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會議文書的特點
1．專門性
會議文書是專門為會議的進行過程而準備的各種書面材料。它為實現會議的目標，采用多種表述方式，從不同的角度共同反映出會議的主題、進程、結果等；使會議按照原定議題、議程順利進行。從這個角度來講，會議文書是一種專用文書。
2．時限性
會議文書有明顯的時限性。會議文書是在會議的召開期間使用和起作用的，使用期相對固定。在會議進程的每個階段使用什么會議文書，都有明確的時間上的要求。
3．系列性
會議文書是一整套的系列文書，它按照會議進程的各個環節，緊緊圍繞會議的主題，由會議主辦者組織編寫、分發送達。會議文書的形成和使用貫穿著從會議籌備到會議結束的系列過程。如：會議方案、會議通知、會議開幕詞、會議報告、會議閉幕詞、會議紀要等。
二、會議文書的分類
圍繞一個會議，會形成多種文書，可以按照不同的標準劃分成不同的類型。主要有以下兩種：
（一）按時間順序可分為
1．會前文書，即作用于會議召開之前，是會議組織者為會議的順利召開，事先把會議情況進行組織計劃，或將需要與會者事前了解的事項書面告知的文書。包括會議方案、會議通知、會議須知、會議指南、會議日程、會徽、會標等。
2．會中文書，即作用于會議召開過程中，反映會議各項進程，表現會議主題，記錄會議內容的文書。包括會議主持詞、開幕詞、會議工作報告、會議記錄等。
3．會后文書，即作用于會議結束之后，用于記載會議形成的決議、決定，總結會議內容的文書。包括會議紀要、會議公報等。
（二）按用途可分為(www.guayunfan.com)
1．主旨性文書，即體現會議主題和成果的文書。包括開幕詞、會議工作報告、專題講話、會議決定、決議、閉幕詞、會議紀要、會議公報等。主旨性文書是會議的主體文書。
2．管理性文書，即對會議的程序和步驟進行管理的文書，包括會議計劃、會議方案、會議通知、會議議程、會議日程、會議指南等。管理性文書大多具有規定性，與會人員必須遵守，對保證會議的順利進行有重要作用。
3．動態記錄性文書，即在會議進行過程中產生的、對會議內容進行如實記錄的、反映會議動態的文書。動態記錄性文書分為會議記錄和會議簡報兩大類。會議記錄有分組會記錄、大會記錄等。簡報有專題簡報、會議快報等。
4．參考性文書，即提供給與會人員參考的、與會議內容相關的材料。分為：
（1）與會議有關議題相關的參考材料，如各種情況說明、調查報告、統計報表等；
（2）與會議有關的背景材料，如歷史檔案材料、文件匯編、報刊資料等。
5．宣傳禮儀文書，即為會議的進行宣傳造勢，以確保會議能達到某種效果而采用必要的禮儀活動中形成的文書。包括祝詞、賀信（電）、歡迎詞、答謝詞、會議宣傳報道、會議口號、會徽、會標等。
三、會議文書的寫作要求
會議文書對會議的質量和效果都有重要的影響。想要提高會議質量，改善會議效能，就必須有高質量的會議文書。在會議文書的寫作中，要注意以下幾點：
（一）會議文書要保持與會議的一致性
會議文書詞語選擇必須與會議的性質、氛圍相一致。會議文書的具體內容必須與會議主題相一致，緊密圍繞主題展開，要避免偏題。
（二）會議文書要客觀真實
只有客觀真實地反映會議的議題內容，會議文書才能真正起到總結工作，指導工作、推動工作開展的作用。如果抱著馬虎草率的態度，甚至對其內容進行編造和篡改，不僅不會起到良好的作用，還會給工作造成損失。
（三）會議文書要注重時效
會議文書為會議服務，圍繞會議進程進行制作。不同的會議文書在不同的會議階段發揮作用。因此，會議文書的制作一定要快速及時，不能影響會議的順利開展。
（四）會議文書要簡明扼要
會議因為其形式、內容、性質的不同而有長有短，但無論其長短，會議文書的內容都應避免冗長，減少套話、題外話，而要簡明扼要，突出重點。
（五）會議文書要表達高效
在會議中，與會者是通過聽覺和視覺同時接受信息。因此，會議文書在表達上要保證信息傳遞的明白和準確，注重條理性，講究文間過渡，克服表達中的歧義，以提高表達效果，讓與會者易聽、易讀、易記。
優點：
1、市場進入門檻相對較低，而使其成為“物美價廉”的解決方案。
2、對網絡的適應能力非常好，可以穿透防火墻，參加會議的靈活性較好。
3、軟件視頻會議移動性較強。
4、投資靈活，根據視頻會議要求效果的不同，軟件視頻會議可以達到會議室級效果或桌面級效果。
5、系統安裝部署方便，易擴容和產品升級。
缺點：
1.安全性、穩定性得不到保障
軟件視頻基于Windows操作平臺和PC架構，比較容易受到病毒和黑客的攻擊，且不適合長時間運行。特別是基于軟件的會議室終端，采用了大量插卡和外圍配套設備，集成度低，故障點比較多，故障排查也比較困難。
2.視音頻效果差
桌面軟件終端采用的USB攝像頭一般只能提供低于CIF品質的視頻質量，幀率低、色彩還原度不好。會議室軟件終端雖然可配置專用會議攝像頭，但其經過視頻采集和軟件編碼等處理后，視頻延時比較大,視、音頻信號無法同步。
3.對不同網絡的支持能力差
于基于通用PC架構，軟件視頻解決方案一般只能支持以太網線路傳輸，無法支持基于專線的H.320網絡架構。
3.Qos保障機制不健全
當前大部分軟件視頻解決方案無法提供完善的QoS保障機制，當網絡傳輸條件比較差時，會出現視頻馬賽克、延時,音頻失真、抖動等情況！
優點：集思廣益。缺點：可能導致效率低下。
1.優點：會議溝通能夠匯集多方智慧，激發創新思維，適用于跨部門協作和解決復雜問題。它允許參與者從不同角度分享觀點，從而促進深入討論和頭腦風暴。
2.缺點：如果會議組織不當，可能會出現效率低下的問題，影響工作任務的及時完成。適當的會議管理和時間控制對于避免這種情況至關重要。
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