朋友，連給家人做早飯都免了。
作為為股東、為員工負責的管理者，在大部分人起來之前早起讓自己有一個更好的工作狀態，更早地做一天工作安排，這有利于公司這臺機器的正常運轉。
京東老板劉強東要求管理層們每天8點半開早會，無論他前一天工作到多晚，除了出差，第二天都要坐在那開早會。這樣一上班，重要決定就已經做出來了，可以往下貫徹了。
老板和CEO們之所以喜歡早起，確實是因為早起對工作有好處，讓他們一天更高效。而早起上班前的這段時間也是一天中的高效時段之一。
我們很少在早上給自己制造這樣一個時段。源自日本的“晨型人”這個新鮮的理念前幾年引入中國時，就受到了極大關注，但能做到的還是很少。
3.
這些精英們是挖掘出了自己的一個高效時段。他們骨子里是追求效率的人，效率是他們的價值觀，甚于鯊魚熱愛鮮血。
并不是說所有的公司老板都是“晨型人”，其他的人也有與之匹配的作息，也被認為某稱程度上很高效。為此，公司整個決策和執行也會圍繞管理者做出決定的節奏去進行。
像互聯網行業，相對來說整體的作息比較晚，也有少量晚睡晚起型的領導者。比如微信之父張小龍，我兩次采訪他都是安排在下午傍晚，上午他是在休息，而深夜他則用來思考科技產品。整個微信團隊在誕生之初都是圍繞他的這個作息特點來工作，配備行軍床，中午午休，這樣小團隊也能快速突擊，整體受外界事務性干擾減少。真是特立獨行的一個團隊。
我們常人并不是要照搬這樣的習慣，早睡早起對很多人來說也很難，我們也沒有身處那樣的位置，感受不到他們所面對的內心和外界環境要求，沒有那么多約束條件。
但找到自己的.高效時段，這是非常重要的事。
找到這樣的時段并不是與別人比，與那些精英們比，不意味著學習那樣的作息就一定能取得成功，而是要與過去的自己比，從自身上挖掘出潛力，做更多你想做的事情。
4.
這也是時間管理的要義之一，我們應該找到自己的高效時段，來充分利用。尋找關乎今后很長時間的行為節奏。
高效時段應該拿出來去做最重要的事情，這個匹配往往會被忽視。很多人要么是做了很多緊急的事，要么干脆就浪費了，比如上班后第一時間看新聞，這對每個人來說并不一定是最重要的事。
一般來說，早上和上午在一天當中，都是人體力和精力最充沛的時候。而到了晚上，累了一天了，自控力也會下降。所以，一般大的決策并不在晚上做出，因為你不知道那是因為你勞累之后自控下降沖動了還是真的可以那么決定。其實，睡一覺，如果晚上有讓人興奮的想法到早上仍然想去實現，那倒不失為一個好想法。經過了一夜，頭腦冷靜下來還興奮的話，值得一試。
時間管理表面上看是對時間管理，其實時間是不理你的，它不像管理下屬那樣，你用你的意志可以讓他改變行為，時間就悶著頭自顧自地向前走，時間直屬于上帝來管理，管理時間其實是在不同時間刻度上，決定做什么，把做的事情往時間身上匹配，同時投入自己的精力資源。時間管理的背后是決策和精力管理。
人的精力，包括思考能力和自控力等，在每個時間刻度上都可能不同。從早到晚，隨著大腦的疲勞，能量的消耗，呈現出下降趨勢。所以，對付更重要、一般也更難的事情，就得全力以赴，好鋼用在刀刃上。
所以高效時段就有巨大的價值，無怪乎那些商界精英們早起，而且更早地早起，在別人早起之前早起，這就是他們的高效時段。
5.
每個人的高效時段是不同的，盡管有早上和上午這樣的自然規律下彼此差不多的時段，但還是會因人而異。
在找高效時段之前，我們需要記錄每天的時間去向，來尋找線索。
記錄每日時間去向一段時間之后，我們可以回過頭看看每天忙什么。事實上，這其中就有一些可供我們參考的數據。
經常做重要的事，做難事的時段，不受打擾的時段可能就是你的高效時段。
有的人，上午會議更多，對發起會議的人希望有成果的人是有價值的，但是被動參與、覺得產出成果較少的人這上午會議時間就不是高效時段。
因此，在考慮內部身心狀況之外，還要結合外部環境的要求，從中看看是否有規律可循。
有些程序員朋友白天忙于溝通，被逼無奈晚上加班來寫程序，因為那會才可能少干擾。這也許是時間管理出了問題，也許是大環境就限制于此。
總之，我們是要結合時間去向的日志這個工具，來認清自己的高效時段。人可能會過于自信憑主觀來回想，但實際上站在一周的末尾你去想，這一周是什么都想不起來的。
記錄時間去向吧。在找到高效時段的同時，還能挖出浪費大量時間的時間黑洞。這是學習時間管理首要要做的一步。
做行政怎么組織一場高效會議？
會前
1、確定會議目的：是收集信息、輸出信息，還是討論問題、做出決策。
2、確定會議的人、事、地、時：
人：確定主持人、參會人、記錄人。
事：確定會議議程（事情先后順序及時間）
時：開始時間和結束時間>1h，中間一定要設休息。
地：在什么地方開會。
3、準備會議材料：提前準備好會議背景材料、發言稿、主持稿、會議PPT等，會議背景材料提前打印好擺在桌子上，調整好投影設備，試一下PPT。總有同學遇到不兼容的問題，辛辛苦苦做的PPT格式全亂了。
4、發布會議通知：會議通知需要至少提前一天發，每個部門都有每個部門的工作計劃，更何況助理經常組織的是高管會。每個高管都有自己一大攤子事，比如原本人家準備十點鐘自己部門開會的提前三天就安排好了，結果你一個消息就把別人的計劃全都打亂了，所有人都得跟著你調時間。
會議中
1、做好會議主持：有的助理也需要負責主持
Tips：一定要把握住每一次公開發言的機會，在職場，話語權籌于影響力。
2、控制會議走向：總有刁民想把會議方向帶跑，同志們要注意啊。
3、控制會議時間：如果前期的準備做的非常好，我們按照計劃執行就好了。萬達的會議就超級厲賽，說幾點開始就幾點開始，更厲害的是說幾點結束就能幾點結束。
4、維護會議秩序：經常有人早退遲到、會上玩手機、隨意走動等類似這樣的事情，一定要制止，不然會不斷削弱你的影響力和威信。
5、做好會議紀要：會議紀要考驗的是邏輯思維和抓重點的能力，不只是記錄會上每個人的發言，而是需要用金字塔原理來加工會議記錄，形成結論先行、論據充足、重點突出、條理清晰的會議紀要。清晰的會議紀要也能避免后期執行的時候，有些人不承認自己說過的話。
6、形成會議決議：記清楚下一步的計劃的負責人、時間節點、產出物，助理要規避的就是后期執行的時候各部門扯皮，所以一定要記清楚，不要給別人留下鉆空子的機會。
會議后
1、整理會議室，恢復成原狀。
2、整理記錄的信息，形成會議記錄。
3、呈報領導，確定要跟進的重要事項。
4、將會議材料立卷歸檔，以備查考。
5、跟進落實會議結果，及時匯報領導。
管理的本質就是如何開好會，以超強執行力著稱的萬達業內流傳，萬達開會，沒人敢睡。
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