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檔號（全宗號、目錄號、案卷號（件號）、頁號）的編制
（一）全宗號的編制全宗號填寫檔案館給立檔單位編制的代號，如邵東一中，縣檔案館確定其全宗號為“142”，標識為“0142”。未確定全宗號的在檔案未進館之前該號可暫不填寫。企業可填寫表達單位的漢語拼音代字.
（二）目錄號編制。填寫全宗內案卷所屬目錄的編號，在同一個全宗內不允許出現重復的案卷目錄號，企業或參照《工業企業檔案分類試行規則》編制分類方案的單位，可填寫類別特征代碼。案卷目錄號應根據全宗內檔案整理狀況設置。可按不同時間，不同組織結構，不同保管期限，不同專題或不同載體形態設置案卷目錄號。每一案卷目錄所含案卷數量一般以三位數為宜。即，案卷目錄內案卷數量不足1000時，一般不另立案卷目錄，亦不另編案卷目錄號；案卷數量超過1000時，一般應另立案卷目錄，并另編案卷目錄號。在一個全宗內不應有重復的案卷目錄號。目錄號是由漢語拼音字母和阿拉伯數字組成的檔案類別代碼標識。不同級位的類別之間可用間隔符“●”分開。不產生誤解時，省略間隔符。
1、一級類目的目錄號采用其類目中有代表性的一到二個漢字的大寫漢語拼音字母編寫。即W代表文書檔案；Y代表業務檔案（如果一個單位的業務檔案門類很多，可以分別用Y1、Y2、Y3等標識）；J代表科技檔案；K代表會計檔案（報表K1、賬本K2、憑證K3)；X代表音像檔案；D代表電子檔案；SW代表檔案實物。
2、采用阿拉伯數字“1”、“2”、“3”分別表示“永久”、“長期（或30年）”、“短期（或10年）”三個不同的保管期限。
3、目錄號編制示例
業務檔案目錄號 y1代表永久類的業務檔案；Y2代表長期（或30年）類的業務檔案；y3代表短期（或10年）類的業務檔案。
（三）案卷（件）號、頁號
1、案卷號是目錄內案卷的順序編號，案卷號用三位阿拉伯數字標識。目錄內的案卷按排列次序流水編號，不應有空號，在同一個案卷目錄（或分類體系的最低一級類目）內也不允許出現重復的案卷號，每一案卷目錄內的全部案卷只應編一個流水順序號。如一個目錄出現兩個以上（含兩個）案卷流水順序號時應重新編案卷號或分設案卷目錄。以“卷”整理的文書檔案、業務、科技檔案分別在同一保管期限內依次編寫案卷號，再以案卷為單元依次編寫件號（填寫在順序號欄）和頁號。會計檔案中的財務報表，賬本，憑證、其他按“大流水”形式編寫案卷號，在每一個案卷內編寫頁號。
2、件號即歸檔文件的排列順序號，它是反映歸檔文件在全宗中的位置和固定歸檔文件的排列先后順序的重要標識。分為“室編件號、館編件號”。室編件號是歸檔文件在分類方案的最低一級類目內從“1”開始編寫的順序號，每一件內編寫頁號。館編件號是指歸檔文件移交進館，重新鑒定、整理、排列后編制的順序號。音像、電子、實物檔案按類從“1”開始編寫件號。
3、頁號是填寫卷內文件材料所在之頁的編號。頁號用阿拉伯數字標識。卷內文件各頁按排列次序流水編號，不應有空號。
四、檔案整理的質量要求：
（一）組合（卷）要求；以問題為主，兼顧其它特征，使文書材料之間的聯系緊密，分級適當，問題單一，類型鮮明，年度不混，保管期限準確。
1、齊全完整。歸檔的文件材料應齊全完整，一個問題的構件不能缺漏，字跡材料一律使用碳素墨水或藍黑墨水；收集工作應立足本單位,注意業務部門形成的反映專業職能活動的文件材料的收集;重大活動事件材料的收集；文電合一；底稿隨印件一起收集。若底稿是直接在計算機上起草的打印件，則一般只要收集發文稿紙與印件，其中發文稿紙上除了領導簽發外還需加蓋單位公章以示效力。若計算機打印的底稿上有領導的重要修改或批示，應收集與印件一并歸檔；有重要領導批示的辦文單應隨正文一起收集歸檔；附件隨正件收集歸檔；關于同一問題的請示和批復應一起歸檔。
2、分類科學。全宗內檔案整理采用統一的分類方案，分類層次清楚，類、項、目概念明確，并列的類別之間界限分明，不互相交叉或重合。
3、保持文件內在聯系。
A．時間聯系。要求區分年度，不同年度的文件不得混淆，一份文件有多個時間特征的．分年度時．以文件簽發日期（成文日期）為準，據以判定文件所屬年度。計劃、規劃、總結、預決算、統計報表以及法規性文件等內容涉及不同年度的文件，統一按簽發日期（成文日期），電報以發出日期，判定文件所屬年度。遇到某些特殊情況，按以下原則處理：（1）跨年度的請示與批復、來文與復文，放在復文年度；沒有復文的，放在請示年度；多份文件（如組織關系、工資關系、行政介紹信等）作為一件的，可標起止時間；跨年度的規劃、計劃、預算，放在文件內容針對的第一個年度；跨年度的總結、報告、決算，放在文件內容針對的最后一個年度；跨年度的會議文件，放在會議結束的年度；跨年度的非訴訟案件，放在結案的年度；法規性文件放在公布或批準的年度。（2）按專門年度（如教學年度）形成的文件，放在專門年度組卷。（3）沒有標明落款日期的文件材料．應通過對照等手段考證文件的準確日期或推斷近似日期，據以按年度合理歸類。（4）臨時性機構，存在時間不長（兩年以內），文件材料較少．形成的文件可以不分年度．放在工作結束年度歸檔；如果每年文件數量較多亦可分散在各個年度內歸檔。
B．來源聯系。要求區分級別，將上級機關、下屬機關、平級機關和本單位的文件分別組卷。對有密切聯系的上、下級文件，如本單位的請示與上級機關的批復，下屬機關的請示與本單位的批復，應與本單位的文件放在一起組卷。
C．內容聯系。要求保持卷內文件內容的單一性和內容相近的文件之間的聯系。黨政工團和業務管理活動中形成的各種管理性、業務性、規范性文件和調研材料等，一般按問題進行組合。同一個問題、一次會議、一項工程、一個案件的文件以及正件與附件、正本與底稿、請示與批復、轉發件與被轉發件放在一起組卷。文電應合一組卷。單一問題的文件數量少時，可將內容相近的其他問題的文件合并組卷。不同載體的文件材料，如錄音帶、錄像帶、照片、影片、電腦軟盤等與內容相關的文書檔案統一整理編目，分別存放，并在目錄中加注說明。在按問題分類時，文件歸檔應按其主要內容有規律地進行，并保持連續性，某個內容的文件在去年放入哪類中，今年亦歸入同一類中，不要根據一時的需要隨便更改，以免給將來的查找利用帶來不便。
4、正確劃分保管期限。根據國家有關規定和立檔單位制定的檔案保管期限表，將文書材料按不同的保管期限分開。
A、文書檔案根據國家檔案局2006年8號令《機關文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限表》的規定和立檔單位制定的檔案保管期限表，將文書材料按永久、定期（30年、10年）二種不同的保管期限分開。（1）永久保存的文件有以下八個重要方面：一是本機關制定的法規政策性文件材料。這一條從文種的專指性上理解，可以細化為法律、法規、條例和政策性文件材料。二是本機關召開重要會議、舉辦重大活動等形成的主要文件材料。本機關召開的重要會議主要指本級黨代會、人代、政協會、經濟工作會、紀檢會及本機關召開的年度工作會議、黨組(黨委)會議、行政辦公會、重要的專題工作研討會的文件材料。要因機關性質來比較，對本機關只要具有重要影響力的活動都算。比如本機關機構設置、撤并、名稱更改、人事任免、評先、組織簡則、人員定編、印信啟用和作廢等文件材料。三是本機關職能活動中形成的重要業務文件材料。主要指本機關形成的年度或年度以上工作計劃、總結、規范性文件、重要業務事項的文件、重要專題的調研材料、大事記、組織沿革、綜合性統計報表等文件材料。四是本機關關于重要問題的請示與上級機關的批復、批示、報告、總結、結合性統計報表等。五是本機關機構演變、人事任免等文件材料。六是本機關房屋買賣土地征用，重要合同協議、資產登記等憑證性文件材料。七是上級機關制發的屬于本機關主管業務的重要文件材料，主要是指法律、法規、條例、業務標準、中長期發展規劃等。八是同級機關、下級機關關于重要業務問題的來函、請示與本機關的復函、批復等文件材料。把握機關文件材料重要性和一般性，是否永久保管，要從機關職能活動規模大小、歸檔層次、影響力、產生的文件材料是否具備政策性等諸多因素來考慮。（2）定期保管的文書檔案主要包括：一是本機關職能活動中形成的一般性業務文件材料；主要是指本機關各部門在履行職能活動形成一般性的規章、辦法、意見等文件材料。二是本機關召開會議、舉辦活動等形成的一般性文件材料，三是本機關形成的有關事務管理、制度、安全保衛等一般性文件材料。四是本機關人事管理工作形成的一般性文件；包括工作計劃、總結、專題調研材料等。五是本機關關于一般性問題的請示與上級的批復、批示。一項系統工程，是分階段進行的，那么在各階段形成的文件材料，只能當成一般性的業務。至于一般性的工作報告、總結、統計表，是指機關各部門自己形成的，僅反映一個部門或一個方面職能活動的文件材料。六是上級機關制發的關于本機關主管業務，但要貫徹執行的一般性文件材料(包括一般性的會議文件材料)，這一條幾乎大多數機關都有，雖是普發性的，但不是事物性的，而是需要貫徹執行的。七是上級機關和同級機關制發的非本機關主管業務但需貫徹執行的文件材料。在這一條中提到上級或同級，不一定是本機關的主管業務，但又需參照執行，比如財政、人事、勞動等部門制發的調資、勞保、福利、差旅費報銷、稅務、職稱、計生等文件材料。八是同級機關、下級機關關于一般性業務問題的來函、請示與本機關的復函、批復等文件材料。九是下級機關報送的年度或年度以上計劃(含長遠規劃)、總結、統計、重要專題報告等文件材料。以上定期保存的9條中有7條使用了“一般”這個詞。把握文件材料的“一般”要看文件材料涉及的問題是否常規性、技術性等方面的問題。（3）根據本單位的保管期限表，對當年歸檔文件進行分類時要注意以下幾點:一是原則上不要將多個保管期限的文件混在一起。二是應從一個問題或一組文件的重要程度劃定保管期限，不要孤立地按單份文件的重要程度來劃定保管期限。如全縣教育工作會議材料，除了先進事跡是30年，其余都是永久，那么我們可以把這個先進事跡也做永久。我縣統一規定重大活動、主要工作職能會議材料成套性集中，全部定為永久。三是上級業務主管部門文件永久從嚴(政策法規、方針性文件),部分重要的可定為30年,其他都是10年。四是本級內部科室加掛縣機構牌子,期限提高.五是本級簡報30年。外形要求
1、裝具要求。
(1)采用由縣檔案局統一監制的規范化的檔案卷皮夾、文書檔案盒、科技檔案盒、照片檔案盒、會計憑證盒、會計賬簿盒、會計報表夾、歸檔文件目錄紙、卷內文件目錄紙、歸檔文件目錄索引、案卷目錄紙、會計檔案登記清冊、會計檔案卷內目錄、科技檔案目錄、案卷目錄夾、全引目錄夾、歸檔文件目錄夾等裝具材料。
(2)購置合適的裝訂工具。比如用于裝訂“案卷”的手槍式電鉆、裝卷時用于固定檔案不動的夾子（4個以上)，以及剪刀、棉線、漿糊或膠水。
用于裝“件”的小型縫紉機、打孔機、塑料螺釘、不銹鋼夾等
用于起訂書針的起訂機
2、填寫案卷或檔案盒封面要求。立檔單位名稱應用毛筆書寫或刻章蓋印，其他項目應用鋼筆（上黑色墨水）按規定逐項填寫清楚，字跡工整、清晰，也可以刻章蓋印。
3、案卷或文件裝訂要求。案卷或文件的裝訂主要是為了固定"件",使其便于保管和利用。在裝訂前,已破損的文件應予修整,字跡模糊或易褪變的文件應予復制或進行字跡加固處理。文件的修整,復制要在保持原貌的前提下進行。須去掉卷內文件上的訂書針、曲別針、大頭針等金屬物，對于裝訂成冊不便拆封的書籍,刊物等,金屬物已嚴密封裝在其中,且拆釘會損壞原貌,不須拆釘重裝。裝訂應結實整齊，不壓字，不掉頁，不倒頁，不損壞文件，不妨礙閱讀。對大于A4紙型規格的報表、圖樣等文字材料，應按照A4紙型的尺寸加以折疊，盡量減少折疊層粼、折痕處應盡量位于字跡之外。對于小于A4紙型規格的介紹信等文字材料，應將它們粘貼在A4紙上。空白紙張抽除。
（1）單份文件裝訂。裝訂前應將“件”內的各頁按一定方式對齊。采用左上角裝訂的，應將左、上側對齊；采用左側裝訂的，應將左、下側對齊。永久保管的卷內文件應逐件用三孔一線的裝訂方式，如果文件頁數多，可以裝在文件左側的正中間，如果文件很薄，可以裝在左上角，也可采用縫紉機軋邊等方式，裝訂時以文件的左側為裝訂邊。30年保管的文件用塑料螺釘等形式裝訂，五頁以下可用膠水粘貼左上角。10年期限的文件，可不拆釘，保持原貌。裝訂時文件正本與定稿為一件(正本在前,定稿在后)；正文與補充說明正文的文字、圖表、數據等附件為一件(正文在前,附件在后)；原件與復制件或手抄件為一件(原件在前,復制件在后)；附件頁數多，也可各為一件；具有保存價值的文件處理單（指有領導簽具意見）應與正文作為一件，文件處理單在前，文件在后；轉發文與被轉發文為一件(轉發文在前，被轉發文在后)；外單位的來文與本單位的復文為一件(復文在前,來文在后)；本單位向同級或上級機關的去文與這些機關的復文可以各為一件,但須排列在一起；會議文件每份文件為一件,會議記錄原則上一次會議記錄為一件,但裝訂時可以以原來的的本為單位裝訂；報表、名冊、圖表、介紹信類文字材料應按其原裝訂方式，一冊（本）作為一件。未裝訂的式樣同一的表格，以一定的單位(如部門或時間等)組合，可裝訂在一起作為一件，如先進審批表、工資審批表、統計年報等；介紹信一般一份為一件,若單位一年形成的介紹信數量較多時，也可結合其它特征劃分成若干件。
（2）整卷裝訂的案卷，裝訂前應將“卷”內的各頁按一定方式對齊。文件紙張相差不大的（如學籍檔案）應將右、下側對齊；文件紙張相差太大的為了保證檔案裝訂后不掉頁，可只對齊左側、下側。采用三孔一線的方法裝訂，結頭放在文件的底部、卷皮之內。
（3）不宜裝訂的歷史文獻、珍貴檔案、圖表、照片等，則裝入檔案袋或檔案盒內。（三）排列編目要求歸檔文件的排列是指在分類方案的最低一級類目內．根據一定的方法確定文件先后次序，并使這種系統化的次序固定化的過程。一般按級別、事由，結合時間、重要程度等排列。事由是指一件具體的事，一個具體問題，或一段較緊密的工作過程等等。如申請一項撥款、召開一次會議。會議文件、統計報表、刊物等成套性文件可集中排列，會議記錄排最前。上級來文集中排列在本級歸檔文件之前，同級文件排列在本級文件之后，再排下級。上級文件按同一文號集中排列；本級文件按綜合、政工、業務、行政事務、其他（或黨群、行政、業務、其他）的事由順序排列。
1.同一事由的歸檔文件排列內容單一或同一事由的案卷或歸檔文件，可按文件作者、形成時間的先后順序排列或者按文件的重要程度排列。一般可按上級、本級、同級、下級排列。不同級別內再按時間的先后順序或重要程度排列；綜合類文件排列,按會議記錄、綜合性會議材料、計劃、總結、匯報等順序。 2、不同事由的歸檔文件排列．（1）按不同事由形成時間的先后順序排列。這種方法只需將不同事由的文件，按其形成時間或辦結時間的先后順序排列，而不考慮其他因素，這種方法比較簡單，較使用于實行“隨辦隨歸”的機關。如一個作者，幾個問題的文件，就先按問題后按時間排列。（2）按事由的重要程度排列。即將主要職能活動形成的文件排在前面，其他工作形成的文件排在后面，或將綜合性工作排在前面，具體業務工作排在后面。如縣檔案局永久文件先排會議記錄、工作計劃、總結、全縣檔案工作會議材料、綜合性年報，再排政工方面的人員任命、增加工資、職工退休、干部、黨員花名冊、年報等，然后是業務方面的民生檔案工作意見等。（3）按事由具有的共同屬性分別集中排列 a、一個事由，幾個作者，可先按作者，再按時間排列。例如人事工作文件，可先將機構設置、人員編制、干部任免、調配、職稱評定、勞資、出國審查等問題所屬的不同事由形成的文件分別集中到一起。 b、一個事由，幾個地區，可先按地區，再按時間排列。如基層上報的工作總結、統計、年報、花名冊。 c、非訴訟案件材料，按決定（或批復）----報告---調查旁證----個人交代材料等順序排列。（4）按文件的共同特征交叉組配排列。若一組歸檔文件，反映了不同的作者、不同的問題、不同的文種或不同的地區等，則可層層細分，分級排列。可按“作者----問題---名稱----時間”交叉組配排列。
3、密不可分的文件應依序排列，正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；批復在前，請示在后；轉發件在前，被轉發件在后；非訴訟案件的結論、決定、判決性文件在前，罪證、旁證等依據性材料在后。
4、對具有保存價值，但因特殊原因未及時歸檔的零散件，可采用將其排在同一年度、同一機構（問題）、同一期限的最后，或與相關的某件歸檔文件裝訂成一件，并在文件條目備注欄和備考表中加以說明。在實際工作中應盡量避免。
（四）編頁號與蓋歸檔章卷內文書材料排列完畢后，要在文書材料中有字跡和圖表的頁面，一頁編一個號，即頁號。頁號的位置，整卷裝訂的案卷，應在文件正面右上角、背面左上角編寫頁號；單份裝訂的歸檔文件，應在每份文件的右下角、背面左下角編寫頁號，我縣規定每一份文件都需用鉛筆重新編頁號。整卷裝訂的案卷，如果文書材料與卷盒或者卷皮沒有裝訂在一起，應在卷內文件目錄右上角的小方框內填寫全宗號、目錄號、案卷號。單份裝訂的文件，有文件閱辦單的，編頁號從閱辦單開始。蓋章要求：歸檔章一般采用紅色或黑色印泥，蓋在歸檔文件首頁上端居中偏右的的空白處，再逐件編寫歸檔章有關項目。一個單位歸檔章加蓋的位置應統一；歸檔章不要遮蓋領導批示、收文章或文件內容；若歸檔文件前有文件處理單(或辦文單)，歸檔章可加蓋在文件處理單(或辦文單)上。歸檔章其格式與尺寸如下
歸檔章設置全宗號、年度、保管期限、件號、頁數、盒號等必備項。
1、全宗號：是同級檔案館給立檔單位編制的代號。由縣檔案館統一確定，未確定全宗號的在檔案未進館之前該號可暫不填寫。如下圖中的“11”是檔案局的全宗號。
2、年度：是指文件形成年度．以四位阿拉伯數字標注公元紀年。如“2007”。
3、保管期限：是該歸檔文件保管期限標注。直接標明“永久”，“30年（2008年以前為長期）”，“10年（2008年以前為短期）”。
4、件號：件號為文件的排列順序號。件號又分為室編件號和館編件號兩種。室編件號是歸檔文件在分類方案的最低一級類目的排列順序號。歸檔文件依排列順序從"1"開始逐件編號，永久,30年,10年分別編順序號。館編件號的設置主要是與檔案館銜接的需要，機關檔案室不用填。
5、盒號：檔案盒的排列順序號。
6、頁數：每一份歸檔文件的頁數。
7、機構（問題）：是指作為分類方案類目的機構（問題）名稱或規范化的簡稱。（我縣這欄可以不填）下圖是已經填好的歸檔章樣式：
（五）卷內文件或歸檔文件編目要求，編目是指編制歸檔文件目錄或卷內文件目錄，編目應做到準確,全面,詳細，深入，以適應檔案管理現代化及計算機檢索的需要。目錄項目包括件號或順序號、責任者、文號、題名、日期、頁數或頁號、備注七項。用紙幅面尺寸采用國際標準A4型（長297mm寬220mm），我縣統一印制成紅色。各單位應在縣檔案局統一購置，不能用白紙印。填寫歸檔文件目錄項目時．應使用耐久的書寫材料進行填寫，且字跡必須工整，美觀。永久、30年保管的檔案要求用計算機打印目錄，目錄要求一式五份。一份隨同檔案裝入檔案盒，另四份應根據分類方案作目錄匯編裝訂成冊，以便查找和向檔案館移交之用。卷內文件目錄放在卷首，歸檔文件目錄放置在歸檔文件的最前面。填寫卷內文件目錄或歸檔文件目錄要求如下：卷內文件目錄和歸檔文件目錄樣式如下：
(1)卷內文件目錄和歸檔文件目錄的兩個區別：
一是卷內文件目錄第一欄是順序號，卷內文書材料依其排列先后填寫序號，按照文件的合理排列，要求一份文件對應一條目錄，一條目錄對應一個順序號。單份裝訂的案卷，其卷內文書材料的件號應與順序號一致。順序號應用阿拉伯數字從”1”起依次標注案卷內文件材料件數的順序，第二卷數字不能相連；歸檔文件目錄第一欄是件號，填寫室編件號。原則上一份文件編一個件號，登錄時占據一個欄目。批復與請示、復函與發函、正件與附件、批轉或轉發和被批轉或被轉發件，應看作是一份文件的兩個部分，只編一個件號；但請示、來函、附件、被批轉（轉發）文件的標題可以另外占行書寫。同一份文件的不同稿本，只編一個件號；重要文件的定稿、草稿與歷次修稿稿只編一個件號，但可以分別占一行登錄。件號的編寫應在同一個保管期限下、在同一年度內從“1”開始逐件流水編制，同一年度內盒與盒之間的文件件號必須相連。
二是卷內文件目錄第六欄是頁號，填寫卷內每份文書材料的起始頁號，卷內最后一份文書材料應填寫起止頁號，止號要與文件最后頁的頁碼相符。每卷檔案都從“1”開始按卷內文件排列順序依次編寫。歸檔文件目錄第六欄是頁數，填寫一件文件的總頁數，用于統計和核對。雙面有字的記2面，空白頁不計數；來往文書、正本與定稿作為一件時，應將構成該件的各文件頁數相加作為該件的頁數。為便于管理，永久、30年保存的檔案，我縣統一要求每件都編頁號，每件按件內紙張排列順序從“1”開始編寫。不管是頁數還是頁號，頁碼的編寫都是雙面有字的記2面，空白頁不計數。以案卷為單位整理的頁碼編在正面的右上角，背面的左上角，以件為單位整理的頁碼編在正面的右下角，背面的左下角，打印件已經編有頁碼的可不并再編，有底稿的文件頁碼接著正稿后面的頁碼數字編寫。
(2)責任者：是指制發文件的組織或個人，即文件的發文機關或署名者。責任者一般應按文件照錄，可寫通用的簡稱，如“邵東縣教育局”，不能使用“本局”等含義不明，難于判斷的簡稱。聯合發文填主辦者和“我”（我指立檔單位名稱）。如有多個責任者，可寫前三個，后加“等”字。對于領導人講話或以領導人名義發布的文件，責任者可填寫領導人姓名，但必須用“（）”標出領導職務；未署責任者的文件，編目時應考證清楚一并填寫。另外注意，文件制發者是原作者，而不是編印者或翻印者。花名冊、介紹信、介紹信、報道證、招聘表、工資轉移證、農轉非存根的責任者一律為文件中印章所指的批準單位。無批準單位印章的以填報單位所寫字樣為準。
(3)文號：填寫文件制發機關的發文字號。文號一般由機關代字、年度、順序號三部分組成，填寫文號要照實抄錄，不能隨意刪減、省略、落字。如有明顯錯字，注意改正。可用三排編寫，文號中的年度要用[ ]括起，如“邵檔發[2008]10號”。少數文號中出現無字號、無年度而只有數字號的情況，注意有則有，無則無。文號欄內不得填寫刊物名稱、期次、文件材料的件次，諸如"會議文件之一"或"某刊第幾期"等。
(4)題名：即文件標題，填寫目錄中的題名應將責任者、問題、文種三個部分照實抄錄。目錄中的文件題名要寫全，不能隨意刪減、省略，要做到一字不落。明顯的錯字，注意改正。目錄題名中如漏了《》和“”的，要增補。目錄題名中的單位名稱不能省略，必須以公章為準，做到一字不落。填寫題名須注意：
檔號（全宗號、目錄號、案卷號（件號）、頁號）的編制
（一）全宗號的編制全宗號填寫檔案館給立檔單位編制的代號，如邵東一中，縣檔案館確定其全宗號為“142”，標識為“0142”。未確定全宗號的在檔案未進館之前該號可暫不填寫。企業可填寫表達單位的漢語拼音代字.
（二）目錄號編制。填寫全宗內案卷所屬目錄的編號，在同一個全宗內不允許出現重復的案卷目錄號，企業或參照《工業企業檔案分類試行規則》編制分類方案的單位，可填寫類別特征代碼。案卷目錄號應根據全宗內檔案整理狀況設置。可按不同時間，不同組織結構，不同保管期限，不同專題或不同載體形態設置案卷目錄號。每一案卷目錄所含案卷數量一般以三位數為宜。即，案卷目錄內案卷數量不足1000時，一般不另立案卷目錄，亦不另編案卷目錄號；案卷數量超過1000時，一般應另立案卷目錄，并另編案卷目錄號。在一個全宗內不應有重復的案卷目錄號。目錄號是由漢語拼音字母和阿拉伯數字組成的檔案類別代碼標識。不同級位的類別之間可用間隔符“●”分開。不產生誤解時，省略間隔符。
1、一級類目的目錄號采用其類目中有代表性的一到二個漢字的大寫漢語拼音字母編寫。即W代表文書檔案；Y代表業務檔案（如果一個單位的業務檔案門類很多，可以分別用Y1、Y2、Y3等標識）；J代表科技檔案；K代表會計檔案（報表K1、賬本K2、憑證K3)；X代表音像檔案；D代表電子檔案；SW代表檔案實物。
2、采用阿拉伯數字“1”、“2”、“3”分別表示“永久”、“長期（或30年）”、“短期（或10年）”三個不同的保管期限。
3、目錄號編制示例
業務檔案目錄號 y1代表永久類的業務檔案；Y2代表長期（或30年）類的業務檔案；y3代表短期（或10年）類的業務檔案。
（三）案卷（件）號、頁號
1、案卷號是目錄內案卷的順序編號，案卷號用三位阿拉伯數字標識。目錄內的案卷按排列次序流水編號，不應有空號，在同一個案卷目錄（或分類體系的最低一級類目）內也不允許出現重復的案卷號，每一案卷目錄內的全部案卷只應編一個流水順序號。如一個目錄出現兩個以上（含兩個）案卷流水順序號時應重新編案卷號或分設案卷目錄。以“卷”整理的文書檔案、業務、科技檔案分別在同一保管期限內依次編寫案卷號，再以案卷為單元依次編寫件號（填寫在順序號欄）和頁號。會計檔案中的財務報表，賬本，憑證、其他按“大流水”形式編寫案卷號，在每一個案卷內編寫頁號。
2、件號即歸檔文件的排列順序號，它是反映歸檔文件在全宗中的位置和固定歸檔文件的排列先后順序的重要標識。分為“室編件號、館編件號”。室編件號是歸檔文件在分類方案的最低一級類目內從“1”開始編寫的順序號，每一件內編寫頁號。館編件號是指歸檔文件移交進館，重新鑒定、整理、排列后編制的順序號。音像、電子、實物檔案按類從“1”開始編寫件號。
3、頁號是填寫卷內文件材料所在之頁的編號。頁號用阿拉伯數字標識。卷內文件各頁按排列次序流水編號，不應有空號。
四、檔案整理的質量要求：
（一）組合（卷）要求；以問題為主，兼顧其它特征，使文書材料之間的聯系緊密，分級適當，問題單一，類型鮮明，年度不混，保管期限準確。
1、齊全完整。歸檔的文件材料應齊全完整，一個問題的構件不能缺漏，字跡材料一律使用碳素墨水或藍黑墨水；收集工作應立足本單位,注意業務部門形成的反映專業職能活動的文件材料的收集;重大活動事件材料的收集；文電合一；底稿隨印件一起收集。若底稿是直接在計算機上起草的打印件，則一般只要收集發文稿紙與印件，其中發文稿紙上除了領導簽發外還需加蓋單位公章以示效力。若計算機打印的底稿上有領導的重要修改或批示，應收集與印件一并歸檔；有重要領導批示的辦文單應隨正文一起收集歸檔；附件隨正件收集歸檔；關于同一問題的請示和批復應一起歸檔。
2、分類科學。全宗內檔案整理采用統一的分類方案，分類層次清楚，類、項、目概念明確，并列的類別之間界限分明，不互相交叉或重合。
3、保持文件內在聯系。
A．時間聯系。要求區分年度，不同年度的文件不得混淆，一份文件有多個時間特征的．分年度時．以文件簽發日期（成文日期）為準，據以判定文件所屬年度。計劃、規劃、總結、預決算、統計報表以及法規性文件等內容涉及不同年度的文件，統一按簽發日期（成文日期），電報以發出日期，判定文件所屬年度。遇到某些特殊情況，按以下原則處理：（1）跨年度的請示與批復、來文與復文，放在復文年度；沒有復文的，放在請示年度；多份文件（如組織關系、工資關系、行政介紹信等）作為一件的，可標起止時間；跨年度的規劃、計劃、預算，放在文件內容針對的第一個年度；跨年度的總結、報告、決算，放在文件內容針對的最后一個年度；跨年度的會議文件，放在會議結束的年度；跨年度的非訴訟案件，放在結案的年度；法規性文件放在公布或批準的年度。（2）按專門年度（如教學年度）形成的文件，放在專門年度組卷。（3）沒有標明落款日期的文件材料．應通過對照等手段考證文件的準確日期或推斷近似日期，據以按年度合理歸類。（4）臨時性機構，存在時間不長（兩年以內），文件材料較少．形成的文件可以不分年度．放在工作結束年度歸檔；如果每年文件數量較多亦可分散在各個年度內歸檔。
B．來源聯系。要求區分級別，將上級機關、下屬機關、平級機關和本單位的文件分別組卷。對有密切聯系的上、下級文件，如本單位的請示與上級機關的批復，下屬機關的請示與本單位的批復，應與本單位的文件放在一起組卷。
C．內容聯系。要求保持卷內文件內容的單一性和內容相近的文件之間的聯系。黨政工團和業務管理活動中形成的各種管理性、業務性、規范性文件和調研材料等，一般按問題進行組合。同一個問題、一次會議、一項工程、一個案件的文件以及正件與附件、正本與底稿、請示與批復、轉發件與被轉發件放在一起組卷。文電應合一組卷。單一問題的文件數量少時，可將內容相近的其他問題的文件合并組卷。不同載體的文件材料，如錄音帶、錄像帶、照片、影片、電腦軟盤等與內容相關的文書檔案統一整理編目，分別存放，并在目錄中加注說明。在按問題分類時，文件歸檔應按其主要內容有規律地進行，并保持連續性，某個內容的文件在去年放入哪類中，今年亦歸入同一類中，不要根據一時的需要隨便更改，以免給將來的查找利用帶來不便。
4、正確劃分保管期限。根據國家有關規定和立檔單位制定的檔案保管期限表，將文書材料按不同的保管期限分開。
A、文書檔案根據國家檔案局2006年8號令《機關文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限表》的規定和立檔單位制定的檔案保管期限表，將文書材料按永久、定期（30年、10年）二種不同的保管期限分開。（1）永久保存的文件有以下八個重要方面：一是本機關制定的法規政策性文件材料。這一條從文種的專指性上理解，可以細化為法律、法規、條例和政策性文件材料。二是本機關召開重要會議、舉辦重大活動等形成的主要文件材料。本機關召開的重要會議主要指本級黨代會、人代、政協會、經濟工作會、紀檢會及本機關召開的年度工作會議、黨組(黨委)會議、行政辦公會、重要的專題工作研討會的文件材料。要因機關性質來比較，對本機關只要具有重要影響力的活動都算。比如本機關機構設置、撤并、名稱更改、人事任免、評先、組織簡則、人員定編、印信啟用和作廢等文件材料。三是本機關職能活動中形成的重要業務文件材料。主要指本機關形成的年度或年度以上工作計劃、總結、規范性文件、重要業務事項的文件、重要專題的調研材料、大事記、組織沿革、綜合性統計報表等文件材料。四是本機關關于重要問題的請示與上級機關的批復、批示、報告、總結、結合性統計報表等。五是本機關機構演變、人事任免等文件材料。六是本機關房屋買賣土地征用，重要合同協議、資產登記等憑證性文件材料。七是上級機關制發的屬于本機關主管業務的重要文件材料，主要是指法律、法規、條例、業務標準、中長期發展規劃等。八是同級機關、下級機關關于重要業務問題的來函、請示與本機關的復函、批復等文件材料。把握機關文件材料重要性和一般性，是否永久保管，要從機關職能活動規模大小、歸檔層次、影響力、產生的文件材料是否具備政策性等諸多因素來考慮。（2）定期保管的文書檔案主要包括：一是本機關職能活動中形成的一般性業務文件材料；主要是指本機關各部門在履行職能活動形成一般性的規章、辦法、意見等文件材料。二是本機關召開會議、舉辦活動等形成的一般性文件材料，三是本機關形成的有關事務管理、制度、安全保衛等一般性文件材料。四是本機關人事管理工作形成的一般性文件；包括工作計劃、總結、專題調研材料等。五是本機關關于一般性問題的請示與上級的批復、批示。一項系統工程，是分階段進行的，那么在各階段形成的文件材料，只能當成一般性的業務。至于一般性的工作報告、總結、統計表，是指機關各部門自己形成的，僅反映一個部門或一個方面職能活動的文件材料。六是上級機關制發的關于本機關主管業務，但要貫徹執行的一般性文件材料(包括一般性的會議文件材料)，這一條幾乎大多數機關都有，雖是普發性的，但不是事物性的，而是需要貫徹執行的。七是上級機關和同級機關制發的非本機關主管業務但需貫徹執行的文件材料。在這一條中提到上級或同級，不一定是本機關的主管業務，但又需參照執行，比如財政、人事、勞動等部門制發的調資、勞保、福利、差旅費報銷、稅務、職稱、計生等文件材料。八是同級機關、下級機關關于一般性業務問題的來函、請示與本機關的復函、批復等文件材料。九是下級機關報送的年度或年度以上計劃(含長遠規劃)、總結、統計、重要專題報告等文件材料。以上定期保存的9條中有7條使用了“一般”這個詞。把握文件材料的“一般”要看文件材料涉及的問題是否常規性、技術性等方面的問題。（3）根據本單位的保管期限表，對當年歸檔文件進行分類時要注意以下幾點:一是原則上不要將多個保管期限的文件混在一起。二是應從一個問題或一組文件的重要程度劃定保管期限，不要孤立地按單份文件的重要程度來劃定保管期限。如全縣教育工作會議材料，除了先進事跡是30年，其余都是永久，那么我們可以把這個先進事跡也做永久。我縣統一規定重大活動、主要工作職能會議材料成套性集中，全部定為永久。三是上級業務主管部門文件永久從嚴(政策法規、方針性文件),部分重要的可定為30年,其他都是10年。四是本級內部科室加掛縣機構牌子,期限提高.五是本級簡報30年。外形要求
1、裝具要求。
(1)采用由縣檔案局統一監制的規范化的檔案卷皮夾、文書檔案盒、科技檔案盒、照片檔案盒、會計憑證盒、會計賬簿盒、會計報表夾、歸檔文件目錄紙、卷內文件目錄紙、歸檔文件目錄索引、案卷目錄紙、會計檔案登記清冊、會計檔案卷內目錄、科技檔案目錄、案卷目錄夾、全引目錄夾、歸檔文件目錄夾等裝具材料。
(2)購置合適的裝訂工具。比如用于裝訂“案卷”的手槍式電鉆、裝卷時用于固定檔案不動的夾子（4個以上)，以及剪刀、棉線、漿糊或膠水。
用于裝“件”的小型縫紉機、打孔機、塑料螺釘、不銹鋼夾等
用于起訂書針的起訂機
2、填寫案卷或檔案盒封面要求。立檔單位名稱應用毛筆書寫或刻章蓋印，其他項目應用鋼筆（上黑色墨水）按規定逐項填寫清楚，字跡工整、清晰，也可以刻章蓋印。
3、案卷或文件裝訂要求。案卷或文件的裝訂主要是為了固定"件",使其便于保管和利用。在裝訂前,已破損的文件應予修整,字跡模糊或易褪變的文件應予復制或進行字跡加固處理。文件的修整,復制要在保持原貌的前提下進行。須去掉卷內文件上的訂書針、曲別針、大頭針等金屬物，對于裝訂成冊不便拆封的書籍,刊物等,金屬物已嚴密封裝在其中,且拆釘會損壞原貌,不須拆釘重裝。裝訂應結實整齊，不壓字，不掉頁，不倒頁，不損壞文件，不妨礙閱讀。對大于A4紙型規格的報表、圖樣等文字材料，應按照A4紙型的尺寸加以折疊，盡量減少折疊層粼、折痕處應盡量位于字跡之外。對于小于A4紙型規格的介紹信等文字材料，應將它們粘貼在A4紙上。空白紙張抽除。
（1）單份文件裝訂。裝訂前應將“件”內的各頁按一定方式對齊。采用左上角裝訂的，應將左、上側對齊；采用左側裝訂的，應將左、下側對齊。永久保管的卷內文件應逐件用三孔一線的裝訂方式，如果文件頁數多，可以裝在文件左側的正中間，如果文件很薄，可以裝在左上角，也可采用縫紉機軋邊等方式，裝訂時以文件的左側為裝訂邊。30年保管的文件用塑料螺釘等形式裝訂，五頁以下可用膠水粘貼左上角。10年期限的文件，可不拆釘，保持原貌。裝訂時文件正本與定稿為一件(正本在前,定稿在后)；正文與補充說明正文的文字、圖表、數據等附件為一件(正文在前,附件在后)；原件與復制件或手抄件為一件(原件在前,復制件在后)；附件頁數多，也可各為一件；具有保存價值的文件處理單（指有領導簽具意見）應與正文作為一件，文件處理單在前，文件在后；轉發文與被轉發文為一件(轉發文在前，被轉發文在后)；外單位的來文與本單位的復文為一件(復文在前,來文在后)；本單位向同級或上級機關的去文與這些機關的復文可以各為一件,但須排列在一起；會議文件每份文件為一件,會議記錄原則上一次會議記錄為一件,但裝訂時可以以原來的的本為單位裝訂；報表、名冊、圖表、介紹信類文字材料應按其原裝訂方式，一冊（本）作為一件。未裝訂的式樣同一的表格，以一定的單位(如部門或時間等)組合，可裝訂在一起作為一件，如先進審批表、工資審批表、統計年報等；介紹信一般一份為一件,若單位一年形成的介紹信數量較多時，也可結合其它特征劃分成若干件。
（2）整卷裝訂的案卷，裝訂前應將“卷”內的各頁按一定方式對齊。文件紙張相差不大的（如學籍檔案）應將右、下側對齊；文件紙張相差太大的為了保證檔案裝訂后不掉頁，可只對齊左側、下側。采用三孔一線的方法裝訂，結頭放在文件的底部、卷皮之內。
（3）不宜裝訂的歷史文獻、珍貴檔案、圖表、照片等，則裝入檔案袋或檔案盒內。（三）排列編目要求歸檔文件的排列是指在分類方案的最低一級類目內．根據一定的方法確定文件先后次序，并使這種系統化的次序固定化的過程。一般按級別、事由，結合時間、重要程度等排列。事由是指一件具體的事，一個具體問題，或一段較緊密的工作過程等等。如申請一項撥款、召開一次會議。會議文件、統計報表、刊物等成套性文件可集中排列，會議記錄排最前。上級來文集中排列在本級歸檔文件之前，同級文件排列在本級文件之后，再排下級。上級文件按同一文號集中排列；本級文件按綜合、政工、業務、行政事務、其他（或黨群、行政、業務、其他）的事由順序排列。
1.同一事由的歸檔文件排列內容單一或同一事由的案卷或歸檔文件，可按文件作者、形成時間的先后順序排列或者按文件的重要程度排列。一般可按上級、本級、同級、下級排列。不同級別內再按時間的先后順序或重要程度排列；綜合類文件排列,按會議記錄、綜合性會議材料、計劃、總結、匯報等順序。 2、不同事由的歸檔文件排列．（1）按不同事由形成時間的先后順序排列。這種方法只需將不同事由的文件，按其形成時間或辦結時間的先后順序排列，而不考慮其他因素，這種方法比較簡單，較使用于實行“隨辦隨歸”的機關。如一個作者，幾個問題的文件，就先按問題后按時間排列。（2）按事由的重要程度排列。即將主要職能活動形成的文件排在前面，其他工作形成的文件排在后面，或將綜合性工作排在前面，具體業務工作排在后面。如縣檔案局永久文件先排會議記錄、工作計劃、總結、全縣檔案工作會議材料、綜合性年報，再排政工方面的人員任命、增加工資、職工退休、干部、黨員花名冊、年報等，然后是業務方面的民生檔案工作意見等。（3）按事由具有的共同屬性分別集中排列 a、一個事由，幾個作者，可先按作者，再按時間排列。例如人事工作文件，可先將機構設置、人員編制、干部任免、調配、職稱評定、勞資、出國審查等問題所屬的不同事由形成的文件分別集中到一起。 b、一個事由，幾個地區，可先按地區，再按時間排列。如基層上報的工作總結、統計、年報、花名冊。 c、非訴訟案件材料，按決定（或批復）----報告---調查旁證----個人交代材料等順序排列。（4）按文件的共同特征交叉組配排列。若一組歸檔文件，反映了不同的作者、不同的問題、不同的文種或不同的地區等，則可層層細分，分級排列。可按“作者----問題---名稱----時間”交叉組配排列。
3、密不可分的文件應依序排列，正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；批復在前，請示在后；轉發件在前，被轉發件在后；非訴訟案件的結論、決定、判決性文件在前，罪證、旁證等依據性材料在后。
4、對具有保存價值，但因特殊原因未及時歸檔的零散件，可采用將其排在同一年度、同一機構（問題）、同一期限的最后，或與相關的某件歸檔文件裝訂成一件，并在文件條目備注欄和備考表中加以說明。在實際工作中應盡量避免。
（四）編頁號與蓋歸檔章卷內文書材料排列完畢后，要在文書材料中有字跡和圖表的頁面，一頁編一個號，即頁號。頁號的位置，整卷裝訂的案卷，應在文件正面右上角、背面左上角編寫頁號；單份裝訂的歸檔文件，應在每份文件的右下角、背面左下角編寫頁號，我縣規定每一份文件都需用鉛筆重新編頁號。整卷裝訂的案卷，如果文書材料與卷盒或者卷皮沒有裝訂在一起，應在卷內文件目錄右上角的小方框內填寫全宗號、目錄號、案卷號。單份裝訂的文件，有文件閱辦單的，編頁號從閱辦單開始。蓋章要求：歸檔章一般采用紅色或黑色印泥，蓋在歸檔文件首頁上端居中偏右的的空白處，再逐件編寫歸檔章有關項目。一個單位歸檔章加蓋的位置應統一；歸檔章不要遮蓋領導批示、收文章或文件內容；若歸檔文件前有文件處理單(或辦文單)，歸檔章可加蓋在文件處理單(或辦文單)上。歸檔章其格式與尺寸如下
歸檔章設置全宗號、年度、保管期限、件號、頁數、盒號等必備項。
1、全宗號：是同級檔案館給立檔單位編制的代號。由縣檔案館統一確定，未確定全宗號的在檔案未進館之前該號可暫不填寫。如下圖中的“11”是檔案局的全宗號。
2、年度：是指文件形成年度．以四位阿拉伯數字標注公元紀年。如“2007”。
3、保管期限：是該歸檔文件保管期限標注。直接標明“永久”，“30年（2008年以前為長期）”，“10年（2008年以前為短期）”。
4、件號：件號為文件的排列順序號。件號又分為室編件號和館編件號兩種。室編件號是歸檔文件在分類方案的最低一級類目的排列順序號。歸檔文件依排列順序從"1"開始逐件編號，永久,30年,10年分別編順序號。館編件號的設置主要是與檔案館銜接的需要，機關檔案室不用填。
5、盒號：檔案盒的排列順序號。
6、頁數：每一份歸檔文件的頁數。
7、機構（問題）：是指作為分類方案類目的機構（問題）名稱或規范化的簡稱。（我縣這欄可以不填）下圖是已經填好的歸檔章樣式：
（五）卷內文件或歸檔文件編目要求，編目是指編制歸檔文件目錄或卷內文件目錄，編目應做到準確,全面,詳細，深入，以適應檔案管理現代化及計算機檢索的需要。目錄項目包括件號或順序號、責任者、文號、題名、日期、頁數或頁號、備注七項。用紙幅面尺寸采用國際標準A4型（長297mm寬220mm），我縣統一印制成紅色。各單位應在縣檔案局統一購置，不能用白紙印。填寫歸檔文件目錄項目時．應使用耐久的書寫材料進行填寫，且字跡必須工整，美觀。永久、30年保管的檔案要求用計算機打印目錄，目錄要求一式五份。一份隨同檔案裝入檔案盒，另四份應根據分類方案作目錄匯編裝訂成冊，以便查找和向檔案館移交之用。卷內文件目錄放在卷首，歸檔文件目錄放置在歸檔文件的最前面。填寫卷內文件目錄或歸檔文件目錄要求如下：卷內文件目錄和歸檔文件目錄樣式如下：
(1)卷內文件目錄和歸檔文件目錄的兩個區別：
一是卷內文件目錄第一欄是順序號，卷內文書材料依其排列先后填寫序號，按照文件的合理排列，要求一份文件對應一條目錄，一條目錄對應一個順序號。單份裝訂的案卷，其卷內文書材料的件號應與順序號一致。順序號應用阿拉伯數字從”1”起依次標注案卷內文件材料件數的順序，第二卷數字不能相連；歸檔文件目錄第一欄是件號，填寫室編件號。原則上一份文件編一個件號，登錄時占據一個欄目。批復與請示、復函與發函、正件與附件、批轉或轉發和被批轉或被轉發件，應看作是一份文件的兩個部分，只編一個件號；但請示、來函、附件、被批轉（轉發）文件的標題可以另外占行書寫。同一份文件的不同稿本，只編一個件號；重要文件的定稿、草稿與歷次修稿稿只編一個件號，但可以分別占一行登錄。件號的編寫應在同一個保管期限下、在同一年度內從“1”開始逐件流水編制，同一年度內盒與盒之間的文件件號必須相連。
二是卷內文件目錄第六欄是頁號，填寫卷內每份文書材料的起始頁號，卷內最后一份文書材料應填寫起止頁號，止號要與文件最后頁的頁碼相符。每卷檔案都從“1”開始按卷內文件排列順序依次編寫。歸檔文件目錄第六欄是頁數，填寫一件文件的總頁數，用于統計和核對。雙面有字的記2面，空白頁不計數；來往文書、正本與定稿作為一件時，應將構成該件的各文件頁數相加作為該件的頁數。為便于管理，永久、30年保存的檔案，我縣統一要求每件都編頁號，每件按件內紙張排列順序從“1”開始編寫。不管是頁數還是頁號，頁碼的編寫都是雙面有字的記2面，空白頁不計數。以案卷為單位整理的頁碼編在正面的右上角，背面的左上角，以件為單位整理的頁碼編在正面的右下角，背面的左下角，打印件已經編有頁碼的可不并再編，有底稿的文件頁碼接著正稿后面的頁碼數字編寫。
(2)責任者：是指制發文件的組織或個人，即文件的發文機關或署名者。責任者一般應按文件照錄，可寫通用的簡稱，如“邵東縣教育局”，不能使用“本局”等含義不明，難于判斷的簡稱。聯合發文填主辦者和“我”（我指立檔單位名稱）。如有多個責任者，可寫前三個，后加“等”字。對于領導人講話或以領導人名義發布的文件，責任者可填寫領導人姓名，但必須用“（）”標出領導職務；未署責任者的文件，編目時應考證清楚一并填寫。另外注意，文件制發者是原作者，而不是編印者或翻印者。花名冊、介紹信、介紹信、報道證、招聘表、工資轉移證、農轉非存根的責任者一律為文件中印章所指的批準單位。無批準單位印章的以填報單位所寫字樣為準。
(3)文號：填寫文件制發機關的發文字號。文號一般由機關代字、年度、順序號三部分組成，填寫文號要照實抄錄，不能隨意刪減、省略、落字。如有明顯錯字，注意改正。可用三排編寫，文號中的年度要用[ ]括起，如“邵檔發[2008]10號”。少數文號中出現無字號、無年度而只有數字號的情況，注意有則有，無則無。文號欄內不得填寫刊物名稱、期次、文件材料的件次，諸如"會議文件之一"或"某刊第幾期"等。
(4)題名：即文件標題，填寫目錄中的題名應將責任者、問題、文種三個部分照實抄錄。目錄中的文件題名要寫全，不能隨意刪減、省略，要做到一字不落。明顯的錯字，注意改正。目錄題名中如漏了《》和“”的，要增補。目錄題名中的單位名稱不能省略，必須以公章為準，做到一字不落。填寫題名須注意：
檔案文件編號怎么編
一般單位或企業的檔案的分類，就是根據產品檔案的內容性質和形成特點，把一定范圍的產品檔案劃分成不同的類別層次，從而形成具有一定從屬關系和平行關系的不同等級產品檔案庫藏系統。今天我分享的是檔案文件編號怎么編，希望能幫到大家。
首先制定一套檔案編碼方案，并且留存，方便后續的人查詢了解使用。
不同公司編碼方案有所不同，自行制定就可以了。
時間分類編碼
檔案最重要的是體現出檔案屬性，首先按照時間編碼，例如20170224，就是該檔案形成的時間，同時間可以在后綴加上a、b、c之類的字符區分。
事件編碼
按照事件屬性做成總編碼，做為編碼的開頭，例如企劃部檔案編碼為Q，市場部編碼為S，之后按照會議編碼為h，活動編碼為d，編碼合成之后Sd就是市場部活動。
檔案號編碼
按照檔案的數量和生成次序進行編碼，例如0001、0002之類的，預估一下檔案總體數量，多做出來一位就可以了。
按照時間的特殊屬性進行編碼，例如文件、視頻、圖片等
備考表就是檔案的整體目錄。
案編碼解讀Qh-2020-0224-01-a，就是企劃部20年2月24日做的會議的文字內容備份，如果覺得太長可以進行縮短，比如2020簡寫為20。
注意事項
注意做好編碼的方案留存。
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什么是文件歸檔
文件歸檔是指立檔單位在其職能活動中形成的、辦理完畢、應作為文書檔案保存的各種紙質文件材料。遵循文件的形成規律，保持文件之間的有機聯系，區分不同價值，便于保管和利用。
中國整理規則
范圍
本標準規定了歸檔文件整理的原則和方法。
本標準適用于各級機關、團體和其他社會組織。
定義
本標準采用下列定義。
2.1歸檔文件
DA/T22-2000中華人民共和國國家檔案局2000-12-06批準 2001-01-01實施
2.2歸檔文件整理
將歸檔文件以件為單位進行裝訂、分類、排列、編號、編目、裝盒，使之有序化的過程。
2.3件
歸檔文件的整理單位。一般以每份文件為一件，文件正本與定稿為一件，正文與附件為一件，原件與復制件為一件，轉發文與被轉發文為一件，報表、名冊、圖冊等一冊（本）為一件，來文與復文可為一件。
整理原則
一般以每份文件為一件，文件正本與定稿為一件.
質量要求
4.1歸檔文件應齊全完整。已破損的文件應予修整，字跡模糊或易退變的文件應予復制。
4.2整理歸檔文件所使用的書寫材料、紙張、裝訂材料等應符合檔案保護要求。
整理方法
5.1裝訂
歸檔文件應按件裝訂。裝訂時，正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后；原件在前，復制件在后；轉發文在前，被轉發文在后；來文與復文作為一件時，復文在前，來文在后。
5.2分類
歸檔文件可以采用年度－機構（問題）－保管期限或保管期限－年度－機構（問題）等方法進行分類。同一全宗應保持分類方案的穩定。
5.2.1按年度分類
將文件按其形成年度分類。
5.2.2按保管期限分類
將文件按劃定的保管期限分類。
5.2.3按機構(問題)分類
將文件按其形成或承辦機構(問題)分類（本項可以視情況予以取舍）。
5.3排列
歸檔文件應在分類方案的最低一級類目內，按事由結合時間、重要程度等排列。會議文件、統計報表等成套性文件可集中排列。
5.4編號
歸檔文件應依分類方案和排列順序逐件編號，在文件首頁上端的空白位置加蓋歸檔章并填寫相關內容。歸檔章設置全宗號、年度、保管期限、件號等必備項，并可設置機構（問題）等選擇項。（見圖A1。圖示中“*”號欄為選擇項，不選用時無須設置。以下同）。
5.4.1全宗號：檔案館給立檔單位編制的代號。
5.4.2年度：文件形成年度，以四位阿拉伯數字標注公元紀年，如1978。
5.4.3保管期限：歸檔文件保管期限的簡稱或代碼。
5.4.4件號：文件的排列順序號。
件號包括室編件號和館編件號，分別在歸檔文件整理和檔案移交進館時編制。室編件號的編制方法為：在分類方案的最低一級類目內，按文件排列順序從"1"開始標注。館編件號按進館要求標注。
5.4.5機構（問題）：作為分類方案類目的機構（問題）名稱或規范化簡稱。
5.5編目
歸檔文件應依據分類方案和室編件號順序編制歸檔文件目錄。
5.5.1歸檔文件應逐件編目。來文與復文作為一件時，只對復文進行編目。歸檔文件目錄設置件號、責任者、文號、題名、日期、頁數、備注等項目。
5.5.1.1件號：填寫室編件號。
5.5.1.2責任者：制發文件的組織或個人，即文件的發文機關或署名者。
5.5.1.3文號：文件的發文字號。
5.5.1.4題名：文件標題。沒有標題或標題不規范的，可自擬標題，外加"〔〕"號。
5.5.1.5日期：文件的形成時間，以8位阿拉伯數字標注年月日，如19990909。
5.5.1.6頁數：每一件歸檔文件的頁數。文件中有圖文的頁面為一頁。
5.5.1.7備注：注釋文件需說明的情況。
5.5.2歸檔文件目錄用紙幅面尺寸采用國際標準A4型（長×寬為297mm×210mm）。
5.5.3歸檔文件目錄應裝訂成冊并編制封面。歸檔文件目錄封面可以視需要設置全宗名稱、年度、保管期限、機構（問題）等項目（見圖A3）。其中全宗名稱即立檔單位的名稱，填寫時應使用全稱或規范化簡稱。
5.6裝盒
將歸檔文件按室編件號順序裝入檔案盒，并填寫檔案盒封面、盒脊及備考表項目。
5.6.1檔案盒
5.6.1.1檔案盒封面應標明全宗名稱。檔案盒的外形尺寸為310mm×220mm（長×寬），盒脊厚度可以根據需要設置為20mm、30mm、40mm等。（見圖A4(a)）。
5.6.1.2檔案盒應根據擺放方式的不同，在盒脊或底邊設置全宗號、年度、保管期限、起止件號、盒號等必備項，并可設置機構（問題）等選擇項。其中，起止件號填寫盒內第一件文件和最后一件文件的件號，中間用“－”號連接；盒號即檔案盒的排列順序號，在檔案移交進館時按進館要求編制。
5.6.1.3檔案盒應采用無酸紙制作。
5.6.2備考表
備考表置于盒內文件之后，項目包括盒內文件情況說明、整理人、檢查人和日期（見圖A5）。
5.6.2.1盒內文件情況說明：填寫盒內文件缺損、修改、補充、移出、銷毀等情況。
5.6.2.2整理人：負責整理歸檔文件的人員姓名。
5.6.2.3檢查人：負責檢查歸檔文件整理質量的人員姓名。
5.6.2.4日期：歸檔文件整理完畢的日期。
保管期限規定
（2006年12月18日）
第一條
為便于各級黨政機關和人民團體（以下統稱機關）正確界定文件材料歸檔范圍，準確劃分檔案保管期限，使所保存的檔案既能反映機關主要職能活動情況，維護其歷史面貌，又便于保管和利用，根據《中華人民共和國檔案法》、《中華人民共和國檔案法實施辦法》，制定本規定。
第二條
本規定中的機關文件材料是指機關在其工作活動過程中形成的各種門類和載體的歷史記錄。
第三條
機關文件材料歸檔范圍是：
（一）反映本機關主要職能活動和基本歷史面貌的，對本機關工作、國家建設和歷史研究具有利用價值的文件材料；
（二）機關工作活動中形成的在維護國家、集體和公民權益等方面具有憑證價值的文件材料；
（三）本機關需要貫徹執行的上級機關、同級機關的文件材料；下級機關報送的重要文件材料；
（四）其他對本機關工作具有查考價值的文件材料。
第四條
機關文件材料不歸檔范圍是：
（一）上級機關的文件材料中，普發性不需本機關辦理的文件材料，任免、獎懲非本機關工作人員的文件材料，供工作參考的抄件等；
（二）本機關文件材料中的重份文件，無查考利用價值的事務性、臨時性文件，一般性文件的歷次修改稿、各次校對稿；無特殊保存價值的信封，不需辦理的一般性人民來信、電話記錄，機關內部互相抄送的文件材料，本機關負責人兼任外單位職務形成的與本機關無關的文件材料，有關工作參考的文件材料；
（三）同級機關的文件材料中，不需貫徹執行的文件材料，不需辦理的抄送文件材料；
（四）下級機關的文件材料中，供參閱的簡報、情況反映，抄報或越級抄報的文件材料。
第五條
凡屬機關歸檔范圍的文件材料，必須按有關規定向本機關負責檔案工作的部門移交，實行集中統一管理，任何個人不得據為己有或拒絕歸檔。
第六條
機關文書檔案的保管期限定為永久、定期兩種。定期一般分為30年、10年。
第七條
永久保管的文書檔案主要包括：
（一）本機關制定的法規政策性文件材料；
（二）本機關召開重要會議、舉辦重大活動等形成的主要文件材料；
（三）本機關職能活動中形成的重要業務文件材料；
（四）本機關關于重要問題的請示與上級機關的批復、批示，重要的報告、總結、綜合統計報表等；
（五）本機關機構演變、人事任免等文件材料；
（六）本機關房屋買賣、土地征用，重要的合同協議、資產登記等憑證性文件材料；
（七）上級機關制發的屬于本機關主管業務的重要文件材料；
（八）同級機關、下級機關關于重要業務問題的來函、請示與本機關的復函、批復等文件材料。
第八條
定期保管的文書檔案主要包括：
（一）本機關職能活動中形成的一般性業務文件材料；
（二）本機關召開會議、舉辦活動等形成的一般性文件材料；
（三）本機關人事管理工作形成的一般性文件材料；
（四）本機關一般性事務管理文件材料；
（五）本機關關于一般性問題的請示與上級機關的批復、批示，一般性工作報告、總結、統計報表等；
（六）上級機關制發的屬于本機關主管業務的一般性文件材料；
（七）上級機關和同級機關制發的非本機關主管業務但要貫徹執行的文件材料；
（八）同級機關、下級機關關于一般性業務問題的來函、請示與本機關的復函、批復等文件材料；
（九）下級機關報送的年度或年度以上計劃、總結、統計、重要專題報告等文件材料。
第九條
機關形成的人事、基建、會計及其他專門文件材料的歸檔范圍和檔案保管期限，按國家有關規定執行。
第十條
機關對應歸檔電子文件的元數據、背景信息等要進行相應歸檔。
機關應歸檔紙質文件材料中，有文件發文稿紙、文件處理單的，應與文件正本、定稿一并歸檔。
第十一條
機關聯合召開會議、聯合行文所形成的文件材料原件由主辦機關歸檔，其他機關將相應的復制件或其他形式的副本歸檔。
第十二條
各機關應根據本規定，結合本機關職能和各部門工作實際；編制本機關的文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限表，經同級檔案行政管理部門審查同意后執行。
有垂直領導關系的中央、國家機關應依據本規定，結合本系統工作實際，編制本系統的文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限表，并經國家檔案局審查同意后執行。
第十三條
在編制本機關或本系統文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限表時，應全面分析和鑒別本機關或本系統文件材料的現實作用和歷史作用，準確界定文件材料的歸檔范圍和劃分檔案保管期限。
第十四條
本規定適用于各級黨政機關和人民團體。軍隊系統、民主黨派、企業事業單位可參照執行。
第十五條
本規定自頒布之日起施行；1987年頒發的《國家檔案局關于機關檔案保管期限的規定》和《機關文件材料歸檔和不歸檔的范圍》同時廢止。
附件：文書檔案保管期限表
1本級黨的代表大會、人民代表大會、政治協商會議，工會、共青團、婦聯代表大會的文件材料
1.1請示、批復、通知、名單、議程、報告、領導人講話、選舉結果、討論通過的文件、決議、紀要、公報、主席團會議記錄等文件材料（永久）
1.2大會發言，人大代表建議和意見、人大議案及答復，政協委員提案及辦理結果，簡報，快報（永久）
1.3重要的賀信、賀電，籌備工作、選舉過程中形成的文件，小組會議記錄、會議服務機構的計劃、總結等文件材料（30年）
1.4討論未通過的文件（10年）
2本級黨委、人民代表大會、政治協商會議、紀律檢查委員會、共青團、工會、婦聯的常委會、執委會、主席團、全體委員會會議，政府常務會、辦公會議的文件材料
2.1公報、決議、決定、記錄、紀要；議程、領導人講話、討論通過的文件，參加人員名冊（永久）
2.2討論未通過的文件（10年）
3本機關黨組（或實行黨委制的黨委）會議和行政辦公會的紀要、會議記錄（永久）
4本機關召開工作會議、專題會議的文件材料
4.1請示、批復、通知、名單、日程、報告、講話、總結、決議、決定、紀要（永久）
4.2典型材料、代表發言材料、交流材料、簡報（30年）
5機關聯合召開會議的文件材料
5.1本機關為主辦的
5.1.1請示、批復、通知、名單、日程、報告、總結、決議、決定、紀要（永久）
5.2本機關為協辦的
5.2.1請示、批復、通知、名單、日程、報告、講話、總結、決議、決定、紀要的'復制件或副本（30年）
5.2.2典型材料、代表發言材料、交流材料、簡報的復制件或副本（10年）
6本機關承辦國際性會議、大型展覽會、博覽會的文件材料
6.1請示、批復、申辦和籌辦組委會主要活動安排、議程、名單、主報告（原文及譯文）、輔助報告（原文及譯文），上級領導人賀辭、題詞、講話，會徽設計（永久）
6.2代表發言材料、交流材料、簡報、新聞報道（30年）
6.3委員會、分會會議和學術會的討論記錄，會議代表登記表、接待安排（10年）
7上級機關、上級領導檢查、視察本地區、本機關工作時形成的文件
7.1重要的（永久）
7.2一般的（30年）
7.3本地區、本機關工作匯報材（30年）
8本機關業務文件材料
8.1本機關制定的方針政策性、法規性、普發性業務文件，中長期規劃、綱要等文件材料（永久）
8.2本機關的請示與上級機關的批復、批示
8.2.1重要業務問題的（永久）
8.2.2一般業務問題的（30年）
8.3同級機關、下級機關的來函、請示與本機關的復函、批復等文件材料
8.3.1重要業務問題的（永久）
8.3.2一般業務問題的（30年）
8.4本機關代上級機關起草并被采用的重要法規性文件、專項業務文件的最后草稿（30年）
8.5.1本機關為主辦的
8.5.1.1重要業務問題的（永久）
8.5.1.2一般業務問題的（30年）
8.5.2本機關為協辦的
8.5.2.1重要業務問題的（30年）
8.5.2.2一般業務問題的（10年）
8.6本機關編輯、編寫的文件材料
8.6.1大事記、組織沿革等（永久）
8.6.2簡報、情況反映、工作信息等（10年）
8.7行政管理、執法活動中形成的文件材料
8.7.1行政管理工作制度、程序、規定等文件材料（永久）
8.7.2執法檢查情況匯總、通報，整改通知等（永久）
8.7.3行政管理工作中形成的審批、審查、核準等文件材料
8.7.3.1固定資產投資、科技計劃等項目的審批（核準）、管理、驗收（評估）等文件材料（永久）
8.7.3.2不動產、自然資源的所有權、使用權確認的文件材料（永久）
8.7.3.3 20年（含）以上有效或未注明有效期的許可證；執照、資質證、資格證等的審批、管理文件材料（永久）
8.7.3.4 20年以下有效的許可證、執照、資質證、資格證等的審批、管理文件材料（30年）
8.7.4行政管理工件中形成的備案文件材料（10年）
8.7.5行政處罰、處分、復議、國家賠償等工作中形成的文件材料
8.7.5.1重要的（永久）
8.7.5.2一般的（30年）
8.8計劃、總結、統計、調研等方面的文件材料
8.8.1年度和年度以上的計劃、總結、統計材料（永久）
8.8.2年度以下的計劃、總結、統計材料（10年）
8.8.3重要職能活動的總結、重要專題的調研材料（永久）
8.8.4一般活動的總結、一般問題的調研材料（10年）
8.9出國或出境訪問考察、參加國際會議，接待來訪等外事活動形成的文件材料
8.9.1發表的公報，簽訂的協議、協定、備忘錄，重要的會談記錄、紀要等（永久）
8.9.2出國審批手續、執行日程、考察報告、一般性會談記（30年）
9本機關機構編制、干部人事、黨、團、紀檢、工會、保衛、信訪工作文件材料
9.1機構設置、機構撤并、名稱更改、組織簡則、人員編制、印信啟用和作廢等文件材料（永久）
9.2人事工作制度、規定、辦法等文件（ 30年）
9.3人事任免文件（永久）
9.4先進單位、勞動模范、先進工作者的文件材料
9.4.1受縣級（含）以上表彰、獎勵的（永久）
9.4.2受縣級以下表彰、獎勵的（30年）
9.5、對本機關有關人員的處分材料
9.5.1受到警告（不含）以上處分的（永久）
9.5.2受到警告處分的（30年）
9.6職工錄用、轉正、聘任、調資、定級、停薪留職、辭職、離退休、死亡、撫恤等文件材料（永久）
9.7人事考核、職稱評審工作文件材料（永久）
9.8職工調動工作的行政、工資、黨團組織關系的介紹信及存根（永久）
9.9職工名冊（永久）
9.10黨、團、工會工作活動中形成的文件材料
9.10.1工作報告、總結，換屆選舉結果（永久）
9.10.2重要專項活動的報告、總結等（永久）
9.10.3黨團員、工會會員名冊，批準加入黨團、工會組織的文件材料（永久）
9.10.4情況反映、工作簡報（10年）
9.11紀檢、監察工作中形成的綜合性報告、調查材料
9.11.1重要的（永久）
9.11.2一般的（30年）
9.12保衛部門的安全檢查、調查記錄（10年）
9.13本機關處理人民來信來訪的文件材料
9.13.1有領導重要批示和處理結果的（永久）
9.13.2其他有處理結果的（30年）
10本機關事務管理文件材料
10.1房產、土地所有權和使用權的文件材料（永久）
10.2與有關單位簽訂的合同、協定、協議、議定書等文件材料
10.2.1重要的（永久）
10.2.2一般的（10年)
10.3接待工作的計劃、方案
10.3.1重要的（30年）
10.3.2一般的（10年）
10.4機關財務預算（30年）
10.5機關物資（辦公設備及用品、機動車等）采購計劃、審批手續、招標投標、購置等文件材料，機動車調撥、保險、事故、轉讓等文件材料（30年）
10.6國有資產管理（登記、統計、核查清算、交接等）文件材料
10.6.1重要的（永久）
10.6.2一般的（10年）
10.7職工承租、購置本單位住房的合同、協議和有關手續（永久）
10.8職工住房分配、出售的規定、方案、細則，職工住房情況統計、調查表、職工住房申請（30年）
11上級機關制發的文件材料
11.1上級機關制發的屬于本機關主管業務的文件材料
11.1.1重要的（永久）
11.1.2一般的（10年）
11.2上級機關制發的非本機關主管業務但要貫徹執行的文件材（10年）
11.3上級機關制發的關于本機關機構設置、領導人任免、人員編制等文件材料（永久）
12同級機關制發的非本機關主管業務但要貫徹執行的文件材料（10年）
13下級機關報送的文件材料
13.1重大問題的專題報告（30年）
13.2年度和年度以上的計劃、總結、統計材料（10年）
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